Download - Kerja Praktek 3
-
7/25/2019 Kerja Praktek 3
1/30
33
BAB III
TINJAUAN UMUM OBYEK PENELITIAN
3.1 Tinjauan Perusahaan
Hotel Libra Syariah Pekanbaru yang terletak di Komplek nangka indah
jalan tuanku tambusai No.7 Pekanbaru, Riau-ndonesia. !isekitar hotel terdapat
perkantoran, masjid, ka"e, atm, indomart, sarana senam dan yoga, sarana hiburan
keluarga, dan juga hotel ini tidak tepat berada dipinggir jalan raya karena hotel ini
terletak di dalam komplek sehingga para tamu merasa sangat nyaman karena
terhindar dari kebisingan lalu lintas ini sangat menguntungkan bagi tamu yang
menginap dihotel tersebut.
#enurut predikatnya, Hotel Libra Syariah tergolong dalam kategori kelas $
Hotel #elati %. Sedangkan jenis tamu yang menginap termasuk dalam $Hotel
&isnis dan keluarga%. !itinjau dari lokasinya tergolong dalam% 'ity
Hotel(berlokasi di area perniagaan(. Hotel Libra Syariah merupakan suatu
perusahaan yang di dirikan oleh seorang pengusaha yang bernama &apak
)"riyandi )nnas.
!engan smakin berkembangnya bisnis perhotelan di pekanbaru maka bapak
a"riyandi annas membangun hotel dengan konsep syariah islam dimana pada
setiap kamar disediakan sajadah dan juga mukenah di dalam hotel juga tersedia
musholla untuk memudahkan para tamu beribadah dihotel ini,dan tidak
sembarangan tamu yang bisa masuk di hotel ini karena harus memenuhi syarat
sesuai standart tamu dihotel-hotel syariah lainnya.
Hotel didirikan pada tahun *+ dengan memodi"ikasi ruko yang
dijadikan dengan lantai dan kurang lebih * kamar dapat dijual setiap
-
7/25/2019 Kerja Praktek 3
2/30
34
malamnya, dan hotel ini beroperasi pada + januari *+* dan memiliki type
kamar antara lain Standart Room, Superior Roomdan jugaDeluxe Room.
3.1.1. isi dan #isi Hotel Libra Syariah)dapun /isi dan misi hotel libra syariah pekanbaru adalah 0
. isi Hotel Libra Syariah
isi dari Hotel Libra Syariah Pekanbaru adalah #enjadi hotel syariah
terbaik di Pekanbaru dengan konsep Clean and Comfort.
*. #isi Hotel Libra Syariah
a. #enyediakan tempat yang nyaman, bersih, dan terjangkau
b. #emberikan pelayanan terbaik kepada setiap tamu sehingga merasa seperti
di rumah sendiri.
1. #en1iptakan keamanan dan ketenangan dengan sistem syariah.
3.2 JOB DESCIPTION
3.2.1 Front Office
Front office merupakan bagian yang paling sangat berpengaruh dalam
sebuah hotel, dimana segala urusan dan proses pemesanan kamar terjadi di front
office. Front officedi pimpin oleh seorang manager yang menga2asi jalannya
proses pemesanan kamar. Karya2an pada Front Officeini mempunyai jam kerja
*3 jam yang terdiri dari shi"t , shi"t * dan shi"t . Shi"t bekerja dari jam +7.++
sampai jam 4.++, sedangkan shi"t * bekerja dari jam 4.++ sampai jam *.++ dan
shi"t bekerja dari jam *.++ sampai jam +7.++.
.*.* Struktur 5rganisasiFront Officedan 6anggung ja2abnya
#anager
Super/isor 5
-
7/25/2019 Kerja Praktek 3
3/30
35
8ambar. ..Struktur 5rganisasiFront Office
. #anager
a. #enga2asi kegiatan kordinasi terhadap seluruh sta" FO yang terlibat dalam
dalam pemesanan kamar maupun pelayanan pemeliharaan peralatan,
penyimpanan dan penggunaan keperluan kegiatan operasionalFO.
b. #emeriksa laporan harian dan laporan bulanan yang menyangkut kamar yang
yang terpakai 9 terjual.
