Henkilöstöhallinnon asianohjausmallit Kiekussa
Valtio Expo 2015
Ratkaisupäällikkö Markku Kivioja, Valtiokonttori
19.5.2015Valtio Expo, Markku Kivioja
Henkilöstöhallinnon asianohjaus Kiekussa
• Kieku-tietojärjestelmässä henkilöstöhallinnon asioiden ja
sähköisten lomakkeiden kulku perustuu asianohjaukseen
(Workflow).
• Kiekun perusratkaisussa henkilöstöasiat ja lomakkeet kulkevat
SAP-sovellukseen tehdyn organisaatiorakenteen mukaisesti
oikeille henkilöille käsiteltäväksi.
• Kiekussa on sähköisille lomakkeille kolme asianohjausmallia,
joista
- asianohjausmalli 1 on SAPin strandardin mukainen malli
- asianohjausmalli 2 on esim. virastojen organisaatiorakenteesta ja
työjärjestyksestä johtuviin erityistarpeisiin mukautettu malli
- asianohjausmalli 2b on ministeriöiden tarpeisiin mukautettu malli.
19.5.2015Valtio Expo, Markku Kivioja
Asianohjausmallin valinta
• Kieku-hanke suosittelee ensisijaisesti Asianohjausmallia 1 (SAP standardi)
• Asianohjausmallin valinta on henkilöstöaluekohtainen
ja vain yksi asianohjausmalli per henkilöstöalue
on mahdollinen.
• Viraston vastuulla on tunnistaa omien prosessien yhteensopivuus valitun
asianohjausmallin kanssa.
• Asianohjausmallin pitää tukea tehokkaita prosesseja ja tarvittaessa on
muutettava prosessia, päätöksentekorakenteita, työjärjestyksiä tai
asetuksia.
• Mikäli Asianohjausmalli 1 tuottaa yhteensopimattomuusongelmia eivätkä
edellä todetut muutokset ole mahdollisia tai tarkoituksenmukaisia, virasto
voi tehdä hankkeelle perustellun esityksen Asianohjausmalli 2:n
saamisesta käyttöön.
• Asianohjausmalli 2 voidaan myöntää vain hakemuksesta. Hakemuksen
tulee sisältää perustelut, jotka käydään läpi Kieku-hankkeessa.
• Asianohjausmalli 2b:n osalta riittää ministeriön ilmoitus hankkeelle.
19.5.2015Valtio Expo, Markku Kivioja
ME 5085:
Asianohjaus valittavissa
työnantajavirastoittain
(Kieku 10.0 / 11.9.2015)
19.5.2015
Asianohjausmalli 2 – ns. syvä organisaatio
Valtio Expo, Markku Kivioja
19.5.2015
Asianohjauksia Kieku -portaalissa
Valtio Expo, Markku Kivioja
Asianohjausmallit portaali-toiminnallisuutena
”Asianohjausmalli 1 ja 2”
• Portaalin asianohjaus noudattaa organisaation
hierarkkista rakennetta ja tapahtuu automaattisesti
esimiehelle.
Ei-harkinnanvarainen virkavapaus
(=poissaoloilmoitus) virkamieheltä esimiehelle
hyväksyttäväksi.
Lomaehdotus virkamieheltä esimiehelle
hyväksyttäväksi.
Lomasopimusesitys virkamieheltä esimiehelle
hyväksyttäväksi.
19.5.2015Valtio Expo, Markku Kivioja
Harkinnanvarainen virkavapaus portaalitoiminnallisuudesta lomakkeelle
Asianohjausmalli 1
• Portaalitoiminnallisuutena
virkamieheltä esimiehelle
esiteltäväksi päätöksentekoa
varten esimiehen esimiehelle
harkinnanvarainen
virkavapaus
(=poissaolohakemus)
virkamieheltä portaalista
osittainen
virkavapauslomake
irtisanoutumislomake
Asianohjausmalli 2
• Sähköisenä lomakkeena
virkamieheltä erikseen
määritellyn asianohjausketjun
mukaisesti mahdollisten
puoltajien kautta esiteltäväksi ja
päätettäväksi
harkinnanvarainen
virkavapauslomake
osittainen
virkavapauslomake.
