Download - Modul MYOB v.12
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
1
MODUL PENGENALAN DAN PRAKTIKUM MYOB
SEKILAS PANDANG
Indonesia adalah negara yang maju dengan kekayaan alam yang berlimpah. Namun sungguh sangat
memprihatinkan apabila di dalamnya ternyata tersebar begitu banyaknya pengangguran dengan
secara sadar atau tidak sadar dalam otak mereka berbicara “setelah sekolah/kuliah→aku cari kerja”,
−bukan menciptakan kerja. Mindset yang lambat laun telah menjadi budaya. Sungguh masuk akal jika
dilogika, betapa tidak, partambahan jumlah lapangan kerja tiap tahunnya masih jauh dibawah jumlah
lulusan sekolah atau perguruan tinggi yang berniat untuk mencari kerja. Kalau seperti ini,
pengangguran memang sudah wajar.
Solusi untuk keluar dari masalah itu adalah dengan cara mengubah sedikit demi sedikit mindset para
lulusan menjadi “satelah sekolah/kuliah→aku menciptakan kerja. Menciptakan lapangan pekerjaan
berarti mendirikan usaha yang istilah lainnya bisa disebut dengan bisnis. Bisnis disini bukan hanya
sebagai ladang uji coba, namun harus diciptakan sedemikian rupa agar dapat berkembang dan
meminimalkan resiko kegagalan sehingga pada akhirnya dapat dijadikan sebagai lapangan pekerjaan
bagi orang banyak.
Bisnis tidak harus besar, namun semangat untuk membesarkan bisnisnya wajib ada. Keuletan,
ketrampilan, dan kecermatan dalam mengelola suatu bisnis harus ditanamkan jika ingin bisnisnya
berkembang. Cermat dalam berbisnis diantaranya bisa cermat dalam melihat pesaing, cermat dalam
membuat inovasi, serta yang lebih penting adalah cermat dalam mengelola keuangan. Instrumen
keuangan yang begitu kompleks dan ruwet hingga kadang kita bisa terkecoh jika tidak dicatat dan dan
dilakukan pembukuan dengan baik.
Ketidakpahaman dalam penyusunan laporan keuangan bisa menjadi penyebab kegagalan dalam
pengelolaan keuangan bagi bisnis kecil yang dijalankan oleh para pemula yang ingin belajar dan mulai
terjun di dunia bisnis. Selain itu malas dalam mengelola keuangan adalah faktor lainnya yang menjadi
penyakit umum dan sudah biasa menghinggapi para pebisnis kecil-kecilan atau yang menjalankan
bisnisnya sebagai sambilan maupun pekerjaan utama. Semua itu jika kita perhatikan, sebenarnya bisa
kita jadikan sebagai acuan dan koreksi untuk memperbaiki masalah pengelolaan keuangan yang lebih
baik, sistematis, dan berkualitas karena bagaimanapun juga itu dapat memberikan gambaran umum
mengenai kualitas dan kondisi suatu perusahaan atau bisnis yang kita jalankan.
Dalam suatu organisasi bisnis harus mampu menyajikan laporan keuangan yang baik dan berkualitas
yang gunanya yaitu untuk kepentingan internal maupun external organisasi bisnis. Ini adalah hal yang
penting guna pengontrolan serta pengambilan keputusan/kebijakan organisasi, akan dilakukan seperti
apa ke depannya berdasarkan laporan keuangan yang ada sekarang. Laporan kondisi keuangan juga
sangat berguna untuk pihak luar atau investor guna melihat kondisi dan kualitas perusahaan jika itu
dalam bentuk perusahaan.
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
2
Menanggapi masalah seperti itu penulis mencoba mangajak anda sebagai pelaku bisnis atau yang
akan terjun di dunia bisnis untuk dikenalkan dengan software yang diharapkan bisa membantu
problema dan masalah diatas, yaitu penggunaan software MYOB sebagai software keuangan.
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
3
BAB 1
MENGENAL MYOB
MYOB (Mind Your Own Bisiness) merupakan program aplikasi untuk akuntansi yang digunakan untuk
pembukuan yang mampu menampilkan laporan keuangan secara lengkap, cepat, dan akurat. MYOB
pertama kali dikembangkan di Australia oleh MYOB Limited Australia dan sekarang telah
dikembangkan dibeberapa negara lain, seperti di New Zealand, Asia, Amerika, Kanada, dan United
Kingdom.
Dalam pengembangannya, MYOB mengeluarkan programnya dalam beberapa versi diantaranya yang
terkenal yaitu:
1. MYOB Premier
2. MYOB Accounting
Perbedaan yang utama dari kedua versi program tersebut ialah terletak pada Fungsi Multi User dan
Multi Currency yang hanya dimiliki oleh MYOB Premier dan tambahan adanya fitur Payroll yang hanya
dimiliki oleh MYOB Premier Plus. Tetapi secara umum keduanya sama. Pengembangan terakhir dari
versi MYOB Accounting yaitu versi 18, sedangkan untuk MYOB Premier sampai versi 12. Disini penulis
akan memperkenalkan salah satunya yaitu MYOB Premier, yang banyak digunakan serta memiliki
fungsi yang lebih lengkap.
Mengapa MYOB?
