KUMPULAN KRK TRIAGE PROJEK LEAN HEALTHCARE
HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA, KAMPUS KESIHATAN
MENGURANGKAN MASA PESAKIT BERTEMUJANJI(TCA)
MENDAPATKAN RAWATAN DI KLINIK RAWATAN KELUARGA
(KRK), HOSPITAL USM
LEAN KRK 2015 1
KJ WAN ZARINAH WAN ISMAIL KETUA JURURAWAT U32 KLINIK RAWATAN KELUARGA
DR NORHAYATI MOHAMAD PEG.PERUBATAN UD52 KLINIK RAWATAN KELUARGA
DR JUHAIDA DAUD PEG.PERUBATAN UD52 KLINIK RAWATAN KELUARGA
SETIAUSAHA
MENTOR KUMPULAN
KETUA KUMPULAN
PN NIK SHIELA ERINI CHE MAT KAMEL PENOLONG PEGAWAI PENERANGAN PUSAT MEDIA DAN PERHUBUNGAN AWAM
EN. MUHAMMAD KHAIRUL MAULA YAHYA ALI JURURAWAT U29 KLINIK RAWATAN KELUARGA
PN ROSALINA MOHD KAMAL JURURAWAT U32 KUP KLINIK RAWATAN KELUARGA
DR MAJIDAH HASSAN PEG.PERUBATAN UD52 KLINIK RAWATAN KELUARGA
PENOLONG KETUA KUMPULAN
DR NOR HAIZEE HASHIM PEG.PERUBATAN UD48 KLINIK RAWATAN KELUARGA
EN. MOHD ISSHAK MOHD ISA PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN KESELAMATAN, ZON HOSPITAL
LEAN KRK 2015 2
LEAN KRK 2015 3
1.KEDUDUKAN KAUNTER YANG TIDAK STRATEGIK DI PINTU MASUK KLINIK 2.KAUNTER YANG SEMPIT 3.SEMUA PESAKIT TERTUMPU PADA SATU KAUNTER
1.PESAKIT YANG BERATUR UNTUK KE KAUNTER TRIAGE 2.PESAKIT BERATUR PANJANG HINGGA KE LALUAN PORTER
LEAN KRK 2015 4
Borang Kaji Selidik tahap Kepuasan Pelanggan
Jumlah Aduan Pelanggan berkait Masa Menunggu Tahun 2010-2014
Kriteria/Soalan Jun-Dec 14
Jan-Mei 15
1 Layanan yang diterima 4.40 4.35
2 Tahap komunikasi staf 4.36 4.28
3 Kemudahan yg sediakan 4.28 4.31
4 Ketrampilan staf 4.48 4.12
5 Kualiti perkhidmatan 4.16 4.27
6 Persekitaran 4.08 4.28
7 Masa Menunggu 3.88 4.07
PURATA KESELURUHAN 4.3 4.24
7 DARIPADA 26 ADUAN (27%)
TAJUK : MENGURANGKAN MASA PESAKIT BERTEMUJANJI (TCA) MENDAPATKAN RAWATAN DI KLINIK RAWATAN KELUARGA (KRK)
SITUASI SEMASA PELUANG PENAMBAHBAIKAN
1. Purata masa keseluruhan untuk mendapatkan rawatan dan ubatan(lead time) ialah 1 jam 50 minit daripada pesakit tiba di porter sehingga keluar daripada farmasi
1. Mengurangkan masa menunggu untuk masuk berjumpa doktor.
2. Mengurangkan masa konsultasi di bilik doktor, tanpa mengkompromi kualiti perawatan
3. Mengurangkan pergerakan dan proses sebelum masuk berjumpa doktor
4. Menambahkan bilangan doktor dan staf yang bertugas di KRK
SASARAN PROJEK SKOP PROJEK
1. Mengurangkan masa pesakit MENDAPATKAN RAWATAN di KRK bermula daripada pesakit tiba di porter sehingga selesai mendapatkan ubat di farmasi sebanyak 30 % (dari 1 jam 50 minit kepada 1 jam 15 minit)
Bermula : Pesakit tiba di porter (kawasan menurunkan pesakit)
Berakhir : Pesakit selesai mendapatkan bekalan ubat di Farmasi Pesakit Luar
PROJEK PROFIL
LEAN KRK 2015
B
il AKTIVITI
FEB MAC APRIL MEI JUN JULAI OGOS SEPT OKT NOV DEC 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
P
PENGENALAN LEAN &
PEMILIHAN PROJEK X X X X X X
PROCESS FLOW
ANALYSIS &
MENGUMPUL
MAKLUMAT/ DATA
X X X X X X X X X X X X X
VSM, WASTE & VALUE
ANALYSIS X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
DATA VERIFIKASI &
GEMBA X X X
RANC. TINDAKAN &
LEAN/KAIZEN TOOLS X X X X X X X X X
D
PERLAKSANAAN
CADANGAN X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
C
MENGUMPUL DATA
SELEPAS & GEMBA X X X X
PENILAIAN &
TINDAKAN
PEMBETULAN X X X X X X X X
A
PENYERAGAMAN/
STANDARD WORK X X
PENYELARASAN &
PELAPORAN X
CARTA PERBATUAN PROJEK LEAN KRK 2015
LAKSANA PETUNJUK : RANCANG X
Gambarajah Pesakit Mendapatkan Rawatan Di Klinik Rawatan Keluarga
P Pesakit tiba di laluan porter
Pesakit tiba dan beratur di kaunter triage
Pesakit ditriage,diberi no QMS pendaftaran dan no QMS bilik
Pesakit ke kaunter pendaftaran
Nombor QMS pendaftaran dipapaprkan
Pesakit ke ruang menunggu dan duduk LEAN KRK 2015 7
