MANAGEMENTUL
PROIECTELOR
02 … Definirea motivului și a obiectivului
II. Definirea motivului și a obiectivului
Conținutul capitolului
Crearea definirii proiectului
De ce avem nevoie de un proiect ?
Ce va rezulta din proiect
Idee
Succesul proiectelor depinde de o cunoaștere
precisă
completă
lipsită de ambiguități
II. Definirea motivului și a obiectivului
Pentru a termina o misiune trebuie știut
rezultatul dorit - CE ?
motivul - DE CE ?
Managerii buni știu că o explicație importantă a succesului lor este faptul că asigură claritatea asupra motivului existenței proiectului și a celor ce trebuie îndeplinite.
Proiectele de succes încep prin cunoașterea clară a obiectivului final
Cunoașterea motivului
Orice acțiune pe care o întreprindem are la bază un motiv
De ce fac asta ?
Definirea motivului unei acțiuni
se face în general într-un document numit Expunere de motive
trebuie să fie precisă, pt că diferențe mici în definire pot
duce la diferențe mari în ceea ce se va
realiza
Cunoașterea motivului
Definirea motivului unei acțiuni, ex:
a) Dotarea laboratorului de CEF pentru a putea realiza activități didactice cu toată grupa
b) Dotarea laboratorului de CEF pentru a crește calitatea procesului didactic
Cunoașterea motivului
Definirea motivului unei acțiuni, ex:
a) Dotarea laboratorului de CEF pentru a putea realiza activități didactice cu toată grupa
Mai multe standuri
b) Dotarea laboratorului de CEF pentru a crește calitatea procesului didactic
Cunoașterea motivului
Definirea motivului unei acțiuni, ex:
a) Dotarea laboratorului de CEF pentru a putea realiza activități didactice cu toată grupa
Mai multe standuri
b) Dotarea laboratorului de CEF pentru a crește calitatea procesului didactic
Mai mult timp de lucru
Cunoașterea motivului
Mulți manageri se întreabă doar CE? este proiectul și nu discută niciodată DE CE? îl fac Știind de ce se face un anumit lucru
crește motivația
impulsionează membrii echipei
Majoritatea oamenilor obțin rezultate mai bune când cunosc motivul pt care muncesc
Ajută la a verifica dacă rezultatele sunt cu adevărat valoroase
Ajută la luarea deciziilor cele mai bune pe parcursul realizării proiectului
Cunoașterea motivului, ex:
Unui asistent universitar i se cere să doteze cu aparatură nouă laboratorul de CEF
Cunoașterea motivului, ex:
Unui asistent universitar i se cere să doteze cu aparatură nouă laboratorul de CEF
cumpără aparate ieftine
Cunoașterea motivului, ex:
Unui asistent universitar i se cere să doteze cu aparatură nou laboratorul de CEF
cumpără aparate ieftine
Departamentul economisește bani, poate cumpăra mai multe aparate
Cunoașterea motivului, ex:
Unui asistent universitar i se cere să doteze cu aparatură nou laboratorul de CEF
cumpără aparate ieftine
Departamentul economisește bani, poate cumpăra mai multe aparate
Aparatura fiind utilizată și de studenți din anul I se poate defecta rapid
Cunoașterea motivului, ex:
Unui asistent universitar i se cere să doteze cu aparatură nou laboratorul de CEF
cumpără aparate ieftine
Departamentul economisește bani, poate cumpăra mai multe aparate
Aparatura fiind utilizată și de studenți din anul I se poate defecta rapid
se cheltuie mulți bani pe reparații
Cunoașterea motivului, ex:
Unui asistent universitar i se cere să doteze cu aparatură nou laboratorul de CEF
cumpără aparate avansate scumpe
Cunoașterea motivului, ex:
Unui asistent universitar i se cere să doteze cu aparatură nou laboratorul de CEF
cumpără aparate avansate scumpe
aparatura nu se defectează
nu se mai cheltuie bani cu întreținerea
Cunoașterea motivului, ex:
Unui asistent universitar i se cere să doteze cu aparatură nou laboratorul de CEF
cumpără aparate avansate scumpe
aparatura nu se defectează
nu se mai cheltuie bani cu întreținerea
aparatele fiind avansate, utilizarea lor devine greoaie pt studenții anului I
calitatea procesului didactic scade
Cunoașterea motivului, ex:
De ce se dotează laboratorul?
ca să avem un laborator nou
ca să creștem calitatea procesului didactic
Cunoașterea motivului, ex:
De ce se dotează laboratorul?
ca să avem un laborator nou
ca să creștem calitatea procesului didactic
Cunoașterea obiectivului
După stabilirea motivului este necesară stabilirea obiectivului său, pt a răspunde motivului
ex: realizarea de teste EMC
ex: promovarea 100% a testului de laborator
Cunoașterea obiectivului
După stabilirea motivului este necesară stabilirea obiectivului său, pt a răspunde motivului
ex: realizarea de teste EMC
ex: promovarea 100% a testului de laborator
1. Finalizarea definirii proiectului
1. Finalizarea definirii proiectului
De ce se face acest proiect ?
ce veți putea realiza după terminarea proiectului și nu puteți realiza în prezent
Ce vom avea la sfârșitul acestui proiect și nu avem acum ?
cum voi ști când s-a terminat proiectul – ce voi avea atunci și nu am acum
un termometru mai precis
un software nou (up-date)
abilități și competențe noi
1. Finalizarea definirii proiectului
Se va realiza (ar trebui să se realizeze) și altceva ?
