MODUL PEMBELAJARAN
KEARSIPAN
ORGANISASI DAN MASALAH POKOK
KEARSIPAN SERTA KEDUDUKAN KEARSIPAN
DALAM ORGANISASI
Oleh:
Jatmiati Laju Wijayanti
UNTUK SISWA KELAS X SMK/MAK ADMINISTRASI PERKANTORAN
1
UNTUK SISWA KELAS X SMK/MAK ADMINISTRASI PERKANTORAN
Disusun Oleh :
Jatmiati Laju Wijayanti
150412608132
PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
JURUSAN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
November 2017
MODUL KEARSIPAN KD 3.10 ORGANISASI DAN MASALAH POKOK KEARSIPAN
SERTA KEDUDUKAN KEARSIPAN DALAM ORGANISASI
2
Puji dan syukur saya panjatkan ke Hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah
melimpahkan Rahmat dan Karunia-Nya sehingga saya dapat menyusun modul ini
dengan baik dan tepat pada waktunya. Dalam modul ini saya membahas mengenai
Organisasi Dan Masalah Pokok Kearsipan Serta Kedudukan Kearsipan Dalam
Organisasi.
Modul ini dibuat dengan maksud untuk mempermudah guru dalam melakukan
pembelajaran dikelas dan membantu para siswa untuk mempelajari mengenai
organisasi dan masalah pokok kearsipan serta kedudukan kearsipan dalam organisasi.
Saya turut mengucapkan terimakasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam
penyusunan modul ini, terutama kepada:
1. Bapak Dra. Mohammad Arief, M.Si., selaku dosen pembimbing mata kuliah
Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran yang telah memberikan
tugas modul ini sehingga saya mendapatkan pengetahuan dalam pembuatan
modul.
2. Pihak-pihak yang turut ikut serta dalam membantu menyelesaikan modul ini
dengan baik dan tepat waktu.
Saya menyadari bahwa masih banyak kekurangan yang mendasar pada modul ini.
Oleh karena itu saya mengharapkan pembaca memberikan saran dan kritik yang dapat
membangun. Kritik konstruktif dari pembaca sangat kami harapkan untuk
penyempurnaan pembuatan modul selanjutnya.
Demikian, semoga modul ini dapat memberikan manfaat bagi saya sendiri dan
pembaca serta bagi kita sekalian.
Malang, November 2017
Jatmiati Laju WIjayanti
3
MODUL KEARSIPAN ............................................................................................................................... 1
................................................................................................................................ 2
................................................................................................................................................ 3
.............................................................................................................. 5
............................................................................................................................................................ 6
....................................................................................................................................... 6
Latar Belakang ...................................................................................................................................... 6
Deskripsi ................................................................................................................................................. 7
Prasyarat Mempelajari Modul ......................................................................................................... 7
Kompetensi Inti .................................................................................................................................... 8
Kompetensi Dasar ............................................................................................................................... 9
Indikator ................................................................................................................................................. 9
Manfaat Penyusunan Modul ............................................................................................................ 9
Tujuan Pembelajaran ......................................................................................................................... 10
Petunjuk Penggunaan Modul .......................................................................................................... 10
.......................................................................................................................................................... 12
............................................................................................................................. 12
......................................................................... 12
........................................................................................ 17
............................................................................................................. 17
................................................................ 20
..................................................................................................................................... 22
4
........................................................................................................................................................ 23
................................................................................................................................................. 23
TUJUAN EVALUASI .......................................................................................................................... 23
TES FORMATIF .................................................................................................................................. 24
KUNCI JAWABAN .............................................................................................................................. 29
............................................................................................................................... 30
5
Organisasi dan Masalah Pokok Kearsipan serta Kedudukan Kearsipan dalam
Organisasi
Organisasi dan Organisasi
Masalah Pokok Kearsipan
Cara Penyelesaian
Masalah
Kedudukan Kearsipan
dalam Organisasi
6
Kearsipan mempunyai peranan penting sebagai pusat ingatan. Indikator dari
kearsipan dapat memberi informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan
dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatan-kegiatan, baik
pada kantor-kantor lembaga negara maupun pada swasta. Dalam proses penyajian
informasi agar pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan,
maka harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Tidak
mungkin suatu kantor dapat memberikan data informasi yang baik, lengkap dan
akurat, jika kantor tersebut tidak memelihara kearsipan yang baik sesuai dengan
ketentuan-ketentuan kearsipan yang telah ditetapkan secara baku dalam suatu
organisasi. Kearsipan sangat diperlukan dalam setiap organisasi sebagai perencanaan,
pengembangan penilaian, dan pengendalian dari suatu program kegiatan yang
dilaksanakan oleh suatu organisasi tersebut. Setiap kegiatan, baik itu dalam organisasi
pemerintahan maupun swasta tidak lepas dari masalah arsip. Hal tersebut
mengindikasikan betapa pentingnya sebuah arsip dalam proses pengajuan informasi
bagi pimpinan untuk membuat suatu keputusan dan melaksanakan kebijakannya. Oleh
sebab itu dapat menyajikan informasi dengan lengkap, cepat, dan benar haruslah ada
sistem dan prosedur yang baik di bidang kearsipan. Faktanya banyak bidang kearsipan
dalam beberapa organisasi belum mendapatkan perhatian yang wajar dan serius.
