Download - Jordi Serra Serra - Gestió documental i Administració electrònica a la Generalitat de Catalunya
Gestió documental i Administració electrònica
a la Generalitat de CatalunyaJordi Serra Serra
Facultat de Biblioteconomia i Documentació10 d’octubre de 2012
“La posada en marxa de tràmits telemàtics és un factor d’impuls de la modernització interna de les Administracions públiques.”
Què està fallant?
• Normativa• Mòduls comuns• Document electrònic
• Models interoperables• Gestor documental• Arxiu digital
SITUACIÓ ACTUAL
Drets de la ciutadania (11/2007)• A elegir, entre aquellos que en cada momento se encuentren disponibles, el canal a través del cual relacionarse
por medios electrónicos con las Administraciones Públicas.• A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Públicas, las cuales utilizarán
medios electrónicos para recabar dicha información siempre que, en el caso de datos de carácter personal, se cuente con el consentimiento de los interesados en los términos establecidos por la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal, o una norma con rango de Ley así lo determine, salvo que existan restricciones conforme a la normativa de aplicación a los datos y documentos recabados. El citado consentimiento podrá emitirse y recabarse por medios electrónicos.
• A la igualdad en el acceso electrónico a los servicios de las Administraciones Públicas.• A conocer por medios electrónicos el estado de tramitación de los procedimientos en los que sean interesados,
salvo en los supuestos en que la normativa de aplicación establezca restricciones al acceso a la información sobre aquéllos.
• A obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen parte de procedimientos en los que tengan la condición de interesado.
• A la conservación en formato electrónico por las Administraciones Públicas de los documentos electrónicos que formen parte de un expediente.
• A obtener los medios de identificación electrónica necesarios, pudiendo las personas físicas utilizar en todo caso los sistemas de firma electrónica del Documento Nacional de Identidad para cualquier trámite electrónico con cualquier Administración Pública.
• A la utilización de otros sistemas de firma electrónica admitidos en el ámbito de las Administraciones Públicas.• A la garantía de la seguridad y confidencialidad de los datos que figuren en los ficheros, sistemas y aplicaciones de
las Administraciones Públicas.• A la calidad de los servicios públicos prestados por medios electrónicos.• A elegir las aplicaciones o sistemas para relacionarse con las Administraciones Públicas siempre y cuando utilicen
estándares abiertos o, en su caso, aquellos otros que sean de uso generalizado por los ciudadanos.
A la conservación en formato electrónico por las Administraciones Públicas de los documentos
electrónicos que formen parte de un expediente.
Programes integrats
Cobertura del marc normatiu11/2007 3/2010 4/2010 26/2010 29/2010 56/2009
Captura per digitalització 30 21, 24 39
Captura per interoperabilitat 9, 21 8-15, 21 19-21 16-22
Classificació i descripció 9, 21 37
Emmagatzemament segur 31 11-30, 43-44 21-22 24 37
Utilització amb pista d’auditoria 24-26, 27-28 23 21 56-57 13 28, 35, 36
Tancament formal d’expedient 32 21 46 37
Utilització posterior al tancament 31 21 37
Disposició 21 38
Accions de preservació 31 21, 23 38
Tràmits generadors d’originals electrònics(a 30 de juny de 2012)
OVT (ciutadania) EACAT (sector públic)
86%
14%28%
72%
Ús de serveis comuns(durant juny de 2012)
Projecte de compulsa, còpia autèntica i codi segur de verificació
Tramitador d’Expedients Interdepartamental(Oficina de Gestió Empresarial)
Esquema d’exportació del Tramitadord’Expedients Interdepartamental (OGE)
S-PERDURA
Ingressos en fase semiactiva (2010)
Suports físics (ml)
Suports digitals (GB)
Departaments 9913
Ens autònoms i empreses públiques 1808 210
(INCASOL)
Delegacions territorials 4458
Actuacions departamentals (2010)Departament Gestió documental Preservació digital
Agricultura, alimentació i acció rural GD/BO transversal
Acció social i ciutadania
Cultura i mitjans de comunicació Subvencions
Economia i finances GEEC/BO (mòdul RMA)
Educació
Governació i administracions públiques
Interior, relacions institucionals i participació
Innovació, universitats i empresa Integració EACAT amb DM
Justícia
Medi ambient i habitatge
Política territorial i obres públiques
Presidència GABJUR, SIGOV, DOGC Ofimàtics, GIDA
Salut
Treball
Vicepresidència
El cicle de vida a la Generalitat
El projecte SIGeDA
SIGeDA
COiCO
Back-officeo
CADÍo
TEI
GANCDIDAC
iARXIU (tecn.)XML
EACAT
OVT+CE
Nivell d’operativitat
SIGeDA
COiCO
Back-officeo
CADÍo
TEI
GANC/GIACDIDAC
iARXIU (tecn.)XML
EACAT
OVT+CE
DOMEA Konzept
DOMEA Konzept
iArxiu
DESA’L
REFLEXIÓ
Què ha pogut fallar?
• Es té una idea prou clara de l'estructura i components d'un sistema (conceptual) de gestió documental?
• El sistema (tecnològic) de gestió documental ha de ser una eina autònoma?
• De qui és propietat el sistema de gestió documental?
Com es podria resoldre?
• Fixar el sistema en polítiques publicades i evolutives
• Desenvolupar el sistema en forma de serveis interoperables (al núvol)
• Implantar el sistema mitjançant regles als back-office i integracions amb serveis comuns, intervenint en la reenginyeria de procediments
Reptes de futur• Tractament arxivístic de les xarxes socials
• Pes progressiu del model datacèntric (ERP i plataformes d'IOP)
• Racionalització/reducció de l'ús del correu electrònic i l'entorn ofimàtic
• Explotació i rendibilització de la informació gestionada (ROI del sistema)
• Creixement de la transparència administrativa proactiva (Open Data)
• Caiguda dels ingressos en suport paper (compulsa i còpia autèntica electròniques)