Microsoft Access Manejador de Bases de Datos
Academia de Lenguaje y Comunicación
EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR
3
DIRECTORIO
Universidad Autónoma de Tamaulipas
M.E.S. José María Leal Gutiérrez Rector
Dra. Olga Hernández Limón Secretaria General
Dr. Marco Aurelio Navarro Leal Subsecretario Académico
Lic. José Ulises Arredondo Llanos Director de Educación Media Superior
M.E.S. Joel Vásquez Ibarra Director de la Escuela de Estudios Profesionales Valle Hermoso
4
Índice Temático Tema Pagina
Parcial I
1. Que es Access 6 2. Que es un Base de Datos 7 3. Normalización 16 4. Modo Entrada / Relación 28 5. Creación de Bases de Datos en Access 30 6. Entorno de Trabajo en Access 2003 33 7. Crear una Base de Datos usando el Asistente 33 8. Crear una Base de Datos sin el Asistente 36
Parcial II
9. Crear y modificar tablas 40 10. Propiedades de los campos 54 11. Importar y Exportar tablas 69 12. Buscar y Remplazar 70 13. Usar filtros 73
Parcial III
14. Relaciones 76 15. Integridad Referencial 81 16. Crear y modificar consultas 82 17. Crear y modificar formularios 97 18. Crear Informes 111
5
Apunte 1-1: Presentación de la Materia – MOS
Este manual brinda el apoyo necesario para que los alumnos presenten el examen de
certificación Access 2003 de MOS.
El curso esta diseñado para que su aprendizaje sea Teórico – Practico, dando el
porcentaje mas importante en la actividad practica. Los ejercicios presentan un límite de
tiempo máximo estimado donde el participante debe completar la actividad.
Cada lección se encuentra compuesta por dos etapas: Una sección de Practicas dirigidas
(en las que el docente guía la actividad de todo el grupo) y Practicas de Ejercicio (donde
el alumno probara lo aprendido en la actividad dirigida por el docente).
Se sugiere que en la medida de lo posible las prácticas de ejercicio se realicen bajo un
límite de tiempo, como parte de la preparación para presentar el examen de
certificación.
Este curso requiere de un tiempo no menor a 30 sesiones de clase de aproximadamente
45 min. Para que se puedan alcanzar los objetivos de aprendizaje establecidos.
La lección 1 de la unidad ha sido diseñada para que los participantes cuenten con más
información respectó al diseño de bases de datos. Si se omite la implementación de este
contenido y se comienza el curso a partir de la lección 2 no se verán afectados los
resultados en el examen, pero se podrán presentar dificultades para desarrollar una base
de datos.
Se debe recordar que la teoría que se maneja en el diseño de las bases de datos implica
un nivel de lógica y abstracción que se puede considerar complejo.
6
Apunte 1-2: ¿Qué es Access?
Microsoft Access es un potente sistema de Administración de Bases de Datos
Relacionales. Es una herramienta fácil de usar y fácil de aprender para la creación y
manejo de Bases de Datos. Es parte de las aplicaciones de productividad que vienen en
Microsoft Office (Como Word, Excel, etc.)
Access genera archivos que reúnen los componentes de la base de datos: Tabla,
Consultas, Formularios, Informes, Macros y demás objetos.
Access permite la creación de estructuras en las que se puede almacenar información
clasificada y ordenada en campos, registros y tablas, en la que posteriormente se pueden
hacer consultas según los requerimientos, para después mostrar la información a través
de formularios y / o informes.
Las consultas mostraran información que resulta de procedimientos de búsqueda,
clasificación y selección (procesos conocidos como filtrados de información) que
aplique Access sobre todo el conjunto de datos.
7
Apunte 1-3: ¿Qué es una Base de Datos?
Las Bases de Datos son bancos de información. Son una colección de datos clasificados
en campos (columnas). Los datos pertenecientes a una misma entidad forman un
registro (fila). Estos registros se almacenan en tablas, que se identifican por un nombre
en particular que cada usuario asigna.
Cada vez que se avance en la lección se irán detallando estos conceptos básicos. De
manera sencilla, se puede explicar de siguiente forma:
Una Tabla, contiene registros.
Un Registro, contiene campos.
Un Campo, Contiene datos.
Los componentes principales de las Bases de Datos son las tablas, en las que se
clasifican los datos según sus características. Estas clasificaciones se conocen como
campos.
Aunque las tablas se crean como elementos independientes pueden crearse relaciones
entre distintas tablas para recuperar datos de todas ellas mediante una Consulta.
En otras palabras, una base de datos es una recopilación de información de cualquier
tipo. Los siguientes son ejemplos de información que puede organizarse como una base
de datos:
Datos sobre los libros de una biblioteca (Autor, Titulo, Editorial, Etc.)
Datos sobre los usuarios de un servicio de salud (Nombre, Edad, Historial
Clínico, Tratamientos Recibidos, Etc.).
Mensajes de Correo Electrónico enviados a una lista (Remitente, Destinatarios,
Fecha, Contenido de cada mensaje, Etc.).
Imágenes de Prensa (Fecha, Medios en que ha aparecido, Descripción, Imagen,
Etc.).
Los datos, por si mismos, aislados, no dicen nada. Por ejemplo:
19
Este es un dato. Pero, ¿Diecinueve que?, ¿Es una medida, se refiere al tiempo, es una
edad, o que?
En cambio, si se tienen los siguientes tres datos:
Antonio Luna 19 Bachillerato
Con estos tres datos se puede suponer que Antonio es un joven de 19 Años con
escolaridad Bachillerato. El numero 19 ya tuvo sentido ¿verdad?
8
Ahora si se clasifica esta información dando nombre a cada una de las columnas, se
obtendrá:
NOMBRE EDAD ESCOLARIDAD
Antonio Luna 19 Bachillerato
De esta forma, ya se cuenta con una estructura (una tabla) que puede servir para
clasificar más información. Para identificar esta estructura se asignara un nombre, un
nombre de tabla. Observar el resultado:
Datos Personales
NOMBRE EDAD ESCOLARIDAD
Antonio Luna 19 Bachillerato
Pedro Torres 12 Primaria
Norma García 17 Bachillerato
Erica Peña 9 Primaria
Es importante la asociación que tienen estos datos entre si de forma horizontal. La
asociación de datos en cada fila, es lo que se conoce como Registro.
Por ejemplo, los registros se pueden ordenar de forma ascendente por el campo Nombre
(es decir, de la A a la Z). Es necesario asegurarse que cuando se reordenen los registros,
cambien de posición los nombres, con todo y los datos que les corresponden. De no ser
así, se esta alterando la información:
Imaginar las consecuencias que se tuvieran si esta tabla perteneciera a una base
de datos de una agencia de colocaciones laborales en la cual el registro para
asignar cierto empleo fuera:”Estudios mínimos, Bachillerato”. Mas de uno de los
verdaderos candidatos se quedaría sin el empleo; Además se mandaría a llamar a
candidatos que al presentarse, se darían cuenta de que ha habido un error y que
se ha perdido tiempo valioso.
Ejemplo de la tabla anterior, con un mal proceso de ordenado Ascendente de Registros.
¿Puedes detectar dicho error?
Datos Personales
NOMBRE EDAD ESCOLARIDAD
Antonio Luna 19 Bachillerato
Erica Peña 12 Primaria
Norma García 17 Bachillerato
Pedro Torres 9 Primaria
Ejemplo de la tabla original, ahora si, con un correcto orden Ascendente.
Datos Personales
NOMBRE EDAD ESCOLARIDAD
Antonio Luna 19 Bachillerato
Norma Garcia 17 Bachillerato
Ericka Peña 12 Primaria
9
Pedro Torres 9 Primaria
En otras palabras, una base de datos es una recopilación de información de cualquier
tipo.
10
Apunte 1-4: Gestor de Base de Datos
Es un programa que sirve para gestionar bases de datos. Access es un gestor de bases de
datos.
La gestión de bases de datos se refiere al proceso que incorpora desde el diseño hasta el
manejo y administración de la información de una base de datos ya terminada.
Funciones mínimas con las que debe contar un gestor.
Formularios: Sirven para añadir, modificar y mostrar los datos. Los formularios es lo
que observa el usuario final, lo que se conoce como la interfase. Por medio de ellos se
presenta la información en pantalla.
Informes: Se utilizan para presentar información filtrada o clasificada en medios
impresos. Se puede diseñar su apariencia y el formato de la información, configurar
cuantos registros aparecerán y como se desea que se presenten en cada pagina.
Consultas: Usadas para realizar preguntas, operaciones y acciones. Hay acciones de
selección (visualizar, resumir, seleccionar) y de acción (añadir, actualizar, eliminar).
Aquí es donde se clasifica toda la información, para que el sistema muestre solo
aquellos datos que cumplan con ciertas características, características que cumplen con
el criterio de consulta.
Nota: Esta terminología varía mucho según el gestor. A estas aplicaciones también se
les conoce “Manejadores de Bases de Datos” o “Manager Data Base (MDB)”.
Tipos de Gestores de Bases de Datos
Jerárquicos
En red (Las de Internet, SQL)
Relacionales (Tipo que se trabajara en este curso)
Orientados a Objetos
Hoy en día los mas utilizados son los gestores de bases de datos relacionales. Access es
un manejador de Bases de Datos del tipo relacional. Los orientados a objetos van
introduciéndose poco a poco.
11
Apunte 1-5: Tipos Más comunes de Bases de Datos
Bases de Datos Distribuidos
Una base de datos distribuidos o BDD es una colección de datos que pertenecen
lógicamente a un solo sistema, pero se encuentra físicamente esparcida en varios sitios
de la red, es decir, se compone de un conjunto de sitios, concentrados entre si mediante
algún tipo de red de comunicaciones en la cual cada sitio es un sistema de base de datos
en si mismo y trabajan juntos (si es necesario) con el fin que un usuario pueda obtener
acceso a los datos de cualquier punto de la red, tal como si todos los datos estuvieran
almacenados en el sitio propio del usuario.
El diseño de un sistema de bases de datos distribuidos (SBDD) implica la toma de
decisiones sobre la ubicación de los programas que accederán a la base de datos y sobre
los propios datos que constituyen esta ultima a lo largo de los diferentes puesto que
configuren una red de computadoras.
Tradicionalmente se ha clasificado la organización de los sistemas de bases de datos
distribuidos sobre tres dimensiones:
El nivel de comportamiento.
Las características de acceso a los datos.
El nivel de conocimiento de esas características de acceso.
El nivel de comportamiento
Presenta tres alternativas:
Inexistencia, es decir cada aplicación y sus datos se ejecutan en una
computadora con ausencia total de comunicación con otros programas u otros
datos.
Se comparten solo los datos y no los programas (en tal caso existe una replica de
las aplicaciones en cada maquina y los datos viajan por la red).
Se reparten datos y programas; dando un programa ubicado en un determinado
sitio, este puede solicitar un servicio a otro programa localizado en un segundo
lugar, el cual podrá acceder a los datos situados en un tercer emplazamiento.
Respecto a las características de acceso a los datos
Existen dos alternativas principalmente: El modo de acceso a los datos que solicitan los
usuarios puede ser Estático, es decir no cambiara a lo largo del tiempo, o bien,
Dinámico. Se puede comprender la dificultar de encontrar sistemas distribuidos reales
que puedan clasificarse como estáticos.
12
Sin embargo lo realmente importante radica estableciendo el dinamismo como base,
cuantas variaciones sufre a lo largo del tiempo, esta dimensión establece la relación
entre el diseño de bases de datos distribuidas y el procesamiento de consultas.
El nivel de conocimiento de las características de Acceso
Una posibilidad es, evidentemente, que los diseñadores carezcan de información alguna
sobre como los usuarios acceden a la base de datos. Es una posibilidad teórica pero seria
muy laborioso abordar el diseño de la base de datos con tal ausencia de información. Lo
mas practico es conocer con detenimiento la forma de acceso de los usuarios.
Bases de Datos Relacionales
Una base de datos es una recopilación de datos organizada. La organización de los datos
se realiza a través de los registros y los campos dentro de una tabla.
Tabla: Es la estructura principal de las bases de datos. En las tablas se almacena la
información clasificada en campos (columnas), según el tipo de dato. Una base de Datos
puede, y de hecho, debe, contener más de una tabla. Cuando hay varias tablas en una
base de datos, estas deberán relacionarse entre si. De ahí el nombre de Bases de Datos
Relacionales.
Registro: Es un conjunto de datos, similar a las antiguas fichas utilizadas en las oficinas
para clasificar información. Un registro seria toda la información referida a un cliente.
Dentro de una tabla, un registro esta representado por una fila, en la que la información
que aparece en ella, corresponde a una misma entidad.
Campo: La información que aparece en un registro esta organizada en campos. Nombre,
Apellido, Dirección, Teléfono, Etc. Serian ejemplos de nombres de campos.
Las aplicaciones de Bases de Datos Relacionales
Las principales aplicaciones son almacenar y presentar información a través de un
informe o formulario (la interfase que el usuario de la base de datos vera); dicha
información será obtenida de dos o más tablas.
Características de las Bases de Datos Relacionales
Access es una aplicación de Bases de Datos Relacionales. Un aspecto fundamental de
las bases de datos relacionales es que permiten organizar la información de forma que se
eviten las repeticiones. Para gestionar un gran conjunto de información se pueden crear
pequeñas bases de datos y asociarlas o bien crear solo una gran base de datos. Al asociar
varias bases de datos, se ahorra trabajo y aumenta el número de posibilidades de acceder
a la información o de manipularla.
13
Así, una base de datos relacional es aquella que no permite repetir datos
innecesariamente. Por ejemplo, supongamos que se tiene una base de datos de 300
clientes y otra base de facturas emitidas, ¿Por qué teclear el nombre de nuevo cada vez
que se emite una factura? Con una base de datos relacional se puede dar de alta solo los
clientes nuevos mientras que los existentes pueden introducirse desde una ventana que
se despliega cuando se coloca el cursor en el campo cliente de la base de facturas.
Esto se consigue “Asociando” ambas tablas por medio de uno o varios campos comunes
que, por ejemplo, en Approach, se llaman “Campo de Asociación” lo mejor es que este
campo sea un campo que, en la base de datos de cliente no pueda repetirse “se llama
campo único” y esto recomienda que sea numérico “El plan de contabilidad funciona
también con números únicos asociados a un solo nombre de cuenta”.
14
Apunte 1-6: Importancia y Valor de la Comunicación
Bases De Datos y Transmisión de Información, Antes y Después
Desde el inicio de la civilización, los humanos han buscado registrar desde hechos
históricos (fechas y acontecimientos etc.) hasta datos estadísticos (numero de personas
en una aldea o ciudad, precios de productos en los mercados, etc.).
Los métodos han sido muchos; madera, piel… y ahora, los medios digitales .Las formas
de almacenar la información también han cambiado de: cofres, archiveros, sótanos,
bibliotecas…ahora, discos duros con capacidades de almacenamiento de cifras
numéricas impronunciables.
Anteriormente la velocidad a la que se transmitía la información era la que permitiría la
vista (a través de se señales de humo, por ejemplo), el oído (a través de tambores) o las
piernas de los corredores que llevaban de aldea en aldea mensajes escritos o pintados, o
mensajes verbales que memorizaban de un interlocutor y que después reproducían de
memoria y al pie de la letra. En el presente, solo requerimos de tener a la mano los
medios mas actuales, tales como teléfonos, computadoras y redes de comunicación (por
medio de cables, microondas, satélites, etc.)
Valor e Importancia de la Información
Vamos por partes: ¿Que significa la palabra valor? Obviamente no es lo mismo que la
palabra Costo. Entendámoslo con un pequeño ejemplo: En una fábrica de zapatos hay
un “Costo” de producción. Este implica lo que hubo que invertir monetariamente
hablando: en diseño, materiales, mano de obra (u horas/hombre) etc. Aquellas cosas
medibles y cuantificables. El zapato sale a la venta al mercado con un costo, al que se le
agrega un porcentaje de ganancia (que varia dependiendo de la marca, la zona donde se
vende, etc.), que normalmente es el que terminamos pagando. Eso es el costo.
Ahora , imagina que la súper estrella del baloncesto, Michael Jordan después de su
ultimo juego como profesional en su despedida en definitiva, se acerca a ti (que estas en
primera fila) y te entrega sus zapatos tenis ! woo!!!! Ya que te recuperaste de la
emoción, veamos. Los tenis le costaron al equipo US$ 250.00. Ahora que tu los tienes,
incluso deberían de costar menos por que ya están usados. ¡Pero no!, resulta que por
haber sido usados por quien te los entrego, “Valen” mas. El valor es el costo de las
cosas mas la valoración subjetiva que adquieren por el paso del tiempo, por los
sentimientos, por modas, etc.
La información es una palabra relativa. Lo que para unos es información, para otros no
lo es. Ejemplo: Para un economista, las fluctuaciones diarias en la bolsa de valores es
información vital, en cambio, esos mismo datos para un filosofo probablemente no
tendrán mayor importancia. Hay datos de todo, por todo el mundo. Pero esos datos no
son información, no son información valiosa si no los estamos requiriendo.
Imagina el siguiente caso: Tienes un teléfono celular con seguro, contra perdida y lo
extraviaste, no hay de que preocuparse, ¿o si?, que … ¿Tu lista de teléfonos que tenias
almacenada en el, y que no tenias anotados en ninguna otra parte? Alguien encontró tu
15
celular y parece que no esta interesado en regresarlo. ¿Crees que conserve tu lista
telefónica?, no. ¿Por qué no, si es muy valiosa? Si, pero solo para ti.
Incluso habrá quien pagara por que le regresaran por lo menos su chip para conservar
los números telefónicos. Imagina que el teléfono perdido del que estamos hablando es el
de un vendedor de una empresa importante que no tuvo el cuidado de anotar en otros
medios estos números.
El diseño de bases de datos no implica únicamente la creación de un programa para que
el cliente almacene la información, si no además debe incluir la asesoraría para la
creación de respaldos de los archivos.
Análisis de Problemas y Diseño de Soluciones
Para fines de esta unidad curricular, los proyectos a desarrollar están planteados de tal
forma que resulte sencillo para el participante comprender que es lo que el “Cliente”
necesita.
Para un mejor progreso en la unidad, vamos a colocarnos en el contexto de que somos
“analistas de sistemas”, que desarrollamos bases de datos y que siempre tendremos a un
cliente que no este solicitando una base de datos para su empresa o uso personal.
Esto implica que cuando el cliente no plantee el problema de manejo de información,
nosotros tengamos que hacer toda una investigación para proporcionarle exactamente lo
que este necesita. En muchas ocasiones, el cliente no proporciona toda la información
que se requiere, más que por desconocimiento, que por alguna otra acción. Ciertamente
el cliente conoce su negocio y sabe como manejarlo, pero desconoce de sistemas
computacionales, esto nos puede llevar a dos extremos: Que solicite que el programa
hacer maravillas, desconociendo los limites de las bases de datos; o que por el contrario
solicite un programa “muy sencillo”, pero al momento de verlo terminado, después de
que se cerro la gestión de la base de datos, comience a señalar que no es lo que
esperaba, que le falta que realice esto u aquello.
El análisis de sistemas es toda una carrera, sin embargo, a lo largo de esta unidad se te
enfrentara al análisis de información y al diseño de bases de datos formales.
16
Apunte 1-7: Normalización
¿Qué es normalización?
“Es el proceso de simplificar la relación entre los campos de un registro.”
Por medio de la normalización, un conjunto de datos en un registro se reemplea por
varios registros (varias tablas) que son mas simples y predecibles y, por lo tanto, mas
manejables.
La normalización se lleva a cabo por cuatro razones:
Estructurar los datos de forma que se puedan representar las relaciones
pertinentes entre estos.
Permitir la recuperación sencilla de los datos en respuesta a las solicitudes de
consultas y reportes.
Simplificar el mantenimiento de los datos: actualizándolos, insertándolos y
borrándolos.
Reducir la necesidad de reestructurar o reorganizar los datos cuando surjan
nuevas aplicaciones.
En términos más sencillos la normalización trata de simplificar el diseño de una base de
datos, a través de la búsqueda de la mejor estructuración que pueda utilizarse con las
entidades involucradas en ella.
Utilidad de la normalización
Cabe mencionar, que Excel resulta un poco mas sencillo de utilizar y aprender que
Access. Entonces, ¿Por qué trabajar con Access si ya existe Excel? La respuesta es que
una base de datos, se compone generalmente por mas de una tabla; además no se
pueden relacionar entre si, no en forma directa. También, como lo conoces, cabe
recordar que la orientación y la aplicación de Excel es otra.
¿Por qué es ideal que una base de datos tenga más de una tabla?
En apariencia, una base de datos que consta de una sola tabla, es más simple. Pero por el
contrario, una base de datos compuesta por una sola tabla se vuelve más inestable,
compleja e implica la captura repetida de datos.
Para mejorar el diseño de una tabla es importante hacer uso de las Reglas de
normalización.
Ejemplo:
Observar la siguiente tabla. Se puede decir que “esta bien”. En ella se anotara la
siguiente información:
Datos de alumnos.
17
Sus calificaciones
El nombre del maestro que imparte la materia
El nombre de las otras asignaturas que dicho maestro imparte.
Nombre Dirección Edad Grado Turno Materia Calificación Maestro Asignatura1
Asignatura2 Asignatura3
¿Qué pasaría si en esta escuela existieran 3000 alumnos inscritos? Cada nombre de
alumno es individual y habrá que escribirlo al menos una vez cada uno. Pero, solo hay 2
turnos y sin embargo, como mínimo, se deben escribir 1500 veces cada uno. Y si se
analiza el resto de los campos, se detectaran situaciones similares, donde el error
común, por lo pronto, es la repetición innecesaria de información.
