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Migración de Documentos a Formatos Libres y Abiertos
Olivier Hallot
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Situaciones comunes en el mercadeo
● Las grandes y medianas empresas y organizaciones gubernamentales
● Cientos o miles de empleados● Gran interés de los proveedores con altas
facturas
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Los conductores de la migración de documentos
● El costo del software de ofimática puede ser muy caro,
● Complicada relación con el proveedor de Microsoft o de sus agentes de ventas.
● "Lock-in" con el proveedor: "insostenible, indeseada, irrazonable y oneroso"
● Calidad del software libre● Preservación de sus documentos por décadas
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En el mercadeo de ofimática
● El modelo de ventas de licencias se queda viejo y caro
● Es un inhibidor de innovación, y sigue absorbiendo la inversión de las empresas pequeñas.
● El software libre llegó para romper monopolios y estimular competición
● Pero sigue con problemas de estándares de formatos de documentos.
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Principales problemas de la migración de
ambiente ofimática:
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●Interoperabilidad de documentos
●Gestión del cambio de herramienta ofimática
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Interoperabilidad de documentos
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Porque tenemos problemas de
interoperbilidad?
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“Reverse Engineering”
●“Reverse engineering” de formatos propietarios● Desarrollo desde el cero● Mucha información escondida, sin especificaciones conocidas
● Formatos DOC y XLS cambian con el tiempo● Logramos 99% de éxito● Pero seguimos con 1% con problemas
1% hacen toda la diferencia
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Formatos proprietarios
LER GRAVAR
LER GRAVAR
DOC, XLS, PPT
DOC, XLS, PPT
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LER GRAVAR
LER GRAVAR
DOC, XLS, PPT
DOC, XLS, PPT
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Office Open XML de Microsoft
● 2008-> el formato OOXML tornase un estándar ISO 29500● El estándar no pudo ser implementado por Microsoft
● Tuvieran de crear el OOXML “Transitional” – Office 2007, 2010, 2013
● El estándar “OOXML Strict” sigue sin implementación completa.
● El “OOXML Strict” és una descripción por XML de la suite ofimática de Microsoft.● Solo Microsoft utiliza este formato y implementarlo es muy
costoso.
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LibreOffice y OOXML
● Sin embargo, algunos usuarios de LibreOffice quieren OOXML, pero no quieren Microsoft.● Han hecho contratos para implementación de
OOXML en LibreOffice.● OOXML es complejo y su implementación
demanda esfuerzo de largo plazo.
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Interoperabilidad de documentos
● Desformatación de documentos● Formatos “trasitional”: DOCX, XLSX, PPTX
●FORMATO ODF (Interno)
●FORMATO PDF (Externo)
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Gestión del cambio de herramienta ofimática
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La resistencia al cambio
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Sacar el MSOffice de la empresa o mantenerlo?
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Mantener el MS Office● Si la licencia es legal, es mejor mantener una copia
de MS-Office y dejarla sin actualización.● En caso contrario, retire la licencia del software
pirateado.● Siempre busque generar nuevos documentos en
ODF● Mantenga una colección de plantillas de
documentos (presentaciones, cartas, formularios) en
ODF.
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Gestión del cambio: Armar un proyecto
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El proyecto de migración y sus frentes
● El frente del apoyo ejecutivo● El frente de la gestión del cambio● El frente de las aplicaciones● El frente de apoyo a los usuarios● El frente de la distribución de software● El frente de la comunidad
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El frente del apoyo ejecutivo
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El frente del patrocinio ejecutivo
● Obtener apoyo ejecutivo de la máxima autoridad en la empresa
● Este es un proyecto para ser vendido a la junta de directores
● Todos los beneficios inmediatos y estratégicos claramente presentados, ODF y reducción de costos son fundamentales para la decisión
● Sin este compromiso, ¡ALTO!
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El frente de la gestión del cambio
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El frente de la gestión del cambio
● Entender que la migración es un cambio en la cultura
● Centrarse en las personas, no en aspectos técnicos
● Dos tareas cruciales● Comunicación interna al usuario● Formación de los trabajadores
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El frente de la gestión del cambioComunicación al usuário
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El frente de la gestión del cambioComunicación al usuário
● La comunicación interna es la parte más importante del proyecto.
● Hagalo con mucho cuidado.● A nadie le gusta un correo electrónico.● Televisión corporativa● Materiales impresos o revista interna● “Hot-site” interno con Q & A, preguntas
frecuentes, guías rápidas
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El frente de la gestión de cambioFormación
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El frente de la gestión de cambioFormación
● La formación es una oportunidad única para el gerente y su personal, y debe ser visto como un beneficio y prestigio al empleado.
● Los empleados valoran la formación y les gustan mucho
● Es una oportunidad - incluso - para saber cosas que no nunca supieron correctamente.
● Cada gerente debe tener su compromiso oficial que su empleado PARTICIPE de la formación
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La frente de aplicaciones
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La frente de aplicaciones
● Adaptarse a las aplicaciones internas● Leer documentos ODF● Generar documentos ODF
● Obtener compromisos de los proveedores con el formato ODF
● Taller interno para los desarrolladores con utilización de herramientas libres.
● Siempre preferir formatos abiertos (ODF, RTF, TXT, etc ...)
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La frente del soporte al usuario
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La frente del soporte al usuario
● Dote a su Help-desk● Centrarse en los temas:
● El comportamiento del usuario● Diferencias con soluciones Microsoft● Ventajas del LibreOffice
● Motivar el apoyo para ser su socio en el proyecto y apoyar la iniciativa
● NO SOLUCIONAR PROBLEMA DE USUARIO recalcitrante
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La frente de distribución
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La frente de distribución● El LibreOffice no esta empaquetado para la
distribución fácil en las empresas.● Poca documentación para la instalación● Scripts especiales para las herramientas de
distribución de software● Personalización de LibreOffice posible
● Extensiones● Modelos● Configuración
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La frente de la comunidad
● Las empresas no tienen canales fáciles de comunicación con las comunidades. Hay necesidad de un agente de unión.
● BUSCAR PROVEEDOR DE SOPORTE a LibreOffice● Problemas de interoperabilidad con MS Office● Corrección de errores● Nuevas implementaciones
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Retirar el MSOffice
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Planificación● Premisa: 100% no es factible
● La dependencia de los proveedores,● macros complejas● Hojas de cálculo "Monster" (consultas en SAP...)
● Escribir una documento para la eliminación● Explicar los problemas● Establecer metas y plazos para los departamentos o
sectores● Los agentes de cambio de informática en organizaciones
muy grandes
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Ejecución
● Usuario con miedo de perder su MSOffice● Comunicar, comunicar, comunicar
● Primera ola de retiros● Algunas solicitudes para volver con la licencia de
Office.
● Segunda ola de retiros● Aumento de llamadas al Help Desk
● Seguir con pilotos en otras áreas de la empresa
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Factores críticos de éxito
● Comunicación: ¿Por qué?, o qué es y cuándo LibreOffice...
● Preparación de la help-desk para hacer frente a la creciente demanda de ayuda
● Coexistencia de MSOffice com LibreOffice con fecha límite, o MSOffice quedar-se irrelevante.
● Tasa por licencia de MSOffice restante● Evitar / limitar la vuelta a MSOffice.
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Una buena noticia
El LibreOffice llegó para quedarse
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Dudas?
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Gracias!