BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Analisis Sistem Dalam membuat suatu program, tidak mungkin bisa lepas dari bagian analisis dan perancangan program tersebut. Karena dengan menganalisis program yang dibuat, maka dapat diketahui alur dari arus informasi yang dikelola oleh suatu program. Dan dengan merancang program terlebih dahulu, dapat diketahui gambaran kasar dari program yang dibuat, itu akan mudah atau menyulitkan user yang akan menggunakan program tersebut. Maka dari itu, ada beberapa tahapan untuk menggambarkan suatu sistem yang akan dirancang yaitu : 1. Pembuatan deskripsi sistem. 2. Pembuatan requerment proses : pembuatan diagram konteks, pembuatan DFD (Data Flow Diagram) 3. Perancangan Basis Data : ERD, Kamus Data 1. Pembuatan deskripsi sistem Sistem informasi penjualan obat di apotik merupakan system informasi yang berkaitan dengan proses transaksi penjualan obat dengan konsumen sekaligus proses transaksi pembelian obat kepada supplier. Keunggulan dari system informasi yang dibangun ini adalah : obat Mempermudah dalam pembuatan laporan persediaan obat Mempermudah dalam pembuatan laporan penjualan dan pembelian Data yang dibutuhkan dalam system informasi ini adalah data pegawai, data konsumen, data dokter, data supplier, data obat, data transaksi penjualan, data transaksi pembelian. Sedangkan informasi yang dapat diambil Mempermudah proses penjualan dan pembelian obat Memperrmudah dalam pencatatan proses penjualan dan penerimaan

obat dalam kurun waktu periode tertentu

adalah berupa laporan pegawai, laporan persediaan obat, laporan penjualan dan laporan pembelian. 2. Pembuatan requerment proses Diagram konteks merupakan gambaran keseluruhan dari suatu sistem informasi. Diagram konteks yang merupakan gambaran dari sistem informasi Penjualan Apotik adalah sebagai berikut :PEGAWAI

2.1 Diagram Konteks (Context Diagram)

SISTEM INFORMASI APOTIK

KONSUMEN

KEPALA

Diagram 1.1 Diagram Konteks Pada diagram konteks di atas terdapat tiga entitas yaitu pegawai,

konsumen, dan kepala apotik. Pegawai memberikan data pembelian obat yang berisi nama obat, jumlah obat ke sistem kemudian sistem akan menghasilkan bukti pembayaran ke pembeli dan laporan pendapatan, laporan data obat yang terjual, laporan jumlah stock obat dan bukti pembayaran dari pembeli ke kepala apotik yang nantinya dapat digunakan untuk membuat kebijakan dalam mengelola apotik tersebut.

2.2 Diagram Alir Data (Data Flow Diagram / DFD)Nota penjualan obat SUPPLIER Data obat yang di terima Faktur Pembelian Nota Retur Pembelian KONSUMEN

Data Obat yang dibeli Pembayaran pembelian Data obat yang retur Data obat yang masuk

SISTEM INFORMASI APOTIK

Daftar Obat yang dibeli Laporan penjualan Laporan pembelian Laporan retur pembelian Laporan stock obat

GUDANG

Data obat habis Data obat keluar

PIMPINAN

DFD level 0 Sistem Informasi Apotik

Keputusan membeli

Pada DFD level 0 berhubungan dengan 4 entitiy yaitu Supplier, konsumen, apoteker dan Gudang. Jika Apotek ingin melakukan pesanan obat maka akan dibuat surat pesanan yang berisi data obat yang akan dibeli dan diserahkan kepada supplier. Setelah diterima, supplier menyiapkan semua obat yang dipesan dan setelah itu obat akan dikirim. Pimpinan Apotek akan mendapatkan faktur pembelian dan obat yang dipesan. Setelah itu maka akan dilakukan pembayaran kepada supplier. Tetapi jika ditemukan kemasan yang rusak maka akan dilakukan retur sesuai dengan perjanjian yang telah dilakukan sebelumnya (biasanya obat yang datang langsung diperiksa dan jika ada yang tidak sesuai atau rusak maka akan dikembalikan pada saat itu juga). Setelah obat diterima maka sebagian akan dimasukkan kedalam gudang. Dengan menggunakan sistem informasi maka Apotek dapat menyimpan dan mengetahui data obat yang masuk, keluar dan habis dengan waktu yang cepat. Untuk proses penjualan, jika ada konsumen datang untuk membeli maka konsumen selain mendapatkan obat yang diinginkan dan konsumen mendapatkan

nota jual. Semua data-data ini nantinya diperlukan oleh pimpinan dari Apotek dari kegiatan operasional yang telah dilakukan. Data Flow Diagram level 1

