Download - Manual Administrativo Lulushka
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SISTEMA DE CONTROL DE VENTAS E INVENTARIO Y PAGINA WEB DE
CATALOGO DINAMICO DE LA BOUTIQUE LULUSHKA
Manual Administrativo
19/02/2014
LAURO VLADIMIR BARRIOS AGUILAR
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SISTEMA DE CONTROL DE VENTAS E INVENTARIO Y PAGINA WEB DE CATALOGO DINAMICO DE LA BOUTIQUE LULUSHKA 2014
3
Tabla de Contenido
Nombre de los Sistemas...................................................................... 5
Describir el Nombre De los Sistemas a Implantar en la Empresa ........ 5
Equipo Encargado de los Sistemas ..................................................... 5
Nombre del Personal Encargado del Anlisis y Diseo de Los
Sistemas ............................................................................................. 5
Resumen Administrativo ...................................................................... 5
Planteamiento ..................................................................................... 6
Objetivos Del Sistema ......................................................................... 8
Entradas del sistema ........................................................................... 9
Salidas del Sistema ............................................................................. 9
Diagrama General del Sistema (rea de Ventas)10
Nombre de los Sistemas...................................................................... 5
Describir el Nombre De los Sistemas a Implantar en la Empresa ........ 5
Equipo Encargado de los Sistemas ..................................................... 5
Nombre del Personal Encargado del Anlisis y Diseo de Los
Sistemas ............................................................................................. 5
Resumen Administrativo ...................................................................... 5
Planteamiento ..................................................................................... 6
Objetivos Del Sistema ......................................................................... 8
Entradas del sistema ........................................................................... 9
Salidas del Sistema ............................................................................. 9
Diagrama General del Sistema (rea de Ventas) ...............................10
Explicaciones de las Fases del Sistema .............................................16
PROCESO DE VENTA DE ROPA ..................................................................... 16
REGISTRO DE APARTADOS ........................................................................... 17
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REGISTR DE VENTA A CREDITO. ................................................................ 18
REGISTRO DE CLIENTES ................................................................................ 19
REGISTRO DE USUARIO. ................................................................................ 20
PROCESO CONSULTA / MODIFICACION DE PRODUCTO ............................ 21
CONSULTA / MODIFICACION DE CLIENTE ................................................... 22
CONSULTA /MODIFICACION DE USUARIO .................................................... 23
CONSULTA/ABONO DE APARTADO ............................................................... 24
CONSULTA/ABONO DE CREDITO .................................................................. 25
Diagrama General del Sistema (rea de Publicidad) ..........................26
Requerimientos del Sistema ...............................................................30
Estimacin de Fecha Probable de Implementacin del Sistema .........32
Consideraciones Generales del Nuevo Sistema .................................33
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Manual Administrativo
Nombre de los Sistemas LULUSHKA y Pagina web LULUSHKA.
Describir el Nombre De los Sistemas a Implantar en la Empresa El sistema tiene como nombre LULUSHKA y Pagina LULUSHKA, debido a que
la comercializadora de ropa y artculos para mujer tiene el mismo nombre, la
propietaria del negocio tiene por nombre Lul, he ah la raz del nombre de los
sistemas.
Equipo Encargado de los Sistemas El equipo que a su cargo tiene el sistema consta de el C. Lauro Vladimir Barrios
Aguilar, l es el nico responsable debido a que es un proyecto asignado para su
titulacin, y que deber concluir con sus propios conocimientos y lo aprendido a lo
largo de su carrera.
Nombre del Personal Encargado del Anlisis y Diseo de Los
Sistemas En este apartado se enuncian las personas participantes en el desarrollo de los
sistemas, desde el arranque del proyecto la nica persona desarrollando dicho
proceso es el C. Lauro Vladimir Barrios Aguilar, teniendo en cuenta que los
sistemas deben de estar concluidos en el tiempo estimado.
