Microsoft Access 97
แนะนำ� MS-ACCESS 97
MS-Access 97 โปรแกรมจดการฐานขอมล ทมประสทธภาพสง ในกลมโปรแกรม MS-Office ทชวยใหการทำางานเกยวกบ ขอมลปรมาณ
มากๆ ดานการปอน แกไข จดเรยง สบคน คดลอก ทำารายงาน และสรางลกษณะงานเฉพาะแบบไดอยางสะดวก รวดเรว และใชงานไดหลากหลาย
ลกษณะง�นฐ�นขอมล
ฐานขอมลไดแก กลมขอมลทมถกรวบรวมไวดวยกน อยางมระเบยบ และขอมลในกลมมความสมพนธกน เชน สมดรายนามโทรศพท, ขอมลสนคาในคลงสนคา, ขอมลบคลากรในหนวยงานตางๆ
ฐ�นขอมลของ MS-ACCESS
โปรแกรม MS-Access ไดรวบรวมขอมลตางๆ ไวเปนรปแบบของแฟมขอมล หรอ ไฟล (File) ทมนามสกล เปน .MDB โดยขอมลจรงทเกบไวในไฟลฐานขอมล .MDB จะถกเกบในรปของตาราง (Table) ทประกอบดวยแถวแนวตงและแถวแนวนอน โดยจะเรยกแถวแนวตงวา "คอลมน (Column)" และเรยกแถวแนวนอนวา "แถว (Row)"
1
ขอมลในคอลมน จะถกแบงเปนสวนยอยๆ แตละสวนเรยกวา "ฟลด (Field)
ขอมลในแถว เปนชดขอมลของรายการแตละรายการ โดยประกอบกนดวยสวนยอยหลายๆ สวน หรอฟลดหลายๆ ฟลด เรยกขอมลจรงของแตละรายการในแตละแถววา "เรคคอรด (Record)"
ตวอย�ง
ขอมลของ "นายนยม รกงาม อาย 22 ป ตำาแหนงพนกงานขาย ฝายขาย มเงนเดอน 85000 บาท" จะเกบไวในแถว 1 แถว นบเปน 1 เรคคอรด แตมสวนประกอบยอยทงหมด 7 สวน ไดแก
สวนขอมลเกบคำานำาหนา ฟลดคำานำาหนา
สวนขอมลเกบชอตน ฟลดชอตน
สวนขอมลเกบนามสกล ฟลดนามสกล
สวนขอมลเกบอาย ฟลดอาย
สวนขอมลเกบตำาแหนง ฟลดตำาแหนง
2
สวนขอมลเกบสงกด ฟลดสงกด
สวนขอมลเกบเงนเดอน ฟลดเงนเดอน
ก�รออกแบบฐ�นขอมล
ฐานขอมล (Database) คอ กลมของขอมลทถกรวบรวมไวดวยกน อยางมระบบ แบบแผน เปนหมวดหม และมความสมพนธกบขอมลชดอนๆ ทเกยวของ เชนขอมลของลกคา จะตองเกยวของกบขอมลสนคา และขอมลพนกงานขาย เปนตน เรยกวา "ฐานขอมลเชงสมพนธ" ซงขอมลลกษณะนหากใชระบบการจดเกบแบบเดม จะทำาใหเกดปญหาการซำาซอนของขอมล การยากตอการดแลแกไข แตโปรแกรมจดการฐานขอมล จะอาศยหลกการสรางความสมพนธระหวางขอมล โดยอาศยขอมลบางตว เปนตวเชอมความสมพนธ เชน อาศยรหสของสนคา หรอรหสลกคา หรอรหสประจำาตวพนกงานขาย การจดการฐานขอมลเชงสมพนธน ตรงกบคำาภาษาองกฤษวา Relational Database Management System หรอใชคำายอวา RDBMS
โดยปกตการจดเกบฐานขอมลสามารถใชโปรแกรมอะไรจดการกได หากขอมลนนมไมมากนก หรอไมซบซอนเกนไป แตหากตองการความยดหยนในการทำางาน โปรแกรม Microsoft Access เปนโปรแกรมทออกแบบมาเพอชวยในการจดการฐานขอมล ซงเดมตองทำางานดวยมอ ใหทำางานไดงายกวาเดม
3
เนองจากเปนโปรแกรมทมคณสมบตเดนเกยวกบฐานขอมลครบทงสามประการ คอ
การนยามขอมล คอ การนยามโครงสรางของฐานขอมล เชน ตารางขอมลควรใชลกษณะใด ขอมลทจดเกบมรปแบบอยางไร สมพนธกนอยางไร
การจดการขอมล คอ การนำาขอมลในฐานขอมลมาใชงาน เรยกด ลบ สบคน
การควบคมขอมล คอ การดแลการใชขอมล มาตรการทเหมาะสมตางๆ เชน การกำาหนดสทธในการเรยกดขอมล
ขนตอน ก�รออกแบบฐ�นขอมล
วเคราะหตวงาน โดยคดวาอยากเกบขอมลอะไรบางลงไวในคอมพวเตอร โดย
o สอบถามจากผใชงานฐานขอมล วาตองการเกบขอมลอะไร อยากไดรายงาน หรอแบบฟอรมหนาตาอยางไร แสดงอะไรบาง
o ดแบบฟอรม หรอรายงานทมใชอยเดม o วเคราะหถงอนาคตวาจะทำาอะไรตอไป
จดขอมลใหเปนกลม ในลกษณะของขอมลทสามารถสมพนธกนได เชน ขอมลเกยวกบพนกงานกเปนหนงกลม, ขอมลเกยวกบงานทรบผดชอบกเปนอกหนงกลม เปนตน
นำาขอมลแตละกลม มาแยกองคประกอบของขอมลใหเลกทสด เชน ขอมลพนกงาน อาจจะแยกไดเปน รหสประจำาตว, คำานำาหนาชอ, ชอ, นามสกล, เพศ เปนตน
แปลงองคประกอบของขอมล ใหเปนชอฟลด (Field name) o ขนตนดวยภาษาองกฤษ ตามดวยตวอกษร, ตวเลข, ชองวาง