Dengan demikian maka pemerintah perlu untuk segera memberikan petunjuk kerja
yang praktis untuk menangani arsip-arsip yang diterima dan dipergunakan kembali.
Latar Belakang
7
Keseriusan pemerintah dalam penanganan kearsipan dapat ditunjukkan dengan
dikeluarkannya Undang-Undang No 7 Tahun 1971 tentang Pokok Kearsipan Nasional.
Pada pasal 3 Undang-undang No 7 Tahun 1971 tentang Pokok Kearsipan Nasional,
antara lain tujuan kearsipan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban
nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi
kegiatan pemerintah.
Modul Kearsipan ini membahas tentang mengidentifikasi organisasi dan masalah
pokok kearsipan serta kedudukan kearsipan dalam organisasi. Modul ini disusun yang
bertujuan untuk:
1. Memberikan pemahaman yang lebih bagi petugas/karyawan dalam bidang
kearsipan
2. Memberikan pemahaman dan mempermudah guru untuk menyampaikan materi
3. Memberikan kontribusi yang bermanfaat bagi peserta didik
4. Memberikan manfaat dan pengetahuan bagi yang membaca modul ini
Oleh sebab itu, sangat penting bahwa seorang petugas / karyawan pada
khususnya dan yang membaca makalah modul ini pada umumnya untuk mempelajari
tentang organisasi apa saja yang ada pada bidang kearsipan dan masalah pokok apa
saja yang sering terjadi di bidang kearsipan serta bagaimana kedudukan kearsipan itu
dalam sebuah organisasi.
Sebelum mempelajari modul ini peserta didik harus menguasai beberapa
kompetensi yaitu:
1. Peserta didik sudah mampu menjelaskan tentang organisasi dalam kearsipan
Deskripsi
Prasyarat Mempelajari Modul
8
2. Peserta didik sudah mampu menguraikan tentang masalah pokok dalam
kearsipan
3. Peserta didik sudah mengetahui tentang kedudukan kearsipan dalam suatu
organisasi
1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya
2. Menghayati dan mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggung jawab,
peduli, (gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan
proaktif dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai
permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan
alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam
pergaulan dunia
3. Memahami, menerapkan, menganalisis pengetahuan faktual, konseptual,
prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi,
seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan,
kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian, serta
menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai
dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah
4. Mengolah, menalar dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait
dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan
mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.
Kompetensi Inti
9
3.10 Mengidentifikasi organisasi dan masalah pokok kearsipan serta kedudukan
kearsipan dalam organisasi
3.11 Membuat bagan organisasi dan masalah pokok kearsipan serta kedudukan
kearsipan dalam organisasi
Mengidentifikasi organisasi dan masalah pokok kearsipan serta kedudukan kearsipan
dalam organisasi
1. Siswa dapat memahami tentang organisasi dalam kearsipan
2. Siswa dapat menguraikan tentang masalah pokok dalam kearsipan
3. Siswa dapat menjelaskan kedudukan kearsipan dalam organisasi
1. Pedoman bagi guru dalam mengarahkan semua aktivitasnya dalam proses
pembelajaran
2. Menyediakan materi ajar yang sesuai dengan tuntutan kurikulum dan sesuai
dengan kebutuhan siswa
3. Memudahkan guru dalam melakukan proses pembelajaran
4. Sebagai alat bantu bagi siswa dalam memperoleh alternatif bahan ajar lain
sehingga tidak lagi tergantung pada buku teks
5. Dapat menambah khasanah pengetahuan dan pengalaman bagi guru dalam
menulis bahan ajar
6. Sebagai alat evaluasi pencapaian atau penguasaan hasil pembelajaran
7. Membangun komunikasi pembelajaran yang efektif antara guru dengan siswa
sehingga siswa akan merasa lebih percaya kepada gurunya.
Kompetensi Dasar
Indikator
Manfaat Penyusunan Modul
10
Afektif
Siswa dapat berfikir kreatif, kritis dan logis, bekerja teliti serta jujur dalam
mengikuti pembelajaran Administrasi Kepegawaian
Kognitif
1. Siswa dapat mengemukakan tentang organisasi kearsipan
2. Siswa dapat mengemukakan tentang masalah pokok kearsipan
3. Siswa dapat mengemukakan tentang kedudukan kearsipan dalam organisasi
Psikomotorik
1. Siswa dapat memngidentifikasi tentang organisasi kearsipan
2. Siswa dapat menguraikan tentang masalah pokok kearsipan
3. Siswa dapat mengidentifikasi tentang kedudukan kearsipan dalam organisasi
1. Untuk Peserta Didik
a. Petunjuk umum
Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi.
Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan,
tingkat penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan
Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur
tanpa melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya.
Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar
Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke
bahan ajar selanjutnya
b. Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu.
c. Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang
ditetapkan
d. Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu
mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama,
sebelum anda bertanya pada pendidik. Kalau perlu, anda harus berusaha
mencari tahu jawabannya pada sumber yang lain.
Tujuan Pembelajaran
Petunjuk Penggunaan Modul
11
e. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat
penguasaan anda kurang dari 75%, pelajari materi/ bagian-bagian dari bahan
ajar yang belum anda kuasai, atau mintalah saran-saran dari pendidik. Ikuti
ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan ajar sebelum anda melanjutkan ke
bagian lain atau ke bahan ajar berikutnya.
2. Untuk Pendidik
a. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar
bagian bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan
penjelasan / jawaban yang diperlukan.
b. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik
dan sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan
kepada peserta didik.
c. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat
terutama bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan,
hadiah kecil, dll).
d. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus
mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan,
otomatisasi kantor l, test dan sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih
dahulu.
e. Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan.
f. Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada
fasilitator dan diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya jawab
dan sebagainya.
g. Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar yang
telah mereka pelajari.
h. Bahan ajar ini merupakan edisi awal materi kurikulum 2013. Oleh karena itu,
pendidik diharapkan:
Membuat catatan rinci mengenai kekurangan bahan ajar ini
Menambahkan materi yang dianggap lebih baik dari yang ada, sesuai
dengan kondisi setempat.
12
Alokasi Waktu : 2 x 45 menit
Materi Pokok : organisasi dan masalah pokok kearsipan serta kedudukan
kearsipan dalam organisasi
Organisasi dan Organisasi Kearsipan
Organisasi adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan
bersama. Organisasi dipelajari dalam berbagai bidang ilmu, terutama sosiologi,
ekonomi, ilmu politik, psikologi, dan manajemen. Kajian mengenai organisasi
sering disebut studi organisasi (organizational studies), perilaku organisasi
(organizational behaviour ), atau analisa organisasi (organization analysis). Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan
KD : 3.10 Mengidentifikasi organisasi dan masalah pokok kearsipan serta
kedudukan kearsipan dalam organisasi
4.10 Membuat bagan organisasi dan masalah pokok kearsipan serta
kedudukan kearsipan dalam organisasi
Uraian Materi
13
yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan
bersama. Prof. Dr. Mr. Pradjudi Armosudiro mengatakan organisasi adalah
struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok
orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama
mencapai tujuan tertentu.
Organisasi kearsipan adalah organisasi yang ditujukan atas kegiatan
penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip dengan maksud
untuk mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan dan
transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan) yang riil, dan manajemen operasi
organisasi yang efektif dan ekonomis/efisien. Organisasi kearsipan terdiri dari:
1. Unit Kearsipan
2. Lembaga Kearsipan
Unit Kearsipan
Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai
tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan dalam hal
mengelola arsip inaktif dan biasanya juga sebagai pembina kearsipan di
lingkungan organisasinya. Unit Kearsipan terdiri dari:
1. Lembaga Negara
2. Pemerintahan Daerah
3. Perguruan Tinggi Negeri
4. BUMN
5. BUMD
Unit kearsipan memiliki fungsi sebagai berikut:
1. Pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya
2. Pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi
3. Pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya
4. Penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga
kearsipan, dan
5. Pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di
lingkungannya
Lembaga Kerasipan
14
Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan
tanggung jawab dibidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
Lembaga kearsipan dipimpin oleh seorang pejabat struktural yang memiliki
kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan
atau pendidikan dan pelatihan kearsipan.
Dibawah ini merupakan rincian Lembaga Kearsipan Nasional di Indonesia,
yaitu:
1. Arsip Nasional RI (ANRI)
a. ANRI merupakan Lembaga Kearsipan Nasional
b. ANRI wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang berskala nasional,
yang diterima dari: Lembaga Negara, Perusahaan, Organisasi politik,
Organisasi masyarakat dan Perseorangan
c. ANRI memiliki tugas melaksanakan pembinaan kearsipan secara nasional
terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan daerah, arsip derah provinsi,
arsip daerah kabupaten/kota dan arsip perguruan tinggi
d. Pembinaan dilaksanakan secara koordinasi dengan lembaga terkait
e. Guna penyelamatan dan pertanggungjawaban nasional, ANRI dapat
membentuk depot dan/atau tempat penyimpanan arsip inaktif yang
memiliki nilai keberlanjutan.
