Download - Lic. José Villa Córdova
ARCHIVÍSTICA: DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. PRINCIPIOS Y FUNCIONES. INGRESOS Y SALIDAS DE
DOCUMENTOS. LOS SISTEMAS DE ARCHIVOS
Lic. José Villa Córdova
UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS
CURSO DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
como ciencia de los archivos se utiliza en España desde hace solo unas décadas.
Cartilla de organización de archivos de Antonio Matilla Tascón (1960, 5-6)
compartiendo contenido con otros conceptos como archivonomía o archivología
El término archivística
ha ido adquiriendo hegemonía en la bibliografía española
en Hispanoamérica sigue utilizándose el de archivología -- Manual de archivología hispanoamericana
Aurelio Tanodi (Argentina)- Introducción a la archivología: Guía de
estudio M. Vázquez Murillo
Archivística – ¿Qué es?
¿Podemos considerar la archivística como una ciencia?Eduardo Núñez Fernández Organización y gestión de archivos (1999, 24)
En cuanto a materia archivística
distinguió tres grupos
los que la consideran como una disciplina con unos principios y técnicas específicas para el tratamiento y la organización de archivos (Tanodi en 1960, etc.)
El segundo, los que manifiestan que es una ciencia aún en fase de formación (Cruz Mundet en 1994, etc.)
Los que creen que como ciencia ya consolidada posee unos principios y un método riguroso y contrastable (Antonio Matilla Tascón, Elio Lodolini, Antonia Heredia Herrera, entre otros.)
J. R. Cruz Mundet, en el libro Administración y documentos de archivos. Textos fundamentales (2011a, 16) sigue afirmando que es una "ciencia en formación".
Archivística – Ciencia, Disciplina, Técnica ?
Concepción de Archivística
La archivística
es una ciencia
empezó a difundir sus fundamentos teóricos en el siglo XIX
sistematización de las técnicas (Siglo XVIII)
no se difundieron sus principios y sus métodos hasta el siglo XIX (a pesar de la escritura)
Muller, Feith y Fruin, titulado Handleiding voor het ordenen en beschreijven van Archieven, aparecido en 1898
El Archivo cronológico-topográfico. Instrucción de archiveros, método fácil, sencillo y de poco coste para el arreglo de los archivos.
ESPAÑA
Froilán Troche y Zúñiga - Santiago de Compostela 1828
Disertación sobre Archivos y reglas de su coordinación
ESPAÑA
Facundo Porras Huidobro , Madrid 1830,
Concepción de Archivística – SIGLO XIX
ESCUELAS
École des chartes 1821
La archivística La Escuela de Diplomática española 1856
ciencia auxiliar de la Historia.
La apertura de los archivos a la investigación
La archivís
tica
Concepción de Archivística – SIGLO XX
Fijando su objeto
Estableciendo sus métodos
Normalizando su terminología
Recibe Influencia
valoración del proceso documental
el tipo de usuarios
papel de los archiveros
Desvincula de su apego a los archivos históricos
principios Universales para todo el proceso documental
demostrando
archivos de oficina,
centrales administrativos,
intermedios e históricos
Vicenta Cortés : los archivos son antes gestión que cultura
Apertura de los Archivosservicio a los ciudadanos
Administración.
privilegio de unos pocos De a derecho de todos
(2)
(3)
(4)
(5) Se deja Postura historicista organización y descripción de los fondos documentales Se adopta
Se consolida
(1)
Concepción de Archivística – SIGLO XXI
teórico práctico.
Historia
Objeto
ámbito de actuación
método
principios,
normas
terminología;
conjunto de técnicas
procedimientos
organización,
conservación
difusión
documentos información
archivística integrada
archivero con formación integral
derecho administrativo, la historia, la paleografía y diplomática, la informática, las tecnologías de la información, la lingüística, el
marketing
interdisciplinariedad
documentos electrónicos renovación el protagonismo de las funciones y procesos
Archivo - Concepto
Dictionary of archival terminology Consejo Internacional de Archivos en 1984
disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y de su función
Diccionario de terminología archivística MCU – España (1993, 18).
disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos (tipología, organización, funcionamiento, planificación, etc.) de los archivos y el tratamiento archivístico de sus fondos
Archivística general - A. Heredia1987,
Ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, sus principios de conservación y organización, y los medios para su utilización
Lenguaje y vocabulario archivístico - A. Heredia - 2011
ciencia de los documentos de archivo y de los Archivos como custodios de aquellos y como sistemas responsables de su gestión, así como de la metodología aplicada a unos y a otros y cuyo objetivo es potenciar el uso y servicio de los documentos y de los Archivos
Diccionario de archivística – J CruzMundet - 2011
1. Ciencia de los archivos; 2. Conjunto de conocimientos y de métodos para el tratamiento de los documentos y de los archivos; y 3. Ciencia emergente cuyo objeto son los documentos y los archivos, cuya finalidad es almacenar información y hacerla recuperable para su uso, y cuyo método se articula en torno a las normas archivísticas.
ciencia archicéntrica hacia una ciencia docucéntrica.
objeto ciencia archivos
documentos
Antonia Heredia
documentos
archivos
archivero participa
Desde su creación
Finalidad Eduardo Núñez la organización de los fondos documentales con vistas a su posterior utilización
Servicio : documentos e información
productores ciudadanos.
Objeto y Finalidad
Principios
Procedencia
Respeto al orden natural pueden
agruparse
FONDOOFICINAEste principio determina la estructura del fondo y su orden natural, y queda representado en el
cuadro de clasificación
ciclo vital de los documentos
aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo
documental del que procede y en este fondo en su lugar de origen
un documento tiene una vida similar a un organismo biológico
nace (fase de producción)
vive (fase de mantenimiento y uso)
muere (fase de expurgo)
sucesiva custodia y uso de los documentos en distintos
archivos
ciclo vital de los documentos (2)
archivo de oficina veinticinco o treinta años
Conservación definitiva
valoración
selección.
Con la e-administración las edades documentales se reducen a dos, una de producción o administrativa y otra de custodia
PRODUCCIÓNCUSTODIA
El reconocimiento del ciclo vital de los documentos
implica la necesidad de la unidad y de la continuidad del tratamiento archivístico desde
su producción hasta su eliminación o conservación
permanente.
Diferencias y similitudes con otras ciencias de la documentación
ciencias de la documentación
ARCHIVÍSTICA
DOCUMENTACIÓN
BIBLIOTECONOMÍ
A
Gestión de documentos:Satisfacer Necesidades
Difusión de la información:instrumentos ágiles y precisos
Reproducción y almacenamiento de información : utilización de las nuevas tecnologías
conservación, instalación, restauración uso de soportes documentales comunes
SIM
ILIT
UDE
S
métodos
Origen de los documentos
características de los docu.normas que utilizan en su descripción
tipo de usuarios condiciones arquitectónicas de sus instalaciones
DIFE
REN
CIAS
normas que regulan el acceso
tipo de usuario
Diferencias y similitudes con otras ciencias de la documentación
documentos de archivo son originales, únicos, y se producen de forma natural y seriada, pues son el resultado documental de la actividad y organización de personas e instituciones a lo largo del tiempo
Los libros y revistas conservados en las bibliotecas no son únicos (dependen del volumen de la tirada), ni originales (están impresos) ni se producen de forma natural y seriada, pues ingresan merced a compras, permutas o donaciones.
A los centros de documentación sólo les preocupa la información que contienen los documentos de archivo, los libros y las revistas.
Archivo
El concepto de archivo ha sido objeto de muchas definiciones
Fermín Abella (1877)
no sólo la reunión o conjunto de papeles, documentos, libros y registros de una oficina, corporación o casa particular cuando están metódicamente ordenados, sino el lugar en que se conservan y custodian para que sirvan de consulta
conjunto organizado de documentos que prestan servicio y también del lugar en el que se conservan
Vicenta Cortés(1982 )
Manual de Archivos Municipales (pág. 19)
"conjunto de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o institución, pública o privada, en el transcurso de la gestión de asuntos de cualquier índole, los producidos y los recibidos, de cualquier fecha, los cuales se conservan y custodian para servir de referencia, como testimonio e información, por las personas responsables de tales asuntos y sus sucesores
no solo es un conjunto de documentos
Ley 16/1985 de Patrimonio Histórico Español
"conjunto orgánico de documentos o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Se entienden también por archivos las instituciones donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos
se ha utilizado el término archivo para definir un conjunto organizado de documentos, el lugar donde se conservan y la institución que los gestiona.
