MANUAL SISTEM FAIL
KANDUNGAN
Bil. Perkara Muka Surat
1. Pendahuluan 1
2. Latarbelakang 1
3. Definisi/lstilah 1 - 3
4. Sistem fail 3 - 4
5. Kod klasifikasi bagi rekod-rekod "Housekeeping" 4 - 6
6. Kod klasifikasi bagi rekod-rekod "Functionaf 7
7. Prosidur-prosidur untuk aktiviti dalam sistem 7 fail
8. Siri 100 - Pentadbiran 9-16
9. Siri 200 - Bangunan Dan Harta 17-22
10. Siri 300 - Kelengkapan Dan Bekalan 23-25
11. Siri 400 - Kewangan 26 - 31
12. Siri 500 - Perkhidmatan Dan Personel 32 - 38
13. Siri 600 - Functional 39 - 42
1.0 SEPATAH KATA
Manual Sistem Fail ini disediakan dengan tujuan membantu pegawai dan
kakitangan untuk memastikan pengurusan rekod dilaksanakan dengan
teratur dan efisien. Adalah diharapkan setiap Bahagian dan Unit
menggunakan panduan ini untuk membuka fail, menutup fail serta
menggunakan kod klasifikasi yang telah disediakan.
Semoga panduan ini akan menjadi bahan rujukan yang amat berguna
kepada semua pengguna menjalankan urusan kerja seharian dengan
lebih teratur dan sistematik.
2.0 PENDAHULUAN
2.1 LATARBELAKANG
Pengwujudan jumlah fail yang banyak ini telah menimbulkan
beberapa masalah seperti pembukaan fail tanpa mengikut
prosidur, kehilangan fail, pengesanan dan pengeluaran fail yang
lambat dan sebagainya. Untuk meningkatkan pengurusan fail di
cadangkan, satu sistem klasifikasi yang dikenali sebagai
"Block Numeric System"diperkenalkan.
2.2 DEFIINISI/ISTILAH
2.2.1 Rekod
Rekod awam/rekod Kerajaan merangkumi apa sahaja
maklumat yang tercatat atau yang direkodkan berhubung
dengan semua tugas atau kerja harian rasmi Jabatan.
Rekod awam mengandungi maklumat yang boleh
menjaga dan melindungi hak serta kepentingan Kerajaan,
organisasi dan individu.
1
2.2.2 Fail
Satu folder yang diklasifikasikan mengikut kaedah yang
tertentu (nombor/abjad dsb.) supaya kandungan di
dalamnya mudah dikesan.
2.2.3 SistemFail
Proses pengkelasan, penyusunan, penyimpanan,
pengawalan fail secara sistematik untuk tujuan
memudahkan pengesanan serta pengguna apabila
diperlukan.
2.2.4 Klasifikasi
Penyusunan fail-fail di dalam kumpulan-kumpulan yang
mempunyai perkara yang sama dan fail-fail ini dikenali
dengan ideniti yang tersendiri. Identiti ini termasuklah
kod nombor, kod warna, kod abjad, kod perkara dan Iain-
lain lagi.
2.2.5 Fail-Fail "Housekeeping"
Fail-fail yang wujudkan oleh sesebuah pejabat atau
organisasi untuk melaksanakan dan melicinkan
pentadbiran. Fail-fail ini dapat dikelaskan kepada lima
kategori utama seperti yang berikut:-
Pentadbiran Am Bangunan
dan Harta Kelengkapan dan
Bekalan Kewangan
Perkhidmatan dan Personel
2.2.6 Fail-fail "Functional"
Fail-fail yang diwujudkan oleh sesebuah pejabat atau
organisasi didalam melaksanakan fungsi-fungsi atau
aktiviti-aktiviti utamanya. Sebagai contohnya fail-fail
berkaitan dengan operasi harian yang diwujudkan oleh
Organisasi itu sendiri adalah jenis fail "functional".
3.0 SISTEM FAIL
3.1 Faedah Sistem Fail Yang Baik
Sistem fail yang baik akan membolehkan pengesanan dan
pengeluaran fail dengan segera. Dengan pengeluaran fail
segera, sesuatu maklumat dapat diperolehi dengan cepat serta
tindakan dapat diambil dengan segera. Keadaan ini dapat
meningkatkan kecekapan pentadbiran serta memberi kepuasan
kepada pelanggan.
3.2 Skop Klasifikasi Fail
Fail-fail dikelaskan mengikut struktur organisasi. Kesemua
rekod-rekod dibahagikan kepada dua (2) kumpulan utama iaitu;
rekod-rekod "Housekeeping" dan rekod-rekod "Functional".
3.3 Fail-fail "Housekeeping"
Bagi fail-fail "housekeeping" nombor-nombor seperti berikut
diberikan:
Taiuk Besar Kod (nombor)
Pentadbiran Am 100
Bangunan & Harta 200
Kelengkapan & Bekalan 300
Kewangan 400
Perkhidmatan & Personel 500
4.0 KOD KLASIFIKASI BAGI REKOD-REKOD "HOUSEKEEPING"
TAJUK BESAR
PENTADBIRAN AM KOD 100
MELIPUTI PELBAGAI PERKARA BERKAITAN DENGAN URUSAN
PERKHIDMATAN PENTADBIRAN, AKTA DAN PERUNDANGAN, PERSATUAN-PERSATUAN, JAWATANKUASA, PERSIDANGAN DAN
MESYUARAT.
SIR1100 - PENTADBIRAN AM
NOMBOR-NOMBOR UTAMA PERKARA-PERKARA UTAMA
100 Pentadbiran Am 100 -1 Mesyuarat 100-2 Pekeliling dan Surat Pekeliling 100 - 3 Pengurusan Am 100-4 Laporan 100-5 Kajian 100-6 Perangkaan 100-7 Persidangan
• Perkara-perkara utama boleh ditambah lagi dengan merujuk kepada
Bahagian Korporat (Pentadbiran) Organisasi.
TAJUK BESAR
BANGUNAN DAN HARTA KOD 200
MELIPUTI PERKARA-PERKARA BERKAITAN DENGAN PEROLEHAN RUANG PEJABAT MELALUI PEMBELIAN ATAU PENYEWAAN
BANGUNAN DAN TANAH ATAU DENGAN PEMBINAAN BANGUNAN BARU TERMASUK JUGA PERKARA MENGENAI UBAHSUAI DAN PENYELENGGARAAN BANGUNAN SERTA PELBAGAI PERKARA
MENGENAI KENDERAAN PEJABAT.
SIRI 200 - BANGUNAN DAN HARTA
NOMBOR-NOMBOR UTAMA PERKARA-PERKARA UTAMA
200 Bangunan dan Harta Am 200 -1 Tanah 200 - 2 Sewaan Tanah 200 - 3 Permohonan Sewaan Tanah 200 - 4 Penyelenggaraan Bangunan dan Tanah 200 - 5 Pelupusan Harta dan Aset 200 - 6 Aset dan Inventor! LPB
TAJUK BESAR
KELENGKAPAN DAN BEKALAN KOD 300
MELIPUTI URUSAN-URUSAN PEMOHON, PENYELENGGARAAN, PEROLEHAN DAN MEMBAIKI PERALATAN, INVENTORI PERALATAN
DAN TINDAKAN PELUPUSAN ALAT-ALAT YANG TIDAK DIPAKAI ATAU
BERLEBIHAN DAN PERKARA-PERKARA LAIN YANG BERKAITAN.
SIRI 300 - KELENGKAPAN DAN BEKALAN
NOMBOR-NOMBOR UTAMA PERKARA-PERKARA UTAMA
300 Kelengkapan dan Bekalan 300 -1 Perolehan Kelengkapan dan
Kemudahan 300 - 2 Penyelenggaraan Kelengkapan dan
kemudahan 300 3 Pelupusan Kelengkapan dan
Kemudahan
TAJUK BESAR
KEWANGAN KOD 400
MELIPUTI PERKARA-PERKARA MENGENAI KEWANGAN SEPERTI PENERIMAAN, PENGAWALAN DAN PERBELANJAAN. IA MERANGKUMI
AKAUN DAN ACARA PERKAUNAN, HASIL, BELANJAWAN, AUDIT, TUNTUTAN SERTA BUTIR-BUTIR KEWANGAN YANG LAIN TERMASUK
GAJI, PEMBAYARAN ELAUN, PINDAHAN WANG.
SIRI400 - KEWANGAN
NOMBOR-NOMBOR UTAMA PERKARA-PERKARA UTAMA
400 Kewangan 400 -1 Kemudahan Pinjaman 400 - 2 Kemudahan Pinjaman Kakitangan 400 - 3 Pengurusan Kewangan 400 - 4 Simpanan Tetap
TAJUK BESAR
PERKHIDMATAN DAN PERSONEL KOD 500
MELIPUTI PERKARA-PERKARA BERKAITAN DENGAN URUSAN PEGAWAI DAN KAKITANGAN SEPERTI PENGAMBILAN CUTI, DISIPLIN, KENAIKAN PANGKAT, PERTUKARAN, PERSARAAN, PRESTASI DAN
SEBAGAINYA.
