Mannauðskerfi ríkisins
Helga Gunnarsdóttir sérfræðingur og
Arngrímur Angantýsson sérfræðingur
2020
• Hvað er í Orra?
• Hvað er í Mannauðskerfi?• Launakerfið (PAY)
• Starfsmannakerfið (HR)
• VinnuStund
• Ráðningarkerfið
• Sjálfsafgreiðslan
• Fræðslukerfið (OLM)
• Embla
• Markmið ríkisins
• Upplýsingar inn
• Upplýsingar út
• Nýjungar
• Forsendur launaröðunar
• Hæfni
• Nýtum okkur kerfið – sameiginlegir hagsmunir – samanburður o.fl.
• Hvaða óskir, þarfir og væntingar hefur þín stofnun?
• Hvað geta aðrir lært af ykkur?
Umfjöllunarefni
2/29
Oracle/ Orri
3/29
4/29
Launakerfið (Pay)
• Aðlagað að íslensku vinnuumhverfi
• Laun og launaforsendur
• Skattar og skyldur
• Fjársýslan (FJS) afgreiðir laun
• Stærri stofnanir vinna sjálfar grunnvinnuna í launakerfinu
• Smærri stofnanir þjónustaðar af FJS
5/29
Starfsmannakerfið (HR)
• Persónu- og starfsupplýsingar
• Einstaklingsskráning
• Netfang, prófaflokkur, menntun, símanúmer o.fl.
• Starf
• Ráðningarsamningur í viðhengi
• Skipulagseining, stéttarfélag, starfsheiti (launaheiti), launaflokkur, næsti yfirmaður, starfssamband (ótímabundið/tímabundið/tímavinna) starfshlutfall o.fl.
6/29
VinnuStund
• Tímaskráning starfsmanna
• Fjarvistir
• Fjarvistaóskir
• Óskavaktir
• Skýrslur
• Staða leyfis
• Veikindaréttur - Bradford
• Fjarvistir o.fl.
7/29
Ráðningarkerfið
• Auglýsingar um laus störf
• Umsóknir um laust starf
• Heldur utan um umsóknir og stöðu umsókna gagnvart umsækjenda
• Flokkun umsókna
• Úrvinnsla umsókna
• Gerð ráðningarsamnings
• Stöðluð bréf – send á þá sem ekki voru ráðnir
• Mikill tímasparnaður
8/29
Sjálfsafgreiðsla starfsmanna
• Launaseðlar
• Persónuupplýsingar • Símanúmer
• Netfang
• Tengiliður í neyð
• Breyting á bankareikningi
• Formleg menntun• Skólar
• Starfsleyfi
• Endur- og símenntun• Námskeið og/ eða önnur fræðsla
9/29
Sjálfsafgreiðsla stjórnenda
• Launaseðlar starfsmanna• Persónuupplýsingar starfsmanna
• Símanúmer• Netfang • Tengiliður í neyð
• Breyting á bankareikningi• Formleg menntun starfsmanna
• Skólar• Starfsleyfi
• Endur- og símenntun starfsmanna• Námskeið og/ eða önnur fræðsla
• Skýrslur um starfsmenn - heildarsýn
10/29
Fræðslukerfið (OLM)
• Heldur utan um fræðslu og þjálfun
innan stofnunar - námskrá - flokkar
• Námskeið, vefnámskeið og próf
• Fræðslusaga starfsmanns myndast í kerfinu» Aðgengileg starfsmanni, yfirmanni og mannauðsdeild
• Hægt að setja upp samþykktarferli» Eða hafa þannig að starfsmenn sækja námskeið í samráði við sinn næsta yfirmann
(bein skráning)
• Hægt að stýra skráningu, biðlistum, afrita nemendur, afrita námskeið, senda póst á skráða þátttakendur, taka út mætingalista
• Forsíða fræðslukerfis https://apex.orri.is/ords/f?p=13411/29
Embla
• Embla er greiningartól með beintengingu við Orra
• Heldur utan um greiningar tengdar innleiðingu á jafnlaunastaðli
• Ferlið sem fylgt er í Emblu er eftirfarandi: • Innskráning: greining sem á að vinna skilgreind: heiti, tímabil, útskýringar.
• 1-2. Uppsetning: Skilgreina yfir- og undirviðmið og vægi þeirra í samræmi við þær kröfur sem störfin gera til starfsfólks.
• 3. Flokkun starfa: Störf eða starfahópar eru flokkuð samkvæmt viðmiðunum.