El término correcto es repositorios, depósitos o centros de archivo
Archivo
El concepto de archivo ha sido objeto de muchas definiciones
Real Decreto 1708/2011
por el que se establece el Sistema Español de Archivos
1) El conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos, producidos o reunidos por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas; y 2) Las entidades, que de acuerdo con las normas internacionales de descripción archivística, comprenden instituciones, personas y familias, que reúnen, conservan, organizan, describen y difunden los conjuntos orgánicos y las colecciones de documentos.
Antonia Heredia
2011
1) continente; 2) contenido; 3) institución; 4) sistema; y 5) registro de información.
Institución o sistema responsable de las funciones integradas en la gestión de documentos y en la administración de Archivos de una organización
Archivo institución que conserva, trata y sirve los documentos de archivo que guarda
archivo contenido documental del Archivo, identificado con todos los documentos conservados en él, ya sea de un solo fondo o varios
fondo documental conjunto orgánico de documentos procedente de una institución, colectivo o persona, testimonio y prueba de su respectiva gestión
J. R. Cruz Mundet 2011
archivo Diccionario de
archivística
sistema corporativo de gestión que contribuye de manera efectiva mediante una metodología propia a la definición de los procesos de producción administrativa, garantizando la correcta creación de los documentos, su tratamiento, conservación, acceso y comunicación
Archivo
Esta identificación de archivo con el sistema responsable de la gestión documental de una organización gana cada día más adeptos pero, como hemos indicado, es un término que puede tener variados significados dependiendo de cada autor.
Fines de los archivos
T. Schellenberg recoger, conservar y servir los documentos
recoger conservar servir
Funciones de los Archivos
gestión documental
conjunto de intervenciones archivísticas realizadas desde la producción de los documentos hasta después de decidida su conservación permanente.
Sirve para todos los documentos a lo largo de toda la red de archivos, desde los de oficina hasta los históricos
la gestión de documentos abarca desde la fase de diseño de los tipos de documentos que se van a producir en el sistema hasta la fase de conservación permanente de los seleccionados para ello.
Eduardo Núñez Fernández
GESTIÓN
DOCUMENTAL
producción
identificación,
valoración
selecciónelimin
ación,
conservació
n,
difusión
descripción
organización
,
Gestión Documental conjunto organizado de documentos (contenido documental de un archivo )
administración de archivos identifica como institución o sistema
responsable de las funciones integradas en la gestión de
documentos
administración de archivos
Diccionario de terminología archivística español - 1995
organización responsable de la aplicación de la
Dirección,
Planificación
Control
de los programas establecidos
administración de archivos
política archivística
a través de la
Medios
sistema o institución Archivosfunciones
fines
marco normativo regulador
Recursos humanos y materiales
programa de actuación archivística
Joaquín Llansó, (2006, 17).
clasificación
ordenación valoración
selección
descripción informatización
formación de usuarios
presupuestos pago de la nómina del personal del Archivo
compra, renovación o mantenimiento de las instalaciones, equipos y mobiliario
Antonia Heredia
principales manifestaciones
de la administración
de archivos
1) Elaboración de textos legales, reglamentarios y normativos 2) Normalización de formularios 3) Aprobación de tablas de valoración y calendarios de conservación;
4) Adquisición de documentos 5) Integración de Archivos en el Sistema 6) Control de Archivos 7) Implantación de aplicaciones informáticas 8) Distribución de recursos económicos y humanos 9) Planificación de acceso a los puestos de trabajo y a la formación
10) Equipamiento y mantenimiento de instalaciones
11) Planes de reproducción y de restauración
12) Integración en planes de gestión de calidad
13) Planificación y distribución de subvenciones
El tipo de personal que trabaja en un Archivo depende de variadas circunstancias
técnicos de archivo
personal especializado
personal administrativo
personal auxiliar o subalterno O. Gallego archivero profesional
recoge
custodia
selecciona
organiza
la documentación producida y recibida por un ente u organismo público o privado como resultado testimonial de su propia actividad
analiza
describe
informa
certifica
planificarorganizar dirigir elabora informes
asesora a los usuarios
El Archivero
El personal administrativo suele encargarse del mecanografiado, del control de préstamos, del registro de correspondencia y de otras tareas similares
auxiliar o subalterno, o como queramos denominarlo, podemos incluir, entre otros, a los porteros, vigilantes, ordenanzas y limpiadores.