Resumen Administrativo El sistema de control de procesos del rea de ventas llamado LULUSHKA estar
desarrollado en base a los requerimientos identificados en el anlisis previo, el
cual estar conformado con mdulos especializados a continuacin se describen
algunos de ellos:
Catlogos: en este modulo se tienen contemplados todos los procesos como son
los registros, consultas, modificaciones y el borrado de dichos registros,
nicamente de clientes, artculos y la visualizacin completa de todo el inventario,
el registrar nuevos productos y ver una lista con detalles de las existencias en
inventario solo lo puede visualizar un usuario con privilegios de administrador.
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SISTEMA DE CONTROL DE VENTAS E INVENTARIO Y PAGINA WEB DE CATALOGO DINAMICO DE LA BOUTIQUE LULUSHKA 2014
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Movimientos: este modulo tiene como objetivo el registrar, consultar y borrar las
ventas en sus tres tipos, contado, crdito y apartado. El borrar o hacer una
devolucin de contado solo le corresponde a la propietaria de la comercializadora
LULUSHKA que tiene privilegios de administrador dentro del sistema.
Reportes: este modulo permite hacer reportes con la informacin de las ventas
que pueden ser del da presente o de das anteriores especificando el da o un
rango de das segn lo requiera el usuario; este modulo solo puede ser usado por
un usuario administrador.
Usuarios: este modulo solo puede ser visualizado por el inicio de sesin de un
usuario de tipo administrador, el cual permite exclusivamente registrar nuevos
usuarios del sistema, modificar y borrar usuarios existentes.
Los mdulos fueron estructurados en esa forma por normas de la consultora en
informtica, donde especifica que se debe agrupar todas las funcionalidades
posibles en una sola ventana sin afectar la esttica de la misma, adems de que la
propietaria fue clara al pedir que el sistema manejara la mnima cantidad de
ventanas posibles para minimizar la dificultad del maneja del sistema.
Para la pagina web, no se manejan mdulos especficos como lo es en el sistema
dela rea de ventas, en este solo el catalogo de artculos agrupa cada uno de ellos
en su categora como son blusas, pantalones, vestidos, accesorios y perfumes, se
sitan en la parte superior de la pagina 3 botones, registro noticia, registro de
articulo y ver usuarios registrados, el botn registro noticia, tiene como objetivo el
registrar artculos relacionados con moda y diseos de tendencia en base a la
direccin URL del articulo; por consiguiente tenemos el botn registrar articulo, el
cual permitir registrar nuevos productos para posteriormente poder visualizarlo en
su catalogo correspondiente. La pgina web es sencilla de administrar debido a
que los usuarios tienen poco conocimiento del mbito web y fue necesario
disearla de la forma ms sencilla pero ergonmica para el cliente.
Planteamiento Los problemas que se trataran a continuacin se le presentaron a la Consultora
Informtica Avanzada, manifestados por la comercializadora LULUSHKA a la que
se le dio solucin a sus problemas.
El sistema nicamente ser operado por 3 personas las cuales se mencionan a
continuacin haciendo referencia a su puesto dentro de la empresa y su nombre:
Propietaria/administradora:
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Empleada/vendedora:
Empleada/vendedora:
En la comercializadora LULUSHKA se presenta una gran dificultad en cuestin de
controlar el inventario, ya que por lo regular toma un da completo en la revisin de
las cantidades de cada producto dentro del almacn o estantera; adems de ir
administrando las necesidades del negocio, es decir, cuando y cuantas prendas se
deben surtir, cuales prendas y lo mas importante saber que tanto tiempo llevan en
la estantera o anaqueles eso se convierte en un problema de suma importancia
ya que el proveedor da un tiempo limitado para realizar un cambio de prenda si
esta no esta teniendo un xito comercial, una vez que pasa la fecha limite para la
devolucin de la prenda y el producto no ha sido vendido esto se convierte en una
perdida econmica para el negocio, no se podr buscar un rembolso o hacer un
cambio por otra prenda.
Adems de que no se detecta la ausencia de productos, es decir, que esta muy
present dentro de la empresa la sustraccin de mercanca o monetaria, tambin
denominado robo hormiga, adems de las dificultades que muestra hacer un
corte de caja al da ya que esto implicara hacer una revisin completa del estado
de almacn anterior, al estado resultado del da, identificar que prendas se
vendieron a que precio y cuanto hay en caja.