Beberapa pertimbangan menggunakan software ini sebagai alat yang membantu proses
pekerjaan akuntansi supaya menjadi lebih cepat dan tepat diantaranya adalah :
a) User Friendly (mudah digunakan)
b) Tingkat Keamanan (security) yang valid untuk setiap user
c) Kemampuan explorasi semua laporan ke program Excel tanpa melalui proses export dan
impor file yang merepotkan.
d) Kemampuan track back semua laporan ke sumber dokumen dan sumber transaksi.
e) Dapat di aplikasikan untuk 105 jenis perusahaan yang telah direkomendasikan oleh MYOB.
f) Menampilkan laporan keuangan komparasi (perbandingan) serta menampilkan analisis
laporan dalam bentuk grafik.
g) Bisa dijalankan secara offline maupun online.
h) Software tersebut telah teruji karena program tersebut dikembangkan di beberapa negara
lain, seperti Amerika yang negara tersebut merupakan gudang software yang terkenal dan
hebat.
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
4
Gb 2.01 Control Panel Windows XP
Gb 2.02 Control Panel Windows 7
BAB 2
PERSIAPAN AWAL
Dalam MYOB ada beberapa hal yang perlu dilakukan sebelum kita mulai bekerja. Berikut beberapa
setting yang perlu dilakukan.
1) Regional Setting
Regional setting adalah pengaturan pada sistem operasi Windows yang fungsinya yaitu untuk
menetapkan format standard dalam penulisan mata uang dan simbolnya maupun format tanggal
sesuai dengan standard yang dipakai di negara masing-masing. Regional setting perlu dilakukan
karena akan berpengaruh terhadap simbol dan format penulisan mata uang pada MYOB. Untuk
itu kita perlu memastikan bahwa standard penulisan mata uang maupun simbolnya telah sesuai
dengan standard yang dipakai di Indonesia. Saya akan menjelaskan cara pengaturan pada sistem
operasi Windows XP dan Windows 7, karena kedua sistem operasi tersebut yang paling sering
digunakan saat ini.
Buka Control Panel
Untuk Windows XP buka
Regional and Language
Option, sedangkan pada
Windows 7 buka Region
and Language
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
5
Gb 2.03 Regional Setting Windows XP Gb 2.04 Regional Setting Windows 7
Gb 2.05 Menu List
Setting Region ke Indonesia
Jika sudah, klik OK dan keluar dari Control Panel. Sampai disini pengaturan regional sudah
selesai.
2) Setting Kode Pajak (Tax Codes)
Kode pajak (Tax Codes), adalah fasilitas yang ada di MYOB yang fungsinya yaitu berisi daftar
pajak yang kita pakai beserta kodenya dimana pajak-pajak tersebut akan diberlakukan pada
perusahaan. Dari kode-kode pajak yang telah disediakan tersebut kita bisa menambah,
menghapus, dan mengganti nama pajak sesuai dengan pajak-pajak yang akan diterapkan pada
perusahaan yang kita buat.
Pada kasus ini, karena ini adalah perusahaan yang beroperasi di Indonesia, maka kode pajak
yang akan kita pakai hanya 2 yaitu PPN(Pajak Pertambahan Nilai) dan Non-Taxable. Cara
membuka Tax Codes adalah sebagai berikut :
Dari jendela Command Center. Pada bagian menu bar, klik pada menu Lists kemudian
pilih Tax Codes.
Ubah dan Pilih negara Indonesia
Klik
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
6
Gb 2.06 Daftar Kode Pajak
Gb 2.07 Menghapus Kode Pajak
Sehingga muncul seperti ini :
Diatas adalah daftar kode pajak yang telah ada pada program MYOB. Pajak-pajak
tersebut adalah pajak yang berlaku di luar negeri. Untuk itu kita perlu menyesuaikan
dengan pajak yang berlaku di Indonesia. Dari daftar tersebut kita akan meninggalkan dua
saja yaitu Goods & Services Tax dan Non-taxable. Goods & Services Tax jika di Indonesia
yaitu sama dengan Pajak Pertembahan Nilai (PPN) sehingga kita nanti perlu mengganti
namanya ke dalam bahasa Indonesia dan tarif pajaknya juga disesuaikan dengan yang
ada di Indonesia yaitu 10%. Kemudian Non-Taxable tidak perlu kita hapus karena ini
adalah pajak default yang digunakan oleh MYOB terhadap barang yang tidak dikenakan
pajak dan Non-Taxable tidak bisa dihapus.
CARA MENGHAPUS
Klik pada jenis pajak yang akan kita hapus sehingga berwarna biru, kemudian klik kanan
dan pilih Delete Tax Code. Berikut gambarnya :
Lakukan hal yang sama untuk jenis pajak lainnya yang ingin di hapus. Kemudian sisakan
untuk pajak yang akan kita pakai. Disini yang akan kita sisakan yaitu kode pajak GST dan
N-T, sehingga jadinya seperti ini :
Klik
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
7
nama pajak
prosentase tarif
Gb 2.08 Pajak Yang Dipakai
Gb 2.09 Tanda Panah
Gb 2.10 Edit Pajak
Gb 2.11 Daftar Pajak Akhir
CARA MENGGANTI KODE, TARIF, DAN NAMA PAJAK
Klik pada tanda panah di depan kode atau nama pajak yang akan kita edit, disini kita klik
pada tanda panah di depan GST.
Untuk kode pajaknya kita ganti dengan PPN, kemudian nama pajaknya diganti dengan
Pajak Pertambahan Nilai, dan untuk tarif pajaknya kita ubah menjadi 10%. Jika sudah
klik OK. Hasilnya akan seperti ini :
kode pajak
Klik
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
8
Jika sudah klik Close.
Sampai di sini untuk pengaturan pajak sudah selesai.