หรอเครองหมายพเศษ ยกเวน เครองหมายจด, เครองหมายตกใจ (อศเจรย !) เครองหมายฝนทาง, เครองหมายวงเลบปกกา และหามใสชองวางหนาชอ
4
o ยาวไมเกน 64 ตวอกษร กำาหนดชนดของขอมล (Data Type)
หาฟลดขอมลทไมซำาซอนกนกบรายการอน ๆ เรยกวา Primary Key
ขอมลในแฟมฐ�นขอมล ACCESS
ขอมลในแฟมฐานขอมลของโปรแกรม Microsoft Access จะถกจดเกบไวในรปแบบของ Object ซงประกอบดวย Object 6 ชนดไดแก
Table o ฐานขอมลของโปรแกรมจะจดเกบขอมลไวในตาราง ซงประกอบ
ดวยแถวแนวตง และแถวแนวนอน โดยแถวแนวตงจะเรยกวา Column หรอ Field และแถวแนวนอน เรยกวา Row หรอ Record
5
Query o จดเดนของงานฐานขอมลไดแก การคดลอกและสบคนขอมลท
ตองการ เพอนำาไปแสดงผล หรอประมวลผล ซงโปรแกรมไดเตรยม ความสามารถทเรยกวา "ตารางสบคน หรอ Query" ซงจะชวยใหสรางระบบการสบคนไดตามทตองการ โดยอาศยขอมลจาก Table
Form o ขอมลทจดเกบใน Table จะมปรมาณมาก ทำาใหการเพมแก ปรบ
แตงแกไข กระทำาไดลำาบาก และอาจจะกอใหเกดปญหา ในดานมมมองของจอภาพการทำางาน โปรแกรมไดสรางระบบชวยเหลอการทำางาน โดยใหผใชสามารถออกแบบ รปแบบจอภาพการปอนขอมล การแกไขขอมลตามตองการ เพอความสะดวกและรวดเรวในการทำางาน
6
Report o ฐานขอมลมกจะหนไมพน กบการนำาขอมลมาสรปเปนรายงาน ดง
นนโปรแกรมจงไดเตรยม ฟงกชนสรางรายงานรปแบบตางๆ
Macro & Module
o งานทสรางดวย Object ทกลาวมาแลว เหมาะกบฐานขอมลทไมใหญและซบซอน แตถางานใหญและซบซอน โปรแกรมไดเตรยมความสามารถ ในการสรางงานเฉพาะ ลกษณะโปรแกรมภาษา โดยอาศยความสามารถของมาโครและโมดล ซงผใชสามารถออกแบบงานใหมๆ ไดตามตองการ
7
ก�รสร�งต�ร�งขอมล (Table)
ตาราง คอ ฟงกชนงาน หรอวตถรปแบบหนงของโปรแกรม Access ทใชในการเกบขอมลดบ โดยผใชจะตองกำาหนดโครงสราง (Structure) ของขอมลกอน ลกษณะตารางของโปรแกรมมลกษณะคลายๆ กบตารางคำานวณ (Spreadsheet) ของโปรแกรม Excel แตจะใชชอฟลดแทนตวอกษร A, B …
8
ก�รสร�งต�ร�ง
เรยกโปรแกรม Access เลอกรายการ Create a New Database Using Blank
Database หรอเลอกเมน File, New Database แลวเลอก Blank Database
โปรแกรมจะใหตงชอไฟลฐานขอมล ใหตงชอไฟลและคลกปม Create ปรากฏหนาตางการทำางานของฐานขอมล ดงน
คลกทแถบรายการ tables คลกทปม New โปรแกรมจะสอบถามรปแบบการสรางตาราง
เลอกรปแบบเปน Design View แลวคลกปม Ok ปรากฏจอภาพการทำางานโหมด Design View ดงน
9
กำาหนดรายละเอยดของฟลดทไดออกแบบไวกอนหนาน โดย
Field Name
ใสชอฟลด
Data Type
กำาหนดชนดของขอมล โดยเมอคลกในชองน จะปรากฏปมลกศร (Drop Down Menu) ใหคลกทปมลกศรแลวคลกเลอก Data Type ทตองการ หรอจะใชวธพมพตวอกษรตวแรกของชนดขอมลทตองการ
Textขอมลตวอกษร ตวเลข หรออนๆ ผสมกน ทยาวไมเกน 255 ตวอกษร เชน คำานำาหนา, ชอ, นามสกล, ทอย เปนตน
Memo ขอมลตวอกษร ตวเลข หรออนๆ ผสมกน ยาวเกน 255 ตวอกษร เชน บนทก หรอหมายเหต
Number
ขอมลตวเลขทนำาไปคำานวณได เชน อาย, เงนเดอน
Date/Time
ขอมลวนท สามารถนำาไปคำานวณได เชน วนเกด, วนเขาทำางาน
Currency ขอมลตวเลขรปแบบสกลเงน
AutoNumber ขอมลตวเลขทใหรนอตโนมต เชน ลำาดบท
10
Yes/No ขอมลตรรกะ ใหเลอก "ใช" หรอ "ไมใช" OLE Object ขอมลเสยง, ภาพ, วดโอ
Hyperlink ขอมลทสามารถคลกลงกได
Lookup Wizard
ขอมลคนหา และแสดงเปนรายการ เชน DropDown List
Description
เปนรายการอธบายเกยวกบการปอนขอมล โดยจะปรากฏในโหมดปอนขอมล ตรงบรรทดสถานะ (Status Bar) เชน ฟลดชอ อาจจะใสคำาอธบายวา "พมพชอ ไมตองใสคำานำาหนา" หรอฟลดลำาดบทขอมล อาจจะใสคำาอธบายเปน "ใหกด <Enter> ผาน" เปนตน
Field Properties
