Ufficio Lean
Phone: 0577-586597
Mail: [email protected]
Azienda Ospedaliera Universitaria Senese
Lean and Continuous
Improvement Azienda Ospedaliera Universitaria Senese
Ing. Caterina Bianciardi
Azienda Ospedaliera Universitaria Senese
Agenda
About us
Our strategy and approach
Case Study 1: Patient with acute
ischemic stroke: Reduction of door to
needle time
Case Study 2: Kaizen Event in
Microbiology and Virology Laboratory
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Azienda Ospedaliera Universitaria
Senese Mission: Improve the service level provided offering high
professionalism and specialization
• Area occupied 152.200
m²
• People received daily (health personnel, patients, students, visitors) 8000
• Annual hospitalizations 35.000
• Health services annually 3.200.000
• Patients treated by the Emergency Department annually 50.000
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Lean Team
Jacopo Guercini
Daniele Lenzi
Caterina Bianciardi
Lucia Bellandi
Vincenzo Mezzatesta
VISION
To become “a great place to work”
MISSION
A working environment where employees fight against wastes
GOALS
Training on the job, train the trainer and create Lean Thinkers.
Lean Team
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Our Strategy
Azienda Ospedaliera Universitaria Senese
Management Consulting
Project Management
Our activities
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Training
From February 2013 From September
2013
From April 2014 2015
Lean
1° Level
Lean
5S
Lean
2° Level
Lean
3° Level
0
200
400
600
800
1000
1200
1400
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Management Consulting
1° Lean Day 2013
34 projects developed by our employees
2° Lean Day 10th December 2014
Azienda Ospedaliera Universitaria Senese
Management Consulting
8
6
228,6 12,1
46,8
65%
Projects impacting
on service quality
Projects impacting on
organizational
wellness
Waiting hours
eliminated for
patients
Kilometers per week
eliminated for employees
NVA hours
eliminated
Lead
Time
reduction
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Main Projects
Emergency Department
- 40 min/ orthopedic
patient
- 2682 h/year NVA
- 3825 km/
year employees
Medical Department
- 2,5 days lenght of stay
(2013)
- 1,5 days lenght of stay (respiratory diseases)
Surgical Department
Visual boards
New bed management
tools
Surgical Planning Tools
41 projects launched
-216 mt/day employees
16 SOP 5S
Methodology
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Next steps
• Lean in Radiology
• Lean Supply Chain
• Master Lean Healthcare
• Lean 3° Level
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Case Study Patient with acute ischemic stroke:
Reduction of door to needle time
TIME IS BRAIN! Each minute, patients with acute ischemic stroke lose:
- 1,9 million neurons
- 14 billion synapses
- 12 km myelinated fibers Jeffrey L. Saver, MD, UCLA Stroke Center, Los Angeles
Reduce the delay between arriving at hospital and initiation of
systemic thrombolysis to median below 40 minutes for at least half
of all patients
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Steps
VSM as-is
Data Analysis
Improvement Actions
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Results
76 69 62 50
0
20
40
60
80
2013 jan-may2014
june-july2014
june-july2014 (8-20)
Average Door to Needle Time Systemic Thrombolysis
TIME IS BRAIN! It means that every patient saves…
- 49,4 million neurons
- 364 billion synapses
- 312 km myelinated fibers Jeffrey L. Saver, MD, UCLA Stroke Center, Los Angeles
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Case Study Kaizen Event in Microbiology and Virology
Laboratory
Ring definition
Training and planning
Main areas interested by the
project
Measurement
Data Analysis
Kaizen Event (3 Days)
Rapid improvement event that involves key process
partecipants focusing on eliminating wastes
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Main Areas
Internal communication
Stocks
Unnecessary calls
Urgent samples processing time
Samples storage
1 month measurements
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Results
BEFORE AFTER
Semplification of samples storage SOP No. 1 Istruzioni per procedura operativa Versione 1 Data: 17 giugno 2014
Attività Descrizione attività Punti chiave Motivazioni/Diagrammi
Presa in carico
dell'infermiere
I sieri verso il laboratorio di Microbiologia possono
essere inviati secondo orari e modalità variabili riportati
in tabella
Contrassegno con
adesivo giallo del
campione
URGENTE
I campioni URGENTI devono essere contrassegnati da un
adesivo in giallo posto sulla provetta così da consentire
una facile individuazione in laboratorio.
L'adesivo giallo deve
essere posto in modo
da non coprire
l'etichetta
Team GOALS
Gestione dei campioni urgenti-Microbiologia
08:00-13:00 13:00-20:00 20:00-08:00 LUNEDì ORDINARIO+URGENTE URGENTE PRONTA
DISPONIBILITA’
MARTEDì ORDINARIO+URGENTE URGENTE PRONTA DISPONIBILITA’
MERCOLEDì ORDINARIO+URGENTE URGENTE PRONTA DISPONIBILITA’
GIOVEDì ORDINARIO+URGENTE URGENTE PRONTA DISPONIBILITA’
VENERDì ORDINARIO+URGENTE URGENTE PRONTA DISPONIBILITA’
08:00-14:00 14:00-08:00
SABATO ORDINARIO+URGENTE PRONTA DISPONIBILITA’
DOMENICA PRONTA DISPONIBILITA’
PRONTA DISPONIBILITA’
Easier identification of urgent
samples
Semplification of working shifts
Easier supplying process
BEFORE AFTER
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SOP No. 1 SOP No. 4 Versione 1 Data: 17 giugno 2014
Attività Descrizione attività Responsabile Punti chiave Motivazioni/Diagrammi
Rifornimento
magazzino-frigo
Il tecnico di turno in Sierologia 1 rifornisce il frigo
ponendo i materiali secondo l'ordine definito
Tecnico di turno in
Sierologia 1
I materiali più nuovi
devono essere messi
in coda a quelli più
vecchi
Aggiornamento
rifornimento
Il tecnico di turno in Sierologia 1 rifornisce il frigo una
volta al mese ed aggiorna il foglio dove viene riportato
il numero di scatole presenti per tipologia di reagente
(es: arrivano 3 scatole di HBS II, barro 3 caselle)
Tecnico di turno in
Sierologia 1
Barrare le caselle
corrispondenti a
ciascun codice
Aggiornamento
consumato
Ogni qualvolta si preleva una scatola, si barra ad "X"
una casella
(es: prelevo 2 scatole di aHBS 2, barro 2 caselle)
Tecnico di turno in
Sierologia 1
Team GOALS
Gestione delle scorte
Cambio foglio
mensile
Il foglio per la gestione delle scorte ha durata mensile.
All'arrivo dell'ordine del mese successivo, si trascrive
nel nuovo foglio il materiale rimanente, barrando tante
caselle quante sono le scatole rimanenti
Tecnico di turno in
Sierologia 1
NOME CODICE 1 2 3 4 5
HBS II AA24FMD
aHBS 2 AA239KV
NOME CODICE 1 2 3 4 5
HBS II AA24FMD
aHBS 2 AA239KV
NOME CODICE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
HBS II AA24FMD
aHBS 2 AA239KV
REAGENTI
CENTAURMESE DI ……MAGGIO 2014
NOME CODICE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
HBS II AA24FMD
aHBS 2 AA239KV
REAGENTI
CENTAURMESE DI ……GIUGNO 2014
No more time wasted for inventories
Results
Safer workplace
Organizational wellbeing!
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Phone: +39 0577 586597
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