Una solucin que se oferto a la propietaria para crear mayor publicidad, fue el
desarrollo de una pagina web la cual es una buena opcin en cuestin de
marketing, ya que permite visualizar ciertos productos seleccionados por la duea
de la comercializadora LULUSHKA, esto permitir despertar el inters, y las
personas que decidan ir al establecimiento puedan corroborar la calidad de los
artculos y as convertir a dichas personas en clientes potenciales.
Adems de lo especificado anteriormente se tomaron en consideracin las
peticiones presentadas a continuacin:
El sistema deber ser de fcil interpretacin para el entendimiento de los
usuarios, ya que estos carecen de suficiente experiencia para el manejo de
sistemas automatizados
El sistema debe implementar diversas medidas de seguridad sobre el
control de flujo de la informacin, lo que incluye bases de datos con
seguridad para el acceso, modificacin y un mtodo de autenticacin de
usuario, para proteger los datos de cualquier tipo de amenaza.
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El sistema debe ser capaz de proporcionar un control sobre el inventario en
tiempo real, donde cada venta y adquisicin de producto cree un descenso
en el nmero total del artculo de forma automtica.
Se necesita adems del control de inventarios, un control eficiente sobre los
clientes y sobre todo las cuentas de clientes, ya que se maneja venta a
crdito y apartado.
La instalacin de los sistemas deber ser realizada por Lauro Vladimir
Barrios Aguilar.
Se hace solicitud de capacitacin para el manejo de los sistemas, para
mejorar el rendimiento tanto de ellos como de los operadores o usuarios.
Concluyendo con esta seccin del manual administrativo, a continuacin se
especifican las fechas de desarrollo de los sistemas:
Fecha de Inicio del proyecto: 16/07/2012.
La fecha de finalizacin del anlisis de requerimientos y especificaciones
del sistema concluyo el da 12/09/2012.
Fecha de inicio de desarrollo del sistema y su diseo grafico: 13/09/2012.
Fecha de finalizacin del Proyecto: 04/12/2012.
Objetivos Del Sistema
Generar un control de entradas y salidas de la mercanca que mejore al
actual en un 80% durante el primer trimestre de instalacin del sistema.
Reducir el tiempo de atencin al cliente en un 30% en cuanto se instale el
sistema.
Crear una base de datos para el control de los recursos de la empresa.
Mejorar el sistema de apartado en un 65% durante el primer trimestre de
uso del sistema.
Implementar un sistema de contralora para mejorar la seguridad en el
manejo del recurso monetario un 50% durante el primer trimestre.
Implementar un sistema de control de crditos para mejorar este servicio un
70% durante el primer trimestre de uso del sistema.
Se incrementara la seguridad en contra de la sustraccin tanto monetaria
como de productos del establecimiento, mejorando la seguridad en un 80%
durante las primeras semanas de implementacin del sistema.
Reducir el esfuerzo del administrador por medio de la administracin
proporcionada por el sistema en un 40% durante el primer trimestre del uso
del sistema.
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Entradas del sistema
Proporcionado por:
Modulo en donde entra el
documento
Usuarios que manejan el documento
Origen del documento
El cliente Registrar cliente Empleado Datos personales, cuando se registra un nuevo cliente
Venta Registrar venta Empleado Datos de la venta, cada vez que se efecta alguna
Producto Registrar producto Administrador Datos de Proveedor y producto, cuando entra un producto a inventario
Apartado Registra apartado Empleado Adeudos de cliente, cuando se solicita un apartado
Crdito Registra crdito Empleado Adeudos de cliente, cuando se solicita un crdito.
usuario Datos del usuario Administrador Estos datos se introducen cuando se implementa el sistema
Salidas del Sistema
Nombre de la Salida
Destino Periodicidad en que se genera Usuarios que lo requieren
Datos de cliente
B.D. clientes Cada vez que se requiere consultar el estado de cuenta del cliente
Vendedor
Informacin de Venta
B.D. Ventas Cuando es necesario corroborar una venta realizada, o para verificar las entradas de efectivo
Vendedor
Informacin de producto
B.D. Inventario Cada vez que se solicite algn producto en particular, o para revisar inventario
Vendedor/Administrador
Informacin de Crdito de cliente
B.D. Crdito Cuando se pida informacin sobre apartado, se requiera informacin o requiera actualizarse
Vendedor
Informacin de Apartado de cliente
B.D. Apartados a modulo consulta apartado
Cuando se pida informacin sobre apartado, se requiera informacin o requiera actualizarse
Vendedor
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Diagrama General del Sistema (rea de Ventas)
CLIENTE USUARIO SISTEMA
Registro de
venta en la
base de
datos.