ฟลดแตละรายการ จะมคณสมบต (Field Properties) กำากบดวยเสมอ ดงนนจะตองกำาหนดคณสมบตของฟลดใหเหมาะสม เชน ขนาดของฟลด (Field Size)
การเลอนรายการแตละรายการสามารถใชเมาสคลก หรอปมลกศร หรอกดปม <Tab>
รายการแตละรายการสามารถคดลอก, ยายตำาแหนง หรอลบได การกำาหนดใหฟลดใดๆ เปน Primary Key ใหนำาเมาสไปคลก ณ
รายการฟลดนนๆ แลวคลกทไอคอนเครองมอรปกญแจ
เมอกำาหนดรายการฟลดตางๆ ครบแลว ใหบนทกตาราง แลวปดหนาตางโครงสรางตาราง
ตวอย�งก�รสร�งต�ร�งขอมล (Table)
ตองการสรางตารางเกบขอมล "นามบตร" มวธการดำาเนนการคอ
11
1. วเคร�ะหง�น
การวเคราะหงาน ไดแก การพจารณาหาขอมลทตองการจดเกบ วาประกอบดวยขอมลใดบาง
จากโจทยตองการเกบขอมล "นามบตร" ดงนน ขอมลทจะบนทกลงไป อาจจะประกอบดวย ชอ-นามสกล, ตำาแหนง, สถานททำางาน, ทอย, เบอรโทรศพท, เบอรโทรสาร, อเมล เปนตน
2. สร�งไฟลขอมลดวย Access
เรยกโปรแกรม Access เลอกรายการ Create a New Database Using Blank
Database หรอเลอกเมน File, New Database แลวเลอก Blank Database
โปรแกรมจะใหตงชอไฟลฐานขอมล ใหตงชอไฟลเปน NameCard ไวทโฟลเดอร My Documents และคลกปม Create
ปรากฏหนาตางการทำางานของฐานขอมล ดงน
คลกทแถบรายการ tables คลกทปม New โปรแกรมจะสอบถามรปแบบการสรางตาราง
12
เลอกรปแบบเปน Design View แลวคลกปม Ok ปรากฏจอภาพการทำางานโหมด Design View ดงน
กำาหนดรายละเอยดของขอมล ดงน o คลกเมาสในแถวแรก ของชอง Field Name พมพชอฟลดแรก
คอ ลำาดบท เปนการกำาหนดขอมลชดแรกวาจะใชบนทกลำาดบของขอมลนามบตร
13
o กดปม <Tab> เพอเลอนไปชอง Data Type นำาเมาสคลกทปม DropDown List เลอกรายการเปน AutoNumber เพอกำาหนดใหขอมล "ลำาดบท" รนตวเลขอตโนมต เชน 1, 2, 3, ... เปนตน
o กดปม <Tab> เพอเลอนไปชอง Description พมพคำาอธบายการปอนขอมลในฟลด ไดแก กดปม <Enter> ผานไดเลย
o กดปม <Tab> เพอเลอน Cursor ไปยงแถวทสอง ซงกคอรายการของฟลดขอมล ฟลดทสอง
o กำาหนดรายละเอยดของฟลดขอมลทเหลอ ดงน
กำาหนดฟลดททำาหนาทเปน Primary Key คอ ฟลดทใชควบคมขอมลไมใหซำาซอนกน ซงกคอ ฟลดลำาดบท โดยมวธการกำาหนด Primary
14
Key ดงน o นำาเมาสไปคลกทฟลด "ลำาดบท" o คลกทไอคอน Primary Key ซงเปนไอคอนลกกญแจ o จะปรากฏสญลกษณรปลกกญแจ ในชองสเทา หนาฟลด "ลำาดบ
ท"
o ถาตองการยกเลก กใหคลกทไอคอน Primary Key ซำาอกครง
3. กำ�หนดคณสมบตของฟลด
คณสมบตของฟลด คอ คากำาหนดเพมเตมของฟลดตางๆ เชน จำานวนอกขระทอนญาตใหปอน หรอยอมรบ, รปแบบการแสดงผลบนจอภาพ, รปแบบการปอนขอมล เปนตน
ตวอย�งคณสมบตของฟลดต�งๆ
ฟลด คณสมบต คำ�อธบ�ยคำานำาหนา Field Size =
10รบขอมลไดไมเกน 10 ตวอกษร
ชอ Field Size = 30
รบขอมลไดไมเกน 30 ตวอกษร
นามสกล Field Size = 30
รบขอมลไดไมเกน 30 ตวอกษร
ตำาแหนง Field Size = 30
รบขอมลไดไมเกน 30 ตวอกษร
สถานททำางาน
Field Size = 40
รบขอมลไดไมเกน 40 ตวอกษร
ทอย Field Size = 80
รบขอมลไดไมเกน 80 ตวอกษร
จงหวด Field Size = รบขอมลไดไมเกน 20 ตวอกษร
15
20รหสไปรษณย
Field Size = 5
รบขอมลไดไมเกน 5 ตวอกษร
Input Mask = 99999
ปอนขอมลไดเฉพาะตวเลข จำานวน 5 ตว (ยอมให <Enter> ผานได)
โทรศพท Field Size = 20
รบขอมลไดไมเกน 20 ตวอกษร
โทรสาร Field Size = 20
รบขอมลไดไมเกน 20 ตวอกษร
อเมล Field Size = 20
รบขอมลไดไมเกน 20 ตวอกษร
4. วธก�รกำ�หนดคณสมบตของฟลด
นำาเมาสคลกทฟลดทตองการ เชน ฟลด "ลำาดบท" สงเกตดานลางของบตรรายการ จะปรากฏรายการยอยตางๆ ดงน
นำาเมาสมาคลกรายการ Properties ทตองการ พมพขอมลเพมเตม หรอแกไข ตามทตองการ แกไขรายการ Properties ของฟลดตางๆ ตามขอ 3.
