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Logística de Aprovisionamiento
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APROVISIONAMIENTO
DEFINICIÓN:
Proceso de gerenciar estratégicamente la planeación, adquisición, movimientos, recepción, producción, empaque, Almacenamiento, distribución y entrega al cliente de las materias primas, semielaborados, y productos terminados, desde los proveedores a través de la empresa y hasta el usuario final en condiciones de producto adecuado, Oportunamente, con bajo costo y calidad.
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OBJETIVOS Mantener la continuidad operativa del sistema
organizacional. Garantizar el nivel de calidad especificado en cada
material requerido Mantener y mejorar el nivel de beneficio de la
compañía a través de los costos de adquisición. Mejorar los niveles de inventario disminuyendo, los
niveles disponibles y de compra buscando un enfoque JIT
Lograr los mejores métodos de manipulación y empaque de los materiales
Sostener y proyectar a través de un suministro cumplido y regulado el resultado en el servicio al cliente.
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- GESTION DE OPERACIONES –
cadena logística
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FLUJO DE
INFORMACION
FLUJO DE
PRODUCTOS
COMPRAS PRODUCCION DISTRIBUCION STOCKS VENTAS
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- GESTION DE OPERACIONES –
Logística del aprovisionamiento
• se ocupa del proceso de adquisición yalmacenamiento de productos que pueden sermaterias primas, materiales, partes, piezas, etc,desde los proveedores hasta el comienzo delproceso productivo en empresas productivas.
• en empresas puramente comerciales, se trata dela adquisición de productos terminados que seutilizan para satisfacer las necesidades del clientefinal.
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• Es la función logística mediante la cual se provee a una
empresa de todo el material necesario para su
funcionamiento
Las actividades incluidas dentro de este proceso son
las siguientes:
(a) Cálculo de necesidades:
(b) Compra o adquisición:
(c) Obtención:
Concepto:
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• Puede decirse que APROVISIONAR es una función
destinada a poner a disposición de la empresa todos los
productos, bienes y servicios del exterior que son
necesarios para su funcionamiento.
El aprovisionamiento, abarca tres áreas:
• Compras,
• almacenamiento
• y gestión de inventarios
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CALCULO DE NECESIDADES
Las necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que
se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades
específicas para un determinado período de tiempo, para una
fecha señalada, o para completar un determinado proyecto.
El cálculo de las necesidades se materializa con los pedidos o la
requisición. Las necesidades de abastecimiento para una empresa
determinada pueden ser por consumo, reemplazo, reserva o
seguridad, necesidades iniciales y necesidades para proyecto.
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- GESTION DE OPERACIONES –- GESTION DE OPERACIONES –
SUS NECESIDADES
Para determinar las necesidades, el gerente de
abastecimiento debe coordinar con diferentes niveles,
debido principalmente a que esta necesidad tiene su
origen en otras dependencias de la empresa:
Con el gerente de Producción para determinar:
a) Los productos que se van a requerir para las
operaciones de producción en el volumen previsto.
b) Periodicidad con que se requieren estos productos, a
fin de poder determinar cuándo colocar los pedidos.
c) La calidad y el tipo de cada artículo o material a
adquirirse. 10
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- GESTION DE OPERACIONES –
Con el gerente de Logística para
determinar:
a) Cantidad de artículos que se encuentran con mucho stock.
b) Capacidad de almacenaje total y disponible para cada
artículo.
c) Nuevas necesidades o nuevas formas de almacenaje de los
productos.
d) Equipo y material necesario para el mantenimiento.
e) Capacidad de equipo y material para el transporte.
f) Nuevo equipo y material para operar en los almacenes.
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Con el jefe de Compras para definir:
a) Forma de mantener la continuidad de abastecimiento.
b) La calidad adecuada de los artículos a adquirirse.
c) Localización de nuevos productos, materiales y fuentes de
suministros.
Con el gerente de Ventas o Comercialización para:
a) Proporcionar datos sobre planificación de los artículos terminados.
b) Fechas necesarias de cada uno de ellos.
Con Contabilidad con el propósito de conocer:
a) Los registros de inventarios que se realiza, para determinar los
activos de la empresa.
b) La conciliación que se efectúa en los inventarios.
c) Las facilidades que necesite cada vez que se realicen inventarios.
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- GESTION DE OPERACIONES –13
Función COMPRAS
tiene por objeto adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita,
garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en términos
de tiempo, calidad y precio.
Proceso de adquisición
1. Planeamiento de las necesidades
2. Selección de fuentes de abastecimiento
3. Emisión del pedido al proveedor
4. Seguimiento del pedido
5. Recepción del pedido
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- GESTION DE OPERACIONES –16
Selección de Proveedores
• Criterios a partir de las prioridades competitivas
Precio Calidad
Servicio
Velocidad Puntualidad Volúmenes Localizaciones
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Qué pide el cliente al proveedor?