SIRI 500 - PERKHIDMATAN DAN PERSONEL
NOMBOR-NOMBOR UTAMA PERKARA-PERKARA UTAMA
500 Perkhidmatan dan Personel 500 -1 Perjawatan 500 - 2 Pembangunan Sumber Manusia 500 - 3 Perubatan 500 - 4 Latihan dan Kursus 500 - 5 Seminar dan Korporat 500 - 6 Persaraan 500 - 7 Disiplin
5.0 KOD KLASIFIKASI BAGI REKOD-REKOD "FUNCTIONAL" Kod Untuk Fail-Fail "Functional"
Kebanyakan fail-fail "functional" diwujudkan dan digunakan oleh
Bahagian Operasi untuk menjalankan kerja-kerja harian yang ada
kaitan dengan aktiviti mereka. Kod nombor utama yang tertentu
disediakan untuk siri rekod ini adalah seperti berikut:-
TAJUK BESAR
"FUNCTIONAL" KOD 600
Meliputi perkara-perkara berkaitan dengan urusan aktiviti kerja harian
yang ada kaitan dengan aset seperti penggunaan mesin, jeti, kerja-
kerja penyelenggaraan yang dilakukan setiap tahun (routine),
kebombaan, keselamatan.
NOMBOR-NOMBOR UTAMA PERKARA-PERKARA UTAMA
600 -1 Operasi 600 - 2 Pembinaan Projek 600 - 3 Keselamatan , Kawasan
dan Harta 600 - 4 Kerja, Bekalan dan Penyelenggaraan
Melalui Tawaran Sebutharga dan Tender
6.0 PROSIDUR-PROSIDUR UNTUK AKTIVITI DALAM SISTEM FAIL
6.1 Penerimaan dan Pendaftaran Surat
6.2 Pendaftaran Fail
6.3 Pembukaan Fail
6.4 Penyimpanan dan Pengedaran Fail
6.5 Pertukaran ke Sistem Baru
7
PANDUAN
SISTEM FAIL BAGI
AGENSI-AGENSI KERAJAAN
1. Panduan Sistem Fail ini dikeluarkan dengan tujuan untuk membantu
pengguna yang terlibat dengan urusan fail dan surat menyurat rasmi
kerajaan, dalam menjalankan kerja-kerja mereka. Di samping itu juga diharap
dapat membantu mempercepatkan proses tindakanke atas perkara-perkara
yang diuruskan oleh organisasi.
2. Panduan ini mengandungi prosedur-prosedur untuk aktiviti-aktiviti berikut:-
2.1 Penerimaan dan Pendaftaran Surat
2.2 Pendaftaran Fail
2.3 Pembukaan Fail
2.4 Penyimpanan dan Pengedaran Fail
2.5 Pertukaran ke sistem baru
3. Adalah ditegaskan di sini bahawa Panduan Sistem Fail ini hanya merupakan
bahan rujukan dalam usaha mereka untuk memperbaiki cara urusan fail di
Agensi masing-masing.
Disember 2005
KANDUNGAN
BIL PERKARA MUKA SURAT
I. PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT
- Surat Terperingkat dan surat-surat untuk Perhatian
Ketua Jabatanr 1 - 2 - Surat Umum di alamatkan kepada Ketua Jabatan 2 - 3 - Surat-surat Untuk Perhatian Pegawai 3 - 4 - Surat-surat Untuk Tindakan Segera/Sementara 4
II. PROSEDUR PENDAFTARAN FAIL
- Pengkelasan Fail 5 - Nombor Rujukan Fail 6 - Cara member! Nombor Rujukan Bagi Fail Umum 6-14 - Cara member! Nombor Rujukan Bagi Fail Kakitangan 14 - Bertukar Ke nombor Rujukan Baru 15-18
III. PROSEDUR PEMBUKAAN FAIL
- Membuka Fail Baru 19 - 20 - Mendaftar Fail Baru 20 - 22 - Membuka Fail Sambungan 22 - 23 - Membuka Fail Sementara 23
IV. PENYIMPANAN DAN PENGEDARAN FAIL
- Penyimpanan Fail 24 - Pergerakan/Pengedaran Fail 24 - 25 - Simpan Dalam Perhatian 25 - 26
V. BERTUKAR KEPADA SISTEM BARU
- Langkah Yang Perlu Diambil 26 - Cara Pertukaran 26 - 27
LAMPIRAN A Senarai Kod Organisasi LAMPIRAN B Contoh Senarai Subjek Utama LAMPIRAN C Contoh Kertas Doket LAMPIRAN D Carta Aliran Pendaftaran dan
Pembukaan Fail LAMPIRAN E Borang Pergerakan Fail
1. PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT
Surat-surat rasmi terbahagi kepada 3 jenis iaitu:-
1.1 Surat-surat Terperingkat dan Surat Untuk Perhatian Ketua Jabatan
Semua surat-surat Terperingkat dan Untuk Perhatian Ketua
Jabatan hendaklah diserahkan (tanpa dibuka) kepada Pembantu Tadbir
(Kesetiausahaan) masing-masing untuk diambil tindakan seperti
berikut:-
1.1.1 Buka surat, copkan tarikh terima dan tandatangan ringkas (initial).
1.1.2 Daftarkan surat dalam Buku Daftar Penerimaan Surat. Butir-
Butir yang perlu dicatatkan ialah:-
a) Tarikh terima
b) Tajuk surat (secara ringkas)
c) Bilangan rujukan surat
d) Nama Agensi Penghantar
1.1.3 Kandungkan surat dalam fail berkenaan. Sila rujuk para 3.1.3
muka surat 16 bagi prosedur mengandungkan surat.
1.1.4 Serahkan fail kepada Ketua Jabatan untuk tindakan.
1.1.5 Jika surat diminitkan kepada Ketua bahagian/Unit/mana-mana
pegawai lain, serahkan fail kepada pegawai yang berkenaan
untuk diambil tindakan.
1.1.6 Jika surat itu hendak dijawab/dibalas tindakan yang perlu diambil
ialah:-
a) Taip surat dalam sekurang-kurangnya salinan:-
• Salina nasal dihantar ke Agensi berkenaan
• Salinan kedua kandungkan ke dalam fail berkenaan
• Salinan ketiga kandungkan ke dalam fail terapong (float
file)
b) Catatkan bilangan kandungan fail di sudut atas kanan salinan
kedua yang dikandungkan dalam fail warna biru.
c) Dengan menggunakan "rubber stamp" catatkan tarikh surat,
nama agensi penerima dan tarikh surat di hantar pada kertas
minit dengan warna biru. Lihat para 3.1.3 (c) muka surat 16
untuk keterangan lanjut.
1.2 Surat Umum Yang Di alamatkan Kepada Ketua Jabatan
Semua surat Umum yang di alamatkan kepada Ketua Jabatan dan
tidak ada Untuk Perhatian mana-mana Bahagian/pegawai hendaklah
dibuka oleh Pembantu Tadbir Fail (Seksyen Pentadbiran).
Tindakan yang perlu diambil ialah:
1.2.1 Buka surat, copkan tarikh terima dan tandatangan ringkas (initial).
1.2.2 Serah surat kepada Ketua Bahagian/Unit yang bertanggungjawab
mengenai kandungan surat tersebut.
1.2.3 Bagi surat yang tidak dapat dipastikan untuk tindakan mana-
mana Bahagian/Unit, sila rujukkan kepada Ketua Jabatan.
1.2.4 Ketua Bahagian/Unit serahkan surat kepada Pembantu Tadbir
Fail masing-masing untuk diambil tindakan seperti di para 1.1.2
dan 1.1.3 muka surat 2.
1.2.5 Serahkan fail kepada pegawai yang diminitkan di dalam surat
tersebut.
1.2.6 Jika surat itu hendak dijawab/dibalas, tindakan-tindakan yang
perlu diambil adalah sama seperti di para 1.1.6 (a-c) di muka
surat 2.
1.3 Surat Untuk Perhatian Pegawai
Semua surat-surat rasmi yang di hantar Untuk Perhatian Pegawai
tertentu hendaklah diserahkan kepada Pembantu Tadbir Fail berkenaan
untuk dibuka dan dicop tarikh terima serta diedarkan kepada pegawai
berkenaan. Jika pegawai berkenaan tidak ada di Pejabat, surat itu
hendaklah diserahkan kepada Ketuanya ataupun kepada salah seorang
daripada rakan sejawatnya yang berkaitan untuk dimabil tindakan.
1.4 Secara ringkas tindakan-tindakan yang perlu diambil dalam urusan
penerimaan dan pendaftaran surat adalah seperti dicatatkan dalam
rajah berikut:
CARTA ALIRAN PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT
Terima surat
Terperingkat/U.P. Ketua Agensi
, Hantar kepada kerani .......