Cada vez, que hay una
compra de mercanca o
cada vez que se realiza una
venta estos movimientos
son registrados en el
sistema automticamente.
De este modo, el sistema
esta abierto a las
consultas diarias que se
requieran.
El sistema se actualiza
automticamente cada
vez que hay movimientos
en el sistema.
INICIO
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SISTEMA DE CONTROL DE VENTAS E INVENTARIO Y PAGINA WEB DE CATALOGO DINAMICO DE LA BOUTIQUE LULUSHKA 2014
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dc
Cuando un cliente
realiza un apartado o
solicita comprar a
crdito, por primera
vez, el vendedor solicita
los datos.
El cliente
proporciona sus
datos personales y
los datos referentes
a su transaccin con
el sistema.
El registro se
almacena en la BD
de clientes.
Se crea el registro
correspondiente.
Evaluacin y
seleccin del
producto.
Captura de datos del
apartado o crdito.
No se Puede
continuar.
Recibe
comprobante.
Solicitud del producto ha
apartar o comprar a
crdito.
Validacin de
usuario.
Validacin
de
producto.
Verificar
Existencia.
No
Si
Si
No
Registro del apartado o
venta a crdito con sus
datos correspondientes.
Consultas Y Modificaciones
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12
Ingreso de ID de
producto a buscar.
Bsqueda de
producto.
Si el
producto se
encuentra.
Mensaje de
producto
inexistente.
Obtencin de
informacin y mostrarla
al usuario.
Recuperacin de
la informacin del
producto.
Si se desea modificar el
registro ir a la ventana
de almacn.
Realizar los cambios
correspondientes en la
base de datos.
Si se desea modificar
el registro ir a la
ventana clientes.
Realizar los cambios
correspondientes.
Bsqueda del
cliente en la BD
Si el cliente
se encuentra.
No Mensaje de cliente
no registrado
Si
Obtencin de
informacin y mostrarla
No
Si
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Bsqueda del
usuario en la BD.
Si el
usuario se
encuentra.
No Mensaje de usuario no
registrado.
Si
Obtencin de informacin
y mostrarla al usuario.
Si se desea modificar el
registro ir a la ventana
de usuario.
Realizar los cambios
correspondientes.
Bsqueda del
apartado en la BD
Si el
apartado se
encuentra
No Mensaje de apartado no registrado.
Si
Obtencin de informacin
y mostrarla al usuario.
Si se desea modificar el
registro ir a la ventana
de apartado.
Realizar los cambios
correspondientes.
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Mostrar Existencias.
Obtencin de informacin
y mostrarla al usuario.
Seleccionar la opcin
existencia en el modulo
catlogos.
Imprimir existencias.
Realizar Devolucin
de Venta de Contado.
Si la Venta
se
encuentra.
Mensaje de venta no
encontrada.
Obtencin de informacin
y mostrarla al usuario.
Si se desea realizar la
devolucin seleccionamos
la opcin aceptar.
Realizar el borrado de
la venta en la base de
datos.
Si
No
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FIN
Realizar corte de
caja.
Se encuentra
las ventas
seleccionadas.
Mensaje de ventas no
encontrada.
No
Si
Mostrar el total de
ventas en forma de lista
al usuario.
Imprimir la lista de
ventas.
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Explicaciones de las Fases del Sistema
PROCESO DE VENTA DE ROPA
CLIENTE VENDEDOR SISTEMA
Primeramente el cliente llega a la tienda y selecciona el producto que desea
comprar, una vez que tiene seleccionada la mercanca se lo comenta al vendedor
el cual ejecuta la venta de contado y le hace la entrega del producto al cliente. Si
se da el caso de que el producto no este en exhibicin (como el caso de que se
requiera otra talla, color etc.) el vendedor debe realizar una consulta al sistema
para ver si el producto esta en almacn si se encuentra se procede con la venta y
si no, se finaliza el proceso.
