Skjenet 2, 5354 Straume | www.nyeoygardenkommune.no | Følg Nye Øygarden kommune på Facebook
KULTUR OG SAMFUNN
Skjenet 2, 5354 Straume | www.nyeoygardenkommune.no | Følg Nye Øygarden kommune på Facebook
Innholdsfortegnelse 1. Bakgrunn .................................................................................................................................. 3
1.1 Tre kommunar blir ein ny kommune ............................................................................................. 3
1.2 Visjon ............................................................................................................................................. 3
2. Mål .......................................................................................................................................... 3
2.1 Intensjonsavtalen .......................................................................................................................... 3
2.2 Intensjonsavtalen sine hovudmål .................................................................................................. 4
2.3 Prinsipp for tenesteyting ............................................................................................................... 4
2.4 Prinsipp for tenesteyting kultur og samfunn................................................................................. 5
2.5 Digitalisering .................................................................................................................................. 6
2.6 Vedteken organisering nivå 1 ........................................................................................................ 6
3. Prosjektorganisering ................................................................................................................. 8
4. Prosjektbestilling til Kultur og samfunn ..................................................................................... 9
5. Organisering og ansvar ........................................................................................................... 11
5.1 Prosjektmetodikk ........................................................................................................................ 11
5.2 Prosjektstyring ............................................................................................................................. 11
5.3 Ansvaret til prosjektleiar ............................................................................................................. 12
5.4 Ansvaret til prosjektgruppa ......................................................................................................... 12
5.4 Prinsipp for etablering av delprosjekt ......................................................................................... 12
6. Framdrift og milepelsplan ....................................................................................................... 13
7. Rammevilkår og økonomi ....................................................................................................... 14
Skjenet 2, 5354 Straume | www.nyeoygardenkommune.no | Følg Nye Øygarden kommune på Facebook
1. Bakgrunn
1.1 Tre kommunar blir ein ny kommune Nye Øygarden kommune består av Fjell, Sund og Øygarden som utgjer
eit felles geografisk område med sterk kystkultur. Den nye
storkommunen med omlag 40.000 innbyggjarar vil handtera framtidige
velferdsoppgåver på ein betre måte enn dagens kommunar kvar for seg.
Den nye kommunen vil ha betre føresetnader for å løysa framtidas
utfordringar.
1.2 Visjon
Øygarden - eit fyrtårn i vest.
Den nye kommunen skal byggja vidare på felles kyst- og strilekultur med lokalt sjølvstyre,
gode tenestetilbod til innbyggarane og framtidsretta samfunns- og næringsutvikling som
sikrar attraktivitet og vekst i heile kommunen.
2. Mål
2.1 Intensjonsavtalen
Nye Øygarden kommune skal vera ein framtidsretta og kunnskapsbasert samfunnsutviklar,
med fortrinn innanfor energi, teknologi og marine ressursar. Kommunen skal løfta fram tre
viktige verdiar som felles kultur, språk og identitet.
Beste praksis i dei noverande kommunane skal vidareførast.
Nærtenesteprinsippet skal leggjast til grunn med daglege tenester som er tilgjengelege
for innbyggjarane lokalt og digitalt.
Me skal ha ein kommune innbyggjarane er stolte av og der det er godt og trygt å bu og
leva.
Nye Øygarden kommune skal ha gode digitale løysingar, både publikumsretta og i
tenesteyting.
Skjenet 2, 5354 Straume | www.nyeoygardenkommune.no | Følg Nye Øygarden kommune på Facebook
Den nye kommunen skal vera eit regionalt og nasjonalt fyrtårn innan teknologi, energi
og marine næringar.
2.2 Intensjonsavtalen sine hovudmål
Kommunen skal vera ein attraktiv bu- og arbeidsregion i bergensregionen
Kommunen skal ha ein berekraftig kystkultur
Kommunen skal levera tenester av høg kvalitet til beste for innbyggjarane
Heile kommunen skal takast i bruk med levande lokalsamfunn og eit mangfaldig
kommunesenter
Kommunen skal vera ein god arbeidsgjevar der trivsel og kompetanse er
grunnleggjande faktorar
Infrastruktur innan veg, fiberkabling og VAR-tenester er høgt prioritert og skal
framleis byggjast ut
2.3 Prinsipp for tenesteyting
Nærteneste-prinsippet skal leggjast til grunn for tenesteytinga i den nye kommunen.
Det betyr at dei publikumsretta tenestene skal vera sikra i kommunale servicesenter,
og dei brukarretta tenestene skal vera lokaliserte så nær brukarane som mogeleg.
Tenestene skal vera på same nivå som i dag, eller betre, og gjeldande planar skal
vidareførast.