^
Umum Hantar kepada
Hantar Kepada
Persuratan Bahagian berkenaan 1 -------
Persuratan ----- Bahagian Pentc
MemDantu Knas Ketua Agensi/
kerani
idbiran
Timbalannya
Buka surat, cop Buka surat, cop tarikh Tarikh terima dan terima dan tanda-
Buka surat. Cop tarikh
> terima dan tanda-tangan ringkas Daftar surat
Penting dalam Buku Daftar
Tandatangan rinkas Pasti Bahagian yang <^ Bertanggunjawab ^^ Daftar surat (Jika
Perlu) dalam 1
Ya r Hantar
kepada
Buku Daftar ^ ^
Masukkan surat dalam fail khas r dan serahkan
Bahagian Rfirkfinaan ^ kepada Ketua
Anpnsi/timhalan-
Tidak Rara Han minit
Kepada Pegawai ._, ,_. TinHaU-an
nya
Baca dan minit ._ L-£ir\orlr» Dc^noiA/oi
> ,
Hantar kepada D<"ici«ii«/ii \^r\r\sf\ Melalui Kerani
Tindakan
Pegawaii ., berkenaan <^ ada di ^> Pejabat?
LJ Hantar kepada i idiiidi i\e|JdUd Pegawai
^ ^
Bahagian r
laan
w \ r
Ambil tindakan
pcycivvdi berkenaan
Untuk Perhatian Pegawai
1.5 Surat-surat Untuk Tindakan Segera/Sertamerta
1.5.1 Tindakan segera hendaklah diambil untuk memasukkan surat-
surat diterima ke dalam fail-fail yang berkenaan sebelum surat
diedarkan.
1.5.2 Jika surat tersebut memerlukan tindakan serta merta dan fail
tidak dapat dikesan dengan segera, sampul kecil boleh dibuka
sebagai langkah sementara tetapi diberikan nombor rujukan fail
yang sama. Setelah diambil tindakan dan fail asal dijumpai,
sampul kecil dan isi kandungan fail sementara hendaklah
dimasukkan ke dalam fail asal.
1.5.3 Surat juga boleh diambil tindakan tanpa fail jika ianya
memerlukan tindakan yang tersangat segera. Tetapi hendaklah
dipastikan supaya nombor rujukan yang diberikan adalah nombor
rujukan yang betul. Ini boleh dilakukan dengan merujuk kepada
doket yang disediakan bagi fail ini.
1.5.4 Bagi perkara-perkara yang mustahak dan memerlukan tindakan
serta-merta, Pegawai yang berkenaan bolehlah memberi
pandangan ataupun menyampaikan keputusan melalui telefon
tersebut dahulu, kemudian baru disusuli dengan surat kami.
2. PROSEDUR PENDAFTARAN FAIL
Berikut ialah perosedur-prosedur yang terlibat semasa mengkela, mendaftar, merujuk, mengendalikan dan menyimpan fail.
2.1 Pengkelasan Fail
Fail-fail Agensi-agensi kerajaan boleh dibuka seperti berikut:
Perkara Kod Pecahan Kod Pecahan Kecil Kod
Utama
Aduan
Perkara Perkara
Aduan 2/1 Aduan Awam Awam mengenai
Sikap Kakitangan kerajaan
2/1/1
Rujukan Fail:
JPM BK 01 / 2 / 1 /
Aduan Awam mengenai sikap kakitangan kerajaan
Jika tidak terdapat Pecahan Perkara, Bahagian ini tidak perlu
diberikan kod rujukan. Hanya dalam keadaan benar-benar
perlu barulah digunakan. MENENTUKAN SUBJEK YANG
BENAR-BENAR TEPAT DAN DAPAT MEMBAYANGKAN
MAKSUD KANDUNGAN FAIL AKAN MENGELAKKAN DARI
PECAHAN KECIL PERKARA DIGUNAKAN.
2.3.7 Letakkan kod Rujukan Ketujuh iaitu KOD SIRI KES selepas kod
Pecahan Kecil Perkara. Asingkan kod Pecahan Kecil Perkara
dan kod Siri Kes dengan menggunakan sempang (-). Kod siri
kes digunakan bagi fail yang dibuka untuk perkara yang sama
tetapi mempunyai perbezaan dari segi nama, tempat, tahun dan
sebagainya. Urusan ini diasingkan kerana ianya merupakan kes-
kes yang berlainan walaupun bagi perkara yang sama. Kod Siri
13
Kes adalah amat sesuai digunakan untuk fail kakitangan dan fail-
fail individu. Kod Siri Kes ini bermula samada selepas kod
Perkara Utama, selepas Pecahan Perkara atau selepas Pecahan
Kecil Perkara.
2.4 Cara Member! Nombor Rujukan Bagi Fail Kakitangan
Bagi fail kakitangan, cara pemberian nombor rujukan adalah seperti
berikut-
JPM
1 Nam
r a K od
! Perk;
r ara Utama
Ringkas Jabatan Perdana
bagi Organisasi JPM
Kakitangan (Diambil dari Kod Perkara
Menteri Utama di Lampiran B)
1
Fail Pertama Bagi Kakitangan Pertama di Bahagian atau Organisasi yang berkenaan.
Nombor Rujukan adalah JPM 01/431-1. Nombor rujukan bagi fail kakitangan
adalah menggunakan Kod Siri Kes yang diletakkan selepas kod Perkara
Utama iaitu kod bagi perkataan 'kakitangan'. Kod siri kes ini adalah berturutan
daripada 1 hingga ke satu angka yang melambangkan jumlah kakitangan yang
ada dalam organisasi tersebut. Selain menggunakan kod-kod siri kes seperti di
atas nombor Kad Pengenalan (4 angka di hujung sahaja seperti yang
diamalkan oleh klinik/hospital Kerajaan) juga boleh digunakan.
KS BP 09 / 431 4489
Nama Nama Ringkas Ringkas Kementerian Bahagian Kesihatan Perjawatan
ir Kod
i
P r erkara
Organisasi Utama KK Kakitangan
Nombor Kad Pengenalan (4 nombor akhir) bagi kakitangan
14
01 431
2.5 Bertukar Ke Nombor Rujukan Baru
2.5.1 Contoh Pertama
Nombor Rujukan Lama
JPM / BP / 033 0001
^ Jab
r atan
^ Baf
r i lagian Pent*
r ^ adbiran Bil. P€
r jrtama
Perdana Pentadbiran bagi fail Menteri Pentadbiran
TajukFail: ACCOUNTANT
Nombor Rujukan Baru
JPM BP 01 378 /
Jabatan Bahagian Kod Perjawatan Akauntan Perdana Pentad- Organisasi (Perkara (Pecahan Menteri biran JPM Utama) Perkara)
Tajuk Fail: URUSAN PERJAWATAN BAGI AKAUNTAN
Tajuk dan nombor fail lama disusun semula dengan mementingkan
penggunaan PERKARA UTAMA. Perkara yang diuruskan oleh fail ini
ialah jawatan Akauntan. Oleh itu Perkara Utama yang sepatutnya
digunakan ialah PERJAWATAN. Urusan AKAUNTAN akan menjadi
Pecahan Perkara kepada Perkara Utama Perjawatan. Jika ada jawatan
kedua misalnya jawatan Pegawai Tadbir dan iplomatik (PTD), urusan ini
akan menjadi Pecahan Perkara yang kedua kepada Perkara Utama
Perjawatan. Kod rujukan yang akan diberikan adalah seperti berikut:
15
JPM BP 01 378 /
Jabatan Bahagian Kod Perjawatan PTD Perdana Pentad- Organisasi Menteri biran JPM
Tajuk Fail: URUSAN PERJAWATAN BAGI PTD
Pecahan Perkara yang ketiga dan seterusnya akan diberikan nombor
turutan yang berikutan. Nombor ini diberikan secara turutan mengikut
fail yang dibuka bagi perkara tersebut dan sterusnya didaftarkan untuk
memudahkan rujukan.
2.5.2 Contoh Kedua
Nombor Rujukan Lama
JPM / BK / 0777 0017
Jabatan Perdana Menteri
Bahagian Akaun Kewangan Kewangan
Fail yang ke 17 bagi tajuk Akaun & Kewangan
Tajuk Fail: Akaun-Correspondence with BBMB
Nombor Rujukan Baru
JPM BK 0 1 / 7 / 1
Jabatan Bahagian Kod Perdana Kewangan Organisasi Menteri JPM
Akaun BBMB
16
pengeluaran fail dengan segera. Dengan pengeluaran fail
Dalam hal ini PERKARA UTAMA yang diuruskan ialah urusan Akaun.
BBMB akan menjadi PECAHAN PERKARA kepada perkara utama
urusan Akaun. Jika JPM berurusan dengan Kementerian Pelajaran
mengenai Pelajar Luar Negeri yang menuntut di Malaysia dan ianya
merupakan Pechan Perkara Kedua, nombor rujukannya adalah seperti
berikut:
JPM BP 12 658 /
Jab
r atan
^ Baha
r gian
Koc
r ^ 1 Pe
r i 3lajar Pel
r ajar
Perdana Pentadbir Organisasi Luar Menteri Kementerian Negeri Pelajaran
Tajuk Fail: URUSAN PELAJAR LUAR NEGERI DENGAN KEMENTERIAN PELAJARAN
2.5.3 Contoh Ketiga
Nombor Rujukan Lama
JPM 01 18
Jabatan Perdana Menteri
Pentadbiran Am.