în definirea proiectului trebuie inclus tot de ceea ce avem nevoie în timp ce se lucrează la proiectul principal
!!! pot fi incluse prea multe elemente și proiectul să se întindă la nesfârșit
un proiect este un mod organizat de a atinge un obiectiv explicit
1. Finalizarea definirii proiectului
A fost exclus ceva în mod explicit din proiect ?
pot exista activități și rezultate pe care, dintr-un motiv sau altul, dorim să le excludem din anvergura proiectului, dar care puteau fi considerate ca făcând parte din aceasta
Anvergura trebuie să precizeze în scris ce va fi și ce nu va fi realizat
1. Finalizarea definirii proiectului
1. Finalizarea definirii proiectului
Există lacune sau suprapuneri cu alte proiecte ? Dependența de alt proiect (re-work)
S-ar putea ca altcineva să lucreze la un proiect similar sau înrudit
Strategia organizației Mai multe proiecte demarate simultan cu intenția ca
rezultatele tuturor să se cumuleze pt atingerea unui obiectiv mai mare
Ex: cineva dotează laboratorul, altcineva scrie îndrumătorul
Un manager superior de program trebuie să examineze toate definirile de proiecte și să se asigure că părțile se compun laolaltă
1. Finalizarea definirii proiectului
Ce presupuneri se fac ? Ipotezele enunțate într-un proiect trebuie scrise pe
hârtie pt a putea fi gestionate
pt a verifica dacă sunt rezonabile
!!! Ipotezele pot fi greșite uneori e necesară elaborarea unui plan în eventualitatea
că ele nu se adeveresc
Ex: Ipoteză: furnizorul nostru actual de echipamente poate furniza aparatele necesare la prețuri mai mici sau cel mult egale cu cele de pe piață
1. Finalizarea definirii proiectului
Există probleme importante cunoscute și care trebuie depășite ?
problemele care pot avea efecte asupra felului în care este îndeplinit proiectul trebuie scrise pe hârtie
problemă importantă poate afecta
costul
durata
felul în care e abordat proiectul
1. Finalizarea definirii proiectului
Beneficiarul a stabilit condiţii explicite privind modul de realizare?
Beneficiarul poate impune
termenul final
costul maxim
reglementări, legislaţie
respectarea unor standarde
…
2. Verificarea rolului managerului
2. Verificarea rolului managerului
Managerul trebuie să își cunoască responsabilitățile Ex, sunt responsabil doar pt dotarea laboratorul de CEF
(obiectivul) SAU Sunt responsabil pt creșterea promovabilității (motivul)
Managerul de proiect răspunde doar de realizarea celor specificate, nu și de motivul pt care o face
Uneori, managerului de proiect i se cere să fie responsabil și pt motiv (beneficii) Dotarea laboratorului este cu siguranță modul cel mai
bun pt creșterea promovabilității ? Ce fac dacă dotarea laboratorului nu va duce la creșterea
promovabilității ?
3. Consultarea cu beneficiarul asupra
definirii proiectului
3. Consultarea cu beneficiarul asupra
definirii proiectului
Aspectele asupra cărora există nelămuriri trebuie re-examinate
Începerea unui proiect incomplet definit, sporește riscul unei disfuncționalități
orice greșeală făcută la acest nivel va fi amplificată până la terminarea proiectului
recomandări
Se începe cu punctul de vedere al beneficiarului
din cauza elanului și a presiunii de a finaliza proiectul
la timp, managerul face tot ce consideră potrivit din
punctul lui de vedere
deciziile luate și acțiunile inițiate sunt cu adevărat cele
mai bune și dpdv al beneficiarului?
beneficiarul trebuie întrebat acolo unde managerul nu
poate sa un răspuns
recomandări
La terminarea unei versiuni a definirii proiectului aceasta trebuie discutată cu cei pt care se face proiectul
Întrebări posibile Doriți osciloscoape cu conexiune USB ? Se pot obține, dar sunteți
sigur că va ajuta la creșterea promovabilității ? Sunteți siguri că studenții sunt suficient de bine pregătiți la începerea
semestrului pt a putea utiliza aparatele ?
Doriți să dotez laboratorul pt studenții de anul I, dar s-ar putea ca în viitor el să fie folosit și la alte discipline. Nu doriți ca în același timp să examinez și această posibilitate ?
Proiectul trebuie terminat la timp, deci atâta timp cât clientul este mulțumit, și managerul trebuie să fie mulțumit
recomandări
Beneficiarul poate să afirme că nu s-a făcut ceea ce
a cerut el
Managerul va cere beneficiarului să semneze definirea
proiectului după ce a fost finalizată
managerul este protejat
beneficiarul este implicat
Când există mai mulți beneficiari
trebuie adunați la un loc
se discută definirea proiectului până se ajunge la consens
toți trebuie să semneze