INICIO
Evaluacin de la
mercanca.
Seleccin de la
mercanca a comprar.
Solicitud del producto
Si el
producto
est en
exhibicin.
Si
Sacar producto de
inventario.
No
Consultar Inventario.
Si el producto
est en
almacn.
Si
No
Venta imposible de
realizarse
Entrega del producto
FIN
Entrega de nota de
venta a cliente.
Registro de
venta en la base
de datos.
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REGISTRO DE APARTADOS
CLIENTE USUARIO SISTEMA
Al igual que la compra de contado, primeramente el cliente selecciona cual
producto es el que desea adquirir, despus se le hace la solicitud al usuario el cual
debe registrar en el sistema los datos que sean necesarios para el apartado, como
los datos del cliente y el producto. Cuando se llega el tiempo de entrega del
producto el sistema lo comunica al usuario, y despus este junto con el cliente
realizan la transaccin del producto, despus el sistema borra el apartado y lo
registra como una venta realizada.
Evaluacin y seleccin
del producto.
Captura de datos
del apartado
No se Puede continuar
Recibe comprobante
del apartado. FIN
INICIO
Solicitud del producto
a apartar.
Validacin de usuario.
Validacin
de
producto.
Verificar
Existencia
No
Si
Si
No
Registro del
apartado con sus
datos.
correspondientes
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REGISTR DE VENTA A CREDITO.
CLIENTE USUARIO SISTEMA
Primeramente el cliente selecciona cual producto es el que desea adquirir,
despus se le hace la solicitud al usuario el cual debe registrar en el sistema los
datos que sean necesarios para la venta a crdito, como los datos del cliente y el
producto, una vez registrado el cliente en el sistema, se consuma la venta.
Evaluacin y seleccin
del producto.
Captura de datos
del apartado
No se Puede continuar
Recibe comprobante
del apartado. FIN
INICIO
Solicitud del producto a
comprar.
Validacin de usuario.
Validacin
de
producto.
Verificar
Existencia
No
Si
Si
No
Registro de la venta
a crdito.
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REGISTRO DE CLIENTES
CLIENTE USUARIO SISTEMA
Este proceso inicia cuando se da la necesidad de registrar a un cliente nuevo, este
brinda sus datos personales para que queden almacenados en la base de datos
correspondiente, en adicin, dependiendo si se necesito el nuevo registro por
apartados o la venta a crdito, la informacin relacionada tambin debe ser
registrada. El usuario puede acceder a esta informacin para actualizarla o
simplemente para verificarla.
Cuando un cliente realiza
un apartado o solicita
comprar a crdito, por
primera vez, el vendedor
solicita los datos.
El cliente proporciona
sus datos personales y
los datos referentes a
su transaccin con el
sistema. El registro se
almacena en la BD.
FIN
INICI
Se crea el registro
correspondiente.
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REGISTRO DE USUARIO.
VENDEDOR USUARIO SISTEMA
Este proceso se lleva acabo cuando se desea registrar un nuevo vendedor y se
requiere agregar un nuevo usuario en el sistema, primero se solicita un nombre de
usuario y una contrasea para posteriormente registrarlo en la BD.
El administrador crea el
nuevo usuario, con la
informacin brindada
por el vendedor.
El vendedor da un
nombre de usuario y
contrasea.
El registro se
almacena en la
BD.
FIN
INICIO
Se crea el registro
correspondiente
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SISTEMA DE CONTROL DE VENTAS E INVENTARIO Y PAGINA WEB DE CATALOGO DINAMICO DE LA BOUTIQUE LULUSHKA 2014
21
PROCESO CONSULTA / MODIFICACION DE PRODUCTO
CLIENTE USUARIO SISTEMA
El proceso comienza con una solicitud de parte del usuario del sistema,
requiriendo informacin de alguna prenda de ropa del almacn, para esto el
usuario introducir el ID del producto que desea consultar y solicita respuesta al
sistema, este realiza la bsqueda del producto a partir del ID, si el producto no
esta existente en el inventario enviara al usuario un mensaje que indique que el
producto no esta en existencia, en caso de que el producto si este en el inventario,
se obtiene la informacin del mismo (cantidad, talla, color, etc.) y se le muestra al
usuario en una respectiva ventana, siendo la visualizacin de la informacin por
parte del usuario lo que indica la finalizacin del proceso.
