Mala-direta no BrOffice.orgMala-direta no BrOffice.org WriterWriter
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Projeto de Documentação do BrOffice.org
Índice
1 Introdução.......................................................................................................................................... 21.1 Versão........................................................................................................................................ 21.2 Licenciamento............................................................................................................................21.3 Mensagem do Projeto BrOffice.org........................................................................................... 2
2 Como fazer uma mala-direta?............................................................................................................43 Créditos e Agradecimentos..............................................................................................................25
3.1 Créditos....................................................................................................................................253.2 Agradecimentos....................................................................................................................... 253.3 Histórico do Documento..........................................................................................................25
Mala-direta no Writer – Guia Passo-a-Passo
Introdução
1 Introdução
Em 2005, o Banco do Brasil iniciou o seu processo de migração para BrOffice.org com a instalação do pacote "OpenOffice.org 2.0". Hoje, em agosto de 2006, a suíte já se encontra instalada em mais de 38 mil estações de trabalho distribuídas entre as agências e a direção geral. A meta é que se atinja um total de 75 mil estações.
No decorrer do projeto as necessidades dos usuários foram identificadas, o que originou o desenvolvimento de documentação de apoio, incluindo este documento, que foi uma das maiores solicitações demandadas.
Dessa maneira, as soluções livres tem proporcionado ao BB novas funcionalidades de software, aproveitamento do hardware, redução de custos e independência de fornecedores, além de estar alinhado com as políticas do Governo Federal que tem intensificado a adoção de softwares livres na esfera pública.
1.1 Versão
O Guia Rápido da Mala-Direta no Writer, versão 2.0, foi confeccionado à partir da utilização do BrOffice.org 2.0.3 (equivalente ao OpenOffice.org 2.0.3), instalado em uma estação GNU/Linux.
A versão em português do Brasil deste documento foi desenvolvida a partir do modelo de documentos do BrOffice.org, disponível em http://www.broffice.org.
1.2 Licenciamento
Este trabalho está licenciado sob uma Licença Creative Commons Atribuição-Uso Não Comercial-Compartilhamento pela mesma licença. Para ver uma cópia desta licença, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.0/br/ ou envie uma carta para Creative Commons, 559 Nathan Abbott Way, Stanford, California 94305, USA.
1.3 Mensagem do Projeto BrOffice.org
Periodicamente, o Projeto BrOffice.org fará a liberação da versão oficial deste documento, atualizando, com certificação técnica, quaisquer conteúdos que venham a ser incluídos no texto. Colaborações podem ser enviadas para o e-mail [email protected].
O Projeto BrOffice.org, ou qualquer outro colaborador, não se responsabiliza por qualquer dano direto ou indireto causado pela utilização deste documento, cabendo ao próprio usuário a responsabilidade sobre qualquer problema que possa vir a ocorrer.
2 Mala-direta no Writer – Guia Passo-a-Passo
Introdução
A última versão atualizada deste documento poderá ser encontrada em: http://www.broffice.org.
Solicitamos e recomendamos que o conteúdo desta obra e suas eventuais derivações sejam armazenadas em formatos de arquivos livres e padronizados e não em formatos proprietários e fechados.
Saudações e bom trabalho!
A Coordenação do Projeto BrOffice.org
Mala-direta no Writer – Guia Passo-a-Passo
Como fazer uma mala-direta?
2 Como fazer uma mala-direta?
Estando no Writer, abra o documento que deseja utilizar na mala direta (ex.: uma carta) e em seguida acesse o menu Ferramentas > Assistente de mala direta... (fig. 1).
Figura 1
4 Mala-direta no Writer – Guia Passo-a-Passo
Como fazer uma mala-direta?
Selecionar documento inicial: neste primeiro momento você deverá selecionar o documento em que irá se basear a sua mala direta (fig. 2). Você poderá usar o documento atual, criar um novo documento, iniciar a partir de um documento existente ou, então, iniciar a partir de um modelo. Neste exemplo, iremos selecionar a opção "Usar o documento atual". Clique em próximo.
Figura 2
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Como fazer uma mala-direta?