5. บนทกต�ร�ง
16
เมอกำาหนดฟลด และกำาหนดลกษณะของฟลด แลว กจะตองทำาการบนทกตาราง โดยการกดปม <Ctrl><S> จะปรากฏหนาจอตงชอตาราง ดงน
ปอนชอตาราง เปน "ตารางนามบตร" แลวคลกปม OK
จากนนปดหนาจอโครงสรางของตาราง โดยกดปม <Ctrl><W> จะกลบมาทำางานทหนาตาง Database อกครง ซงจะพบ Table ชอ "ตารางนามบตร" ดงน
6. ก�รแกไขต�ร�ง
ตารางทสรางไว สามารถเปลยนแปลง แกไขโดยคลกทชอตารางทตองการ แลวคลกปม Design กจะเขาสจอภาพ Structure อกครง เมอแกไขเสรจแลวกบนทก ดวย <Ctrl><S> เชนเดม
คณสมบตของฟลด
ฟลดแตละฟลดจะมคณสมบตเฉพาะ ดงน Field Size
17
หมายถงขนาดของฟลด o ฟลดแบบ Text กคอ จำานวนตวอกษรสงสดทสามารถรบได
สงสดไมเกน 255 ตวอกษร o ฟลดแบบ Number กคอคาของตวเลขทสามารถปอนได แบงได
เปนประเภท
ประเภท ค�ทปอนไดจำ�นวนทศนยม
ขน�ด
Byte 0 - 255 ไมม1 Byte
Integer –32,768 to 32,767 ไมม
2 Byte
Long Integer
–2,147,483,648 to 2,147,483,647 ไมม4 Byte
Single
–3.402823E38 to –1.401298E–45 สำาหรบคาตดลบ และ
1.401298E–45 to 3.402823E38 สำาหรบคาบวก
74 Byte
Double
–1.79769313486231E308 to –4.94065645841247E–324 สำาหรบคาตดลบ และ1.79769313486231E308 to 4.94065645841247E–324 สำาหรบคาบวก
158 Byte
Formatคณสมบตนจะใชในกรณทตองการควบคมรปแบบการแสดงผลของขอมล โดยมรายละเอยดจำาแนกตามชนดของฟลด ดงน
18
o ขอมลชนด Text @ แทนอกษรหนงตว ถาไมกรอกจะใสชองวางให & แทนอกษรหนงตว ถาไมใสจะปลอยวางไว > แสดงตวอกษรเปนตวพมพใหญ (เฉพาะภาษาองกฤษ) < แสดงตวอกษรเปนตวพมพเลก (เฉพาะภาษาองกฤษ)
o ขอมลชนด Number, Currency General แสดงตามทพมพ Currency มเครองหมายการเงน Fixed ทศนยมสองหลก ไมมคอมมาคนหลกพน Standard ทศนยมสองหลก มคอมมาคนหลกพน Percent คา % Scientific คาแบบวทยาศาสตร
o ขอมลชนด Date/Time d แสดงวนทแบบ 1 หรอ 2 หลก เลขอารบค dd แสดงวนทแบบ 2 หลก เลขอารบค ddd แสดงชอยอของวนภาษาองกฤษ dddd แสดงชอเตมของวนภาษาองกฤษ m แสดงลำาดบของเดอนแบบ 1 หรอ 2 หลก เลขอารบค mm แสดงลำาดบของเดอนแบบ 2 หลก เลขอารบค mmm แสดงชอยอของเดอนภาษาองกฤษ mmmm แสดงชอเตมของเดอนภาษาองกฤษ y แสดงตวเลขของวนในป ค.ศ. (1 - 366) yy แสดงตวเลขปสองตวสดทาย ป ค.ศ. yyyy แสดงตวเลขปแบบเตม ป ค.ศ. ว แสดงวนทแบบ 1 หรอ 2 หลก เลขไทย วว แสดงวนทแบบ 2 หลก เลขไทย ววว แสดงชอยอของวนภาษาไทย วววว แสดงชอเตมของวนภาษาไทย ด แสดงลำาดบของเดอนแบบ 1 หรอ 2 หลก เลขไทย
19
ดด แสดงลำาดบของเดอนแบบ 2 หลก เลขไทย ดดด แสดงชอยอของเดอนภาษาไทย ดดดด แสดงชอเตมของเดอนภาษาไทย ปป แสดงตวเลขปสองตวสดทาย ป พ.ศ. เลขไทย ปปปป แสดงตวเลข ป พ.ศ. เลขไทย bb แสดงตวเลขปสองตวสดทาย ป พ.ศ. เลขอารบค bbbb แสดงตวเลข ป พ.ศ. เลขอารบค
o รหสมาตฐาน "ขอความ" แสดงขอความในเครองหมายคำาพด ชองวาง แสดงชองวาง ! ใสตวอกษรชดขวา * ใสชองวางในฟลดดวยตวอกษรทตามหลง เครองหมาย
น \ ใหแสดงตวอกษรทตามหลงเครองหมายน [ชอส] แสดงสตามทกำาหนด เชน Black, Blue…
Input Masks หนากากปอนขอมล เปนสวนทใชกำาหนดรปแบบการปอนขอมล
o 0 แทนตวเลขหนงตว จะตองใส o 9 แทนตวเลขหนงตว จะใสหรอไมใสกได o # แทนตวเลขหรอชองวาง และเครองหมายบวกหรอลบ จะใส
หรอไมใสกได o L แทนตวอกษร (A - Z) จะตองใส o ? ตวอกษร (A - Z) จะใสหรอไมใสกได o A ตวอกษรหรอตวเลข จะตองใส o a ตวอกษรหรอตวเลข จะใสหรอไมใสกได o & ตวอกษร ตวเลข เครองหมาย หรอชองวาง จะตองใส o C ตวอกษร ตวเลข เครองหมาย หรอชองวาง จะใสหรอไมใสกได o . เครองหมายทศนยม o , เครองหมายคนทหลกพน o : ; / - เครองหมายคนวนเวลา
20
o < แปลงตวอกษรเปนตวพมพเลก o > แปลงตวอกษรเปนตวพมพใหญ o ! ทำาให Input Mark ใสคาจากขวาไปซาย o \ ทำาใหแสดงตวอกษรทตามหลงเครองหมายน
Caption คำาอธบายฟลด เปนสวนทใชแทนชอฟลด
Default Valueคาเรมตนของขอมล
Validity Ruleกฎเกณฑในการรบขอมล เชน ="A" or "B" or "AB" or "O" หมายถงใหรบเฉพาะตวอกษร A หรอ B หรอ AB หรอ O หรอ Between 2000 and 5000 หมายถงใหรบเฉพาะตวเลขทมคาระหวาง 2000 ถง 5000
