SÅ BLIR DU EN BÄTTRE BESTÄLLARE AV IT-
TJÄNSTER
Maria Wester17 november 2011
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
2
IT-historien
Trender
Kommunikation& IT
IT-avdelningens värld inom
företaget i dag
Påverkan
Samverkan
Påverkan
Samverkan
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
3
OM MIG – MARIA WESTER
• Jobbat med IT-frågor i 25 år
• Olika organisationsformer, sedan 10 år tillbaka på Stockholmsmässan
• Olika områden: IT-säkerhet, Projekt, Processutveckling, IT-support, Drift och Förvaltning av system, produktutveckling, tjänsteutveckling
• Beteendevetare
• Licensierad Mental Tränare
• Master of Finance
• Master of Strategy
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
44
VAD ÄR IT – INFORMATIONSTEKNOLOGIVAD ÄR ICT –
INFORMATION/COMMUNICATION/TECHNOLOGY
Från tekniken som fokus på 70-talet
till att
utgöra bäraren av information
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
55
IT-HISTORIEN PÅ FÖRETAGEN
1950 Datamaskin Vetenskapligt instrument/forskning/specialister
1970 Administrativa Informationsystem
1980 Persondator Stöd för enskilda ändamål
1990 Stordator/ Stöd för att knyta ihop arbetsflöden horisontellt
PC-system
2000 System Stöd för affärs-, stöd- och styrprocesserintegreras
2010 IT-arkitektur Företags verksamheter byggs upp av IT- komponenter
År IT-produkt Användningsområde
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
66
ANEKDOT
DN intresserade sig tidigt för den nya tekniken
Tog ändå lång tid innan något fanns att tillgå för deras ändamål
Datorer kom in i sätterimaskinerna 1972 – 1977
Datorerna kom in på redaktionerna och annonsavdelningarna 1982 – 1987
Han konstaterade att beroendet av grafiker ersattes av beroendet av ”datanissar” som pressade journalisterna på lämningstider
Claes Leo Lindvall arbetade på DN under 70 och 80-talet, tillika medlem i styrelsen för DNs
journalistklubb och klubbordförande -81 till -84.
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
77
IT-AVDELNINGENS UTVECKLING 1980-2010
IT-support Enskild hjälp, program och datorer
Drift och Förvaltning IT-system, säker och stabil drift av informationsflöden
Tjänster/Produkter Ny-/merförsäljning
Projekt Verksamhetsutveckling/affärsutveckling m h a IT-stöd och IT-kompetens
IT-fokus Företagsfokus
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
8
IT 2011 INNEHÅLLER KUNSKAPSOMRÅDENA
DatabasApplikation
Tjänster
Integrationer
Avtal
Anpassningar
Behörigheter
Källkod
Licenser
Manualer/ Dokumentation
Användande
Konfiguration
Processkunskap
IT/Informations-säkerhet
IT-nätverk
IT-arkitektur
Produkter
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
99
IT-STYRNINGSFOKUS 2011 – IT KOSTAR & RÄTT Q LEVERANS KRÄVS
• Samordning av IT-fokusområden
• Kontroll av IT-tjänster & produkter
• IT kostar – kostnadsfokus/effektivitetsfokus
• Livscykelperspektiv med kvalitativ drift och förvaltning av IT-system
• Processkunskap – verksamhetsutveckling – affärernas utveckling
• Projektkunskap – T, K, Q
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
1010
IT:S STRATEGISKA OCH OPERATIVA OMRÅDEN
Till IT-Vision – IT-strategi – IT-mål
&
Operativa planer för kommande året
FORUM FÖR
• Behövd IT relaterad till företagets strategier och mål
• Framtagning av projektområden
• Prioritering av projekt
• Budgeteringsprocess inkl. neddragningsprioriteringsprocess
Koppla företagets Vision – Strategi – Mål
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
1111
ATT KONSTATERA
IT-området har en kort historia vilket innebär kort forskningshistorik
IT har snabbt blivit ett komplext område som innehåller många komponenter, unika kompetenser och har krävt och kräver ständigt ny kompetens inom IT-området
Kräver också mer av medarbetaren såväl som av företagets ledning vars beslut påverkar medarbetaren – IT-beslut påverkar alla i vardagen i dag