Iklan Jawatan
17
Tajuk Fail: Iklan Jawatan
Nombor Rujukan Baru
JPM BP 01 339 /
Jabatan Bahagian Kod Iklan Perdana Pentadbiran Organisasi Menteri JPM
Iklan Jawatan
Tajuk Fail: IKLAN JAWATAN
2.5.4 Contoh Keempat
Nombor Rujukan Lama
JPM / 2 1100
Jabatan Perdana Pentadbiran Menteri
Gaji Upahan
Tajuk Fail: Belanjawan
Nombor Rujukan Baru
JPM BK 01 81
Jabatan Bahagian Kod Belanjawan Perdana Kewangan Organisasi Menteri JPM
Gaji Elaun dan Iain-lain habuan wang
Tajuk Fail: BELANJAWAN
18
3. PROSEDUR PEMBUKAAN FAIL
3.1 Tindakan Untuk Membuka Fail Baru
3.1.1 Apabila menerima surat/alporan/permohonan atau Iain-lain
dokumen, perhatikan sama ada surat-surat dan Iain-lain dokumen
ini ada mempunyai nombor ujukan fail atau tidak. Jika ada
kandungkan surat mengikut prosedur yang dinyatakan di para
3.1.3
3.1.2 Jika tidak ada, semak doket faharasat bilangan untuk
memastikan sama ada fail-fail mengenai perkara yang sama telah
didaftarkan. Jika ada kandungkan surat. Jika belum ada, buka
fail dan didaftarkan dengan memberikan nombor rujukan seperti
yang dinyatakan sebelum ini (para 2.3)
3.1.3 Kandungkan surat dalam fail dengan cara:
a) Catatkan bilangan kandungan fail (enclosure) di sudut kanan
atas surat. Nombor kandungan ini diletakkan dalam bulatan.
Bagi surat diterima, nombor dan bulatan ditandakan dengan
warna merah dan bagi surat yang dihantar keluar nombor
dan bulatan ditandakan dengan warna biru atau hitam.
b) Catatkan tarikh penerimaan, nama agensi pengirimnya dan
tarikh surat dikandungkan ke atas kertas minit dengan
menggunakan 'rubber stamp' (warna merah).
Surat bth....................... drp ...............dikdg. pada ................
19
c) Bagi surat-surat yang dihantar keluar catatkan bilangan
kandungan surat, tarikh penghantaran, nama agensi penerima
dan tarikh surat dihantar ke atas kertas minit dengan
menggunakan 'rubber stamp'yang berwarna hitam/biru.
Surat bth.......................dihantar kpd ................pada...........
3.2 Tindakan Untuk Mendaftar Fail Baru
3.2.1 Untuk jabatan/unit yang menggunakan aplikasi fail berkomputer
hendaklah merekod pendaftaran fail baru di dalam module
dimaksudkan dengan memasukkan maklumat seperti tertera di
paparan skrin komputer seperti di Lampiran A. Bagi tujuan
penyelenggaraan kerja-kerja pemansuhan, edit, inquiri data dan
senarai daftar hendaklah dilaksanakan mengikut keperluan
semasa.
3.2.2 Sediakan dua pasang kertas doket untuk disimpan di dalam doket
faharasat. Sepasang untuk fail bertaraf terbuka dan sepasang
untuk fail-fail keselamatan. Sepasang doket faharasat
mengandungi dua kertas doket berikut:-
a) Doket Faharasat Bilangan (borang Am 89)
b) Doket Faharasat Abjad (borang Am 89A)
3.2.3 Taip butiran maklumat seperti di bawah ke atas doket dan susun
di dalam binder (satu doket boleh memuatkan 400 helai kertas
doket):
a) Nombor Rujukan Fail
b) Tajuk Fail
20
3.2.4 Doket Faharasat Bilangan (Numeric Index)
Sediakan kertas doket faharasat bilangan sebanyak satu salinan
dan susun di dalam binder faharasat bilangan (Numerical Index)
mengikut tertib susunan nombor. Doket faharasat bilangan ini
digunakan untuk mengetahui pergerakan fail.
3.2.5 Doket Faharasat Abjad (Alphabetical)
Kertas doket ini merupakan salinan daripada kertas doket
faharasat bilangan. lanya akan disusunkan di dalam binder
mengikut abjad perkataan-perkataan yang dipilih. Untuk satu fail
pilih 1/2/3 perkataan mengikut keperluan untuk dimasukkan ke
dalam faharasat ini.
a) Satu untuk perkataan utama yang merupakan perkara yang
diuruskan oleh fail tersebut; Perkataan yang dipilih itu akan
digariskan di bawahnya.
Contohnya:
Pengisian Jawatan Kerani.
Ini bererti doket faharasat abjad bagi perkataan Jawatan ini
akan disusun di dalam binder di bawah abjad 'J'.
b) Dua lagi perkataan yang dipilih adalah perkataan-perkataan
penting. Ini bermakna dua/tiga helai kertas doket faharasat
perlu disediakan bagi kedua-dua/ketiga-tiga perkataan
tersebut dan disusun mengikut susunan abjad. Walau
bagaimanapun pemilihan tiga perkataan untuk faharasat
abjad ini bergantung kepada keperluan. la hanya
dilakukan apabila dirasakan pelu dan dapat membantu
21
didalam usaha pengesanan fail. Jika dirasakan tidak perlu,
satu atau dua perkataan adalah memadai. Ini bermakna
hanya satu atau dua kertas doket perlu disediakan.
3.2.6 Contoh Kedua-dua doket faharasat bilangan dan doket faharasat
abjad adalah seperti di Lampiran C.
3.2.7 Kertas Doket untuk Fail Kakitangan
Hanya satu kertas doket faharasat abjad perlu disediakan
untuk fail-fail persendirian kakitangan. Susunan kandungan
doket ini adalah berasaskan kepada huruf-huruf nama sebenar
(Alphabetical Index) seseorang kakitangan. Penyusunan tidaklah
dibuat di atas gelaran, jawatan atau pangkat yang dipegang.
3.2.8 Secara ringkas, cara pendaftaran dan pembukaan fail adalah
ditunjukkan di dalam Lampiran D.
3.3 Membuka Fail Sambungan
3.3.1 Apabila satu fail mengandungi 100 kandungan (atau pun kurang
tetapi fail itu dianggap terlalu tebal) fail itu hendaklah ditutup dan
kulit 2 atau kulit 3 atau seterusnya dibuka.
3.3.2 Apabila fail yang asal ditutup, kulit fail itu hendaklah dengan
terang dicatat seperti berikut:-
'DITUTUP - KULIT 2 DIBUKA'
3.3.3 Di atas kulit baru, hendaklah dicatatkan nombor rujukan yang
sama disertai dengan catatan 'kulit 2' (kit. 2). Bilangan
kandungan dalam kulit baru akan dimulakan dengan nombor I1I.
22
3.3.4 Fail lama akan disimpan bersama dengan fail baru jika fail
tersebut masih diperlukan untuk tindakan. Jika fail itu tidak
diperlukan lagi ianya perlu diasingkan dan disimpan dalam bilik
fail.
3.4 Membuka Fail Sementara
3.4.1 Fail-fail sementara hanya perlu dibuka apabila surat-surat atau
dokumen memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang
berkenaan telah hilang (tidak dapat dikesan).
3.4.2 Fail sementara juga boleh dibuka dalam keadaan di mana lebih
daripada seorang pegawai perlu mengambil tindakan ke atas fail
yang sama.
3.4.3 Kulit fail yang digunakan bagi fail sementara ialah sampul kecil
(AM 435A-Pin 1/82). Nombor rujukan dan tajuk fail bagi fail
sementara ini mestilah sama dengan nombor dan tajuk fail asal.
3.4.4 Isi kandungan berserta kulit fail sementara hendaklah
dimasukkan ke dalam fail asal apabila fail yang hilang telah dapat
dikesan atau tindakan-tindakan serentak telah selesai dilakukan.
3.4.5 Jika fail asal tidak dapat dikesan sehingga satu tempoh tertentu
sedangkan surat-surat yang perlu dimasukkan ke dalam fail yang
berkenaan masih diterima, maka fail baru hendaklah dibuka bagi
menggantikan fail sementara tersebut.
23
4. PENYIMPANAN DAN PENGEDARAN FAIL
4.1 Penyimpanan Fail
Cara bagi menyimpan fail ialah:-
4.1.1 Fail-fail bertaraf keselamatan hendaklah disimpan dalam bilik
simpanan khas atau dalam kabinet besi. Tempat menyimpan fail
bertaraf keselamatan perlulah diawasi setiap masa dan
pengeluaran fail-fail dari tempat tersebut hanya boleh dilakukan
oleh Pegawai yang dilantik atau Pembantu Tadbir yang
dikhaskan untuk mengendalikan fail yang berkenaan. Susunan
fail adalah berdasarkan kepada susunan yang ditetapkan dalam
doket faharasat bilangan (numerical index).