2. Arsip Daerah Provinsi
a. Arsip Daerah Provinsi adalah lembaga kearsipan daerah provinsi.
b. Pemerintahan daerah provinsi wajib membentuk Arsip Daerah Provinsi.
c. Pembentukan Arsip Daerah Provinsi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
d. Pembentukan Arsip Daerah Provinsi dilakukan oleh pemerintah daerah
masing-masing.
e. Arsip Daerah Provinsi wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang
diterima dari:
Satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara
pemerintahan daerah provinsi
Lembaga negara di daerah provinsi dan kabupaten/kota
Perusahaan
Organisasi politik
Organisasi kemasyarakatan, dan
15
Perseorangan
f. Tugas Arsip Daerah Provinsi berdasarkan UU Nomor 43 tahun 2009 Pasal
23, yaitu:
Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10
(sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah
provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi; dan
Pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah
provinsi dan terhadap arsip daerah kabupaten/kota.
3. Arsip Daerah Kabupaten/Kota
a. Arsip Daerah Kabupaten/Kota adalah lembaga kearsipan daerah
kabupaten/kota.
b. Pemerintahan daerah kabupaten/kota wajib membentuk Arsip Daerah
Kabupaten/Kota.
c. Pembentukan Arsip Daerah Kabupaten/Kota dilaksanakan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
d. Pembentukan Arsip Daerah Kabupaten/Kota dilakukan oleh pemerintah
daerah masing-masing.
e. Arsip Daerah Kabupaten/Kota wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis
yang diterima dari:
satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggara
pemerintahan daerah kabupaten/kota
desa atau yang disebut dengan nama lain
perusahaan
organisasi politik
organisasi kemasyarakatan
perseorangan.
f. Arsip Daerah Kabupaten/Kota memiliki tugas melaksanakan:
Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10
(sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah
kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan daerah
kabupaten/kota; dan
Pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah
kabupaten/kota.
4. Arsip Perguruan Tinggi:
16
a. Arsip Perguruan Tinggi adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi
b. Perguruan tinggi negeri wajib membentuk Arsip Perguruan Tinggi
c. Pembentukan Arsip Perguruan Tinggi dilaksanakan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan
d. Arsip Perguruan Tinggi wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang
diterima dari satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi dan civitas
akademika di lingkungan perguruan tinggi.
e. Arsip perguruan tinggi memiliki tugas melaksanakan hal-hal sebagai
berikut, yaitu:
Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10
(sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika di
lingkungan perguruan tinggi; dan
Pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan.
f. Unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan harus dipimpin
oleh sumber daya manusia yang profesional dan memiliki kompetensi
yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan
pelatihan kearsipan.
17
Masalah Pokok Kearsipan
1. Menurut Drs. The Liang Gie
Masalah-masalah pokok dalam bidang kearsipan yang umumnya dihadapi
oleh instansi-instansi bertalian dengan hal-hal seperti berikut:
a. Tidak dapat ditemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu
surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi
b. Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh pimpinan atau satuan
organisasi lainnya jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang
tidak dikembalikan
c. Bertambahnya surat-surat kebagian arsip tanpa ada penyusutan sehingga
tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi
d. Tata kerja dan peralatan kearsipan tidak mengikuti perkembangan ilmu
kearsipan modern, akibatnya pegawai-pegawai arsip tidak terampil dan
kurangnya bibingan yang teratur.
2. Menurut Drs. E Martono
a. Warkat yang tidak dapat ditemukan kembali karena hilang
b. Warkat diketemukan setelah lama mencari dan membongkar seluruh
tumpukan kertas
c. Warkat setiap hari selalu bertambah
d. Tempat penyimpanan warkat selalu sesak karena kurang tempat
e. Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat
f. Pegawai di bidang penyimpanan warkat kurang terlatih
3. Menurut Drs. Moekijat
a. Penggunaan sistem penggolongan yang salah
b. Organisasi yang kurang baik dan perumusan tanggung jawab yang tidak
jelas
c. Pegawai yang tidak terlatih
d. Tidak ada prosedur kearsipan tertentu
18
e. Tidak ada ketentuan waktu yang direncanakan untuk penyimpanan dan
penghapusan warkat
f. Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan
g. Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat/surat-surat yang
dipinjam atau pengembaliannya
h. Penerapan sistem penyimpanan yang kurang tepat
i. Sarana dan tempat kegiatan kearsipan kurang/ tidakmemadai
j. Pegawai pengelolaan arsip tidak /kuarng adanya bimbingan dari
pimpinan dalam menjalankan tugasnya
k. Kehilangan arsip sebagai akibat peminjaman yang tidak tertib
l. Jumlah arsip setiap hari bertambah tanpa diimbangi dengan penyusutan
arsip
m. Kerusakan arsip yang terjadi karena kurangnya perawatan dan kerusakan
yang disebabkan oleh hal-hal diluar kemampuan manusia
untukmencegahnya seperti bencana alam.