ก�รปอนขอมล
เมอสรางตารางขอมลเรยบรอยแลว กจะเปนขนตอนการปอนขอมลลงในตาราง ซงสามารถกระทำาไดหลายวธ เชน
การปอนผานตารางขอมล การปอนผานฟอรม (FORM) การคดลอก (Copy) การนำาเขา (Import)
สำาหรบกรณน จะเปนการปอนผานตารางขอมล ซงสามารถกระทำาได ดงน
เปดไฟลขอมล คลกทแถบ Tables คลกเลอก Table ทตองการ เชน ตารางนามบตร คลกปม Open จะปรากฏหนาตางปอนขอมล ดงน
21
ฟลด "ลำาดบท" เปน AutoNumber ดงนนใหกดปม <Enter> ผานไปไดเลย
Cursor จะเลอนไปยงฟลด "คำานำาหนา" ปอนคำานำาหนาทตองการ สำาหรบฟลดอน กใชหลกการเดยวกน คอ กดปม <Tab> หรอ <ลก
ศร> แลวปอนขอมล การเลอนกลบ ใหใช <Shift><Tab> เมอปอนไดตามทตองการ ใหปดหนาจอโดยการกดปม <Ctrl><W>
โปรแกรมจะทำาการบนทกขอมลใหอตโนมต
ก�รทำ�ง�นกบต�ร�งขอมล
เมอเปดไฟลฐานขอมลขนมาแลว การทำางานในโปรแกรมจะอาศยบตรรายการใบแรกทชอวา "Tables" อนเปนบตรรายการทเกบรวบรวมตารางขอมลทได
22
สรางไวในไฟลฐานขอมล นบเปนบตรรายการสำาคญใบแรกในการใชงาน
ขอมลในบตรรายการ Tables จะอยในรปของตาราง อาจจะเปนตารางเดยว, ตารางหลายตารางทแยกการทำางาน หรอตารางหลายตารางทมการสรางความสมพนธระหวางขอมลไว (Relationship) กได
วธก�รทำ�ง�นกบบตรร�ยก�ร Tables
เปดไฟลฐานขอมล Click ทบตรรายการ Tables ปรากฏตารางขอมลภายในบตรรายการ
ก�รขอดขอมลในต�ร�ง
Click เลอกตารางขอมลทตองการ Click ทปม Open ปรากฏขอมลในรปของตารางทประกอบดวยแถวแนวตงและ แถวแนว
นอน
23
ก�รปรบแตงแบบอกษรหรอฟอนตในต�ร�งขอมล
บางครงตารางทบนทกขอมลภาษาไทย เมอนำาไปเรยกดดวยคอมพวเตอรเครองอน อาจจะพบวาการแสดงผลภาษาไทยไมถกตอง เกดปญหาตวอกษรขยะ ดงนนจะตองปรบแตงแบบอกษรหรอฟอนตใหม ดงน
เปดตารางขอมล เลอกคำาสง Format, Font... ปรากฏกรอบโตตอบการปรบแตงแบบอกษร
24
เลอกแบบอกษรทแสดงผลภาษาไทยได เชน AngsanaUPC, JasmineUPC, Angsana New จากรายการ Font :
เลอกลกษณะตวอกษร (Font style), ขนาดตวอกษร (Size) และสตวอกษร (Color) ทตองการ
Click ทปม OK เพอยนยนการปรบแตงแบบอกษร
ก�รควบคมหน�ต�งขอมล
ขอมลในตารางทเปดแสดง จะอยในรปของหนาตางการทำางาน ดงนนควรทราบวธการควบคมหนาตางขอมล เพอชวยใหการทำางานและแสดงผลเกดประสทธภาพสงสด
ก�รยอ/ขย�ยขน�ดหน�ต�งขอมล
หนาตางขอมลสามารถยอ หรอขยายขนาดได โดยอาศยปม Maximize / Restore Button ควบคม สภาพการทำางานทดทสด ควรขยายขนาดของหนาตางใหสงสด เทากบขนาดของ
25
จอภาพ โดย Click ทปม Maximize
ก�รปดหน�ต�ง
เมอเลกใชงานหนาตางขอมล สามารถปดไดโดย Click ทปมปดหนาตาง (Close Button) ซงปรากฏอย ณ ตำาแหนงมมบนดานขวาของตาราง
ก�รเลอนดขอมลในต�ร�ง
ขอมลในตารางฐานขอมลมกจะเกบไวในปรมาณมาก ซงไมสามารถแสดงผลไดครบใน 1 จอภาพ ดงนนจะตองอาศยการเลอนจอภาพเพอดผล
การเลอนดขอมลในตารางฐานขอมล มวธการหลายๆ วธ เชน
เลอนโดยการใชปมลกศร เลอนโดยใชแถบเลอน (Scroll Bar) ซงจะปรากฏในรปแถวแนวนอน
ดานลางของตาราง และรปแถวแนวตงทขอบขวาของตาราง
การใชแถบควบคมการเลอนเรคคอรด (Record Navigator) ในกรณทตองการเลอนดขอมลครงละ 1 เรคคอรด สามารถใชปมเลอนบนแถบควบคมการเลอนเรคคอรด ซงจะปรากฏทดานลางของตาราง
26
ก�รทำ�ง�นกบขอมลในต�ร�ง
ก�รเพมขอมลใหม (Add New Record)
Click ทปม New Record ในแถบเครองมอหรอเลอน Cursor ไปยงเรคคอรดสดทาย
Cursor จะเลอนไปยงเรคคอรดวางเรคคอรดสดทาย พมพขอมลทตองการในแตละฟลด โดยใชปม <TAB> หรอ
<Shift><Tab> ชวยในการเลอน Cursor ไปมาระหวางฟลด
ก�รลบเรคคอรด (Delete Record)
นำา Cursor ไปไวยงเรคคอรดทตองการลบ Click ทปม Delete Record โปรแกรมจะแสดงกรอบโตตอบเพอยนยนการลบขอมล
Click ทปม Yes เมอยนยนทจะลบเรคคอรด หรอ Click ทปม No เมอตองการยกเลกการลบเรคคอรด
ก�รแกไขขอมล
27
Click เมาสในฟลดทตองการแกไข พมพขอมลทตองการ
ก�รปรบคว�มกว�งของคอลมน (Column Width)
เลอนเมาสไปยงเสนคนระหวางชอฟลดในแถบแสดงชอฟลด
Drag เมาสใหไดความกวางทตองการ หรอ Double Click เพอใหไดความกวางพอดกบความยาวของขอมลในฟลดนนๆ
ก�รจดเรยงขอมล (Sorting)