Selecionar um tipo de documento: necessariamente, a mala-direta não precisa ser uma carta, pode ser um e-mail também. O tipo de documento previamente escolhido pelo sistema é "Carta". Iremos utilizar esta opção. Para prosseguir, clique em "Próximo" (fig. 3).
Figura 3
6 Mala-direta no Writer – Guia Passo-a-Passo
Como fazer uma mala-direta?
Inserir bloco de endereço: especifique os destinatários do documento da mala-direta, bem como o layout do bloco de endereço. Clique no botão "Selecionar lista de endereços..."(fig. 4), através do qual você poderá escolher uma fonte de dados para os endereços, adicionar novos endereços ou digitar uma nova lista de endereços. Para melhor explicação do processo, partiremos do princípio que você não possua uma base de dados pronta. Assim, iremos explicar passo-a-passo como proceder para criar uma nova base.
Figura 4
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Como fazer uma mala-direta?
A tela abaixo será mostrada (fig. 5). Se você realmente não possuir uma base de dados previamente cadastrada, note que não aparecerão as informações relativas a "Nome" e "Tabela". Uma tela em branco será mostrada, clique no botão "Criar".
Figura 5
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Como fazer uma mala-direta?
Uma tela de cadastro, com vários campos, será apresentada a você (fig. 6). Nesta tela, você irá informar os dados das pessoas que irão receber a mala-direta. Assim, estaremos iniciando um banco de dados.
Figura 6
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Movimentação entre os cadastros
Como fazer uma mala-direta?
Na opção "Personalizar" você poderá renomear, incluir e alterar o nome dos campos do cadastro. Poderá, inclusive, alterar a ordem de apresentação dos mesmos, selecionando o nome do campo e clicando nas setas para movimentá-lo para cima ou para baixo. Clique no botão "Personalizar" para que possamos lhes explicar o seu funcionamento (fig. 7).
Figura 7
Para excluir um campo que você julgue ser desnecessário, selecione o campo com um clique no mouse e, em seguida, clique no botão excluir. Para renomear, selecione o campo e clique em "Renomear". Se quiser adicionar um novo campo, clique em "Adicionar" e digite um nome para ele. Para alterar a ordem de apresentação, selecione o campo que você deseja mover e clique nas setas de direção, posicionando-o para cima ou para baixo. Para voltar a tela anterior (fig. 6), clique no botão "OK".
Será apresentada a tela inicial do cadastro. Preencha os dados solicitados nos campos. Importante: o último campo apresentado para preenchimento (campo "Gênero") será utilizado para personalizar as saudações das cartas conforme o sexo da pessoa. Por exemplo, defina o valor deste campo com a letra "F" para feminino e "M" para masculino. Poderá também preencher o campo com outras informações como "Feminino" ou "Masculino". Há opções também para "Excluir" e "Localizar" cadastros.
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Como fazer uma mala-direta?
Após preencher a tela, clique em novo para salvar o registro atual e continuar adicionando novos. Se desejar salvar apenas 1 registro ou, após cadastrar o último de sua lista, clique "OK". O sistema irá apresentar a tela (fig. 8) para que você salve o arquivo de sua lista.
Figura 8
Clique em "OK" para salvar sua base de dados. Selecione a pasta e o nome do arquivo que você salvar e clique no botão "Salvar".
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Como fazer uma mala-direta?
Realizado este processo, a tela para seleção da lista de endereços aparecerá novamente (fig. 9). Note que o arquivo que você salvou aparecerá na tela. Se o seu arquivo não aparecer na tela, clique no botão "Adicionar" e localize a sua pasta na qual você salvou anteriormente. Para incluir novos nomes na lista, selecione-a e clique em "Editar". Por fim, selecione a base de dados que deseja utilizar e tecle em OK para prosseguir.
Figura 9
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Como fazer uma mala-direta?
Voltamos a tela de "Inserir bloco de endereço" (fig. 10). A opção "Este documento deve conter um bloco de endereço" deve estar selecionada se você quiser imprimir no documento os dados de endereço existentes no cadastro, caso contrário, apenas o nome das pessoas será impresso nas cartas.