Tenester som innbyggjarane ikkje nyttar dagleg, kan sentraliserast til
kommunesenteret eller kommunedelsentera.
Effektiviseringsgevinstar ved etablering av ein ny større kommune skal gje betre
tenester til innbyggjarane
Kommunen skal ha ein handlekraftig og effektiv kommunal organisasjon med god
leiing, høg kompetanse og kvalitet i alle ledd.
Kommunen skal jobba for effektiv internkommunikasjon.
Digitalisering skal kompensera for fysiske avstandar. Vår nye storkommune skal ha
gode digitale løysingar, både publikumsretta og i tenesteyting som til dømes
velferdsteknologi.
Skjenet 2, 5354 Straume | www.nyeoygardenkommune.no | Følg Nye Øygarden kommune på Facebook
2.4 Prinsipp for tenesteyting kultur og samfunn
Frivillig arbeid er ein grunnpilar i kommunen, og både lag, foreiningar og
privatpersonar skal stimulerast til å bidra lokalt.
Biblioteka skal vera gode lokale møteplassar lagt til kommunedelsentra.
Kommunane sine gjeldande kommuneplanar med arealdel skal vidareførast til nye
planar for den nye kommunen er vedtekne. Me vil satsa målretta på infrastruktur og
heilskapleg arealpolitikk for heile den nye kommunen
Gjennom strategisk samfunns- og næringsutvikling vil me styrkja eksisterande, skapa
og leggja til rette for nye arbeidsplasser. Kommunen skal vera nyskapande og utvikla
nye næringsareal med vekt på framtidsretta næringsliv.
Følgjande viktige prinsipp skal leggast til grunn for samfunnsutviklinga innanfor:
Næringsutvikling og arealdisponering
o Realisera potensialet i heile regionen
o Utnytta arealet i bygdene
o Jobba for større sjølvråderett over arealdisponeringa – strandsone, vernesone
og sjøareal
Region- og stadutvikling
o Heile regionen må takast i bruk
o Utvikla lokale senter
o Vidareføra ein desentralisert busetnad med levande bygder
o Ta i bruk sentrumsområdet på Straume
o Ta i bruk kommunedelsentera på Rong og Skogsvåg
Infrastruktur og trafikktryggleik
o Realisera Sotrasambandet og vegtraseen nord – sør (Kolltveit- Ågotnes og
KolltveitAustefjorden)
Skjenet 2, 5354 Straume | www.nyeoygardenkommune.no | Følg Nye Øygarden kommune på Facebook
o Betra kollektivtransporten og syta for tenlege kollektivløysingar der ein når
bygdene
o Betra vegvedlikehaldet og realisera lokale samferdsleprosjekt, t.d. fylkesvegar
o Syta for utbygging av fiber/ breiband
o Vidareutvikla gang- og sykkelvegar i heile kommunen
o I eit langsiktig perspektiv vil ein arbeida for eit nytt fastlandsamband for å
etablera eit ringvegsystem
Klima og miljø
o Den nye kommunen skal vera framtidsretta og ha særskild fokus på alternative
energiformer, forsking, miljøeffektive løysingar og å førebyggja
klimaendringar gjennom lokal handling.
o Den nye kommunen skal vera ein framtidsretta, nyskapande og heilskapleg
næringskommune med høg kompetanse.
2.5 Digitalisering
Digital samanslåing byr på mange utfordringar og moglegheiter.
Kommunesamanslåinga er eit unikt høve til å byggja ein ny og framtidsretta
kommune. I omstillingsprosessen skal det leggjast vinn på å finna nye løysingar og
auka graden av digitalisering
Eksisterande kommunar har ulike digitale løysningar som må handterast i
samanslåingsprosessen. Nokre løysingar vert avslutta, nokre vert vidareført og andre
må skaffast på nytt
Data som ligg elektronisk lagra i ulike system må overførast til nye system, og
samanhengen mellom kommunen sine interne løysningar og kommunale og nasjonale
Fellesløysingar må ivaretakast for å sikre god informasjonsflyt og effektiv
oppgåveløysning.
2.6 Vedteken organisering nivå 1
Den overordna organiseringa av den nye kommunen legg ein del primissar for vidare
organisering
Nivå 1 byggjer på følgjande prinsipp
Skjenet 2, 5354 Straume | www.nyeoygardenkommune.no | Følg Nye Øygarden kommune på Facebook
Sikra behovet til brukarane
Direkte delegering av ansvar og mynde frå fullmaktsnivå 1 (rådmannsnivå) til
fullmaktsnivå 2 (tenestestad/ eining)
Forholdet mellom nivåspenn og kontrollspenn må vurderast når det gjelder leiardialog
og leiaroppfølging frå rådmannsnivået (samhandling mellom fullmaktsnivå 1 og 2).