P Staf rekod kemaskini dan mendaftar pesakit
Pesakit ke ruang menunggu dan duduk
Nombor QMS bilik konsultasi dipaparkan
Pesakit masuk ke bilik konsultasi apabila nama dipanggil
Pesakit duduk dan menunggu
Pesakit bergerak ke ruang menunggu didepan bilik
Samb………
LEAN KRK 2015 8
P Pesakit dirawat oleh doktor
Pesakit ke farmasi,menunggu bekalan ubat dan mengambil bekalan ubat
Samb……
LEAN KRK 2015 9
B.F
B.K 2
B.K 12
B.K 4
B.K 6
B.K 7
B.K 8
2 3 1
B.K 1
B.K 3
B.K 5
B.R
T
B.K 10 B.K 9
B.K.13
R.M
K. S. K
R.M R.M
KAUNTER DISPENS UBAT FARMASI PESAKIT LUAR
R.M Ruang Menunggu
T Kaunter Triage
1 , 2 Kaunter Pendaftaran
3 Kaunter Nombor Bilik Konsultasi
B.F Bilik Folder
B.K Biilik Konsultasi
B.R Bilik Rawatan
K.S.K Kaunter Serahan Kad
(IN)
(OUT)
PORTER
LEAN KRK 2015 10
Pesakit
Saringan di Triage
Pendaftaran pesakit
Perawatan pesakit
Pendispensan Ubat
P/T 0.76
W/T 5.93
FTQ 93.5 %
I 10
P/T 17.1
W/T 51.09
FTQ 99%
I 6
P/T 2.02
W/T 7.41
FTQ 99%
I 3
Pesakit bertemujanji
P/T 2
W/T 22.76
FTQ 99%
I 10
I I
0.76 2.02 17.1 2
5.93 7.41 51.09 22.76
0.94 0.99 0.99 0.99
Total process time : 21.12 , Total Waiting Time : 88.88 , Total Lead Time :110 21 minit 89 minit 1 jam 50 minit
I
PROCESS EFFICIENCY :
CYCLE TIME X 100 = 21.12 X 100 = 19.2 %
TOTAL LEAD TIME 110
LEAN KRK 2015
Pesakit
Saringan di Triage
Pendaftaran pesakit
Perawatan pesakit
Pendispensan Ubat
P/T 0.76
W/T 5.93
FTQ 93.5 %
I 10
P/T 17.1
W/T 51.09
FTQ 99%
I 6
P/T 2.02
W/T 7.41
FTQ 99%
I 3
Pesakit bertemujanji
P/T 2
W/T 22.76
FTQ 99%
I 10
I I
0.76 2.02 17.1 2
5.93 7.41 51.09 22.76
0.94 0.99 0.99 0.99
Total process time : 21.12 , Total Waiting Time : 88.88 , Total Lead Time :110 21 minit 89 minit 1 jam 50 minit
I
PROCESS EFFICIENCY :
CYCLE TIME X 100 = 21.12 X 100 = 19.2 %
TOTAL LEAD TIME 110
LEAN KRK 2015
Motion Waiting
Overprocessing
Human Power
Utilisation Defect
Motion Waiting Human Power
Utilisation
Motion Waiting
Motion Waiting
Overprocessing
PROCESS WASTE IDENTIFIED
PROPOSED
Proses 1 : SARINGAN DI KAUNTER TRIAGE
Transportation •Bergerak dari laluan porter ke kaunter triage. •Bergerak ke ruang menunggu dan duduk
• Pesakit tidak perlu beratur untuk ditriage
• Asing kaunter walk in/ TCA
• Promosi sistem temujanji bermasa
• Penalti box pesakit tidak patuh masa TCA
• Asing folder TCA segera dari a&E/ wad
• Tambahbaik pelan lantai dan penunjuk arah
Waiting • Beratur di kaunter triage • Tunggu untuk ditriage
Motion Serah kad temujanji kepada jururawat
Overprocessing Overproduction, Human power utilization • Jururawat buat saringan , kepil 2 nombor
QMS pada kad, beri 2 nombor QMS pada pesakit
PROSES WASTE IDENTIFIED PROPOSE
Proses 2 : PENDAFTARAN PESAKIT
Overproduction • Paparan nombor QMS pendaftaran
Transportation • Bergerak ke kaunter pendaftaran • Kembali ke ruang menunggu bila urusan
daftar selesai
Motion •Serah kad kepada staf rekod
Waiting •Menunggu urusan pendaftaran
PROSES WASTE IDENTIFIED PROPOSE
Proses 3 : PERAWATAN PESAKIT
Overproduction • Paparan nombor QMS bilik konsultasi
• Asing bilik walk in/tca
• Pesakit terus masuk ke bilik doktor apabila nombor QMS ditekan
• Panduan bertulis untuk MO Baru
• Galak patuh Tact time doktor
• Wujud printer networking
• perkukuh susun atur borang/peralatan
• Susun kedudukan nombor bilik ikut aturan
Transportation •Bergerak ke ruang menunggu depan bilik •Bergerak masuk ke bilik doktor
Waiting •Duduk dan tunggu dipanggil masuk ke bilik
Motion, Human Power Utilization •Jururawat panggil pesakit masuk bilik
PROSES WASTE IDENTIFIED PROPOSE
Proses 4 : PENDISPESAN UBAT
Transportation •Bergerak ke farmasi •Bergerak dan duduk di ruang menunggu •Bergerak ke kaunter serahan ubat
