BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD
Kata-Kata AluanSaya mengucapkan tahniah kepada pegawai-pegawai Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM) yang telah berjaya mengeluarkan Kit Program Pengurusan yang mengandungi Prosedur Standard (Standard Operating Procedure – SOP) bagi tugas-tugas pengurusan sumber manusia, pengurusan kewangan, perolehan, khidmat pengurusan, perakaunan, dasar hubungan antarabangsa, latihan, pembangunan dan kompetensi. Kit Pengurusan ini adalah merupakan bahan rujukan bagi anggota KKM dalam melaksanakan tugas seharian.
Seperti mana yang kita sedia maklum, Kementerian sering menerima aduan mengenai perkhidmatan yang diberikan oleh penjawat awam KKM. Di samping itu, KKM juga sering menerima teguran audit dan teguran-teguran tersebut adalah merupakan kesalahan-kesalahan yang berulang yang dilakukan oleh Pusat Tanggungjawab (PTJ).
Pelbagai tindakan dan penambahbaikan telah dilakukan oleh KKM dalam menangani aduan-aduan mengenai perkhidmatan yang diberikan bagi mengurangkan teguran ketidakakuran dalam pengurusan kewangan oleh pihak Jabatan Audit Negara.Ini termasuklah mengadakan latihan seperti kursus yang berkaitan dengan pengurusan sumber manusia, kewangan, perolehan, perakaunan dan lain-lain. Di samping itu, aktiviti-aktiviti naziran, lawatan dan lain-lain juga telah dijalankan bagi menunjuk ajar anggota KKM yang terlibat dalam pengurusan kewangan. Di samping itu, tindakan punitif juga telah diambil terhadap anggota KKM yang didapati cuai atau berterusan melanggar peraturan kewangan yang ditetapkan.
Dengan ini, adalah diharapkan isu ketidakpatuhan terhadap peraturan Kerajaan dan aduan daripada pelanggan akan dapat dikurangkan. Kit ini juga akan dipertingkatkan dari semasa ke semasa berdasarkan keperluan dan perubahan. Adalah diharapkan semua pihak akan menggunakan Kit ini ke arah mencapai kecemerlangan dalam penyampaian perkhidmatan di KKM.
Sekian, terima kasih.
DATUK FARIDA MOHD ALIKetua Setiausaha, KKM
DATUK FARIDA MOHD ALIKetua Setiausaha, KKM
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 1 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 2 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD 1
SENARAI KANDUNGAN
Perkara Muka Surat
Cawangan Pengurusan Projek dan Sumber: Pemilihan dan Kelulusan Projek Pembangunan Rancangan Malaysia Lima Tahun Secara Rolling Plan
2
Pengurusan Projek: Perancangan dan Pembelian Peralatan 5
Fasa Pelaksanaan Projek 9
Fasa Pasca-Pelaksanaan Projek 11
Kelulusan Kos Projek PDA/ATDA 13
Unit Tanah: Pemohonan Tanah Kerajaan 15
Pengambilan Balik Tanah 19
Penyewaan Premis Demis Kementerian Kesihatan Malaysia 25
Pewartaan, Tukarfungsi dan Pengubahsuaian Rumah Kerajaan 30
Cawangan Pemantauan dan Penilaian Projek: Pemantauan Projek Pembangunan oleh Anggota Pentadbiran, KSU dan Pengurusan Tertinggi
34
Pemantauan Projek Pembangunan (Dalam Pembinaan) 37
Pemantauan Projek Siap dalam Tempoh Tanggungan Kecacatan (DLP) 40
Penilaian Projek 43
Kemasukan dan Kemaskini Data SPP II 46
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 1 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD2
CAWANGAN PENGURUSAN PROJEK DAN SUMBER: PEMILIHAN DAN KELULUSAN PROJEK PEMBANGUNAN RANCANGAN MALAYSIA LIMA TAHUN SECARA ROLLING PLAN
PUNCA KUASA:
1. Surat Pekeliling Am 5/20042. Garis Panduan Kedua Rancangan Malaysia Kesepuluh, Penyediaan Pelan Pelaburan Sektor Awam,
2011-2012 bertarikh 17 November 20093. Pekeliling Perbendaharan Bil. 2 Tahun 20114. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 20125. Pekeliling Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri Bilangan 2 Tahun 2009:
Garis Panduan dan Peraturan Pemilihan Tapak, Perancangan Bangunan dan Keperluan Peralatan6. Pekeliling Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri Bilangan 3 Tahun 2009:
Garis Panduan Pengurusan Nilai7. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 7 Tahun 2008: Pelaksanaan Industrialised Building
System (IBS) dalam Projek Kerajaan8. Pekeliling Unit Kerjasama Awam Swasta, Jabatan Perdana Menteri Bilangan 1 Tahun 2009:
Garis Panduan Kerjasama Awam Swasta (Public Private Partnership - PPP)
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Mengeluarkan surat arahan kepada JKN untuk mengemukakan senarai cadangan projek di bawah Rancangan Malaysia Lima Tahun (RMLT) bagi setiap Rolling Plan.
i. Surat Pekeliling Am 5/2004ii. Garis Panduan Kedua Rancangan
Malaysia Kesepuluh, Penyediaan Pelan Pelaburan Sektor Awam, 2011-2012 Bertarikh 17 November 2009
iii. Pekeliling Perbendaharan Bil. 2 Tahun 2011
iv. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2012
v. Penyediaan Maklumat Melalui SPPII Modul e-Permohonan oleh Setiap Negeri
2. Kajian keatas senarai projek cadangan berdasarkan kriteria yang dikenalpasti.
i. Pekeliling Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri Bilangan 2 Tahun 2009: Garis Panduan dan Peraturan Pemilihan Tapak, Perancangan Bangunan dan Keperluan Peralatan;
ii. Pekeliling Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri Bilangan 3 Tahun 2009: Garis Panduan Pengurusan Nilai;
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 2 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD 3
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
iii. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 7 Tahun 2008: Pelaksanaan Industrialised Building System (IBS) dalam Projek Kerajaan
iv. Pekeliling Unit Kerjasama Awam Swasta, Jabatan Perdana Menteri Bilangan 1 Tahun 2009: Garis Panduan Kerjasama Awam Swasta (Public Private Partnership - PPP)
3. Semakan senarai projek-projek pembangunan yang dikemukakan oleh JKN dengan Pengarah Kesihatan Negeri, UPEN/Pejabat Pembangunan Negeri dan Ketua-Ketua Program untuk mengenal pasti senarai projek keutamaan setiap negeri.