Click เมาสในฟลดทตองการใชเปนเงอนไขเพอจดเรยงขอมล Click ทปมเครองมอจดเรยงขอมล ซงม 2 ปม ไดแก
o ปมจดเรยงขอมลจากนอยไปหามาก คอ จดเรยง 0 - 9, ก - ฮ หรอ A - Z
o ปมจดเรยงขอมลจากมากไปหานอย คอ จดเรยง 9 - 0, ฮ - ก หรอ Z - A
ก�รคนห�ขอมล (Finding)
Click เมาสในฟลดทตองการคนหาขอมล เลอกคำาสง Edit, Find... ปรากฏกรอบโตตอบการคนหาขอมล
พมพคำาทตองการคนหาในรายการ Find What : กำาหนดทศทางการคนหาจากรายการ Search :
28
คอ คนหาทงตาราง (All) หรอ คนหาจากตำาแหนง Cursor ขนไปถงเรคคอรดแรก (Up) หรอ คนหาจากตำาแหนง Cursor ลงไปถงเรคคอรดสดทาย (Down)
กำาหนดการตรวจสอบขอมลจากรายการ Match : หากคำาทกำาหนด ตองการใหโปรแกรมคนหาจากสวนหนงสวนใดของฟลด ใหเลอก Any Part of Field หากตองการใหคำาทคนหา ตรงกบคำาทปอน ใหเลอก Whole Filed หากตองการใหคำาทกำาหนด อยตอนตนขอความในฟลดใหเลอก Start of Field เชน ปอนคำาทตองการคนหาดวยคำาวา "คอมพวเตอร" โดยขอมลในตารางม "ศนยคอมพวเตอร" , "คอมพวเตอร" , "คอมพวเตอรศกษา"
o เมอเลอกรายการ Match เปน Any Part of Field โปรแกรมกจะพบขอความในฟลดทมรายการ "ศนยคอมพวเตอร" และ "คอมพวเตอร" และ "คอมพวเตอรศกษา"
o เมอเลอกรายการ Match เปน Whole Field โปรแกรมกจะพบเฉพาะคำาวา "คอมพวเตอร"
o เมอเลอกรายการ Match เปน Start of Field โปรแกรมจะพบเฉพาะคำาวา "คอมพวเตอรศกษา"
เมอคำาทคนหาเปนภาษาองกฤษ และตองการตรวจสอบตวอกษรพมพใหญ อกษรพมพเลก ใหเลอกรายการ Match Case ดวย
Search Fields As Formatted ใชเมอตองการคนหาคำาทมการจดฟอรเมตตรงกน
Search Only Current Field เมอตองการคนหาเฉพาะในฟลดท Cursor อย ไมตองคนหาทงตาราง
กำาหนดคาตางๆ แลว ใชปม Find First เพอคนหาครงแรก และใชปม Find Next เพอคนหารายการถดไป หรอปม Close เพอยกเลกการคนหาขอมล
ก�รคดเลอก หรอกรองขอมล (FILTER)
29
ลกษณะงานเดนของ Microsoft Access งานหนง คอ การกรองหรอการคดเลอกขอมลจากตาราง เพอนำาไปประมวลผลในรปแบบทตองการ เชน การเลอกขอมลเฉพาะบคคลในภาคเหนอ จากขอมลทงหมด หรอการเลอกแสดงเฉพาะบคคลทมเงนเดอนมากกวา 15,000 บาเปนตน
การทำางานดวย Query นอกเหนอจากชวยในเรองการคดเลอกขอมลแลว ยงชวยในการควบคมการแสดงผล การจดเรยงขอมล และการคนหาขอมลดวย
ก�รคดเลอกขอมล
ตรวจสอบวาเปดหนาตางตารางขอมลเปดอยหรอไม ถาเปด ใหปดกอน Click ทบตรรายการ Queries
Click ทปม New เพอสรางตารางการกรองขอมล ปรากฏกรอบโตตอบเลอกรปแบบการสรางตารางกรองขอมล
เลอกรปแบบการสรางตารางกรองขอมลแบบ Design View แลว Click ทปม OK
โปรแกรมจะถามถงตารางขอมล (Table) ทตองการนำามากรองขอมล
30
Click เลอกตารางชอ "บคคล-1" แลว Click ทปม Add จากนน Click ทปม Close
เขาสหนาตางการกรองขอมลทเรยกวา หนาตาง QBE (Query By Example) ประกอบดวยพนทการทำางาน 2 สวน สวนบนแสดงรายชอฟลดในตาราง สวนลางแสดงตารางการทำางานทใชกำาหนดเงอนไขการกรองขอมล
กำาหนดเงอนไขการแสดงผล การกรอง และการจดเรยงขอมล o รายการ Field ใหระบชอฟลดทตองการคดเลอก o รายการ Sort ระบเงอนไขในการจดเรยงขอมล o รายการ Show เลอกเพอใหแสดงหรอไมตองแสดงผล o รายการ Criteria ใสเงอนไขการคดเลอกขอมล
ตรวจสอบผลการใชเงอนไขโดยเลอกจากคำาสง View, Datasheet โปรแกรมจะแสดงผลลพธโดยนำาขอมลทตรงตามเงอนไขมาสรางเปน
ตารางใหม เรยกวา Dynaset
31
กลบไปสจอภาพการกำาหนดเงอนไข ดวยคำาสง View, Query Design
จดเกบเงอนไขการทำางาน Query ดวยคำาสง File, Save พมพชอชนงาน (ยาวไมเกน 255 ตว) ในกรอบโตตอบ แลว Click ท
ปม OK
ดหนาตางการทำางาน Query
กฎเกณฑในก�รเลอกขอมล (CRITERIA)
การเลอกขอมลใดๆ จะตองกำาหนดเงอนไข หรอกฏเกณฑในแถว Criteria เสมอ โดยกฏเกณฑทระบ สามารถกำาหนดไดดงน
ค�คงท - การใชคาคงทเปนกฏเกณฑในการเลอกขอมล กระทำาไดงายทสด โดยผใชพมพขอความหรอคำาทตองการลงไปไดตรงๆ โดยถาคาคงทเปน
ตวเลข โปรแกรมจะคงคาในไวในลกษณะเดม ตวอกษร โปรแกรมจะใสเครองหมายคำาพดกำากบ วนท จะมเครองหมาย # กำากบหนาและหลงขอความแบบวนท