Motion •Beratur di kaunter serahan kad •Serah kad dan nombor QMS diberi
Waiting • Tunggu nombor QMS diberi • Tunggu nombor QMS ditekan
Overprocessing , Overproduction • Staf periksa ubat telah di online dan beri
nombor QMS
No. Activity Value Analysis
VA BVA NVA
1 Pesakit bergerak dari tempat porter ke kaunter triage KRK
2 Pesakit beratur di kaunter triage
3
Pesakit menyerahkan kad temujanji kepada jururawat bertugas di
kaunter
4
Jururawat melakukan saringan – kes temujanji KRK/ walk in/ ambil
darah/ tersilap kaunter dan mengepilkan nombor QMS pada kad
temujanji untuk pendaftaran dan nombor bilik konsultasi/ nombor
bilik rawatan/ nombor kubikel saringan
5 Pesakit bergerak ke ruang menunggu
6 Nombor untuk pendaftaran dipaparkan
7 Pesakit bergerak ke kaunter pendaftaran 1 atau 2
8 Pesakit menyerahkan kad kepada staf rekod
9
Staf rekod melakukan pendaftaran/ mengemaskini maklumat
pesakit/ menerima bayaran, cop resit dan menyerahkan nombor
bilik konsultasi dan resit bayaran jika berkaitan
10 Pesakit bergerak ke ruang menunggu
11 Nombor bilik konsultasi dipaparkan
12
Pesakit bergerak ke ruang menunggu berhampiran bilik
konsultasi
LEAN KRK 2015 17
No. Activity Value Analysis
VA BVA NVA
13 Pesakit menunggu sehingga nama dipanggil
14
Pesakit dipanggil masuk ke bilik konsultasi
15
Pesakit dilihat oleh doktor dan melakukan perawatan atau
penyiasatan yang berkaitan
16
Pesakit bergerak ke farmasi
17
Pesakit beratur dikaunter serahan kad
18
Pesakit menyerahkan kad dan mendapat nombor giliran
19
Pesakit bergerak ke ruang menunggu sehingga nombor giliran
dipanggil
20
Pesakit bergerak ke kaunter serahan ubat
21
Pesakit selesai mendapat bekalan ubat
VALUE ADDED ANALYSIS
TOTAL
Value Added 2
Business Value Added 2
Non Value Added 17
LEAN KRK 2015 18
Process : Mendapatkan rawatan di KRK
Subject : Pesakit yang ingin mendapatkan rawatan kesihatan
(purata data 20 pesakit)
Beginning : Pesakit tiba di porter (kawasan menurunkan pesakit)
Ending: : Selesai mendapatkan bekalan ubat dari farmasi
No. Time
(am)
Distan
c
(ft)
Activity Step description
1. 1.15 93 x Pesakit bergerak dari tempat porter ke kaunter triage KRK
2. 4.75 20 x
Pesakit beratur di kaunter triage
3. 0.03 x Pesakit menyerahkan kad temujanji kepada jururawat bertugas di kaunter
4. 0.76 x jururawat melakukan saringan – kes temujanji KRK/ walk in/ ambil darah/ tersilap kaunter
danmengepilkan nombor QMS pada kad temujanji untuk pendaftaran dan nombor bilik
konsultasi/ nombor bilik rawatan/ nombor kubikel saringan
5. 0.14 8.8 x Pesakit bergerak ke ruang menunggu
6. 7.1 x Nombor untuk pendaftaran dipaparkan
7. 0.14 9.5 x Pesakit bergerak ke kaunter pendaftaran 1 atau 2
8. 0.03 x Pesakit menyerahkan kad kepada staf rekod
9. 2.02 x Staf rekod melakukan pendaftaran/ mengemaskini maklumat pesakit/ menerima bayaran,
cop resit dan menyerahkan nombor bilik konsultasi dan resit bayaran jika berkaitan
10. 0.14 10.3 x Pesakit bergerak ke ruang menunggu
11. 43.4 x Nombor bilik konsultasi dipaparkan
12. 0.6 66.0 x Pesakit bergerak ke ruang menunggu berhampiran bilik konsultasi
13. 3.8 x Pesakit menunggu sehingga nama dipanggil LEAN KRK 2015 19
No. Time
(am)
Dista
nc
(ft)
Activity Step description
14. 3.15 7.8 x Pesakit dipanggil masuk ke bilik konsultasi
15. 17.1 x
Pesakit dilihat oleh doktor dan melakukan perawatan atau penyiasatan yang berkaitan
16. 2.76 378 x Pesakit bergerak ke farmasi
17. 3.0 64 x Pesakit beratur dikaunter serahan kad
18. 1.0 x Pesakit menyerahkan kad dan mendapat nombor giliran
19. 15.5 64 x Pesakit bergerak ke ruang menunggu sehingga nombor giliran dipanggil
20. 0.5 78 x Pesakit bergerak ke kaunter serahan ubat
21. 2.0 126 x Pesakit selesai mendapat bekalan ubat