4. Lawatan tapak bagi mengenalpasti kesesuaian jika perlu.
5. Kemukakan senarai projek keutamaan untuk kelulusan dan perakuan kelulusan Pengurusan Tertinggi.
6. Kemukakan senarai projek keutamaan kepada YBMK untuk dimuktamadkan.
7. Mengemukakan senarai projek kepada UPE untuk pertimbangan dan kelulusan.
i. Perakuan Melalui SPPII Modul e-Permohonan
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 3 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD4
CARTA ALIRAN: PEMILIHAN DAN KELULUSAN PROJEK PEMBANGUNAN RANCANGAN
MALAYSIA LIMA TAHUN SECARA ROLLING PLAN
Tidak
Mula
Kemukakan Senarai untuk Pertimbangan dan Kelulusan UPE
Keluarkan Surat Arahan kepada JKN
Ya
Kelulusan dan Perakuan PengurusanTertinggi
Kaji SenaraiProjek
Tamat
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 4 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD 5
PENGURUSAN PROJEK: PERANCANGAN DAN PEMBELIAN PERALATAN
PUNCA KUASA:
1. Arahan Perbendaharaan2. Surat Pekeliling Perbendaharaan
BIL. PROSES SENARAI SEMAK
1. Menerima senarai cadangan peralatan yang diperlukan bagi projek-projek yang hampir 60% – 70% daripada JKN/Institusi.
2. TSUB Kanan Pembangunan minit kepada TSUB (Perancangan Teknikal dan Rekabentuk) untuk tindakan tapisan.
3. TSUB (Perancangan Teknikal dan Rekabentuk) meneliti senarai dan mengemukakan kepada KPSU (Peralatan) untuk semakan.
4. TSUB (Perancangan Teknikal dan Rekabentuk) mengarahkan KPSU (Peralatan) untuk menyemak dan memberi pengesahan bahawa siling yang diluluskan adalah selaras dengan jumlah kos peralatan yang ditapis.
5. KPSU (Peralatan) mengadakan perbincangan dengan TSUB Kanan Pembangunan untuk pengesahan ke atas cadangan senarai peralatan yang telah dikemukakan oleh pihak JKN/Institusi.
6. KPSU (Peralatan) mengesahkan siling yang diluluskan kepada TSUB (Perancangan Teknikal dan Rekabentuk).
7. TSUB (Perancangan Teknikal dan Rekabentuk) memperakukan kelulusan senarai peralatan kepada TSUB Kanan Pembangunan.
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 5 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD6
BIL. PROSES SENARAI SEMAK
8. TSUB Kanan Pembangunan meluluskan senarai peralatan yang dikemukakan.
9. SUB Kanan/TSUB Kanan Pembangunan meluluskan peruntukan berdasarkan senarai peralatan yang diluluskan dan memperakukan pengeluaran waran peruntukan kepada Cawangan Belanjawan, Bahagian Kewangan bagi tujuan pengeluaran waran peruntukan.
i. Tulis Surat Perakuan Pengeluaran Waran kepada Cawangan Belanjawan
10. TSUB (Perancangan Teknikal dan Rekabentuk) mengarahkan KPSU (Peralatan) untuk mengambil tindakan mengemukakan surat kelulusan kepada Cawangan Belanjawan, Bahagian Kewangan mengenai kelulusan yang diberi.
i. Tulis Surat Kelulusan kepada Cawangan Belanjawan
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 6 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD 7
CARTA ALIRAN: PERANCANGAN DAN PEMBELIAN PERALATAN
Terima Senarai ProjekJangka Siap daripada JKN
Tidak
Tidak
Cadangan
Ya
Mula
Proses Penilaian
Kandungan
PengesahanSiling
Unit Peralatan Terima Senarai
Senarai dan Pengesahan Siling
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 7 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD8
Tidak
Ya
Senarai Kelulusan Dikeluarkan
Perakuan Pengesahan Waran
Memo Dikeluarkan ke BahagianBelanjawan untuk Penyedian
PengesahanKelulusan
Tamat
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 8 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD 9
FASA PELAKSANAAN PROJEK
PUNCA KUASA:
1. Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kerja Raya Bilangan 1 Tahun 19932. Guidelines for the Preparation and Submission of Preminary Detailed Abstract, as Tendered Detailed
Abstract and ss Completed Detailed Abstract for Building Works
BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Menghadiri Kick-Off Meeting. i. Menyediakan Laporan Status Semasa Projek
ii. Tulis Surat kepada JKR Mengenai Kelulusan
2. Menghadiri lawatan tapak dan menyediakan laporan status.
3. Terima ATDA yang telah dikaji semula oleh JKR jika ada.
4. Mengadakan Mesyuarat JK PDA/ATDA untuk kelulusan ATDA yang telah dikaji semula.
5. Panjangkan kelulusan ATDA kepada JKR.
6. Mengemaskini status fizikal dan kewangan projek.
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 9 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD10
CARTA ALIRAN: FASA PELAKSANAAN PROJEK
Mula
Tamat
Menghadiri Kick-Off Meeting
Terima ATDA daripada JKR
Mesyuarat JK PDA/ATDA
Panjang Kelulusan ATDA kepada JKR
Kemaskini Laporan Fizikal dan Kewangan
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 10 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD 11
FASA PASCA-PELAKSANAAN PROJEK
PUNCA KUASA:
1. Dokumen Kontrak2. Arahan Perbendaharaan
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Mengadakan pemerhatian ke atas projek. i. Semak Tarikh CPC dan Tarikh Penyerahan Sebenar kepada Pengguna
ii. Pastikan Kerja-kerja Pembinaan Siap Sepenuhnya
2. Mengenalpasti kecacatan dan kemukakan kepada JKR untuk pembaikan.
3. Menerima pengesahan daripada JKR mengenai tarikh serah projek.
4. Memohon Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan mengadakan pemeriksaan akhir ke atas projek. Jika mematuhi piawaian, terima cadangan serah projek. Jika sebaliknya, maklumkan JKR mengenai penolakan tarikh serah projek.
5. Menghadiri penyerahan projek.
6. Menerima CPC daripada JKR dan daftarkan.
7. Menghadiri mesyuarat kemajuan bulanan projek.
8. Memastikan salinan CMGD telah diterima.
9. Menerima ACDA daripada JKR selepas tutup akaun untuk rekod.
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 11 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD12
CARTA ALIRAN: FASA PASCA-PELAKSANAAN PROJEK
Mula
Tamat
Ujian dan Pemerhatian keatas Projek
Kenal Pasti Kecacatan
Makluman Tarikh Serah daripada JKR
Mohon Pemeriksaan oleh BPK
Menghadiri Penyerahan Projek
Terima CPC daripada JKR
Menghadiri Mesyuarat Kemajuan Tapak
Terima CMGD
Terima ATDA daripada JKR
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 12 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD 13
KELULUSAN KOS PROJEK PDA/ATDA
PUNCA KUASA:
1. Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kerja Raya Bilangan 1 Tahun 19932. Guidelines for the Preparation and Submission of Preminary Detailed Abstract, as Tendered Detailed
Abstract and as Completed Detailed Abstract for Building Works3. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991 Panduan Pengurusan Mesyuarat
dan Urusan Jawatankuasa-Jawatankuasa Kerajaan
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK/TINDAKAN
1. Terima permohonan PDA/ATDA. i. Merekodkan PDA/ATDA yang Dikemukakan oleh Agensi Pelaksana
2. a) Semak permohonan PDA.