1. #enekankan kebersihan dan kerapihan penampilan pada semua personil FO
yang bertugas.
*. Super/isorFO
a. #embantu #anager FO dalam penga2asan dan kegiatan kordinasi terhadap
seluruh sta"FOyang terlibat dalam dalam pemesanan kamar maupun
pelayanan pemeliharaan peralatan, penyimpanan dan penggunaan keperluan
kegiatan operasionalFO.
b. #emeriksa laporan sta" yang bertugas pada malam hari, log boomenyangkut
kamar yang yang terpakai atau terjual.
BellBoyPhone Receptions
-
7/25/2019 Kerja Praktek 3
4/30
36
1. #engatasi komplain tamu, menekankan kebersihan dan kerapihan penampilan
pada semua personilFOyang bertugas.
3. !"one Operation
a. #elayani pemesanan kamar melalui telpon apabila bagian re#eption dan
reser/asi sedang banyak tamu atau sibuk.
b. #elayani dan menanggapi keluhan pelanggan.
$. Reception
a. #elayani pemesanan kamar
b. #elayani penitipan barang tamu
1. #elayani dan menanggapi keluhan pelanggan 9 tamu
%. &ell &o'
a. #engantarkan dan menjaga barang-barang tamu dengan baik sampai ke dalam
kamar pada proses c"ec in.
b. #engantarkan dan menjaga barang-barang tamu dengan baik sampai ke pintu
keluar pada proses c"ecout.
1. #enjaga dengan baik barang-barang tamu yang dititipkan pada bagian Front
Office.
3.3 Ana!isa Per"asa!ahan
-
7/25/2019 Kerja Praktek 3
5/30
37
&erdasarkan penganalisaan terhadap sistem in"ormasi yang sedang berjalan
pada Hotel Libra Syariah Pekanbaru dapat diketahui beberapa kelemahan yaitu0
. Proses pen1atatan data masih menggunakan metode manual dengan buku-buku
atau berkas-berkas, hal ini dapat menyebabkan 0
a. Kurang e"isien dan sering terjadi kesalahan dalam penulisan.
b. Redundansi atau penggandaan data.
1. nkonsistensi data dalam hal pemasukan data.
d. Kesulitan dalam hal pen1arian data yang dibutuhkan.
*. &uruknya dokumentasi buku-buku dan berkas-berkas tersebut mudah hilang.
. Keamanan dan kerahasiaan data kurang terjamin karena data disimpan dalam
berkas atau buku.
a. Se2aktu-2aktu data dapat diubah, dihapus, ditambah atau dikurangi.
b. Setiap orang dapat dengan mudah untuk mengakses data karena tidak ada batasan
untuk hak akses
3. !alam proses pembuatan laporan juga masih menggunakan metode manual, hal
ini memungkinkan terjadinya 0
a. Kesalahan penulisan, perhitungan jumlah pemesanan dan pembayaran dan
lain-lainnya
b. :aktu yang dibutuhkan relati" lebih lama.
1. n"ormasi yang dihasilkan kurang akurat dan 1epat.
3.# Ana!isa Sis$e"
-
7/25/2019 Kerja Praktek 3
6/30
38
.3. )nalisa Sistem ;ang Sedang &erjalan
-
7/25/2019 Kerja Praktek 3
7/30
39
a. Pelanggan datang atau memesan kamar le2at telepon
b. Re1eptionis memeriksa ketersediaan kamar sesuai dengan permintaan
pelanggan
!idalam ketersediaan ada * kemungkinan, yaitu 0
a. 6ersedia. )pabila tersedia, Re1eptionis akan mengisi "orm reser/asi untuk
pelanggan dan untuk pihak hotel kemudian menyimpan "orm reser/asi
untuk hotel dalam bentuk arsip.
b. 6idak tersedia. )pabila tidak tersedia proses selesai atau pelanggan
mengganti pesanan.