Summary
Activity Numb
er of
steps
Time (am)
Distance
(ft)
Operation 3 21.12
Transport 9 11.58
Inspect 1 0.76
Delay 8 75.61
Store - -
TOTAL 21 110 925.4 ft 282 m
Process Efficiency (PE)
21.12 x 100 = 19.2 % 110
LEAN KRK 2015 20
Mengurangkan masa pesakit MENDAPATKAN
RAWATAN di KRK
bermula daripada pesakit tiba di porter sehingga
selesai mendapatkan ubat di farmasi
sebanyak 30 %
(dari 1 jam 50 minit kepada 1 jam 15 minit)
LEAN KRK 2015 21
Pesakit
Saringan di Triage
Pendaftaran pesakit
Perawatan pesakit
Pendispensan Ubat
P/T 0.76
W/T 5.93
FTQ 93.5 %
I 10
P/T 17.1
W/T 51.09
FTQ 99%
I 6
P/T 2.02
W/T 7.41
FTQ 99%
I 3
Pesakit bertemujanji
P/T 2
W/T 22.76
FTQ 99%
I 10
I I
0.76 2.02 17.1 2
5.93 7.41 51.09 22.76
0.94 0.99 0.99 0.99
Total process time : 18 , Total Waiting Time : 57 , Total Lead Time : 75 18 minit 57 minit 1 jam 15 minit
I
PROCESS EFFICIENCY :
CYCLE TIME X 100 = 18 X 100 = 24 %
TOTAL LEAD TIME 75
LEAN KRK 2015
21 langkah
1 jam 50 minit
17 langkah
1 jam 15 minit
35 minit 30%
4 langk
ah 19%
17 NVA
13 NVA 4
23%
P.E 19.2
%
P.E 22 %
14.5%
LEAN KRK 2015
282 m
262 m
20 m 7 %
Descriptions of Problem Counter Measure Person responsible
Date started % Complete Date Complete
1 Sistem Penerimaan Pesakit Kurang Efisien di KRK
Asing kaunter TCA dan kaunter Walk In Pn. Wan Zarinah Nov 15 100% Dec 15
2 Pesakit tidak patuh masa temujanji
Perkukuhkan promosi Sistem Temujanji Bermasa
En.Mohd Ishak En.Khairul
Nov 15 100% Nov 15
Adakan penalty box utk pesakit yg tidak patuh masa temujanji
Puan Rosalina Nov 15 75% 2016
3 Masa Konsultasi Lama
Adakan panduan secara bertulis utk rujukan Dr baru bertugas di KRK
Dr Majidah 9 Sept 15 100% Nov 15
Pengasingan folder tca segera dari wad/ A&E oleh unit rekod
Dr Norhayati Pn WanZarinah
Nov 15 Pengurusan Hospital
Galak Dr patuh tact time Dr Norhayati 9 Sept 15 100% Sept 15
Asing bilik walk in dan bilik TCA Dr Nor Haizee 20 May 15 100 % Jun 15
4
Bilangan borang/peralatan dalam bilik Dr tidak mencukupi
Adakan networking printer disetiap bilik
En. Mohd Khairul 20 sept 15 100% Okt 15
Perkukuhkan 5s borang dan peralatan Dr Nor Haizee Puan Rosalina
9 sept 15 100% Nov 15
Susunan peralatan dalam jangkauan tangan doktor
Puan Rosalina 9 sept 15 100% Nov 15
5
Susun atur kedudukan nombor bilik yg mengelirukan pesakit
Susun kedudukan nombor bilik ikut aturan
Encik Mohd Khairul En.Mohd Ishak
Nov 15 100% Nov 15
6 Penunjuk arah kawasan klinik-klinik di HUSM tidak jelas
Adakan pelan lantai dan petunjuk arah yang jelas dilaluan porter
Puan Nik Sheila Nov 15 Jabatan Pembangunan
BEFORE KAIZEN AFTER KAIZEN
Pesakit Pesakit Walk in TCA
Pesakit Pesakit Walk in TCA
KAIZEN THEME REASON FOR SELECTING KAIZEN THEME KAIZEN BY
Asing bilik konsultasi untuk
pesakit walk in dan pesakit
TCA
Mempercepatkan masa pesakit TCA dilihat
oleh doktor
Dr Nor Haizee
PROBLEM CONTENT EXPECTED EFFECT
-Pesakit TCA dan walk in dilihat dalam bilik
yang sama
-Pesakit walk in selalunya mengambil masa yang
lama untuk konsultasi
-Menjejaskan masa menunggu bagi pesakit TCA
- Mengurangkan masa menunggu pesakit TCA
- Mengurangkan pergerakan pesakit di bilik walk
in untuk urusan perbincangan dengan registrar
dan pakar di bilik 1 dan 4
29
BILIK KONSULTASI YANG SAMA BILIK 3&5 (WALK IN)
BILIK 1,6,7,9,10,11,12 (TEMUJANJI)
SPECIFIC AND CONCRETE KAIZEN CONTENTS AMOUNT OF MONEY CONVERSION
-Mewujud bilik konsultasi berasingan untuk pesakit
walk in dan TCA
- Tiada
BEFORE KAIZEN AFTER KAIZEN
KAIZEN THEME REASON FOR SELECTING KAIZEN THEME KAIZEN BY
Panduan bertulis utk rujukan
pegawai perubatan baru
bertugas di KRK
- Memastikan pegawai perubatan baru di
KRK mempunyai pengetahuan tentang