b) Semak permohonan ATDA.
i. Borang PDA - JKR atau BPKii. Kos yang Diluluskan UPE - Unit Projek
dan Kelulusan Kosiii. Lukisan, SOA dan Justifikasi
(jika melebihi dari kos UPE luluskan) - JKR atau BPK
iv. Maklumat Penjawatan (jika perlu)
i. Borang ATDA - JKR atau BPKii. Kos PDA yang Diluluskan - Unit Projek
dan Kelulusan Kosiii. Lukisan, SOA dan Justifikasi (jika
melebihi dari kos UPE luluskan) - JKR atau BPK
3. Mesyuarat Jawatankuasa PDA/ATDA untuk kelulusan.
i. Sediakan Kajian Perbandingan Kos (jika perlu)
ii. Pembentangan Kajian di Mesyuarat
4. Terima keputusan daripada Jawatankuasa PDA/ATDA.
i. Sediakan Surat Piawai Jawapan
5. Maklum keputusan kepada Agensi Pelaksana. i. Sedia dan Hantar Surat Keputusan Maklum kepada Agensi Pelaksana (JKR dan BPK)
ii. Hantar ke UPE (jika melebihi dari kos 10% UPE luluskan)
iii. Pohon NOC (jika kurang 10% dari kos UPE luluskan)
6. Rekod surat keputusan.
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 13 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD14
CARTA ALIRAN: KELULUSAN KOS PROJEK PDA/ATDA
Mula
Kuiri
Kuiri
TidakLengkap
Maklumke Agensi Pelaksana
Maklumke Agensi
Pantau
Semak Permohonan
Semak Kos/Kertas Kajian
Mesyuarat PDA/ATDA
Lengkap
Lulus
Lulus
TidakLulus Lulus/
Tidak Lulus
Lengkap/Tidak Lengkap
Maklum kepadaAgensi Pelaksana
UPE : KosTambahan
Dalam Tempoh 21hariI. Semak Kos UPE LulusII. Semak Kos PDA LulusIII.Sediakan Kajian Perbandingan (jika perlu)IV.Sediakan Draf Surat Standard Kelulusan
Terima Permohonan
Tamat
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 14 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD 15
UNIT TANAH: PEMOHONAN TANAH KERAJAAN
PUNCA KUASA:
1. Perlembagaan Persekutuan2. Pekeliling JKPTG Bilangan 3 Tahun 20083. Kaedah-Kaedah Tanah Negeri4. Akta PTP 1957 5. MTM Bilangan 496. Kanun Tanah Negara
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Menerima permohonan tanah daripada JKN.
2. Menyemak permohonan. • Sekiranya tidak lengkap, kembalikan
semula kepada JKN.• Sekiranya lengkap, lawatan tapak dibuat
oleh BPP.
i. Borang MH 9536 (diisi oleh JKN)ii. ANNEX 1 (diisi oleh JKR)iii. Borang ‘Sitting Application’ (diisi oleh
JKN Sarawak)iv. Pelan Tanah Lengkapv. Ulasan dari Jabatan-Jabatan Teknikalvi. Ulasan dari Jabatan Alam Sekitar
(melebihi 50 ekar)vii. Persetujuan Jawatankuasa
Pembangunan Daerahviii. Gambar Lokasi/Tapak
3. Menyediakan ‘Kertas Pertimbangan’ untuk Mesyuarat JKPPT KKM untuk perakuan.
4. Mesyuarat JKPPT KKM mempertimbangkan• Sekiranya tidak bersetuju, JKN diminta
kemuka semula tapak cadangan baru.• Sekiranya bersetuju, mohon pengesahan
status tanah dan jumlah yuran pendaftaran dari JKPTG Negeri.
5. Mohon pengesahan status tanah dan jumlah yuran pendaftaran dari JKPTG Negeri.
i. Borang Pengesahan Status
6. Terima pengesahan status tanah kerajaan negeri dan jumlah yuran pendaftaran daripada JKPTG Negeri.
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 15 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD16
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
7. Mengemukakan memo kepada Unit Kewangan, BPP untuk menyediakan waran peruntukan dan cek yuran pendaftaran kepada JKPTG.
i. Borang KEW-Tii. Borang Pengesahan Status
8. Menghantar permohonan pemberi milikan ke JKPTG (Borang Jadual 1 Aturan 2 & Pelan Tapak (Pahang & Wilayah Persekutuan guna Borang Khas Jadual 1) dan cek fee pendaftaran.
i. Borang Jadual 1ii. Pelan Lengkapiii. Cek Fee Pendaftaran
9. Terima arahan bayaran (Notis 5A) daripada JKPTG.
10. Mengemukakan memo kepada Unit Kewangan, BPP untuk mengeluarkan bayaran kepada PTD.
i. Borang KEW-Tii. Notis 5A
11. Hantar sesalinan resit bukti pembayaran premium ke JKPTG.
12. Terima salinan hakmilik daripada JKPTG.
13. Hantar salinan hakmilik ke JKN untuk rekod.
14. Fail.
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 16 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD 17
CARTA ALIRAN: PERMOHONAN TANAH KERAJAAN
TidakLengkap
TidakSetuju
Mohon Pengesahan Status
PermohonanDikembalikankepada JKN
Sedia Kertas Pertimbangan
Lengkap
Setuju
Terima Permohonan dari JKN
Lawatan Tapak
SemakPermohonan
PertimbanganJKPPT
Mula
JKN DipohonKemukakan
TapakCadangan
Baru
Terima Pengesahan Status
Kemuka Memo Bayaran
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 17 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD18
Permohonan Hakmilik
Terima Notis 5A
Kemuka Memo Bayaran
Sesalinan Resit ke JKPTG
Terima Hakmilik
Sesalinan Hakmilik ke JKN
Kemaskini
Tamat
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 18 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD 19
PENGAMBILAN BALIK TANAH
PUNCA KUASA:
1. Pekeliling JKPTG Bilangan 3 Tahun 20082. Akta Pengambilan Tanah 19603. Manual Pengambilan Tanah4. Kanun Tanah Negara
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Menerima permohonan tanah daripada JKN.
2. Menyemak permohonan. • Sekiranya tidak lengkap, kembalikan
semula kepada JKN.• Sekiranya lengkap, lawatan tapak dibuat
oleh BPP.
i. Borang MH 9536 (diisi oleh JKN)ii. ANNEX 1 (diisi oleh JKR)iii. Pelan Tanah Lengkapiv. Sijil Carian Rasmi/Persendirianv. Ulasan dari Jabatan-Jabatan Teknikalvi. Ulasan dari Jabatan Alam Sekitar
(melebihi 50 ekar)vii. Persetujuan Jawatankuasa
Pembangunan Daerahviii. Gambar Lokasi/Tapak
3. Menyediakan ‘Kertas Pertimbangan’ untuk Mesyuarat JKPPT KKM untuk perakuan.
4. Mesyuarat JKPPT KKM mempertimbangkan• Sekiranya tidak bersetuju, Kertas
Pertimbangan tersebut di tolak.• Sekiranya bersetuju, kemuka permohonan
pengambilan balik tanah kepada JKPTG.
