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y Contratación Administrativa
1. Propósito
Establecer los lineamientos a seguir para realizar el trámite de solicitud y uso de códigos de
acceso al sistema de Control de Bienes (SIBINET) de la Dirección General de Administración de
Bienes y Contratación Administrativa, con el fin de evitar accesos indebidos o prohibidos, en
cumplimiento de la normativa existente.
2. Alcance
Las políticas emanadas en el presente instrumento, son de atención general y obligatoria
aplicable a todos los usuarios de la Administración Central que requieran de acceso al sistema
SIBINET, o aquellos que cuenten con la debida autorización para ingresar al sistema.
3. Documentos Relacionados
Nº Nombre del Documento Código
1. Manual de Usuario SIBINET v 3.0 DGABCA.CS-I.08
2. Procedimiento para realizar reversiones por tipo y desglose de
movimiento en el sistema SIBINET versión 3.0.
DGABCA.CS-I.09
3. Formulario Solicitud de Acceso al Sistema SIBINET DGABCA.CS-R.12
4. Definiciones DTIC: Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación TI: Tecnologías de Información MH: Ministerio de Hacienda DGABCA: Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa SIBINET: Sistema para el Registro y Control de Bienes
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Usuarios: Los funcionarios públicos de la Administración Central, debidamente acreditados ante la
DGABCA que actúan como responsables en la labor de administración, registro, custodia y
conservación de los bienes institucionales, y que de conformidad con su función, interactúan con el
sistema SIBINET, puesto a disposición por el Ministerio de Hacienda.
Identificador de usuario: Todo usuario del sistema SIBINET debe contar con un código que lo
identifique como usuario de éste, en virtud del cual le corresponden los derechos y privilegios
preestablecidos según el "perfil" asignado. Este código siempre corresponderá al número de cédula
del funcionario definido en el Formulario de solicitud de acceso al Sistema SIBINET, y contraseña
conforme se explica en el punto 8.3.2 del presente instructivo.
Contraseña: Se refiere al complemento del identificador de usuario, que es la parte secreta y que sólo el dueño del código de acceso la debe conocer, también conocida como password. Esta contraseña debe cumplir con las prácticas de definición de contraseñas vigentes para los sistemas de TI del Ministerio de Hacienda. Perfil: Asignación de acceso a la aplicación, de acuerdo al rol de trabajo del funcionario,
debidamente autorizado por el Responsable de solicitar el acceso.
Administrador del Servicio: Es el funcionario de la DGABCA designado por la jefatura de la
Dirección de Control y Supervisión, encargado de ejecutar el Procedimiento para la asignación de
claves para acceso al sistema SIBINET.
Responsable de solicitar el acceso: Es la persona responsable y autorizada a nivel institucional, para solicitar a la DGABCA, el acceso al sistema SIBINET para todos aquellos funcionarios de la Administración Central.
5. Responsabilidades
Queda bajo entera y exclusiva responsabilidad de todo funcionario de la Administración Central que
interactúe con el sistema SIBINET, cumplir con el presente procedimiento y las políticas establecidas
en este manual.
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6. Aspectos generales
6.1. Acuerdo de Confidencialidad El lector de este documento conoce y entiende que la información aquí contenida es de carácter
estrictamente confidencial y de uso restringido para funcionarios de la DGABCA en el cumplimiento
de sus funciones.
El lector acepta mantener la confidencialidad de la información aquí contenida, y se obliga a no
usarla, venderla, transferirla, copiarla, reproducirla, revelarla, reportarla, publicarla, sin el previo
consentimiento escrito de los autores.
6.2. Información del Documento
Nombre del Documento: Política para el Procedimiento para la asignación de claves para acceso al sistema SIBINET
Nombre de archivo: DGABCA.CS-I.10 Políticas para el Procedimiento para la asignación de claves para acceso al sistema SIBINET.docx
Última modificación: Abril, 2015
7. Directrices
7.1. Aspectos generales
7.1.1. El acceso lógico y el uso de los recursos de TI deberán restringirse a través de la
instrumentación de un mecanismo adecuado de autenticación de usuarios identificados y
recursos asociados con base a las reglas de acceso, de conformidad con las políticas y
lineamientos establecidos en este documento.