system di KRK sebelum berada dalam bilik
konsultasi
Dr Majidah
PROBLEM CONTENT EXPECTED EFFECT
-Pegawai perubatan yang baru bertugas di KRK
mengambil masa yang lama untuk menyesuaikan
diri dengan sistem di KRK, menjadikan konsultasi
dalam bilik lama
-Tiada panduan khas bertulis yang standard
-Mengurangkan tekanan kepada pegawai
perubatan baru di KRK
-Mengurangkan masa konsultasi -mengurangkan masa menunggu
30 LEAN HEALTHCARE : KRK- 2015
SPECIFIC AND CONCRETE KAIZEN CONTENTS AMOUNT OF MONEY CONVERSION
-Wujudkan panduan bertulis dalam bentuk
powerpoint dan diletakkan dlm setiap komputer di
KRK
- Tiada
BEFORE KAIZEN AFTER KAIZEN
KAIZEN THEME REASON FOR SELECTING KAIZEN THEME KAIZEN BY
Galak doktor patuh tact time
Menggalakkkan doktor melihat pesakit dalam
kadar masa yang ditetapkan tanpa
mengkompromi rawatan
Dr Norhayati
PROBLEM CONTENT EXPECTED EFFECT
-Sesetengah doktor cenderung untuk melihat
pesakit dalam kadar masa yang lama
-Ini akan memanjangkan tempoh menunggu pesakit
pesakit seterusnya
-Mengurangkan masa menunggu pesakit
-Memastikan konsultasi lebih optimum
-Mengurangkan inventori
31 LEAN HEALTHCARE : KRK- 2015
SPECIFIC AND CONCRETE KAIZEN CONTENTS AMOUNT OF MONEY CONVERSION
-Mewujudkan reminder card untuk doctor di bilik
konsultasi
- Tiada
BEFORE KAIZEN AFTER KAIZEN
KAIZEN THEME REASON FOR SELECTING KAIZEN THEME KAIZEN BY
Adakan printer networking di
bilik yang tiada printer
Mempercepatkan urusan mencetak sticker
dan print MC bagi bilik yang tidak berprinter
Encik Muhd Khairul
PROBLEM CONTENT EXPECTED EFFECT
-Bilik 3,4 dan 8 tiada printer
-Doktor dan staff terpaksa bergerak ke bilik terdekat untuk
mencetak sijil sakit dan sticker ujian darah
-Masa yang lama terpaksa diambil dan pesakit terpaksa
menunggu
-Mengganggu kelancaran proses konsultasi di bilik bilik
yang ada printer
-Mempercepatkan proses konsultasi
-Mengurangkan masa menunggu pesakit
-Tidak mengganggu konsultasi di bilik bilik lain
-Mengurangkan motion
-Mengurangkan overproduction
32 LEAN HEALTHCARE : KRK- 2015
SPECIFIC AND CONCRETE KAIZEN CONTENTS AMOUNT OF MONEY CONVERSION
-Mewujudkan networking printer - Tiada
BEFORE KAIZEN AFTER KAIZEN
KAIZEN THEME REASON FOR SELECTING KAIZEN THEME KAIZEN BY
Perkukuhkan 5s borang dan
peralatan
Memudahkan proses pencarian borang dan
alatan
Menjimatkan masa
Dr Nor Haizee
Pn Rosalina
PROBLEM CONTENT EXPECTED EFFECT
-Borang- borang tidak disusun dengan elok dan
kadang kadang tidak mencukupi
-Doktor/Pembantu bilik terpaksa mengambil masa
untuk mencari borang yang dikehendaki
- Masa untuk konsultasi pesakit dikurangkan
- Mengurangkan masa menunggu
- Motion dapat dikurangkan
- Mengurangkan overprocessing
33 LEAN HEALTHCARE : KRK 2015
SPECIFIC AND CONCRETE KAIZEN CONTENTS AMOUNT OF MONEY CONVERSION
-Mewujudkan checklist borang dan peralatan
-Mewujudkan flashcard reminder
- Tiada
BEFORE KAIZEN AFTER KAIZEN
KAIZEN THEME REASON FOR SELECTING KAIZEN THEME KAIZEN BY
Susun peralatan dalam
jangkauan doktor
Mengurangkan pergerakan dan masa dalam
bilik doktor
Puan Rosalina
PROBLEM CONTENT EXPECTED EFFECT
-Peralatan diletakkan diluar capaian doktor
-Doktor terpaksa bergerak untuk mengambil
peralatan
-Peralatan tidak ditempatkan dilokasi yang
sepatutnya
-mengurangkan motion
-mengurangkan masa pesakit berada di dalam bilik
konsultasi
34 LEAN HEALTHCARE : KRK- 2015
SPECIFIC AND CONCRETE KAIZEN CONTENTS AMOUNT OF MONEY CONVERSION
-Perkukuh susunan peralatan didalam bilik
konsultasi
-Adakan fail borang ekspress dalam capaian doktor
-Tiada
BEFORE KAIZEN AFTER KAIZEN
KAIZEN THEME REASON FOR SELECTING KAIZEN THEME KAIZEN BY
Susun kedudukan nombor bilik
ikut aturan
Kedudukan nombor bilik sekarang