5. Mengemukakan permohonan pengambilan balik tanah secara online melalui E-TAPP dan manual kepada JKPTG (Borang Jadual 1 Seksyen 4 dan 8) untuk dipanjangkan kepada PTD.
i. Borang Jadual 1 (Seksyen 4 & 8)ii. Pelan Lengkap
6. Menerima Borang E dari JKPTG Negeri/PTD (Menghadiri Bicara Tanah bagi pengambilan tanah).
7. Menerima Borang H dari JKPTG Negeri/ PTD, pemberitahu pemberian pampasan pengambilan tanah.
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 19 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD20
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
8. Mengemukakan memo kepada Unit Kewangan, BPP untuk pembayaran pampasan kepada tuan tanah • Sekiranya terima tanpa bantahan, memo
bayaran pampasan kepada tuan tanah dikeluarkan kepada Unit Kewangan.
• Sekiranya terima dengan bantahan, JKPTG Negeri/PTD akan merujuk ke Mahkamah Tinggi. Dalam masa yang sama, memo bayaran pampasan mengikut amaun Borang H dikeluarkan kepada Unit Kewangan.
• Jika KJP tidak bersetuju dengan keputusan Mahkamah Tinggi, rayuan boleh dibuat kepada Mahkamah Persekutuan.
• Menerima daripada JKPTG Negeri/PTD Perintah Mahkamah Tinggi/Persekutuan mengenai bantahan amaun samada terdapat pertambahan/pengurangan/kekal mengenai amaun pampasan. Memo Bayaran Pempasan tambahan dikeluarkan kepada Unit Kewangan.
i. Borang KEW-Tii. Borang Hiii. Arahan Mahkamah
9. Memaklumkan JKPTG bahawa pembayaran telah dilakukan melalui salinan resit bayaran.
10. Menerima Borang K dari JKPTG (Pemberitahuan bahawa tanah telah diambil milik dan kebenaran memasuki tapak awal).
11. Mendapatkan pengesahan status tanah daripada JKPTG Negeri.
i. Borang Pengesahan Daftar
12. Mengemukakan permohonan pemberi milikan/perizaban kepada JKPTG (Borang Jadual 1 Aturan 2 & Pelan Tanah). Pahang & Wilayah Persekutuan menggunakan Borang Khas Jadual 1.
i. Borang Pengesahan statusii. Cek Fee Pendaftaraniii. Borang Kiv. Pelan Lengkapv. Borang Jadual 1
13. Menerima arahan pembayaran premium (Notis 5A) daripada JKPTG (jika ada).
14. Mengemukakan memo kepada Unit Kewangan, BPP untuk bayaran Notis 5A kepada PTD.
i. Borang KEW-Tii. Notis 5A
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 20 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD 21
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
15. Hantar sesalinan resit bukti Pembayaran Premium ke JKPTG.
16. Menerima dokumen hakmilik daripada JKPTG.
17. Mengemukakan salinan hak milik kepada JKN untuk direkod.
18. Fail.
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 21 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD22
CARTA ALIRAN: PERMOHONAN PENGAMBILAN BALIK TANAH
TidakLengkap
TidakSetuju
Permohonan kepada JKPTG
PermohonanDikembalikankepada JKN
Sedia Kertas Pertimbangan
Lengkap
Setuju
Terima Permohonan dari JKN
Lawatan Tapak
SemakPermohonan
Keputusan
Mula
JKN DipohonKemukakanCadangan
TapakBaru
Hadir Bicara Tanah
Pemberitahu Pemberian Pampasan
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 22 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD 23
Salinan ResitBayaran ke JKPTG
Pengesahan StatusTanah
PermohonanPemberi Milik
Rayuan ke MahkamahPersekutuan
Terima PerintahMahkamah
Terima denganBantahan
Terima tanpaBantahan
Kemuka MemoBayaran
RujukMahkamah Tinggi
A B
Terima Borang K
TidakSetuju
Setuju
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 23 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD24
Kemuka MemoBayaran
Salinan ResitPremium ke JKPTG
Terima DokumenHakmilik
Terima
TidakTerima
Notis5A
Kemaskini
Salinan Hakmilikkepada JKN
Tamat
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 24 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD 25
PENYEWAAN PREMIS DEMIS KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
PUNCA KUASA:
1. Arahan PTP Bilangan 1 Tahun 20132. Arahan TKSU(P)/20113. Keputusan Mesyuarat JKPPT Bilangan 8 Tahun 20114. KTN
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Terima permohonan daripada JKN/PTJ yang setara.
2. Semak permohonan dan kelayakan. i. Lampiran A
3. Sediakan kertas pertimbangan untuk kelulusan Mesyuarat JKPPT.
4. Pembentangan kertas pertimbangan di Pra Mesyuarat JKPPT.
5. Pembentangan kertas pertimbangan yang dipersetujui dan diangkat ke Mesyuarat JKPPT untuk kelulusan.
6. Memaklumkan keputusan permohonan kepada JKN.
i. Dalam Tempoh 3 Hari Selepas Keputusan Mesyuarat
7. Menerima dan menyemak draf perjanjian daripada JKN.
8. Memanjangkan draf perjanjian yang telah disemak kepada PTP untuk semakan dan persetujuan.
9. Menerima perjanjian daripada PTP untuk ditandatangani oleh oleh penyewa melalui JKN.
10. Menerima dan memanjangkan perjanjian yang telah ditandatangani oleh penyewa untuk tandatangan PTP.
11. Menerima dan memanjangkan perjanjian yang telah ditandatangani oleh PTP kepada penyewa untuk dimatikan setem.
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 25 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD26