4.1.2 Bagi fail-fail terbuka bolehlah disimpan dalam bilik fail yang
mempunyai petak-petak (pigeon hole). Susunan fail adalah
berdasarkan kepada susunan yang ditetapkan dalam doket
faharasat bilangan.
4.1.3 Nombor-nombor faharasat bilangan yang penghabisan bagi satu-
satu kumpulan fail hendaklah diletakkan/ditampalkan pada
petak-petak rak fail atau kabinet-kabinet yang berkenaan.
Apabila sesuatu fail hendak dicari, nombor-nombor faharasat
bilangan ini hendaklah dirujuk untuk menentukan rak atau kabinet
mana fail yang berkenaan disimpan.
4.2 Pergerakan Fail
Cara bagi mengendalikan urusan pergerakan/pengedaran fail adalah
seperti berikut:-
24
4.2.1 Catat semua pergerakan fail yang diedarkan daripada Pembantu
Tadbir Fail kepada pegawai atau kakitangan yang
menggunakannya. Catalan perlulah dibuat di sebelah belakang
kertas doket faharasat bilangan (Lihat contoh di Lampiran C) dan
di muka hadapan kulit fail berkenaan. Perkara-perkara yang
perlu dicatat ialah:
a) Nama pemohon/penerima fail.
b) Tarikh fail diedarkan
4.2.2 Jika fail perlu diedarkan dari seorang pegawai kepada pegawai
yang lain tanpa melalui Pembantu Tadbir Fail pegawai yang
berkenaan adalah bertanggungjawab untuk mengisikan maklumat
ke dalam borang seperti yang ditunjukkan dalam Lampiran E dan
mengembalikan borang tersebut kepada Pembantu Tadbir Fail.
Jika ini tidak dapat dilakukan ia boleh memaklumkan hal tersebut
kepada Pembantu Tadbir Fail malalui telefon.
4.3 Simpan Dalam Perhatian (SDP)
4.3.1 Tiap-tiap pegawai yang menerima surat yang mana tindakannya
perlu diambil pada sesuatu masa yang ditetapkan, ia perlulah
meminta Pembantu Tadbir Fail untuk mengandungkan surat
berkenaan ke dalam dail berkaitan dan SDP fail berkenaan
sehingga masa yang ditetapkan.
4.3.2 Pembantu Tadbir Fail perlu menyimpan daftar tarikh fail-fail yang
diperlukan dan memerlukan daftar tersebut tiap tiap hari. Fail dan
surat yang diperlukan oleh pegawai hendaklah diserahkan
25
kepadanya pada hari dan tarikh yang telah ditetapkan. Daftar
fail-fail SDP boleh dibuat di dalam Buku Marian Rasmi Pembantu
Tadbir Fail dengan cara mencatat nombor-nombor rujukan fail
pada tarikh yang dicadang untuk diambil tindakan. Pegawai-
pegawai sendiri boleh mencatatkan dalam Buku Marian Rasmi
masing-masing nombor rujukan yang berkenaan pada tarikh yang
ditetapkan untuk diambil tindakan. Ini berguna sebagai 'cross
check' kepada Pembantu Tadbir Fail.
5. BERTUKAR KEPADA SISTEM BARU
5.1 Langkah Yang Perlu Diambil
Berikut adalah beberapa panduan yang boleh diikuti untuk
beralih/bertukar daripada system lama kepada sistam baru ini.
5.1.1 Tentukan tarikh untuk mula melaksanakan system baru.
5.1.2 Sediakan senarai kod-kod Perkara Utama/Pecahan
Perkara/Pecahan Kecil Perkara yang diuruskan oleh Agensi
berkenaan.
5.1.3 Pilih dan tentukan jumlah fail-fail yang aktif yang perlu ditukar
kepada nombor rujukan baru.
5.1.4 Sediakan nombor rujukan baru dan kertas dket. Nombor rujukan
lama boleh dibuat 'cross reference' dengan nombor baru dan
sebaliknya jika perlu.
5.2 Cara Pertukaran
Peralihan/pertukaran boleh dibuat seperti berikut:-
26
5.2.1 Mana-mana fail yang dikeluarkan untuk tindakan selepas tarikh
pelaksanaan system baru, mesti ditukarkan kepada nombor
rujukan baru dengan cara menutup fail lama tersebut dan
membuka fail baru sebagaimana yang dinyatakan dalam prosidur
membuka fail sambungan dan mendaftarkan fail tersebut dengan
menggunakan sistem dan nombor rujukan baru. Semua surat-
surat yang diterima selepas itu hendaklah dimasukkan ke dalam
fail baru.
5.2.2 Peralihan/pertukaran boleh dibuat secara 'overtime' atau apabila
Pembantu Tadbir bertanggjawab mempunyai masa lapang
dengan menentukan 'target' jumlah fail yang mesti ditukarkan
dalam masa seminggu/sebulan.
5.2.3 Jika tindakan ini perlu dibuat dengan segera bagi semua fail yang
ada, program hendaklah dibuat bagi membolehkan semua fail
ditukar dalam satu jangka masa yang ditentukan di mana semua
tenaga Pembantu Tadbir-Pembantu Tadbir Rekod yang terlibat
ditumpukan untuk tujuan ini.
5.2.4 Jika sesuatu Agensi itu terlalu sebuk dan/atau kekurangan
kakitangan untuk menukar fail yang sedia ada ke system baru;
penukaran ke system baru boleh dibuat secara beransur-ansur
iaitu dengan hanya membuka fail baru bagi surat-surat yang baru
diterima sahaja.
5.2.5 Fail-fail lama yang tidak aktif lagi hendaklah diasingkan dan
dihantar ke Arkib Negara atau dimusnahkan (jika tidak diperlukan
lagi) setelah mendapat persetujuan dari Ketua Pengarah Arkib
Negara.
c:mw(Panduan system fail agensi kerajaan)
27
LAMPIRAN A
LAMPIRAN A
SENARAI KOD ORGANISASI
KEMENTERIAN PERSEKUTUAN NO. KOD
Jabatan Perdana Menteri 01
Kementerian Buruh 02 Kementerian Dalam Negeri 03 Kementerian Kebajikan Am 04 Kementerian Kebudayaan Bella dan Sukan 05 Kementerian Kehakiman 06 Kementerian Kemajuan Tanah dan Kemajuan Wilayah 07 Kementerian Kerja Raya 08 Kementerian Kesihatan 09 Kementerian Kewangan 10 Kementerian Luar Negeri 11 Kementerian Pelajaran 12 Kementerian Pembangunan Negara dan Luar Bandar 13 Kementerian Penerangan 14 Kementerian Pengangkutan 15 Kementerian Perdagangan dan Perindustrian 16 Kementerian Pertahanan 17 Kementerian Pertanian 18 Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan 19 Kementerian Perusahaan Awam 20 Kementerian Perusahaan Utama 21 Kementerian Sains, Teknologi dan Alam Sekitar 22 Kementerian Tenaga, Telekom dan Pos 23 Kementerian Wilayah Persekutuan 24
KEMENTERIAN NEGERI
1) NEGERI SABAH
Jabatan Ketua Menteri Sabah H41
Kementerian Kebajikan Masyarakat dan Perpaduan Negara H42 Kementerian Kebudayaan Belia dan Sukan H43 Kementerian Kerajaan Tempatan H44 Kementerian Kewangan H45 Kementerian Pembangunan Perindustrian dan Luar Bandar H46 Kementerian Perhubungan dan Kerjaraya H47 Kementerian Pertanian dan Perikanan H48 Kementerian Tenaga Rakyat dan Pembagunan Alam Sekitar H49
KOD
2) NEGERISABRAWAK
Jabatan Ketua Menteri Sarawak W41
Kementerian Kebajikan Masyarakat/Am W42 Kementerian Kebudayaan Bella dan Sukan W43 Kementerian Kerajaan Tempatan W44 Kementerian Kewangan W45 Kementerian Perhutanan W46 Kementerian Perhubungan dan Kerjaraya W47 Kementerian Pertanian dan Pembangunan Masyarakat W48 Kementerian Perumahan W49 Kementerian Tanah dan Hasil Bumi W50