Data obat yang di beli

KONSUMEN

Data obat yang keluar

PROSES PENJUALAN

Nota Penjualan Data penjualan Nota Jual

Data obat yang di jual

Data obat yang di jual GUDANG Data obat habis Data obat keluar Jumlah obat yang dibeli Jumlah obat yang di retur Obat

Faktur pembelian Data obat yang di terima Data obat yang masuk PROSES PEMBELIAN Data supplier Data pembelian Data obat yang diretur Tanggal retur Data obat yang pernah dibeli Faktur pembelian Data obat habis Keputusan untuk membeli PIMPINAN Data obat yang dibeli Data obat yang diretur Pembayaran pembelian SUPPLIER

Data supplier

Retur pembelian

Laporan penjualan pembelian Faktur pembelian stock obat data suplier Harga obat Data retur pembelian

Data stock obat Data penjualan

Data pembelian Data supplier

DFD level 1 merupakan gambaran yang lebih rinci dari DFD level 0 yang menggambarkan 3 sistem utama yaitu sistem pembelian, penjualan dan pembuatan laporan dengan 4 entity yang terdiri dari Supplier, Konsumen, Gudang dan Pemilik. Supplier berhubungan langsung dengan sistem pembelian dan diperoleh data-data seperti data supplier, data obat yang sudah dipesan, data retur pembelian dan pembayaran yang dilakukan. Setelah obat datang maka akan dimasukkan kedalam gudang untuk

PROSES PEMBUATAN LAPORAN

disimpan dan diperoleh data obat yang masuk dan keluar. Sedangkan konsumen berhubungan langsung dengan sistem penjualan dan diperoleh data penjualan dan obat yang terjual oleh Apotek. Dilain pihak, pemilik akan berhubungan langsung dengan sistem pembuatan laporan sehingga data yang didapat dari kegiatan operasional yang telah dilakukan dibutuhkan sebagai dokumentasi untuk membantu dalam membuat suatu keputusan yang akan dilakukan Data Flow Diagram level 2Keputusan membeli SUPPLIER Data obat yang dibeli Data obat yang habis PIMPINAN

Obat yang di pesan ke supplier

PROSES PEMESANAN OBAT pesanan Data supplier Data obat yang habis Supplier

Data obat yang masuk PROSES PEMBELIAN Data obat Data pembelian Data pembelian

GUDANG

Data obat yang diterima

obat

Faktur pembelian

Pembayaran pembelian

PROSES PEMBUATAN LAPORAN Faktur pembelian Jumlah obat yang diretur Data obat yang pernah dibeli

Data obat yang rusak

Data obat yang diretur Nota retur pembelian Tanggal retur

PROSES PEMBUATAN LAPORAN

Data obat yang diretur Tanggal retur

Return obat

Pada DFD level 2 ini akan menggambarkan lebih detail sistem pembelian yang ada pada DFD level 1. DFD level 2 ini akan memiliki 4 sistem utama yang merupakan bagian dari proses pembelian yang dilakukan yaitu sistem proses pemesanan obat, proses penerimaan obat, proses pembayaran obat dan proses retur pembelian dengan 3 entity yaitu supplier, Gudang dan Pimpinan. Proses pemesanan dilakukan jika obat yang ada digudang telah mencapai stok minimum . Disini pimpinan akan melakukan pemesanan terlebih dahulu kepada supplier sesuai dengan catatan yang diberikan oleh petugas gudang. Pada saat melakukan pemesanan, Apotek memerlukan data supplier yang bersangkutan. Output dari pemesanan obat berupa data pemesanan yang nantinya digunakan dalam pembuatan laporan yang diperlukan oleh apoteker selaku pemilik Apotek. Langkah selanjutnya adalah Apotek memberikan data pemesanan obat yang diinginkan kepada supplier dan setelah itu Apotek akan menerima faktur pembelian beserta obat yang dipesan dari supplier dan terjadilah proses penerimaan obat. Setelah faktur pembelian diterima oleh Apotek maka proses selanjutnya adalah pembayaran kepada supplier. Tetapi sebelum supplier meninggalkan Apotek obat yang diterima akan dicek terlebih dahulu sehingga jika terdapat kemasan yang rusak maka dapat dilakukan retur dan obat yang diretur tentunya akan berkaitan dengan faktur pembelian yang telah dilakukan

Data Flow Diagram level 3Data obat yang pernah di beli Faktur pembelian Data obat yang dibeli Jumlah obat yang rusak Jumlah obat yang diretur Obat