7.1.2. El Administrador del servicio SIBINET, se encuentra facultado para suspender o revocar el
acceso, ya sea por motivos del uso indebido, o por interés del que autorizó la solicitud del
servicio, o por otras circunstancias de acuerdo con el punto 8.4. Políticas de uso del perfil de
usuario del presente documento.
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7.1.3. El sistema SIBINET, propiedad del Ministerio de Hacienda, debe ser accesado solamente a
través del código de acceso asignado al funcionario acreditado con su respectiva contraseña
o password.
7.1.4. El Administrador del servicio SIBINET, debe llevar documentación actualizada que contenga
información acerca de: perfiles, identificadores de usuarios y solicitudes realizadas, reportes
recibidos y lista de funcionarios autorizados para solicitar accesos, entre otros.
7.1.5. La responsabilidad de la autorización de accesos, se rige bajo los lineamientos establecidos
en el presente documento.
7.1.6. El Administrador de servicios del sistema SIBINET, debe de mantener debidamente
actualizados los registros de firmas de las personas autorizadas para solicitar el acceso al
SIBINET pertenecientes a aquellas instituciones que conforman la Administración Central. Es
responsabilidad de la Institución o Unidad Solicitante y del Órgano Rector del sistema,
mantener actualizada la información contenida en dichos registros.
7.2. Definiciones relativas a la responsabilidad en el uso del
código de acceso
7.2.1. En todo momento, el usuario es el responsable único y final de mantener en secreto las
palabras de paso asignadas, contraseñas personales, códigos de acceso y números
confidenciales, con los cuales tenga acceso al sistema SIBINET.
7.2.2. El uso y custodia de la contraseña de acceso, queda bajo exclusiva responsabilidad del
usuario acreditado, y éste no deberá permitir que terceros no autorizados accedan a ella. En
caso de pérdida, sustracción o robo del código de acceso, así como cualquier riesgo de
acceso a la misma por un tercero, el usuario se encuentra en la obligación de comunicar en
forma escrita y a la brevedad dicha circunstancia al Administrador de Servicios del sistema
SIBINET.
7.2.3. Las palabras o contraseñas de acceso a los sistemas deben mantenerse en forma secreta, no
deben imprimirse o colocarse en un lugar visible. Los comunicados del identificador de usuario
y de la contraseña, deben ser destruidos una vez conocida por el funcionario a quien se le
haya asignado. Las contraseñas son de uso personal y de carácter confidencial.
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7.2.4. El usuario es responsable de no dejar sesiones activas en su estación de trabajo, cuando se
ausente de su escritorio o sitio de trabajo, normalmente todas las aplicaciones tienen una
opción de salir. Se recomienda bloquear la computadora cuando no la esté utilizando.
7.2.5. Queda bajo entera responsabilidad del usuario las operaciones que se realicen con los
códigos de acceso asignados.
7.2.6. Es responsabilidad del usuario, solicitar el cambio de contraseña cuando así lo considere,
para lo cual, debe remitir un correo electrónico a la dirección oficial
[email protected]. En caso de duda, deberá pedir asistencia al funcionario
enlace de la Dirección de Control y Supervisión para que éste proceda a evaluar la situación.
7.3. Directrices del uso de perfiles de usuario.
7.3.1. Para definir y asegurar el acceso a las funcionalidades de las aplicaciones, que actualizan
información, de acuerdo con los roles de trabajo del usuario, se hará uso de los perfiles de
usuario. Estos perfiles se definieron previamente por la DGABCA, en conjunto con los
desarrolladores o encargados de mantenimiento de la aplicación. Para este propósito se
consideró cada rol de funciones que pueda tener un funcionario. Cualquier asignación de
acceso se hace respetando estos perfiles y bajo ninguna circunstancia se permitirá una
asignación de acceso que no corresponda a un perfil definido. El Administrador de servicios
SIBINET, mantendrá la documentación actualizada de las definiciones de los perfiles, con la
debida aprobación del Órgano Rector del Sistema, así como la actualización correspondiente.
7.3.2. Los perfiles del Sistema SIBINET, se definen a continuación:
Perfil Roles
Administrador DGABCA Permite visualizar todos los datos de los bienes de las instituciones de la Administración Central. Permite incluir, eliminar, modificar y consultar los datos de los módulos de Parámetros y Mantenimientos.