Dette blir ivareteke i vidare arbeid med organisasjonsmodellen knytt til fullmaktsnivå
2.
Tenestestadene/ einingane på nivå 2 må ha sterke fagmiljø med redusert sårbarheit,
som byggjer på prinsippet om myndiggjorte medarbeidarar og at avgjerd vert teke
nærast mogleg brukar
Stab og støttefunksjonar vert samla i større fagmiljø og skal gje råd og støtte til både
fullmaktsnivå 1 og 2
Styrkje tverrfagleg samarbeid og mellomromskompetanse for å sikra samhandling på
tvers i organisasjonen, og slik unngå «gråsoner»
Skjenet 2, 5354 Straume | www.nyeoygardenkommune.no | Følg Nye Øygarden kommune på Facebook
3. Prosjektorganisering
Skjenet 2, 5354 Straume | www.nyeoygardenkommune.no | Følg Nye Øygarden kommune på Facebook
4. Prosjektbestilling til Kultur og samfunn
De beste løysningane frå dagens kommunar må identifiserast og vurderast opp mot
morgondagens oppgåver og utfordringar.
I de tilfellane der beste praksis ikkje er godt nok, må ein sjå etter nye og betre løysningar (ny
praksis).
Det skal sikrast gode og likeverdige tenestar og i framtida skal det vera tilstrekkeleg kapasitet
og kompetanse. Kommunen skal satsa på innovasjon og digitalisering for å oppnå forbetring,
fornying og effektivisering. Dette vil vera viktige element for å ivareta målsettinga om
ressursoptimalisering.
Spørsmål som må vurderast er mellom anna:
1. Kva tenester og oppgåver høyrer naturleg inn under kommunalsjefområdet?
2. Korleis skal tenester og oppgåver løysast i den nye kommunen?
3. Korleis skal vi organisera og dimensjonera tenester og oppgåver?
4. Kva kompetanse treng vi til ulike oppgåver ?
5. Kva IKT system og anna utstyr treng vi i den nye kommunen?
6. Kva behov har vi knytt til lokale i den nye kommunen?
7. Kva må vera på plass før 1.1.2020?
8. Kva mål må realiserast etter 1.1.2020?
9. Kva opplæring vil det vera behov for?
10. Korleis sikra konvertering av data frå eksisterande kommunar?
11. Kva plan for framdrift må vi ha for å koma i mål til 1.1.2020?
Prosjektbestilling:
1. Definera framtidig organisering i kommunalområde
Definera kva teneste og oppgåver kommunalsjefområdet skal omfatta
Organisering, dimensjonering, roller og funksjonar
Kompetansebehov
Behov lokale og utstyr
Skjenet 2, 5354 Straume | www.nyeoygardenkommune.no | Følg Nye Øygarden kommune på Facebook
2. Definere delprosjekt - prosjektorganisasjon
Kva delprosjekt er det behov for å etablera?
Mandat til delprosjekt
Referansegrupper – brukarperspektiv og høyringar
Avhengighet mellom delprosjekt
Tverrfagleg avhengigheit (samarbeid med prosjekt for andre
kommunalsjefområde)
Utarbeide framdriftsplan og milepelsplan for prosjektet og delprosjekt
Rapportering av framdrift og avvik
Sikra god prosjektstyring
Sikra at personvernet i lov og forskrift vert følgt opp (GDPR)
Vera styringsgruppe for eigne delprosjekt
Vurdera risiko og prioritere
Laga målbildestyring før og etter 1.1.2020
3. Rapportere om status og framdrift av kommunalsjefområdet til overordna
styringsgruppe etter oppsett plan
4. Løfta politiske og prinsipielle spørsmål til overordna styringsgruppe
5. Avklare økonomiske behov med overordna styringsgruppe, til dømes behov for
ekstern kompetanse og eller innkjøp
Skjenet 2, 5354 Straume | www.nyeoygardenkommune.no | Følg Nye Øygarden kommune på Facebook
Overordna styringsgruppa
• Overordna stryringsgruppe tek stilling til politiske og prinsipielle spørsmål som må vidare til fellesnmenda for avgjerd
•Andre spørsmål frå prosjektgruppene kan overordna styringsgruppe ta avgjerd om
Prosjektgruppe/
styringsgruppe
•Prosjektleiar rapporterer til overordna styringsgruppe via prosjektrådmannen som utarbeider grunnlag til møte i styringsgruppa
•Politiske og prinsipielle spørsmål må løftast til overordna styringsgruppe via prosjektrådmannen
Delprosjekt
•Delprosjekt rapporterer til prosjektgruppa som er styringsgruppe for delprosjekta
•Politiske og prinispielle spørsmål må løftast til prosjektgruppa som er styringsgruppe for delprosjekt
5. Organisering og ansvar
5.1 Prosjektmetodikk
Prosjektveiviseren er Difis anbefalte prosjektmodell for styring av digitaliseringsprosjekter i
offentlige virksomheter. Denne prosjektmodellen er lagt til grunn for prosjektet med
etablering av den nye kommunen.