PENCATATAN OBAT YANG RUSAK

SUPPLIER

Nota retur pembelian Tanggal retur PENGGANTIAN OBAT

Data obat yang diretur Tanggal retur

Proses retur pembelian yang terdapat dalam DFD level 2 akan dijelaskan Reyur lebih rinci lagi pada DFD level 3. Level ini menggambarkan 2 sistem utama dan 2 entity yang berperan. Sistem itu adalah pembuatan nota retur pembelian dan penggantian obat, sedangkan entity yang berperan adalah Supplier. Faktur pembelian yang didapat dari supplier merupakan data yang dibutuhkan dalam pembuatan nota retur pembelian karena didalam faktur pembelian, Apotek mengetahui obat yang baru dibeli. Setelah diketahui ada kemasan atau obat yang salah maka Apotek akan membuat catatan retur dan diserahkan kepada supplier. Setelah itu supplier akan memberikan nota retur beli kepada Apotek yang berisi obat yang diretur dan tanggal dilakukannya retur tersebut. Setelah itu semua data-data tersebut akan disimpan kedalam data yang khusus untuk bagian obat yang didalamnya terdapat data-data obat dibeli dan diretur. Setelah semuapembelian

proses dilakukan maka obat tersebut akan kembali ke gudang untuk disimpan. 3. Perancangan Basis Data Perancangan basis data merupakan salah satu tahap yang paling penting dalam proses pembuatan program aplikasi. Tujuan dirancangnya basis data adalah untuk mendefinisikan data-data yang ada dalam suatu file. Filefile ini berisi data yang mengalir baik yang masuk maupun yang keluar dari suatu sistem. Basis data yang digunakan oleh penulis adalah basis data yang dibuat melalui Sql Server.

3.1 ERD

NM_KONS KD_KONS UMUR

NOTELP ALMT KD_PEG NM_PEG ALMT NOTELP

NM_SUPL KD_SUPL NOTELP

ALMT KOTA

KONSUMEN NMe ne ri m aMe t at a nc

PEGAWAI 1 1Dicatat Diteriman

SUPPLIER N NO_FAKTUR N NOTA PEMBELIAN 1 1 KD_SUPL KD_PEG TGL_FAKTUR TERUTANGAda B Dicatat pada

NO_JUAL KD_KONS KD_PEG TGLJUAL

1 NOTA PENJUALAN M

N

JML_JUAL NO_JUALAda J

KD_OBAT NO_FKTR HRG_BELI SUBTOTAL N OBAT M HRG_SA TUAN STOK

M

TOTAL BAYAR

HRG_JUAL SUBTOTAL

TOTAL

N GOLONGAN OBAT NMemiliki

NMempunyai

1

N

NOTA RETUR PEMBELIAN

KD_GOL

NM_GOL

KD_OBT

NO_RTR TGL KD_SUPL

KET

KD_GOL

JENIS

TOTAL

ERD Sistem Informasi Apotik

NM_OBT

SATUAN

ER_Diagram di atas terdiri dari 8 entity yaitu : Konsumen, Pegawai, Supplier, Nota Penjualan, Nota Pembelian, Nota Retur Pembelian, Obat dan Golongan Obat. Entity konsumen mempunyai 5 atribut yang terdiri dari Kode Konsumen, Nama Konsumen, Umur, No Telpon dan Alamat Konsumen. Attribut yang menjadi prymary key adalah Kode Obat. Entity Pegawai mempunyai 4 attribut yang terdiri dari Kode Pegawai, Nama Pegawai, Alamat dan Nomor Telpon Pegawai. Attribut yang menjadi primery key adalah Kode Pegawai. Entity Supplier mempunyai 5 attibut yang terdiri dari Kode Supplier, Nama Supplier, Nomor Telpon, Alamat da Kota Supplier. Attribut yang menjadi primery key adalah Kode Supplier. Entity Nota Penjualan mempunyai 5 attribut yang terdiri dari Nomor Penjualan, Kode Konsumen, Kode Pegawai, Tanggal Penjualan. Attribut yang menjadi primery key adalah Nomor Penjualan. Entity Nota Pembelian mempunyai 7 attribut yang terdiri dari Nomor Faktur Pembelian, Kode Supplier, Kode Pegawai, Tanggal Faktur, Total Pembelian, Pembayaran, Terutang. Attribut yang menjadi primary key adalah Nomor Faktur Pembelian. Entity Obat mempunyai 7 attribut yang terdiri dari Kode Obat, Kode Golongan Obat, Nama Obat, Jenis Obat, Satuan, Stock dan Harga Obat. Attribut yang menjadi primary key adalah Kode Obat. Entity Golongan Obat mempunyai 2 atribut yang terdiri dari Kode Golongan Obat dan Kode Obat. Attribut yang menjadi primary key adalah Kode Golongan Obat. Entity Retur Pembelian mempunyai 5 attibur yang terdiri dari Nomor Retur, Kode Supplier, Tanggal, Total dan Keterangan. Attribut yang menjadi Primary key adalah Nomor Retur Pembelian.