El Archivero
Clases de archivos
Antonia Heredia (1987, 69-70)
Por su productor: archivos públicos y archivos privados
Por la función básica de la persona o institución productora de la que dependan
Públicos: Archivos judiciales, militares, legislativos , etc Privados: personales, nobiliarios, Eclesiásticos, empresas, etc
Por el número de fondos que conservan singulares o únicos, y múltiples
Por el ámbito territorial (Arch. Públicos) locales, provinciales, regionales y nacionales
Por la administración de la que dependan Arch. de la admi. local, autonómica y central o estatal.
Por la edad de los documentos archivos de oficina, archivos centrales administrativos, archivos intermedios y archivos históricos
Por su finalidad archivos administrativos e históricos
Clases de archivos
Documento de archivo
"documento"
concepto muy polivalente
diccionarios más utilizados del
español
doctrina, enseñanza, diploma, carta, relación, testimonio escrito, comunicación, conocimiento, cosa
T. Schellenberg
testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información
no todos los documentos, como es obvio, son documentos de archivo.
toda expresión en lenguaje
natural
convencional
y cualquier otra expresión
gráfica sonora imagen recogida en cualquier tipo de soporte material
soportes informáticos
Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones
la Ley 16/1985 de Patrimonio Histórico
Documento de archivo
Diccionario de terminología archivística (1993, 32)
de acuerdo con unas características
testimonio material
hecho
acto ejercicio de sus
funciones
personas físicas o jurídicas, públicas o
privadas
Realizado por
de tipomaterial
formal
Documento de archivo
Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística - junio de 2012
Documento de archivo
unidad de información mínima
grabada en cualquier soporte
producida por un agente en el ejercicio de sus funciones
que constituye el testimonio material
de una o varias acciones o hechos (de naturaleza jurídica o no)
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
Documento de archivo
Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato
Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, México - 2004
aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias y entidades
Reglamento General de Archivos de Colombia - 1994
registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.
Un documento de archivo
Documento de archivo
Lenguaje y vocabulario archivísticos (2011, 91-93). A. Heredia
tiene contenido (tema),
tiene estructura formal (tipología)
Es producido en un contexto (órgano productor, funciones y actividades de ese órgano).
El documento de archivo se caracteriza por
su naturalidad
su autenticidad
su integridad su fiabilidad
su objetividad
producción inexcusable
un documento de archivo se produce, no se crea
unidad básica de cualquier agrupación documental y también como la unidad de descripción menor.
Unidades documentales simples y compuestas
El documento de archivo
contexto archivístico
unidad documental
simple
unidades documentales compuestas
Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística
unidad documental constituido por
elemento básico de un(a)
fondo
grupo de fondos
colección
serie
un documento de archivo (unidad documental simple)
o por varios que formen una unidad documental compuesta"
unidad de informaciónunidad documental compuesta"
integrada por
varias unidades documentales
producida por uno o varios agentes en el ejercicio de sus funciones,
que constituye el testimonio material de
interrelacionadas por un asunto común,
una actividad/proceso
varias actividades/procesos
Unidades documentales simples y compuestas
Las unidades documentales simples son el resultado de
un solo acto (una actio y una conscriptio),
Las unidades documentales compuestas surgen de un proceso complejo formado por distintos
actos encaminados a la resolución de un asunto
La casi totalidad de las series producidas en la actualidad por las instituciones públicas son unidades documentales compuestas
expedientes
registros DOSSIERS
No tiene cabidaEn act. pública
Unidades documentales simples y compuestas
Los expedientes
en España tuvo una primera regulación general en la Ley de Bases de 19 de octubre de 1889
Los expedientes
exigió la formación en cada ministerio de reglamentos de procedimiento administrativo
estos documentos compuestos surgieron con la formación del Estado Moderno (escasos antecedentes en la Edad Media) y por influencia de la administración de justicia.