JABATAN PERSEKUTUAN
Akauntan Negara (Jabatan) 81 Alam Sekitar (Jabatan) 82 Arkib Negara (Jabatan 83 Badan Pencegah Rasuah 84 Biro Bantuan Guaman (Bahagian) 85 Biro Nakotik (Pusat) 86 Biro Pengaduan Awam (Bahagian) 87 Biro Tatanegara 88 Biro Terjemah Persekutuan (Bahagian) 89 Buruh (Jabatan) 90 Filem Negara (Jabatan) 91 Gabnor (Pejabat) 92 Galian (Jabatan) 93 Hal Ehwal Islam - Pusat Islam (Bahagian) 94 Hal Ehwal Orang Asli (Jabatan) 95 Hasil Dalam Negeri (Jabatan) 96 Hospital Bahagian 97 Hospital Besar 98 Hospital Permai 99 Ikatan Relawan Rakyat (Jabatan) 100 Imigresen Malaysia (Jabatan) 101 Institut Kesihatan Umum 102 Institut Latihan Pegawai Perkhidmatan Pelajaran Malaysia 103 Institut Latihan Perusahaan 104 Institut Latihan & Pusat Kurantin Tumbuh-Tumbuhan ASEAN 105 Institut Penyelidikan Perubatan (IMR) 106 Institut Penyiaran Tun Abdul Razak (IPTAR) 107 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) 108 Istana Negara 109
KOD
Istiadat (Bahagian) 110 Kabinet (Bahagian) 111 Kajibumi (Jabatan) 112 Kajicuaca Malaysia (Perkhidmatan) 113 Kajiteknik Makanan (Bahagian) 114 Kastam dan Eksais DiRaja Malaysia (Jabatan) 115 Kehakiman (Jabatan) 116 Kebajikan Masyarakat (Jabatan) 117 Kenamgkrapan (Jabatan) 118 Kemajuan Kerjasama (Jabatan) 119 Kemajuan Masyarakat - KEMAS (Jabatan) 120 Kemajuan Perkampungan (Bahagian) 121 Kerajaan Tempatan 122 Kerjaraya (Jabatan) 123 Kesatuan Sekerja (Pejabat) 124 Keselamatan Kerajaan Malaysia (Pejabat) 125 Keselamatan Sosial Pekerja-pekerja (Jabatan) 126 Kilang dan jentera (Jabatan) 127 Kimia (Jabatan) 128 Latihan Belia Dusun Tua (Pusat) 129 Latihan Belia Begara, PERTAK (Pusat) 130 Latihan Pembangunan Masyarakat (Pusat) 131 Laut (Jabatan) 132 Lesen dan Perdagangan (Jabatan) 133 Mahkamah 134 Mahkamah Perusahaan 135 Mahkamah Bersama Kebangsaan Bagi Pekerja-Pekerja 136 Majlis Dagangan Komoditi 137 Majlis Kebangsaan Hal Ehwal Agama Islam 138 Majlis Keselamatan Negara 139 Majlis Penempatan Gaji 140 Majlis Raja-raja (Pejabat) 141 Makmal Ubat dan Setor 142 Maktab Turus Angkatan Tentera 143 Maktab-Maktab Perguruan 144 Mengawal Kusta Negara (Pusat) 145 Muzium (Jabatan) 146 Odit Negara (Jabatan) 147 Parlimen (Jabatan) 148 Parit dan Taliair (Jabatan) 149 Pasukan Petugas Anti Dadah (Bahagian) 150 Pencen (Jabatan) 151 Peguam Negara (Jabatan) 152 Pelajaran (Jabatan) 153 Pembangunan Koperasi 154
KOD
Pemegang Amanah Raya Pentadbiran Pesaka (Jabatan) 155 Pemegang Harta 156 Pemegang Harta dan Pegawai Penerimaan (Pejabat) 157 Pemeriksa Kapal-kapal (Pejabat) 158 Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia
- MAMPU (Unit) 159 Penapisan Filem Negara (Lembaga) 160 Pendaftaran Cap Dagangan dan Jaminhak (Jabatan) 161 Pendaftaran Kesatuan Pekerja (Pejabat) 162 Pendaftaran Negara (Jabatan) 163 Pendaftaran Perniagaan (Pejabat) 164 Pendaftaran Pertubuhan Malaysia (Pejabat) 165 Pendaftaran Syarikat (Pejabat) 166 Penerangan Malaysia (Jabatan) 167 Penerbangan Awam (Jabatan) 168 Pengajian Pembangunan Malaysia (Pusat) 169 Pengangkutan Jalan (Jabatan) 170 Pengarah Perkhidmatan Perubatan dan Kesihatan (Pejabat) 171 Penguatkuasa Akta Penanam Padi (Pejabat) 172 Pengurusan Bangunan Kerajaan (Bahagian) 173 Pengurusan Kontrak dan Bekalan (Bahagian) 174 Penilaian (Bahagian) 175 Penjara (Jabatan) 176 Penyelarasan dan Pelaksaan - ICU (Unit) 177 Penyelarasan Khidmat Kontraktor-kontraktor Bumiputra
- PUSAKABUMI (Pusat) 178 Penyelidikan Sosio-Ekonomi (Unit) 179 Penyiaran Malaysia (Jabatan) 180 Penyiasatan Kajibumi (Jabatan) 181 Penyimpanan Mohor Besar Raja-Raja Melayu (Pejabat) 182 Peperangan Saraf (Bahagian) 183 Perangcangan Am dan Perancang Sosio Ekonomi (Bahagian) 184 Perancang Bandar dan Desa (Jabatan) 185 Perancang Ekonomi - EPU (Unit) 186 Perangkaan (Jabatan) 187 Percetakan Kerajaan/Negara (Jabatan) 188 Perdanan Menteri (Jabatan) 189 Perhubungan Perusahaan (Jabatan) 190 Perhubungan (Pejabat) - Sabah/Sarawak 191 Perhutanan (Jabatan) 192 Perikanan (Jabatan) 193 Perkembangan Kurikulum (Pusat) 194 Perkhidmat Awam Malaysia - JPA (Jabatan) 195 Perkhidmatan Bomba (Jabatan) 196 Perkhidmatan Haiwan (Jabatan) 197
KOD
Perkhidmatan Pertolongan (Pusat) 198 Perkhidmatan Perubatan dan Kesihatan (Pejabat) 199 Perjawatan Persekutuan (Pejabat) - Sabah/Sarawak 200 Perkhidmatan Pos (Jabatan) 201 Perlindungan Hidupan Liar dan Taman Negara
- PERHILITAN (Jabatan) 202 Perpaduan Negara (Jabatan) 203 Peperiksaan (Lembaga) 204 Perpustakaan Negara 205 Pertahanan Awam (Jabatan) 206 Pertanian (Jabatan) 207 Pertubuhan Keselamatan Sosial (Pejabat) 208 Perumahan Negara (Jabatan) 209 Pesuruhjaya Khas Cukai Pendapatan (Pejabat) 210 Pinjaman Perumahan (Bahagian) 211 Polis Di Raja (Jabatan) 212 Rancangan Membasmi Malaria (Bahagian) 213 Sekolah Latihan Pergigian Pulau Pinang 214 Setiausaha Persekutuan Sarawak (Pejabat) 215 Suruhanjaya Pasukan Polis Di Raja 216 Suruhanjaya Perkhidmatan Awam 217 Suruhanjaya Perkhidmatan Kehakiman dan Perundangan 218 Suruhanjaya Perkhidmatan Keretapi 219 Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran 220 Suruhanjaya Pilihanraya 221 Tabung Angkatan Tenteta (Lembaga) 222 Telekom (Jabatan) 223 Tanah dan Galian Persekutuan (Jabatan) 224 Tanah dan Galian Wilayah Persekutuan (Jabatan) 225 Tenaga Nuklear (Unit) 226 Tenaga Rakyat (Jabatan) 227 Tibi Negara (Pusat) 228 Timbalan Perdana Menteri (Pejabat) 229 Timbangrata Serantau (Pusat) 230 Ukur dan Pemetaan Negara (Jabatan) 231 Urusetia Rukun Tetangga 232
JABATAN NEGERI
Dewan Undangan Negeri 331 Institut Tadbiran dan Penyelidikan Sabah (SINAR) 332 Jabatan Arkib Negeri 333 Jabatan Bekalan Air 334 Jabatan Hal Ehwal Agama Islam 335
KOD
Jabatan Keretapi Negeri (Sabah) 336 Jabatan Muzium Negeri 337 Jabatan Peguam Negeri 338 Jabatan Pelabuhan dan Dermaga 339 Jabatan Pembangunan Perindustrian 340 Jabatan Perancang Bandar dan Wilayah 341 Jabatan Perkhidmatan Kebajikan Am Negeri 342 Jabatan Tanah dan Ukur/Jabatan Tanah dan Galian 343 Jabatan Undang-Undang Negeri 344 Pejabat DYMM Sultan/Yang DiPertuan Besar