Observar las siguientes tablas .Es lo mismo que la tabla anterior, pero después de
aplicar el proceso de normalización:
DatosEscAlum
NumCred claveGrupo
DatosPersolalesAlum
NumCred NomAlum DirAlum NomTutor edad tel
grupos
ClaveGrupo turno grado grupo IdCalif
Calificaciones
IdCalif NumCred Mat1 Mat2 Mat3 Mat4 Mat5 Mat6
DatosPersonalesMaestro
ClaveMaes NomMaes DirMaes TituloProf Edad tel
materias
idMateria NomMat ClaveMaes claveGrupo
18
Solo falta relacionar las tablas entre si . Este tema sera tratado a detalle en lecciones
posteriores.
Pasos para la normalización
Descomponer todos los grupos de datos en registros bidimensionales.
Eliminar todas las relaciones en la que los datos no dependan completamente de
la llave primaria del registro.
Eliminar todas las relaciones que contengan dependencias transitivas.
La teoría de normalización tiene como fundamento el concepto de formas normales; se
dice que una relación esta en una determinada forma normal si satisface un conjunto de
restricciones.
Formas normales
Son las técnicas para prevenir las anomalías en las tablas. Dependiendo de su estructura,
una tabla puede estar en primera forma normal, segunda forma normal o en cualquier
otra.
Primera forma normal
Una relación se encuentra en primera forma normal si las tablas contienen un solo valor
por cada celda.
Todos los ingresos en cualquier columna (atributo) deben ser del mismo tipo.
Cada columna debe tener un nombre único; el orden de las columnas en la tabla no es
importante.
Dos filas o renglones de una misma tabla no deben ser idénticas; aunque el orden de las
filas no es importante.
Por lo general, la mayoría de las relaciones cumplen con estas características, así que
podemos decir que la mayoría de las relaciones se encuentran en la primera forma
normal.
Para ejemplificar como se representan gráficamente las relaciones en primera forma
normal consideremos la relación alumno-materia cuyo diagrama E-R es el siguiente:
19
Como esta relación maneja valores atómicos, es decir un solo valor por cada uno de los
campos que conforman a los atributos de las entidades, ya se encuentra en primera
forma normal; gráficamente así se representan las relaciones en 1FN.
Segunda forma normal
Una relación se encuentra en segunda forma normal si todos sus atributos que no son
claves (llaves) dependen por completo de la clave y cumple con las reglas de la primera
forma normal.
La segunda forma normal se representa por dependencias funcionales como:
Notar que las llaves primarias están representadas con doble cuadro; las flechas nos
indican que estos atributos se puede referenciar a los otros atributos que dependen
funcionalmente de la llave primaria.
20
Tercera forma normal
Una relación esta en tercera forma normal si no existen dependencias transitivas entre
los atributos y esta en segunda forma normal.
Para definir formalmente la 3FN se necesita definir dependencia transitiva: En una
afinidad (tabla bidimensional) que tiene por lo menos 3 atributos (A, B, C) hay
dependencia transitiva si:
El atributo A determina a B
B determina a C
Pero C no determina a A
Es decir B y C están relacionadas, pero A y C no tienen relación.
Por ejemplo, consideremos el siguiente caso:
21
Se tiene la relación alumno alumno-cursa-materia manejada anteriormente, pero ahora
se considera al elemento maestro.
Gráficamente se puede representar de la siguiente manera:
En la llave Necono tiene como dependencias a 3 atributos en el cual el nombre puede
ser referenciado por dos atributos: Necono y RFC (Existe dependencia transitiva). Se
puede solucionar esto aplicando la tercera forma normal que consiste en eliminar estas
dependencias separando los atributos. Entonces resulta:
22
Forma Normal de Boyce Codd
Una relación esta en forma normal de Boyce Codd si los atributos que no son
determinantes dependen de los que si lo son, cunado los hay, dentro de la misma
afinidad.
Determinante: Uno o más atributos que, de manera funcional, determinan otro atributo o
atributos. En la dependencia funcional (A,B) C, (A,B) son los determinantes
Obsérvese que a diferencia de la tercera forma normal, se agrupan todas las llaves
candidato para formar una global (representadas en el recuadro) las cuales hacen
referencia a los atributos que no son llaves candidato.
23
Cuarta Forma Normal
Una relación esta en cuarta forma normal si no existen dependencias de los valores
múltiples en una tabla donde existen dependencia funcional.
Para entender mejor esto, considerar una afinidad (tabla) llamada “estudiante” que
contiene los siguientes atributos: Clave, Especialidad, Curso, tal como se muestra a
continuación:
Clave Especialidad Curso
S01 Sistemas Natación
S01 Bioquímica Danza
S01 Sistemas Natación
B01 Bioquímica Guitarra
C03 Civil Natación
Suponer que los estudiantes pueden inscribirse en varias especialidades y diversos
cursos. El estudiante con clave S01 tiene su especialidad en Sistemas y Bioquímica y
toma cursos de Natación y Danza; el estudiante B01 tiene la especialidad en Bioquímica
y toma el curso en Guitarra; el estudiante con clave C03 tiene la especialidad en Civil y
toma el curso en Natación.
En esta tabla o relación no existen dependencias funcionales, puesto que los estudiantes
pueden tener distintas especialidades; un valor único de clave puede poseer muchos
valores de especialidad al igual que de valores de cursos. Por lo tanto, existe
dependencia de valores múltiples.
Este tipo de dependencia produce redundancia de datos, como se puede apreciar en la
tabla anterior, en donde la clave S01 tiene tres registros para mantener la serie de datos
en forma independiente, lo cual ocasiona que al realizarse una actualización de datos se
requiera de demasiadas operaciones para tal fin.
En otras palabras en la afinidad R(A, B, C) existen una dependencia de valores
múltiples si:
A determinara valores múltiples de B.
A determinara valores múltiples de C.
B y C son independientes entre si.
Para eliminar la redundancia de los datos, se deben eliminar las dependencias de valores
múltiples. Esto se logra construyendo dos tablas, donde cada una almacena datos para
solamente uno de los atributos de valores múltiples.
24
Para este ejemplo, las tablas correspondientes son:
Tablas EEspecialidad
Clave Especialidad
S01 Sistemas
B01 Bioquímica
C03 Civil
Tabla ECurso
Clave Curso
S01 Natación
S01 Danza
B01 Guitarra
C03 Natación
Ver dependencias de objetos
La dependencia del objeto solo se aplica a bases de datos de Microsoft Access (.mdb) y
se genera solamente para: tablas, consulta, formularios e informes de bases de datos de
Access.
No esta disponible para: proyectos de Access, páginas de acceso de datos, macros y
módulos de bases de datos y objetos que no son compatibles con la función
Autocorrección de nombres, (como consultas de acciones y consultas especificadas de
SQL, incluyendo consultas de unión, de definición de datos de paso a través y
subconsultas).
Procedimientos para ver dependencias de objetos:
1. Primero seleccionar el objeto del cual deseara ver su dependencia, luego el menú
Ver, hacer clic en Dependencias del objeto.
25
2. Para ver la lista de objetos que utilizar el objeto seleccionado, hacer clic en
Objetos de los que dependo en la parte superior del panel.
El Panel de Dependencias muestra la lista de objetos que el objeto seleccionado esta
utilizando.
3. Para ver la información de dependencias de un objeto enumerado en el panel,
simplemente, hacer clic en el icono de expansión (+) situado junto al mismo.
Además de ver la lista de objetos que utilizan al objeto seleccionado, puede ver también
a los objetos que están utilizando el objeto seleccionado. Por ejemplo, la siguiente
ilustración muestra los objetos que utilizan la consulta de pedidos trimestrales y las
tablas y consultas que utilizan la consulta.
Haga clic en el icono expandible (+) próximo a un objeto, para ver las dependencias de
dicho objeto. Pude desplazarse hasta cuatro niveles.
26
Access 2003 genera dependencias buscando los mapas de nombres mantenidos por
función Autocorrección de nombres. Si la opción Realizar seguimiento de
Autocorrección de nombres debe estar activada para poder ver las dependencias, pero
no es necesario que la opción Realizar Autocorrección de nombres este habilitada.
Nota: Las consultas anidadas son parcialmente compatibles. Access puede generar
dependencias solo para la consulta externa. Del mismo modo, las tablas de origen y las
consultas de la hoja secundaria de datos y los campos de búsqueda de la consulta no
aparecen como objetos de los que la consulta dependa.
La siguente lista muestra los tipos de objetos de los que puede depender cada tipo de
objetos, asi como la naturaleza de la dependencia:
Objeto
Seleccionado
Depende de Naturaleza de la Dependencia
Tabla Una tabla o
una
consulta
Se define una relación entre los objetos.
La tabla seleccionada contiene la tabla o la consulta
como hoja secundaria de datos.
Los campos de la tabla seleccionada buscan valores en
el otro objeto.
Tabla Un
formulario
Los campos de la tabla seleccionada buscan valores en
el formulario.
Consulta Una tabla o
una
consulta
La consulta seleccionada esta enlazada con la tabla o
consulta.
Se define una relación entre los objetos.
27
Consulta Un
formulario
Se hace referencia al formulario en la instrucción SQL
de la consulta.
Formulario Una tabla o
una
consulta
El formulario seleccionado o uno de sus subformularios
esta enlazado con la tabla o consulta.
Uno o más cuadros de lista o cuadros combinados del
formulario obtienen los datos de la tabla o consulta.
Nota: Las dependencias que provienen del grafico de un
formulario y obtienen datos de una tabla o consulta no
están incluidas. Tendrá que identificar manualmente
dichas dependencias.
Formulario Un
formulario
El formulario seleccionado contiene el otro formulario
como subformulario.
El origen de registros del formulario seleccionado, o el
origen de las filas de un cuadro o lista o un cuadro
combinado del formulario seleccionado, utiliza una
instrucción SQL que hace referencia al otro formulario.
Informe Una tabla o
una
consulta
El informe seleccionado o una de sus subinformes esta
enlazado con la tabla o consulta
Uno o más cuadros de lista o cuadros combinados del
informe obtienen los datos de la tabla o consulta.
Nota: Las dependencias que provienen del grafico de un
informe y obtienen datos de una tabla o consulta no
están incluidas. Tendrá que identificar manualmente
dichas dependencias.
El origen de registros del formulario seleccionado, o el
origen de las filas de un cuadro de lista o un cuadro
combinado del formulario seleccionado, utiliza una
instrucción SQL que hace referencia al otro formulario
Informe Un
formulario
El origen de registros del informe seleccionado, o el
origen de las filas de un cuadro de lista o un cuadro
combinado del informe seleccionado, utiliza una
instrucción SQL que hace referencia al formulario.
El informe seleccionado contiene el formulario como
subformulario.
Informe Un informe El informe seleccionado contiene el otro informe como
subinforme.
28
Apunte 1-8: Modelo Entidad/Relación
El modelo E/R aporta una herramienta de modelado para representar las entidades,
propiedades y relaciones: los diagramas Entidad/Relación. Mediante estos, el esquema
conceptual abstracto puede ser mostrado gráficamente. En realidad, se puede hacer que
los diagramas sean un reflejo fiel de las relaciones, interrelaciones y atributos del
modelo relacional de datos o podemos englobar diversas relaciones en una sola entidad
o conjunto de propiedades.
Al analizar planteamientos de información que se pretende almacenar y administrar
mediante una base de datos, no implica que debamos sentarnos frente a la computadora
para comenzar. Es preciso que posteriormente al análisis, plasmemos en papel el diseño
de la base de datos; y no solo nos refiramos a las tablas, sino a la forma que se
interrelacionaran. Es aquí donde entra en función la diagramación del proyecto
mediante un modelo E/R.
Los diagramas E/R que se muestran son directamente proyectables sobre un esquema
físico relacional excepto en lo que se refieren a las relaciones muchos a muchos.
Los diagramas E/R son parecidos a los diagramas de flujo (organigramas) clásicos en
que utilizan rectángulos, rombos y óvalos, pero los significados de estos elementos son
distintos. La siguiente figura muestra un ejemplo que servirá para mostrar como han de
interpretarse estos diagramas.
Los rectángulos representan entidades, los rombos relaciones y los óvalos propiedades.
Otra diferencia fundamental con los organigramas es que estos tienen un principio y un
final, mientras que un diagrama E/R no.
El tipo de relación entre dos entidades se representa mediante 1’s y M’s (también el
símbolo ∞ o n). En la figura anterior, la entidad E1 mantiene una relación de uno a
muchos con la entidad E2 y una relación de uno a uno con la entidad E3.
29
Una propiedad cuyo nombre esta subrayado señala que esa es la propiedad que
identifica de forma única a la entidad y que se corresponderá con la clave primaria de
una relación. Existen algunas variantes a la hora de representar los elementos en el
diagrama; estos pueden variar de una bibliografía a otra.
Este modelo especifica la existencia de tres entidades, Profesor, Curso y Departamento,
que se corresponden con otras tantas relaciones. Un departamento tiene muchos
profesores y un profesor puede dar muchos cursos.
Nota: Para lograr una apariencia profesional, al trazar los diagramas, se establece como
norma que las líneas que representan los elementos del diagrama no se crucen con otras.
30
Apunte 2-1: Creación de bases de datos en Access
Después de la primera etapa, que fue el análisis del problema de manejo de información
y el diseño de la base de datos que lo solucionara, el siguiente pasó es la creación de la
base de datos en Access. En esta lección aprenderás a crear bases de datos por los dos
métodos que permite Access: con y sin asistente.
La creación de bases de datos con ayuda del asistente nos permite seleccionar, entre
varias opciones, características particulares para que a partir de ellas sean creadas las
tablas, relaciones, consultas formularios e informes necesarios para el tipo de bases de
datos seleccionado entre una amplia variedad de soluciones típicas. Esta es la manera
más sencilla de crear una base de datos. De esta forma, se obtendrá una base de datos
terminada, lista para capturar en ella información, pero puede resultar no ser lo que el
usuario necesite específicamente.
El segundo método, creación de bases de datos sin asistente, requiere que el diseñador
de la base de datos cuente con habilidades de análisis de sistemas y de diseño de bases
de datos. Bajo este método, el diseñador puede definir con mayor precisión las
características de la base de datos.
Access tiene la particularidad, que pocos programas o aplicaciones tienen, que al crear
un archivo nuevo, antes de mostrarlo o permitir hacer uso de el, obliga al usuario a
guardar dicho archivo. Esto se debe al principio del cuidado que debemos tener con el
manejo de la información que almacenará posteriormente la base de datos. Asimismo,
cuando se estén creando objetos propios de la base de datos, como tablas, consultas,
etc., cada vez que generemos una modificación sobre el diseño de estos, antes de poder
cambiar entre las Vistas, Access nos obligará a guardar los cambios.
31
Apunte 2-2: Iniciar Access
Cuando se instala el conjunto de aplicaciones de Microsoft Office en un equipo de
cómputo, normalmente se crearán accesos directos los programas.
El icono de acceso directo de Access es:
Habitualmente se encuentra un icono como este en botón Inicio / Programas /
Microsoft Office Access 2003.
Nota: La ruta puede cambiar de una computadora a otra.
Siempre, al iniciar la aplicación, aparecerá en pantalla el entorno de trabajo en Access,
sin una base de datos abierta y con una columna de opciones en la parte derecha de la
pantalla. Esta columna de opciones, al igual que en las demás aplicaciones de Microsoft
Office 2003 se llama Panel de tareas Inicio (Figura 2-1)
Este panel, ofrece opciones que seleccionaremos según el propósito que tengamos. El
Panel de tareas Inicio, permite entre otras cosas, abrir un archivo, crear un archivo
nuevo (base de datos en blanco, a partir de una plantilla en línea o desde Mi PC, etc.)
32
Apunte 2-3: Entorno de trabajo de Access 2003
El entorno de trabajo de Access, comparativamente con otras aplicaciones de Microsoft
Office, en primera instancia es bastante simple.
Access va haciendo aparecer las barras de herramientas según se vayan requiriendo.
La imagen que aparece a continuación nos muestra la pantalla principal de Access. En
ella vemos la barra de titulo, la barra de menú, la barra de herramientas Estándar y la
ventana Base de Datos
Esta pantalla nos muestra en la barra de titulo el nombre de la base de datos que esta
abierta, en este caso, la que se llama: bd2.
En la ventana Base de Datos es donde se tiene acceso a trabajar con los objetos que
vayan conformando a la base de datos: Tablas, consultas, formularios, informes, etc.
En este caso, en la figura 2-2 se encuentra mostrando el objeto Tablas. Aun no ha sido
creada ninguna tabla, pero en la pantalla se puede ver las 3 opciones de creación de
tablas que tiene Access.
Así mismo hay opciones para los demás objetos.
Nota: Es recomendable trabajar con la ventana Base de Datos maximizada y todas las
demás ventanas que vayamos activando para evitar confusiones, ya que puede llegar el
momento en que debamos tener varias ventanas abiertas a la vez.
33
Apunte 2-4: Crear una base da datos usando el asistente
Una forma fácil y rápida de crear una base de datos es con ayuda del Asistente. Un
asistente es un programa que guía la usuario paso a paso, a través de una serie de
opciones que el elegirá para la construcción de una base de datos.
Para crear bases de datos con ayuda del asistente, seguir estos pasos:
1. Hacer clic en nuevo de la barra de herramientas Estándar.
2. En el panel de tareas, bajo Plantillas, hacer clic En mi PC…
3. En la pestaña Bases de Datos , hacer clic en el icono correspondiente al tipo de
base de datos que se desea crear y, después , hacer clic en Aceptar (Figura 2-3)
4. En el cuadro de dialogo Archivo nueva base de datos, especificar un nombre y
una ubicación para guardar la nueva base de datos y hacer clic en Crear.
5. Seguir las instrucciones del Asistente para bases de datos.
34
Nota: No se puede utilizar el asistente para base de datos para agregar tablas,
formularios o informes nuevos a una base de datos existente.
Realizar una copia de seguridad de un proyecto de Access
1. Guardar y cerrar todos los objetos del proyecto de Access.
2. En el menú Archivo y hacer clic en Realizar copia de seguridad de la base de
datos…
3. En el cuadro de dialogo Guardar copia de seguridad como, especifique el
nombre y la ubicación de la copia de seguridad.
Nota: Puede realizar copias de seguridad de objetos de base de datos individuales si
crea un proyecto de Access en blanco y después importa los objetos que desee desde la
base de datos original.
Compactar y reparar una base da datos
Esta es una herramienta la cual nos proporciona una mejor estabilidad en cuestión de
almacenamiento y de trabajo, ya que permite hacer las bases de datos mas pequeñas
pues tienden a extenderse en espacio en disco, además, permite reparar un archivo
dañado y lo hace útil de nuevo.
Para compactar y reparar el archivo de Access con el que esta trabajando:
1. Si va a compactar una base de datos compartida de Microsoft que esta ubicada
en un servidor o en una carpeta compartida, asegúrese de que ningún otro
usuario la tiene abierta.
2. En el menú Herramientas, seleccionar Utilidades de la base de datos y , a
continuación , haga clic en Compactar y reparar base de datos/proyecto
Para compactar y reparar un archivo de Access que no esta abierto:
1. Cerrar el archivo de Microsoft Access que tiene abierto. Si va a compactar una
base de datos compartida de Access que esta ubicada en un servidor o en una
carpeta compartida, asegúrese de que ningún otro usuario la tiene abierta.
2. En el menú Herramientas seleccionar Utilidades de la Base de Datos y, a
continuación hacer clic en Compactar y reparar base de datos.
3. En el cuadro de dialogo Base de datos a compactar, especificar el archivo de
Access y, a continuación, hacer clic en Compactar.
4. En el cuadro de dialogo Compactar la base de datos en, especificar un nombre,
una unidad y una carpeta para el archivo de Access compactado.
5. Hacer clic en Guardar.
Si utiliza el mismo nombre, unidad y carpeta, y la base de datos de Access o proyecto
de Access se compacta con éxito , Microsoft Access remplaza el archivo original por la
versión compactada.
Para compactar y reparar un archivo de Access automáticamente cada vez que se cierre:
35
La compactación no tiene lugar si cierra una mientras otro usuario la tiene abierta.
1. Abrir la base de datos Access o proyecto de Access que desee compactar
automáticamente.
2. En el menú Herramientas, hacer clic en Opciones…
3. Seleccionar la ficha General.
4. Activar la casilla de verificación Compactar al cerrar.
36
Apunte 2-5: Crear una base de datos sin el asistente
Otro método para la creación de una base de datos es crear una base de datos en blanco
e ir agregando las tablas, formularios, informes y otros objetos, según se valla
requiriendo. Este es el método más flexible, sin duda, pero requiere que cada elemento
de la base de datos sea definido por separado.
Para crear una base de datos, seguir estos pasos:
1. Hacer clic en Nuevo de la barra de herramientas Estándar.
2. En el panel de tareas, bajo Nuevo, hacer clic en Base de datos en blanco.
3. En el cuadro de dialogo Archivo nueva base de datos, especificar un nombre y
una ubicación para la base de datos y hacer clic en Crear.
4. La ventana Base de Datos aparece y se pueden crear los objetos que se deseen
en la base de datos.
Nota: Los archivos que genera Access cuentan con lo que se llama Acceso Exclusivo,
que consiste en el hecho de que si un grupo de personas se encuentran trabajando en
red y alguien tiene abierta una base de datos, en la computadora de esta persona se
generara un archivo temporal que evitara que alguien mas pueda abrir la base de datos
original desde otra computadora a través de la red.