Förnyelsehastigheten är hög
IT stöder företag och rätt använt kan ge skjuts i utvecklingen av företaget
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
1212
KOMMUNIKATION OCH IT
Före 1990 Direktiv – myndigheter skulle tillgängliggöra information för allmänheten på digital väg
1990 World Wide Web & 1:a webbläsaren
1994 1:a söktjänsten
1990-2005 Informationsprojicering – företaget till massan
2005 Interaktion
- företaget till dig
- jag till dig
- du till mig
- du till/om företaget
Internet – Hemsidor
Digitala medier i centrum
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
1313
TRENDER: IT-TEKNIK SOM MÖJLIGGÖRARE AV GRÄNSLÖSHET
Länder (myndigheter)
-bestämde utvecklingen
Kommersiella aktören
-global integration
Individen-aktörer på samma
villkor-samverkan
Tjänsteorientering -24 timmarssamhället-värde till mervärde
Kunskapsexplosion-alla kan veta
-jag är min egen doktor
-helhetsperspektiv
Informationsspridning
Globalisering-global
dimensionering-gränslöshet
-hyperkonkurrens
Individualisering-jag som VM-talangjakten
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
1414
SE DIN IT-ORGANISATION SOM DIN SAMVERKANSPART
Vart ditt område är på väg på lång sikt
-strategiska frågeställningar kopplat till företagsövergripande strategier
På kortare sikt så att du vet vad du vill göra inom 1-3 år
Omvärldsbevakningsfaktorer som påverkar lång- och kortsiktigt perspektiv
-stadfäst gärna metod, t ex swot-en som arbetsinstrument
Vilka samverkansformer/forum som behövs
-för att förstå helheten
-för att få in behoven som gagnar företaget
IT önskar att du har funderat, tänkt, analyserat och har svar på:
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
1515
Behoven som finns kan möjliggöras genom teknik
och vissa tekniktrender kan man ”rida på” MEN utgå från
• Vad vill du åstadkomma?
• Vilka vill du nå?
• Med vad/vilket budskap - vad vill du att din kund ska få?
• Hur ska det uppfattas?
• Samla in faktakunskap inom dina områden!
Hur ska ”det” lukta, smaka, förnimmas, kännas, upplevas, uppfattas, höras?
UTGÅ IFRÅN BEHOVEN – INTE TEKNIKEN
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
1616
SAMVERKA
För dialog med din IT-samverkanspart redan på idéstadiet
• Beskriv det du vill åstadkomma, trender, hot och möjligheter…
• Låt IT komma med input, bereda IT-frågeställningar och annat som IT har unik kompetens inom
• Fokusera på samarbetsformer så att man gemensamt åstadkommer bästa resultat
• Dyker du på IT-frågor, fråga din IT-resurs
• Vilken input behöver IT i sin beredning av IT-vision, IT-strategi och IT-mål så att Kommunikations behov tillgodoses?
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
1717
SKILJ PÅ PROJEKT OCH AKTIVITETER
Förbehåll projekt (med specifik tid, kvalitet, budget, organisation) för NYA områden och ha ett helhetsperspektiv på företagets totala satsningar.
Låt IT bereda och välj tillsammans med IT områden där IT-kompetens ska byggas internt eller tas in från externt håll.
Låt befintliga områdens utveckling ligga i aktiviteter som FÖRVALTNINGSORGANISATIONEN löpande tar hand om. För kontinuerlig dialog kring befintliga planer och de behov av förändring som finns.
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
1818
AVSLUTNINGSVIS
IT levererar till samtliga företagsdelar och blir ofta spindel i nätet.Sådant som inte fungerar inom företaget (processer, arbetsflöden, bemanning, projekt, leveranser, samarbeten, teknikkomponenter) landar ofta på IT. Verksamheten kräver kvalitativa leveranser.
IT måste ha helhetsperspektiv och vara transparenta.
Bestäm samverkansforum (för utveckling, för idédiskussioner, för budgetprocess, för strategiska processer och för operativ förvaltning)
Möt IT med din kompetens inom ditt område.