Mínimo precio
Máxima calidad
Entrega ágil y lotes pequeños
Innovación
Seguridad
Buen trato
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Qué pide el proveedor al cliente?
Máximo precio
Máximas compras
Programación
Fidelidad
Seguridad
Buen trato
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Beneficios para el Cliente
Si el cliente reduce el número de proveedores, aumentará las compras a cada uno de ellos, pudiendo conseguir menores niveles de coste
Si aumenta la confianza en la calidad del proveedor, se podrán eliminar costosas operaciones de inspección
Si se adaptan los ritmos de entrega a las necesidades, se reducirán los stocks
Contando con proveedores a largo plazo, podrá exigirles capacidad de innovación y mejoras
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Beneficios para el Proveedor
El proveedor podrá alcanzar sus objetivos de máximas compras y fidelización del cliente, ganándose su confianza en cuanto a calidad y servicio suministrado, adaptando su estructura productiva a los ritmos y secuencias del cliente, considerando las observaciones del mismo como oportunidades de mejora en las relaciones mutuas
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Selección de Proveedores(Primer paso)
Datos históricos referentes a calidad servicio
Solidez técnica y económica
Evaluación por auditoría de su sistema de calidad
Capacidad tecnológica y de innovación
Conformidad manifiesta a prestar suministros garantizados
Deseos explícitos de colaboración y desarrollo conjunto
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Selección de Proveedores(Segundo paso)
Con los proveedores seleccionados en el primer paso, establecer acuerdos que permitan:
Aumento de calidad en los suministros
Reducción de plazos
Reducción de costes
Agilidad en las entregas según programación
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Selección de Proveedores(Tercer paso)
Establecer acuerdos de calidad en el que estén involucradas ambas partes, realizándose oportunas auditorías, tanto en el proceso del proveedor como en el del comprador, implementándose adecuados canales de información en ambas direcciones.
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Evaluación de Proveedores
Los sistemas de evaluación que habitualmente se emplean hacen intervenir tres factores:
Indice de Precios: (Precio más bajo ofertado/Precio medio del mercado) x 100
Indice de Calidad: (Lotes aceptados/Lotes servidos) x 100
Indice de Servicio: (Piezas entregadas en plazo/Total piezas solicitadas) x 100
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- GESTION DE OPERACIONES –26
Certificación de Proveedores
• Comprobación de capacidad para suministrar productos y
servicios de acuerdo a las necesidades del cliente
• Proceso de evaluación profunda de aptitudes
– costo
– calidad
– entrega
– flexibilidad
• Análisis de procesos
• Revisión de documentación para verificar integridad y precisión
Certificación
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- GESTION DE OPERACIONES –27
Relaciones con proveedores: orientaciones
Competitiva
• Suma cero
• Corto plazo
• Poder de compra
• Capacidad negociadora
• Muchos proveedores
Cooperativa
• Asociados
• Largo Plazo
• Esfuerzo conjunto
• Compartir información y ahorros
• Pocos proveedores o único
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- GESTION DE OPERACIONES –29
Compras centralizadas
Ventajas
• Incremento del poder de compra
• Ahorros importantes
• Garantía de disponibilidad
Limitaciones
• Necesidad de conocimiento de legislaciones de cada pais en
adquisiciones globalizadas
• Artículos exclusivos de una localización
• Insumos estrechamente vinculados al programa de producción
• Plazos de entrega en general mayores
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ACTIVIDADES GENERALES DEL ÁREA DE COMPRAS
1. INFORMACIÓN
a. Materiales
b. Proveedores
2. INVESTIGACIÓN
a. Estudios de mercado de proveedores
b. Estudio de materiales en uso
c. Análisis de costos de los materiales
d. Investigaciones de fuentes de abastecimiento susceptibles de ser desarrolladas por la empresa
e. Investigación sobre proveedores
f. Investigación sobre materiales secundarios
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ACTIVIDADES GENERALES DEL ÁREA DE COMPRAS3. FUNCIONAMIENTOa. Constatación de requisiciones b. Obtención y análisis de cotizacionesc. Determinación de la forma comprard. Programación de las comprase. Entrevista a proveedoresf. Negociación de contratosg. Remisión ordenes de comprah. Seguimiento y vigilancia del cumplimiento
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ACTIVIDADES GENERALES DEL ÁREA DE COMPRAS4. AUXILIARESa. Procedimientos de oficinab. Tomar la mejor decisión de comprac. Normalización y simplificación de
actividades logísticasd. Sustitución de materialese. Ensayos y pruebas de artículos nuevosf. Presupuesto de adquisicionesg. Control de existencias h. Política de compras