Consideraciones al trabajar con base de datos en Access:
En realidad una base de datos no guarda modificaciones. Por lo tanto, al cerrarla,
no hay modificaciones que guardar. Las modificaciones se realizan y se
guardan en los objetos que componen la base de datos, tales como: Tablas,
formularios, informes, etc. Y los cambios se guardan en cada uno de ellos, de
forma independiente.
37
Si las modificaciones han sido almacenadas en cada objeto, entonces se podrá
cerrar la base de datos.
38
Apunte 2-6: Planteamientos de proyectos de la unidad
Para poner en práctica todos los conocimientos y habilidades que se adquieran a lo
largo de la unidad “Bases de datos”, será necesario trabajar en proyectos completos.
Difícilmente estos podrían ser planteados, diseñados y desarrollados en una sola sesion,
por tal motivo, se ira trabajando en dichos proyectos agregando nuevos componentes
conforme se vaya avanzando en las lecciones.
Proyecto Agenda
Este proyecto consiste en desarrollar una Agenda Empresarial para una organización
que opera a nivel nacional. Esta agenda será usada por los vendedores de la empresa que
requieren mantener actualizada y organizada su cartera de clientes y posibles clientes , a
quienes en un momento dado necesitan enviar correos electrónicos o hacer llamadas
para dar seguimiento , a una ventana.
La base de datos, idealmente deberá constar de dos tablas:
En una de ellas se podrá capturar nombres de personas (campo llave), datos
personales y nombre de la empresa en la que trabaja.
En la otra, se capturaran datos de la empresa, además del nombre (campo llave),
se capturara el RFC, dirección de la empresa y demás datos necesarios para
completar una factura.
Estas dos tablas se relacionaran por medio del campo empresa. Como se trata de una
agenda empresarial, se supone que en la agenda se llegaran a tener nombres de muchas
personas y varias de ellas trabajaran en la misma empresa, por lo que en lugar de repetir
los datos de la misma empresa para ese grupo de personas, se creara una relación.
Para evitar confusiones y trabajar todos con los mismos datos para estas dos tablas, se
importaran de archivos de Excel para agilizar la captura de datos. Pero para “vivir” la
experiencia de la captura de datos con las restricciones y mascaras que habrá de elegir
en el diseño de la tabla, será necesario ingresar algunos registros.
Proyecto Escuela
Los directivos de una escuela secundaria quieren agilizar procesos en el manejo de la
información de alumno, materias, grupos, maestros y calificaciones. Ellos creen que una
base de datos será lo ideal. Para esto se esta solicitando nuestra ayuda.
Como datos para tomar en cuenta, nos indican que:
Cuenta con los tres grados de rigor que:
Esta base de datos se manejara totalmente aparte de las cuestiones de cobranza.
La escuela cuenta con 2 turnos matutinos por cada grado y uno vespertino
también por cada grado.
Cada grupo recibe 4 materias en cada ciclo escolar, de principio a fin.
Los directivos no están seguros del número de alumnos que habrá al inicio del
ciclo escolar.
39
Actualmente cuentan con una planta docente de 8 maestros, pero este número
también puede variar.
La información que desean obtener de la base de datos es:
Consulta de calificaciones
Consulta de datos particulares de alumnos.
Consulta de alumnos por grupo.
Dar de alta nuevos grupos, nuevos maestros y alumnos de reciente ingreso en
cualquier momento del año.
Y a su vez poder imprimir cualquiera de esta información.
40
Apunte 3-1: Crear y Modificar Tablas
Tablas:¿Qué son, que aplicación tienen?
Access cuenta con diversos métodos por medio de los cuales se pueden crear tablas,
según las necesidades del usuario y sus conocimientos. En esta lección se estudiara
detalladamente cada uno de ellos.
En el diseño de las tablas, la primera parte del trabajo es la creación de la estructura que
tendrá la base de datos. El siguiente paso es el llenado de las tablas con información.
Esta última tarea puede ser muy laboriosa. Por tal razón, en los ejercicios de esta
lección, se sugiere que se llenen las tablas con un poco de registros o incluso se facilita
el uso de tablas hechas en Excel para ser importadas. El objeto es contar con registros
suficientes para hacer pruebas con las tablas y, en su momento, con las consultas.
Recordemos que el objeto de esta unidad no es la digitación.
¿Qué es una tabla?
Una tabla es un conjunto de datos sobre un tema concreto, como un inventario, cliente,
libros, etc. Usando una tabla independiente para cada tópico, se evitara la duplicación de
datos y la base de datos resultara más eficiente y se reducirá el riesgo de errores en la
entrada de datos.
En las tablas, los datos están organizados en filas (denominadas registros) y columnas
(denominados campos). Esta organización queda patente en la vista Hoja de datos,
herramienta de Access, que se aprenderá a usar mas adelante.
En Access existen cuatro formas de crear tablas en blanco (vacía):
1. Utilizar el asistente para creación de base de datos con el fin de crear en una sola
operación todas las tablas, formularios e informes necesarios para una base de datos
completa. No obstante, como se estudio anteriormente, el Asistente para bases de datos
crea una base de datos nueva; no puede usarse para añadir tablas, formularios o
informes a una base de datos ya existente.
2. Utilizar el Asistente para creación de tablas y elegir los campos necesarios, entre una
gran variedad de tablas definidas.
3. Introducir los datos directamente en una hoja de datos en blanco. Al grabar la nueva
hoja de datos, Microsoft Access analiza los datos y le asigna automáticamente el tipo de
datos y el formato apropiados para cada campo.
4. Utiliza la vista Diseño para especificar todos los detalles de la tabla.
Aspectos a considerar para nombrar campos
En cualquiera de los casos anteriores, hay que tomar en cuenta que para definir el
nombre de un campo se deben seguir ciertos lineamientos. De no asegurarlos, es
probable que Access “no maque error”, pero es probable que más adelante se tengan
problemas.
41
Tomar en cuenta lo siguiente:
Utilizar solo letras y números al escribir el nombre del campo.
No utilizar signos de puntuación ni símbolos.
No utilizar tildes.
No utilizar espacios en blanco.
De preferencia, escribir solo minúsculas.
En la medida de lo posible, utilizar nombres cortos, que no sobrepasen los 8
caracteres.
Utilizar nombres descriptibles.
Por ejemplo, si se tiene una tabla que contendrá información referente a datos
personales de empleados de una empresa, pero dentro de la misma base de datos hay
tablas que hacen referencia a datos personales de clientes, entonces será necesario hacer
una diferencia en el nombre de las tablas. El nombre podría ser:
datospersonalesempleado
Como se puede visualizar, el nombre es muy largo y difícil de leer y distinguir. Pero, si
se utiliza una abreviación, combinado con lo que en el argot de programación se conoce
como “notación húngara”, el resultado seria:
DatPerEmp
Para que luego se pueda tener:
DatPerClien
Observar la siguiente tabla, que muestra los nombres de campo:
DatosPersonalesAlum
NumCred NomAlum DirAlum NomTutor Edad tel
Creación de Tablas
Crear una tabla con el asistente
El Asistente para tablas, crea tablas añadiendo todos los campos deseados en una sola
operación. Posteriormente los campos seleccionados se pueden personalizar en la vista
diseño.
Estos son los pasos para aplicar el método:
1. Asegurarse de tener activa la ventana Base de datos, objeto Tablas
42
2. Dar clic en Crear una tabla utilizando el Asistente.
3. Seguir las indicaciones de los cuadro de dialogo del Asistente para tablas,
realizando las selecciones apropiadas de acuerdo al tipo de tabla que se desea
crear.
El Asistente se ocupara de definir los campos y propiedades de estos. Al terminar el
trabajo del asistente, se puede proceder a la introducción de datasen la tabla resultante,
en la Vista de datos.
Si se desea modificar o ampliar la tabla resultante, puede hacerse en la vista de Diseño,
al terminar de usar el Asistente para tablas, como se explicara mas adelante.
Crear una tabla introduciendo datos en una hoja
También se puede crear una tabla automáticamente a partir de la introducción de
información directamente en una hoja de datos en blanco, considerando que esta no es
la forma ideal para crear tablas.
43
Estos son los pasos para aplicar este método:
1. Asegúrese de tener activa la ventana de Base de datos, objeto Tablas.
2. Dar doble clic en la opción Crear una tabla introduciendo datos.
3. Aparecerá una hoja de datos en blanco con 10 columnas y 22 filas. Los nombres
de columnas predeterminados son Campo1, Campo2, etc.
4. Con doble clic sobre la palabra CampoN, cambiar el nombre de cada columna
que se vaya a utilizar, escribir el nombre y pulsar [Enter] al terminar de
escribirlo.
Nota: Inicialmente Access ofrece 10 columnas. Si se necesitan más de 10 columnas, es
posible insertar columnas adicionales:
a) Dar clic derecho en el encabezado de la columna junto a la que se quiere insertar
la nueva columna. La columna que se inserte aparecerá a la derecha de la que
fue seleccionada.
b) Seleccionar la opción Insertar columna del menú contextual.
5. Introducir los datos en la hoja de datos.
Dependiendo de la información que se capture en cada columna, Access
identificara y asignara el Tipo de dato mas adecuado para cada campo.
44
Nota: Las columnas que quedan en blanco serán eliminadas al guardar la hoja de
datos.
6. Una vez agregados los datos a todas las columnas que se desean utilizar, guardar
la tabla.
7. Access preguntara si se desea crear una Clave principal. Si no se han introducido
datos que puedan utilizarse para identificar de forma exclusiva a cada (registro)
de la tabla se recomienda elegir Si
Si se eligió Si, Access creara automáticamente una clave principal. Un campo de tipo
Automático (donde se asigna a cada registro un nuevo numero secuencial ascendente de
forma automática).
La siguiente imagen muestra el resulta de aceptar que Access inserte automáticamente
un campo llave.
Pero, si se ha introducido algún campo que pueda identificar de forma exclusiva a cada
fila (el campo será llenado con un dato único para cada registro, sin opción a que tenga
valores nulos o vacíos), puede especificar a este campo como clave principal.
Nota: Este tema de los “Campos llave” se explicara a detalle mas adelante.
Crear una tabla mediante vista de diseño
Cuando se crea una tabla en vista de diseño se tiene que especificar los nombres de los
campos, el tipo de datos que va a contener el campo y las propiedades. Es decir, el
diseño general de la tabla y las propiedades de sus campos.
Estos son los pasos para aplicar este método:
45
1. Asegurarse de tener activada la ventana de la Base de datos, objetos
Tablas.
2. Dar doble clic en la opción Crear una tabla en Vista de diseño. A
continuación, aparecerá la ventana para agregar los campos de la tabla.
3. Definir cada uno de los campos que contendrá la tabla. Una vez que haya
sido definido el primer campo de la tabla, podrá ser guardada en
cualquier momento
Si se opta por no definir la clave principal al intentar guardar la tabla por primera vez,
Access dará la oportunidad de hacerlo posteriormente.
Cuando se crea una tabla en la vista de diseño, se puede especificar los tamaños de
campos, tipos de datos y demás elementos que esta vista permite determinar.
Por ejemplo la imagen que aparece a continuación muestra las propiedades del campo
Nombre.
46
Al terminar entre vistas de una tabla
Las tablas tienen dos vista: la vista de Diseño y la vista Hoja de datos. La vista Diseño
se utiliza para crear y modificar la estructura de una tabla. La vista Hoja de datos se
utiliza para ver, agregar, eliminar y modificar datos de una tabla.
Oprimir el botón Vista de la barra de herramientas; cuando la tabla esta presentada
en la vista de datos, solo aparece el botón para cambiar a la vista Diseño y
viceversa.
Crear Campos de Búsqueda
Son campos como cualquier otro en una tabla, a diferencia de que estos contendrán una
lista de elementos que pueden ser definidos al momento de su creación desde una tabla
o consulta existente, o ya sea que se capture un listado de elementos que aparecerán en
una lista desplegable cuando visualicemos la tabla en la vista Datos.
Esta forma de crear campos facilita la captura de información cuando esta es repetitiva.
Crear un campo que busque datos de otra tabla en la vista Diseño
1. En la vista Diseño, abrir la tabla a la que se desee agregar el campo de búsqueda.
2. Para insertar un campo nuevo en el interior de la tabla, hacer clic en la fila
situada debajo del lugar en que desea agregar el campo (o bien al final de la lista
de campos) y, después, hacer clic en el menú Insertar | Campo de Búsqueda…
47
3. Seguir las indicaciones del Asistente.
Si el campo que se desea que muestre una fila de elementos ya existe, hacer clic en la
fila de ese campo.
1. En la columna Tipo de datos, hacer clic en el indicador y seleccionar Asistente
para búsquedas.
2. Seguir las indicaciones del Asistente.
Al hacer clic en el botón Finalizar, Access creara un campo de búsqueda cuyas
propiedades se basan en las opciones seleccionadas en el Asistente.
Establecer, cambiar o borrar una clave principal
Una clave principal consta de uno o más campos cuyo valor o valores identifican de
manera única a cada registro de una tabla. Las claves principales se utilizan cuando se
necesitan hacer referencias a registros específicos de una tabla de base de datos desde
otra tabla.
Se puede establecer o cambiar una clave principal una vez creada la estructura de la
tabla, siguiendo estos pasos:
1. Abrir una tabla en la vista Diseño.
2. Seleccionar el campo o los campos que se desean definir como clave principal.
3. Para seleccionar varios campos, mantener presionada la tecla [CTRL] y hacer
clic en el selector de la fila de cada campo.
4. Oprimir el botón Clave principal de la barra de herramientas.
Índice
Un índices una característica de Access que acelera la búsqueda y clasificación de datos
en una tabla. Se pueden crear un índice para un campo en la ventana Índices de la vista
Diseño de la tabla o estableciendo la propiedad Indexado del campo a Si.
48
Nota: La clave primaria de una tabla se indexa automáticamente y los campos cuyo tipo
de datos es MEMO u Objeto OLE no se pueden Indexar.
Características Adicionales
Access crea automáticamente un índice con el campo clave principal de una tabla y lo
utiliza para buscar registros y crear combinaciones entre tablas. El índice clave principal
requiere que haya una entrada en el campo clave principal y no admite valores
duplicados.
Si no hay clave principal al guardar la tabla. Access desplegara un cuadro de dialogo
preguntando si se desea crear una. Si elige Si, se agregara un campo de tipo
Autonumérico y se establecerá dicho campo como clave principal. Si se elige No, no
creara ninguna clave principal.
Las tablas si clave principal no pueden utilizarse para una relación: en ellas las
búsquedas y el ordenamiento pueden ser más lentas.
Trabajar con tablas
Introducir y modificar datos
Para introducir datos en una tabla, solo debemos activar el campo como el Mouse
(colocar el cursor en la celda) y teclear la información correspondiente. Es muy
parecido a como se inserta la información en una tabla en Word o una hoja de calculo
de Excel.
Agregar nuevos datos en la vista hoja de datos
1. Abrir la tabla (o formulario) en la vista Hoja de datos (o en la vista Formulario).
2. Si esta a la vista la ultima fila en blanco de la tabla, colocar el cursor en el
primer campo de la fila y comenzar a ingresar la información.
3. Si no esta a la vista la fila donde se debe comenzar a digitar, oprimir el botón
Nuevo registro de la barra de herramientas.
4. Una vez introducida la información de un campo, oprimir la tecla [Tab] para
pasar al campo siguiente.
5. Al final del registro, pulsar [Tab] para insertar un nuevo registro y seguir
introduciendo información.
Modificar los datos de un campo
Para realizar cambios en un campo determinado, es necesario tener abierta la tabla en
modo vista de hoja de datos (o si es formulario, en vista formulario) y hacer lo
siguiente:
49
1. Dar clic en el campo que se desee.
2. Para remplazar el valor completo, llevar el puntero al extremo izquierdo del
campo hasta que el puntero se convierta en un signo más y oprimir con el botón
izquierdo del ratón.
3. Ingresar los nuevos datos que se deseen insertar en el campo.
4. Si se comete un error al escribir, pulsar [Retroceso].
5. Si se desean cancelar los cambios en el campo actual, oprimir [ESC]. Si se
desean cancelar los cambios realizados en todo el registro, presionar [ESC] de
nuevo, antes de salir del campo.
Al trasladarse a otro registro, Access guardara los cambios realizados en el registro
actual.
Para expandir un campo de modo que resulte más fácil modificarlo:
Oprimir en el campo que se desea editar: MAYUS + F2, o bien dar clic
sostenido entre los encabezados de los campos y arrastrar, tal como se hace en
Excel.
Deshacer los cambios cuando se agregan o modifican registros
Aunque Access guarda automáticamente los datos modificados en cuanto se pasa a otro
registro, siempre existe la posibilidad de cancelar los cambios:
Oprimir Deshacer en la barra de herramientas Estándar, para deshacerle
ultimo cambio efectuado.
Elegir Deshacer Registro del menú Edición, si ya se han guardo los cambios al
registro actual o se han movido a otro registro.
En cuanto se comience a editar otro registro, aplicara o eliminara un filtro o cambiar a
otra ventana, no se podrá usar este método para deshacer cambios.
Guardar un registro
Access guarda automáticamente el registro que se esta agregando o editando, en cuanto
se sitúa el punto inserción a un registro diferente o se cierre la hoja de datos en la que se
esta trabajando.
Copiar y trasladar datos
Las opciones de copiar y trasladar información son parte fundamental de la tarea de
edición de un documento, una tabla de Access en este caso. No obstante, para realizar
operaciones de copia y traslado, así como para realizar ordenes de otra naturaleza sobre
elementos de una tabla, es necesario realizar previamente una selección de los mismos.
Por tanto, es necesario indicar detallando como se llevaran a cabo estas operaciones de
selección en tablas de Access.
A continuación, se resumen las técnicas básicas que pueden utilizarse para seleccionar
datos o registros con el ratón en la vista Hoja de datos:
50
1. Para seleccionar datos de un campo, oprimir donde se desee empezar a seleccionar y
arrastrar el puntero sobre los datos (como en Word).
2. Para seleccionar un campo completo, oprimir el botón izquierdo del campo cuando el
punto cambie de forma por una cruz.
3. Para seleccionar campos contiguos, oprimir en el borde izquierdo de un campo y
arrastrar el puntero para extender la selección.
4. Para seleccionar una columna, oprimir en el sector de campo.
5. Para seleccionar columnas contiguas, pulsar en el nombre del campo (en la parte
superior de la columna) y arrastrar el puntero para extender la selección.
6. Para seleccionar un registro, oprimir en le selector del registro.
7. Para seleccionar varios registros, pulsar en el selector del registro del primer registró
y arrastrar el puntero para extender la selección.
8. Para seleccionar todos los registros, elegir Seleccionar todos los registros en el menú
Edición.
9. Elegir entre trasladar o copiar:
Para elegir copiar los datos, oprimir en el botón Copiar de la barra
de herramientas.
Para trasladar los datos, oprimir en el botón Cortar .
10. Elegir la forma copiar los datos:
Para reemplazar el valor actual de campo de destino, seleccionar el
campo completo.
Para insertar datos dentro de datos existentes, colocar el puntero de
inserción en el lugar que se desee pegarlos.
11. Oprimir en el botón Pegar de la barra de herramientas.
Copiar y trasladar datos de varios campos
Para copiar y trasladar datos de varios campos en la vista Hoja de datos, seguir estos
pasos:
1. Seleccionar los campos o columnas que se deseen trasladar.
2. Elegir entre copiar o trasladar:
Para copiar los datos, oprimir en Copiar en la barra de herramientas.
Para trasladar los datos, pulsar en Cortar en la barra de herramientas.
Seleccionar el campo o campos de destino, en la tabla actual, en otra
tabla o en otra base de datos.
3. Oprimir Pegar.
Copiar o trasladar registros a una hoja de datos
Para copiar o trasladar registros completos de una hoja de datos en otra, seguir estos
pasos:
51
1. Abrir la Hoja de datos de origen (o un formulario en la vista Formulario)
2. Seleccionar los registros que se requieren copiar o trasladar.
3. Elegir entre copiar o trasladar: usar Copiar o Cortar según sea necesario.
4. Abrir la hoja de datos en la que se desee pegar los registros. Si es necesario,
reorganizar las columnas de la hoja de datos para coincidir con el orden de los
datos que están copiando o trasladando.
5. Elegir la forma de insertar los registros:
Para remplazar registros existentes con los registros escogidos,
seleccionar los que se desea sustituir y, entonces, pulsar en Pegar en la
barra de herramientas.
Para agregar los registros al final de la hoja de datos, elegir Pegar datos
anexados en el menú Edición.
Eliminar registros
En algún momento puede existir la posibilidad de tener que eliminar un registro que ya
no es útil dentro de la base de datos de Access. Para esta tarea, este manejador de bases
tiene una opción que permite eliminarlo.
Para eliminar un registro en la vista Hoja de datos:
1. Pulsar, en primer lugar, sobre el registro que se desea eliminar.
2. Oprimir en le botón Eliminar registro en la barra de herramientas Estándar.
Tipos de datos
Puede usarse la propiedad Tipo de dato para especificar el tipo de dato que se
almacenara en un campo de una tabla. Cada campo solo puede contener datos de un
tipo.
Para la propiedad Tipo de datos puede tener los valores siguientes:
Valor Tipo de datos Tamaño
Texto (Predeterminado) Texto o
combinaciones de texto y números,
así como números que no
requieren cálculos, como los
números del teléfono.
Hasta 255 caracteres o la
longitud que indique la
propiedad Tamaño del campo
(el menor de los dos valores)
Microsoft Access no reserva
espacio para la parte que no se
utiliza de un campo de texto
Memo Texto extenso o combinación
extensa de texto y números
Hasta 65, 535 caracteres. (Si el
campo se manipula a través de
DAO y solo se va a almacenar
en el texto y números [no datos
52
binarios], el tamaño esta
limitado po el de la base de
datos).