Administrador Ministerio Permite incluir, eliminar, modificar y consultar los datos del Módulo Bienes, como lo son los siguientes movimientos:
Administración (inclusiones, modificaciones, especificaciones)
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Perfil Roles
Traslados (Entre dependencias de distintos órganos (Ubicación física), Responsable institución, Responsable del bien y funcionarios)
Funcionarios (incluir, eliminar, modificar y consultar)
Bienes privados (incluir, eliminar, modificar y consultar)
Usuario Ministerio Permite incluir, modificar y consultar los datos de bienes, en los siguientes módulos:
Administración (inclusiones, modificaciones, especificaciones)
Traslados (Responsable institución, Responsable del bien y funcionarios)
Funcionarios (incluir, eliminar, modificar y consultar)
Dependencias (consultar)
Bienes privados (incluir, eliminar, modificar y consultar)
Consulta Ministerio Permite consultar los datos de los bienes de la institución a la que pertenece dentro de la Administración Central.
Reportes Permite generar reportes de los datos de las instituciones a que pertenece dentro de la Administración Central.
Cualquier solicitud, cambio o nuevo perfil, deberá ser solicitado por escrito a la Dirección
General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa. Se aclara que no serán
admisibles aquellas solicitudes de cambio en los perfiles de carácter provisional o temporal.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
8.1. Módulo de asignación de perfiles en el sistema SIBINET
El Módulo de asignación de perfiles de SIBINET se utiliza para dar acceso a los usuarios al Sistema
SIBINET.
Este sistema permite a la DGABCA asignar los perfiles respectivos a cada usuario de SIBINET.
Los usuarios a los cuales se dirige este Manual son todos los usuarios que tengan acceso a
SIBINET.
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8.2. Utilización de este módulo
Este módulo será utilizado por el usuario externo para dos funciones principales que son:
Ingreso por primera vez al SIBINET. (El sistema asigna una contraseña inicial que debe ser
cambiada por el usuario de sistema).
Cambiar la contraseña. Esto cuando el funcionario olvide la contraseña asignada para ingreso al
SIBINET.
8.2.1. Ingreso por primera vez al SIBINET
El “Responsable de solicitar el acceso” envía a la DGABCA el oficio con la justificación o el motivo por el cual se requiere que el funcionario ingrese al sistema conforme el perfil solicitado y el DGABCA.CS-R.12 Formulario de solicitud de acceso al Sistema SIBINET, atinente a él o los funcionarios que solicitaron acceso.
Este formulario deberá contener al menos los siguientes datos:
Fecha de la solicitud.
Nombre, número de cédula y firma del “Responsable de la Solicitud”.
Nombre y cédula del funcionario a quien se le está solicitando el acceso.
Número de teléfono y dirección de correo electrónico.
Debe especificar el perfil deseado incluido en la lista de perfiles válidos.
Justificación (Motivo por el cual se requiere que el funcionario ingrese al sistema conforme el
perfil solicitado)
Nombre y sello de la institución a la que pertenecen.
El Administrador de Servicio del sistema SIBINET, debe verificar la solicitud y la firma, deberá dar la
acepta o de rechazo. Si se rechaza la solicitud, el Administrador anota las razones y envía la
respuesta al “Responsable de la Solicitud”. Si el Administrador acepta la solicitud, procede a la
actualización en el sistema SIBINET, de acuerdo con el procedimiento interno del sistema.
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8.2.2. Cambio de contraseña de acceso al SIBINET (por
olvido)
Para solicitar el cambio de contraseña del sistema SIBINET por olvido, el superior jerárquico debe
enviar un correo electrónico al funcionario enlace de la DGABCA, o en su defecto a la persona
encargada de asignar perfiles, solicitando el cambio de clave e indicando la justificación respectiva.
El Administrador acepta la solicitud, procede a la actualización en el sistema SIBINET, de acuerdo
con el procedimiento interno del sistema.
8.3. Descripción de actualización del usuario en el módulo de
Asignación de Perfiles
El usuario externo, recibe un correo electrónico directamente del sistema que indica un link especial
y una contraseña provisional para el acceso al módulo, esta contraseña deberá ser utilizada la
primera vez que ingrese al mismo.