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
9
Gb 3.01 Jendela Awal
BAB 3
PEMBUATAN FILE PERUSAHAAN
Profil Perusahaan :
CV. Kurnia adalah dealer sepeda motor yang sedang berkembang pesat. Perusahaan ini menjual
berbagai merk barang seperti Honda, Suzuki, dan Yamaha. Perusahaan ini berdomisili di Jl.
Pemuda Jaya No.99, Semarang. Selain kegiatan utamanya sebagai penjual sepeda motor,
perusahaan ini juga melakukan pelayanan perbaikan(service) dengan cara membuka bengkel
sepada motor. Untuk pencatatan transaksi baik pembelian, penjualan, laporan keuangan dan lain
sebagainya, pemilik menginginkan semuanya dilakukan menggunakan MYOB agar memperoleh
hasil cepat dan akurat. Pencatatan dimulai per 1 Januari 2011.
1. Membuka Program MYOB Premier v12
Buka Start → All Programs → MYOB Premier v12 → + MYOB Premier v12 +
ATAU
Dobel Klik pada sortcut di desktop dengan gambar icon seperti dibawah ini :
Maka akan keluar jendela awal MYOB Premier seperti ini :
Open : Menu untuk membuka database perusahaan yang sudah ada/
sudah dibuat sebelumnya
Create : Menu untuk membuat database perusahaan baru
Explore : Menu untuk membuka contoh data perusahaan yang telah
disiapkan secara default
What’s New : Menu untuk melihat hal-hal terbaru dari Versi MYOB yang sedang
Anda gunakan
Exit : Menu untuk keluar dari MYOB
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
10
Gb 3.02 Jendela Welcome
Gb 3.03 Pengisian Data
Disini asumsinya kita akan membuat database perusahaan baru. Maka kita klik saja menu
Create →
2. Membuat Database Perusahaan Baru
Setelah klik Create, pertama akan muncul jendela Welcome sepeti dibawah ini, langsung saja
klik tombol Next >.
Jendela selanjutnya yaitu untuk pengisian data perusahaan dan tahun akuntansi untuk periode
laporan keuangan yang kita buat. Klik Next > jika sudah mengisi datanya dengan benar.
Serial Number : Diisi hanya jika kita menggunakan MYOB full version dan telah
mendapatkan lisensi yang legal. Sebagai pembelajaran kita cukup
menggunakan versi yang trial. MYOB versi trial bisa digunakan untuk
membuat file baru perusahaan dan mencatat transaksi hingga 30
hari kedepan sejak suatu file dibuat. Untuk pemakaian programnya
tidak ada batasan.
Company Name : Nama perusahaan
UEN No. : Nomor registrasi perusahaan
UEN Type : Type perusahaan
GST No. : Nomor pajak
Address : Alamat perusahaan
Phone Number : Nomor telepon perusahaan
Fax. Number : Nomor faximile perusahaan
Email Address : Alamat email perusahaan
klik
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
11
Gb 3.04 Tahun Periode
Pada kolom pengisian data kita tidak perlu mengisi semuanya. Cukup kita isi nama perusahaan
dan alamatnya saja.
Current Financial Year : Diisi tahun pembukuan/ tutup buku
Last Month of Financial Year : Pilih bulan tutup buku
Conversion Month : Pilih bulan konversi ke MYOB
Number of Accounting Periods : Pilihan jumlah periode akuntansi yang akan
digunakan (Twelve/Thirteen)
Catatan :
Tanggal yang digunakan tidak memiliki hubungan dengan tanggal sesungguhnya/tanggal saat ini.
(tidak harus sesuai dengan tanggal saat ini)
Salah satu kelebihan MYOB dibandingkan dengan aplikasi akuntansi sejenis adalah adanya fasilitas
periode ke tigabelas, periode yang khusus disediakanoleh MYOB untuk mencatat transaksi yang tidak
dimasukkan diantara periode pertama hingga periode ke duabelas
Periode ke 13 digunakan untuk :
- Penyesuaian untuk Auditor, sehingga kita bisa melihat laporan keuangan sebelum diaudit
(periode 1-12) dan laporan keuangan setelah diaudit (periode 1-13).
- Penyesuaian untuk Koreksi fiskal Pajak, sehingga kita bisa melihat laporan keuangan
komersial dan laporan keuangan fiskal.
- Penyesuaian untuk pihak ketiga (ekstern)
- Untuk mencatat transaksi : - Record Journal Entry Accounts
- Transfer Money Accounts
- Receive Money Banking
- Spend Money Banking
- Inventory Adjustment
- Build Items Inventory
Periode 13 tidak bisa digunakan untuk mencatat transaksi :
Account/ Bank reconciliation
Enter Sales
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
12
Gb 3.05 Konfirmasi
Gb 3.06 Pilihan
Receive Payments Sales
Enter Purchases
Pay Bills Purchase
Enter Activity Slip Time Billing
Kali ini kita akan gunakan jumlah periode akuntansi yang duabelas (Twelve).
Setelah klik Next > akan muncul jendela konfirmasi seperti ini :
Klik Next > lagi. Selanjutnya akan muncul jendela yang berisi beberapa pertanyaan :
Terdapat 3 pilihan yang disediakan :
1)
Menggunakan daftar akun yang disediakan oleh MYOB sesuai dengan jenis usaha yang
kita pilih. Jika memilih ini, maka selanjutnya kita akan disajikan pilihan jenis usaha yang
kita jalankan.
2)
Menggunakan fasilitas import akun, dimana akun yang akan digunakan telah disimpan di
dalam suatu file text.
3)
Membuat sendiri daftar akun pada Modul Account MYOB Premier.