Numérico Datos numéricos utilizados en
cálculos matemáticos. Para obtener
más información sobre la forma de
establecer un tipo numérico
especifico, ver el tema de la
propiedad Tamaño del campo.
1, 2, 4, u 8 Bytes (16 Bytes si el
valor de la propiedad Tamaño
del campo es Id) de replica.
Fecha/Hora Valores de fecha y hora para los
años del 100 al 9999
8 Bytes.
Si/No Valores Si y No, y campos que
contengan uno entre dos valores
(Si/No, Verdadero/Falso,
Activado/Desactivado).
1 BIT
Moneda Valores de moneda y datos
numéricos utilizados en cálculos
matemáticos en los que estén
implicados datos que contengan
entre uno y cuatro decimales. La
precisión es de hasta 15 dígitos a
la izquierda del separador decimal
y hasta 4 dígitos a la derecha del
mismo.
8 Bytes
Autonumérico Número secuencial (Incrementado
de uno en uno) único, o número
aleatorio que Access asigna cada
vez que se agrega un nuevo
registro a una tabla. Los campos
Autonuméricos no se pueden
actualizar. Si se desea más
información, ver el tema de la
propiedad Nuevos Valores.
4 Bytes (16 Bytes si el valor
propiedad Tamaño de campo es
Id. la replica).
Objeto OLE Objeto (como por ejemplo una
hoja de calculo de Microsoft
Excel, un documento de Word,
gráficos, sonidos u otros datos
binarios) vinculados o incrustados
en la tabla de Microsoft Access.
Hasta 1 Giga Byte (Limitado
por el espacio disponible en
Disco).
Hipervínculo Texto o combinación de texto y
números, almacenado con texto y
utilizada como dirección de
hipervínculos.
Asistente para
Búsqueda
Este no es realmente un tipo de
dato, si no una herramienta que nos
permite insertar un campo en la
tabla que nos mostrara una lista
desplegable con datos para llenar
53
el campo.
Estos datos pueden ser
directamente obtenidos de los
datos de un campo de otra tabla
existente o podemos escribir la
lista de elementos que queremos
que contenga.
54
Apunte 4-1: Propiedades de los campos Propiedades de los campos
Cuando se definen los nombres de los campos, aparte de especificar el tipo de dato que
se espera como entrada, es conveniente establecer algunas propiedades, de tal manera
que se mejore el diseño y funcionalidad de la base de datos.
Esto se logra en la pestaña General, que aparece en la parte medio/baja de la ventana de
diseño de la tabla. Estas propiedades y sus características, se citan a continuación.
Propagación de las propiedades de campo
Cuando realice un cambio en una propiedad heredada de un campo en la vista Diseño de
tabla, puede optar por actualizar la correspondiente propiedad de los controles de
formularios e informes que están enlazados al campo. Si un campo dependiente no
hereda el valor de la propiedad de campo y tiene un valor diferente especifico en la hoja
de propiedades, Access no actualizara la propiedad de control.
1. Abrir la tabla que contiene el campo en la vista Diseño.
2. En nombre del campo, hacer clic en el campo cuya propiedad desee cambiar.
3. Cambiar la descripción del campo o una de las propiedades de la ficha General o
Buscar y presionar la tecla [Enter].
55
Si se ha cambiado el valor de una propiedad heredada, vera un botón Opciones de
actualización de propiedades junto al nombre de la propiedad.
4. Hacer clic en el botón Opciones de actualización de propiedades y, a
continuación, hacer clic en comando Actualizar…
5. En el cuadro de dialogo de Actualizar propiedades, seleccionar los formularios e
informes que contienen los controles que hay que actualizar y haga clic en Si.
Notas:
En la base de datos de Access, el botón Opciones de actualización de
propiedades no actualiza los controles de una página de acceso a datos. Si el
campo actualizado esta en la tabla vinculada, Access no actualizara los objetos
de la base de datos de origen
56
Puede hacer que el botón de Opciones de actualización de propiedades no
aparezca si desactiva la casilla de verificación Mostrar opciones de
actualización de propiedades en el cuadro de dialogo Opciones, en la ficha
Tablas o consultas.
Etiquetas inteligentes
Las etiquetas inteligentes suponen un ahorro de tiempo, ya que le permiten realizar
acciones en Microsoft Office Access 2003 para las que normalmente necesitaría abrir
otro programa.
Como utilizar las etiquetas inteligentes
Para agregar una etiqueta inteligente a un campo o un control, establezca la propiedad
Etiquetas Inteligentes. Una vez que haya agregado una etiqueta inteligente a un campo o
control, aparecerá el botón Acciones de etiquetas inteligentes cuando active una celda
del campo o el control.
1. Crear un nuevo formulario en vista Diseño.
2. Agregar un cuadro de texto al formulario, de clic derechoal cuadro de texto y a
continuación, haga clic en Propiedades en la barra de herramientas para
abrir la hoja de propiedades del control.
3. Hacer clic en el botón generar , en el cuadro de propiedades Etiquetas
Inteligentes para abrir el cuadro de dialogo Etiquetas Inteligentes.
57
4. Hacer clic en más etiquetas inteligentes, si se desea agregar desde el Web.
Nota: Puede agregar una etiqueta inteligente a los siguientes tipos de control:
Controles de formularios e informes
Etiqueta
Cuadro de Texto
Cuadro Combinado
Controles de página de acceso a datos
Etiqueta
Span enlazado
Cuadro de texto
Texto desplegable
Lista desplegable
Hipervínculo
Nota: Ahora se puede especificar el orden ascendente o descendente de hasta cuatro
campos en los Asistentes para cuadro de lista y para cuadros combinados en los
formularios e informes y en el Asistente para búsquedas en la base de datos de Access.
La pagina de ordenación agregara a estos asistentes se parece y se comporta como la
pagina de ordenación del Asistente para informes.
Mostrar etiquetas inteligentes en un formulario
1. En el menú Herramientas, hacer clic en Opciones.
2. Hacer clic en la ficha Formularios/Informes.
58
3. Activar la casilla verificación Mostrar etiquetas inteligentes en formularios.
4. Hacer clic en Aceptar.
Mostar etiquetas inteligentes en una hoja de datos
1. En el menú Herramientas, hacer clic en Opciones.
2. Hacer clic en la ficha Hoja de datos.
3. Activar la casilla de verificación Mostrar etiquetas inteligentes en hojas de datos.
4. Hacer clic en Aceptar.
Ocultar etiquetas inteligentes en un formulario
1. En el menú Herramientas, hacer clic en Opciones.
2. Hacer clic en la ficha Formularios/Informes.
3. Desactivar la casilla verificación Mostrar etiquetas inteligentes en formularios.
4. Hacer clic en Aceptar.
Ocultar etiquetas inteligentes en una hoja de datos
1. En el menú Herramientas, hacer clic en Opciones.
2. Hacer clic en la ficha Hoja de datos.
3. Desactivar la casilla de verificación Mostrar etiquetas inteligentes en hojas de
datos.
4. Hacer clic en Aceptar.
Tamaño del campo
Puede usarse la propiedad Tamaño del campo para establecer el tamaño máximo de los
datos almacenados en un campo de tipo Texto, Numérico o Automático.
Tipo TEXTO
Si la propiedad Tipo de dato tiene el valor Texto, escribir un numero entre 0 y 255
caracteres. El valor predeterminado es de 50.
Tipo AUTOMATICO
Si la propiedad Tipo de dato tiene valor Automático, en Tamaño del campo se puede
establecer Entero largo o Id. de replica.
Tipo NUMERO
Si la propiedad Tipo de dato tiene el valor Numero, las opciones para el tamaño del
campo son: Byte, Entero, Entero largo, Simple, Doble, Id. de replica, Decimal.
El detalle de cada opción se muestra a continuación:
59
Valor Descripción Precisión
decimal
Tamaño de
almacenamiento
Byte Almacena números entre 0 y
255 (no admite fracciones)
Ninguna 1 byte
Decimal Almacena números enteros
entre -10^38 -1 y 10^38 -1
(.ADP) Almacena números
enteros entre -10^28 -1 y
10^28 -1 (.MBD)
28 12 bytes
Entero Almacena números enteros
entre -32.768 y 32.767 (no
admite fracciones).
Ninguna 2 bytes
Entero Lardo (Predeterminado)
Almacena números entre
-2.147.483648 y
2.147.483648 (no admite
fracciones).
Ninguna 4 bytes
Simple Almacena números entre -
3,402823E38 y -1,401298E-
45 para valores negativos, y
entre 1,401298E-45 y
3,402823E38 para valores
positivos
7 4 bytes
Doble Almacena valores enteros -
1,79769313486231E308 y -
4,94065645841247E-324 para
valores negativo, y entre
1,79769313486231E308 y
4,94065645841247E-324 para
valores positivos.
15 8 bytes
Id. de replica Identificador global único
(Guid)
N/D 16 bytes
Formato
Formato de campos tipo MEMO y TEXTO
Puede utilizarse símbolos especiales para la propiedad Formato con el fin de crear
formatos personalizados para los campos Texto y Memo mediante los siguientes
símbolos.
Símbolo Descripción de formato
@ Se necesita un carácter de texto(ya sea un carácter o un
espacio).
& No se necesita un carácter de texto
< Convierte todos los caracteres en minúsculas.
> Convierte todos los caracteres en mayúsculas.
Formatos predefinidos
60
La tabla siguiente muestra los valores predefinidos para los números.
Valor Descripción de formato predefinido
Numero General (Predeterminado) Muestra el numero tal y como se
introduce.
Moneda Usa el separador de miles.
Euro Utiliza el formato de moneda propia del Euro.
Fijo Muestra al menos un digito.
Estándar Utiliza el separador de miles.
Porcentaje Multiplica el valor por 100 y agrega el signo de (%).
Científico Utiliza la notación científica estándar.
Formato de Camps tipo Fecha/Hora
La tabla siguiente muestra los valores predefinidos de la propiedad Formato para el tipo
de datos Fecha/Hora.
Valor Descripción de formato Fecha/Hora
Fecha General (Predeterminado) Si el valor es solo una fecha, no se
muestra ninguna: si el valor es solo una hora, no se muestra
ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores
de fecha corta y hora larga.
Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.
Fecha larga Igual que el valor de Fecha larga el cuadro de dialogo
Propiedades de Configuración regional del Panel de control
de Windows.
Ejemplo: Sábado, 3 de Mayo de 2009.
Fecha mediana Ejemplo 3-Enero-08
Fecha corta Igual que el valor de Fecha corta de cuadro de dialogo
Propiedades de Configuración regional del Panel de control
de Windows.
Ejemplo 3/08/08.
Atención: El formato Fecha corta asume que las fechas
comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas del
siglo XXI (es decir, que los años están entre el 2000 y el
2029).Las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el
31/12/99 se asume que son fechas del siglo XX (es decir,
que los años están entre 1930 y 1999)
Hora larga Igual que el valor de la pestaña Hora del cuadro de dialogo
Propiedades de Configuración regional del Panel de control
de Windows.
Hora mediana Ejemplo 8:59 PM.
Hora corta Ejemplo: 17:34
61
Formatos Personalizados
Se pueden crear formatos de fecha y hora personalizados mediante los símbolos
siguientes.
Símbolo Descripción de formato personalizado de Fecha/Hora
: (dos
puntos)
Separador de hora. Los separadores se establecen en el cuadro de dialogo
Propiedades de Configuración regional del Panel de Control de
Windows.
/ Separador de fecha.
C Igual que el formato predeterminado de Fecha general
D Día del mes en un o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1 a 31).
Dd Día del mes en dos dígitos numéricos (01 a 31).
Ddd Tres primeras letras del día de la semana (Lun a Dom)
dddd Nombre completo del día de la semana (Lunes a Domingo)
ddddd Igual que el formato predefinido de fecha corta.
s Dia de la semana (1 a 7).
ss Semana del año (1 a 53).
m Mes del año en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1 a
12).
mm Mes del año en dos digitos (01 a 12).
mmm Tres primeras letras del mes (Ene a Dic).
mmmm Nombre completo del Mes (Enero a Diciembre).
t Fecha mostrada como trimestre del año (1 a 4).
a Numero de día del año (1 a 365).
aa Dos últimos digitos del año (01 a 99).
aaaa Año completo (0100 a 9999).
h Hora en uno o dos digitos según sea necesario (0 a 23).
hh Hora en dos digitos (01 a 24).
n Minuto en uno o dos digitos según sea necesario (0 a 59).
nn Minuto en dos digitos (00 a 59).
s Segundo en uno o dos digitos según sea necesario (0 a 59).
ss Segundo en dos digitos (00 a 59).
ttttt Igual que el formato predeterminado de hora larga.
AM/PM Reloj de 12 horas con las letras en mayúsculas “AM” o “PM”, según sea
apropiado.
am/pm Reloj de 12 horas con las letras en minúsculas “am” o “pm”, según sea
apropiado.
A/P Reloj de doce horas con la letra en mayúscula “A” o “P”, según sea
requerido.
a/p Reloj de doce horas con la letra en minúscula “a” o “p”, según sea
requerido.
AMPM Reloj de doce horas con el designador de mañana/tarde apropiado
establecido en el cuadro de dialogo Propiedades de Configuración
regional del Panel de control de Windows.
62
Los formatos personalizados se muestran según el valor especifico en el cuadro de
dialogo de Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows.
Los formatos personalizados incoherentes con los valores especificados en el cuadro de
dialogo Propiedades de Configuración regional se ignoran.
Nota: Si se desea agregar una coma u otro separador al formato personalizado, incluir es
separador entre comillas de la forma siguiente: d mmm”, “aaaa.
Mascara de Entrada
Se puede utilizar la propiedad Mascada de entrada para facilitarla entrada de datos y
para colocar los valores que los usuarios pueden introducir en un control de cuadro de
texto.
Por ejemplo: Se puede crear una mascara de entrada para un campo Numero de teléfono
que muestre exactamente como debe introducirse un numero nuevo: (___) __-_____. A
menudo es mas fácil utilizar el Asistente para mascaras de entrada para establecer la
propiedad automáticamente.
Valores
La propiedad Mascara de entrara puede contener hasta tres secciones separadas por
signos de punto y coma (;).
Sección Descripción
Primera Especifica la mascara de entrada propiamente dicha, por ejemplo, ¡(999)
999-99999. Para ver una lista de los caracteres que puede utilizar para
definir la mascara de entrada, dirigirse a la tabla siguiente.
Segunda Especifica si Access alacena los caracteres de visualización literales en la
tabla al introducir datos. Si se utiliza 0 para esta sección, todos los
caracteres de visualización literales (por ejemplo, el paréntesis de una
mascara de entrada de un numero telefónico) se almacenara con el valor;
si se introduce 1 o deja esta sección en blanco, solo se almacenan los
caracteres introducidos en el control.
Tercera Especifica el carácter que Access muestra para el espacio en el que el
usuario debe escribir. Para esta sección se puede utilizar cualquier
carácter; para mostrar una cadena en blanco, utilizar un espacio entre
comillas (“ “).
Al crear una mascara de entrada, puede utilizar caracteres especiales para hacer que la
introducción de determinados datos (por ejemplo, el código de área de un número de
teléfono) sea obligatoria y que los demás datos sean opcionales (como la extensión del
teléfono).
Estos caracteres especifican el tipo de datos, como el numero o el carácter que debe
introducir para cada carácter de la mascara de entrada.
Puede definir una mascara de entrada mediante los siguientes caracteres.
63
Carácter Descripción de mascara de entrada
0 Dígitos (0 a, entrada obligatoria, signos de mas [+] y menos [-] no
permitidos).
9 Dígitos o espacio (entrada no obligatoria, signos de mas y menos no
permitidos)
# Digito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en
blanco en el modo Edición, pero se eliminan cuando se guardan los
datos; signos mas y menos permitidos).
L Letra (A a Z, entrada obligatoria).
? Letra (A a Z, entrada opcional).
A Letra o digito (A a Z, entrada obligatoria).
a Letra o digito (A a Z, entrada opcional).
& Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria).
C Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional).
.,:;-/ Marcador de posición decimal y separadores de miles, hora y fecha (el
carácter depende del valor del cuadro de dialogo Propiedades de
Configuración regional en el Panel de control de Windows.
< Hacer que todos los caracteres se conviertan en minúsculas.
> Hacer que todos los caracteres se conviertan en mayúsculas.
! Hacer que la mascara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en
lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en
la mascara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puede incluir el
signo de exclamación en cualquier lugar de la mascara de entrada.
\ Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal (por
ejemplo, \A se muestra como solo A).
Nota: El establecimiento de la propiedad Mascara de entrada a la palabra “Contraseña”
crea un control de entrada de contraseñas. Cualquier carácter introducido en el control
se almacenara como el carácter, pero se muestra como un asterisco (*). Utiliza la
mascara de entrada Contraseña para impedir que se muestren los caracteres escritos en
la pantalla.
Consideraciones adicionales
Al introducir datos en un campo para el que se ha definido una mascara de entrada, los
datos siempre se introducen en el modo Sobrescribir. Si se utiliza la tecla [Retroceso]
para eliminar un carácter, el carácter se remplazara por un espacio en blanco.
Si se mueve texto desde un campo para el cual ha definido una mascara de entrada hasta
el Portapapeles, los caracteres de visualización literales se copian, incluso si ha
especificado que no se guarden con datos.
Como se ha definido una mascara de entrada y se ha establecido la propiedad Formato
para el mismo campo, la propiedad Formato tiene preferencia cuando se muestran los
datos. Esto quiere decir que incluso aunque haya guardado una mascara de entrada, la
mascara de entrada se ignora cuando se da formato a los datos y se muestran en
pantalla. Los datos de la tabla base propiamente dicha no se modifican; la propiedad
Formato afecta solo a como se muestran los datos.
64
Titulo
Puede usarse la propiedad Titulo para proporcionar información útil al usuario mediante
títulos sobre los objetos en distintas vistas. Los títulos de campos especifican el texto de
las etiquetas adjuntas a los controles creados a arrastrar un campo desde una lista de
campos y sirven como encabezados de columna para los campos en la vista de Hoja de
datos de una tabla o consulta.
Valores
La propiedad Titulo es una expresión de cadena que puede contener hasta 2,042
caracteres. Se seccionaran los títulos de los formularios e informes que sean demasiado
largos para mostrarlos en la barra de titulo.
Consideraciones adicionales
Si no se especifica un titulo para un campo de una tabla, se usara el valor de la
propiedad Nombre del campo de ese campo como titulo de una etiqueta adjunta a un
control como encabezado de columna en la vista Hoja de datos.
Puede utilizarse la propiedad Titulo para asignar una tecla de acceso a una etiqueta o
botón de comando. En el titulo, incluir un signo “&” inmediatamente antes del carecer
que se desea utilizar como tecla de acceso. Este carácter aparecerá subrayado. Se debe
presionar [Alt] y el carácter subrayado del control para desplazar el enfoque a dicho
control en el formulario.
Sugerencia
Si se desea incluir un signo “&” en el titulo, escribir dos caracteres “&”. Por ejemplo,
para que aparezca “Guardar & Salir”, se deberá escribir Guardar && Salir en la cuadro
de la propiedad Titulo.
Valor predeterminado
Puede utilizarse la propiedad Valor Predeterminado para especificar un valor que se
introduce automáticamente en un campo cuando se crea un nuevo registro. Por ejemplo,
en la tabla Direcciones puede establecerse el valor predeterminado del campo Ciudad
Valle Hermoso. Cuando los usuarios añadan un registro a la tabla, pueden aceptar este
valor o introducir el nombre de una ciudad diferente.
Notas
o La propiedad Valor Predeterminado no se aplica a controles de casillas
de verificación, botón de opciones o botón alternar cuando se encuentran
en un grupo de opciones. Se aplica al grupo de opciones propiamente
dicho.
o La propiedad Valor Predeterminado se aplica a todos los campos de la
tabla excepto a los campo con el tipo de datos Autonumérico u Objeto
OLE.
65
Valores
La propiedad Valor Predeterminado especifica texto o una expresión que se introduce
automáticamente en un control o un campo cuando se crea un nuevo registro. Por
ejemplo, si se establece la propiedad Valor predeterminado de un control de cuadro de
texto a=Ahorra(), el control muestra la fecha y la hora actual. La longitud máxima de un
valor de la propiedad Valor Predeterminado es de 255 caracteres.
Consideraciones adicionales
La propiedad Valor Predeterminado se aplica solo cuando se agrega un registro nuevo.
Si se cambia la propiedad Valor Predeterminado, el cambio no se aplica
automáticamente a los registros existentes.
Reglas de validación y texto de validación
Puede utilizarse la propiedad Regla de validación con el fin de especificar requisitos
para los datos introducidos en un registro, un campo o un control.
Cuando se introducen datos que infringen el valor de la propiedad Regla de validación,
puede usarse la propiedad Texto de validación para especificar el mensaje que se
mostrara al usuario.
Nota: Las propiedades Regla de validación y Texto de validación no se aplican a
controles de casilla de verificación, botón de opción o botón de alternar cuando se
encuentran en un grupo de opciones. Se aplican solo al grupo de opciones propiamente
dicho.
Valores
Introducir una expresión para el valor de la propiedad Regla de validación y texto para
el valor de la propiedad Texto de validación.
La longitud máxima del valor de la propiedad Regla de validación es 2048 caracteres.
La longitud máxima del valor de la propiedad Texto de validación es 255 caracteres.