mengelirukan pesakit dan memerlukan
susunan semula nombor yang teratur
En. Muhd Khairul
En. Muhd Ishak
PROBLEM CONTENT EXPECTED EFFECT
-Pesakit terpaksa bertanya staff di krk tentang
kedudukan bilik konsultasi yang mengelirukan
-Doktor terpaksa menunggu pesakit yang ‘tersesat’
-mengurangkan transport dan motion pesakit
-Menghapuskan defect pada kedudukan nombor
bilik
-Mengurangkan masa menunggu doktor untuk
pesakit masuk ke bilik
35 LEAN HEALTHCARE : KRK-2015
SPECIFIC AND CONCRETE KAIZEN CONTENTS AMOUNT OF MONEY CONVERSION
-Menyusun semula kedudukan nombor bilik
konsultasi
- Mengemaskini nombor telefon bilik dalam POLS
- Tiada
BEFORE KAIZEN AFTER KAIZEN
KAIZEN THEME REASON FOR SELECTING KAIZEN THEME KAIZEN BY
Asing Kaunter Bertemujanji
dan Kaunter Walk in
Mempercepatkan proses pendaftaran
pesakit bertemujanji
Puan wan Zarinah
PROBLEM CONTENT EXPECTED EFFECT
-Pesakit bertemujanji dan pesakit walk in beratur
dalam barisan yang sama untuk mendapatkan
nombor QMS pendaftaran dari jururawat bertugas
di kaunter triage
-Proses triage pesakit walk in mengambil masa
yang lama
-masa menunggu pesakit bertemujanji untuk
pendaftaran berkurangan
-mengurangkan overprocessing dan inventori
36 LEAN HEALTHCARE : KRK-2015
SPECIFIC AND CONCRETE KAIZEN CONTENTS AMOUNT OF MONEY CONVERSION
- Asing kaunter mengambil nombor QMS untuk
pesakit bertemujanji dan pesakit walk in
- Tiada
LEAN KRK 2015 37
PRELEAN1 POST LEAN1
LEAN KRK 2015 38
PRELEAN2 POSTLEAN2
BEFORE KAIZEN AFTER KAIZEN
KAIZEN THEME REASON FOR SELECTING KAIZEN THEME KAIZEN BY
Perkukuhkan promosi Sistem
Temujanji Bermasa
Menggalakkan setiap pesakit patuh pada
temujanji yang diberikan dan hadir pada masa
yang telah ditetapkan
Dr Norhayati
PROBLEM CONTENT EXPECTED EFFECT
-Ramai pesakit tidak patuh temujanji bermasa
-Pesakit cenderung datang awal dari masa temujanji
-Oleh itu masa menunggu pesakit panjang
-Pesakit patuh masa temujanji
-Pesakit dilihat dalam masa temujanji
-Mengurangkan inventori dan masa menunggu
-Limpahan pada masa puncak’peak hours’ akan
berkurangan
39 LEAN HEALTHCARE : KRK- 2015
SPECIFIC AND CONCRETE KAIZEN CONTENTS AMOUNT OF MONEY CONVERSION
-membuat poster patuh temujanji bermasa yang
mesra pengguna
-diletakkan di kawasan laluan awam
- Tiada
LEAN KRK 2015 40
BEFORE KAIZEN AFTER KAIZEN
KAIZEN THEME REASON FOR SELECTING KAIZEN THEME KAIZEN BY
Adakan penalty box utk pesakit
yg tidak patuh masa temujanji
Masih ramai pesakit tidak patuh pada sistem
temujanji bermasa
Puan Rosalina
PROBLEM CONTENT EXPECTED EFFECT
-Pesakit cenderung untuk datang awal
-Kesukaran utk mendapat parking
-Menumpang anak yang datang bekerja di awal pagi
-Berlaku limpahan pesakit pada awal pagi
-Pesakit lebih patuh masa temujanji bermasa
-Mengurangkan masa menunggu
-Mengurangkan inventori
41 LEAN HEALTHCARE : KRK- 2015
SPECIFIC AND CONCRETE KAIZEN CONTENTS AMOUNT OF MONEY CONVERSION
-Mewujudkan penalty box - Tiada
9:00 10:00 11:00
BEFORE KAIZEN AFTER KAIZEN
KAIZEN THEME REASON FOR SELECTING KAIZEN THEME KAIZEN BY
Pengasingan folder tca segera
dari wad/ A&E oleh unit rekod
-Mempercepatkan proses konsultasi pesakit
bertemujanji daripada wad
Puan Wan Zarinah
PROBLEM CONTENT EXPECTED EFFECT
-Folder lambat tiba jika diberi temujanji ke KRK dalam masa
3-7 hari selepas keluar wad atau discaj dari A&E
-Doktor dan pesakit tidak tahu tujuan diberi temujanji
-Masa konsultasi menjadi panjang dan pesakit menunggu
lama
-Masa staf digunakan untuk mencari/menjejak lokasi folder
-Mengurangkan masa menunggu
-mengurangkan masa konsultasi
-mengurangkan inventori
-mengurangkan overprocessing dalam pencarian folder
42 LEAN HEALTHCARE : KRK- 2015
SPECIFIC AND CONCRETE KAIZEN CONTENTS AMOUNT OF MONEY CONVERSION