• 4. Flokkun persónubundinna þátta.
• Niðurstöður: Embla keyrir launagreiningar byggðar á umræddum viðmiðum, flokkun/greiningu starfa og þeim upplýsingum sem eru í Orra.
• Jafnlaunavottun - greiningu lokað.
12/29
Markmið ríkisins
• Notendavænt og skilvirkt kerfi • Hægt að ná samræmdum upplýsingum út• Allar stofnanir séu notendur • Réttar upplýsingar fari inn í kerfið og sé viðhaldið til að ná réttum upplýsingum út
• Fyrir starfsmenn og stjórnendur • Stofnanir – mannauðsdeildir• Ríkið
• Vöruhús gagna• Tölfræði úr öllum kerfishlutum mannauðskerfis • Svara kalli notenda eftir fyrirfram skilgreindum skýrslum• Birta upplýsingar um fjölda starfsmanna, stöðugildi, kyn, aldursdreifingu, menntun,
starfsmannaveltu, veikindafjarvistir o.fl.
13/29
Upplýsingar inn
• Fylgja verklagi og gátlista frá FJS
• Nauðsynlegt að skrá ákveðnar upplýsingar inn og viðhalda þeim, til að ná æskilegum upplýsingum út
• Leiðbeiningar á heimasíðu Fjársýslu fjs.is
• Rétt og samræmd notkun á kerfi leiðir til:
• Mikils tímasparnaðar
• Skilvirkari verkferla
• Gagnlegra upplýsinga, sem nýtast við stefnumótun, stýringu mannauðs, greiningar, jafnlaunavottun, gerð kjarasamninga og stofnanasamninga, samskipta við stéttarfélög og samanburðar við aðrar sambærilegar einingar
14/29
Upplýsingar - hægt að taka út í dag
• Fjöldi starfsmanna og stöðugilda• Aldursdreifing• Kyn• Menntun• Viðbótarfræðsla• Starfsmannavelta• Laun og samsetning þeirra• Nýráðningar• Fjarvistir• Stjórnendur• Starfslok og ástæður þeirra o.fl.
15/29
Hvað eru margir boltar af hverjum lit?Í hvaða lit vantar einn bolta?
16/29
En núna?
17/29
Nýjungar
• Þróunarhópur
• Bradford skýrsla
• Nýtt viðmót umsækjenda í ráðningarkerfi
• Skalað fyrir snjalltæki
• Íslenska/ enska
• island.is
• Nýtt form rafrænna ráðningarsamninga
• Rafrænar breytingabeiðnir
• Rafrænar undirritanir
• Umbætur á ráðningarhluta zip skrá o.fl.
• Mat á menntun
• Uppfærsla kerfis haustið 2018
• Embla
• Forsíða fræðslukerfis
• Smástund
• Mannauðsskýrslur í Aski18/29
FORSENDUR LAUNARÖÐUNAR
19/29
Starf og viðbótarupplýsingar
20/29
Forsendur launaröðunar/Viðbótarlaun
21/29
Sýnishorn
22/29
Forsendur launaröðunar
23/29
Afstemming við útborgunarlaunaflokk
24/29
Hæfni starfsmanna
25/29
Hægt er að halda utan um hæfni starfsmanna í Orra
• Tengja við auglýst störf og umsækjendur í ráðningarkerfi
• Tengja við starfsheiti og/ eða skipulagseiningar➢Lágmarks- og hámarkskröfur
➢Nauðsynlegar eða æskilegar kröfur
• Sjá hvort starfsmenn uppfylla hæfnikröfur starfa
• Bera saman skráða hæfni og kröfur myndrænt
• Tengja við fræðslu í fræðslukerfi
• Finna sambærilega starfsmenn við þá sem eru að hætta
• Manna vaktir í VinnuStund26/29
• Mannauðsstjórnun verður faglegri
• Laðar að rétta fólkið og flýtir ráðningarferlinu
• Rétta starfsfólkið í réttum störfum á réttum tíma
• Starfsfólkið býr yfir réttri þekkingu
• Starfsfólk upplifir meiri starfsánægju
• Þekkingu starfsmanna er viðhaldið
• Haldið er í hæft starfsfólk og starfsmannavelta lækkar
• Upplýsingar um hvaða starfsmenn hafa sérhæfða færni og reynslu sem erfitt væri að missa eða gott að grípa til
Ávinningur af hæfniskráningu
27/29
28/29
Nýtum okkur kerfið
29/29