Cara Menyelesaikan Masalah
1. Pergunakan sistem penyimpanan arsip secara tepat. Sistem penyimpanan
ini meliputi:
a. System abjad (alphabetic system filling) b. System masalah (subject system filling) c. System tanggal (chronologi system filling) d. System wilayah (geographic system filling) e. System nomer (numberic system filling)
2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan/control dan
pengendalian yang ketat
3. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan. Pencegahan
ini dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya meperhatikan hal-hal
yang seperti berikut:
a. Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau
terlalu lembab)
b. Penggunaan racun serangga
c. Tindakan preventif (pencegahan)
d. Memperhatikan kondisi arsip
19
e. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat, seperti:
Ruangan yang tepat: luas, suhu, kelembaban
Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil,
stempel, karbon
Alat-alat penerimaan surat, seperti bak surat, meja tulis, rak, dan
sebagainya
Alat penyimpanan surat, seperti filling cabinet, lemari, rotary, dan
lain-lain
Penyelenggaraan penyusutan warkat sesuai jadwal retensi yang
ditetapkan
Petugas kearsipan yang memenuhi syarat berikut ini:
1) Berpendidikan dan memiliki pengetahuan tentang:
a) Surat menyurat dan arsip
b) Seluk beluk organisasi atau instansi
c) Tata kearsipan
2) Berkepribadian dan memiliki keterampilan dalam
melaksanakan teknik tata kearsipan:
a) Tekun, teliti, rapi, cermat, dan sabar
b) Cekatan, cerdas dan kreatif
c) Disiplin, jujur, dan bertanggung jawab
d) Ramah dan sopan
e) Loyal dan dapat menyimpan rahasia
f) Sehat rohani dan jasmani
20
Kedudukan Kearsipan dalam Organisasi
Arsip unit kerja atau tata usaha pengolah, yaitu suatu unit kerja dalam
suatu kantor yang tugasnya melaksanakan penyimpanan dan pengawasan sendiri
terhadap asing yang menjadi wewenangnya. Sedangkan Arsip pusat (unit sentral
) yaitu suatu unit kerja yang berada dalam suatu kantor pusat yang tugasnya
mengelola bidang kearsipan untuk seluruh arsip kantor tersebut.
Adapun kedudukan kearsipan dalam suatu organisasi adalah sebagai
beikut, yaitu:
1. Sebagai sumber informasi mengenai kegiatan baik yang sudah terlaksana
maupun perencanaan kegiatan
2. Sebagai sumber ingatan
3. Sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan
4. Sebagai bahan pertimbangan pengawasan
5. Sebagai bahan pertimbangan pertanggungjawaban
6. Sebagai bahan pertimbangan penyempurnaan.
Penerapan Prinsip-Prinsip Organisasi dalam Lembaga Kearsipan
(ANRI)
Organisasi Arsip Nasional Republik Indonesia terdiri dari:
a. Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dalam melaksanakan tugasnya
berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Presiden.
b. Kepala Tiga Pusat (Pusat Konservasi Kearsipan, Pusat Penelitian dan
Pengembangan Kearsipan, Pusat Pendidikan dan Latihan Keasipan)
Kepala yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia untuk memimpin dan mengawasi Tiga Pusat
ANRI.
c. Pusat Konservasi Kearsipan
21
Pusat Konservasi Kearsipan mempunyai tugas untuk melaksanakan
penyimpanan, perawatan, penataan, pengolahan dan pengaturan arsip-arsip
statis yang telah diserahkan kepadanya menyelenggarakan penelitian untuk
keperluan pelayanan informasi dan melayani penelitian ilmiah dan umum.
Terdiri dari sebanyak-banyaknya 5 Bidang, dan tiap Bidang terdiri dari
sebanyak-banyaknya 3 Sub Bidang, yang susunan dan tugasnya diatur lebih
lanjut oleh Kepala ANRI setelah terlebih dahulu berkonsultasi dengan
Menteri Negara Penertiban Aparatur Negara.
d. Pusat Penelitian dan Pengembangan Kearsipan
Pusat Penelitian dan Pengembangan Kearsipan mempunyai tugas untuk
menyelenggarakan penelitian dalam rangkan usaha mengembangkan dan
mema jukan tehnik dan tata kearsipan, memberikan bimbingan dan
melaksanakan pengawasan teknis terhadap pelaksanaan tata kearsipan dan
ketentuan-ketentuan peraturan di bidang kearsipan. Terdiri dari sebanyak-
banyaknya 5 Bidang, dan tiap Bidang terdiri dari sebanyak-banyaknya 3
Sub Bidang, yang susunan dan tugasnya diatur lebih lanjut oleh Kepala
ANRI setelah terlebih dahulu berkonsultasi dengan Menteri Negara
Penertiban Aparatur Negara.
e. Pusat Pendidikan dan Latihan Keasipan
Pusat Pendidikan dan Latihan Kearsipan mempunyai tugas untuk
merencanakan dan menyelenggarakan pendidikan dan latihan tenaga-tenaga
kerja dan ahli kearsipan dan melaksanakan koordinasi kegiatan-kegiatan di
bidang pendidikan dan latihan kearsipan. Terdiri dari sebanyak-banyaknya
5 Bidang, dan tiap Bidang terdiri dari sebanyak-banyaknya 3 Sub Bidang,
yang susunan dan tugasnya diatur lebih lanjut oleh Kepala ANRI setelah
terlebih dahulu berkonsultasi dengan Menteri Negara Penertiban Aparatur
Negara.
f. Sekretariat
g. Staf Ahli
h. Perwakilan-perwakilan Arsip Nasional Republik Indonesia di daerah-daerah
22
Organisasi adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah yang
memiliki tujuan yang sama
Organisasi kearsipan adalah organisasi yang ditujukan untuk
melaksanakan seluruh kegiatan kearsipan secara efektif dan efisien.
Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai
tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan dalam hal
mengelola arsip inaktif
Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan
tanggung jawab dibidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan
kearsipan.
Masalah pokok kearsipan antara lain sulit menemukan kembali arsip
yang telah disimpan, peralatan yang kurang mendukung, dan ruang
penyimpanan yang kurang memadai.
Cara menyelesaikan masalah pokok kearsipan adalah dengan
menggunakan sistem penyimpanan arsip secara tepat, melakukan
perawatan dan pencegahan kerusakan, serta melakukan pengawasan.
Kearsipan memiliki kedudukan sebagai sumber informasi, sumber
ingatan, pertimbangan pengambilan keputusan, dan pengawasan.
23
TUJUAN EVALUASI Adapun tujuan dan maksud dari evaluasi antara lain:
1. Untuk mengetahui tingkat penguasaan peserta didik terhadap materi yang telah
diberikan
2. Untuk mengetahui kecakapan, motivasi, bakat, minat, dan sikap belajar peserta
didik terhadap program pembelajaran
3. Untuk mengetahui tingkat kemajuan dan kesesuaian hasil belajar peserta didik
dengan standar kompetensi dan kompetensi dasar yang telah diterapkan
4. Untuk mendiagnosis keunggulan dan kelemahan peserta didik dalam mengikuti
kegiatan pembelajaran. Keunggulan peserta didik dapat dijadikan dasar bagi
guruu untuk memberikan pembinaan dan pengembangan lebih lanjut,
sedangkan kelemahannya dapat dijadikan acuan untuk memberikan bantuan
atau bimbingan
5. Untuk seleksi, yaitu memilih dan menentukan peserta didik yang sesuai dengan
jenis pendidikan tertentu
6. Untuk menentukan kenaikan kelas
7. Untuk menempatkan peserta didik sesuai dengan potensi yang dimilikinya
24
TES FORMATIF
A. Pilihan Ganda
Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar!
1. Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama. Pengertian organisasi tersebut adalah pernyataan ….
a. The Liang Gie
b. Pradjudi Armosudiro
c. Peterson
d. Stoner
e. Littlefield
2. Kegiatan kearsipan yang dikelola oleh organisasi kearsipan terdiri dari ….
a. Penciptaan, pemeliharaan, transaksi dan penyusutan arsip
b. Penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip
c. Penciptaan, penggunaan, manajemen dan penyusutan arsip
d. Penciptaan, transaksi, manajemen, dan pemeliharaan arsip
e. Penciptaan, pemeliharaan, penggunaan, dan pemusnahan arsip
3. (1) Arsip Daerah Kabupaten/Kota
(2) Pemerintahan Daerah
(3) ANRI
(4) Perguruan Tinggi Negeri
(5) BUMN
(6) Arsip Daerah Provinsi
(7) Lembaga Negara
(8) BUMD
25
(9) Arsip Perguruan Tinggi
Yang termasuk unit kearsipan adalah ….
a. (1), (3), (4), (6), (8)
b. (2), (3), (5), (7), (9)
c. (2), (4), (5), (7), (8)
d. (3), (4), (6), (8), (9)
e. (4), (5), (6), (7), (9)
4. ANRI memiliki kewajiban untuk melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari ….
a. Lembaga negara, pemerintah daerah, perseorangan, organisasi sosial , dan perusahaan
b. Lembaga negara, organisasi sosial, perguruan tinggi negeri, perusahaan, dan perseorangan
c. Perusahaan, organisasi politik, organisasi sosial, pemerintah daerah, dan perguruan tinggi negeri
d. Organisasi politik, organisasi sosial, pemerintah derah, organisasi masyarakat, dan perseorangan
e. Lembaga negara, perusahaan, organisasi politik, organisasi masyarakat dan perseorangan
5. Berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009 bahwa jadwal retensi arsip inaktif yang dilakukan oleh lembaga kearsipan adalah ….