hist
oria
Heloisa L. Bellotto “conjunto de documentos de tipologías diferentes cuya reunión es obligatoria para que se llegue a la consecución de un acto administrativo”
Norma ISAD (G),vers. española - 2000
la unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso corriente, o durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto
Olga Gallego - Archivos de Oficina 2003 - folleto
pueden clasificarse tomando como base la diversidad de organismos encargados de su tramitación
Los expedientes - Clasificación
legislativos
judiciales
administrativos
militares
gubernativos
1. Según los organismos encargados de su tramitación
2. Según el tipo de procedimiento seguido
general
específico
Archivos de Oficina - Ministerio de Cultura española - 2003
3. Según el Ministerio de Cultura de España
sometidos a procedimiento
los no reglados
aquellos que materializan cualquier actividad de una oficina, sin que pretendan la resolución administrativa de un asunto
efectos de estadística, constancia o información
Los expedientes - Clasificación
expedientes de conocimiento son aquellos que no exigen un trámite especial y han de surtir efecto en las respectivas dependencias con fines estadísticos, de constancia o archivo (por ejemplo, los expedientes de investigadores de un archivo).
expedientes de información o consultivos
tienen por objeto suministrar o solicitar estudios y propuestas referentes a la materia de que se trate, iniciados por encargo de la superioridad o a iniciativa de la propia oficina. Estos expedientes pueden formar parte de unos trámites superiores que suelen terminar en una resolución
expedientes de resolución son aquellos que, por disposiciones legales reguladoras del procedimiento, deben dar lugar a la adopción de un acuerdo o decisión fundamentada. Entre esos expedientes resolutivos, los de carácter judicial son los que tienen un procedimiento más riguroso.
Un expediente
Los expedientes - Contenido
Está compuesto por
documentos Q se producen
Q se incorporansucesivamente
conforme avanza el procedimiento
están protegidos por la carpetilla o guarda exterior que los contiene y agrupa.
En el exterior de esa carpetilla, como si de la cubierta de un libro se tratara, debe figurar el extracto o resumen que le identifica y describe y, también, a veces, aprovechando el reverso de esa cubierta la relación de contenido o breve descripción de cada uno de los documentos que le integran con su fecha y número de orden. Pero esto último es cada vez menos habitual.
Los documentos que forman un expediente
Los expedientes - Contenido
recibidos (originales)
producidos (borradores, minutas y copias)
otros utilizados para impulsar la tramitación (decretos, notas
marginales…)
van acompañados
de
y por ello se
distinguen
los documentos originales
los documentos no originales
los documentos marginales
por su contenido se diferencian
documentos esenciales documentos de enlace
(informes, resoluciones...) (oficios de remisión, notas internas...)
por su procedimiento
documentos de iniciación
documentos de instrucción
documentos de terminación.
Isabel Seco (1994, 127)
documentos básicos de un expediente
las instancias o solicitudes
los informes
las actas
los oficios
En un expediente administrativo
tipología documental es muy amplia y variada
ejemplo, entre los oficios F. González Navarro distinguía las comunicaciones, las
notificaciones, los requerimientos, los emplazamientos y las citaciones. La denominación y contenido de estos documentos varía según cada país
Los expedientes - Contenido
No es el momento de hacer un análisis de los tipos documentales concretos que pueden encontrarse formando parte de un expediente.
Los más utilizados actualmente en España han sido básicamente analizados, incluyendo su
estructura, en el libro
Manual de Documentos Administrativos - Ministerio de Administraciones Públicas español (1993)
ha sido objeto de varias reediciones,
dado que la práctica administrativa introduce elementos de confusión, y no sólo por cambios
en las denominaciones. Así con las palabras "súplica", "pedimento", "petición", "instancia",
o "solicitud" es posible que nos estemos refiriendo al mismo tipo documental.
no siempre es fácil su clara identificación
Los expedientes - Contenido
súplica pedimento
petición instancia
solicitud
En cuanto al contenido
Los expedientes - Contenido
que debe figurar en el
En México
extracto o resumen que identifica cada expediente
no existe tampoco uniformidad.