Consideraciones adicionales
Access valida automáticamente valores según el tipo de datos de un campo; por
ejemplo, Access no permite texto en un registro numérico. Puede establecerse reglas
mas especificas mediante la propiedad Regla validación.
Si se establece Regla de validación, pero no la propiedad Texto de Validación, Access
muestra un mensaje de error estándar cuando se infringe la regla de validación. Si
establece la propiedad Texto validación, el texto introducido se muestra como mensaje
de error.
66
Ejemplo de reglas y textos de validación
La tabla siguiente contiene ejemplos de expresiones para las propiedades Regla de
validación y Texto de validación.
Propiedad Regal de
validación
Propiedad Texto de validación
<>0 La entrada debe ser un valor distinto a cero.
> 1000 o es Nulo La entrada debe estar en blanco o mayor que 1000
Como “A????” La entrada debe tener 5 caracteres y el primero empieza
con la letra “A”.
>=#1/1/96# Y <=#1/1/97# La entrada debe ser una fecha de 1996
DBusq(“IdCliente”,
“Clientes”, “IdCliente =
Forms!Clientes!IdClinete”)
Es Nulo
La entrada debe ser un IdCliente exclusivo (las
funciones de agregado de dominio se permiten solo para
la validación a nivel formulario).
12 El numero capturado debe ser 12.
Norte El dato capturado debe ser la palabra Norte
12 o 15 El valor capturado solo puede ser 12 o 15
“Norte” o “Sur” o “Este” o
“Oeste”
El dato capturado solo podrá ser alguna de las siguientes
palabreas: Norte, Sur, Este u Oeste.
>17 y <51 El valor de dato que capture debe encontrarse en el
rango: mayor que 17 y menor que 51
Nota:
Observar que en la regla de validación, los datos alfabéticos o alfanuméricos,
deberán colocarse entre comillas.
En ocasiones, los operadores lógicos Y y O deberán ser utilizados en ingles, es
decir, como: AND y OR. La forma de saberlo será a prueba y error.
Si se crea una regla de validación para un campo, Access normalmente no permite que
se almacene un valor NULO en el campo. Si se desea permitir un valor NULO, agregar
“Es Nulo” a la regla de validación, como en “ <> O Es Nulo” y asegurarse que la
propiedad Requerido esta establecida en No.
No es posible establecer reglas de validación de campo o de registro para las tablas
creadas fuera de Access (por ejemplo, dBASE, Paradox, o SQL Server). Para este tipo
de tablas pueden crearse reglas de validación solo para controles.
Permitir longitud cero
Puede usarse la propiedad Permitir longitud cero para especificar si una cadena de
longitud cero (“ “) es una entrada valida para un campo de una tabla.
Nota: La propiedad permitir longitud cero solo se aplicara a los campos de tipo texto,
memo e hipervínculo.
67
Consideraciones adicionales
Si se desea que Access almacene una cadena de longitud cero en lugar del valor NULO
cuando se deja un campo en blanco, establecer en Si las propiedades Permitir longitud
cero y Requerido.
Sugerencias
Puede utilizarse la propiedad Formato cuando se introducen datos en un campo para
distinguir entre la presentación de un valor Nulo y la de una cadena de longitud cero.
Por ejemplo, puede mostrarse la cadena “Ninguno” cuando se introduce una cadena de
longitud cero.
La propiedad Permitir longitud cero es independiente de la propiedad Requerido, que
solo determina si es valido el valor Nulo para el campo. Si Permitir longitud cero tiene
el valor Si, será valida para el campo una cadena de longitud cero, independiente del
valor de la propiedad Requerido.
Propiedad Indexado
Puede aplicarse la propiedad Indexado para establecer un índice de un solo campo. Los
índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas y
también aceleran las operaciones de ordenamiento y agrupamiento. Por ejemplo, si se
esta buscando empleados, basándose en un campo llamado Apellidos, puede crearse un
índice para este campo y hacer mas rápida la búsqueda.
Valores
La propiedad Indexado puede tener los valores siguientes:
Propiedad Regal de
validación
Propiedad Texto de validación
No (Predeterminado) Sin índice.
Si (con duplicados) El índice admite valores duplicados.
Si (sin duplicados) El índice no admite valores duplicados
Solo puede establecerse esta propiedad en la sección Propiedades del campo de la vista
Diseño de la tabla. Puede establecerse un índice de un solo campo, estableciendo la
propiedad Indexado en la sección Propiedades del campo de la vista Diseño de la Tabla.
Para establecer índices formados por varios campos, abrir la ventana Índices haciendo
clic en el comando Índices del menú Ver.
Si se agrega un índice de un solo campo en la ventana Índices, Access establecerá Si en
la propiedad Indexado de ese campo.
68
Consideraciones adicionales
Puede utilizarse la propiedad Indexado para buscar y ordenar registros con un solo
campo de una tabla. Este campo puede contener valores únicos o no. Por ejemplo,
puede crear un índice con un campo llamado IdEmpleado para un tabla Empleados en la
que cada identificador de empleado sea único, o también un índice con el campo
Nombre, en el que algunos nombre pueden estar duplicados.
Nota: No es posible crear índices con los campos de tipo Memo, Hipervínculos u
Objetos OLE.
Puede crearse tantos índices como precises. Los índices se crean al guardar la tabla y se
actualizan automáticamente al modificar o agregar registros. En cualquier momento
puede agregarse o eliminarse índices en la vista de Diseño de la tabla.
Sugerencias
Puede especificarse texto utilizando habitualmente al comienzo o al final de un nombre
de campo (como “Id”, “codigo” o “num”) en la operación Autoindexar al importar o
crear, de la pestaña Tablas/Consultas, que aparecerá al hacer clic en el comando
Operaciones del menú Herramientas. Al importar archivos de datos que contengan ese
texto en el nombre de sus campos, Access creara un índice con los mismos.
Si se desean crear índices como múltiples campos, utilizar la ventana Índices.
Compresión UNICODE
Esta propiedad permite comprimir los datasen un campo de Texto, Memo o
Hipervínculo.
Access utiliza el esquema de codificación de caracteres Unicode para representar los
datos en un campo Texto, Memo, Hipervínculo. En Unicode, cada carácter viene
representado por dos bytes en lugar de un único byte.
Un esquema de codificación que almacena cada carácter en un byte le limita a una sola
página de códigos: un conjunto numerado que contiene un máximo de 256 caracteres.
Sin embargo, Unicode puede admitir un máximo de 65,536 caracteres, pues representa
cada carácter con dos bytes. Por ello, los datos de un campo Texto, Memo o
Hipervínculo requieren un mayor espacio de almacenamiento que en versiones
anteriores de Access.
Se puede almacenar en un solo campo cualquier combinación de caracteres admitida por
Unicode. Sin embargo, si el primer byte de un carácter particular no es 0, ese carecer no
se comprimirá.
Nota: Los datos de un campo Memo no se comprimen a menos que requiera 4.096 bytes
o menos de espacio de almacenamiento tras la compresión. Por ello, puede que el
contenido de un campo Memo se comprima en un registro, pero no se comprimirá en
otro registro.
69
Apunte 5-1 Importar y exportar tablas
Importar
Se conoce como “importar” a la acción de copiar datos de un archivo de texto, una hoja
de calculo o una tabla de una base de datos en una tabla de Microsoft Access. Los datos
importados se pueden utilizar para crear una nueva tabla o se pueden anexar a una tabla
existente con una estructura de datos coincidente.
Para importar tablas:
1. Abrir una base de datos, desde la ventana Base de datos de la base de datos
activa.
2. Ir al menú Archivo, elegir Obtener datos externos y hacer clic en Importar.
3. Localizar las bases de datos que contiene la tabla a importar. Si se trata de un
archivo, como por ejemplo de Microsoft Excel, entonces cambiar el tipo de
archivo a mostrar para que se pueda visualizar.
4. Abrirlo y, después, seguir las instrucciones del asistente.
Si se trata de insertar la tabla o el archivo como tabla nueva, Access buscara las
características de campo para la tabla que mas convengan.
Si se va a insertar los datos en una tabla existente, entonces, estos se ajustaran en
la medida de lo posible a las características de la tabla existente.
Exportar
Es una forma de enviar datos y objetos de base de datos a otra base de datos, hoja de
cálculo o formato de archivo para que otra base de datos, aplicación o programa puedan
utilizar dichos datos y objetos.
La exportación es un proceso similar al de copiar y pegar en lo relativo a funciones. En
lo general:
1. Utilizar el comando Exportar del menú Archivo para exportar datos u objetos de
base de datos.
2. Debe seleccionarse la base de datos a la que se exportara la tabla.
3. Indicar si se exporta como una tabla nueva o si se hará uso de una existente.
Luego, seguir las instrucciones del asistente.
Nota:
Si se exporta una tabla a otra base de datos de Access, seguir los pasos que se
indican en el párrafo anterior.
Si se desea almacenar la tabla exportada como un archivo independiente de
alguna base de datos, entonces se tendrá que elegir un formato como Excel,
Word o una aplicación similar.
70
Apunte 5-2: Buscar y reemplazar
Access cuenta con una herramienta muy útil, sobre todo cuando se trabaja con una base
de datos que manejara muchos registros. Cuando el contenido de las bases de datos
crece, localizar algún dato en particular puede ser una labor ardua. La herramienta
Buscar y Remplazar ayudara a hacer sencilla esta tarea.
La mayor parte de la información de un formulario proviene de los registros originales
de una tabla aunque normalmente existen algunos otros elementos como punto de
partida. Observar como utilizar las características Buscar y Remplazar para localizar y
modificar rápidamente los datos de una tabla de Access.
Buscar un registro por número de registro
La forma más simple de localizar un registro consiste en especificar su número.
1. En la vista Formulario de un formulario, en el explorador de registros escribir el
número de registros que se desea para ser mostrado.
2. Pulsar [Enter].
Buscar instancias específicas de un valor en un campo
Aunque la búsqueda de los registros por números es muy sencilla, no es menos cierto
que resulta poco eficaz en la mayoría de los casos. Un modo de búsqueda mas
interesante tiene lugar cuando se localizan instancias de un determinado valor de un
campo. Este tipo de búsqueda funciona en las Tablas y Consultas.
Este es el procedimiento a seguir:
1. Seleccionar la vista Hoja de datos en campo por el que se desea buscar, a menos
que se deseen buscar en todos los campos (buscar en un solo campo es mas
rápido que buscar en toda la tabla).
2. Oprimir el botón Buscar , de la barra de herramientas para acceder al cuadro
de dialogo.
71
3. Escribir en el cuadro Buscar el valor a localizar.
4. Establecer cualquier otra opción que desee utilizar en el cuadro Reemplazar por.
5. Seleccionar la forma en que se desean realizar las sustituciones.
6. Para remplazar todas las instancias del valor especifico de una vez, elegir
Reemplazar todos.
7. Para reemplazar cada ocurrencia de forma selectiva, oprimir el botón Buscar
siguiente y después Reemplazar.
8. Para ignorar una instancia y buscar la siguiente, utilizar el botón Buscar
siguiente.
Uso de caracteres comodín en búsquedas
Los caracteres comodín se utilizan como sustitutos de otros caracteres validos o
desconocidos como se especifica el valor que se desea localizar, en los casos siguientes:
Solo se conoce parte del valor.
Se buscan valores que empiezan con un cierta letra o que coincidan con un
modelo.
Se pueden utilizar los siguientes caracteres en los cuadros de dialogo Buscar y
Reemplazar, y también en consultas o expresiones para localizar valores de campos o
registros.
* Sustituye un número indeterminado de caracteres de cualquier tipo. Puede
ser utilizado como el primer o el último carácter de la cadena de caracteres.
? Sustituye cualquier carácter alfabético individual.
[] Sustituye cualquier carácter individual especificado entre los corchetes.
Por ejemplo, con la cadena de búsqueda M[ai]l se localizarían palabras
como Mal o Mil, pero no Mol.
! Sustituye cualquier carácter que no se encuentre entre los corchetes. Por
ejemplo, como [Mail] se localizaría Mol, pero no Mal ni Mil.
. Sustituye cualquier carácter de intercalo especificado entre los corchetes.
El intervalo se ha de especificar en orden ascendente (A a Z). Así, como
r[a-e]ma se localizarían términos como rama o rema, pero no rima.
# Sustituye cualquier número individual. Por ejemplo, con 9#9 se
localizarían números como 909, o 989.
Se debe tener en cuenta las siguientes reglas al momento de utilizar caracteres
comodines:
Los caracteres comodines están concebidos para ser utilizados como datos tipo
texto, aunque a veces pueden emplearse con éxito con otro tipo de datos, como
los de tipo fecha.
Cuando se utilicen caracteres comodín puede buscar precisamente un asterisco
(*), una interrogación de cierre (?), un signo de numero (#), un corchete de
apertura ([) o un guión (-), debe escribir dichos caracteres entre corchetes. Por
ejemplo, para buscar un signo de interrogación de cierre, escribir [?] en el
cuadro de dialogo Buscar.
Si se busca un guión junto con otros caracteres, escribir el guión antes o después
de todos lo demás caracteres dentro de los corchetes. Si se busca solamente un
72
exclamación de cierre (!) o un corchete de cierre (]), no es necesario escribirlos
entre corchetes.
No se puede buscar al mismo tiempo un corchete de apertura y uno de cierra ([]),
ya que Access interpreta esta combinación como un cadena de longitud cero.
73
Apunte 5-3: Usar filtros
Cuando se trabaja con bases de datos muy extensas, resulta crucial disponer de
herramientas que permitan localizar rápidamente datos específicos o conjuntos de datos
dentro de todo el volumen de información disponible. Access cuenta con la opción de
filtrar información contenida en una tabla, consulta o formulario. Esto permite localizar
un dato, o un conjunto de los mismos, de manera rápida.
Los filtros permiten recuperar un subconjunto de registros para visualizar o modificar
dichos datos. Los filtros son más fáciles de utilizar que las consultas, aunque también
tienen más limitaciones.
Crear un filtro en una tabla
Existen básicamente cuatro formas diferentes de definir filtros en una tabla (consulta o
formulario).
1. Filtrar por entrada
Consiste en pulsar con el botón derecho en u campo de la hoja de datos y escribir en el
cuadro Filtrar por: del menú contextual, el valor exacto que se desea localizar en ese
campo, o una expresión cuyo resultado se desea usar como criterios.
2. Filtrar por selección
Consiste en seleccionar directamente en la hoja de datos (o formulario) la totalidad o
parte de un valor y pulsar en el botón Filtro por selección en la barra de
herramientas, para que sean seleccionados todos los registros que tengan el valor
seleccionado.
74
3. Filtrar excluyendo la selección
Consiste en seleccionar la totalidad o parte de un valor en la hoja de datos y pulsar con
el botón derecho de Mouse. Del menú contextual escoger Filtro excluyendo la
selección, para localizar todos los registros que no contengan el valor seleccionado.
4. Filtrar por formulario
Consiste en especificar el valor o valores que se están buscando en una vista de la hoja
de datos con campos en blanco.
1. Abrir la tabla a la que se aplicara el filtro, en la vista Hoja de Datos.
2. Clic en la herramienta Filtrar por formulario: .
3. Especificar el valor que se desea localizar escribiéndolo directamente en el
campo apropiado.
4. Dar clic en la herramienta Aplicar filtro.
Eliminar un filtro en una tabla
Estando en la vista Hoja de datos que muestra el resultado del filtro, no importa el tipo
de este, hacer clic sobre la herramienta Aplicar filtro . Esta herramienta quita o
ejecuta el filtro, según sea el caso.
75
Consideraciones para usar filtros
Si es posible buscar y seleccionar fácilmente el valor que se desea que los
registros filtrados contengan, utilizar Filtro por selección.
Si se desea seleccionar de una lista los valores que se están buscando sin
desplazarse por todos los registros, o si se desea especificar varios criterios a la
vez, utilizar Filtro por formulario.
Si el interés se centra en un campo y solo se desea escribir en el valor exacto que
se esta buscando o la expresión cuyo resultado se desea usar como sus criterios o
si se desean especificar varios criterios a la vez, utilizar Filtro por entrada.
Para los filtros complejos, utilizar Filtro u orden avanzado. Estos permiten:
Buscar registros que cumplan varios criterios.
Buscar registros que cumplan un criterio u otro criterio.
Especificar expresiones como criterios.
NOTA: Después de especificar los valores que se buscan mediante Filtro por selección,
Filtro por formulario, o Filtro por entrada, es posible cambiar la ventana Filtro u orden
avanzado para ver como los valores que se especificaron se traducen a una expresión de
criterios en la cuadricula de diseño.
76
Apunte 5-4: Relaciones
Las relaciones son las asociaciones que se establecen entre los campos de dos tablas,
básicamente para compartir información.
Los campos que relacionaran a dos tablas de preferencia deberán ser:
Campos clave.
Campos Indexados.
Ser del mismo tipo de datos y, en general, tener las mismas características.
NOTA:
No importa que al momento de hacer las relaciones las tablas estén vacías.
No es lo mismo arrastrar de un campo a otro, que hacerlo en sentido inverso
para la misma relación.
Es decir, si tenemos las tablas Alumnos y Grupos, con los campos Ad _ Alumno e Ad _
Grupo…
Esto es importante a la hora de diseñar la tabla. Supongamos que para un escuela
primaria para la cual se esta diseñando un base de datos, tiene por regla que un solo
grupo contara con determinados alumnos, siempre los mismos en el mismo ciclo
escolar. De tal forma que “un grupo tiene varios alumnos”, por “un alumno tiene un
solo grupo”
NOTA: Si se arrastra un campo que no es una clave principal y no tiene un índice único
hasta otro campo que tampoco es una clave principal ni tiene un índice único, se crea
una relación indeterminada. En las consultas que contienen tablas con una relación
indeterminada, Access muestra una línea de combinación predeterminada entre las
tablas, pero no se exige la integridad referencial y no hay garantías de que los registros
sean únicos en ninguna tabla.
Pasos a seguir para definir una relación entre tablas:
1. Cerrar todas la tablas que estén abiertas. No es posible crear ni modificar
relaciones entre tablas abiertas.
2. Si se esta ubicado en otra ventana, cambiarse a la ventana Base de datos. Puede
pulsarse [F11] para cambiar a la ventana Base de datos desde cualquier otra
ventana.
77
3. Oprimir en el botón Relaciones de la barra de herramientas.
4. Pueden darse los siguientes casos:
Si la base de datos no tiene ninguna relación definida, se mostrara
automáticamente el cuadro de dialogo Mostrar tabla.
Si necesitan agregar las tablas que se desean relacionar y no aparecen en el
cuadro de dialogo Mostrar tabla, oprimir en el botón Mostrar tabla
de la barra de herramientas.
Si las tablas que se desean relacionar ya están a la vista en el cuadro Mostrar
tabla, continuar con el paso 6.
5. Dar doble clic en los nombres de las tablas que se desean relacionar y, después cerrar
el cuadro de dialogo Mostrar tabla. Esto lo situara en el cuadro de dialogo Relaciones.
6. Arrastrar el campo que se desea relacionar de una tabla al campo relacionado de la
otra tabla. Si se desea arrastrar en una sola operación varios campos, mantener pulsada
la tecla [Ctrl] mientras se pulsa encada uno de los campos para seleccionarlos antes de
efectuar el arrastre. Al momento de asociar campos, tener en cuenta:
En la mayoría de los casos, se arrastra el campo de clave principal (mostrado el
texto en negrita) denominado clave externa de la otra tabla.
Los campos relacionados no tienen que tener los mismos nombres, pero deben
tener el mismo tipo de datos (con dos excepciones, como se aplica en el punto
cuatro) y deben contener el mismo tipo de información.
Cuando los campos coincidentes son campos numéricos, deben tener el mismo
valor de la propiedad Tamaño del campo.
Las dos excepciones a los tipos de datos coincidentes son que se pueden hacer
coincidir un campo Autonumérico con un campo Numérico si ambos campos
tienen la propiedad Tamaños de campo establecida en Id. de replica.
7. Aparecerá el cuadro de dialogo Relaciones. Comprobar los nombres de los campos
mostrados en las dos columnas para asegurarse de que son correctos. Pueden cambiarse
si es necesario. Si se considera conveniente, establecer las opciones de relación.
78
8. Oprimir el botón Crear para establecer la relación de forma efectiva.
9. Repetir los pasos del 5 al 8 para cada pareja de tablas que se desee relacionar.
Al cerrar la ventana Relaciones, Access pregunta si se desea guardar el diseño.
Independientemente de si se guarda o no, las relaciones creadas se guardan en la base de
datos. En la ventana Relaciones se puede realizar lo siguiente:
Si es necesario ver todas las relaciones definidas en la base de datos, oprimir
Mostrar todas las relaciones en la barra de herramientas. Para ver solo las
relaciones definidas para un tabla definida, oprimir tabla y después el botón
Mostar relaciones directas en la barra de herramientas.
Si es necesario realizar un cambio en el diseño de una tabla, puede pulsar con el
botón derecho del ratón en la tabla que se desea modificar y seleccionar Diseño
de la tabla en el menú contextual.
Para crear una relación entre una tabla y si misma, agregar esa tabla dos veces.
Eso resulta útil en situaciones en las que se necesita realizar una búsqueda
dentro de la misma tabla.
Tipo de relaciones
El tipo de relaciones que crea Access depende de cómo están definidos los campos
relacionados.
Una relación de uno a varios se crea si solo uno de los campos relacionados es
una clave principal o tiene un índice único.
Se crea una relación uno a uno si ambos campos relacionados son claves
principales o tienen índices únicos.
Una relación de varios a varios es, en realidad, dos relaciones uno a varios con
tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos: Las claves externas de
las otras dos tablas.