Figura 10
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Como fazer uma mala-direta?
Clicando no botão "Mais..." que abrirá uma nova tela em que serão mostradas quatro pré-definições de visualização de blocos (fig. 11). Você poderá criar um Novo, Editar um dos blocos pré-existentes ou então Excluir. Na parte inferior da janela existem opções que você poderá definir a visualização de país e/ou região no documento de sua mala direta.
Figura 11
Iremos ensiná-lo a criar um novo bloco de endereços. Clique em "Novo" (fig. 11).
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Como fazer uma mala-direta?
Para melhor entendimento, visualize a figura 12. Na listagem de campos (A), selecione o campo com um clique do mouse e em seguida na seta de inserção (B). Para excluir um campo que você incluiu, clique na seta de exclusão (C). Note que os nomes dos campos serão inseridos na tela que está em branco (D). A medida que você vai inserindo ou excluindo campos o sistema vai atualizando a visualização na tela (E).
Figura 12
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A
BC D
E
Como fazer uma mala-direta?
Logo após incluir os campos selecionados eles serão apresentados na caixa de visualização (E). Note no detalhe da tela abaixo (fig. 13) que não há espaços entre a cidade e o estado.
Figura 13
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Como fazer uma mala-direta?
O que houve neste caso é que, na hora de inserir um campo, deve-se tomar o cuidado, por exemplo, de seguir este procedimento: selecione o campo "CEP" e clique na seta de inserção (conforme fig. 12, letra B). Em seguida, na janela "C", clique com o mouse do lado esquerdo do campo "CEP" tomando o cuidado de deixar um espaço em branco após o sinal ">". Agindo desta maneira, o sistema irá inserir o espaço em branco entre as informações. No nosso exemplo, para corrigir os campos "Cidade" e "Estado" que ficaram juntos, basta realizar o seguinte procedimento (fig. 14):
Figura 14
Clique com o mouse em cima do campo "Estado" conforme tela acima. Em seguida, clique na tecla de navegação para mover a informação para a direita, conforme mostrado na fig. 14. Pronto, agora confira na visualização se os campos ficaram dispostos da maneira que você desejaria. Faça suas alterações e clique em OK. Será apresentada novamente a tela de "Selecionar bloco de endereço". Localize o bloco que você criou, selecione-o com um clique do mouse e tecle "OK" para prosseguir.
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Como fazer uma mala-direta?
A tela (fig. 10) será novamente apresentada a você. Clicando no botão "Coincidir campos..." será apresentada uma nova janela (fig. 15) em que você poderá alterar as correspondências existentes entre os nomes dos campos. Note que enquanto você realiza uma alteração o sistema vai mostrando na parte inferior da tela como ficará a disposição dos campos. Clique em OK para confirmar suas escolhas e depois em "Próximo" para continuar.
Figura 15
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Como fazer uma mala-direta?
Especifique as propriedades para a saudação. Se o banco de dados de mala direta contiver informações sobre o sexo, você poderá especificar diferentes saudações com base no sexo do destinatário. Selecionando a opção "Este documento deve conter uma saudação" serão apresentados outras opções (ver fig. 16) para que você faça suas escolhas. Se quiser utilizar apenas uma saudação geral, deixe desmarcada a opção "Inserir saudação personalizada" e digite na caixa "Saudação geral" a saudação que você deseja. Por outro lado, se você desejar personalizar a saudação, marque a caixa "Inserir saudação personalizada" e faça suas alterações para o sexo feminino e masculino ou então crie uma nova saudação clicando no botão "Novo".Muito importante: Na janela, existem dois campos da lista de endereços em que você deve indicar as informações pertinentes para enviar a carta para uma pessoa do sexo FEMININO. Selecione a caixa com o campo "Gênero" e digite o valor do campo exatamente como você definiu no cadastro da pessoa. Faça as alterações que julgar necessário e clique em "Próximo".
Figura 16
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Como fazer uma mala-direta?