I. Unidad administrativa; II. Fondo; III. Sección; IV. Serie; V. Número de expediente o clasificador (el número consecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes);
VI. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente;
VIII. Valores documentales;). VII. Asunto (resumen o descripción del expediente);
IX. Vigencia documental; X. Número de hojas útiles al cierre del expediente (número total de hojas contenidas en el expediente
Lineamientos Generales para la Organización y
Conservación de los Archivos de las Dependencias y
Entidades de la Administración Pública
Federal, (2004)
la identificación del expediente debe contener como mínimo los siguientes elementos:
I. Unidad administrativa;
II. Fondo;
III. Sección;
IV. Serie;
V. Número de expediente o clasificador (el número consecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes);
VII. Asunto (resumen o descripción del expediente);
VIII. Valores documentales;).
VI. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente;
IX. Vigencia documental;
X. Número de hojas útiles al cierre del expediente (número total de hojas contenidas en el expediente
Los expedientes - Contenido
Los expedientes - Contenido
El ayuntamiento de Barcelona elaboró unas normas para la tramitación de expedientes en 1994. En ellas se señala que
Cubierta debía contemplarse la siguiente información:
Nombre del Ayuntamiento
Fecha de inicio del expediente
Número del expediente
Número de registro de entrada del documento de inicio del expediente
Nombre del órgano gestor (encargado de su trámite o instrucción según la normativa orgánica vigente),
Nombre de la Unidad, Área y Ámbito (o instancias análogas) donde el órgano gestor se encuadra
Asunto objeto del expediente,
Fecha de finalización del expediente
Código del Archivo (en su día)
Número de hojas que forman el expediente una vez se haya concluido el asunto administrativo que lo ha generado
todos los expedientes debían ir numerados, en la parte superior derecha de la cubierta,
El número expresaría el orden sucesivo de apertura de los expedientes dentro de cada órgano competente para tramitarlos
Los expedientes - Contenido
La numeración se compondría como norma general de dos partes: la que expresa el orden de apertura y la que indica el año en que se abre, ambas separadas con una barra.
El número de identificación figuraría en la cubierta del expediente y en los dictámenes y propuestas que se elevasen a los órganos de gobierno para su resolución.
También se consignaría en las notificaciones, las comunicaciones y los oficios que se formulen en relación con el expediente, y en los informes, dictámenes, comparecencias y en otros documentos que se hayan de incorporar.
2002 / 1998
Son documentos compuestos
Los Registros
en forma de libro o de cuaderno
donde se asientan, uno detrás de otro, los documentos otorgados o recibidos por una persona o entidad con fines jurídico-administrativos o fiscales
Diccionario de terminología archivística (1993, 46) cuatro acepciones
de este concepto
Es el instrumento resultante de una acción administrativa en el que se materializa el acto de registrar, normalmente en forma de volumen, y que contiene la inscripción, generalmente numerada en orden cronológico, de informaciones consideradas de suficiente interés como para ser exacta y formalmente asentadas
Si los expedientes están formados por un “conjunto de documentos de tipologías diferentes”, los registros son unidades
documentales compuestas formadas por documentos de la misma tipología.
Olga Gallego Domínguez
Los Registros
los registros se usan en cualquier actividad que requiera la anotación sistemática con numeración progresiva o en orden alfabético de personas que dependan de una institución o que se relacionan con ella (registros de soldados, de detenidos, padrones, matrículas fiscales, etc.), o de la documentación enviada o recibida.
propuesta de cuadro de clasificación de fondos de ayuntamiento, publicada en 1996 - Mesa de Trabajo de Archivos Municipales
"conjunto de documentos, referidos a asuntos diversos, ordenados cronológicamente y dispuestos en forma de libro, por ejemplo, libros de actas, libros de caja...)",
también aplicaron este concepto a todos aquellos documentos que contengan información repetitiva que afecte a muchas personas o bienes, vaya o no encuadernada, como hojas sueltas (nóminas) o fichas (tarjetas de racionamiento), aunque su ordenación no tenga que ser exclusivamente cronológica.