Yang DiPertua Negeri (Istana) 345 Pejabat Daerah/Jajahan/Pentadbiran Bahagian 346 Pejabat Kadhi Besar 347 Pejabat Kemajuan Negeri 348 Pejabat Kewangan Negeri 349 Pejabat Menteri Besar/Ketua Menteri 350 Pejabat Mufti 351 Pejabat Penasihat Undang-undang 352 Pejabat Penyelia Agama 353 Pejabat Perbendaharaan Negeri 354 Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri 355 Pejabat Setiausaha Jawatankuasa-jawatankuasa Negeri 356 Pejabat Tanah 357 Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Negeri 358 Unit Perancang (Ekonomi) Negeri 359
KOD NEGERI
PERAK A SELANGOR B PAHANG C KELANTAN D JOHOR J KEDAH K MELAKA M NEGERI SEMBILAN N PULAU PINANG P PERLIS R TRENGGANU T WILAYAH PERSEKUTUAN F SABAH H SARAWAK W
KOD
BADAN BERKANUN PERSEKUTUAN
Bank Kerjasama Rakyat Malaysia 381
Bank Negara Malaysia 382 Bank Pertanian Malaysia 383 Bank Pembangunan Malaysia 384 Bank Simpanan Nasional 385 Berita Nasional Malaysia (BERNAMA) 386 Dewan Bahasa dan Pustaka 387 Dewan Bandaraya Kuala Lumpur 388 Hospital Universiti 389 Institut Kajian Strategik Antarabangsa (ISIS) 390 Institut Penyelidikan Getah Malaysia 391 Institut Penyelidikan dan Kemajuan Pertanian - MARDI 392 Institut Penyelidikan Minyak Kelapa Sawit (PORIM) 393 Institut Penyelidikan Perhutanan 394 Institut Teknologi MARA - ITM 395 Institut Piawaian & Penyelidikan Perindustrian Malaysia (SIRIM) 396 Institut Penyelidikan Galian Malaysia 397 Keretapi Tanah Melayu (KTM) 398 Kolej Tunku Abdul Rahman 399 Kompleks Kewangan 400 Kumpulan FIMA 401 Kumpulan Wang Simpanan Guru-Guru 402 Lembaga Arkitek Malaysia 403 Lembaga Balai Seni Lukis Negara 404 Lembaga Cukai Api 405 Lembaga Kemajuan Ikan Malaysia (MAJUIKAN) 406 Lembaga Kemajuan Johor Tenggara (KEJORA) 407 Lembaga Kemajuan Kelantan Selatan (KESEDAR) 408 Lembaga Kemajuan Pahang Tenggara (DARA) 409 Lembaga Kemajuan Pertanian Kemubu (KADA) 410 Lembaga Kemajuan Pertanian Muda (MADA) 411 Lembaga Kemajuan Perindustrian Malaysia (MIDA) 412 Lembaga Kemajuan Tanah Persekutuan (FELDA) 413 Lembaga Kemajuan Ternakan Negara 414 Lembaga Kemajuan Trengganu Tengah (KETENGAH) 415 Lembaga Kemajuan Wilayah Jengka (LKWJ) 416 Lembaga Kemajuan Wilayah Kedah (KEDA) 417 Lembaga Kemajuan Wilayah Pulau Pinang (PERDA) 418 Lembaga Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (EPF/KWSP) 419 Lembaga Kumpulan Wang Buruh India Selatan 420 Lembaga Kumpulan Wang Perpindahan Malaysia 421 Lembaga Latihan Perindustrian dan Persijilan
Ketukangan Kebangsaan (LLPPKK) 422
KOD
Lembaga Lebuhraya Malaysia 423 Lembaga Letrik Negara (LLN) 424 Lembaga Loteri Kebajikan Masyarakat 425 Lembaga Padi dan Beras Negara (LPN) 426 Lembaga Pelabuhan (Johor/Kelang/Kuantan/Kuching/
Pulau Pinang/Bintulu) 427 Lembaga Pemasaran Pertanian Persekutuan (FAMA) 428 Lembaga Pemulihan dan Penyatuan Tanah (FELCRA) 429 Lembaga Pendaftaran dan Perlesenan Minyak Kelapa
Sawit (PORLA) 430 Lembaga Pentadbir Rancangan-rancangan Kerajaan Tanam
Semula Getah 431 Lembaga Penduduk dan Pembangunan Keluarga Negara 432 Lembaga Penyelidikan dan Kemajuan Getah Malaysia 433 Lembaga Penyelidikan dan Kemajuan Perusahaan Timah 434 Lembaga Buruh Pelabuhan Pulau Pinang 435 Lembaga Peperiksaan 436 Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia 437 Lembaga Perlesenan Tenaga Atom 438 Lembaga Perumahan Malaysia - Malaysian Housing Trust 439 Lembaga Perusahaan Nenas Tanah Melayu 440 Lembaga Pertubuhan Peladang (LPP) 441 Lembaga Pasaran dan Pelesenan Getah Malaysia (MRELB) 442 Lembaga Pusat Guru-Guru 443 Lembaga Tabung Angkataan Tentera 444 Lembaga Tembakau Negara 445 Lembaga Urusan dan Tabung Haji (LUTH) 446 Limbongan Kapal dan Kejuruteraan Malaysia 447 Majlis Amanah Rakyat (MARA) 448 Majlis Penyelidikan dan Kemajuan Sains Negara 449 Majlis Peperiksaan Malaysia 450 Majlis Sukan Negara 451 Maktab Kerjasama Malaysia 452 Perbadanan Kemajuan Filem Nasional (FINAS) 453 Perbadanan Kemajuan Getah Malaysia Berhad (MARDEC) 454 Perbadanan Kemajuan Kraftangan Malaysia 455 Perbadanan Kemajuan Pelancongan (TDC) 456 Perbadanan Nasional (PERNAS) 457 Perbadanan Pembangunan Bandar (UDA) 458 Perbadanan Perkapalan Antarabangsa Malaysia (MISC) 459 Perbadanan Perusahaan Berat Malaysia (HICOM) 460 Petroleum Nasional Berhad (PETRONAS) 461 Pihak Berkuasa Kemajuan Pekebun Kecil Perusahaan Getah (RISDA) 462 Pusat Daya Pengeluaran Negara (PDPN) 463 Pusat Kumpulan Wang Perurshaan Perkapalan 464
KOD
Pusat Penyelidikan Getah Malaysia (PRIM) 465 Pusat Penyelidikan Atom Tun Ismail (PUSPATI) 466 Sistem Penerbangan Malaysia (MAS) 467 Suruhanjaya Pelabuhan Pulau Pinang 468 Syarikat Kemajuan Perumahan Pegawai-pegawai Kerajaan 469 Universiti Kebangsaan Malaysia 470 Universiti Islam Antarabangsa 471 Universiti Malaya 472 Unversiti Pertanian Malaysia 473 Universiti Sains Malaysia 474 Universiti Teknologi Malaysia 475 Universiti Utara Malaysia 476
BADAN BERKANUN NEGERI
Lembaga Air/Pihak Berkuasa Air 581 Lembaga Letrik Sabah 582 Lembaga kemajuan Bintulu 583 Lembaga Kemajuan Perhutanan Negeri 584 Lembaga Kemajuan Penanam-penenam Padi 585 Lembaga Kemajuan Tanah Negeri 586 Lembaga Kesihatan Negeri 587 Lembaga Kolej 588 Lembaga Kumpulan Wang Simpanan Guru-guru 589 Lembaga Maktab 590 Lembaga Padi Negeri 591 Lembaga Pelabuhan 592 Lembaga Pembangunan Perumahan dan Bandar 593 Lembaga Penyatuan dan Pemulihan Tanah 594 Lembaga/Perbadanan Muzium Negeri 595 Lembaga Simpanan dan Kemajuan Tanah 596 Lembaga Sukan dan Kebudayaan Negeri 597 Lembaga Zakat/Baitulmal 598 Kerajaan Tempatan (Majlis Perbandaran/Daerah) 599 Koperasi Pembangunan Desa 600 Kumpulan Pencen dan Anak Yatim 601 Mahkamah Syariah 602 Majlis Agama Islam dan Adat Istiadat Melayu 603 Perbadanan Kemajuan/Pembangunan Ekonomi Negeri 604 Perbadanan kemajuan/Pembangunan Pertanian 605 Perbadanan Kemajuan Ekonomi Islam 606 Perbadanan Pembekalan Letrik 607 Perbadanan Perpustakaan Awam 608 Perbadanan Perusahaan Kemajuan Kayu 609
KOD
Perbadanan Pinjaman 610 Perbadanan Stadium 611 Perbadanan Urusan Kejuruteraan dan Limbongan Brooke 612 Pusat Pengajian Nilam Puri 613 Suruhanjaya Perumahan dan Pembangunan 614 Taman Negara 615 Yayasan Islam 616 Yayasan Negeri 617 Yayasan Pelajaran 618