เชน ตองการคดเลอกบคคลทมชอคอ Alex กพมพคำาวา Alex ในชอง Criteria หรอหากตองการคนหาขอมลของคนทเกดวนท 1/1/1972 กพมพเปน 1/1/72 โปรแกรมจะใสเครองหมาย # กำากบ ซงจะปรากฏผลเปน #1/1/72# เปนตน
ตวกำ�กบในก�รคดเลอกขอมล (Operator)
การใสกฏเกณฑเพอคดเลอกขอมล โปรแกรมจะใชตวกำากบเปน Like เสมอ เชน หากใสกฏเกณฑเปน Alex กจะมความหมายคอ Like "Alex" ซงโดยปกตโปรแกรมจะใสตวกำากบ Like ใหโดยอตโนมต ยกเวนกรณทปอนเงอนไข หรอกฏเกณฑทซบซอน ผใชตองใส Like ดวยตวเองเสมอ
32
นอกจากตวกำากบ Like ยงมตวกำากบอนๆ อก ไดแก
In คดเลอกขอมลตามเงอนไขทอยในตวกำากบนรปแบบ คอ [Not] In(Value1, Value2,…)เชน In("Jan","Feb") - คดเลอกขอมลเฉพาะทมขอมลเดอน Jan และ Feb
Between..And.. คดเลอกขอมลตามเงอนไขทอยในชวงตวกำากบนรปแบบ คอ Between value1 And value2เชน Between 2000 and 5000 - คดเลอกขอมลเฉพาะขอมลทมคาในชวง 2000 - 5000
เครองหม�ยชวยในก�รคดเลอกแบบ Wildcard
นอกจากการใชคาคงทในการคนหาขอมล ยงสามารถใชเครองหมายแบบ Wildcard ชวยในการคนหาดวย เชน คนหาคนทมชอขนตนดวยตวอกษร A กจะใสกฎเกณฑเปน A* ดงนนเครองหมาย * กคอ Wildcard แบบหนงนนเอง
เครองหม�ยชวยในก�รคดเลอกแบบ Wildcard ไดแก
* แทนตวอกษรหรอตวเลขจำานวนกตวกได ณ ตำาแหนงทวางเครองหมาย เชนA* ผลทไดคอ ทกขอมลทมตว A เปนตวแรก*A ผลทไดคอ ทกขอมลทมตว A เปนตวสดทาย*A* ผลทไดคอ ทกขอมลทมตว A ผสมอย
? แทนตวอกษรหรอตวเลขเทากบจำานวนเครองหมาย ? ณ ตำาแหนงทระบ เชน?t ผลทไดคอ ทกขอมลทความยาวไมเกนสองตวอกษร โดยตวทสองเปนตว t ตวแรกเปนอะไรกได
33
A?? ผลทไดคอ ทกขอมลทมความยาวไมเกน 3 ตวอกษร โดยทตวแรกเปนตวอกษร A ทเหลออก 2 ตว เปน อะไรกได
# ตวเลขอะไรกได ในตำาแหนงทกำาหนดเครองหมาย # [ ] ชวงตวอกษรหรอตวเลขทระบในวงเลบ เชน
[abcde] แทน a, b, c, d, e[a-b]* แทน ทกขอมลทมตวแรกเปน a หรอ b ทเหลอเปน อะไรกได
! มความหมายเทากบ Not เชน !A* คอขอมลทกขอมลทไมไดขนตนดวยตวอกษร A
ชอฟลดกบก�รคดเลอกขอมล - ถาตองการคดเลอกขอมลและตองใชชอฟลดประกอบ ตองใสชอฟลดในเครองหมายวงเลบกามป [ ] เสมอ
ค�ว�ง - ในการคดเลอกขอมลทมคาวาง ใชคำาวา Is Null กำากบเสมอ
เงอนไขคนแบบพ�ร�มเตอร - การสรางเงอนไขเพอคดเลอกขอมล อาจจะทำาเปนตวแปรใหผใชปอนขอมลเองได เรยกวา Parameter โดยแทนทจะใสคาขอมลในบรรทด Criteria ใหผใชปอนขอความสอถงเงอนไขภายใตเครองหมายวงเลบกามป เชน [Enter name:]
สร�งฟอรมและร�ยง�น (FORM & REPORT)
การนำาเสนอขอมลดวย MS-Access กระทำาไดทงในรปแบบของฟอรม (Form) แสดงผลผานจอภาพคอมพวเตอร และรายงาน (Report) ออกทางเครองพมพ โดยขอมลทนำามาสรางฟอรมและรายงานจะอยในรปของตารางขอมล (Table) หรอชนงานกรองขอมล (Query) กได
MS-Access เตรยมความสามารถดานเนรมต หรอ วซารด (Wizard) เพอชวยใหการสรางฟอรมและรายงานกระทำาไดงาย สะดวก และรวดเรว
สร�งฟอรมดวยวซ�รด (Form Wizard)
Click เลอกบตรรายการ Forms
34
Click ทปม New Click เลอกรายการ Form Wiard จากกรอบโตตอบการสรางฟอรม
(New Form Dialog Box)
Click ทปมลกศรจากรายการ Choose the table or query where the object's data comes form :
โปรแกรมจะแสดงรายชอ Table และ Query ทสรางไวแลว
เลอก Table หรอ Query ทตองการนำามาสรางฟอรม Click ทปม OK ปรากฏหนาตางเลอกฟลดทตองการนำามาสรางฟอรม
35
เลอกฟลดทตองการ แลว Click ทปมสามเหลยมชไปดานขวา รายการฟลดทเลอกจะไปแสดงในกรอบดานขวา หากเลอกฟลดผด ตองการยกเลก ให Click ทฟลดทตองการเอาออกจากกรอบดานขวา แลว Click ทปมสามเหลยมชไปดานซายเพอเอาฟลดทเลอกออกจากกรอบดานขวา
เมอเลอกไดฟลดทตองการแลว นำาเมาสไป Click ทปม Next เพอเลอกลกษณะงานอนตอ
หนาตางถดไปคอ การเลอกรปแบบของฟอรม 3 รปแบบ คอ แบบ Columnar แสดงผล 1 เรคคอรดตอ 1 จอภาพ แบบ Tabular แสดงผลคลายตารางแตมรปแบบทสวยงาม สวนแบบ Datasheet คอฟอรมทมลกษณะเดยวกบตารางขอมลปกตนนเอง
เมอเลอกรปแบบของฟอรมแลว ให Click ทปม Next เพอเลอกลกษณะการแสดงผลของฟลดและตวอกษรบนฟอรม