5.2 Prosjektstyring
Skjenet 2, 5354 Straume | www.nyeoygardenkommune.no | Følg Nye Øygarden kommune på Facebook
5.3 Ansvaret til prosjektleiar
Prosjektleiar leverer statusrapport til overordna styringsgruppe 14 dagar før
fellesnemnda sine møte
Prosjektleiar må sikra at IKT, arkiv og andre tenester vert involverte.
Prosjektleiar utarbeider overordna framdriftsplan for prosjektet
Prosjektleiar skal sikra at prosjektgruppa og leiarar i delprosjekt tek i bruk
«Projectplace» som prosjektstyringsverktøy, og sørgje for naudsynt opplæring
Prosjektleiar har ei viktig rolle med å koordinera delprosjekt og sikra framdrift
Prosjektleiar skal sikra at prosjektarbeidet gjennomførast med medverknad og
involvering av tillitsvalde og tilsette
Allereie etablerte delprosjekt må vurderast på nytt når det gjeld mandat og
styringsgruppe
5.4 Ansvaret til prosjektgruppa
Prosjektgruppa har eit kollektivt ansvar for å identifisera tenester og oppgåver som er
viktige for å nå måla for den nye store kommunen
Prosjektgruppa har eit kollektivt ansvar for å sikra framdrift og bidra til optimale
løysningar både innanfor eige prosjekt og når det gjeld samarbeid på tvers av
prosjektgruppene
Prosjektgruppa skal i fellesskap utarbeida forslag til korleis skal vi organisera og
dimensjonera tenester og oppgåver for å oppnå effektiv, god og brukarretta
tenesteyting
Det må utviklast ein organisasjonskultur som legg vekt på gode normer og verdiar for
samarbeid, samskaping og tenesteutvikling.
5.4 Prinsipp for etablering av delprosjekt
Prosjektgruppene kan sjølv oppretta eigne delprosjekt.
Skjenet 2, 5354 Straume | www.nyeoygardenkommune.no | Følg Nye Øygarden kommune på Facebook
Delprosjektleiar har mynde til å organisera arbeidet på ein tenleg måte som gir
framdrift og resultat i tråd med milepælsplan.
Prosjektleiar bør ikkje inngå som deltakar i delprosjekt.
6. Framdrift og milepelsplan
Prosjektleiar skal definera milepælar og framdrift i prosjektet.
Sjå døme på milepælar og framdrift i tabellen under
Faser Aktivitet Milepæl Frist
Konsept Definera tenester i kommunalsjefområdet M1
Definera delprosjekt M2
Utarbeida delprosjektmandat M3
Kartlegging og tiltaksrapport i delprosjekt ferdig M4
Konseptfase ferdig
M5
28. JANUAR
Planlegging Mål og tiltak for delprosjekt før og etter
1.1.2020
M5
Konsekvensanalyse - risiko M6
Identifisera dobbeltarbeid og evt. manglar M7
Identifisera tiltak som må i setjast i verk for å
realisera den nye kommunen 1.1.2020
M8
Planleggingsfase ferdig
M9
28.
FEBRUAR
Gjennomføring og
avslutning
Starta aktivitetar som må realiserast før
1.1.2020
M10
Identifisere tiltak som kan strekka seg lengre
enn 1.1.2020
M11
Tiltak som kan starte etter 1.1.2020 M12
Skjenet 2, 5354 Straume | www.nyeoygardenkommune.no | Følg Nye Øygarden kommune på Facebook
7. Rammevilkår og økonomi
Prosjektleiar må definera behov for personressursar inn i prosjektet og rådmennene må
frigje ressursar
Prosjektleiar må definera behov for økonomiske ressursar som må avklarast med
overordna styringsgruppe på førehand
Prosjektleiar må definera behov for ekstern kompetanse som må avklarast med
overordna styringsgruppe på førehand
Sikre reell medverknad frå arbeidstakarrepresentantar i høve til ressursar og frikjøp
Gjennomføringsfase ferdig
M13
15.
DESEMBER
Realisering Ny kommune M14 1.1.2020