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
13
Gb 3.07 Pilihan Penyimpanan
Gb 3.08 Lokasi Penyimpanan
Kali ini kita akan membuat daftar akun sendiri sesuai dengan perkiraan akun yang akan dipakai
pada perusahaan. Klik pada pilihan terakhir kemudian Next >.
Ini adalah jendela konfirmasi dimana kita akan meletakkan atau menyimpan file/ data
perusahaan. Secara default program MYOB akan menyimpannya di direktori program MYOB
yaitu biasanya di C:\Premier12\. Namun jika kita ingin menyimpannya pada direktori tertentu
sesuai keinginan, maka klik pada ikon Change→ setelah itu akan muncul kotak
dialog seperti berikut :
Selanjutnya kita tentukan direktori mana yang akan kita jadikan tempat penyimpanan. Jika
sudah klik Save. Kemudian klik Next > lagi. Berikutnya akan muncul tampilan proses
pembuatan company file seperti berikut.
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
14
Gb 3.09 Proses Pembuatan File Perusahaan
Gb 3.10 Congratulation
Gb 3.11 Command Center
Terdapat 2 pilihan yaitu Setup Asistant dan Command Centre. Jika kita pilih Setup Asistant,
maka kita akan masuk jendela panduan untuk setting beberapa kebijakan akuntansi yang
dipakai. Disini kita langsung saja masuk ke menu Command Centre yang juga bisa melakukan
setting kebijakan akuntansinya.
Klik → kemudian kita akan masuk ke dalam jendela command center
seperti berikut :
Pengisian data perusahaan selesai sampai disini.
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
15
Gb 4.01 Asset
Gb 4.02 Liability
Gb 4.03 Equity
BAB 4
SETUP AKUN DAN NERACA AWAL
Bab ini akan membahas mengenai cara pembuatan akun. Sebelum melakukan tahap ini, kita harus
sudah membuat perkiraan akun-akun yang akan digunakan dalam operasional perusahaan. Dalam
kasus ini, perkiraan akun-akun yang digunakan untuk CV. Kurnia adalah sebagai berikut :
Asset
Liability
Equity
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
16
Gb 4.04 Income
Gb 4.05 Cost of Sales
Gb 4.06 Expense
Gb 4.07 Other Income
Income
Cost of Sales
Expense
Other Income
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
17
Gb 4.08 Other Expense
Other Expense
CV. Kurnia
Neraca Per 1 Januari 2011
Keterangan Jumlah
Asset : Kas Umum Kas Di Bank Mandiri Kas Di Bank BNI Piutang Usaha Cadangan Piutang Tak Tertagih Persediaan Sewa Dibayar Dimuka Perlengkapan Kantor Perlengkapan Servis Kendaraan Akm. Penyusutan
Jumlah Asset Liability :
Hutang Usaha Hutang Gaji
Equity : Laba Ditahan Modal Tn. Temon Prive Tn. Temon Modal Tn. Riko Prive Tn. Riko
Jumlah Liability & Equity
18.000.000 80.000.000 75.000.000 60.000.000 (9.500.000)
198.500.000 30.000.000 32.000.000 30.000.000 90.000.000
(10.000.000)
594.000.000
95.230.500 16.200.000
129.569.500 200.000.000 (21.000.000) 197.500.000 (23.500.000)
594.000.000
Buatlah daftar akun beserta saldo awalnya sehingga bisa seperti data diatas!
Pertama yang kita lakukan untuk membuat daftar akun seperti di atas yaitu membuka modul Accounts
kemudian buka (klik) pada Accounts List.
Berikut tampilannya :
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
18
Gb 4.01 Modul Accounts
Gb 4.02 Accounts List
Tipe Keterangan
Header Account
Digunakan untuk mengelompokkan akun dengan tujuan
yang serupa. Akun ini mempunyai sub akun di bawahnya
dan nilai transaksi tidak dapat dipindah bukukan pada
akun tersebut (Non Postable).
Detail Account
Terletak dibawah akun header. Akun ini tidak memiliki
sub akun lagi dan nilai transaksi dapat dipindahbukukan
pada akun tersebut (Postable).
MENGHAPUS AKUN
Akun-akun yang tidak dibutuhkan sebaiknya dihapus dari daftar akun, agar tidak membingungkan dan
mengganggu proses transaksi. Dari Accounts List untuk menghapus salah satu akun yaitu klik 2x pada
klik
Detail Account
Header Account
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
19
Gb 4.03 Hapus Akun
akun yang akan dihapus, atau klik tanda panah didepan nama akun, kemudian klik Edit pada
menu bar dan klik Delete Account.
Perlu diingat, tidak semua akun bisa dihapus, seperti akun-akun yang terkait pada Linked Accounts,
akun-akun yang terkait dengan Tax Codes, dan akun induk yang menampung saldo dari akun anak.
Agar bisa menghapus akun-akun tersebut, untuk akun yang terkait dengan Linked Accounts, lepaskan
kaitan dengan cara mengganti akun tersebut dengan akun lain terlebih dahulu di jendela Linked
Accounts. Sedangkan untuk akun yang terkait dengan Tax Codes bisa dihapus dengan cara mengganti
akun tersebut dengan akun lain pada jendela Tax Code Information. Untuk akun induk yang sudah
menampung akun anak dapat dihapus dengan cara menghapus saldo yang terdapat pada akun anak
terlebih dahulu.