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
12. Menerima dan memanjangkan perjanjian yang telah dimatikan setem kepada PTP untuk direkodkan.
13. Rekod dan kemaskinikan daftar. i. Terima Resitii. Bayar Deposit
14. Pemantauan penyewaan.
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 26 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD 27
Senarai Semak Dokumen Penyewaan Permis Demis
Tajuk:
Tarikh:
Borang Jadual Premis Demis (JPD)
Semua tawaran lengkap yang diterima oleh pihak hospital (Lampiran Q; Salinan Sijil Pendaftaran Syarikat/Perbadanan/Pertubuhan; Sijil Pendaftaran Kewangan Syarikat/Perbadanan/Pertubuhan; Sijil Pendaftaran SSM dan lain-lain dokumen yang berkaitan Syarikat/Perbadanan/Pertubuhan)
Perakuan Kewangan Syarikat/Perbadanan/Pertubuhan/Individu; Kedudukan Kewangan Syarikat/Perbadanan/Pertubuhan/Individu
Profile Syarikat/Perbadanan/Pertubuhan/Individu; Latar Belakang Syarikat/Perbadanan/Pertubuhan/Individu
Notis Kenyataan Tawaran Sewaan daripada pihak hospital; Surat Permohonan Penyewaan daripada Syarikat/Perbadanan/Pertubuhan/Individu (mana yang berkenaan)
Salinan Perjanjian terdahulu
Salinan Perjanjian Penyewaan yang berkaitan
Salinan Surat Tawaran (sekiranya telah diawardkan)
Surat Laporan daripada Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta
Laporan Pejabat Keselamatan Kerajaan
Laporan Keselamatan Jabatan Bomba
Pelan Layout Kedudukan Ruang yang ingin disewa
Gambar Ruang yang ingin disewa (bewarna)
Ulasan pihak JKN /Hospital berkenaan permohonan tersebut; Keputusan Mesyuarat Pemilihan Sebutharga dan lain-lain yang berkaitan
TL: Tidak Lengkap; /: Dokumen Dikemukakan; X: Dokumen Tidak Dikemukakan; TB: Tidak Berkenaan
Tarikh Sebutharga Tutup : _______________________
Tarikh Sebutharga Tamat : _______________________
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 27 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD28
CARTA ALIRAN: URUSAN PENYEWAAN PREMIS DEMIS DI BAHAGIAN PERANCANGAN
DAN PEMBANGUNAN KKM
Semak Permohonan dan Kelayakan
Sediakan Kertas Pertimbangan untuk Kelulusan Mesyuarat JKPPT
Memaklumkan Keputusan Permohonan kepada JKN
Menerima dan Menyemak Draf Perjanjian daripada JKN
PerbentanganKertas Pertimbangan
di Pra Mesyuarat
Perbentangan Kertas Pertimbangan yang Dipersetujui dan
Diangkat ke Mesyuarat JKPPTuntuk Kelulusan
Tolak
Tolak
Setuju
Setuju
JKPPT
Mula
Terima Permohonan daripada JKN/PTJ yang Setara
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 28 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD 29
Menerima Perjanjian daripada PTP untuk Ditandatanganioleh Penyewa Melalui JKN
Menerima dan Memanjangkan Perjanjian yang telahDitandatangani oleh Penyewa untuk Tandatangan PTP
Menerima dan Memanjangkan Perjanjian yang telahDitandatangani oleh PTP kepada Penyewa untuk Dimatikan Setem
Menerima dan Memanjangkan Perjanjian yang telah DimatikanSetem kepada PTP untuk Direkodkan
Rekod dan Kemaskinikan Daftar
Pemantauan Penyewaan
Setelah Perjanjian Sewaan Tamat, PTJ MengeluarkanKenyataan Sewaan yang Baru
Tamat
Memanjangkan Draf Perjanjian yang telah Disemak kepada PTP untuk Semakan dan Persetujuan
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 29 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD30
PEWARTAAN, TUKARFUNGSI DAN PENGUBAHSUAIAN RUMAH KERAJAAN
PUNCA KUASA:
1. Surat Pekeliling Ketua Setiausaha Kementerian Kesihatan Malaysia Bilangan 5 Tahun 2011 – Panduan Pengurusan Rumah Kerajaan di Kementerian Kesihatan Malaysia
2. Perintah Am Bab E – Rumah dan Bangunan Pejabat Kerajaan 1974
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Terima permohonan daripada JKN atau PTJ yang setara.
2. Semak permohonan. i. Lampiran A
3. Menyediakan Kertas Pertimbangan dan membentangkan di Pra Mesyuarat JKPPT.
4. Pembentangan kertas pertimbangan yang dipersetujui dan diangkat ke Mesyuarat JKPPT untuk kelulusan.
5. Mengeluarkan surat keputusan Mesyuarat JKPPT.
6. Rekod dan kemaskini daftar.
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 30 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD 31
Lampiran A
SENARAI SEMAK PEWARTAAN RUMAH/KUARTERS KERAJAAN
Permohonan Tukarfungsi Rumah Kerajaan No. XXXXX kepada XXXXXXX di XXXXXX
Surat Permohonan daripada Jabatan Kesihatan Negeri
Surat Permohonan daripada Hospital/PKD berserta justifikasi lengkap permohonan
Maklumat mengenai latar belakang dan spesifikasi kuarters/rumah kerajaan sedia ada serta sejarah pembinaan dan kos (sekiranya ada). ** Maklumat tambahan - Nyatakan bilangan kuarters yang sedia ada di dalam lokasi permohonan, jumlah penghuni kuarters sedia ada, jumlah kuarters yang masih belum di isi dan tarikh sejak mula baki kuarters tidak diisi **
Pelan bangunan kuarters/rumah kerajaan sedia ada beserta keluasan lantai bangunan
Pelan lokasi bangunan kuarters/rumah kerajaan sedia ada beserta keluasan tanah
Gambar bewarna bangunan kuarters/rumah kerajaan dan ruang luar dan dalaman
Justifikasi berkenaan perancangan fungsi baru penggunaan kuarters/rumah kerajaan tersebut
TB Pelan layout/pelan bangunan kuarters/rumah kerajaan bagi perancangan fungsi baru penggunaan beserta keluasan lantai bangunan
TB Anggaran kos pengubahsuaian dan skop kerja
Salinan hakmilik dan maklumat berkaitan tapak kuarters/rumah kerajaan
TB Surat persetujuan serah kuarters/rumah kerajaan (sekiranya ada)
Ulasan pihak JKN, Hospital atau Ketua Jabatan berkenaan permohonan
Ulasan dan Kebenaran Jabatan Kerja Raya
TB Laporan Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia
TB Laporan Keselamatan Jabatan Bomba dan Penyelamat Malaysia
TB Ulasan Pihak Berkuasa Tempatan
TB Ulasan daripada lain-lain agensi berkaitan (sekiranya ada)
Ulasan daripada Jawatankuasa Kuarters yang bertanggungjawab berkaitan kuarters
Ulasan Ketua Program berkaitan permohonan
√ : Dokumen Telah Dikemukakan X : Dokumen Tidak Dikemukakan
TL : Dokumen Tidak Lengkap TB : Dokumen Tidak Berkaitan