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ACTIVIDADES GENERALES DEL ÁREA DE COMPRAS
5. ACTIVIDADES AFINES
a. Dirección de almacenes
b. Dirección de transportes
c. Seguros en general
d. Inspección y mantenimiento de los elementos de transporte
e. Recuperación de materiales
f. Contabilidad de materiales
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ÉTICA EN LAS COMPRAS
1. CORTESÍA Y EQUIDAD (Hasta que punto?)
2. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL (Salvaguardar confidencias de la empresa y de los proveedores)
3. DIVERSIONES (Hasta que punto? -tienen los compradores cuentas de gastos?)
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ÉTICA EN LAS COMPRAS
4. REGALOS Y DONATIVOS: Se aceptan? –se prohíben? – se toleran? – se rechazan?. Comparar con políticas de ventas.
5. PUGNA DE INTERESES: Qué hacer cuándo se presenta? – responsabilidad de compras?
6. CODIGO DE ÉTICA DEL COMPRADOR
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CÓDIGO DE ÉTICA, VALORES Y PRINCIPIOS
1. Proceso administrativo Responsabilidades del área de compras Estructura del área de aprovisionamiento Concepto de cross function Concepto de cross team work Concepto de calidad gerencial o de manejo
(ISO) Medición del logro Manejo de información y vinculación
tecnológica.
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CÓDIGO DE ÉTICA, VALORES Y PRINCIPIOS
2. Aspectos Relevantes
Enfoque de medio ambiente = materiales, proveedor.
Enfoque de servicio al cliente (integral)
Enfoque de manejo de la competencia
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CÓDIGO DE ÉTICA, VALORES Y PRINCIPIOS
3. Aspectos Legales
Contratos y acuerdos con proveedores
Actitud y disposición para solucionar adecuadamente los conflictos y diferencias con proveedores
Contenido legal de los contratos
Respeto por el proveedor, su cultura, su negocio
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CÓDIGO DE ÉTICA, VALORES Y PRINCIPIOS
4. Proceso de Negociación
Regalos, donaciones.
Atenciones – Participación en eventos
Precio legal – Beneficio Legal (Para la empresa)
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MÉTODOS PARA COMPRAR
1. SEGÚN EL FACTOR DEL TIEMPO DE COMPRA
a. Ajustadas a las necesidades
Se compra lo necesario
Productos de poca rotación
El problema es de tiempo
No se tiene stock
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MÉTODOS PARA COMPRAR
b. Para períodos futuros específicos
Materiales con consumo regular
Variaciones de precio en el tiempo
Períodos variables de consumo
Costo almacenamiento
Depende aprovisionamiento o del consumo
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METODOS PARA COMPRAR
2. SEGÚN LA FORMA DE COMPRARa. Sobre contrato
mejor negociación de precios No incremento de existencias Seguridad de abastecimiento continuo Enfoque legal Acuerdo por inspecciones, garantías, etc.
b. Compras agrupadas. Según origen, catalogación, rotación, costo. Se agrupan los pedidos para disminuir costos y gastos
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METODOS PARA COMPRAR
c. Compras programadas Según el consumo real
El proveedor es un almacén propio
Buena calidad por conciencia del proveedor
Buen nivel de oportunidad
Reducción de inventarios
Bajo costo de comprar
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METODOS PARA COMPRAR
3. Según el mercado Según programa de producción
Estudio permanente del mercado
Pronósticos de cantidad y precio
Asegurar aprovisionamiento futuro
Método para consumo estable
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METODOS PARA COMPRAR
4. Especulativas• Mayor riesgo a lo normal
• Se usa por la variación del precio
• Basado en la utilidad que se pueda obtener
• Requiere compromiso de otras áreas
• Inmoviliza el flujo de caja.
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- GESTION DE OPERACIONES –46
Compras electrónicas
• EDI (electronic data interchange)
• Intercambio de documentos via telefónica
• Software para comunicaciones
• Documentos
– pedidos – facturas - órdenes de pago
• Proceso
– Cliente: “clik” en catálogo electrónico
– Proveedor: verificación de crédito y disponibilidad del artículo
– Proveedor: notificación electrónica a almacén y embarque
– Proveedor: envío electrónico de factura
– Cliente: recepción y transferencia electrónica bancaria
• Facilitar EDI a través de Internet
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- GESTION DE OPERACIONES –47
e-commerce
• Wal-Mart, Eastman Kodak, GM y Baxter International
• GE Red de Procesos de Intercambio
• Ventajas
– menores costos de colocación de pedido
– menores tiempos de procesamiento
– posibilidad de participación de un gran número de oferentes
• Mercados virtuales
– transacciones múltiples
– gran número de clientes y proveedores
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- GESTION DE OPERACIONES –48
Selección de la forma de transporte
• Carretera
• Ferrocarril
• Marítima
• Aérea
• Tubería