Se recomienda copiar la contraseña en un block de notas antes de copiar y pegar en el sistema
directamente del correo o bien digitar uno a uno los caracteres, verificando antes de incluir que el
teclado este configurado en el idioma español, para asegurase si son los caracteres correctos, para
evitar errores.
Después de que el usuario haya reiniciado su contraseña no podrá volver a utilizar el mismo link de
acceso.
Esto garantiza que sea la misma persona quien reinicie su contraseña.
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8.3.1. Ingreso al sistema Administración de Usuarios
Dar clic al link especial que se encuentra en el correo que recibió del sistema.
En la página principal se despliega la información para autenticación del usuario.
Digita en el campo “Usuario”, el número de cédula separado por “0”, sin cero al inicio del número
de cédula, bajo el siguiente formato: X0XXX0XXX. El usuario debe verificar el número de cédula
facilitado por el sistema con el propio, de lo contrario debe comunicarlo al funcionario enlace.
Digita en el campo “Contraseña”, la contraseña que fue proporcionada por el sistema mediante
correo electrónico, señalado anteriormente.
Luego presiona clic con el mouse sobre el ícono “Iniciar sesión”.
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Una vez que se haya logueado en el sistema de Administración de usuarios, aparecerá la siguiente
pantalla:
8.3.2. Ir al Menú Reiniciar la contraseña
En esta pantalla el usuario de SIBINET, ya sea que ingrese por primera vez, o que haya solicitado se
le cambie la contraseña, puede proceder a cambiarla.
Esta contraseña no queda guardada en ninguna base de datos, por lo que es responsabilidad del
usuario mantenerla en secreto y es para su uso exclusivo en el Sistema SIBINET.
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Digita en el campo la “Contraseña anterior” facilitada por el sistema mediante correo electrónico
conforme el punto 8.3 del presente procedimiento.
Digita en el campo la “Nueva contraseña”, es la contraseña que el usuario de digitará al
momento de ingresar al sistema SIBINET en adelante.
La contraseña debe cumplir con las siguientes reglas:
Tener al menos 8 caracteres.
Poseer mayúsculas, minúsculas y números.
También debe contener símbolos tales como: (%$&%*+
Digita en el campo de “Confirmar la nueva contraseña”, el usuario vuelve a repetir la
contraseña indicada en “Nueva contraseña”.
Da clic en “Cambiar contraseña”
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Una vez que el sistema procede a cambiar la contraseña, presenta la siguiente pantalla de
confirmación:
Regrese a “Inicio”, dar clic en el botón “Cerrar sesión”.
8.3.3. Ingresar al sistema SIBINET
Para ingresar al sistema SIBINET v 3.0, el usuario deberá ingresar a la página: www.hacienda.go.cr/sibinet
Digitar el usuario del portal. Digitar la contraseña. Clic en el botón “Iniciar sesión”.
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El sistema despliega la siguiente pantalla:
Para efectos de hacer uso del sistema SIBINET v 3.0, se recomienda utilizar el Manual de Usuario
SIBINET versión 3.0.
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8.4. Políticas de uso del perfil de usuario
8.4.1. Es responsabilidad de quien firma el DGABCA.CS-R.12 Formulario de solicitud de
acceso al Sistema SIBINET, comunicar al Administrador de servicios del sistema
SIBINET, cualquier cualquier circunstancia que implique la necesidad de eliminar el
acceso solicitado o modificarlo, ya sea en caso de que el funcionario deje de trabajar
para la Administración, se cambie de oficina definitiva o temporalmente; se ausente con
permiso sin goce de salario o por incapacidad, por defunción, cuando sea ordenado por
acto administrativo, cuando por orden de la autoridad judicial se solicite la eliminación
del acceso, cuando contra el funcionario se haya dictado un auto de apertura a juicio,
por delitos sancionados por la normativa legal vigente (Ley de Administración Financiera
y Presupuestos Públicos, Ley General de Control Interno, Estatuto de Servicio Civil,
Reglamento autónomo de servicios de la Institución correspondiente). Asimismo, deberá
informar, al Administrador de Servicios del sistema SIBINET, de la necesidad de la
suspensión del acceso, por mal uso que el funcionario le esté suministrando al Sistema.