INICIO
Ingreso de ID de
producto a buscar.
Bsqueda de
producto.
Si el
producto se
encuentra.
Mensaje de producto
inexistente.
Obtencin de
informacin y mostrarla
Recuperacin de
la informacin del
producto
FIN
Si se desea modificar el
registro ir a la ventana
almacn.
Realizar los cambios
correspondientes y
registrarlos en la BD.
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SISTEMA DE CONTROL DE VENTAS E INVENTARIO Y PAGINA WEB DE CATALOGO DINAMICO DE LA BOUTIQUE LULUSHKA 2014
22
CONSULTA / MODIFICACION DE CLIENTE
CLIENTE USUARIO SISTEMA
Por medio de este proceso se encuentra rpidamente a cualquier cliente, el
usuario ingresa el id del usuario que desea buscar, este se busca en la BD y
muestra el registro correspondiente en pantalla. Sin embargo si se desea modificar
el registro se tendr que hacer en la pantalla preparada para eso, modificar
cliente, donde se realizaran los cambios y se guardan en la BD correspondiente.
INICIO
FIN
Si se desea modificar el
registro ir a la ventana
Clientes.
Realizar los cambios
correspondientes.
Bsqueda del
cliente en la BD.
Si el cliente
se encuentra.
No
Mensaje de cliente no
registrado.
Si
Obtencin de informacin
y mostrarla al usuario.
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SISTEMA DE CONTROL DE VENTAS E INVENTARIO Y PAGINA WEB DE CATALOGO DINAMICO DE LA BOUTIQUE LULUSHKA 2014
23
CONSULTA /MODIFICACION DE USUARIO
CLIENTE USUARIO SISTEMA
El usuario administrador acceder a la ventana usuarios para solicitar la
informacin de cada uno de los perfiles de usuarios y si es requerido modificar o
consultar, solo basta con seleccionar o ingresar los datos del usuario que
deseamos, si no existe el sistema mostrara un mensaje de error advirtiendo que el
registro buscado no se encuentra.
INICIO
Bsqueda del
usuario en la BD.
Si el usuario
se encuentra No Mensaje de usuario no registrado.
Si
Obtencin de informacin
y mostrarla al usuario.
FIN
Si se desea modificar el
registro ir a la ventana
usuarios.
Realizar los cambios
correspondientes.
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24
CONSULTA/ABONO DE APARTADO
CLIENTE USUARIO SISTEMA
El usuario ingresa al sistema y accede al usuario el sistema busca el apartado
requerido, si el sistema no encuentra el apartado que estaba buscando entonces
le avisara al usuario que no existe tal apartado, si existe tal apartado el sistema
mandara todos los datos del apartado a pantalla para poder verlos, si lo que se
desea es modificar el registro se deber realizar el proceso en la ventana de
apartado.
INICIO
Bsqueda del
cliente en la BD.
Si el cliente se
encuentra y tiene
un apartado.
No Mensaje de usuario no registrado.
Si
Obtencin de informacin
y mostrarla al usuario.
FIN
Si se desea registrar un
abono, o hacer la
devolucin, ingresar los
datos.
Realizar los cambios
correspondientes.
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25
CONSULTA/ABONO DE CREDITO
CLIENTE USUARIO SISTEMA
El usuario ingresa al sistema y accede al usuario el sistema busca el apartado
requerido, si el sistema no encuentra el apartado que estaba buscando entonces
le avisara al usuario que no existe tal venta a crdito, si existe tal apartado el
sistema mandara todos los datos del crdito a pantalla para poder verlos, si lo que
se desea es modificar el registro se deber realizar el proceso en la ventana de
crdito.
INICIO
Bsqueda del
cliente en la BD.