irtisanoutumislomake
19.5.2015Valtio Expo, Markku Kivioja
Sähköiset lomakkeet ja niihin kytketyt asianohjaukset
Luo uusi budjetoitu toimi (asianohjaus ei ole kytkettynä)
Palvelussuhteen luonti (WS94100040 asianohjaus kytketty)
Palkkionmaksu (WS94100043 asianohjaus kytketty)
Muu palkan muutos (WS94100046 asianohjaus kytketty)
Palkanlisien muutos (WS94100042 asianohjaus kytketty)
Henkilökohtaisen palkanosan muutos (WS94100045 asianohjaus kytketty)
Tehtäväkohtaisen palkan muutos (WS94100044 asianohjaus kytketty)
Irtisanoutuminen (WS94100047 asianohjaus kytketty)
Osittainen virkavapaus (WS94100048 asianohjaus kytketty)
Harkinnanvarainen virkavapaus (WS94100049 asianohjaus kytketty, malli 2)
Palvelussuhteen tietojen muutos (WS94100053 asianohjaus kytketty)
Budjetoidun toimen kopionti (WS94100056 asianohjaus kytketty)
19.5.2015Valtio Expo, Markku Kivioja
Asianohjausmallit ohjausperiaatteiden näkökulmasta
Asianohjausmalli 1
• Organisaatiorakenne ohjaa
lomakkeen kulkua
järjestelmässä.
• Automaattinen ohjautuminen
rakenteen mukaan.
• Suosii organisaation yhtenäistä
päätöksentekorakennetta.
• Esimiesten ”vahva”
hallinnollinen johtamisrooli.
Asianohjausmalli 2
• Jokaiselle lomakkeelle
määritellään erikseen kulkua
ohjaava asianohjausketju.
• Manuaaliset valinnat
asianohjausketjun
muodostamiseksi.
• Soveltuu hyvin organisaatioille,
joiden päätöksenteko ei noudata
systemaattisesti
organisaatiorakenteen mukaista
päätöksentekoa.
• Esimiesten ”vahva” operatiivinen
työnjohdollinen rooli.
19.5.2015Valtio Expo, Markku Kivioja
Asianohjausmallit joustavuuden näkökulmasta
Asianohjausmalli 1
• Esimiehen mahdollisuus valita
päättäjä harkinnanvaraisissa
virkavapauksissa.
• Esimiehen mahdollisuus
välittää virkavapaus tai
irtisanomislomake toiselle
esimiehelle esiteltäväksi.
• Esimiehen välitä –toimintoja voi
olla useita peräkkäin.
• Välitä –toiminnallisuuden
jälkeen lomake palautuu
alkuperäisen rakenteen
mukaiselle päätöksentekijälle.
Asianohjausmalli 2
• Asianohjaus esittelijälle ja
päättäjälle voidaan toteuttaa
suoraan organisaatioraketeista ja
tasoista riippumatta
työjärjestyksen mukaisesti.
• Voidaan valita 1-2 puoltajaa.
• Asianohjausketju määritellään
yhdellä kerralla ja se huomioi
myös sijaisuudet normaaliin
tapaan.
• Mahdollistaa päätöksenteon
keskittämisen harkinnanvaraisissa
päätöksentekotilanteissa
asiakohtaisesti.
19.5.2015Valtio Expo, Markku Kivioja
Asianohjausmallit esimiesnäkökulmasta
Asianohjausmalli 1
• Mitä systemaattisemmin
päätöksentekorakenne noudattaa
organisaatiorakennetta sitä
kustannustehokkaampi malli on.
• Kaikki poikkeamat synnyttävät
turhaa työtä (”välitä” -toiminto).
• Esimiehellä on hyvä olla laajat
esimiesvastuut päätöksenteossa.
• Esimiehen on seurattava
tehtävälistaansa säännöllisesti.
• Esittelijän on oltava aina esimies.
Asianohjausmalli 2
• Kustannustehokkuus ei edellytä
organisaatiorakenteen ja
päätöksentekorakenteen
yhteneväisyyttä.
• Asianohjausmalli mahdollistaa
organisaatiossa erilaisia
esimiesrooleja, jotka voivat tukea
parhaiten operatiivisen toiminnan
luonnetta.
• Esittelijän ei tarvitse aina olla
esimies.
• Päätöksenteko ilman esittelyä on
mahdollinen.