หลงจากเลอกลกษณะการแสดงผลของฟลดและตวอกษรบนฟอรม ให Click ทปม Next จะแสดงหนาตางการทำางานขนสดทาย
36
Click ทปม Finish โปรแกรมจะสรางฟอรมตามลกษณะทเลอก
จดเกบฟอรมดวยคำาสง File, Save
ก�รแกไขปรบแตงฟอรม
จากฟอรมทโปรแกรมไดสรางให จะพบวาสวนทเปนขอความกำากบรายการฟลดจะแสดงเปนตวอกษรขยะ ซงผใชจะตองไปแกไข ปรบเปลยนฟอนตใหแสดงผลภาษาไทยได โดย
เลอกคำาสง View, Form Design เพอเขาไปสหนาตางการแกไขฟอรม
นำาเมาสไป Click ณ รายการทตองการแกไข ปรากฏจดสเหลยมสดำาลอมรอบรายการนนๆ
เลอกฟอนตทสามารถแสดงผลภาษาไทย ไดจากปมเปลยนฟอนตจากแถบเครองมอ
เมอแกไขทกรายการ ใหบนทกไวดวยคำาสง File, Save กลบไปสโหมดการแสดงผลเพอใชงานดวยคำาสง View, Form
37
ก�รสร�งและแกไขร�ยง�น
การสรางและแกไขรายงานอาศยหลกการเดยวกบการสรางและแกไขฟอรม
สร�งโปรแกรมแบบ Non-Programming ดวย Access 97
ถาคณกำาลงมองหาโปรแกรมสกตว เพอนำามาพฒนาระบบงานของคณ โดยไมตองไปเรยนร ภาษาคอมพวเตอร Access เปนทางเลอกหนง เพราะมนสามารถสรางระบบงาน ใหคณไดอยางรวดเรว ดวยความสามารถ ทเรยกวา ตววเศษ (Wizard)
ปจจบนเทคโนโลยคอมพวเตอร โดยเฉพาะดานซอฟตแวร ไดพฒนาไปมาก ไมตองยงยากกบการศกษาภาษาคอมพวเตอร และการลงรหส แตดวยความสามารถ ทเรยกวา ตววเศษ หรอตวเนรมตงาน(wizard) ทไมโครซอฟตไดเตรยมไวให ในโปรแกรม Accesss ตงแต Version 2.0 ถง Version ปจจบน ทำาใหการพฒนาระบบงานตางๆ กระทำาไดงายและสะดวก
การสรางระบบงานน ผมจะสมมตวาเราจะทำา ระบบขอมลบคคลแบบงายๆ กอน โดยเนนทการทำาฟอรมรบ และแกไขขอมล เรมตนดวยการเรยกโปรแกรม Microsoft Access 97 ถาคณยงไมไดตดตง กหามาตดตงนะครบ เพราะโปรแกรมนปจจบนหาไดงาย และใชงานไดสะดวก ควรจะมในคอมพวเตอรอยแลวครบ
เลอนเมาสดวยความชำานาญ (แตถายงไมชำานาญกไมเปนไรครบ คอยๆ เลอนกไดครบ) แลวคลกเรยก Microsoft Access97 จอภาพโปรแกรม แสดงใหคณเหนดงรปท 1 เลอกตวเลอก Table wizard เพอสรางตารางแบบอตโนมต เหนไหมครบ แตเรมตนกอตโนมตแลว จากนนกดปม OK จะปรากฏหนาจอถดไป ดงรปท 2 จากรปน ใหคณคลกทบตรรายการ Database แลวเลอนหารายการ Address Book แลวกดปม OK อกครง เพอเขาสการตงระบบ โดยเรมตน ใหพมพชอไฟล ทจะใชจดเกบระบบงานน ซงโปรแกรมใส
38
นามสกลเปน .MDB ให เมอปอนชอไฟลแลวกกดปม Create เพอเรมสรางระบบงาน
รปท 1 กรอบแสดงการสรางระบบงาน
รปท 2 กรอบเลอกรปแบบระบบงานยอย
หนาจอควบคม การสรางระบบงานทเลอก จะปรากฏดงรปท3 Database Wizard อนนใหคลกผานไปเลย ในหนาทสองรปท 4 อนนสำาคญ ใหดในชองรายการ Field in thetable รายการใด (Field) ทตองการใชงาน กนำาเมาส
39
ไปคลก ใหมเครองหมายถก ถารายการใด ไมตองการ กเอาเครองหมายถกออก แคนเองครบ สำาหรบการสรางฟลด จากนนกกดปม Next ตอครบ
รปท 3 หนาแรกของ Database Wizard
รปท 4 หนาจอการสรางฟลด
หนาจอถดไป จะเปนการเลอกรปแบบของฟอรม ลองไลดนะครบ มใหเลอกหลากแบบ สวยๆ ทงนนๆ ครบ เสรจแลวก Next ถดไปกจะเลอก รปแบบของตวอกษรบนฟอรม เชนกนครบเลอกแลวก Next ผาน ถดไปใหปอนหวตาราง (Title) แลว Next เชนเดมชดทายก Finist ถงแลวครบเสนชย ของการสรางตาราง รอสกครโปรแกรม จะสรางตาราง ดงรปท 5 และกำาหนดคาทเหมาะสมใหกบตาราง โดยอตโนมต เรวดไหม ผลลพธจากการประมวลผล จะเปนดงรปท 6
40
รปท 5 การประมวลผลเพอสรางระบบงาน
รปท 6 ระบบงานทพฒนาเสรจแลวดวย Database Wizard
สร�งโปรแกรมแบบ Non-Programming ดวย Access 97 # 2/2
ระบบงานทพฒนาดวย ความสามารถน ประกอบดวยฟอรม และรายงานรปแบบตาง เชน ถาคณเลอกรายการ Enter/New Addresses จะปรากฏฟอรมสำาหรบปอนและแกไขขอมล รปท 7 และรปท 8 ซงสามารถสลบการปอนขอมลดวยปม Page 1 / 2 ขอมลทกขอมลทปอนในฟอรมน จะสงไปเกบไวใน ตารางขอมลโดยอตโนมต
41
รปท 7 ฟอรม Enter/New Addresses ขอมลสวนตว
รปท 8 ฟอรม Enter/New Addresses ขอมลเกยวกบอนเทอรเนต
สำาหรบรายงาน (Report) ทโปรแกรมพฒนาให มหลายรายการ ดงรปท 9 และมรปแบบรายงานดวอยางดงรปท 10 เหนไหมครบ แมแตรายงาน โปรแกรมกจดทำาใหอยางเรยบรอย
รปท 9 เมนเลอกการสงพมพรายงานตางๆ
42
รปท 10 ตวอยางของรายงาน
43