Relaciones de uno a uno
En una relación de uno a uno, cada registro de la Tabla A solo puede tener un registro
coincidente en la Tabla B, y viceversa. Este tipo de relación no es normal, porque la
mayoría de la información que se relaciona de esta forma estaría en una tabla. Puede
utilizarse la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar
parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que solo se
aplica a un subconjunto de la tabla principal. Por ejemplo, se puede crear una tabla que
registre los empleados participantes en un partido de futbol beneficio. Cada jugador de
futbol de la tabla Jugadores de futbol tiene un registro coincidente en la tabla
Empleados.
Relación de uno a varios
La relación de uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo, un registro de
la Tabla A pude tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de
la Tabla B solo tiene un registro coincidente en la Tabla A. Por ejemplo:
79
1. Un proveedor….
2. Puede de suministrar más de un producto….
3. Pero cada producto tiene un único proveedor.
Relación de varios a varios
En una relación de varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros
coincidentes en la Tabla B, y viceversa. Ese tipo de relación solo es posible si se define
una tercera tabla (denominada tabla de unión), cuya clave principal consta de dos
campos: las claves existentes de la las Tablas A y B. Una relación de varios a varios no
es sino dos relaciones de uno a varios con una tercera tabla. Por ejemplo, la tabla
Pedidos y la tabla Productos tienen una relación de varios a varios que se define
mediante la creación de dos relaciones de uno a varios con la tabla Detalles de pedidos.
Un pedido pude incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos
pedidos.
1. Clave principal de la tabla Pedidos
2. Clave principal de la tabla Productos
3. Un pedido puede incluir muchos productos….
4. y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.
Definir una relación VARIOS a VARIOS entre tablas
Para definir una relación varios a varios entre tablas, senior estos pasos:
1. Crear las dos tablas que tendrán una relación varios a varios.
2. Crear una tercera tabla, denominada tabla de unión y agregar a esta los campos
con las mismas definiciones que los campos de clave principal de cada una de
las otras dos tablas. En la tabla unión, los campos de clave principal función
como claves externas. También puede agregarse otros campos a la tabla unión,
exactamente igual que se haría con cualquier otra tabla.
3. En la tabla unión, establecer una clave principal que incluya los campos de clave
principal de las otras dos tablas. Se detalla a continuación un resumen de los
pasos a seguir para conseguir esto:
Abrir la tabla unión en la vista Diseño.
Seleccionar los campos que se desean definir como clave principal
(utilizar [CTRL] para seleccionar ambos campos).
Oprimir en el botón Clave principal de la barra de herramientas.
4. Definir una relación uno a varios entre cada una de las dos tablas principales y la
tabla de unión, como se ha visto en el apartado anterior.
Nota: Cuando sea necesario agregar datos a las tablas, se tienen dos opciones:
Crear una consulta basada en ambas tablas.
Crear un formulario basado en las dos tablas.
80
Modificar una relación existente
Una vez definidas las relaciones, estas pueden modificarse.
1. El primer paso es cerrar todas las tablas abiertas. Tener presente que no se
pueden modificar relaciones entre tablas que se encuentren abiertas.
2. Cambiar la ventana Base de datos [F11], de ser necesario.
3. Oprimir el botón Relaciones de la barra de herramientas.
4. Si las tablas, cuya relación se desea modificar, no están a la vista en la ventana
Relaciones, oprimir el botón Mostrar tabla de la barra de herramientas y oprimir
dos veces cada una de las tablas que se deseen agregar.
5. Para eliminar una relación, dar clic derecho sobre la línea correspondiente y
escoger Eliminar.
81
Apunte 5-5: Integridad referencial
La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access para garantizar que
las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son validas y que no se eliminan
ni modifican accidentalmente datos relacionados. Puede establecerse la integridad
referencial cuando se cumplen todas las condiciones siguientes:
El campo coincidente de la tabla principal es una clave principal o tiene un
índice único.
Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos. Hay dos excepciones.
Un campo Autonumérico puede estar relacionado con un campo Numérico.
Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Access. Si las tablas son
tablas vinculadas, deben ser tablas en el formato de Access y debe abrir la base
de datos en la que están almacenadas para poder establecer la integridad
referencial. La integridad referencial no puede exigirse para tablas vinculadas
procedentes de base de datos en otros formatos.
Cuando se utiliza la integridad referencial, se aplican las reglas siguientes:
No se puede introducir un valor en el campo de clave externa de la tabla
relacionada que no exista en la clave principal de la tabla principal. No obstante,
es posible introducir un valor Nulo en la clave externa, especificando que los
registros no están relacionados. Por ejemplo, no se puede tener un pedido
asignado a nadie mediante la introducción de un valor Nulo en el campo Id. de
cliente.
No puede eliminarse un registro de una tabla principal si existen registros
coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no puede eliminar un
registro de empleado de la tabla Empleados si existen pedidos asignados al
empleado en la tabla Pedidos.
No puede cambiarse un valor de clave principal en la tabla principal si ese
registro tiene registros. Por ejemplo, no puede cambiar el Id. de un empleado en
la tabla Empleados si existen pedidos asignados a ese empleado en la tabla
Pedidos.
82
Apunte 6-1: Crear y modificar consultas ¿Qué son las consultas?
Una vez que la base de datos cuenta con un diseño sólido y con tablas bien estructuradas
que contendrán la información, el siguiente paso es el diseño de las Consultas (también
se cono como peticiones). Estas, como su nombre lo dice, son el medio por el cual
consultaremos la información que al momento necesitaremos.
Si se observa la información de la base de datos como un conjunto, este puede ser tan
grande e insustancial que no serviría de nada. Por ejemplo: En una biblioteca, hay
información, casi de todos los temas, mucha información, de buenas fuentes, valiosa.
Normalmente, cuando acudimos a una biblioteca, vamos en busca de un tema en
particular, vamos a “hacer una consulta”.
Las consultas se utilizan para ver, modificar y analizar datos en particular del conjunto
de información almacenado en las Tablas. También, pueden utilizarse como el origen de
registros para formularios, informes y paginas de acceso a datos.
Las consultas son un tipo de objeto de Access que pueden utilizarse para distintas
tareas. Entre las mas habituales están las de examinar, modificar y analizar los datos de
una o varias tablas de una base de datos. Por otro lado, las consultas pueden utilizarse
también a modo de tablas, como origen de registros para crear formularios e informes.
Así, las tablas originales conservan su función de almacén de datos básico, mientras que
las consultas permiten crear tablas virtuales personalizadas para cada tipo de
información que se requiera al momento.
Consulta de selección
Es lo más común. Una consulta de selección recupera datos de una o mas tablas usando
los criterios de selección específicos (de una forma parecida a los filtros) y los muestra
en un orden determinado en un hoja de datos, que puede utilizarse incluso para
actualizar los datos de las tablas originales (aquí hay una diferencia sustancial con los
filtros donde no es posible editar los datos de las tablas origen). También puede
utilizarse un consulta de selección para agrupar los registros y calcular sumas,
promedios y otros tipos de resultados.
Las consultas son un tipo de filtrado de información desde una o varias tablas.
Esta información se filtra por medio de Criterios de consulta. Es decir, se establece una
condición a partir de la cual se muestran los registros que cumplan con dicha condición
para determinado campo.
Las consultas pueden y deben ser guardadas con un nombre de archivo, para poder ser
utilizadas posteriormente por formularios e informes.
83
Abrir o ejecutar un consulta
Las consultas creadas pueden abrirse de nuevo en la ventana Diseño, si se necesita
modificar su definición, o bien en un ventana Hoja de datos, para ver los resultados de
la misma. Esto último correspondería a ejecutar la consulta.
Abrir una consulta en la vista Diseño
Para abrir una consulta en la vista Diseño, seguir estos pasos:
1. Activar el botón consulta en la ventana base de datos.
2. Oprimir en la consulta que se desea abrir y oprimir en botón Diseño.
Ver los resultados de una consulta de selección
Access muestra los resultados de una consulta de selección en una hoja de datos. Se
puede acceder a dicha hoja de datos dese la vista Diseño de la consulta o desde la
ventana Base de datos.
Access muestra los resultados de una consulta de selección en la hoja de datos. Se puede
acceder a dicha hoja de datos dese la vista Diseño de la consulta o desde la ventana
Base de datos.
Para ejecutar la consulta desde la vista Diseño de la consulta, oprimir en el botón
Ver que se encuentra situado en la barra de herramientas.
Para ejecutar una consulta desde la ventana Base de datos, oprimir en el botón
Consultas y oprimir dos veces en el nombre de la consulta, o bien seleccionar la
consulta y oprimir en Abrir.
Si se desea tener la ejecución de las consultas antes de que finalice, pulsar la
combinación de teclas [Ctrl+Enter]
Crear una consulta
Access permite crear consultas de forma automática, evitando de este modo que el
usuario debe definirla desde el principio.
Estos son los dos procedimientos básicos que proporciona Access para definir consultas
de selección:
Para crear fácilmente consultas y ejecutarlas de forma independiente o en las que
desea basar formularios e informes, utilizar uno de los asistentes para consultas.
Los asistentes para consultas realizan todo el trabajo automáticamente una vez
obtenidas respuestas a una serie de preguntas. Incluso, aunque se este
acostumbrado a crear consultas, tal vez se desee utilizar un asistente para diseñar
rápidamente la consulta. A continuación, el diseñador puede cambiarse a la vista
Diseño para personalizarla.
Para crear consultas sobre filtros creados usando Filtro por formulario, Filtro por
selección o Filtro por entrada.
84
Crear una consulta a partir de un filtro
En lugar de diseñar una consulta desde el principio en la ventana Diseño de la consulta
o utilizar el Asistente para consultas, puede crearse automáticamente guardando un
filtro definido sobre una tabla (también sobre un formulario u otra consulta) como una
consulta.
El interés de esta operación radica en que una consulta ofrece una mayor flexibilidad
que los filtros. Como resumen, estas son algunas operaciones que pueden realizarse con
consultas y no con filtros.
Visualizar el subconjunto de registros sin antes abrir una tabla o formulario
específico.
Elegir las tablas que contienen los registros con los que desea trabajar y agregar
más tablas posteriormente si es necesario.
Llevar acabo cálculos sobre los valores de los campos.
Especificar que campos desea presentar en los resultados del subconjunto de
registros.
Aparecen como objetos individuales en la ventana Base de datos.
Seguir estos pasos para crear una consulta a partir de un filtro existente:
1. Con el filtro en la ventana Filtro por formulario (o en la ventana Filtro u orden
avanzado), oprimir el botón Guardar como consulta en la barra de herramientas.
2. Escribir un nombre para la consulta y oprimir en Aceptar.
La nueva consulta aparecerá a partir de ahora en la ventana Base de datos e incluirá
automáticamente todos los campos de la tabla base, debido a que la propiedad Mostrar
todos los campos de la consulta esta establecida automáticamente a SI, Esta propiedad y
las demás pueden cambiarse si es necesario.
Crear una consulta mediante un asistente
El Asistente para consultas sencillas crea consultas que recuperan datos de los campos
especificados en un o más tablas o consultas. Si se desea el asistente también puede
sumar, contar y obtener el promedio de los valores de grupos de registros o de todos los
registros y puede calcular el valor mínimo o máximo de un campo. No obstante, el
asistente no ofrece la oportunidad de limitar los registros recuperados mediante el
establecimiento de criterios.
Para esto deberá recurrirse a diseñar la consulta desde el principio, así:
1. Cambiar la ventana Base de datos [F11] y activar Consultas.
2. Oprimir en botón Nuevo, para hacer aparecer el cuadro de dialogo Nueva
consulta.
3. En el cuadro de dialogo Nueva consulta, oprimir en Asistente para consultas
sencillas y después en Aceptar. Esto hara aparecer la primera pantalla del
Asistente.
85
4. Elegir en la lista desplegable Tablas/Consultas el nombre de la tabla o consulta
en la que desea basar la nueva consulta y seleccionar a continuación en la lista
Campos disponibles aquellos cuyos datos desee recuperar.
5. Seleccionar una tabla o consulta adicional, si se desea, y continuar
seleccionando campos de la misma para añadir a la consulta actual. Repetir este
pasó hasta que se disponga de todos los campos necesarios.
6. Seguir las instrucciones de los restantes cuadros de dialogo del Asistente. En el
último de ellos, seleccionar, si se desea ejecutar la consulta o ver la estructura de
la consulta en la vista Diseño.
Métodos para personalizar una consulta
Para que la consulta muestre solo la información que se requiere, es necesario:
Elegir la o las tablas de las que se extraen los registros para clasificar la
información.
Aplicar un criterio de consulta con el cual la información se filtrara y, si es
requerido, realizar algún cálculo matemático con los datos, lógicamente
numéricos de algunos campos. Por ejemplo en base de datos con información de
trabajadores a los que se les calcula la nomina, etc.
Puede personalizarse una consulta en la vista Diseño de Consultas. A partir de aquí,
pueden hacerse varios tipos de cambios.
Las consultas tienen la característica de que una vez que ha quedado establecidos los
criterios de consulta, las órdenes, cálculos o lo que haya sido necesario aplicar, habrá
que guardar la consulta.
Lo que se genera será un archivo como una estructura con las tablas, pero que puede
mostrar la información de varias tablas a la vez, siempre y cuando el diseño de las
consultas permita dicha relación. Además que los registros que muestran estas consultas
86
será solo aquellos cuyos campos haya cumplido con el criterio de consulta
preestablecido.
Nota: Para realizar una consulta es necesario que dentro de la base de datos exista al
menos una tabla. No importa si esta se encuentra vacía, es decir que no se haya
capturado en ella ningún registro.
Sugerencia: Aunque no es requisito, será mejor que las tablas que participen en las
consultas contengan información: una serie de registros con datos que puedan
comprobar el buen funcionamiento de las consultas.
Agregar tablas a una consulta
Cuando se abra una consulta nueva en vista Diseño, lo primero que aparecerá será una
lista con las tablas que contenga esa base de datos, de ahí solo tendrán que agregarse,
según se requiera para esa consulta.
a. Para agregar otra tabla o consulta a la consulta, hacer clic en Mostrar tabla
en la barra de herramientas.
b. En el cuadro de dialogo Mostrar tabla, hacer clic en el nombre de cada tabla o
consulta que se desee agregar. Cambiarse de pestaña según sea requerido.
Como se agrega una o más tablas, se podrá:
Crear o eliminar relaciones.
Ajustar sus tamaños para poder visualizar la información que contienen.
“Bajar” los campos que se requieran en la consulta.
Nota: Si esto no ocurriera de manera automática, entonces habrá que dar clic sostenido
en el campo que se quiera relacionar de una de las tablas y arrastrarlo al campo de la
otra tabla con el que se quiera relacionar.
Si por error se creara una segunda liga, o una liga a donde no se necesita, únicamente
hay que eliminarla.
87
Para eliminarla: dar clic derecho sobre la línea que se desea eliminar y elegir la opción
que allí aparece.
Ya que están cargadas las dos tablas, ahora hay que cargar los campos.
Una vez que se ha agregado las tablas, a continuación, hay que “bajar los campos”, tal
como se muestra a continuación.
Hay tres formas de “bajar los campos”
1. Dar doble clic sobre el nombre del campo que se quiera agregar, el cual
esta dentro de la ventana. Si es más de un campo lo que se quiere
agregar, seguir dando clic sobre los campos requeridos; automáticamente
se agregaran a la derecha del último campo agregado.
2. Arrastrar, desde la ventana de campos de la tabla, el campo que se desee
agregar hacia la columna vacía en la tabla diseño de consultas.
Nota: Los dos métodos anteriores son útiles cuando se necesitan solo
algunos de los campos de la tabla.
88
3. Bajar todos los campos de una sola vez. Para esto, dar doble clic sobre la
barra de titulo de la ventana de la tabla que se quiere bajar. Cuando se ha
marcado de azul su contenido, dar clic sostenido sobre esa selección azul y
arrastrarla a la primera columna vacía de la tabla de abajo
Criterios de consulta
Los criterios en una consulta permiten limitar los registros que se ven en los resultados
de la consulta o los registros incluidos en un cálculo especificando los criterios.
Ejemplos de consultas en un campo de tipo Si/No
Cuando se quiere saber SI el dato es si, hacemos <> 0
Cuando se quiere saber No el dato es si hacemos = 0
Ejemplos de expresiones que usan valores de texto como criterios
Campo Expresión de Consulta Descripción
CiudadEnvio “Londres” Muestra los pedidos enviados a
Londres.
CiudadEnvio “Londres” O “Paris” Utilizar operador O (Or) para
mostrar los pedidos enviados a
Londres o a Paris
FechaEnvio Entre #5-Ene-95# y #10-Ene-
95#
Utilizar el operador Entre…Y
(Between…And) para mostrar los
pedidos enviados no antes de 5-Ene-
95 ni después 10-Ene-95.
FechaEnvio #2/2/95# Muestra los pedidos enviados el 2-
Feb-95
PaisEnvio En(“Canadá”, “Reino
Unido”)
Utiliza el operador En (In) para
mostrar los pedidos enviados a
Canadá o el Reino Unido.
PaisEnvio Negado “USA” Utiliza el operado Negado (Not)
para mostrar los pedidos enviados a
países distintos a USA.
NombreEnvio Como “S*” Muestra los pedidos enviados a los
clientes cuyo nombre empieza con S
NombreCompañia >=”N” Muestra los pedidos enviados a
89
compañías cuyo nombre comienza
con las letras N a Z.
Idpedido Der([Impedido],2)=”99” Utiliza la función Der (Right) para
mostrar los pedidos con valores de
Impedido que terminan en 99.
NombreCompañia Longitud([NombreCompañia]
)>Val(30)
Utiliza las funciones Longitud (Len)
y Val (Val) para mostrar los pedidos
de las compañías cuyo nombre tiene
mas de 30 caracteres.
Ejemplos de expresiones que usan valor de campo vacío (Null o cadena de longitud
cero) como criterio.
Campo Expresión de Consulta Descripción
RegionEnvio Es Nulo Muestra los pedidos de los clientes cuyo
campo RegionEnvio es Null (esta vacío).
RegionEnvio No es Nulo Muestra los pedidos de los clientes cuyo
campo RegionEnvio tienen valor.
Fax “ “ Muestra los pedidos de los clientes que no
tienen una maquina de fax, lo que se indica
mediante un valor de cadena de longitud
cero en el campo Fax en lugar de un valor
Null (vacío).
Ejemplos de expresiones que usan parte del valor de una como como criterio.
Campo Expresión Muestra
NombreDestinatario Como “S*” Pedidos enviados a los clientes cuyos
nombre empiezan por la letra S.
NombreDestinatario Como
“*Importaciones”
Pedidos enviados a los clientes cuyos
nombres terminan por la palabra
“Importaciones”.
NombreDestinatario Como “[A-D]*” Pedidos enviados a los clientes cuyos
nombres empiezan de la A a la D.
NombreDestinatario Como “*ar*] Pedidos enviados a los clientes cuyos
nombres incluyen la sentencia de letras “ar”.
NombreDestinatario Como Casa
Dewe?”
Pedidos enviados al cliente con “Casa”
como primera parte del nombre y un
segundo nombre de 5 letras, de las cuales
cuatro primeras son “Dewe” y la última se
desconoce.
Consultas dinámicas
Otro tipo de consultas muy útiles son las consultas en las que justo antes de mostrar el
resultado del filtrado, producto de la consulta, le pregunta al usuario el criterio por el
que quiere buscar en ese campo.
90
En el caso de la practica dirigida que se viene desarrollando en este curso (Agenda), este
será el criterio ideal.
Si no se pudiera ser así, imaginar cual debería ser la solución para poder mostrarle al
usuario consultas de los registros con base en el campo nombre. Tendríamos que
generar y guardar una consulta por cada letra, 29 para ser exactos, y al momento de
llamar estas consultas desde un formulario, igualmente requerirían de un formulario por
cada consulta, ya que la manera común de buscar en una agenda los nombres es por la
letra con la que empiezan.
En cambio, con el tipo de consulta dinámica, solo será necesaria una consulta y un
formulario.
Campo Expresión de consulta dinámica Muestra
Nombre Como [escribir lo que usuario
debe observar]
Lo que mostrara el resultado de la
consulta, dependerá de lo que se escriba
en la ventana que aparecerá, cuando se
cambie a la vista de datos.
Edad Entre [mínimo] y [máximo] Mostrara dos ventanas para que indique
el valor mínimo y máximo de un rango,
para que sean mostrados todos los
registros que en el campo edad,
contengan un dato dentro de ese rango.
Edad Entre [mínimo] y [máximo] Al contrario que el anterior, es decir,
mostrara todos los registros, menos, lo
que se encuentren dentro de ese rango.
La imagen que aparece a continuación muestra la ventana que solicita el criterio de
consulta. Observar que lo que se escribe entre los corchetes es un comentario tal cual:
Dentro de esta ventana podrá escribir cualquier criterio de consulta valido para Access.
Volviendo, tomando el ejemplo de la practica “Agenda”, si se desean que sean mostrado
todos los registros que en el campo nombre contengan datos que comiencen con “G”
deberá escribir dentro de la ventana: G*.
NOTA: Access, al momento de la búsqueda de registros con base a un criterio, no hace
distinción entre mayúsculas y minúsculas, amenos que se especifique lo contrario.
91
Orden de registros
Ordenar los resultados de la consulta especificando un arreglo en la cuadricula de
diseño.
Si se especifica un orden para mas de un campo, Access ordena primero el
campo que esta mas a la izquierda, de manera que deberían de disponerse los
campos que se deseen de izquierda a derecha en la cuadricula.