MENGEDIT AKUN
Sebelum kita membuat akun-akun untuk perusahaan kita, dalam Accounts List sebenarnya secara
default MYOB telah menyediakan beberapa akun yang mungkin dapat kita pakai. Akun yang tidak
terpakai dapat kita hapus namun beberapa mungkin ada yang kita perlukan, akan tetapi semua akun
tersebut masih dalam bahasa Inggris. Untuk itu, jika kita malas membuat akun lagi, kita bisa tinggal
mengubah namanya saja menjadi nama akun dalam bahasa Indonesia. Selain itu kita juga bisa
mengubah kode akunnya, jenis akun,dan lain-lain jika diperlukan.
Untuk mengedit langkahnya yaitu dari Accounts List klik 2x pada akun yang akan dihapus, atau klik
tanda panah didepan nama akun, kemudian tinggal kita edit saja pada kolom-kolom yang tersedia.
klik
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
20
Gb 4.04 Edit Akun
Gb 4.05 Accounts List
Gb 4.06 Membuat Akun
Jika sudah klik OK.
MEMBUAT AKUN BARU.
Untuk membuat akun baru, dari Account List kita klik tombol New, kemudian isi data akun yang akan
dibuat.
Pada saat membuat akun baru, yang harus diperhatikan pertama kali yaitu jenis akun Header atau
Detail. Jika sudah kita tentukan, selanjutnya tinggal kita isi data akun di bawahnya.
Jika sudah klik OK.
klik
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
21
Gb 4.07 Account Opening Balances
MENETAPKAN LINKED ACCOUNT
Sebelum melakukan transaksi, Linked Account harus ditentukan terlebih dahulu, karena ini akan
berpengaruh pada akun-akun tertentu saat terjadi transaksi. Fungsi Linked Account adalah untuk
menentukan akun mana berpengaruh yang jika terjadi transaksi suatu transaksi tertentu. Misalkan
untuk mencatat uang dari pelanggan kita tetapkan link-nya pada akjun Kas Belum Disetor, maka setiap
ada penerimaan dari pelanggan akun Kas Belum Disetor akan bertambah. Untuk mengatur Linked
Account kita dapat membukanya dari menu bar kita klik Setup > Linked Accounts kemudian pilih
Linked Accounts apa yang akan kita atur, apakah yang berhubungan dengan Accounts & Banking
Accounts, Sales Accounts, atau Purchases Accounts.
MENGISI SALDO AWAL MELALUI ACCOUNT OPENING BALANCES
Saldo awal akun bisa diisi pada saat pertama kita membuat akun yaitu dari Accounts List atau dengan
cara mengedit akun yang bersangkutan dari Account List kemudian diisi pada kolom saldonya. Namun
akan lebih bagus lagi jika kita mengisinya melalui Account Opening Balances, karena kita akan bisa
langsung mengetahui keseimbangan antara akun aktifa dan pasivanya. Cara membuka Account
Opening Balances yaitu dari menu bar pilih Setup > Balances > Account Opening Balances.
Untuk mengisi saldonya tinggal klik saja pada angka di sampingnya kemudian kita masukkan saldo
awalnya kemudian ENTER. Apabila ada saldo yang negatif, agar bisa muncul tanda kurung seperti
pada akun “Piutang Tak Tertagih” di atas, yaitu dengan cara memberi tanda negatif (-) di depan angka
klik
beri tanda negatif(-) di depan angka
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
22
saat melakukan pengisian saldo. Disini Amount left to be allocated harus bersaldo nol, jika tidak berarti
neraca tersebut tidak seimbang antara aktiva dan pasiva-nya. Ingat Asset = Liability + Equity. Pada
gambar di atas nilai dari Amount left to be allocated tidak berisi nol karena proses pengisian saldo awal
akun belum selesai semuanya.
Isi semua akun yang tersedia pada Account Opening Balances sesuai dengan data yang
tersedia pada neraca di awal bab ini!
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
23
Gb 5.01 Purchases Easy Setup Assistant
BAB 5
MODUL CARD FILE
Dari modul Card File kita bisa membuat data Customer, Supplier, Employee, dan Personal. Untuk kali
ini kita cukup membuat data untuk suplier dan customer sekaligus mencatat saldo awal hutang usaha
dan piutang usaha. Langkah ini sebenarnya dapat kita lakukan melalui modul Card File. Namun agar
lebih gampang kita akan membuat melalui Easy Setup Assistant. Sebelum membuat, data mengenai
hutang dan piutang perusahaan adalah sebagai berikut.
Daftar hutang usaha CV. Kurnia sejumlah Rp 95.230.500 adalah hutang perusahaan kepada :
- PT. Yamaha Adi Bradco Rp 33.500.000
- PT. Honda Adi Sentosa Rp 29.000.000
- PT. Suzuki Asri Buna Rp 32.730.500
Daftar piutang usaha CV. Kurnia sejumlah Rp 60.000.000 merupakan piutang kepada :
- Klinik Ceria Rp 21.300.000
- Klinik Pesona Rp 18.250.000
- PT. Subur Sejahtera Rp 8.500.000
- Toserba Indah Sari Rp 11.950.000
MENCATAT SALDO AWAL HUTANG USAHA
Hutang usaha terjadi karena adanya pembelian barang secara kredit. Untuk itu kita perlu mengisikan
data suplier dan saldo awal hutang perusahaan agar kita bisa tau kepada siapa saja perusahaan
berhutang dan berapa besarnya hutang yang dimiliki perusahaan. Saldo awal hutang usaha ini
saldonya harus sama dengan hutang usaha pada saldo awal neraca. Berikut Langkah untuk membuat
saldo awal hutang usaha :
Klik Setup pada menu bar kemudian pilih Easy Setup Assistant hingga muncul jendela baru
kemudian pilih Purchases. Jika sudah, kllik Historical Purchases pada sisi sebelah kiri seperti gambar
di bawah :
klik
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
24
Gb 5.02 Historical Purchase
Gb 5.03 Suppliers List
Gb 5.04 Card Information
Untuk mengisi data sekaligus saldo hutang kita di suplier klik Add Purchase. Setelah keluar jendela
baru, klik pada tombol dropdown untuk memilih data supplier kita.