*. Re1eptionis menginputkan reser/asi kedalam sistem dan tersimpan dalam bentuk
"ile
. Proses Penge1ekan Kamar
Proses penge1ekan kamar di hotel libra syariah pekanbaru dilakukan oleh
bagian Room &o' yang akan di laporkan ke bagian receptioni# dengan
menginputkan ke dalam sistem. )dapun proses yang di lakukan room bo'adalah 0
a. Room &o'mendapat laporan dari re1eptionis atau KasirFront Office
bah2a kamar @ telah C"ec Out.
b. &agian re1eptionis menghubungi room bo'bah2a kamar @ di 1ek, dan di
bersihkan.
1. Kamar yang sudah di bersihkan di laporkan ke bagian re1eptionis.
d. &agian re1eptionis megubah status kamar.
-
7/25/2019 Kerja Praktek 3
8/30
40
.3.*. denti"ikasi Permasalahan
!apat dilihat dari gambaran umum sistem reser/asi dapat ditemukan
berbagai masalah9 kelemahan pada proses pemesanan kamar, yaitu 0
. Pemesanan dilakukan dengan datang langsung atau meman"aatkan media telepon
sehingga kurang e"isien dari segi 2aktu dan biaya.
*. Pelayanan in"ormasi ketersediaan kamar kepada pelanggan akan mengalami
keterlambatan apabila terjadi antrian pelanggan di meja re1eptionis dan
se2aktu line telepon sibuk.
Proses pemesanan kamar seperti diatas dianggap kurang e"esien. Hotel
Libra Syariah sudah selayaknya memiliki sistem Pemesanan Kamar berbasis 2eb
yang bisa diakses melalui jaringan internet agar lebih memaksimalkan dalam
proses pemesanan kamar dan jangkauan 1alon pelanggan potensial yang
men1akup 2ilayah tingkat nasional, karena hotel libra syariah pekanbaru terletak
ditengah kota dan daerah perindustrian bisnis.
.3.*.3 Personil ;ang 6erlibat !i !alam Sistem Reser/asi Kamar
!i dalam proses reser/asi ?pemesanan( kamar ini ada beberapa personil
yang terlibat yaitu 0
. &agianReceptioni#9Reser/asi ?Front Office(
*. Pelanggan
.3.*.4Floc"artSistem yang Sedang &erjalan ?Sistem Lama(
)dapun tahap proses pemesanan kamar pada sistem lama sebagai berikut 0
-
7/25/2019 Kerja Praktek 3
9/30
41
-
7/25/2019 Kerja Praktek 3
10/30
42
8ambar .*Floc"art Sistem Lama proses Reser/asi kamar
.3. )nalisa Sistem &aru
.3.. Rekomendasi Pada Sistem &aru
#elihat dari permasalahan yang ada pada proses pemesanan yang lama,
maka di dapat usulan yaitu Proses pemesanan kamar akan dilakukan oleh bagian
Front Officekhususnya bagian reser/asi9 re1eptionis se1ara online. Setiap
pelanggan yang ingin mem booingsebuah kamar dapat memesan langsung
dengan membuka 2eb yang telah disediakan oleh pihak hotel. )dapun proses
reser/asi ?pemesanan( kamar online adalah sebagai berikut 0
. Pelanggan membuka situs9 2eb
*. #enu reser/asi
. nputkan tanggal c"ec in, tanggal c"ec out, untuk melihat ketersediaan kamar
3. !alam proses ini ada * kemungkinan, yaitu 0
a. 6ersedia. )pabila tersedia, maka pelanggan menginputkan type kamar,
jumlah dan data diri pelanggan sesuai dengan data yang diminta pihak
hotel.
b. 6idak tersedia. )pabila tidak tersedia, maka proses selesai, atau pelanggan
bisa mengganti tanggal c"ec indan c"ec Out.