Si el cliente se
encuentra y tiene
un crdito.
No Mensaje de usuario no registrado.
Si
Obtencin de informacin
y mostrarla al usuario.
FIN
Si se desea registrar un
abono, o hacer la
devolucin, ingresar los
datos.
Realizar los cambios
correspondientes.
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26
Diagrama General del Sistema (rea de Publicidad)
USUARIO ADMINISTRADOR SISTEMA
Registro de
usuario en la
BD.
Cada vez que se requiere
ingresar a la pagina web se
requiere de un usuario y una
contrasea la cual solo ser
asignada una vez se llene
un formulario de registro.
De este modo, el sistema
esta abierto a las
consultas diarias que se
requieran.
La pgina web se actualiza
con cada movimiento
registrado dentro de los
procesos de registro.
INICIO
Registro de usuario, Datos
solicitados por medio del
formulario.
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27
Cuando un usuario
realiza una consulta se
genera un registro para
ver cuales artculos son
visitados
frecuentemente.
El registro se
almacena en la BD
segn la categora
del artculo
consultado.
Se crea el registro
correspondiente.
Registro de un
nuevo articulo.
Mensaje sobre datos
faltantes para el
registro
Validacin de
usuario.
Validacin de
los datos del
artculo.
No
Si
Registro de articulo en
la BD segn su
categora.
-
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28
Registro de una
nueva noticia.
Mensaje sobre datos
faltantes para el
registro
Validacin de
usuario.
Validacin de
los datos de
la noticia. No
Si
Registro de noticia en
la BD.
Consultas
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29
Consultar Artculos,
seleccin de
catalogo.
Encontrar los datos
solicitados y
mostrarlos al usuario.
Seleccin de
artculo.
Consultar usuarios
registrados.
Encontrar los datos
solicitados y
mostrarlos al usuario.
Seleccin de botn
mostrar usuarios.
Recolectar correos para
mandar promociones
exclusivas.
FIN
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30
Requerimientos del Sistema
La siguiente tabla tiene por objetivo mostrar precisamente los requerimientos
de los sistemas, los requerimientos mostrados son tanto de hardware como de
software as como de requerimiento humano.
RECURSO COSTOS DESCRIPCION CANTIDAD
Equipo de Computo
8,700.00MX$ Pc con Windows XP, Memoria RAM como mnimo 2 GB, procesador Intel Core I3.
1
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Buffer: 8 MB
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Servidor de hosting 1,300MX$ (al ao)
Servidor de hosting para servicios de pginas web.
Usuario Administrador del sistema
Dueo de la Empresa
Este usuario trabajara sobre los mdulos de corte de caja y registro de productos, lo que significa que se encarga principalmente de los movimientos de inventario que se llevan a cabo en el sistema, tambin es el nico que puede
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dar de alta mas usuarios que accedan al sistema
Usuario Vendedor del sistema
700MX$ (por semana)
Este usuario es el que tiene la interaccin directa con el cliente, maneja los mdulos de apartados, clientes y ventas, no tiene derechos sobre el manejo del inventario excepto por las consultas que realice al mismo
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Estimacin de Fecha Probable de Implementacin del Sistema
En esta parte del manual se presenta todo el procedimiento relacionado con el
desarrollo del sistema Lulushka y la pagina Web del mismo nombre, desde la
parte del anlisis, el diseo y la codificacin del sistema. Para presentar toda esta
informacin de forma ms clara y especfica se utiliz la herramienta conocida
como diagrama de Gantt dicho diagrama se realiz en Microsoft MS Project y en
l se pueden apreciar todas las actividades realizadas de manera ordenada; el
diagrama se presenta a continuacin:
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Consideraciones Generales del Nuevo Sistema
Esta es la parte final del manual administrativo, a continuacin se explicaran las
diferencias entre los sistemas propuestos (LULUSHKA y pgina web LULUSHKA)
y el sistema actual existente en la comercializadora LULUSHKA. Primero que
nada cabe destacar que la diferencia entre sistemas ciertamente es abismal ya
que, el sistema actual de la empresa es un sistema no automatizado, el cual
comparndolo con el sistema Propuesto se puede apreciar un sinfn de beneficios
y en cuanto a la publicidad solo se cuentan con un anuncio publicitario fuera del
negocio.