Para ordenar registros en los resultados de la consulta, hacer clic en la celda
Ordenar para el campo que se desee ordenar, hacer clic en la flecha y elegir el
tipo de orden.
Cálculos con campos
Dentro de una consulta en Access es posible agregar valores en un campo o hacer
cálculos con los datos de otro campo, especificando el tipo de cálculo que se va a
realizar.
Para llevar a cabo un calculo predefinido con los valores de otro u otros campos, hacer
clic en el menú Ver de la barra de menús y activar la opción de Totales, para mostrar la
fila Total en la cuadricula de diseño, tal como se observa en las siguiente imagen.
Crear un campo que realice cálculos
Puede crearse un nuevo campo que muestre los resultados de un cálculo definido como
expresión.
Abrir la consulta en la vista Diseño. Realizar una de las siguientes operaciones:
Escribir el que será el nombre el “nuevo campo” en una celda en blanco de la
fila Campo.
92
Si la expresión incluye el nombre de un campo ya existente, debe incluirlo entre
corchetes, como se ve en el siguiente ejemplo: en este, el nombre del nuevo
campo es “Total”, y los campos que están siendo utilizados en la operación son
“total por oro” y “total por brillante”. Se puede suponer que ambos campos
almacenan un dato numérico y que, siendo sumados, al cambiarnos a la vista
Hoja de datos, el campo Total, deberá mostrarnos el resultado de la suma de
ambos campos.
El que será el nombre del nuevo campo, deberá escribirse con las características
de nombre de cualquier campo. Además deberá ir seguido de dos puntos.
Si se necesita ayuda para crear la expresión, utilizar el Generador de
Expresiones.
Para mostrarlo, hacer clic con el botón derecho del Mouse en la celda Campo en
la que se desee agregar el campo calculado y, a continuación, hacer clic en
Generar.
93
Generador de expresiones
El Generador de Expresiones permite ingresar la formula de manera directa mediante la
cual se realizan los cálculos. Pero también puede utilizarse para guiarse en el uso de
formulas u operaciones mas complejas.
Las operaciones y formulas que se pueden trabajar en el Generador de Expresiones son
similares a la que se utilizan en Excel.
El Generador de Expresiones tiene las tres secciones siguientes (de arriba abajo):
1. Cuadro de Expresiones: En la sección superior del generador se encuentra un
cuadro en el que se genera la expresión. Utilizar la sección inferior para crear los
elementos de la expresión, y luego insertarlos en el cuadro de formula. También
se pueden escribir componentes de la expresión directamente en este cuadro.
2. Botones de operadores: En la sección intermedia del generador hay botones para
los operadores que se utilizan con más frecuencia. Al hacer clic en uno de ellos,
el Generador de expresiones insertara el operador en el lugar del cuadro de
expresiones donde se encuentre el punto de inserción. Si desea consultar una
lista completa de los operadores que se pueden emplear en expresiones, hacer
clic en la carpeta Operadores situada en el cuadro inferior izquierdo, y en la
categoría de operadores que corresponda en el cuadro intermedio. En el cuadro
de la derecha aparecerán todos los operadores de la categoría seleccionada.
3. Elementos de expresiones: En la sección inferior del generador hay tres cuadros:
El cuadro situado a la izquierda contiene carpetas que muestran los
objetos tabla, consulta, formulario e informe de la base de datos, las
funciones integradas y definidas por el usuario, las constantes, los
operadores y las expresiones comunes.
El cuadro intermedio muestra los elementos específicos o las categorías
de elementos que corresponden a la carpeta seleccionada en el cuadro de
la izquierda. Por ejemplo, al hacer clic en Funciones incorporadas en le
94
cuadro de la izquierda, en el cuadro intermedio aparecen las categorías
de funciones de Microsoft Access.
En el cuadro de la derecha aparecen los valores que corresponden a los
elementos seleccionados en los cuadros izquierdo e intermedio. Por
ejemplo, al hacer clic en Funciones incorporadas en el cuadro de la
izquierda y una categoría de funciones en el cuadro intermedio, en el
cuadro de la derecha aparecerán todas las funciones incorporadas de la
categoría seleccionada.
Nota: Al insertar un identificador en una expresión, el Generador de expresiones solo
pega las partes del identificador que sean necesarias en el contexto actual. Por ejemplo,
si se inicia el Generador de expresiones desde la hoja de propiedades de un formulario
Clientes y se inserta en la expresión un identificador de la propiedad Visible del
formulario, el Generador de expresiones solo pegara el nombre de la propiedad: Visible.
Si utiliza esta expresión fuera del contexto del formulario, deberá incluir el identificador
completo: Forms![Clientes].Visible
Utilizar el Generador de expresiones
Puede iniciar el Generador de expresiones en una celda Campo o Criterios de la
consulta de la vista Diseño
1. Hacer clic en el botón secundario en el lugar donde desee insertar la expresión
2. En el menú contextual, hacer clic en Generar .
Nota: Si la celda o columna Condición donde se inicia el Generador de expresiones
ya contiene valor, este se copiara automáticamente en el cuadro de la expresión.
3. En el cuadro inferior izquierdo del Generador de expresiones, hacer clic o doble
clic en la carpeta que contenga el elemento deseado.
4. En el cuadro inferior intermedio, hacer doble clic en un elemento para pegarlo
en el cuadro de la expresión, o bien haga doble clic en una categoría de
elementos.
5. Si ha seleccionado una categoría en el cuadro inferior intermedio, aparecerán
valores en el cuadro inferior derecho. Hacer doble clic en uno de ellos para
pegarlo en el cuadro de la expresión.
6. Pegar las operaciones que desee en la expresión situando el punto de inserción
en el lugar del cuadro de la expresión donde desee colocar el ordenador y
haciendo clic en un de los botones de operadores que se encuentran en el centro
del Generador.
7. Cuando la expresión este terminada, hacer clic en Aceptar.
Nota: Microsoft Access copiara la expresión en el lugar donde se inicio el Generador de
expresiones. Si ya existía un valor la nueva expresión reemplazara al valor o al texto
existente.
95
Crear una expresión directamente
Notas
Utilizar el operador! en una expresión si el elemento siguiente ha sido definido
por el usuario (un elemento de una colección).
Utilizar el operador. (punto) si el elemento siguiente ha sido definido por
Microsoft Access.
En un formulario o informe, anteponer el signo igual (=) a las expresiones de los
controles calculados. En una pagina de acceso a datos, se pueden omitir el
operador = y escribir en su lugar un alias; por ejemplo, puede escribir
WeekNumber: Format(Now(), “ww”).
Consultas de tablas de referencias cruzadas
Las consultas de tablas de referencias cruzadas se utilizan para calcular y reestructurar
datos de manera que su análisis sea más sencillo. Las consultas de tabla de referencia
cruzada calculan una suma, una medida, un recuento u otro tipo de totales de datos, y se
agrupan en dos tipos de información: uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de
datos, y otro a lo largo de la parte superior.
Crear una consulta de referencias cruzadas con asistente
1. En la ventana Base de datos, hacer clic en la Consulta, bajo Objetos, y, a
continuación, hacer clic en Nuevo en la barra de herramientas de esa ventana.
2. En el cuadro de dialogo Nueva consulta, hacer clic en Asistente para consultas
de referencias cruzadas y hacer clic en Aceptar.
3. Seguir las instrucciones de los cuadros de dialogo del asistente. En el ultimo
cuadro de dialogo, es posible seleccionar si se desea ejecutar la consulta o ver la
estructura de la consulta en la vista Diseño.
Si la consulta resultante no es exactamente comos e desea, es posible volver a ejecutar
el asistente o cambiar la consulta en la vista Diseño.
Diferencias y similitudes entre las consultas de selección y los filtros
Las similitudes básicas entre las consultas de selección u filtros son las siguientes:
Ambos recuperan un subconjunto de registros de una tabla o consulta base.
Producen resultados que pueden utilizarse como fuente de datos para un
formulario o informe.
Puede ordenar registros.
En general, permiten editar datos si la edición esta permitida. (También puede
llevar a cabo actualizaciones masivas con una consulta de actualización).
La utilización de los registros obtenidos determinara si se emplea un filtro o una
consulta.
96
En general, hacer uno de un filtro para visualizar o modificar temporalmente un
subconjunto de registros mientras se encuentra en un formulario o una hoja de datos.
Utilizar una consulta si se desean hacer todas o alguna de las siguientes operaciones:
Visualizar el subconjunto de registros sin antes abrir una tabla o formulario
específico.
Elegir las tablas que contienen los registros con los que se desea trabajar y
agregar más tablas posteriormente si es necesario.
Controlar que los campos del subconjunto de registros se presentan en los
resultados.
Llevar a cabo cálculos sobre los valores de los campos.
97
Apunte 7-1: Crear y modificar formularios
¿Qué son los formularios?
Ya que se tienen los elementos más importantes de la base de datos (tablas y consultas),
la estructura interna, es tiempo de dedicarse a dar una apariencia externa con la
herramienta que Access tiene especialmente diseñada para esta tarea: los Formularios.
Los formularios son objetos, ventanas, por medio de los cuales se presenta información
al usuario final de la base de datos. Los formularios se convierten en esqueletos para la
introducción de datos en las tablas en un ambiente agradable o para la visualización de
la información que ya contienen las tablas o consultas.
Los formularios son un tipo de objeto de Access que pueden utilizarse para diferentes
fines, aunque una de sus utilidades principales es la creación de diseños personalizados
para la entrada y visualización de datos de las tablas.
La mayor parte de la información de un formulario proviene de los registros originales
de una tabla, aunque normalmente existen algunos otros elementos que forman parte
del diseño mismo del formulario y no pueden ser modificados mientras no se cambia el
diseño. Es el caso, por ejemplo, de elementos gráficos o de texto que hayan sido
añadidos para identificar la finalidad o propiedad de formulario, o simplemente como
elementos decorativos, como texto explicativo, un logotipo de la empresa, líneas y
demás objetos de dibujo, etc.
El vinculo entre un formulario y su origen de registros se crea utilizando objetos
gráficos denominados Controles. El tipo más común de control que se usa para Mostar
datos es un cuadro de edición (también denominado cuadro de texto), aunque, como se
observara mas adelante, este es en tan solo uno de los muchos tipos de controles
existentes.
Un formulario es la vista o cara (interfase) que tendrá la base para mostrar al usuario
final.
Un formulario puede ser utilizado para:
Crear una entrada de datos para que estos se almacenen en un atabla en
particular.
Crear el medio de organización de otros formularios. Es decir, a partir de un
formulario general, abrir otros formularios.
Crear ventanas de dialogo donde aparezcan mensajes para el usuario, para que
este emita una decisión, eligiendo una opción.
En el caso de los formularios, que finalmente es “la cara” del sistema, antes de estudiar
la vista de Diseño de formulario, habrá que diseñar en papel un borrador del esquema de
la base de datos, de tal forma que se determine que formulario conectará con cual, a
partir de que control, etc.
98
Crear un formulario
Al momento de crear un formulario, como es habitual en Access, existen básicamente
dos alternativas: utilizar un asistente que se encargue de automatizar la mayor parte del
proceso y guiar, paso a paso, el desarrollo del mismo, o bien crearlo desde el principio,
manualmente, debiendo recurrir en este caso ala correspondiente ventan de diseño.
El asistente acelera el proceso de creación de un formulario, ya que realiza
automáticamente todo el trabajo básico, en el que normalmente se invierte una buena
cantidad de tiempo.
Cuando se utiliza un asistente para formularios, Access solicita información al usuario
acerca del tipo de formulario que se desea conseguir y crea un diseño basado en dicha
información.
Aunque se tenga experiencia en la creación de formularios, es conveniente utilizar un
asistente para formularios para organizar rápidamente todos los controles en el
formulario y proceder después a cambiar a la vista Diseño para introducir
modificaciones menores que sirvan para terminar de personalizar el diseño básico
creado.
Crear un formulario mediante un Auto formulario
Además de los dos métodos básicos que establece Access para la creación de
formularios, existe un método aun más rápido y cómodo, incluso que el asistente, para
crear un formulario predeterminado. Se trata de las características Auto formulario.
Auto formulario crea un formulario en el que se presentan todos los campos y registros
de la tabla o consulta seleccionada. Cada campo aparece en una línea diferente, con la
correspondiente etiqueta ala izquierda.
Este es el procedimiento a seguir:
1. Activar el botón Formularios de la ventana Base de datos
2. Oprimir en el botón Nuevo para acceder al cuadro de dialogo Nuevo formulario.
3. elegir una de las opciones de auto formulario. En la parte izquierda del cuadro
de dialogo puede ver una descripción del diseño que se consigne con cada
opción.
Auto formulario: columnas
Auto formulario: tabular.
Auto formulario: hoja de datos.
4. Seleccionar, en el cuadro de lista de la parte inferior, la tabla o consulta en la que
desea basar el auto formulario.
5. Oprimir en Aceptar.
6. En unos instantes aparecerá en pantalla el formulario creado automáticamente
con el tipo de diseño elegido.
99
Crear un formulario con el asistente.
Utilizar el Asistente para formularios es la forma más simple y rápida de crear un
formulario que combine datos de más de una tabla. Como se dijo anteriormente, el
Asistente para formularios acelera el proceso de creación de un formulario por que
realiza automáticamente todo el trabajo básico. En la primera pantalla del Asistente para
formularios, se pueden seleccionar los campos que se desean incluir en el formulario.
Estos campos pueden proceder de una o de varias tablas.
Puede utilizarse un asistente para formularios para crear un formulario que presente
datos de varias tablas, ya sea en formato “formulario plano” o “formulario jerárquico”.
El formulario jerárquico se diferencia del formulario plano o tradicional debido a que
consta de uno o más subformularios. Los subformularios son útiles si se desea mostrar
datos de tablas que contienen una relación uno o varios.
Observar cuales son los pasos para crear un formulario a partir del asistente:
1. Activar el botón Formularios en la ventana de base de datos.
2. Oprimir en le botón Nuevo, para acceder al cuadro de dialogo Nuevo
Formulario.
3. Seleccionar Asistente para formularios para hacer aparecer el primer cuado de
dialogo del Asistente.
4. Seleccionar en la lista Tablas / consultas la tabla o consulta de donde se desea
tomas los datos. Se observaran en la lista Campos Disponibles todos los campos
exigentes en la tabla o consulta seleccionada. Utilizar los botones Agregar
(Agregar (>), Agregar todos (>>), Quitar (<) y Quitar todos (<<) para
determinar los campos que han de pasar a la lista Campos seleccionados.
5. Repetir el paso 4 para seleccionar campos adicionales en otras tablas o consultas
y pulsar en el botón Siguiente
100
6. En las siguientes ventanas del Asistente para formularios puede elegirse un tipo
básico de diseño (En columnas, Tabular, Hoja de datos, justificado), así como un
estilo de presentación, en un alista de estilos predefinidos (utilizar la ventana de
muestra de la izquierda para visualizar a que corresponde cada una de las
opciones)
7. En la última ventana del Asistente puede especificarse el nombre del formulario,
así como determinar si se desea abrirlo para ver o introducir datos, o bien abrirlo
en la ventana Diseño para modificar la estructura creada por el Asistente. Elegir
la opción apropiada y dar clic en Finalizar.
Crear un formulario en la vista de diseño
Si ninguna de las opciones para la creación automática de formularios resulta suficiente,
o bien si se desea acudir a la ventana de diseño para modificar la estructura u
organización de formularios creados por el Asistente o por el auto formulario, seguir
estos pasos.
1. Activar la opción Formularios en la ventana Base de datos.
2. Dar clic en el botón Nuevo.
3. En el cuadro de dialogo Nuevo formulario elegir la opción En Vista Diseño.
También puede darse doble clic en la opción Crear formulario en vista Diseño
4. Una vez que aparezca la ventana de diseño de formulario…
101
5. Puede comenzarse agregando Controles de etiqueta para colocar letreros o
títulos sobre el formulario.
6. Dependiendo del tipo de formularios que se desea a crear, llevar a cabo una de
las siguientes acciones.
Localizar este botón que debe encontrarse en la esquina superior
izquierda del área de formulario.
Dar un clic derecho y seleccionar la opción Propiedades.
De las pestañas que aparecen en pantalla, dar clic sobre Datos.
Abrir la lista despegable que aparece a la derecha de la opción Origen del
Registro.
102
Seleccionar el nombre de l atabla o consulta individual que contiene los
datos en los que se desea basar el formulario.
NOTA:
Solo puede asignarse una tabla o una consulta a la vez.
Si el formulario que se esta diseñando no contiene datos (por ejemplo, si
se desea crear un formulario para utilizarlo como panel de control para
abrir otros formularios o informes, os i se desea crear un cuadro de
dialogo personalizado), no será necesario seguir el paso 6, bastara con
agregar los controles requeridos.
*Access mostrara una ventana muy pequeña con los nombres de los campos de la tabla
o consulta que se acaba de asignar.
A continuación, se podrá cerrar la ventana Formulario que se abrió
cuando se escogió Propiedades.
Nota: Si por error o a propósito se llegara a cerrar esta ventana con los nombres de los
campos, para volver a abrirla, en la barra de herramientas Estándar, localizar el
siguiente botón Lista de campos .
Ahora, falta “bajar” los campos que son requeridos al formulario.
Para “bajar” uno por uno, dar un clic sostenido dentro de la ventana
sobre el nombre del campo de interés y arrastrarlo hasta la cuadricula
gris. Soltarlo donde se necesite.
103
Para bajar a todos los campos juntos, dar doble clic sobre la barra de
titulo de la ventana. Cuando se haya seleccionado su contenido, dar un
clic sostenido dentro de la ventana y arrastrar hasta la cuadricula gris.
Soltarlo donde se necesite.
Controles para formularios
Los controles para formularios en Access, son objetos complementarios que permiten
mostrar, organizar y manipular la información (Figura 7-5).
Para poder colocar un letrero o un espacio donde se visualizara algún dato o un botón
para cerrar una ventana, etc., se hará uso de un control.
A continuación se describen las características y aplicaciones de los controles más
comunes.
104
Casillas de verificación.
Puede utilizarse una casilla de verificación en un formulario, informe o página de
acceso a datos como un control individual para presentar un valor Si/No de una tabla,
consulta o instrucción SQL base.
Por ejemplo, la casilla de verificación de la siguiente ilustración es dependiente del
campo Suspendido de la tabla de Productos. El tipo de datos del campo Suspendido es
Si/No. Si el cuadro contiene una marca de verificación, el valor es Si; si no la contiene,
el valor es *.
Al activar o desactivar una casilla de verificación que depende de un campo del tipo
Si/No en una base de datos de Access o una columna Bit en un proyecto de Access, se
muestra el valor en l atabla base de acuerdo con la propiedad Formato del campo
(Si/No, Verdadero/Falso, o Activado/Desactivado).
En un proyecto de Access, el botón de opción depende de una columna definida como
tipo de dato Bit. Cuando el valor de esta columna es 1, es equivalente a las condiciones
Si, Activado o Verdadero. Cuando el valor es 0, la columna indica las condiciones No,
Desactivado o Falso.
También pueden utilizarse casillas de verificación en un grupo de opciones para
presentar valores entre los cuales elegir.
Cuadros combinados o Listas desplegables
En muchos casos, es mas rápido y fácil seleccionar un valor de un alista que recordar un
valor para teclearlo. Con un cuadro combinado, puede hacer una de las dos cosas sin
utilizar demasiado espacio en un formulario. Un cuadro combinado es como un cuadro
de texto y un cuadro de lista combinados.
Cuando se introduce texto o se selecciona un valor en un cuadro combinado, si el
cuadro combinado es dependiente, el valor introducido o seleccionado es insertado en el
campo con el que el cuadro combinado esta vinculado.
La lista en un cuadro combinado consta de filas de datos. Las filas pueden tener una o
más columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados. Si un cuadro combinado de
columnas múltiples es dependiente, Access guarda los valores de una de las columnas.
Puede utilizarse un cuadro combinado independiente para guardar un valor que se puede
utilizar con otro control. Por ejemplo, es posible utilizar un cuadro combinado
independiente para limpiar los valores en otro cuadro combinado independiente para
encontrar un registro basado en el valor que se selecciona en el cuadro combinado.
105
Si se tiene espacio en el formulario y se desea que un alista aparezca todas las veces, o
si se desea limitar siempre las entradas de los datos a los valores de la lista, puede
utilizarse un cuadro de lista en vez de un cuadro combinado.
Botón de comando
Un botón de comando se utiliza en un formulario o pagina de acceso a datos para iniciar
una acción o un conjunto de acciones. Por ejemplo, puede crearse un botón de comando
que abra otro formulario. Pero lo más común y sencillo es mantener activo al Asistente
para Controles que se encuentra en la caja de herramientas (Figura 7-5), para que, al
momento de insertar un botón de comando sobre el formulario, estando en la vista
Diseño, nos guíe a través de sus opciones.
NOTA: Con el Asistente para botones de comando pueden crearse más de 30 tipos
diferentes de botones de comando. Cuando se utiliza el Asistente para botones de
comando, Access crea por el usuario el botón y el procedimiento de evento. Los
asistentes no están disponibles en una pagina de acceso a datos independiente o cuando
apunta una pagina de acceso a datos a una base de datos que no sea la que se encuentra
abierta actualmente. El Asistente para botones de comandos tampoco esta disponible si
la pagina depende de una tabla o una consulta.
Puede mostrase texto en un botón de comando de un formulario establecido la
propiedad Titulo (Caption) y mostrar una imagen en un botón de comando
estableciendo la propiedad Imagen (Picture).