Ajustar layout do bloco de endereço e saudação: especifique a posição dos blocos de endereço e saudações nos documentos. A janela (fig. 17) apresenta a opção "Alinhar ao corpo do texto" pré-selecionada. Desta forma o endereço e saudação serão alinhados ao corpo do texto. Você também poderá mover a saudação para cima ou para baixo no texto, clicando no botão correspondente. Note que as alterações são visualizadas automaticamente. Por outro lado, você também poderá definir manualmente a posição do bloco de endereço de forma manual, deixando em branco a opção "Alinhar ao corpo do texto". O sistema permitirá a você incluir a distância que desejar tanto para a esquerda ou para cima. Realizadas as alterações, clique em "Próximo".
Figura 17
20 Mala-direta no Writer – Guia Passo-a-Passo
Como fazer uma mala-direta?
Visualizar e Editar documento: navegue na guia movimentando-se para frente ou para trás nos registros. Se quiser excluir algum nome para que não o mesmo apareça na mala direta, deixe a barra de navegação sobre o registro e marque a opção "Excluir este destinatário". Nesta tela (fig. 18) também poderá ser editado o documento clicando em cima do botão "Editar documento" e realizar outras alterações. Clique em "Próximo" para continuar.
Figura 18
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Como fazer uma mala-direta?
Personalizar documento: o Assistente de Mala Direta cria um único documento mesclado com quebras de página entre cada destinatário. Quando você chegar nesta página do Assistente (fig. 19), os nomes e endereços dos destinatários estarão contidos no documento. Se for de seu interesse, edite os documentos de cada destinatário. Clique no botão "Editar documento individual" e o sistema irá mostrar a você todas as cartas criadas para que você possa gravar alterações de forma individualizada. Para voltar à tela anterior, clique no botão "Retornar ao Assistente de Mala Direta" (localizado no canto superior esquerdo).Também será possível localizar um texto ou nome de alguma pessoa entre todas as cartas geradas. Clique em "Próximo" e siga para o último passo.
Figura 19
22 Mala-direta no Writer – Guia Passo-a-Passo
Como fazer uma mala-direta?
Salvar, imprimir ou enviar: especifique as opções de saída dos documentos de mala direta. A aparência desta página (fig. 20) varia em função da opção que você selecionar.
Figura 20
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Como fazer uma mala-direta?
Selecionando a opção "Salvar documento inicial" e acionando posteriormente o botão de mesmo nome sua mala direta será salva para posterior utilização. Selecionando a opção "Salvar documentos mesclados" e depois em "Salvar documentos" sua cartas serão salvas individualmente no formato "Nome_do_Arquivo_x.odt" (onde x será representado por números sequenciais). Na seleção da opção "Imprimir documento mesclado" será aberta uma caixa para que você selecione a impressora em que deseja imprimir seus trabalhos (figura 21). Você ainda poderá imprimir todos os documentos ou escolher o intervalo entre as cartas que criou. Clique em "Imprimir documentos". Para finalizar o processo clique em "Concluir".
Figura 21
24 Mala-direta no Writer – Guia Passo-a-Passo
Créditos e Agradecimentos
3 Créditos e Agradecimentos
3.1 Créditos
Autor: Kraucer Fernandes Mazuco
Coordenador de Documentação: Gustavo Buzzatti Pacheco <[email protected]>
Coordenador Geral: Claudio Ferreira Filho <[email protected]>
3.2 Agradecimentos
O autor agradece a toda equipe do Núcleo de Software Livre do Banco do Brasil (Vilson Carlos Pastro, Dinis Agostinho dos Santos, Murilo Dantas Barreto, Fernando Vicente Mello Alves Junior, Raphael Folly Nogueira e Lidia Cristina Bueno Chamelete).
O BrOffice.org reconhece e agradece a todos os membros da comunidade, em especial aos mencionados em http://www.openoffice.org/welcome/credits e http://www.openoffice.org.br/creditos.
No Brasil, a comunidade está representada em http://www.broffice.org.
3.3 Histórico do Documento
Versão Contribuição Responsável Contato Data1.0 Autoria original Kraucer Fernandes Mazuco [email protected] 13/01/2006
2.0 Atualização Kraucer Fernandes Mazuco [email protected] 27/07/2006
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