4. 6ampil rin1ian reser/asi, rin1ian data pelanggan dan id booking
=. Pelanggan men1etak laporan booing?rin1ian reser/asi, rin1ian pelanggan
dan ?id booing( sebagai bukti telah memesan9 mem-booingkamar di hotel l
ibra syariah pada saat c"ec in.
-
7/25/2019 Kerja Praktek 3
11/30
43
7. Laporan booing.
.3..* Prosedur Setelah Reser/asi ?Pemesanan( Kamar ke alidasi ?Pembayaran(
-
7/25/2019 Kerja Praktek 3
12/30
44
8ambar . Floc"art Sistem &aru proses Reser/asi ?pemesanan( kamar berbasis 2eb
-
7/25/2019 Kerja Praktek 3
13/30
45
.3.3 )nalisa Kebutuhan !ata
&erdasarkan analisa yang telah dilakukan, beberapa data yang dibutuhkan
sebagai pendukung dalam pembuatan sistem ini adalah 0
1. !ata)ogin
2. !ata Pelanggan
3. !ata Laporan
$. !ata Reser/asi Kamar
.3.3. Kamus !ata ?Data Dictionar'(
Kamus data merupakan beberapa elemen-elemen atau simbol-simbol yang
berguna untuk membantu menggambarkan serta mengidenti"ikasi setiap fieldatau
fileyang terdapat dalam sistem.
6abel . Kamus !ata)ogin
Nama )ogin
!eskripsi !ata)ogin
&entuk !ata 6abel atauFile
Sumber96ujuan
&erasal dari table login sebagai data masukan
?input( ke sistem
Periode Setiap melakukan proses login
olume Setiap melakukan)ogin
Struktur !ata *ama+,#er- !a##ord
6abel .* Kamus !ata Pelanggan
Nama Pelanggan
!eskripsi !ata Pelanggan
-
7/25/2019 Kerja Praktek 3
14/30
46
&entuk !ata 6abel atauFile
Sumber96ujuan
&erasal dari tabel pelanggan sebagai data masukan
?input( ke sistem.
Periode Setiap ada proses reser/asi kamar
olume Setiap melakukan reser/asi
Struktur !ata
Nama, id plgn, alamat, jenis pembayaran, no.hp,
pesan
6abel . Kamus !ata Laporan
Nama !ataLaporan
!eskripsi &erisi data-data Reser/asi
&entuk !ata 6abel atauFile
Sumber96ujuan
&erasal dari tabel Pelanggan dan tabel kamar
sebagai data masukan ?input( ke sistem.
Periode Setiap ada proses reser/asi9 pemesanan kamar
olume Setiap melakukan laporan reser/asi9 pemesanan
harian atau bulanan
Struktur !ata
Nama, id plgn, alamat, jenis pembayaran, no.hp,
pesan , dBbooking, tgl booking, tglB1ek in, tglB1ek
out, jumlahBkamar, type kamar
6abel .3 Kamus !ata Reser/asi Kamar
Nama !ata Reser/asi Kamar
!eskripsi &erisi data-data reser/asi kamar dan data pelangan
&entuk !ata 6abel atauFile
Lanjutan 6abel .4 Kamus !ata Laporan
-
7/25/2019 Kerja Praktek 3
15/30
47
Sumber96ujuan
&erasal dari tabel kamar sebagai data keluaran
?output( dari sistem.
Periode
Setiap melakukan proses pen1arian status dan
ketersediaan kamar
olume Setiap melakukan pen1arian status dan ketersediaan
kamar
Struktur !ata NoBkamar, typeBkamar, posisi, status
.3.4 Kebutuhan sistem
-
7/25/2019 Kerja Praktek 3
16/30
48
.3.4. Kebutuhan Sarana Penunjang
a. Koneksi nternet
.3.= Keuntungan Penerapan Sistem Reser/asi ?Pemesanan( Kamar &erbasis :eb.