Maka akan ditampilkan daftar suplier kita.
Karena baru awal sehingga data supplier masih kosong, untuk itu kita perlu mengisikan data supplier
terlebih dahulu. Untuk membuat data suplier baru klik tombol New. Sehingga akan keluar seperti ini :
Isi data suplier kita dengan mengisikan data sebagai berikut :
Card Type : Supplier
klik
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
25
Gb 5.05 Historical Purchase
Gb 5.06 Congratulation
Congratulation
Gb 5.07 Purchases Easy Setup Assistant
Congratulation
Designation : Jenis Supplier (Company / Individual)
Name : Nama Perusahaan Suplier
Anda dapat melengkapinya dengan data suplier yang lebih lengkap, namun untuk latihan cukup itu
saja. Jika sudah klik OK, kemudian klik lagi pada tombol dropdown dan pilih nama supplier yang
barusan kita buat tadi.
Sehingga muncul seperti ini :
Isi besar saldo hutang kita kepada supplier pada kotak isian Total Including Tax. Jika sudah klik
Record. Ulangi langkah di atas hingga semua data supplier terisi beserta saldo hutang kita padanya.
Isi sesuai data supplier yang ada di awal bab ini. Jika kita sudah mengisi semuanya dengan benar,
seharusnya akan muncul pesan seperti ini :
Artinya yaitu bahwa total saldo hutang yang kita isikan sudah sama atau seimbang dengan akun
hutang pada neraca. Ini berarti data yang kita isikan sudah benar. Setelah kita buat semua data suplier,
jadinya seperti ini :
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
26
Gb 5.08 Easy Setup Assistant
Congratulation
Gb 5.09 Historical Sale
Congratulation
Perlu diperhatikan, di sini Out of balance Amount harus bersaldo nol, yang menandakan bahwa
saldonya sudah balance dengan saldo hutang usaha pada saldo neraca awal. Setelah semua saldo
awal hutang selesai dibuat, klik tombol Close untuk kembali kelayar utama Command Center.
Sampai di sini pencatatan saldo awal hutang sudah selesai.
MENCATAT SALDO AWAL PIUTANG USAHA
Membicarakan masalah piutang, berarti ini berhubungan dengan customer. Untuk itu sekarang kita
akan membuat data customer perusahaan beserta saldo piutang kita kepada mereka. Untuk langkah
pembuatannya hampir sama dengan saat kita mengisi saldo hutang usaha yaitu kita akan
menggunakan fasilitas Easy Setup Assistant. Berikut Langkah untuk membuat saldo awal hutang
usaha :
Klik Setup pada menu bar kemudian pilih Easy Setup Assistant hingga muncul jendela baru
kemudian pilih Sales. Jika sudah, kllik Historical Sales pada sisi sebelah kiri seperti gambar di bawah :
Untuk mengisi data sekaligus saldo piutang kita di suplier klik Add Sale. Setelah keluar jendela baru,
klik pada tombol dropdown untuk memilih data customer kita.
klik
klik
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
27
Gb 5.10 Customer Lists
Gb 5.11 Card Information
Maka akan ditampilkan daftar customer kita.
Karena baru awal sehingga data customer masih kosong, untuk itu kita perlu mengisikan data
customer terlebih dahulu. Untuk membuat data customer baru klik tombol New. Sehingga akan keluar
seperti ini :
Isi data customer kita dengan mengisikan data sebagai berikut :
Card Type : Customer
Designation : Jenis Customer (Company / Individual)
Name : Nama Perusahaan Customer
Anda dapat melengkapinya dengan data customer yang lebih lengkap, namun untuk latihan cukup itu
saja. Jika sudah klik OK, kemudian klik lagi pada tombol dropdown dan pilih nama customer yang
barusan kita buat tadi.
Sehingga muncul seperti ini :
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
28
Gb 5.13 Congratulation
Congratulation
Gb 5.12 Historical Sale
Gb 5.14 Sales Easy Setup Assistant
Congratulation
Isi besar saldo piutang kita kepada customer pada kotak isian Total Including Tax. Jika sudah klik
Record. Ulangi langkah di atas hingga semua data customer terisi beserta saldo piutang kita. Isi sesuai
data customer yang ada di awal bab ini. Jika kita sudah mengisi semuanya dengan benar, seharusnya
akan muncul pesan seperti ini :
Artinya yaitu bahwa total saldo piutang yang kita isikan sudah sama atau seimbang dengan akun
piutang pada neraca. Ini berarti data yang kita isikan sudah benar. Setelah kita buat semua data
customer, jadinya seperti ini :
Perlu diperhatikan, di sini Out of balance Amount harus bersaldo nol, yang menandakan bahwa
saldonya sudah balance dengan saldo piutang usaha pada saldo neraca awal. Setelah semua saldo
awal piutang selesai dibuat, klik tombol Close untuk kembali kelayar utama Command Center.
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
29
Sampai di sini pencatatan saldo awal piutang sudah selesai.
BAB 6
MODUL INVENTORY
Dari modul Inventory kita akan melakukan penetepan item dalam persediaan dan harga jualnya.