LAMPIRAN B
LAMPIRAN B
CONTOH SENARAI SUBJEK UTAMA
HURUFA
ACARA 1
ADUAN 2 AGENDA 3 AGENSI 4 AHLI JAWATANKUASA/COUNCIL 5 AHLI/ANGGOTA 6 AKAUN 7 AKHBAR/BERITA/MAJALAH/MAKALAH/PENERBITAN/SURAT KHABAR 8 UNDANG-UNDANG/ENAKMEN/AKTA 9 AKTIVITI 10 ALAMAT 11 ALATAN/ALAT TULIS/PEALATAN PEJABAT/PEKAKAS 12 ANGGARAN BELANJAWAN/PERUNTUKAN 13
***** TAMBAHAN *****
HURUF B
BADAN BERKANUN 72
BAHAN/KESATUAN/PERSATUAN/KELAB/GABUNGAN 73 BAHAN BERCETAK/BUKU/SURAT KERAJAAN 74 BAHASA 75 BANGLO/BANGUNAN/PERUMAHAN/KEDIAMAN 76 BANTUAN 77 BAUCER/JERNAL 78 BAYARAN 79 BEKALAN/BAHAN-BAHAN 80 BELANJAWAN 81 BENGKAL/WORKSHOP 82 BIASISWA/DERMASISWA/BANTUAN 83 BIL 84 BINTANG/KURNIAAN BINTANG 85 BIRO 86
BORANG 87
***** TAMBAHAN *****
HURUF C
CADANGAN/PERAKUAN 128
CAGARAN 129
CARUMAN 130 CEDERA/KECEDERAAN/KEMALANGAN 131 CEK 132 CENDERAMATA 133 CERAMAH/KULIAH/SYARAHAN 134 CETAK/ALAT-ALAT PERCETAKAN 135 CUKAI 136
CUTI/CUTI BELAJAR 137
***** TAMBAHAN *****
HURUF D
DADAH 170
DAFTAR 171 DAKWAH 172 DASAR 173 DATA 174 DENDA 175 DERMASISWA/BANTUAN 176 DEWAN 177 DIPLOMA 178
DOKUMENTASI 179
***** TAMBAHAN *****
HURUF E
EJAAN BARU 220
EJEN 221 ELAUN/LAIN-LAIN HABUAN WANG 222
ETIKA PERKHIDMATAN AWAM 223
***** TAMBAHAN *****
HURUF F
FAIL 254
***** TAMBAHAN *****
HURUF G
GAJI 265 GANJARAN 266
GANTIRUGI 267
***** TAMBAHAN *****
HURUF H
HADIAH 287
HAKMILIK 289 HAL EHWAL PENUNTUT 290 HAPUSKIRA 291 HARTA 292 HASIL 293 HUBUNGAN 294
HUTANG 295
***** TAMBAHAN *****
HURUFI
IBU PEJABAT 336
IJAZAH 337 IKHTISAS 338 IKLAN 339 IKTIRAF 340 INSTITUT PELAJARAN TINGGI 341 INSURANS 342 INVENTORI 343
ISTILAH-ISTILAH BAHASA 344
***** TAMBAHAN *****
HURUFJ
JABATAN PENUNTUT MALAYSIA 375
JADUAL 376 JADUAL TUGAS 377 JAWATAN/PERJAWATAN 378 JAWATANKUASA 379 JEMPUTAN 380 JENTERA 381 JUALAN 382 JUMAAH 383 JURUBAHASA 384
JURUODIT 385
JURUTAIP 386
***** TAMBAHAN *****
HURUF K
KABINET 427
KAD PENGENALAN/KUASA 428 KAD PERAKAM WAKTU 429 KAJIAN 430 KAKITANGAN 431 KEBAJIKAN 432 KEBENARAN 433 KEBERSIHAN 434 KECURIAN/KEHILANGAN 435
KEDIAMAN 436
***** TAMBAHAN *****
HURUF L
LAIN-LAIN HAL 487
LAMBANG/LOGO/LENCANA 488 LANTIKAN/PENGAMBILAN 489 LAPORAN-LAPORAN/PENYATA 490 LATIHAN 491 LAWATAN 492
LEMBAGA 493
***** TAMBAHAN *****
HURUF M
MAJALAH 524
MAJLIS 525 MAKLUMAT 526 MAKTAB 527 MANUAL PROSEDUR KERJA 528 MASA BEKERJA 529 MEL/POS 530 MELANJUTKAN PELAJARAN 531 MEMORANDUM/NOTA 532 MESIN PEJABAT 533 MESIN/MEKANISASI 534 MEAYUARAT 535
***** TAMBAHAN ***** HURUF N
NASIHAT 576 NOTA 577 NOTA-NOTA SERAHTUGAS 578
NOTIS/PAPAN NOTIS 579
***** TAMBAHAN *****
HURUF O
ODIT 620
OPERASI PENUH 621 OPSYEN/PILIHAN 622 ORDINAN 623
ORGANISASI 624
***** TAMBAHAN *****
HURUF P
PAKAIAN/PAKAIAN SERAGAM (UNIFORM) 645
PAKAR/PERUNDING/PENASIHAT 646 PAMIRAN 647 PANDUAN 648 PANGKAT 649 PANJAR 650 PARLIMEN 651 PASUKAN 652 PEGAWAI PERKHIDMATAN PELAJARAN 653 PEGUAM 654 PEJABAT 655 PEKELILING 656 PEKERJAAN 657 PELAJAR 658 PELAJARAN 659 PELAN 660 PELATIH 661 PELAWAAN 662 PELAWAT/ROMBONGAN 663 PELUPUSAN 664
***** TAMBAHAN *****
HURUF R
RAHSIA 725 RAMPAIAN SURAT MENYURAT 726 RANCANGAN 727 RAWATAN 728 RAYUAN 729 REKOD 730 RENCANA/RISALAH 731 ROMBONGAN/PELAWAT 732 RUANG PEJABAT 733
RUMAH 734
***** TAMBAHAN *****
HURUF S
SAGUHATI 775
SEKOLAH 776 SEKRETARIAT/URUSETIA 777 SEMINAR 778 SENARAI 779 SEWA 780 SIARAN AKHBAR 781 SIJIL/DIPLOMA/IJAZAH 782 SIMPOSIUM 783 SIRI PENERANGAN 784 SISTEM 785 SISTEM KOMPUTER 786 SISTEM PEPERIKSAAN 787
SKEL/TANGGAGAJI 788
***** TAMBAHAN *****
HURUF T
TABUNG 839
TAJAAN 840 TAKSIRAN 841 TAMBAHAN 842 TAMBANG/TIKET 843 TANGGAGAJI 844 TAPISAN KESELAMATAN 845 TARAF 846 TARIF 847 TATA RAKYAT 484
TATATERTIB/DISIPLIN 849 TAWARAN 850 TEGURAN 851 TEKNIK 852 TELEFON 853 TELEGRAM/TELEGRAF 854 TEMPAHAN 855 TEMUDUGA 856
TENDER 857
***** TAMBAHAN *****
HURUF U
UCAPAN/TITAH UCAPAN 898
UJIAN 899 ULANG TAHUN 900 UNIT 901 UNVIERSITI 902 UPACARA 903 URUSAN 904 URUSETIA 905
USUL 906
***** TAMBAHAN *****
HURUFW
WAKIL 947
WANG 948 WARAN 949 WARGANEGARA 950 WARTA 951
WORKSHOP 952
***** TAMBAHAN *****
HURUFY
YAYASAN 983
YURAN 984
***** TAMBAHAN *****
LAMPIRAN C
LAMPIRAN C
DOKET FAHARASAT BILANGAN (BORANG AM 89)
BAHAGIAN HADAPAN
NOMBOR-NOMBOR FAIL YANG BERKENAAN
NO. FAIL: KDN 03/451/1/1
FAHARASAT Dl BAWAH PENGISIAN JAWATAN PERKERANIAN
PERKARA
PENGISIAN KEKOSONGAN JAWATAN PERKERANIAN
BAHAGIAN BELAKANG
TARIKH KEPADA TARIKH KEPADA TARIKH KEPADA
30.5.86 SU
1.6.86 S
3.6.86 TSU
LAMPIRAN C (Sambungan)
DOKET FAHARASAT ABJAD (BORANG AM 89)
NOMBOR-NOMBOR FAIL YANG BERKENAAN NO. FAIL: KDN 03/451/1/1
FAHARASAT Dl BAWAH PENGISIAN JAWATAN PERKERANIAN
PERKARA
PENGISIAN KEKOSONGAN JAWATAN PERKERANIAN
NOMBOR-NOMBOR FAIL YANG BERKENAAN NO. FAIL: KDN 03/451/1/1
FAHARASAT Dl BAWAH PENGISIAN JAWATAN PERKERANIAN
PERKARA
PENGISIAN KEKOSONGAN JAWATAN PERKERANIAN
LAMPIRAN D
LAMPIRAN D
CARA MENDAPATKAN FAIL
Terima surat
Pastikan perkara dan Pecahan perkara
Berikan tajuk untuk fail baru
Semak buku kod - Pasti Kod
Rujuk buku kod Pastikan kod yang sesuai
Semak doket faharasat bil untuk kod berkenaan
Dapatkan fail dan kandungan surat
Rujuk Doket Faharasat Bil dan berikan nombor rujukan yang
sesuai
Tuliskan tajuk dan nombor rujukan ke atas fail
Kandungkan surat dan edarkan fail
Sediakan kertas doket faharasat bilangan dan faharasat abjad
Susun kertas faharasat bilangan dan faharasat abjad dalam doket
berkenaan
Simpan doket-doket
Fail ber-kenaan kod ini sudah di
buka?
LAMPIRAN E
G C
LAMPIRAN E
BORANG PERGERAKAN FAIL
Kepada: ......................................................................................................
Daripada:....................................................................................................
Tajuk Fail: ..................................................................................................
Nombor Fail: ...............................................................................................
Fail di atas telah diedarkan
kepada: ............................
pada: ................................
tandatangan: ....................
Ebba/lampiran A(c)