Lean: Kort-cyclisch verbeteren Geen dieet maar life-style
IHC de Zorgmakelaar
Chantal Aarts & Lissy Hurkmans
18-6-2015
Programma
• Van individueel naar collectief leren
• Waar gaan we het niet over hebben deze workshop
• Lean de basis voor kort cyclisch verbeteren
• KAIZEN en continu verbeteren
• Proces in kaart: oefening
• Hoe kun je lean in je organisatie borgen
• Enkele modellen en instrumenten
• Wat neemt u mee van deze workshop?
18-6-2015
Leerproces
18-6-2015
Onbekwaam
Onbekwaam
Bekwaam
Bekwaam
ANNA
Onbewust/ Onbekend
Bewust/ Bekend
Bewust/ Bekend
Onbewust/ Onbekend
Wat is Lean six sigma?
• Is een verbetermethode die data inzet om problemen in processen op te sporen, bloot te leggen en te elimineren.
• De basis van lean six sigma: • Stel uw klanten tevreden met snelheid en kwaliteit
• Verbeter uw processen
• Werk samen voor een maximale opbrengst
• Baseer beslissingen op data en feiten
18-6-2015
Wat is lean?
• Bij Lean staat de klant centraal en voegt men waarde toe.
• Lean gaat over continu verbeteren en dús over innovatie.
• Lean denken ís innovatief denken ten gunste van de klant en gaat dus automatisch over de lange termijn.
• Lean is een leerproces en werkt aan cultuurvervanging.
• Lean betekent van origine: ‘hetzelfde doen met de helft minder’.
18-6-2015
Drie voorwaarden voor borging
Leiderschap
Cultuur Proces
18-6-2015
Hoe lossen we problemen op
• Problemen najagen: brandjes blussen of symptoom bestrijding, eenmalig en korte termijn denken, keert terug.
• Projectmatig problemen aanpakken: eenmalige verbeterslag uitgevoerd door experts, betrokkenheid medewerkers beperkt.
• Continu verbeteren: ‘elke dag iets beter’, direct signalen oplossen, het is van de werkvloer.
18-6-2015
5 pijlers van lean denken
1. Waarde: Wie is de klant en Wat wil deze?
2. Proces: waardestroom en de 8 vormen van
verspilling.
3. Flow creëren: de balans in werkdruk en werktijd.
4. Pull: signaal, wanneer moet er iets
gedaan worden in proces.
5. Streven naar : de PDCA cyclus, continu
perfectie verbeteren/leren.
18-6-2015
Kern van LEAN als methode
• Focus: • Klant staat centraal
• Processen in beeld
• Elimineren van verspilling
• Samen met medewerkers
• Kleine stappen
• Procesgedreven: wegnemen van verspilling en niet
waarde toevoegde aspecten
• Gestructureerd: vaste structuur en logische stappen
18-6-2015
Kern van lean-thinking
• De visie moet op alle niveaus gedragen worden
• Leren denken in systemen (Deming: fouten 85% proces/15% medewerker)
• Heb oog voor de kleine facetten
• Onderzoek altijd de achterliggende oorzaak en neem die weg
• Van “brandjes blussen” naar een “structurele aanpak”
• Treed buiten je eigen denkkaders
18-6-2015
Treed buiten je eigen denkkaders
18-6-2015
KAIZEN
• “Grote veranderingen komen tot stand door kleine stapjes te nemen in de richting van je doel.”
• Techniek is eenvoudig: • Stel eenvoudige vragen
• Denk eenvoudige gedachten
• Voer simpele acties uit
• Los kleine problemen op
• Geef jezelf kleine beloningen
• Herken kleine momenten
18-6-2015
Word een lean – coach
• ‘Een reis van duizend kilometer moet met de eerste stap beginnen’- Lau –Tse / Kaizen.
• Betrek elke medewerker (iedereen op elk niveau) bij het verbeterproces.
• Help/stimuleer medewerkers na te denken over wat ze anders kunnen doen, wat overbodig is en van geen belang voor de klant.
• Stem verbeteractiviteiten op elkaar af.
• Vragen zijn gericht op exploratie (knelpunt), verder verkennen (oorzaken), interpreteren (betekenis voor proces) en concretiseren van verbeteringen.
18-6-2015
Waardestroom in kaart brengen
Stapsgewijs: Stroomschema :
Preoperatief proces Preoperatief proces
• Verwijzing huisarts
• Inplannen poli afspraak
• Screening
• Anamnese
• Onderzoek
• Behandelplan
• Anesthesiologisch onderzoek
• Planning operatie
Verwijzing huisarts
Inplannen poli afspraak
Screening
18-6-2015
8 vormen van verspilling
• T : Transport; materiaal, informatie, dossiers, briefjes
• I : Inventaris; voorraad, beschadigingen, te hoog hangende monitoren, onvoldoende naaldenbekers
• M : Motie; bewegen, lopen, onnodig zoeken, crashkars op de looproute
• W : Wachten; op spullen, antwoord, goedkeuring
• O : Overproductie; meer doen dan (uit)gevraagd, (dubbele)registratie
• O : Over processing; dubbele handelingen, dubbele medicatiecheck, slechte communicatie, geen duidelijk aanspreekpunt
• D : Defecten; correcties, fouten herstellen
• S : Skills; vaardigheden, talenten
18-6-2015
5 S-Model
• Sorteren :noodzakelijk vs overbodig
• Schikken :inrichting werkplek voor iedereen herkenbaar
• Schoonmaken :(correctief) reinigen muren, kasten, opbergsystemen en (preventief) voorkomen verontreiniging
• Standaardiseren :geeft duurzaamheid aan eerste 3 pijlers (visuals)
• Systematiseren :iedereen kent het wie, wat, waarom en hoe van de werkplek (controlelijsten, doelstellingen)
+ S van Safety/Security :veiligheid en bevrediging
& Satisfaction
18-6-2015
Vijf instrumenten om te sturen op verbetering
1. De waardestroom analyse: breng de werkprocessen in kaart in een multidisciplinair team bijvoorbeeld met behulp van de Brown-paper
2. De kritische prestatie indicatoren: Hoe vaak is/wordt…? Meet regelmatig en bespreek de resultaten, maakt knelpunten zichtbaar.
3. De stand-ups: dagelijkse staande sessie van 15 minuten met behulp van verbeterbord. Hoe was je dag? Waar lagen knelpunten en hoe deze aan te pakken.
4. Het verbeterteam: Groepje wat gedurende bepaalde periode werkt aan verbeteringen die te groot zijn voor 1 persoon.
5. De standaarden: Na in kaart brengen proces en verbeteringen aangebracht te hebben, proces standaardiseren.
18-6-2015
Borging op de werkvloer
• Laat instrumenten op de werkvloer tot leven komen.
• Rust Reinheid Regelmaat: structuur en orde op de werkvloer met behulp van het 5 S-model
• Visueel management: het zichtbaar maken van dat wat er nu toe doet voor een team. bijvoorbeeld: werkvoorraden, team prestatie indicatoren en verbeterinitiatieven
• Dagstarts/weekstarts: van elkaar leren, zelfstandig knelpunten herkennen en elkaar aanspreken op verantwoordelijkheid
• Standaardisatie.
18-6-2015
Werken met verbeterbord
18-6-2015
Brown paper
18-6-2015
Weekstart met visuals
18-6-2015
Werkvoorraad medicatie
18-6-2015