&erikut ini diberikan gambaran beberapa keuntungan apabila Sistem
in"ormasi Reser/asi ?pemesanan( kamar &erbasis 2eb di hotel Libra Syariah
diterapkan 0
. Gangkauan Pemesanan yang Luas.
!engan meman"aatkan media internet sebagai sarana pemesanan kamar
se1ara online yang online *3 jam, pelanggan dapat memesan kamar di mana saja
dan kapan saja tanpa dibatasi ruang dan 2aktu dan akan mampu memperluas
jangkauan 2ilayah pemesanan kamar baik nasional maupun man1a negara.
*. Ke1epatan.
Sistem yang teroganisir dapat menghasilkan in"ormasi yang lebih 1epat,
seperti in"ormasi ketersediaan kamar akan menjadi lebih 1epat diperoleh
pelanggan dibandingkan dengan sistem yang lama yaitu pelanggan harus datang
langsung ke hotel atau melalui media telepon untuk mengetahui ketersediaan
kamar.
. &iaya.
!engan adanya pesenanan kamar online maka akan menghemat dari segi
biaya, karena pelanggan tidak harus datang langsung ke hotel untuk memesan
kamar atau melalui media telepon.
3. !okumentasi.
-
7/25/2019 Kerja Praktek 3
17/30
49
Sistem ini bisa mendokumentasikan semua transaksi pemesanan kamar
se1ara se1ara online, karena sistem ini terhubung dengan database yang terkoneksi
internet.
3.% Peran&an'an Sis$e"
)nalisa sistem yang akan digunakan dalam peran1angan disini adalah
dengan menggunakan diagram konteks ?context diagram/- !iagram )lir !ata atau
Data Flo Diagram ? !! (,0ntit' Relation#"ip Diagram? R! (.
.4. !iagram Konteks ?Context Diagram(
!iagram konteks merupakan bentuk diagram sederhana yang
menggambarkan hubungan antara entit'luar, inputserta outputsistem. Selain itu
diagram konteks juga merupakan representasi keseluruhan dari sistem. !i ba2ah
ini merupakan diagram konteks dari sistem yang akan diran1ang.
8ambar .3 Context DiagramSistem Reser/asi Kamar berbasis 2eb
-
7/25/2019 Kerja Praktek 3
18/30
50
.4.* !ata lo2 !iagram ?!!(
!! merupakan model penggambaran program dan prosesIproses jalannya
data yang terjadi pada sebuah program se1ara kon/ensional. Sistem n"ormasi
Reser/asi kamar yang akan diran1ang dapat digambarkan sepeti berikut ini0
. !! Le/el + Reser/asi Hotel &erbasis :eb
-
7/25/2019 Kerja Praktek 3
19/30
51
8ambar .4 !! Le/el +Re#era#i Kamar&erbasis :eb
6abel .4 Keterangan Proses pada !! Le/el +
Na"a Pr(ses Des)ri*si
Login Proses untuk login re1eptionis (Fo/dan #anagerFo
Reser/asi9Pemesanan
Proses yang mengelola pemesanan kamar,
penda"taran, dan pengelolaan data reser/asi
Laporan proses laporan reser/asi9 pemesanan kamar
Struk Proses pen1etakan struk reser/asi9pemesanan kamar
3.%.3 0R Diagram
-
7/25/2019 Kerja Praktek 3
20/30
52
1. 0RD Re#era#i otel &erba#i# eb
8ambar .=0R Diagram
Pada0R Diagramdiatas terdapat beberapa kejadian yang di jelaskan sebagai
berikut 0
. Re1eptionis mengelola kamar
-
7/25/2019 Kerja Praktek 3
21/30
53
*. Pelanggan melakukan booking kamar hotel
. Pelanggan menentukan jenis kamar
3. Pelanggan mendapatkan idBboking
4. #anager tidak dikaitkan dengan peran1angan R! di atas tidak memiliki relasi
dengan tabel lain karena data manager tidak dikaitkan atau tidak masuk dalam
data yang ada di entitas-entitas lain.