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 31 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD32
Lampiran B
SENARAI SEMAK TUKARFUNGSI DAN PENGUBAHSUAIAN RUMAH/KUARTERS KERAJAAN
Permohonan Tukarfungsi Rumah Kerajaan No. XXXXX kepada XXXXXXX di XXXXXX
Surat Permohonan daripada Jabatan Kesihatan Negeri
Surat Permohonan daripada Hospital/PKD berserta justifikasi lengkap permohonan
Maklumat mengenai latar belakang dan spesifikasi kuarters/rumah kerajaan sedia ada serta sejarah pembinaan dan kos (sekiranya ada). ** Maklumat tambahan - Nyatakan bilangan kuarters yang sedia ada di dalam lokasi permohonan, jumlah penghuni kuarters sedia ada, jumlah kuarters yang masih belum di isi dan tarikh sejak mula baki kuarters tidak diisi **
Pelan bangunan kuarters/rumah kerajaan sedia ada beserta keluasan lantai bangunan
Pelan lokasi bangunan kuarters/rumah kerajaan sedia ada beserta keluasan tanah
Gambar bewarna bangunan kuarters/rumah kerajaan dan ruang luar dan dalaman
Justifikasi berkenaan perancangan fungsi baru penggunaan kuarters/rumah kerajaan tersebut
Pelan layout/pelan bangunan kuarters/rumah kerajaan bagi perancangan fungsi baru penggunaan beserta keluasan lantai bangunan
Anggaran kos pengubahsuaian dan skop kerja
Salinan hakmilik dan maklumat berkaitan tapak kuarters/rumah kerajaan
Surat persetujuan serah kuarters/rumah kerajaan (sekiranya ada)
Ulasan pihak JKN, Hospital atau Ketua Jabatan berkenaan permohonan
Ulasan dan Kebenaran Jabatan Kerja Raya
Laporan Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia
Laporan Keselamatan Jabatan Bomba dan Penyelamat Malaysia
Ulasan Pihak Berkuasa Tempatan
Ulasan daripada lain-lain agensi berkaitan (sekiranya ada)
Ulasan daripada Jawatankuasa Kuarters yang bertanggungjawab berkaitan kuarters
Ulasan Ketua Program berkaitan permohonan
√ : Dokumen Telah Dikemukakan X : Dokumen Tidak Dikemukakan
TL : Dokumen Tidak Lengkap TB : Dokumen Tidak Berkaitan
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 32 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD 33
CARTA ALIRAN: PEWARTAAN, TUKARFUNGSI DAN PENGUBAHSUAIAN
RUMAH KERAJAAN
Ya
Lengkap?Tidak
Semak Permohonan
Menyediakan Kertas Pertimbangan dan Membentangkan diMesyuarat JKPPT
Jawatankuasa JKPPT Menimbang Permohonan
Mengeluarkan Surat Keputusan Mesyuarat JKPPT
Tamat
Mula
Terima Permohonan daripada JKN Negeri
KembalikanDokumen kepada
JKN Negeriuntuk Dilengkapkan
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 33 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD34
CAWANGAN PEMANTAUAN DAN PENILAIAN PROJEK: PEMANTAUAN PROJEK PEMBANGUNAN OLEH ANGGOTA PENTADBIRAN, KSU DAN PENGURUSAN TERTINGGI
PUNCA KUASA:
1. Arahan No.1 Majlis Tindakan Negara2. Keputusan Mesyuarat JKTN, JPN, JPPP
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Menghantar laporan bulanan kemajuan pelaksanaan projek.
i. Kemaskini Laporan Status Pelaksanaan Projek
2. Terima cadangan lawatan.
3. Merancang dan menyelaras lawatan pemantauan dengan memaklumkan kepada JKN, Agensi Pelaksana, ICU, EPU, perunding/kontraktor bagi urusan logistic, lawatan tapak dan taklimat.
i. Draf Surat kepada JKN, Agensi Pelaksana, ICU, EPU
ii. Selaras Urusan Logistic, Lawatan Tapak dan Taklimat Bersama JKN
4. Menyediakan laporan latar belakang projek yang akan dilawati dan menghantar laporan berkenaan selewat-lewatnya sehari sebelum tarikh lawatan.
i. Kemaskini Maklumat Projek yang akan Dilawati
5. Membuat lawatan pemantauan di tapak projek didahului dengan taklimat oleh agensi pelaksana/perunding atau kontraktor.
6. Mencatat perbincangan dan keputusan yang diambil semasa taklimat dan lawatan tapak.
i. Soal Jawabii. Tindakan Intervensiiii. Kenalpasti Isu dan Masalah
7. Menyediakan laporan lawatan mengenai:(i) Masalah berbangkit.(ii) Tahap keseriusan pelaksanaan.(iii) Pandangan dan syor.
i. Penyediaan Laporan Lawatan dalam Tempoh 3 Hari dari Tarikh Lawatan
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 34 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD 35
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
8. Menghantar laporan lawatan pemantauan kepada Agensi Pelaksana, ICU, pemilik program dan bahagian-bahagian berkaitan di KKM serta memaklumkan ke dalam mesyuarat JTPK (jika perlu).
i. Laporan Dihantar dalam Tempoh 7 Hari dari Tarikh Lawatan
9. Tindakan susulan terhadap laporan yang dihantar.
ii. Susul Maklum Balas dari Agensi Pelaksana dan Bahagian-bahagian Berkaitan
iii. Maklum kepada YBMK/TYBMK, KSU, Agensi Pelaksana dan ICU
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 35 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD36
CARTA ALIRAN: PEMANTAUAN PROJEK OLEH ANGGOTA PENTADBIRAN, KSU
DAN PENGURUSAN TERTINGGI
Merancang dan Menyelaras Jadual Lawatan
Terima Tarikh Cadangan Lawatan ke Projek yang akan Dilawati
Memaklumkan kepada Agensi Pelaksana, JKN dan ICU bagi Urusan Logistic, Lawatan Tapak dan Taklimat
LewatJadual
AgensiPelaksana
ProjekSakit
- Catat Perbincangan dan Keputusan- Kesan Isu/Masalah- Kemukakan Cadangan - Penyelesaian
Lapor kepada Agensi Pelaksana/ICU/Bahagian Berkaitan/JKN,Tindakan Susulan
Masalah/Isu dapat Diselesaikan dan Meneruskan Aktiviti Pemantauanhingga Projek Siap Sepenuhnya
PFI IkutJadual
TindakanIntervensi
Mula
Tamat
Tiada Isu
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 36 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD 37
PEMANTAUAN PROJEK PEMBANGUNAN (DALAM PEMBINAAN)
PUNCA KUASA:
1. Arahan No.1 Majlis Tindakan Negara2. Keputusan Mesyuarat JKTN, JPN, JPPP
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Menerima kelulusan senarai projek dari EPU dan mengemaskini Maklumat Am dan Aktiviti Projek dalam SPP II.
i. Kemaskini Maklumat Am dan Maklumat Aktivit dalam SPP II
2. Mengikuti perkembangan pelaksanaan projek melalui SPP II, maklum balas dari lawatan pemantauan, laporan dari agensi pelaksana dan laporan dari agensi pusat dan laporan dari JKN.