Pueden ser voluntarios u obligatorios
Según su naturaleza
Manuel Romero Tallafigo (2005, 130)
registros administrativos o copiadores documentos expedidos o recibidos por una institución o persona, de forma más o menos abreviada
registros jurídico-administrativos registros-acta
en los que se registran actos realizados de hechos voluntarios (casamientos, contratos, poderes, etc.) o actos registrados de hechos naturales (nacimientos, defunciones, etc.).
prefiere la distinción entre registros de “memoria” que copian a texto completo cartas y cédulas expedidas, y registros de “función” que reflejan las labores burocráticas de inicio, tramitación, instrucción, resolución y comunicación de expedientes.
Los registros administrativos tienen como principales funciones servir de prueba, de seguridad y de publicidad.
Los Registros
Las agrupaciones documentales (fondos, divisiones de fondo y series)
Norma ISAD(G), en la versión española del año 2000
fondo, subfondo, serie, subserie, unidad documental compuesta y unidad documental simple
Todos esos niveles podían incluir otros niveles intermedios si se consideraban necesarios
Dejaban así de utilizarse en España los términos de "sección" y "subsección" para identificar las agrupaciones documentales existentes dentro de un fondo, aunque éstos se siguieron utilizando en países de habla hispana como refleja el Instructivo para elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística, elaborado en el año 2004, por el Archivo General de la Nación de México. Al igual en el Manual de Organización de Fondos Acumulados publicado por el Archivo General de la Nación de Colombia, en 2004, se recogen como divisiones de un fondo las de sección, subsección, serie y subserie.
"sección" y "subsección"
El problema es que, como ha expresado Javier Barbadillo (2007, 35-36),
Las agrupaciones documentales (fondos, divisiones de fondo y series)
no parece existir un método exacto que permita decidir cuándo puede considerarse que los documentos acumulados por una entidad administrativa constituyen un fondo y cuándo, tan sólo, un subfondo, división o sección de un fondo.
una entidad administrativa puede considerarse como entidad productora de un fondo si posee, al menos, atribuciones directivas sobre su ámbito de competencia.
tanto los conjuntos documentales de las entidades principales
como los que producen las entidades
subordinadas pueden ser considerados
fondos.
Duchein Una forma de evitar
el problema del nivel administrativo
de las entidades productoras de
fondos consiste en admitir la existencia de una jerarquía de fondos en el caso de las organizaciones
complejas.
grupos de entidades, fondos emparentados, fondos
principales, fondos secundarios o subordinados. Pero este tema sigue abierto
Las agrupaciones documentales (fondos, divisiones de fondo y series)
Es la principal agrupaciones
documentales dentro de cualquier fondo tanto si utilizamos orgánicos
funcionales
criterios
mixtos
unidad básica de cualquier fondo a efectos
de organización.
La serie documental
sucesión o conjunto de documentos testimonio continuado de una actividad que son producidos por uno o más agentes responsables de esa actividad - Antonia Heredia (2011, 166)
(01) conjunto de documentos producido de manera continuada en el tiempo como resultado de una misma actividad y regulada por una norma de procedimiento
(02) documentos que teniendo la misma procedencia permanecen unidos porque forman parte de un sistema archivado reconocible, porque son resultado de la misma actividad, o porque poseen un formato similar y pertenecen a una función particular – CRUZ MUNDET
Las agrupaciones documentales (fondos, divisiones de fondo y series)
un grupo de documentos, expedientes o dossier que han sido reunidos juntos por una actividad específica” - T. Schellenberg
Diccionario de terminología archivística (1993, 49)
un conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad
administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento
Norma ISAD(G) documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados formando una unidad como resultado de una misma
acumulación, del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad; que tienen una forma particular; o como consecuencia de cualquier
otra relación derivada de su producción, recepción o utilización
Javier Barbadillo "conjunto de documentos de la misma procedencia que son el resultado de una
misma actividad
Las agrupaciones documentales (fondos, divisiones de fondo y series)
La serie documental
es un conjunto de documentos
de la misma procedencia
y con características tipológicas propias y distintivas
producidos en el ejercicio de una determinada actividad
en un período de tiempo concreto
5
2
3
4
1
puede estar conformada por agrupaciones de
bandos o edictos de un alcalde
unidades documentales compuestas
unidades documentales
simples
expedientes de multas de tráfico,
causas criminales
Las agrupaciones documentales (fondos, divisiones de fondo y series)
La serie documental
Es esa actividad específica (multar por infracciones de tráfico, juzgar delitos penales
cuyo reflejo documental sigue
una tramitación concreta una tramitación específica
lo que permite
identificarla diferenciarla
Todos los documentos que la conforman tienen notables similitudes en cuanto a
su contenido su estructura su productor
su denominación específica suele venir asignada por el propio legislador
viene recogida en la norma en la que se basa su tramitación
existen series documentales que no están reguladas por el derecho administrativo o por cualquier norma concreta pero que son fácilmente
reconocibles e identificables, como ocurre con los diarios personales de los archivos privados.