-Membuat pengasingan folder sejurus selepas
pesakit discaj dari wad/A&E untuk dibuat discharge
summary dan dihantar ke unit rekod sebelum tca di
KRK
- Tiada
BEFORE KAIZEN AFTER KAIZEN
KAIZEN THEME REASON FOR SELECTING KAIZEN THEME KAIZEN BY
Menambahbaik pelan lantai dan
penunjuk arah hospital untuk
rujukan pesakit-pesakit di HUSM
Tidak ada tempat rujukan lokasi klinik-klinik di
HUSM sebagai panduan kepada pesakit
Dr Norhayati
PROBLEM CONTENT EXPECTED EFFECT
-Pelan lantai yang sediaada berada di lokasi yang tidak strategik
di taman apex dan tidak di update
-Kekurangan penunjuk arah di kawasan hospital
-Pesakit sesat
-Beratur di kaunter yang tidak berkaitan
-mengurangkan transport/motion
-mengurangkan defect
-mengurangkan inventori/ overprocessing
43 LEAN HEALTHCARE : KRK-2015
SPECIFIC AND CONCRETE KAIZEN CONTENTS AMOUNT OF MONEY CONVERSION
- Mengadakan perbincangn Jabatan Pembangunan –
jawatankuasa telah diaktifkan semula
- Memberikan cadangan lokasi pelan lantai dan penunjuk
arah yang mesra pesakit
- RM xx
Process : Mendapatkan rawatan di KRK
Subject : Pesakit yang ingin mendapatkan rawatan kesihatan
(purata data 20 pesakit)
Beginning : Pesakit tiba di porter (kawasan menurunkan pesakit)
Ending: : Selesai mendapatkan bekalan ubat dari farmasi
No. Time
pre
Time
post
1
Time
post
2
Time
post
4
Dista
nc
(ft)
Activity Step description
1. 1.15 3.31 0.44 1.3 93 x Pesakit bergerak dari tempat porter ke kaunter triage KRK
2. 4.75 3.8 2.0 0.5 20 x
Pesakit beratur di kaunter triage Pesakit beratur di kaunter TCA dan diberi
nombor QMS untuk pendaftaran
3. 0.03 0.03 0.03 - x Pesakit menyerahkan kad temujanji kepada jururawat bertugas di kaunter XXX
4. 0.76 0.69 0.4 - x jururawat melakukan saringan – kes temujanji KRK/ walk in/ ambil darah/
tersilap kaunter danmengepilkan nombor QMS pada kad temujanji untuk
pendaftaran dan nombor bilik konsultasi/ nombor bilik rawatan/ nombor kubikel
saringan XXX
5. 0.14 0.14 0.14 0.03 8.8 x Pesakit bergerak ke ruang menunggu
6. 7.1 1.87 0.60 2.8 x Nombor untuk pendaftaran dipaparkan
7. 0.14 0.14 0.1 0.14 9.5 x Pesakit bergerak ke kaunter pendaftaran 1 atau 2
8. 0.03 0.03 0.03 0.03 x Pesakit menyerahkan kad kepada staf rekod
9. 2.02 0.9 0.5 0.6 x Staf rekod melakukan pendaftaran/ mengemaskini maklumat pesakit/ menerima
bayaran, cop resit dan menyerahkan nombor bilik konsultasi dan resit bayaran
jika berkaitan
10. 0.14 0.14 0.14 0.14 10.3 x Pesakit bergerak ke ruang menunggu
11. 43.4 47.3 41.7 40 x Nombor bilik konsultasi dipaparkan
12. 0.6 0.6 0.6 - 66.0 x Pesakit bergerak ke ruang menunggu berhampiran bilik konsultasi XXX
13. 3.8 3.23 1.3 - x Pesakit menunggu sehingga nama dipanggil XXXX
LEAN KRK 2015 44
No
.
Time
pre
Time
Post
1
Time
post
2
Time
post
4
Dist
anc
(ft)
Activity Step description
14. 3.15 2.1 1.04 0.7 7.8 x Pesakit dipanggil masuk ke bilik konsultasi Pesakit bergerak masuk ke bilik
15. 17.1 15.2 11.5 16.4 x
Pesakit dilihat oleh doktor dan melakukan perawatan atau penyiasatan yang
berkaitan
16. 2.76 1.5 1.2 1.4 378 x Pesakit bergerak ke farmasi
17. 3.0 3.0 3.0 0 64 x Pesakit beratur dikaunter serahan kad
18. 1.0 1.0 1.0 1 x Pesakit menyerahkan kad dan mendapat nombor giliran
19. 15.5 15.5 15.5 0.42 64 x Pesakit bergerak ke ruang menunggu sehingga nombor giliran dipanggil
20. 0.5 0.5 0.5 8 78 x Pesakit bergerak ke kaunter serahan ubat
21. 2.0 2.0 2.0 1 126 x Pesakit selesai mendapat bekalan ubat
Summary
Activity Numb
er of
steps
Time pre
Time post
1
Time post
2
Time post
4
Distance
(ft)
Operation 3 21.12
18.1 14.0 18.0
Transport 9 11.58
11.4 7.16 11.7
Inspect 1 0.76 0.69 0.4 0
Delay 8 75.61
72.8 62.2 44.7
Store - - - -