Etiquetas
Se utilizan etiquetas en un formulario para presentar texto de tipo descriptivo, como
títulos, rótulos o breves instrucciones. Las etiquetas no presentan valores de campos o
expresiones; siempre son independientes y no cambian cuando cambia de un registro a
otro.
Se puede agregar una etiqueta junto a otro control. Por ejemplo, cuando se crea un
cuadro de texto. Este titulo aparece como el encabezado de la columna en la vista Hoja
de datos de un formulario.
Cuando se crea la etiqueta mediante la herramienta etiqueta , la etiqueta se mantiene
por si misma, no esta adjunta a ningún otro control. Las etiquetas individuales se
utilizan para información, como el titulo de un formulario, informe o pagina de acceso a
datos de otro texto descriptivo. Las etiquetas individuales no aparecen en la vista Hoja
de datos.
Botones de Opción
Puede utilizar un botón de opción en un formulario, informe o página de acceso a datos
como un control individual para presentar un valor Si/No de un origen de registros
base. Por ejemplo, el botón de opción en la siguiente ilustración es un botón
dependiente del campo Suspendido de la tabla Productos de una base de datos. El tipo
106
de dato del campo Suspendido es Si /No. Si l a opción esta seleccionada, el valor en la
tabla Productos es Si. Si no, el valor es No.
En un proyecto de Access, el botón de opción es dependiente de una columna definida
como un tipo de dato Bit. Cuando el valor de esta columna es 1, es equivalente a las
condiciones Si, Activado o Verdadero. Cuando el valor es 0, la columna indica las
condiciones No, Desactivado o Falso.
También se pueden utilizar botones de opción es grupos de opciones para Mostar
valores que se pueden seleccionar.
Cuadros de texto
Los cuadros de texto se utilizan en un formulario, informe o página de acceso a datos
para presentar los datos de un origen de registros. Este tipo de cuadro de textos se llama
un Cuadro de texto dependiente por que depende de los datos de un campo. Los cuadros
de texto también pueden ser independientes para presentar los resultados de un cálculo o
para aceptar la entrada de datos de un usuario. Los datos de un cuadro de texto
independiente no se guardan en ningún sitio.
Personalización de formularios.
Una vez diseñada la estructura básica del formulario, puede utilizarse la vista Diseño
para personalizarla introduciendo, quitando o modificando elementos.
La vista Diseño es solo una de las tres opciones de vistas que existe para un formulario.
Las otras dos son vista Formulario y vista hoja de datos. Para cambiar entre vistas no se
tiene más que pulsar en el botón Vista de la barra de herramientas. En la vista hoja
de datos se pueden ver los registros en formato de filas y columnas, y así poder
visualizar muchos registros al mismo tiempo. En la vista Formularios pueden verse los
registros de uno en uno. Utilizar los botones de desplazamiento en las vistas Formulario
y Hoja de datos para desplazarse rápidamente entre los registros.
En general, la tarea de diseño de un formulario se basa en las siguientes acciones:
Utilizar la barra de herramientas y el menú Formato para cambiar las
fuentes, alinear texto, cambiar el ancho de bordes o líneas, y aplicar
colores o efectos especiales.
Alinear los controles con las reglas.
Situar los controles en la sección Detalle o en cualquier otra sección del
formulario.
107
Utilizar el cuadro de herramientas para agregar controles, cuadros de
edición, etiquetas, casillas de verificación, etc.
El número de opciones disponibles a la hora de personalizar el diseño general y los
controles específicos de un formulario es realmente impresionante. El control ultimo
sobre el aspecto y funcionalidad de los objetos de la ventana Diseño se encuentra en las
hojas de propiedades de los objetos (el propio formulario es un objeto mas).
Para cambiar el aspecto de un control (por ejemplo, un cuadro de texto):
1. Oprimir en el control para seleccionarlo.
2. Seleccionar en l abarra de herramientas Formato la fuente, tamaño de fuente y
otra opción de formato.
Para agregar una imagen de fondo a un formulario:
1. Activar la hoja de propiedades del formulario. Utilizar para ello cualquiera de
estos dos procedimientos:
Oprimir dos veces en el selector del formulario (esquina superior
izquierda, intersección de las dos reglas).
Oprimir con el botón derecho en le selector o la barra de titulo del
formulario y elegir Propiedades en el menú contextual.
2. Activar la pestaña Formato y especificar el nombre del archivo grafico en el
cuadro de la propiedad Imagen, o bien pulsar en el botón Generar, que se
encuentra junto al cuadro de la propiedad, para abrir el cuadro de dialogo
Insertar imagen.
Agregar un campo o un control
La tarea principal en el diseño de formularios se basa en añadir los campos y controles
necesarios a las distintas secciones de la ventana.
Para agregar campos del origen de registros del formulario:
1. Oprimir el Lista de campos de la barra de herramientas para obtener una lista de
los campos disponibles en el origen de registros.
2. Oprimir en el campo en la lista y arrastrarlo directamente al formulario para
crear un cuadro de texto que muestre el contenido del campo.
También pueden agregarse controles, tales como rótulos y botones se orden, usando el
cuadro de herramientas. Existen aquí dos alternativas: agregar controles con asistente o
sin asistente.
Para insertar un control, pulsar en el elemento correspondiente en el cuadro de
herramientas y después pulsar o arrastrar el puntero en el formulario.
Si se prefiere usar un asistente para crear un control, asegurarse que se encuentre
activa la herramienta Asistentes para controles en el cuadro de herramientas y
pulsar en la herramienta del control que se desea crear.
108
Se puede cambiar un control de un tipo a otro diferente después de haberlo creado. Por
ejemplo, puede cambiar un botón de opción a una casilla de verificación. Para cambiar
un control a otro tipo:
1. Oprimir en el control para seleccionarlo.
2. Elegir cambiar en el menú Formato.
3. Oprimir en el nuevo tipo de control.
Para dar formato a un formulario o control utilizando formatos predefinidos:
1. Asegurarse de encontrase en la vista Diseño.
2. Realizar uno de estos procedimientos:
Para aplicar formato al formulario completo, pulsar en el selector de
formulario.
Si se desea dar formato a una sección individual, dar clic en el selector
de sección (por ejemplo: encabezado o pie).
Si se desea dar formato a uno o mas controles, seleccionar los controles.
3. Oprimir en el botón Auto formato en la barra de herramientas, para acceder al
cuadro de dialogo Auto formato.
4. Oprimir en uno de los formatos predefinidos.
5. Para aplicar atributos específicos (fuente, color o borde), dar clic en Opciones.
Establecer propiedades de formularios
En Access se utilizan las propiedades para determinar las características de las tablas,
consultas campos, formularios e informes. Cada control de un formulario o informe
tiene también propiedades. Las propiedades del control determinan su estructura,
aspecto y comportamiento, así como las características del texto o los datos que
contienen. Las propiedades se establecen mediante la hoja de propiedades.
Aunque ya se han estudiado algunos ejemplos concretos de cómo establecer
propiedades de distintos elementos de un formulario o del formulario en su totalidad, a
continuación se describe cual es el procedimiento general a seguir para modificar
propiedades.
Para establecer las propiedades de un formulario:
1. Abrir un formulario en la vista Diseño.
2. Realizar una de las siguientes acciones:
Para establecer las propiedades de un formulario, pulsar dos veces en el
selector de formularios para abrir la hoja de propiedades del formulario.
Para establecer las propiedades de una sección de un formulario, oprimir
dos veces en el selector de secciones para abrir la hoja de propiedades
del formulario.
109
Para establecer las propiedades de un control, asegurarse que el control
este seleccionado y pulsar en Propiedades en l abarra de herramientas.
También puede pulsarse dos veces directamente en un control.
3. En la hoja de propiedades , seleccionar la propiedad que se desea establecer y, a
continuación , realizar una de las siguientes operaciones:
Si aparece una flecha en el cuadro de la propiedad, oprimir y seleccionar
un valor de la lista.
Escribir un valor o expresión en el cuadro de la propiedad.
Si aparece un botón Generar junto al cuadro de la propiedad, pulsar en el
para presentar un generador o un cuadro de dialogo que contiene una lista
de generadores. Por ejemplo, puede utilizarse el Generador de consultas
para cambiar el diseño de la consulta base de un formulario.
4. Para obtener Ayuda acerca de cualquier propiedad de la hoja de propiedades, dar
clic en la propiedad y después F1.
Orden de tabulación
Puede cambiar el orden de la secuencia que sigue el movimiento del cursor dentro de un
Formulario se utilizar la opción Ordenar tabulación, ya que es mas fácil dirigir la ruta
que se sigue para ir llenando los cuadros y opciones de un formulario.
Para cambiar el orden de tabulación de un formulario:
1. Abrir un formulario o una página de acceso a datos en la vista Diseño.
2. En el menú Ver, elegir Orden de tabulación.
3. En Sección, hacer clic en la sección que se desea cambiar.
4. Seguir uno de estos procedimientos:
a) Si se desea que Microsoft Access establezca un orden de tabulación de
izquierda a derecha y de arriba abajo, elija Orden automático.
b) Si desea crear un orden de tabulación personalizado, hacer clic en el
selector correspondiente al control que desee mover. (Hacer clic y
arrastre para seleccionar más de un control a la vez.) Hacer clic de nuevo
en el selector y arrastre el control a la ubicaron deseada en la lista.
Crear un grafico dinámico.
La manera más practica y eficaz de mostrar los datos es por medio de un grafico, en
Access pueden mostrarse los datos gráficamente a través de la herramienta Grafico
Dinámico.
Para crear un grafico dinámico seguir este procedimiento:
1. En la ventana principal de la base de datos hacer clic en Formularios.
2. Dar clic en el botón Nuevo.
3. En el cuadro de dialogo Nuevo formulario seleccionar Auto formulario: grafico
dinámico.
110
4. En la lista despegable Elija la tabla o consulta… seleccionar la tabla o consulta
de donde extraerá los datos.
5. Hacer clic en Aceptar.
Automáticamente Access creara el ambiente necesario para que solo se tengan
que arrastrar los campos a su lugar de diseño dentro del grafico. Se mostrara la
pantalla similar a la figura.
D714
También a parece una ventana llamada Lista de campos de grafico (Figura 7-8), en ella
podemos localizar los campos que se encontraban originalmente en l atabla o consulta
de donde decimos extraer los datos.
D715
Para asignar los campos en las diferentes áreas del grafico dinámico seguir este
procedimiento:
1) Seleccionar el campo y dar clic sin soltar el botón, arrastrar el campo a su
ubicación dentro del grafico. Las secciones que integran el grafico dinámico son:
a) Campos de filtro.
b) Titulo del eje.
c) Campos de serie.
d) Campos de categoría
2) una vez colocado el campo, el grafico dinámico creara gráficamente una
columna u objeto para representarlo.
3) Si se desea cambiar el tipo de grafico que representa los datos, dar clic en el
botón Tipo de grafico Dibujo de la barra de herramientas Grafico dinámico.
111
Apunte 8-1: Crear informes
¿Qué son los informes?
Como se ha visto, Access dispone de una potente herramienta, los formularios que
permiten obtener prestaciones en pantalla realmente impactantes para la introducción o
revisión de los datos de una tabla o consulta. Sin embargo, aunque los formularios
solucionan completamente el problema de presentar los datos en pantalla para su
mantenimiento interno, no ofrecen métodos eficaces para realizar la impresión de la
información en papel. Esto es precisamente lo que se consigue con los informes.
Un informe es una forma efectiva de presentar los datos en formato impreso. Con los
informes se puede controlar el tamaño y aspecto de todos los elementos que aparecen en
el mismo, lo que permite determinar con total exactitud la forma en que ha de
presentarse la información en las páginas impresas.
Se puede utilizar informes para crear etiquetas de correo, agregar logotipos o imágenes,
agrupar registros en categorías, calcular totales o incluso representar dichos totales en
un gráfico.
La mayor parte de los datos es un informe proviene de una tabla o consulta, que es el
origen de los datos del informe. El resto de la información es estática, no variable y se
almacena como parte del diseño del mismo.
El vínculo entre un informe y su origen de datos se crea mediante controles, como en el
caso de los formularios. Los controles pueden ser cuadro de texto que muestran texto o
números, etiquetas que muestran títulos o líneas decorativas que organizan gráficamente
los datos y hacen mas atractivos los informes, por poner solo unos pocos ejemplos.
Para crear un informe, como es costumbre en Access, existen dos alternativas, utilizar
un asistente que se encargue de automatizar el proceso y guiar paso a paso durante el
desarrollo del mismo, o bien crearlo desde el principio, manualmente, recurriendo a la
correspondiente ventana de Diseño.
El asistente acelera el proceso de creación de un informe, ya que realiza
automáticamente todo el trabajo básico, en el que normalmente se invierte en una buena
cantidad de tiempo. Cuando se utiliza un asistente para informes, Access solicita
información al usuario acerca del tipo de informe que desea conseguir y crea un diseño
basado en dicha información. Aunque se tenga experiencia en la creación de informes,
puede que sea conveniente utilizar un asistente para informes y organizar rápidamente
todos los controles en el informe y proceder después a cambiar a la vista Diseño para
introducir modificaciones menores que sirvan para terminar de personalizar el diseño
básico creado.
Crear un informe usando Autoinforme
Al igual que en le caso de los formularios, existe un método aun mas rápido y cómodo,
incluso que el Asistente, para crear un informe predeterminado. Se trata de la
característica Autoinforme. Autoinforme crea un informe en el que se presentan todos
los campos y registros de l atabla o consulta seleccionada.
112
Seguir estos pasos para utilizar la característica de Autoinforme:
1. Activar el botón Informes en la ventana base de datos.
2. Oprimir en Nuevo, para acceder el cuadro de dialogo Nuevo Informe.
3. Seleccionar uno de los siguientes asistentes para conseguir la creación automática del
informe.
Autoinforme en columnas. Cada campo aparece en una línea distinta con una
etiqueta a su izquierda.
Autoinforme tabular. Los campos de cada registro aparecen en una línea y las
etiquetas se imprimen una vez en la parte superior de cada página.
Seleccionar, en la lista de la parte inferior, la tabla o consulta que contiene los
datos en los que se desea basar el informe.
Oprimir en Aceptar.
Access aplicara el último autoformato utilizado en la creación de informes. Si todavía
no se ha utilizado el Asistente para informes para crear el informe ni se ha usado la
orden Autoformato en el menú Formato, Access utilizara el autoformato estándar.
También se puede crear un informe de una sola columna basado en la tabla o consulta
abierta o en la tabla o consulta seleccionada en la ventana base de datos.
Elegir Autoinforme en el menú Insertar, o en l alista emergente que aparece al
pulsar en el indicador del botón Nuevo Objeto, en la barra de herramientas.
Los informes creados con este método solo constan de registros de detalle y no
incluyen encabezado de informe, ni encabezado de página, ni pie de página.
Crear un informe con Asistente
Utilizar el asistente para informes es la forma más simple y rápida de crear un informe
que combine datos de más de una tabla o consulta. Como se dijo anteriormente, el
Asistente para informe pueden seleccionarse los campos que se desean incluir en el
informe. Estos campos pueden proceder de una o de varias tablas o consultas.
Observar a continuación cuales son los pasos para crear un informe a partir del
asistente:
1. Activar el botón Informes en la ventana Base de Datos
2. Oprimir en el botón Nuevo para acceder al cuadro de dialogo Nuevo informe.
3. En el cuadro de dialogo Nuevo informe, elegir la opción. Asistente para
informes.
4. Seleccionar, en la parte inferior, la tabla o consulta que contiene los datos en los
que se desea basar el informe.
Access utiliza esa tabla o consulta como el origen de datos predeterminado para el
informe. Sin embargo, puede cambiar el origen de datos del asistente y seleccionar
campos de otras tablas y consultas.
5. Oprimir en Aceptar para hacer aparecer el primer cuadro de dialogo del
Asistente
113
6. Seleccionar en la lista Tablas/ consultas la tabla o consulta de donde se desean
tomar los datos. Se observara en la lista Campos disponibles todos los campos
existentes en la tabla o consulta seleccionada. Utilizar los botones Agregar (>),
Agregar todos (>>), Quitar (<) y Quitar todos (<<) para determinar los campos
que han de pasar a la lista Campos seleccionados.
7. Repetir el paso 5 para seleccionar campos adicionales existentes en otras tablas o
consultas y oprimir después en el botón Siguiente.
8. En las siguientes pantallas del Asistente para informes se puede elegir un tipo de
arreglarlo para los registros (basado hasta en cuatro campos diferentes), tipo
básico de diseño (En columnas, Tabular o Justificado), orientación (Vertical u
horizontal), así como un estilo de presentación, en una lista de estilos
predefinidos (utilizar la ventana de muestra de la izquierda).
9. En la ultima pagina del Asistente se puede especificar el nombre que se desea
asignar al informe, así como determinar si se desea obtener una vista previa del
informe, o bien abrirlo en la vista Diseño para modificar la estructura creada por
el Asistente. Elegir la opción apropiada y pulsar en Finalizar.
Crear un informe en vista Diseño
Si ninguna de las opciones para la creación automática de informes resultara apropiada
para lo requerido, o bien si se desea modificar la estructura u organización de informes
creados por el Asistente o de autoinforme, debe acudirse a la vista Diseño.
Para realizar un informe sin utilizar el Asistente seguir estos pasos:
1. Activar el botón Informes en la ventana Base de datos.
2. Oprimir en el botón Nuevo para acceder al cuadro de dialogo Nuevo Informe.
3. Elegir Vista Diseño en el cuadro de dialogo Nuevo informe.
4. Llevar a cabo una de las siguientes acciones, dependiendo del tipo de informe
que se quiera crear.
Elegir el nombre de la tabla o consulta que contiene los datos en los que
se basara el informe.
Si se desea crear un informe que utilice datos de mas de una tabla , basar
el informe en una consulta.
Si se desea confeccionar un informe independiente, no seleccionar nada
de esta lista.
5. Oprimir en Aceptar.
Gráficos
Los gráficos son visualmente llamativos y simplifican al usuario la visión de
comparaciones, modelos y tendencias en los datos. En Access, es posible crear gráficos
en un formulario, en un informe y en una página de acceso a datos.
114
Gráficos en un formulario o informe
En un formulario o informe se puede utilizar Microsoft Graph para crear un grafico
vinculado a datos de tablas, consultas u otros orígenes de registro disponibles. Los
gráficos pueden ser globales (incluyen todos los datos) o pueden estar asociados a
registros (solo reflejan los datos del registro actual y , por tanto se actualizan a medida
que se pasa de un registro a otro).
Se dispone de varios tipos de gráficos; la selección dependerá del tipo de datos que se
desee mostrar. Se incluye gráficos bidimensionales (2-D) y tridimensionales (3-D).
Las opciones de formato incluyen agregar texto y objetos gráficos a los gráficos,
cambiar colores y agregar líneas de tendencia y barras de error.
Agregar un grafico nuevo
1. Abrir el formulario o informe en la vista Diseño
2. Acceder a Insertar | Grafico.
3. En el formulario o informe, hacer clic en el lugar donde desea situar el grafico.
4. Seguir las instrucciones del Asistente para Gráficos, crear el gráfico basándose
en tablas u otros orígenes de recursos disponibles y en los campos
seleccionados.
5. Es importante considerar que al menos uno de los campos debe tener un tipo de
datos que almacene únicamente números, como Moneda.
6. Cambiar a la vista Formulario o a la Vista preliminar para ver el grafico con los
datos actuales.
Paginas de Acceso a datos
Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver
datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet; los datos están
almacenados en una base de datos de Access o una base de datos de Microsoft SQL
Server. La página de acceso a datos también puede incluir datos de otros orígenes como,
por ejemplo, Microsoft Excel.
Las páginas de acceso a datos se diseñan en la vista Diseño de Microsoft Access. La
página es un archivo independiente que esta almacenado fuera de Access; no obstante,
cuando se crea el archivo, Access agrega automáticamente un acceso directo al mismo
en la ventana Base de Datos. El diseño de paginas de acceso a datos es similar al diseño
de formularios e informes: se utilizan un alista de campos, el cuadro de herramientas,
controles, etc. Sin embargo, existen algunas diferencias importantes en le modo de
diseñar e interactuar con las paginas de acceso a datos frente a los formularios e
informes. El modo de diseñar la página depende de la finalidad de su utilización:
Informe interactivo: Este tipo de página de acceso a datos se utiliza con
frecuencia para consolidar y agrupar información almacenada en la base de
datos y para publicar posteriormente resúmenes de los datos. Por ejemplo, una
página puede publicar la evolución de las ventanas para cada una de las regiones
en que se estén realizando actividades comerciales. La utilización de indicadores
de expansión, permite pasar de un resumen general de la información como, por
ejemplo, una lista de todas las regiones y sus totales de ventas combinados, a los
115
detalles específicos de ventas individuales en cada región. La pagina de acceso
a datos puede proporcionar botones de barra de herramientas para ordenar y
filtrar los datos, así como para agregar, modificar y eliminar los datos en algunos
o todos los niveles de grupo.
Análisis de datos: Este tipo de página de acceso a datos puede incluir una Lista
de tablas dinámicas, que es similar a un informe de tablas dinámicas de
Microsoft Excel; que permite reorganizar los datos para analizarlos de diferentes
maneras. La página puede contener un gráfico que se puede utilizar para analizar
tendencias, detectar modelos y comparar datos en la base de datos. O bien, la
pagina puede contener una hoja de calculo en la que se pueden escribir y
modificar datos y utilizar formulas para realizar cálculos al igual que en Excel.
Para crear una Pagina de acceso a datos, desde la ventana Base de datos de Access,
seleccionar el quinto objeto: Páginas. Desde aquí, se puede crear la página a partir de la
vista de diseño o con la ayuda del asistente.