Relasi yang terdapat pada ERD di atas terdiri dari 9 relasi yaitu : bersifat satu Konsumen. Relasi mencatat antara Nota Penjualan dengan pegawai bersifat N : 1 artinya satu pegawai dapat mencatat banyak Nota Penjualan tetapi satu Nota Penjualan hanya dapat dicatat oleh satu pegawai. Relasi diterima antara Nota Pembelian dan Supplier bersifat 1 : N artinya satu Supplier dapat menerima banyak Nota Pembelian tetapi satu Nota Pembelian hanya bisa dimiliki oleh satu Supplier. Relasi dicatat antara Nota Pembelian dengan Pegawai bersifat N : 1 artinya satu pegawai dapat mencatat banyak Nota pembelian tetapi satu Nota Pembelian hanya dapat dicatat oleh satu pegawai. Relasi ada J antara Nota Penjualan dengan Obat bersifat M : N artinya satu jenis obat dapat ada pada banyak Nota Penjualan dan Satu Nota Penjualan memiliki banyak jenis obat. Relasi ada B antara Nota Pembelian dengan Obat bersifat M : N artinya satu jenis obat dapat ada pada banyak Nota Pembelian dan Satu Nota Pembelian memiliki banyak jenis obat. Relasi di catat pada antara Nota Pembelian dengan Nota Retur Pembelian bersifat 1 : N artinya Satu Nota Pembelian banyak memiliki Nota Retur Pembelian tetapi Nota Retur Pembelian tidak dimiliki satu Nota Retur Pembelian tidak dimiliki oleh banyak Nota Pembelian. Relasi mempunyai antara Obat dengan Nota Retur Pembelian bersifat M : N artinya Satu Nota Retur Pembelian dapat memiliki banyak obat dan satu jenis obat memiliki banyak Nota Retur Pembelian. Relasi menerima antara Nota Penjualan dan Konsumen 1 : N artinya satu konsumen dapat menerima banyak

Nota Penjualan tetapi satu Nota Penjualan hanya bisa dimiliki oleh

-

Relasi memiliki antara Obat dengan Golongan Obat bersifat

artinya satu jenis obat dapat memiliki banyak Golongan Obat tetapi Golongan Obat dapat dimiliki oleh satu jenis Obat. 3.2 Kamus Data

Dari ERD di atas Basis Data yang dapat kami buat untuk Sistem Informasi Apotik adalah terdiri dari 8 tabel, yaitu : 1. Tabel Konsumen Field Type KD_KONS Text NM_KONS Text UMUR Text NOTELP Text ALMT Text Primary key : KD_KONS 2. Tabel Pegawai Field Type KD_PEG Text NM_PEG Text ALMT Text NOTELP Text Primary key: KD_PEG 3. Tabel Supplier Field Type KD_SUPL Text NM_SUPL Text NOTELP Text ALMT Text KOTA Text Primary key: KD_SUPL 4. Tabel Nota Penjualan Field NO_JUAL KD_KONS Type Text Text Size 11 4 Keterangan Nomor Penjualan Kode Konsumen Size 4 30 15 50 25 Keterangan Kode Supplier Nama Supplier Nomor Telpon Supplier Alamat Supplier Kota Supplier Size 7 30 30 15 Keterangan Kode Pegawai Nama Pegawai Alamat Pegawai Nomor Telpon Pegawai Size 4 30 3 15 50 Keterangan Kode Konsumen Nama Konsumen Umur Konsumen Nomor Telpon Konsumen Alamat Konsumen

KD_PEG Text TGLJUAL Date TOTAL Integer Primary key: NO_JUAL 5. Tabel Nota Pembelian Field Type NO_FAKTUR Text KD_SUPL Text KD_PEG Text TGL_FAKTUR Date TOTAL Integer BAYAR Integer TERUTANG Integer Primary key: NO_FAKTUR

7 Kode Pegawai Date Time Tanggal Penjualan Integer Total Penjualan

Size 11 4 7 Date Time Integer Integer Integer

Keterangan Nomor Faktur Pembelian Kode Suplier Kode Pegawai Tanggal Faktur Total Pembelian Pembayaran Pembelian Utang Pembelian

6. Tabel Obat Field Type KD_OBT Text KD_GOL Text NM_OBAT Text JENIS Text SATUAN Text STOK Integer HRG_SATUAN Integer Primary key: KD_OBAT 7. Tabel Nota Retur Pemnbelian Field Type NO_RTR Text KD_SUPL Text TGL Date TOTAL Integer KET Text Primary key: NO_RTR 8. Tabel Golongan Obat Field KD_GOL NM_GOL Type Text Text Size 3 5 Keterangan Kode Golongan Nama Golongan Size 4 4 Date Time Integer 50 Keterangan Nomor Retur Pembelian Kode Supplier Tanggal Retur Total Retur Keterangan Retur Size 5 3 30 30 15 Integer Integer Keterangan Kode Obat Kode Golongan Obat Nama Obat Jenis Obat Satuan Obat Jumlah Stok Obat Harga Satuan

Primary key: KD_GOL