TOTAL 21 110 103 83.7 74.2 925.4 ft 282 m 859.4 ft 262 m
Process Efficiency (PE) POST LEAN
18 x 100 = 24.3 % 74.2
LEAN KRK 2015 45
21 LANGKAH 17 LANGKAH
46
6.4 % Target
30%
SELEPAS 6 KAIZEN
24 %
SELEPAS 1 KAIZEN
32.5 %
51.2 %
SELEPAS 9 KAIZEN
TARGET
30%
80
1 JAM 50 MINIT
= 110 MINIT
1 JAM 15 MINIT
=75 MINIT
x 100
120
FEB’15
60
40
47
DIS’15 OKT NOV
20
MAY
x 1 JAM 43 MINIT
= 103 MINIT
TOTAL LEAD TIME
2016
x
1 JAM 24 MINIT
= 84 MINIT
1 JAM 14 MINIT
= 74 MINIT
x x
53.2
MINIT
PESAKIT SEBELUM LEAN ( 110 MINIT)
SELEPAS LEAN ( 74.2 MINIT)
BAYARAN UNTUK PARKIR
110 MINIT = RM 2.60
74.2 MINIT = RM 1.95
JUMLAH RM 2.60 RM 1.95
KADAR BAYARAN PARKING HOSPITAL USM
7 AM – 12 AM 15 MINIT PERTAMA PERCUMA RM 0.65 SETIAP 30 MINIT
12 AM – 7 AM RM 2.10 SEKALI MASUK
PENJIMATAN PER PESAKIT RM 0.65 PENJIMATAN DALAM SEHARI RM 0.65 x 250 pesakit = RM 162.50 PENJIMATAN DALAM SEBULAN RM 0.65 x 250 pesakit X 5 X 4 = RM 3 250.00 PENJIMATAN DALAM SETAHUN RM 0.65 x 250 pesakit X 5 X 4 X 12 = RM 39 000.00
BIL. JAWATAN SEBELUM LEAN ( 9 STAF) SELEPAS LEAN ( 9 STAF)
1. Pegawai Perubatan UD43 – UD52 1 x RM 0.63 x 17.1 minit = RM 10.8
1 x RM 0.63 x 14.4 minit = RM 9.07
2. Jururawat 3 x RM 0.42 x 3.94 minit = RM 4.96
3 x RM 0.42 x 2.5 minit = RM 3.15
3. Pembantu Tadbir Pegawai Operasi
3 x RM 0.20 x 3.05 minit = RM 1.83
3 x RM 0.20 x 1.6 minit = RM 0.96
4.. Pegawai Farmasi 1 x RM 0.50 x 2 minit = RM 1.00
1 x RM 0.50 X 1 = RM 0.50
5. Penolong Pegawai Farmasi 2 x RM 0.30 x 16.5 minit = RM 9.90
2 x RM 0.30 x 8 = RM 4.80
JUMLAH KESELURUHAN KOS/PESAKIT
Rm 28.49 RM 18.48
PENJIMATAN PER PESAKIT RM 10.00 PENJIMATAN DALAM SEHARI RM 10.00 x 250 pesakit = RM 2 500.00 PENJIMATAN DALAM SEBULAN RM 10.00 x 250 pesakit X 5 X 4 = RM 50 000.00 PENJIMATAN DALAM SETAHUN RM 10.00 x 250 pesakit X 5 X 4 X 12 = RM 600 000.00
NO SUBJECT CURRENT
STATE
FUTURE STATE
% IMPROVEMENT
1 PROCESS (STEPS) 21 17 -19
2 TOTAL LEAD TIME (MINUTE) 110 74.2 -33
3 DISTANCE (m) 282 262 -7
4 TOTAL MAN POWER 9 9 0
5 PROCESS EFFICIENCY(PE) 19% 24.3% +28
7
TOTAL NON VALUE ADDED TIME (MINUTE) 91 56.6 -37 TOTAL VALUE ADDED TIME (MINUTE) 19 17.4 -8.4
8
COST SAVING – STAFF (RM /PATIENT) 28.49 18.48 +35
9
COST SAVING - PATIENT (RM / PATIENT) 2.60 1.95 +25
SKALA
1 TIDAK MEMUASKAN
2 KURANG MEMUASKAN
3 MEMUASKAN
4 BAIK
5 SANGAT BAIK 51 LEAN HEALTHCARE : KRK- HEMATO 2014
Kriteria/Soalan Jun-Dec 14
Jan-Jun 15
July- Dec 15
1 Layanan yang diterima
4.40 4.35 4.36
2 Tahap komunikasi staf 4.36 4.28 4.44
3 Kemudahan yg sediakan
4.28 4.31 4.36
4 Ketrampilan staf 4.48 4.12 4.4
5 Kualiti perkhidmatan 4.16 4.27 4.48
6 Persekitaran 4.08 4.28 4.28
7 Masa Menunggu 3.88 4.07 4.15
PURATA KESELURUHAN
4.3 4.24 4.35
3.8
4
4.2
4.4
4.6Layanan yang diterima
Tahap komunikasi staf
Kemudahan ygsediakan
Ketrampilan stafKualiti perkhidmatan
Persekitaran
Masa menunggu
PRE
POST
52 LEAN HEALTHCARE : KRK- HEMATO 2014
MENYELESAIKAN KAIZEN YANG BELUM
DISEMPURNAKAN
CADANGAN KAIZEN AKAN DATANG
• Adakan penalty box utk pesakit yg
tidak patuh masa temujanji
• Pengasingan folder tca segera dari
wad/ A&E oleh unit rekod
- membuat susulan dengan pihak
pengurusan hospital
• Menambahbaik pelan lantai dan
penunjuk arah hospital untuk
rujukan pesakit-pesakit di HUSM
- membuat susulan dengan
Jabatan Pembangunan
• Membuat ‘kompartmen’ di dalam
folder pesakit mengikut klinik/
kepakaran
• Untuk RABU pagi, klinik bermula
8:30 pagi – pembantu bilik
melakukan ujian vital untuk 4-5
pesakit pertama sebelum klinik
bermula
• Mengadakan kaunter triage (kaunter
TCA/kaunter Walk in/Kaunter darah
stat/kaunter pemeriksaan vital) yang
lebih sempurna dan kondusif
53 LEAN HEALTHCARE : KRK- HEMATO 2014
LEAN KRK 2015 54
LEAN KRK 2015 55