Kemudian setelah itu selanjutnya mencatat saldo awal persediaan. Data-data yang dibutuhkan adalah
sebagai berikut :
Daftar persediaan yang ada di gudang adalah sebagai berikut :
No. Item Nama Barang Jumlah Harga/Unit Total
HSF-101 Honda “Supra Fit” 4 10.000.000 40.000.000
HX-102 Honda ”Supra X 125” 3 15.000.000 45.000.000
SN-201 Suzuki “New Smash” 2 9.500.000 19.000.000
SS-202 Suzuki “Shogun SP” 3 12.000.000 36.000.000
YV-301 Yamaha “Vega R” 3 10.500.000 31.500.000
YJ-302 Yamaha “Jupiter MX” 2 13.500.000 27.000.000
Harga jual sepeda motor termasuk PPN sampai saat ini adalah sebagai berikut :
No. Item Nama Barang Harga Jual
HSF-101 Honda “Supra Fit” 11.400.000
HX-102 Honda ”Supra X 125” 16.400.000
SN-201 Suzuki “New Smash” 10.975.000
SS-202 Suzuki “Shogun SP” 13.600.000
YV-301 Yamaha “Vega R” 11.215.000
YJ-302 Yamaha “Jupiter MX” 14.910.000
MENETAPKAN ITEM DAN HARGA JUAL
Menurut MYOB, item adalah barang atau jasa yang diperjual belikan atau yang disimpan dalam daftar
persediaan. Sebelum digunakan dalam transaksi, item dan harga jualnya harus ditemtukan terlebih
dahulu.
Pada Command Centre pilih modul Inventory kemudian klik Items List.
klik
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
30
Gb 6.01 Command Centre
Gb 6.02 Items List
Gb 6.03 Profil
Klik New untuk membuat item baru.
Ketikkan HSF-101 pada field Item Number, lalu tekan enter. Selanjutnya ketik Honda “Supra Fit”
pada field Name. Beri tanda centang pada kotak I Buy This Item, I Sell This Item, dan I Inventory This
Item. Sesuaikan akun untuk HPP, Penjualan, dan Persediaan sesuai item yang bersangkutan.
Jika sudah selanjutnya kita isikan harga jualnya, klik pada tab Selling Details kemudian isi field Base
Selling Price dengan harga Honda “Supra Fit” yaitu sebesar 11.400.000, kemudian tekan enter. Isi
Selling Unit of Measure dengan Unit. Samakan dengan gambar berikut :
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
31
Gb 6.04 Selling Details
Gb 6.05 Items List
Gb 6.06 Command Centre
Gb 6.07 Count Inventory
Jika sudah klik OK. Lakukan langkah yang sama seperti di atas hingga terisikan semua data yang telah
disediakan pada awal bab ini. Jika sudah hasilnya akan seperti ini :
Jika sudah klik Close untuk kembali ke Command Centre.
MENCATAT SALDO AWAL PERSEDIAAN
Di sini kita akan memasukkan jumlah saldo awal persediaan beserta cost per unitnya. Jumlah
persediaan yang dicatat pada saldo awal persediaan juga harus sama dengan jumlah yang tertera
pada neraca awal perusahaan.Berikut langkah-langkahnya :
Buka modul Inventory pada Command Centre kemudian klik Count Inventory.
klik
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
32
Gb 6.08 Adjustment Information
Gb 6.09 Opening Balance Check
Gb 6.10 Adjust Inventory
Masukkan jumlah persediaan pada kolom Counted, jika sudah klik Adjust Inventory. Selanjutnya akan
muncul jendela Adjustment Information.
Isi Default Adjustment Account dengan akun persediaan, klik tombol dropdown kemudian pilih akun 1-
1300 Persediaan. Jika sudah klik Continue.
Klik Opening Balance.
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
33
Gb 7.01 Command Centre
Gb 8.03 Balance
Sheet
Gb 8.03 Balance
Sheet
Gb 7.02 Spend Money
Gb 7.01 Command
Centre
Gb 8.03 Balance
Sheet
Gb 8.03 Balance
Sheet
Gb 8.03 Balance
Sheet
Gb 8.03 Balance
Sheet
Isikan harga pokok item per unit pada kolom Unit Cost. Untuk field Memo bisa diisikan dengan
keterangan “Saldo Awal Persediaan”. Jika sudah klik Record.
BAB 7
MENANGANI TRANSAKSI
Berikut ini kami sediakan beberapa contoh transaksi dan langkah untuk menanganinya.
Klik modul Banking dari Command Centre kemudian pilih Spend Money.
Maka akan keluar jendela Spend Money. Isikan datanya hingga seperti gambar di bawah ini :
Jika sudah klik OK.
3 Agustus → Membeli perlengkapan kantor secara tunai menggunakan dana dari kas umum dengan
harga Rp9.500.000, harga dikenai PPN. Nomor pengeluaran kas SPPK-001
klik
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
34
Gb 7.03 Journal
Gb 7.01 Command
Centre
Gb 8.03 Balance
Sheet
Gb 8.03 Balance
Sheet
Gb 8.03 Balance
Sheet
Gb 8.03 Balance
Sheet
Gb 7.04 Command Centre
Gb 7.01 Command
Centre
Gb 8.03 Balance
Sheet
Gb 8.03 Balance
Sheet
Gb 8.03 Balance
Sheet
Gb 8.03 Balance
Sheet
Gb 7.05 Purchases – New Item
Gb 7.01 Command
Centre
Gb 8.03 Balance
Sheet
Gb 8.03 Balance
Sheet
Gb 8.03 Balance
Sheet
Gb 8.03 Balance
Sheet
Dari transaksi di atas maka pada Transaction Journal akan muncul seperti ini :
Klik modul Purchases dari Command Centre, kemudian klik Enter Perchases.