19.5.2015Valtio Expo, Markku Kivioja
Asianohjausmallien ilmoitukset ja muistutukset
Asianohjausmalli 1
• Asianohjausmallissa ei tule
ilmoituksia tehtävälistalle
tulleista tehtävistä.
• Asianohjausmallissa ei tule
muistutuksia tehtävälistalla
olevista käsittelemättömistä
tehtävistä (esimiehelle,
esittelijälle tai päättäjälle).
• Virkamies saa häntä koskevat
ilmoitukset hyväksymisistä ja
hylkäämisistä tehtävälistalle,
jotka hänen on käytävä
avaamassa, että ne
kuittaantuvat luetuksi.
Asianohjausmalli 2
• Virkamies saa sähköpostiinsa
ilmoituksen hyväksymisistä ja
hylkäämisistä eikä näistä mene
ilmoituksia tehtävälistalle
kuitattavaksi.
• Sähköposti-ilmoitus tehtävälistalla
käsittelyä odottavasta uudesta
tehtävästä koontisanomana
kerran vuorokaudessa.
• Sähköpostimuistutus käsittelyä
odottavasta tehtävästä lähetetään
yhden kerran koontisanomana 7
vuorokauden kuluttua
ensimmäisestä ilmoituksesta
henkilölle, jonka tehtävälistalla
asia odottaa.19.5.2015Valtio Expo, Markku Kivioja
Millä tekijöillä on merkitystä asianohjauksen toimivuudelle?
19.5.2015
Organisaatiorakenne Moniportaiset organisaatiorakenteet
Toistuva välitä -toiminnon käyttö
Turhautuneisuus, hitaus, tehottomuus
Matalat organisaatiorakenteet
Puuttuu toimijoita ohjausketjusta
Pitäisi luoda keinotekoisia rakenteita
Kirjavat organisaatiorakenteet
Rakenteiden yhtenäistäminen aiheuttaa
haittaa perustoiminnoille
Päätöksentekorakenne ja -valtuudet Keskitetty päätöksenteko asian sisällön perusteella
Harkinnanvaraiset päätökset
Yhtenäisen linjan varmistaminen
Hajautettu päätöksenteko suhteessa ratkaisuvaltaan
Hajautus eri tasoille ja toimijoille
Viran luonne, asema, nimityksen pituus jne.
Poikkeavat päätöksentekovaltuudet
Vahvemmat valtuudet (päätöksiä ilman esittelyä)
Heikommat valtuudet (vain puolto-oikeus)
Esimiesrooli Vahva operatiivinen esimiesrooli
Johtaa perustoimintaa ”kentällä”
”Liikkuvuus” oman perustehtävän
suorittamiseksi ”kentällä” on keskeistä
Keskittyy työnjohdollisiin esimiestehtäviin
Operatiivinen työskentely ei mahdollista
monipuolista hallinnollista esimiestyötä
Vahva asiantuntijalähtöinen esimiesrooli
Esimies johtaa vahvasti asiantuntijatyötä
Organisaatio arvostaa asiantuntijaosaamista
Esimiestyö on alisteinen asiantuntijatyölle
Niukat aikaresurssit asiantuntijatyöhön
Hallinnollisesta esimiestyöstä tehdään minimi
Päätöksenteon valmistelu Virastossa keskitetty esittelymalli
Asiakokonaisuuskohtaisesti ja/tai
Organisaatiorakenteen mukaan kaikissa asioissa
Pois operatiivisen toiminnan rajapinnasta
Esittelymenettelyn pirstaleisuus viraston sisällä
Mm. toimijat, valtuudet, aikajaksot, rakenne
Toisen viraston asioiden esittely
Nimitykset ja virkavapaudet ilman esittelyä
Esimies vain esittelijä, mutta ei koskaan päätöksentekijä
Päätöksentekijä yksikön ainoa hallinnollinen toimija
Esimies vain puoltajan roolissa päätöksenteossa
Päätöksenteon valmistelu tarvitsee puoltajia.
ASIANOHJAUSMALLI 1
Y
H
T
E
E
N
S
O
P
I
M
A
T
T
O
M
U
U
S
Valtio Expo, Markku Kivioja
Kiitos!
Lisätietoa Kiekusta:
www.valtiokonttori.fi/kieku
Kysymyksiä, yhteydenottopyynnöt:
19.5.2015Valtio Expo, Markku Kivioja