Las Diferencias entre sistemas as como las ventajas y desventajas que presentan
uno contra otro son las siguientes:
El primer punto a tratar es que el sistema actual es un sistema no automatizado,
mientras que el sistema propuesto es 100% automatizado, esto representa
grandes beneficios en casi todos los aspectos, Eficiencia, seguridad, velocidad de
repuesta mas rpida; en cuanto a la publicidad no hay gran recurso para promover
el establecimiento, por esto la pagina web permitir dar a conocer a grandes
sectores de la ciudad o del estado los artculos ofertados en la comercializadora.
Seguridad: Al ser sistemas automatizados que manejan todo el flujo de
informacin que se genera en la empresa en BD especificas; se obtiene una
seguridad eficaz, comparndola con los sistemas actuales la diferencia es
enorme, ya que actualmente se usan libretas e incluso notas sueltas lo cual
genera gran descontrol en los registros. Adems las BD son especificas por
modulo, teniendo as una para clientes, otra para productos etc. Con esto se logra
que cada tipo de dato este en su lugar y no afecte la integridad de la base de
datos.
Flexibilidad: La flexibilidad es la capacidad de cambio o de actualizaciones de
los sistemas. EL sistema actual puede ser flexible desde un punto de vista: se
registran nuevos apartados, nuevos clientes, productos etc. sin embargo todo esto
se hace con cierto descontrol al implementar el sistema LULUSHKA se podr
mantener esta flexibilidad pero de una manera mucho ms fcil y muchsimo ms
segura. Por lo que aqu igual que como se ha venido comentando, se mantiene las
mismas caractersticas pero de una forma mucho mas viable y confiable.
Eficiencia: Este punto ya se comentaba al inicio de esta parte del manual, el
sistema propuesto acelerara todos los procesos que se llevan a cabo en la
empresa en el rea de ventas as como el flujo de informacin generado con
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dichos procesos. Esto se har de manera completamente automatizada y seguro
logrando una mayor productividad general de todo el sistema. La publicidad har
que el trabajo de dar a conocer productos y promociones sea muy sencillo y sin
tener que salir del establecimiento.
Tiempo: en parte relacionado con lo anterior, el sistema actual tiene cierta
lentitud, lgicamente por tener que llevar un registro muy rustico en libretas y
notas. En la fase del anlisis se detecto la ineficiencia a la hora de consumar una
venta, debido a que se perda tiempo haciendo los registros en la libreta o sistema
manual. Con el sistema propuesto se eliminara este problema ya que como se
menciona en los objetivos se mejorara el proceso de atencin al cliente en mnimo
un 30%.
Facilidad de uso: el sistema actual no requiere de ninguna capacitacin ni
preparacin para emplearse. Los sistemas propuestos al ser nuevos y
automatizados requiere de ciertos conocimientos o preparacin, Aunque por un
lado el sistema actual no requiere de conocimientos previos genera un descontrol
y mayor dificultad de manejo conforme avanzan las ventas y aumenta la
informacin. Por otra parte los sistemas tanto del rea de ventas como de
publicidad aunque requieren de cierta capacitacin, una vez aprendido su manejo
la interaccin con ellos es fcil e intuitiva y no se incrementara la dificultad al tener
ms registros ya que todo seguir trabajando de la misma manera. Por otra parte
nuestra empresa se comprometi a entregar los sistemas de fcil manejo y
entendimiento y esto se cumple, por lo que la capacitacin es algo de rpido
aprendizaje.
Costos: La nica desventaja de los sistemas propuestos contra el actual se da
en este punto, es necesario adquirir equipo de cmputo y por supuesto el software
necesario para implantar los sistemas LULUSHKAs. Sin embargo algo es seguro:
las ventajas y beneficios que obtendr con el software sern mayor y a la larga
tendr mucha ms ganancia econmica, ya que tendr clientes satisfechos con el
servicio as como evitar posibles perdidas de informacin acerca de deudas o de
apartados que se llegan a tener con el sistema actual.