Maka akan keluar jendela Purchases – New Item, kemudian isikan datanya seperti dibawah ini :
5 Agustus → Membuat Quote untuk pembelian sepeda motor Honda “Supra Fit” sebanyak 15 unit
dengan harga per unit Rp10.000.000 dari PT. Honda Adi Sentosa, dengan nomor Quote
PQ-101. Harga barang yang dibeli sudah termasuk PPN.
10.000.000
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
35
Gb 7.06 Select Layout
Gb 7.01 Command
Centre
Gb 8.03 Balance
Sheet
Gb 8.03 Balance
Sheet
Gb 8.03 Balance
Sheet
Gb 8.03 Balance
Sheet
Gb 7.07 Purchases Register
Gb 7.01 Command
Centre
Gb 8.03 Balance
Sheet
Gb 8.03 Balance
Sheet
Gb 8.03 Balance
Sheet
Gb 8.03 Balance
Sheet
Mungkin setelah melihat anda akan bertanya karena tampilan yang dihasilkan berbeda dengan yang
ada di contoh. Tenang saja, itu bukan kesalahan. Agar tampilannya bisa seperti contoh di atas caranya
yaitu klik tombol Layout pada bawah jendela, kemudian akan muncul tampilan seperti ini :
Pilih model tampilan Item dengan cara klik pada opsi Item, kemudian klik OK. Maka tampilannya akan
sama seperti contoh di atas.
Jika datanya telah diisi dengan benar, klik pada tombol Save Quote.
Hasil pemasukan data lewat Quote tidak tercatat pada Transaction Journal. Demikian juga pemasukan
data lewat Order. Agar bisa melihat hasil yang telah dibuat, anda dapat membuka modul Purchases
dari Command Centre kemudian klik Purchases Register. Setelah terbuka jendela Purchases
Register, klik pada tab Quotes. Hasilnya adalah sebagai berikut :
Pada Command Center klik modul Banking, kemudian klik Spend Money.
klik
9 Agustus → Dibayar gaji karyawan sejumlah Rp16.200.000. Dana diambil dari ATM Bank BNI dengan
nomor pengeluaran BNI-01.
klik
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
36
Gb 7.08 Command Centre
Gb 8.03 Balance
Sheet
Gb 8.03 Balance
Sheet
Gb 7.09 Spend Money
Gb 8.03 Balance
Sheet
Gb 8.03 Balance
Sheet
Gb 7.10 Journal
Kumudian akan keluar jendela Spend Money. Isikan datanya hingga seperti di bawah ini :
Jika sudah, klik Record.
Dari transaksi di atas, pada Transaction Journal muncul seperti ini :
Berikut tadi beberapa contoh transaksi beserta penanganannya.
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
37
Gb 8.01 Index to Reports
Gb 8.02 Reports Customisation
BAB 8
MENYAJIKAN LAPORAN KEUANGAN
Dalam MYOB sebenarnya telah disediakan banyak sekali model laporan keuangan, bisa disesuaikan
dengan kebutuhan. Namun secara garis besar, laporan-laporan keuangan tersebut dikelompokkan ke
dalam beberapa kelompok besar, seperti Accounts, Banking, GST / Sales Tax, Sales, Time Billing,
Purchases, Inventory, Card. Pengelompokan-pengelompokan tersebut bisa dilihat pada jendela Index
to Reports.
Sebagai contoh, di sini kita akan mencoba membuat salah satu laporan keuangan yaitu Neraca /
Balance Sheet. Pertama kita buka dulu jendela Index to Reports dengan cara klik Reports pada menu
bar kemudian pilih Index to Reports. Setelah keluar jendela Index to Reports seperti diatas, buka
pada tab Accounts. Lalu klik pada pilihan Standard Balance Sheet.
Jika sudah kemudian klik tombol Customise, maka akan keluar jendela seperti ini :
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
38
Gb 8.03 Balance Sheet
- Selected Period digunakan untuk memilih periode laporan Neraca yang ingin ditampilkan, di
sini kita pilih bulan Agustus.
- As Of digunakan untuk menentukan tanggal akhir neraca. Untuk melihat laporan Neraca
selama bulan Agustus, pada field As Of seharusnya diisi dengan 31/08/2011. Namun sebagai
percobaan kita isikan tanggal 01/08/2011 agar nanti laporan yang ditampilkan lebih ringkas.
- Report Level pilih Level 4 untuk menampilkan semua level akun, mulai dari level 1 sampai 4.
- Financial Year pilih This Year [FY 2011] untuk menampilkan Neraca untuk periode tahun ini.
Jika sudah klik tombol Display.
Maka hasilnya akan seperti ini :
Demikian tadi cara untuk menyajikan laporan keuangan Neraca, untuk laporan keuangan lain
langkahnya hampir sama yaitu dibuat melalui menu Index to Reports, tinggal disesuaikan saja laporan
keuangan apa yang dibutuhkan.
MYOB Premier v.12 Dilarang memperbanyak tanpa seijin UPKFEB
39
DAFTAR PUSTAKA
- Kamal, Asroel.2008.MYOB versi 15 pada PERUSAHAAN DAGANG.Jakarta: PT.Elex Media
Komputindo
- Modul Praktikum MYOB Premier V.12, Bina Sarana Informatika
- http://myobindonesia.wordpress.com