Med VAD vill du åstadkomma och för VEM!
Samverkan – Samverkan – Samverkan
BÄTTRE SAMARBETE I VARDAGEN – IT OCH
KOMMUNIKATION
Helena Nilsson17 november 2011
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
20
OM MIG – HELENA NILSSON
• Marknads- och kommunikationschef på Stockholmsmässan sedan 2009
• Tidigare informationschef på Poolia och Scandic
• Bakgrund som forskare, journalist och kommunikationskonsult
• Vet absolut ingenting om hur IT fungerar
• Evigt tacksam mot Mats Lindeberg, IT-chef på Perstorp 1995
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
21
VAD GÖR VI PÅ STOCKHOLMSMÄSSAN?
• Mässor förstås, ungefär 70-80 varje år
• Hundratals konferenser och kongresser med mellan 50 och 30 000 deltagare
• Allt fler projekt tillsammans med samarbetspartners (branschorganisationer, andra mässanläggningar, mediebolag…)
• 25 projektledare, 80 webbplatser, 70 IT-system, 10 000 utställare, 8 000 journalister, totalt över en miljon besökare årligen…
• Oceaner av kommunikation som ska ut (och in) varje dag
• Ständig risk för spretighet och suboptimeringar
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
22
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
23
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
24
KANALERNA ÄR STARKA PÅ OLIKA OMRÅDEN
• Snabbhet• Flexibilitet• Enkelhet
•Förtroende•Förståelse•Engagemang•Trygghet•Spontanitet
Källa: ”Framtidens möte”, Bodén & Co 2010
Värdeord för det fysiska mötet
Värdeord för det
digitala mötet
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
25
KLASSISK MÅLGRUPPSANALYS
MedarbetareMyndigheter
Kunders kunder
Kunder
Ägare
Journalister
Partners
Ledning
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
26
MÅLGRUPPSANALYS I DAG
MedarbetareMyndigheter
Kunders kunder
Kunder
Ägare
Journalister
Partners
Ledning
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
27
Hitta likasinnadeSprida nyheterSkapa intresseDiskutera, planera
Kommunicera upplevelserReflekteraJämföra intryck
RapporteraRösta, tycka till
Möta varandraSmaka, känna, testaUppleva tillsammans
”Jag var där”FÖRE MÖTET EFTER MÖTET
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
28
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
29
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
31
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
32
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
33
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
34
Utställarnas material – utställarnas kanaler
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
35
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
36
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
37
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
38
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
39
RECEPT FÖR BRA SAMARBETE MED IT
• Tydlig och gemensam grund: långsiktig strategiplan, varumärkesplattform, årliga företagsmål
• Gemensam terminologi
• IT-avdelning med affärs- och marknadsföringstänk
• Kommunikationsavdelning med förståelse för både IT och verksamheten
• Förvaltningsmodell med ”dubbelkommando”:en ansvarig på IT och en från verksamheten
• Tydlig beskrivning av Kommunikations behov:målgrupper, mål, tidsramar, prioriteringar
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
40
RECEPT FÖR BRA SAMARBETE MED IT, FORTS
• Synkade budgetar IT/Kommunikation med gemensamma prioriteringar och tidplaner
• Dedikerade personer på IT-avdelningen för samarbetet med Kommunikation
• Veckovis avstämning om förvaltningsärenden (aktiviteter)
• Månadsvis avstämning om utvecklingsprojekt
• IT in tidigt i utvecklingsprojekten (idé-/konceptfas)
2011-11-17
Bli en bättre beställare av IT-
tjänster
41
ORGANISATION
Marknads- ochkommunikations-
chef
UtlandIntern-
kommunikationPR och
medierelationerDigitalamedier
Marknads-kommunikation
IT-avdelningen
Webb-redaktörer
Projekt-ledare
SÅ BLIR DU EN BÄTTRE BESTÄLLARE AV IT-
TJÄNSTER
17 november 2011
SÅ FÅR DU EN BÄTTRE SAMVERKAN MELLAN IT OCH KOMMUNIKATION
Maria & Helena