3.+ Peran&an'an In$er,a&e
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem
telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. 6iba
2aktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk
sistem tersebut. 6ahap ini disebut dengan mplementasi peran1angan sistem.
-
7/25/2019 Kerja Praktek 3
22/30
54
.=. Halaman Pelanggan
3.4.1.1 Peran1angan Halamanome
8am
bar .7 Peran1angan Halamanome
3.4.1.2 Peran1angan HalamanRe#era#i
8am
bar .J Peran1angan Halaman Re#era#i
SELAMAT ATA!" #RESER$AS# %EB
&'TEL L#BRA S(AR#A& PE)A!BAR*
-
7/25/2019 Kerja Praktek 3
23/30
55
.=.. Halaman ketersediaan kamar
)pabila di klik tombol $Periksa Ketersediaan$, maka akan mun1ul tampilan
ketersediaan kamar dan "orm pelanggan yang harus di isi oleh pelanggan untuk
melakukan reser/asi kamar seperti tampilan di ba2ah ini A
8ambar . Peran1angan Halaman KetersediaanKamar
.=..3 Peran1angan Halaman Kon"irmasiReser/asi
Gika di klik tombol %&ooing, maka akan mun1ul tampilan kon"irmasi
reser/asi seperti tampilan di ba2ah ini 0
-
7/25/2019 Kerja Praktek 3
24/30
56
8ambar .+ Peran1angan Halaman Kon"irmasi reser/asi
-
7/25/2019 Kerja Praktek 3
25/30
57
1. 6ampilan5noiceproses pemesanan kamar setelah di1etak .
8ambar . Peran1angan Halaman Kon"irmasi reser/asi pada saat di1etak
.=.* Halaman )dministrator
.=.*. Peran1angan Halaman )ogin
8ambar .* Halaman)ogin
.=.*.* Peran1angan Halaman Status Kamar
-
7/25/2019 Kerja Praktek 3
26/30
58
8ambar . Peran1angan Halaman Status Kamar
.=.*. Peran1angan Halaman Ketersediaan Kamar
-
7/25/2019 Kerja Praktek 3
27/30
59
8ambar .3 Peran1angan Halaman Ketersediaan Kamar
.=.*.3 Peran1angan Halaman Reser/asi
8am
bar .4 Peran1angan Halaman Reser/asi
.=.*.4 Peran1angan Halaman Laporan Reser/asi
-
7/25/2019 Kerja Praktek 3
28/30
60
1. Peran1angan Halaman Laporan Reser/asi Perhari
8ambar .= Peran1angan Halaman LaporanReser/asi Perhari
*. Peran1angan Halaman Laporan Reser/asi Perbulan
-
7/25/2019 Kerja Praktek 3
29/30
61
8ambar .7 Peran1angan Halaman LaporanReser/asi Perbulan
. Peran1angan Halaman Pass2ord
8ambar .J Peran1angan Halaman!a##ord
-
7/25/2019 Kerja Praktek 3
30/30
62
3.- Peran&an'an Arsi$e)$ur Sis$e"
8ambar . Peran1angan Halaman )rsitektur Sistem
SISTEM ESEASI
KAMA BEBASIS /EB
LO0INSITE MENUPELAN00AN
OMEADMIN MENU
ECEPTIONIS
STATUS KAMAESEASI
KETESEDIAAN
KAMAKON4IMASI
ESEASI
POMOTION
ABOUT AS
PIILA0E
4ACILITY
LAPOAN
ESEASI
PEBULAN
LAPOAN
ESEASI
PEAI
LAPOAN
ESEASI
PASS/OD
ESEASI
KETESEDIAAN
KAMA