i. Kemaskini Maklumat yang Diperolehi dalam SPP II
ii. Bagi Projek yang Dilaksanakan oleh CKK, JKR, Pastikan Butiran Asas Projek Dikemaskini, iaitu Selain dari Butiran yang di “lock” yang Perlu di Kemaskini oleh Pihak CKK, JKR Sendiri
3. Merancang dan menyelaras aktiviti pemantauan mengikut status pelaksanaan dengan penekanan kepada projek lewat, projek sakit, projek bermasalah, dan projek dalam DLP.
i. Menyediakan Takwim Lawatan Pemantauan untuk Tempoh Suku Tahun dengan Keutamaan kepada Projek Sakit, Projek Lewat Jadual, Projek Bermasalah dan Projek DLP
ii. Tetapkan Pegawai yang akan Membuat Lawatan Berasaskan Negeri Dibawah Tanggung Jawab Pengawai “liaison”
4. Sebelum melakukan lawatan pemantauan di tapak projek dapatkan maklumat terkini dari agensi pelaksana dan JKN dan mengenal pasti isu dan masalah yang dihadapi.
i. Dapatkan Maklumat Terkiniii. Menghubungi JKN bagi Menyelaras
Lawatan Pemantauan (termasuk mengatur taklimat) dan Urusan Logistic
iii. Pastikan Pegawai JKN Hadir Samaiv. Maklum kepada Pegawai Pembangunan
(pegawai ICU) Diperingkat Negeri untuk Hadir Sama
5. Membuat lawatan pemantauan di tapak projek di dahului dengan taklimat oleh agensi pelaksana/perunding atau kontraktor.
i. Sesi Taklimat
6. Tindakan intervensi dengan mengemukakan pandangan dan syor bagi mengatasi masalah dan isu-isu yang dibangkitkan.
i. Soal Jawabii. Tindakan Intervensiiii. Kenalpasti Isu dan Masalah
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 37 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD38
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
7. Menyediakan laporan lawatan pemantauan yang mengandungi:
i. Pemerhatian lawatan.ii. Masalah berbangkit.iii. Tahap keseriusan pelaksanaan.iv. Pandangan dan syor.
i. Penyediaan Laporan Lawatan dalam Tempoh 3 Hari dari Tarikh Lawatan
8. Menghantar laporan lawatan pemantauan kepada Agensi Pelaksana, ICU, KSU, pemilik program dan Bahagian-bahagian berkaitan di KKM serta memaklumkan ke dalam mesyuarat JTPK (jika perlu).
i. Laporan Dihantar dalam Tempoh 7 Hari dari Tarikh Lawatan
ii. Susul Maklum Balas dari Agensi Pelaksana dan Bahagian-bahagian Berkaitan
iii. Maklum kepada KSU, SUBK dan ICU
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 38 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD 39
CARTA ALIRAN: PEMANTAUAN PROJEK
Menyediakan jadual lawatan dan mendapatkan maklumat tambahandari SPPII, maklumbalas terkini dan laporan dari Agensi Pelaksana
Mengenal Pasti Projek yang akan Dilawati(keutamaan projek sakit dan lewat jadual)
Memaklumkan kepada Agensi Pelaksana, JKN dan ICUmengenai cadangan lawatan
LewatJadual
AgensiPelaksana
ProjekSakit
- Kesan Isu/Masalah- Laporan kepada ICU- Laporan kepada Agensi Pelaksana- Laporan ke JTPK- Kemukakan Cadangan - Penyelesaian
Masalah/Isu dapat Diselesaikan dan Meneruskan Aktiviti Pemantauanhingga Projek Siap Sepenuhnya
PFI IkutJadual
TindakanIntervensi
Mula
Tamat
Tiada Isu
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 39 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD40
PEMANTAUAN PROJEK SIAP DALAM TEMPOH TANGGUNGAN KECACATAN (DLP)
PUNCA KUASA:
1. Dokumen Kontrak2. Arahan Perbendaharaan
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Agensi pelaksana menyerah fasiliti kesihatan kepada pengguna selepas CPC dikeluarkan kepada kontraktor.
i. Semak Tarikh CPC dan Tarikh Penyerahan Sebenar kepada Pengguna
ii. Pastikan Kerja-kerja Pembinaan Siap Sepenuhnya
2. Pemilik atau pengguna menerima fasiliti kesihatan.
3. Rujuk dokumen kontrak bagi mengetahui syarat, terma dan spesifikasi bagi menilai pematuhan oleh pihak kontraktor.
i. KKM/JKN Menyediakan Salinan Kontrak kepada Pengguna
4. Mencatat bacaan meter penggunaan terakhir elektrik, air dan gas (jika ada) oleh pihak kontraktor serta mengambil alih tugas kawalan keselamatan.
5. Menubuhkan jawatankuasa atau core team yang bertanggung jawab dalam pengurusan kerja-kerja pembaikan seperti menerima aduan, pengesahan pembaikan, kerja-kerja penyelenggaraan, mesyuarat penyelarasan dan kemaskini rekod.
i. Borang Aduanii. Buku Rekod Pembaikan Kecacataniii. Minit Mesyuarat Penyelarasaniv. No. Tel Agensi Pelaksana dan Kontraktor
6. Pemeriksaan kerja-kerja fizikal termasuk landskap.
i. Pemeriksaan Seluruh Bangunan dan Kawasan
7. Pemeriksaan kerja-kerja mekanikal dan elektrikal.
i. Pemeriksaan Sumber Elektrik, Peralatan Perkakasan Elaktrik dan Mekanikal Berfungsi dengan Baik untuk Seluruh Bangunan dan Kawasan
8. Pemeriksan peralatan. i. Semua Peralatan Diuji Sepenuhnya, Termasuk Peralatan yang Belum Digunakan
ii. Tempoh Jaminan
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 40 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD 41
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
9 Melapor kepada Agensi Pelaksana atau kontraktor melalui borang aduan sebarang kerosakan atau kecacatan untuk diperbaiki (termasuk kerosakan yang berulang).