a. Sekurang-kurangnya 5 tahun
b. Sekurang-kurangnya 8 tahun
c. Sekurang-kurangnya 10 tahun
d. Sekurang-kurangnya 15 tahun
e. Sekurang-kurangnya 20 tahun
6. Di bawah ini yang bukan termasuk masalah pokok kearsipan menurut Drs. Moekijat adalah ….
26
a. Organisasi yang kurang baik dan perumusan tanggung jawab yang tidak jelas
b. Tidak ada prosedur kearsipan tertentu
c. Tidak ada ketentuan waktu yang direncanakan untuk penyimpanan dan penghapusan warkat
d. Warkat diketemukan setelah lama mencari dan membongkar seluruh tumpukan kertas
e. Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat/surat-surat yang dipinjam atau pengembaliannya
7. Salah satu cara menyelesaikan masalah pokok kearsipan adalah ….
a. Memusnahkan arsip yang ada di ruang penyimpanan
b. Melaksanakan prosedur peminjaman dan pengawasan dengan baik
c. Memiliki petugas kearsipan yang kuat untuk memindahkan arsip
d. Tidak menggunakan racun serangga agar arsip tetap terjaga
e. Menggunakan fasilitas kearsipan seadanya
8. Syarat petugas kearsipan yang baik adalah, kecuali ….
a. Tekun, teliti, kuat, pemberani, dan sabar
b. Cekatan, cerdas dan kreatif
c. Disiplin, jujur, dan bertanggung jawab
d. Berpendidikan dan memiliki pengetahuan tentang surat menyurat dan tata kearsipan
e. Loyal dan dapat menyimpan rahasia
9. Yang dimaksud dengan kedudukan kearsipan dalam suatu organisasi adalah … arsip.
a. Tujuan
b. Letak/tempat
c. Kumpulan
27
d. Status/keadaan
e. Nilai guna
10. Melaksanakan penyimpanan, perawatan, penataan, pengolahan dan pengaturan arsip-arsip statis. Merupakan tugas dari … dalam lembaga kearsipan (ANRI).
a. Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
b. Kepala Tiga Pusat
c. Pusat Konservasi Kearsipan
d. Pusat Penelitian dan Pengembangan Kearsipan
e. Pusat Pendidikan dan Latihan Kearsipan
B. Essay
Jawablah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini dengan benar! 1. Apa yang kamu ketahui tentang organisasi dan organisasi kearsipan?
Jawab: ............................................................................................................... .......................................................................................................................... ... .......................................................................................................................... ...
2. Jelaskan perbedaan unit kearsipan dengan lembaga kearsipan? Jawab: ............................................................................................................... .......................................................................................................................... ... ............................................................................. ................................................
3. Jelaskan mengenai arsip perguruan tinggi berdasarkan Undang Undang No. 43 tahun 2009! Jawab: ............................................................................................................... .......................................................................................................................... ... .......................................................................................................................... ...
4. Bagaimana kedudukan kearsipan dalam suatu organisasi? Jawab: ............................................................................................................... ................................................................................. ............................................ .......................................................................................................................... ...
5. Jelaskan implikasi prinsip-prinsip organisasi dalam Arsip Nasional Republik Indonesia?
Jawab: ...............................................................................................................
28
.......................................................................................................................... ...
.......................................................................................................................... ...
C. Tugas Kelompok
1. Buatlah kelompok yang terdiri dari 4-5 orang.
2. Setiap kelompok harus beranggotakan laki-laki dan perempuan.
3. Setiap kelompok mendapat tugas untuk mengidentifikasi masalah pokok kearsipan pada instansi atau perusahaan yang ada di lingkungan sekitar.
4. Diskusikan hasil identifikasi tersebut dalam kelompok.
5. Presentasikan hasil kerja kelompok di depan kelas kemudian kelompok lain memberikan komentar.
29
KUNCI JAWABAN A. Pilihan Ganda 1. D 6. D
2. B 7. B
3. C 8. A
4. E 9. E
5. C 10. C
B. Essay
No Jawaban Skor Skor
Maksimal
1 Organisasi adalah suatu kelompok orang dalam suatu
wadah untuk tujuan bersama. Organisasi dipelajari
dalam berbagai bidang ilmu, terutama sosiologi,
ekonomi, ilmu politik, psikologi, dan manajemen.
Kajian mengenai organisasi sering disebut studi
organisasi, perilaku organisasi atau analisa organisasi.
10
20 Organisasi kearsipan adalah organisasi yang ditujukan
atas kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan
dan penyusutan arsip dengan maksud untuk mencapai
dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan
dan transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan) yang riil,
dan manajemen operasi organisasi yang efektif dan
ekonomis/efisien.
10
2 Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip
yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam
penyelenggaraan kearsipan dalam hal mengelola arsip
inaktif dan biasanya juga sebagai pembina kearsipan di
lingkungan organisasinya.
10
20 Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki
fungsi, tugas, dan tanggung jawab dibidang
pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
Lembaga kearsipan dipimpin oleh seorang pejabat
struktural yang memiliki kompetensi di bidang
kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal
10
30
dan atau pendidikan dan pelatihan kearsipan.
