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Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination 3.11.99 1
Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination
Thomas HerrmannInformatik und Gesellschaft
FB InformatikDortmund
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Forschung und Entwicklung bei Informatik und Gesellschaft
WebGuideSeeMe
Ziel: ergonomische Gestaltung der Wechselwirkungen zwischen Mensch, Technik und Organisation
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Überblick
• Rückblick auf Move
• Ein Konzept teil-autonomer Koordination
• Beispiel
• Ansätze der Realisierung
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Ausgangspunkt: Mögliche Rolle von Mitarbeitern auf der Ausführungsebene
Mitwirkung bei der Erhebung
Beteiligung bei der Einführung
Ausführung
Anpassung
Feedback
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Erhebung
Schon bei der Erhebung entscheidet sichdie Bereitschaft der Mitarbeiter zur Mitwirkung
Zyklisches Vorgehen
Erheben
Modellieren
Betriebswirt-schaftlicheKennzahlen
Mitarbeiter-orientierte
Kennzahlen
Erhebungs-methoden
Modellierungs-methoden
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BeteiligungPrototypischer Fahrplan für Beteiligung
bei der Einführung von Workflow-Management
Phasen der Beteiligung Methoden anwenden
Informierung
Vorschlags-wesen
Workshops
Qualifizierung
Beratung
Interviews
Visualisierung
Projektetablierung und Erhebung
Modellierung und Soll-Konzeption
Probephase und Feedback
Evaluation und Feedback
Regelbetrieb
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Anpassung
• von Abläufen (z.B. Eskalation)
• der Aufgabenzuteilung bzw. Aufgabenübernahme
• der (Menge der) genutzten Dokumente
meistens bei Sonderfällen
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Fazit zum Stand der Dinge
Qualifizierte Mitwirkung bei der Verbesserung von Geschäftsprozessennur in besonderen Phasen oder bei Sonderfällen
Gleichförmiges Routinehandeln ist bei der Fallbearbeitung vorherrschend und erwünscht
Ungeeignete Grundlage für kontinuierliches und unternehmensweites Lernen
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Zukunftsperspektive: Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination
Statt Arbeit mit vorgegebenen Workflows:
Mitarbeiter entwerfen selbst semi-strukturierte Workflows
als partielle Abbildung ihrer Arbeit
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Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination 3.11.99 10
Geeignete Aufgaben
• nur ein Teil des Prozesses wiederholt sich nach dem gleichen Muster
• regelmäßig und häufiger auszuführen
• potentiell ganzheitliche Aufgabe, die fallweise auch arbeitsteilig erledigt werden muß
• geeignete Auswahl und Abfolge von Tätigkeiten nicht vorab festlegbar
• wechselnde Ressourcen und Zuständigkeiten
• elektronische Unterstützung einer vollständigen und effizienten Aufgabenausführung
– wünschenswert
– möglich
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Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination 3.11.99 11
Groupware reicht nicht
Viele Groupware-Systeme enthalten zu wenige
Elemente, die
• Koordinierung unmittelbar unterstützen
• zur Koordinierung anregen
• Koordination systematisieren
und zwar für die Endnutzer selbst
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Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination 3.11.99 12
Diagramme für semi-strukturierte Workflows selbst gestalten
– Beispiel –
Besprechung vorbereiten
Teilnehmerfestlegen
Terminfestlegen
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Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination 3.11.99 13
Diagramme verfeinern
Besprechung vorbereiten
Termin festlegen
Terminauswählen
Terminbestätigen
lassen
Terminmitteilen
Raumbuchen
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Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination 3.11.99 14
Diagramme erweitern
Besprechung vorbereiten
Teilnehmerfestlegen
Themennachfragen
Einladungerledigen
Rollenfestlegen
Inhalt vorbereitenRaum und
Ausstattung kontrollieren
Terminfestlegen
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Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination 3.11.99 15
WorkflowFlexibilität beim Festlegen der Abfolgen
Besprechung vorbereiten
Teilnehmerfestlegen
Themennachfragen
Einladungerledigen
Rollenfestlegen
Inhalt vorbereitenRaum und
Ausstattung kontrollieren
Terminfestlegen
...