10 Mengesahkan pembaikan kecacatan diakhir tempoh DLP.
i. Tandatangan Pengesahan
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 41 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD42
CARTA ALIRAN: PEMANTAUAN PROJEK SIAP DALAM TEMPOH KECACATAN (DLP)
NOTA:1. Pengguna Dilarang Melakukan Kerja-kerja Tambahan Semasa Tempoh DLP
(menyebabkan tempoh DLP terbatal)2. Tiada Kos Pembaikan Dikenakan Semasa Tempoh DLP3. Kacacatan Serius Seperti Keretakan Struktur Perlu Dilapor kepada Bahagian
Pembagunan4. Pengguna Dilarang Menandatangani Sijil Perakuan Memperbaiki Kecacatan Jika
Kontraktor Gagal Melakukan Kerja Pembaikan
Pengguna/pemilik membuatpemeriksaan kecacatan
Agensi Pelaksana Menyerah Fasiliti Kesihatan yang telah Siap
Mula
Tamat
MemastikanKerja-kerja Pembinaan
Siap Sepenuhnya
Terima Penyerahan Projek
Elektrikal &Mekanikal
Kerja-KerjaFizikal
Peralatan
Tidak
Ya
Sediakan SenaraiKecacatan
KecacatanDibaiki TamatTiada
Kecacatan
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 42 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD 43
PENILAIAN PROJEK
PUNCA KUASA:
1. Arahan No.1 Majlis Tindakan Negara2. Surat Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2012
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Unit Pelaksanaan dan Penyelarasan (ICU), JPM mencadangkan senarai projek yang perlu dibuat penilaian outcome. Kadangkala KKM diminta memberikan cadangan projek.
i. Menyemak Senarai Projek Berkaitanii. Memaklumkan Persetujuan atau
Cadangan kepada ICUiii. Kriteria Berasaskan kepada Pekeliling
Bilangan 1 Tahun 2012
2. Mendapatkan tarikh pembentangan di Jawatankuasa Penilaian Outcome Pusat (ICU).
i. Menulis Surat kepada ICU bagi Mendapatkan Tarikh Pembentangan di JKPO
3. Merancang dan menyelaras kajian penilaian outcome yang perlu dilaksanakan oleh JKN dan Ketua Program.
i. Terima Tajuk-tajuk dari JKN/Ketua Program
4. Memberikan panduan (taklimat) mengenai penilaian outcome (sekiranya perlu).
5. Merancang bagi mengadakan bengkel pembentangan penilaian outcome oleh wakil-wakil dari JKN dan pemilik program dari KKM.
i. Memaklumkan kepada JKN dan Ketua Program Tarikh Bengkel dan Tajuk yang akan Bentangkan/Mendapatkan Cadangan Tajuk dari Mereka
6. Berhubung dengan Agensi Pusat (ICU, EPU, Jabatan Audit dan MOF) untuk hadir ke Bengkel Penilaian Outcome yang diadakan.
i. Penilaian oleh Panel Penilai
7. Mengenalpasti kekurangan dan memperbaiki laporan berdasarkan teguran dan pindaan daripada pihak ICU dan EPU.
i. JKN dan Ketua Program Memperbaiki Kelemahan dan Menghantar Semula kepada Urus Setia
8. Mengadakan sesi bilateral antara wakil JKN/ketua program kertas penilaian outcome terpilih yang telah ditambah baik.
9. Menyelaras pembentangan di peringkat KKM(JTPK) dan JKPO Pusat.
10. Membantu JKN dan pemilik program memasukkan Laporan Penilaian Outcome ke dalam modul Khas di dalam SPPII.
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 43 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD44
CARTA ALIRAN: PENILAIAN PROJEK
Mula
Terima Senarai Projek dari ICU atau KKMMencadangkan Senarai Projek kepada ICU
Dapatkan Tarikh Pembentangan kepadaJKPO dari ICU
Merancang dan Menyelaras Kajian yang akan Dilaksanakan oleh JKN atau Pemilik Program
Memberi Panduan/Taklimat kepada JKNatau Pemilik Program (jika perlu)
Mengadakan Bengkel Bersama AgensiPusat bagi Memilih Kertas Penilaian Terbaik
Mengenal PastiKelemahan dan Membuat
Pembaikan
JKN/PemilikProgram
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 44 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD 45
Tamat
Membantu JKN dan Pemilik Program MemasukkanLaporan Penilaian Outcome ke Modul Khas SPP II
Sesi Bilateral dengan ICU
Pembentangan di JKTP dan JKPO
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 45 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD46
KEMASUKAN DAN KEMASKINI DATA SPP II
PUNCA KUASA:
1. Arahan No.1 Majlis Tindakan Negara
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. Memasukkan Maklumat Am bagi projek-projek yang telah diluluskan oleh EPU.
i. Terima Senarai Projek dari EPUii. Cari/Terima Maklumat Am Projek dari
Projek Brif dan dari Pihak Pencadang
2. Kemaskini Maklumat Am sekiranya terdapat maklumat tambahan mengenai pelaksanaan.
i. Pastikan Semua Maklumat Am Projek telah Diterima
3. Memantau kemasukan dan pengemaskinian maklumat oleh pegawai JKN dan Agensi Pelaksana.
i. Menyemak SPP II bagi Menentukan Status Kemasukan dan Pengemaskinian Data
4. Memberikan panduan (taklimat) mengenai kemasukan dan pengemaskinian data SPP II (sekiranya perlu).
i. Latihan dan Taklimat
5. Mengenal pasti masalah berbangkit berkaitan kemasukan dan pengemaskinian data SPP II dan memaklumkan kepada ICU, JPM.
i. Kumpul Senarai Masalah Berbangkit yang Diterima dari JKN
ii. Selesaikan Masalah Berbangkit. iii. Rujuk Masalah yang Tidak Dapat
Diselesaikan kepada ICU, JPM
6. Merancang aktiviti data cleaning dibuat secara berkala dengan kerjasama ICU, JPM.
i. Sediakan Takwim bagi Sesi Data Cleaning
ii. Pastikan Semua Pihak yang Terlibat di Peringkat JKN dan KKM Hadir
7. Menyelaras penyediaan laporan bulanan status terkini pelaksanaan projek pembangunan berasaskan maklumat SPP II mengikut format yang telah ditetapkan untuk edaran kepada YBMK, KSU, TKSU, KPK, TKPK, SUBK DAN TSUBK.
i. Pastikan Laporan Mematuhi Format yang telah Ditetapkan
ii. Laporan Bulanan Dikeluarkan dan Diedar Mengikut Waktu dan Tempoh yang telah Ditetapkan
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 46 9/6/13 11:04 AM
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
PROSEDUR STANDARD 47
CARTA ALIRAN: KEMASUKAN DAN PENGEMASKINIAN DATA SPP II
Mula
Memantau Kemasukan Maklumat AmProjek yang Diluluskan oleh EPU
Kemaskini Maklumat Am Sekiranya TerdapatMaklumat Tambahan Mengenai Perlaksanaan
Mengadakan Perjumpaan dengan Pegawai Pembangunan JKN, Pemilik Program dan
Unit Kewangan bagi Taklimat Kemasukan Data SPP II
Menyelaras dan Memastikan Pegawai Pembangunan JKN, Agensi Pelaksana,
Pemilik Program dan Unit Kewangan Mengemaskini Data Aktiviti dan Maklumat Kewangan SPP II
Teliti Laporan dari ICU, Arahan-arahan Terkinidan Sistem bagi Memastikan Maklumat
dalam SPP II Sentiasa Terkini
Semak Maklumatdalam SPP II bagi Memastikan Ketepatan
dan Sentiasa Terkini
Mengadakan SesiData Cleaning
dengan KerjasamaICU
Tamat
Meneruskan Aktiviti Mengemaskini Pemantauan hinggaPenutupan Akaun Projek
Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 47 9/6/13 11:04 AM