Lignes directricesdu contrôle interne

1. Principes de contrôle interne2. Zones de risques indentifiées à

l’occasion des audits3. Modalités de mise en œuvre du CI4. Bénéfices attendus

1. PRINCIPES DE CONTRÔLE INTERNE

1. Principes de contrôle interne

1.1 Objectifs

Maîtriser les risques inhérents à l ’activité d ’agent comptable

Assurance raisonnable et non garantie absolue.

Optimiser l ’utilisation des ressources

1.1 Objectifs

Régularité des opérationsQualité comptable (respect des

principes comptables, fiabilité et exhaustivité de l ’information financière produite…)

Sécurité financière

1. Principes de contrôle interne

1.2 Matérialisation

Dispositif mis en œuvre pour identifier et hiérarchiser les risques inhérents à l ’activité.

Mesures organisationnelles destinées à prévenir la transformation du risque en dysfonctionnement ou sinistre.

Ensemble des procédures visant à faire progresser la qualité et la sécurité des transactions financières (ex : modernisation des procédure de paiement)

1. Principes de contrôle interne

1.3 Principes d ’organisation

La confiance en un collaborateur ne peut être une garantie contre le risque d ’erreur.

Séparation des tâches, rupture des chaînes de travail.

Le dispositif de contrôle interne est sécurisant pour l ’AC mais aussi pour ses collaborateurs.

1. Principes de contrôle interne

2. ZONES DE RISQUES IDENTIFIEES

2.1 Opérations en numéraire

Absence de plafond d ’encaissePas d ’arrêté de caisse quotidienAbsence de formalisation des

rapprochements caisse comptabilité (AC).

2. Zones de risques identifiées

2.2 Chèques

Conservation, délais de transmission par les régisseurs.

Célérité de comptabilisation et de remise à l’encaissement.

Subsistance des chèques à encaissement différé.

Paiement par chèque encore trop fréquent.

2. Zones de risques identifiées

2.3 Opérations des régies

Absence de suppléant, de fonds de caisse, cautionnement.

Précision des arrêtés de créationReconstitution avance avant visa PJLogiciel de régie non installéAbsence de contrôle inopiné sur place

2. Zones de risques identifiées

2.4 Comptes de tiers

Justification des sommes en balance d ’entréeDélais d ’apurement des comptesRessources affectéesTenue des états de développement des soldes

(détail des opérations, périodicité des EDS).

2. Zones de risques identifiées

2.5 - Opérations de dépenses

Délai global de paiementRespect du principe de séparation

ordonnateur/comptableAjustement comptabilité budgétaire et

généraleRattachement des charges à l ’exercice

(confusion charges à payer - restes à payer)

2. Zones de risques identifiées

2.6 Recettes

Respect du principe des droits constatésDélai d ’émission des ordres de recettesSuivi du recouvrementrecettes spécifiques (voyages scolaires,

taxe d ’apprentissage…)

2. Zones de risques identifiées

2. 7 Suivi patrimonial

Non concordance de l’état de l ’actif avec le compte financier.

Procédure d ’ajustement des stocks

2. Zones de risques identifiées

2.8 Opérations particulières

Absence de procédure de validation définie pour les rectifications comptables

Traçabilité perfectible (modalités d ’archivage des justificatifs à définir)

2. Zones de risques identifiées

3. MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DUCONTROLE

INTERNE

3. Mise en oeuvre

Découpage de l ’activité par cycle.Liste des procéduresDétermination pour chaque procédure du

niveau de risque inhérent et du dispositif de contrôle attendu pour maîtriser ce risque.

= référentiel de contrôle interne

3.1 Recensement et cotation des risques

Objectif de qualité comptable : rattachement à la bonne période comptable ou au bon exercice

Risque 3 : absence de comptabilisation dans les délais des opérations affectant le compte bancaire

Détail des risques susceptible d'intervenir : Dispositifs de contrôle interne à mettre en oeuvre :

Les opérations provenant des établissements financiers(prélèvements et virements retracés sur le relevé BDF…), desdébiteurs (réception des moyens de paiement) et des créanciers(décaissements, exécution de virements…) ne sont pas prises encompte au jour de leur réception : le relevé de compte n’est pastraité à sa réception.

Organisation : le dernier relevé de compte bancaire reçu doitêtre comptabilisé quotidiennement.

Il est exclu de comptabiliser globalement le relevé de compte encompte d’imputation provisoire, en contrepartie de lacomptabilisation au 512.

La comptabilisation sans délai des opérations bancaires sur lecompte de disponibilités doit faire l’objet d’un contrôle desupervision au sein du service Comptabilité.

Traçabilité du contrôle de supervision sur le relevé de compte

Observations : l'absence de prise en compte des évènements affectant la situation financière de l'Etat entraine une distorsion entrecette réalité et l'image qu'en donne la comptabilité.

3. Mise en oeuvre3.1 Recensement et cotation des risques (exemple de référentiel

Trésor)

3. Mise en oeuvre

Le point d ’entrée est la procédure et non l ’agent (exemple d ’OF Trésor).

3.2 L ’organigramme fonctionnel

Tâches comptablesOpérationnel

titulaireOpérationnel

suppléantOpérationnelsupervision

Applicationutilisée

Identifiants

Ficheautocontrôle

Observations

Contrôles comptablesContrôle des opérations sensiblesContrôle des rectifications d’écriturescomptablesContrôle de la balance et du sens descomptesContrôle des anomaliesContrôle de l’ajustement entre comptabilitésgénérale et auxiliaireSuivi des comptes d’imputation provisoire

Cycle TrésorerieProcessus Compte bancaire ProcédureEncaissement sur le compte courant duTrésor à la Banque de FranceEncaissements des chèques et autres effetsbancairesRejets d’encaissement par chèques

3.2 Autodiagnostic

Identifier, pour chaque cycle découpé en tâches, les écarts entre la pratique effective et le référentiel.

Questionnaire, à étayer par des corroborations sur échantillon.

Détermination sur chaque tâche, d ’un risque résiduel compte tenu du dispositif de contrôle mis en œuvre.

Actions correctives à mettre en œuvre.

3. Mise en oeuvre

3.3 Plan d ’action

Organise le dispositif de CI (autocontrôle, contrôle réciproque, supervision)

Prévoit la documentation des procéduresDéfinit la traçabilitéDoit être validé.Actualisation : suppose le suivi et l ’analyse

des anomalies et des résultats des contrôles tracés.

Actualisation annuelle ou suite à audit.

3. Mise en oeuvre

3.4 - Contraintes à prendre en compte

Cumul des fonctions gestionnaire -Agent comptable.

Faiblesse de l ’effectif.

3. Mise en oeuvre

4. Bénéfices attendus

Clarification de l ’organisation (cohérence organigramme - délégations - habilitations informatiques, séparation de tâches, développement de la polyvalence).

Association des personnels. Sécurisation de leur environnement de travail.

Traçabilité des erreurs et de leur rectification.Respect de régularité mais aussi amélioration

des procédures (virements par internet, prélèvement automatique des demies pensions),

4. Bénéfices attendus

4. Bénéfices attendus

Pérenniser les bonnes pratiques en cas de rotation des personnels, faciliter la prise de fonction.

Amélioration de l ’auditabilité de l ’agence comptable.

Comptes plus facilement certifiables.