3 Arsip Perguruan Tinggi adalah lembaga kearsipan
perguruan tinggi. 3
20
Perguruan tinggi negeri wajib membentuk Arsip
Perguruan Tinggi. 3
Pembentukan Arsip Perguruan Tinggi dilaksanakan
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan
3
Arsip Perguruan Tinggi wajib melaksanakan
pengelolaan arsip statis yang diterima dari satuan kerja
di lingkungan perguruan tinggi dan civitas akademika
di lingkungan perguruan tinggi
3
Arsip perguruan tinggi memiliki tugas melaksanakan
hal- hal sebagai berikut, yaitu:
Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi
sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang
berasal dari satuan kerja dan civitas akademika
di lingkungan perguruan tinggi; dan
Pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan
tinggi yang bersangkutan.
4
Unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga
kearsipan harus dipimpin oleh sumber daya manusia
yang profesional dan memiliki kompetensi yang
diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau
pendidikan dan pelatihan kearsipan.
4
4 Sebagai sumber informasi mengenai kegiatan baik yang
sudah terlaksana maupun perencanaan kegiatan 4
20
Sebagai sumber ingatan 4
Sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan 4
Sebagai bahan pertimbangan pengawasan dan
pertanggungjawaban 4
Sebagai bahan pertimbangan penyempurnaan 4
5 Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dalam
melaksanakan tugasnya berada dibawah dan
bertanggung jawab kepada Presiden
3.5 20
31
Kepala Tiga Pusat
Kepala yang berada di bawah dan bertanggung jawab
kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
untuk memimpin dan mengawasi Tiga Pusar ANRI
3
Pusat Konsetvasi Kearsipan
Bertugas untuk melaksanakan penyimpanan,
perawatan, penataan, pengolahan dan pengaturan
arsip-arsip statis yang telah diserahkan kepadanya
menyelenggarakan penelitian untuk keperluan
pelayanan informasi dan melayani penelitian ilmiah dan
umum. Terdiri dari sebanyak-banyaknya 5 bidang, dan
tiap bidang terdiri dari sebanyak-banyaknya 3 sub
bidang, yang susunan dan tugasnya diatur lebih lanjut
oleh Kepala ANRI setelah terlebih dahulu berkonsultasi
dengan Menteri Negara Penertiban Aparatur Negara
3.5
20
Pusat Penelitian dan Pengembangan Kearsipan
Bertugas untuk menyelenggarakan penelitian dalam
rangka usaha mengembangan dan mmajukan teknik
dan tata karsipan, memberikan bimbingan dan
melaksanakan pengawasan teknis terhadap pelaksanaan
tata kearsipan dan ketentuan-ketentuan peraturan di
bidang kearsipan. Terdiri dari sebanyak-banyaknya 3
sub bidang, yang susunan dan tugasnya diatur lebih
lanjut oleh Kepala ANRI setelah terlebih dahulu
berkonsultasi dengan Menteri Negara Penertiban
Aparatur Negara.
3.5
Pusat Pendidikan dan Latihan Kearsipan
Bertugas untuk merencanakan dan menyelanggarakan
pendidikan dan latihan tenaga-tenaga kerja dan ahli
kearsipan dan melaksanakan koordinasi kegiatan-
kegiatan di bidang pendidikan dan latihan kearsipan.
Terdiri dari sebanyak-banyaknya 5 bidang, dan tiap
bidang terdiri dari sebanyak-banyaknya 3 sub bidang,
yang susunan dan tugasnya diatur lebih lanjut oleh
Kepala ANRI setelah terlebih dahulu berkonsultasi
dengan Menetri Negara Penertiban Aparatur Negara
3.5
Sekretariat 1
32
Staf Ahli 1
Perwakilan-perwakilan Arsip Nasional Republik
Indonesia di daerah-daerah 1
C. Tugas Kelompok
No Nama
Kelompok
Penilaian Kelengkapan Isi Materi
Ketepatan Pengumpulan
Kerapian Laporan
Partisipasi
Cara pengisian rubrik penilaian tugas:
Isi setiap komponen penilaian dengan angka 1 sampai 4 sesuai dengan
pedoman penskoran berikut ini:
1 = Kurang 3 = Baik
2 = Cukup 4 = Sangat Baik
33
Annisa. 2015. Organisasi Masalah Pokok Kearsipan. (Online),
http://masda01.blogspot.co.id/2015/10/makalah-organisasi-masalah-
kearsipan.html?m=1, Diakses pada 27 November 2017.
Mutmainahku. 2014. Organisasi dan Masalah Pokok Kearsipan serta Kedudukan Kearsipan dalam Organisasi. (Online),
http://mutmainahku.blogspot.co.id/2014/04/organisasi-dan-masalah-pokok-
kearsipan.html, Diakses pada 27 November 2017.
Noviandriani, Rahma. 2016. Kedudukan Kearsipan dalam Suatu Organisasi / Instansi. (Online), http://rahmanoviandriani19.blogspot.co.id/2016/04/kedudukan-kearsipan-
dalam-suatu.html?m=1, Diakses pada 27 November 2017.