Un fondo puede estar constituido por unas pocas series o por miles (como ocurre con los municipales).
Su número variará dependiendo de la complejidad organizativa y competencial del órgano productor o agente agente, utilizando la terminología de la CNEDA.
AGENTE: la institución, familia o persona responsable o involucrada en la creación, producción, gestión documental, etc. de documentos de archivo
Las agrupaciones documentales (fondos, divisiones de fondo y series)
La serie documental
La serie documental
Las agrupaciones documentales (fondos, divisiones de fondo y series)
El tipo documental
un conjunto determinado de documentos, que existen, que son reales, que tienen fecha, productor y contenido,
un elemento utilizado para la identificación y clasificación de dichos documentos, y para su denominación.
Un tipo no es un documento, no es una cosa ni un grupo de cosas
un conjunto de criterios que sirven para caracterizar y diferenciar a la unidad documental
El tipo documental no deja de ser un modelo teórico que refleja una determinada estructura formal del documento
vinculado aun productor
formaría la serie
una actividad concreta,
repetirse en el tiempo,
Diccionario de terminología archivística del Ministerio de Cultura español (1993, 49-50)
La serie documental(Clasificación)
Las agrupaciones documentales (fondos, divisiones de fondo y series)
Cerrada
complementaria paralela.
sujeto productor que continúa en el ejercicio de sus actividades administrativas
desaparición del sujeto productor o de la actividad administrativa regulada por la norma de procedimiento
respondiendo a trámites administrativos diferentes, contribuyen todas a la realización de un mismo objetivo, resultando así una información complementaria, caso de los expedientes de contratación y los proyectos técnicos.
materializan actividades dentro de las funciones administrativas comunes (gestión económica, gestión de personal) y que, en consecuencia, son producidas por las distintas oficinas que en cada organismo tienen este cometido, como ocurre con los expedientes de aprobación de gasto.
otras denominaciones, tales como series antecedentes, series relacionadas, series precedentes, series descendentes, series duplicadas, etc., especialmente en los modelos de análisis de series utilizados en los estudios de valoración y selección de documentos.
También ha habido propuestas de diferenciar la series distinguiendo entre las series genéricas y las series específicas explicando que una serie de carácter general o genérica puede ser desarrollada en otras más específicas, dependiendo de la mayor o menor complejidad de la organización.
abierta,
Las agrupaciones documentales (fondos, divisiones de fondo y series)
La Subserie
1. ajeno a la tradición archivística española, 2. No a la europea. 3. Aparece por primera vez en la versión del año 2000 de la Norma ISAD(G),
al igual que el de subfondo. 4. En la NEDA, de diciembre de 2005, la subserie adquiere plena validez,
pero, como sabemos, se desestima el uso de subfondo.
Lenguaje y vocabulario archivísticos (2011, 91-93). A. Heredia
conjunto de unidades documentales dentro de una serie, agrupadas en razón de modalidades de la actividad que testimonia la serie, en razón de destinatarios o de beneficiarios de dicha actividad o en razón de criterios geográficos
J. R. Cruz Mundet (2006, 198)