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Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination 3.11.99 16
Flexible Aufgabenverteilung
Besprechung vorbereiten
Teilnehmerfestlegen
Themennachfragen
Einladungerledigen
Rollenfestlegen
Inhalt vorbereitenRaum und
Ausstattung kontrollieren
Terminfestlegen
Initiator Referent SekretariatTeilnehmer
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Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination 3.11.99 17
Flexible Parallelarbeit
Besprechungvorbereiten
Initiator Teilnehmer
Termin bestätigen
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Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination 3.11.99 18
Flexible ParallelarbeitInitiator Teilnehmer
Termin bestätigen
Besprechungvorbereiten
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Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination 3.11.99 19
Besprechung vorbereiten
Flexible Nutzung von Ressourcen
Dokumente
Protokoll Letzte Einladung Teilnehmerliste
Teilnehmerfestlegen
Themennachfragen
Einladungerledigen
Rollenfestlegen
Inhalt vorbereitenRaum und
Ausstattung kontrollieren
Terminfestlegen
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Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination 3.11.99 20
Besprechung vorbereiten
Termin festlegen
Terminauswählen
Terminbestätigen
lassen
Terminmitteilen
Raumbuchen
Integration der Anwendungen
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Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination 3.11.99 21
Besprechung vorbereiten
Termin festlegen
Terminauswählen
Terminbestätigen
lassen
Terminmitteilen
Raumbuchen
Integration der Anwendungen
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Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination 3.11.99 22
Das abstrakte Prinzip ist ausschlaggebend
X Y Z
Initiator C DB
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Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination 3.11.99 23
Checklisten reichen nicht
• Unangemessene Sequenzialisierung wird
nahegelegt
• Visualisierung eingeschränkt
• Eindimensionale Navigation
• Geringe Flexibilität bei der Zuordnung und
Gruppierung
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Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination 3.11.99 24
Geeignete Unterstützung
• Automatisches Vorbereiten
• Verfügbarkeit eines integrierten Editors
• Angebot von Vorlagen zur Erzeugung von Varianten
• Regeln können vorgegeben werden
• Einzelmodelle miteinander verknüpfen
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Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination 3.11.99 25
Lernendes Workflow und teil-autonome Koordination ist durch übergeordnete
Geschäftsprozesse zu unterstützen
• Verwaltung individuell erzeugter und angepaßter
Workflows
• Wissensmanagement und kontinuierliche
Verbesserung: Best-Practices werden dokumentiert
und fortentwickelt
• Datenschutz
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Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination 3.11.99 26
Übergeordnete Aktivitäten
InstantiierenSpeziali-
sierenVerallge-meinern
AnpassenAbgleichen,Aushandeln
Besprechung vorbereiten
Teilnehmerfestlegen
Themennachfragen
Einladungerledigen
Rollenfestlegen
Inhalt vorbereitenRaum und
Ausstattung kontrollieren
Terminfestlegen
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Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination 3.11.99 27
Grundlagen für die Unterstützung
• Geeignete Modellierungsmethode– kommunizierbar
– semi-strukturiert
– flexibel
• Qualifizierung zur Modellierung– Modelle verstehen
– verändern
– erzeugen
• Anleitung zur Selbst-Koordination
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Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination 3.11.99 28
Zusammenfassung
Grundidee:
Mitarbeiter entwickeln selbst Ausschnitte von
Workflowmodellen,die sie für aktuelle Fälle konkretisieren und ggf. miteinander verknüpfen
Ziel:Unternehmensweites, kontinuierliches Lernen in Sachen Prozeßoptimierung
Voraussetzung:effiziente Selbst-Koordination und Prozeßsicht in der Belegschaft verankern