MESYUARAT PEGAWAI KANAN KE-111 (15 NOVEMBER 2018)
MAKLUMAN TERKINI PERMOHONAN KE LUAR NEGARA
PEGAWAI UPM
Oleh: Urus Setia SPLN
SEMUA STAF UPM adalahwajib mengemukakanpermohonan ke luar negara melalui Sistem PermohonanLuar Negara (SPLN) UPM, jikaberhasrat untuk ke luarnegara samada urusantersebut adalah secara rasmiatau bukan rasmi/peribadi.
Pemohon perlu mengemukakan permohonan ke luar negara selewat-lewatnya;• 7 hari bekerja (bagi TIDAK RASMI), dan • 6 minggu (bagi RASMI) daripada tarikh perjalanan dibuat.
Statistik Permohonan ke Luar Negara UPM (1 Januari -31 Oktober 2018)
Jenis Permohonan Jumlah Permohonan Diproses
Tidak Rasmi 1872
Rasmi 1085
Jumlah permohonan RASMI 1085
Permohonan dibawa untuk kelulusan KSU 821 (76%)
Permohonan TIDAK dibawa ke KSU 264 (24%)
Permohonan TIDAK dibawa ke KSU (n=264)
Penajaan/Pembiayaan Sendiri
Peruntukan Universiti/Projek
185 (70%) 79 (30%)
PERMOHONAN TIDAK RASMI
Permohonan TIDAK RASMI perlu dimohon sekurang-kurangnya 7 haribekerja sebelum tarikh perjalanan.
Didapati hanya 84.7% (1585 daripada jumlah 1872) permohonan TIDAK RASMI mendapat kelulusan dalam tempoh 7 hari bekerja selepaspermohonan dibuat.
PERMOHONAN RASMI
Urusetia SPLN akan memohon kelulusan di peringkat KSU melalui sisteme-OTR KPM setelah permohonan mendapat perakuan VC/ sokongan LPU
Permohonan melalui e-OTR KPM perlu dibuat selewatnya-lewatnyasebelum 7 hari bekerja dari tarikh perjalanan yang hendak dibuat
E-mail Pejabat KSU KPM bertarikh 27September 2018;
• berikutan Pejabat KSU kerapmenerima permohonan ke luarnegara yang lewat daripada pihakUniversiti Awam, maka, bermula 8 Oktober 2018 tempoh minima bagipermohonan ke luar negara atastalian (e-OTR) adalah tidak kurang 7 hari bekerja daripada tarikhperjalanan, supaya proses semakandan pertimbangan kelulusan dapatdiberikan dalam tempoh yang sewajarnya.
• Sistem e-OTR ini akan menyekatmana-mana permohonan yang dibuatkurang daripada 7 hari waktu bekerjasebelum tarikh perjalanan.
Beberapa e-mail peringatan kepada SEMUA staf
UPM telah dihantar mengenai makluman terkini
perjalanan ke luar negara termasuklah pematuhan
tempoh membuat permohonan melalui SPLN, iaitu
selewat-lewatnya 7 hari bekerja (bagi TIDAK RASMI)
dan 6 minggu (bagi RASMI) daripada tarikh
perjalanan dibuat.
Beberapa siri taklimat juga telah dibuat bagi
memberi ‘awareness’ tentang tatacara
permohonan ke luar negara, agar proses
permohonan (RASMI) di peringkat Kementerian
Pendidikan melalui sistem e-OTR KPM dapat
berjalan secara teratur.
ISU BERKAITAN
• Permohonan diterima lewat (tidak mengikut tempoh)
• Pemohon tidak membuat pemantauan sama ada permohonandikuiri semula (dikembalikan untuk pembetulan)
• Pemohon tidak peka berkaitan dokumen yang patut dimuatnaik. Walau dikembalikan masih membuat kesilapan sama.
• Pemohon tidak membuat semakan status permohonan(contoh permohonan sangkut di peringkat Ketua PTJ). Menyebabkan keseluruhan proses menjadi lewat.
ISU BERKAITAN
• Perjalanan secara kumpulan, tetapi tidak semua ahli membuatpermohonan
• Tujuan perjalanan tidak dinyatakan dengan jelas (terlaluumum)
• Pegawai tidak dapat membezakan antara ‘PeruntukanUniversiti’ dengan ‘Tajaan’
• Sistem mengalami gangguan (contoh biasa adalah pada waktusistem kewangan ditutup pada awal/akhir tahun)
ISU BERKAITAN
• Tuntutan tidak dapat dibuat kerana tiada surat kelulusan KSU
- ketetapan bahawa tuntutan (RASMI dan menggunakanperuntukan universiti) akan hanya dapat dibayarsekiranya pegawai memperoleh kelulusan permohonan keluar negara daripada KSU
Tindakan Pengguna Sistem Permohonan LuarNegara (SPLN), UPM- Permohonan RASMI
Lampirkan surat jemputan atau arahanhadir ke program rasmi tersebut(atas nama pegawai tersebut sendiri).
Tindakan Pengguna Sistem Permohonan LuarNegara (SPLN), UPM- Permohonan RASMI
Lampirkan maklumat berkaitan program yang akan dihadiri.
Tindakan Pengguna Sistem Permohonan LuarNegara (SPLN), UPM- Permohonan RASMI
Pastikan bahawa lampiran di ‘SCANNED’ dan BUKAN diambil gambar ataupun ‘print screen’
Tindakan Pengguna Sistem Permohonan LuarNegara (SPLN), UPM- Permohonan RASMI
Jika perjalanan adalah ditaja atau pembiayaansendiri, mohon kemukakan surat/maklumat yang bersesuaian
Tindakan Pengguna Sistem Permohonan LuarNegara (SPLN), UPM- Permohonan RASMI
Lampirkan maklumat lengkap butirankelulusan kewangan untuk perjalanan tersebut
Tindakan Ketua PTJ/Pemegang Amanah Akaun Universiti/ Bursar
• Pihak KSU meminta semua Universiti Awam (UA) untukmemastikan bahawa perincian kelulusan kewangan untukperjalanan tersebut, perlulah mengandungi maklumat berikut:
Nama dan butiran pegawai yang diluluskan untuk membuat
perjalanan
Tajuk program, tarikh perjalanan, dan tempat
Butiran kewangan yang diluluskan mengikut pecahan
(tambang perjalanan, penginapan, yuran, elaun makanan
dan lain-lain berkaitan)
Akaun/sumber peruntukan yang diluluskan
Nama dan butiran
pegawai yang
diluluskan untuk
membuat
perjalanan tersebut
CONTOH
Tajuk program, tarikh
perjalanan, dan tempat
CONTOH
Nyatakan butiran
kewangan yang
diluluskan mengikut
pecahan (tambang
perjalanan, penginapan,
yuran, elaun makanan
dan lain-lain berkaitan)
CONTOH
Nyatakan
akaun/sumber
peruntukan yang
diluluskan
CONTOH
http://bursar1.upm.edu.my/spln/
TERIMA KASIH/THANK YOU
P E R T A N I A N I N O V A S I K E H I D U P A N
facebook.com/UniPutraMalaysia @UPutraMalaysia instagram.com/UniPutraMalaysia youtube.com/user/bppupm
www.upm.edu.my