8.4.2. En caso de que el funcionario cambie de oficina o se traslade en forma temporal a otra
dependencia, lo que procede es que el responsable de solicitar el acceso al sistema
SIBINET de esa institución, envíe el requerimiento de cambio, o eliminación del acceso,
según corresponda mediante oficio.
8.4.3. El "Responsable de solicitar el acceso" debe gestionar ante el "Administrador de
Servicios del sistema SIBINET" que proceda a eliminar el acceso a los funcionarios que
tengan ausencias definitivas de sus cargos o terminación de sus contratos de trabajo; se
debe de subrayar que la responsabilidad de informar recae sobre el "Responsable de
solicitar el acceso". La responsabilidad sobreviniente respecto al mal uso del Sistema
SIBINET, recaerá sobre el funcionario que solicitó dicha asignación concomitantemente
con el funcionario que tenía asignado el acceso.
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8.5. Sanciones aplicables
La Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación determinará el tipo de infracción
cometida en relación al acceso al sistema Administración de usuarios; las sanciones
correspondientes serán impuestas por el órgano de la entidad que ostente la potestad disciplinaria,
atendiendo la naturaleza de contravención al presente procedimiento, medidas que serán aplicadas
y cumplidas inmediatamente que se verifique la falta. Lo anterior, de conformidad con los alcances
del artículo 113 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, la
Ley General de Control Interno N° 8292, y el Reglamento Autónomo de Servicios correspondiente a
cada Institución.
Se deberá cumplir con las normas que regulan y sancionan respecto al uso indebido de los servicios
tecnológicos de que dispone la Administración Pública, a saber:
8.5.1. Ley 8131 de Administración Financiera de la República Presupuestos Públicos;
artículos 110 y 111:
ARTÍCULO 110.-Hechos generadores de responsabilidad administrativa: Además de los previstos
en otras leyes y reglamentaciones propias de la relación de servicio, serán hechos generadores de
responsabilidad administrativa, independientemente de la responsabilidad civil o penal a que puedan
dar lugar, los mencionados a continuación:
c) El suministro o empleo de la información confidencial de la cual tenga conocimiento en razón de su
cargo y que confiera una situación de privilegio que derive un provecho indebido, de cualquier carácter,
para sí o para terceros, o brinde una oportunidad de dañar, ilegítimamente, al Estado y demás entes
públicos o a particulares.
m) El ingreso, por cualquier medio, a los sistemas informáticos de la Administración Financiera y de
Proveeduría, sin la autorización correspondiente.
n) Obstaculizar el buen desempeño de los sistemas informáticos de la Administración Financiera y de
Proveeduría, omitiendo el ingreso de datos o ingresando información errónea o extemporánea.
ñ) Causar daño a los componentes materiales o físicos de los aparatos, las máquinas o los accesorios
que apoyan el funcionamiento de los sistemas informáticos de la Administración Financiera y de
Proveeduría.
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Artículo 1111 Delito informático. "Cometerán delito informático, sancionando con prisión de 1
a 3 años, los funcionarios públicos o particulares que realicen, contra los sistemas informáticos de la
Administración Financiera y de Proveeduría, alguna de las siguientes acciones:
a) Apoderarse, copiar, destruir, alterar, transferir o mantener en su poder, sin el debido permiso
de la autoridad competente, información, programas o bases de datos de uso restringido.
b) Causar daño, dolosamente, a los componentes lógicos o físicos de los aparatos, las
máquinas o los accesorios que apoyan el funcionamiento de los sistemas informáticos.
c) Facilitar a terceras personas el uso del código personal y código de acceso asignados para
acceder a los sistemas.
d) Utilizar las facilidades del sistema para beneficio propio o de terceros..."
8.5.2. Ley General de Control Interno N° 8292, artículos 12 inciso c), 15, párrafo segundo
del artículo 16, y 36, los cuales se sintetizan a continuación.
Artículo 12- Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno.
En materia de control interno, al jerarca y los titulares subordinados les corresponderá cumplir, entre
otros, los siguientes deberes: (... )
c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas
por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás
instituciones de control y fiscalización que correspondan.
Para mantener un adecuado ambiente de control a lo interno de la Institución, son deberes del jerarca
y los titulares subordinados proceder conforme a los alcances del artículo 15, literales iii, v; y artículo
16 de la Ley de Control Interno, el cual se cita a continuación:
(...)
Artículo 16- Sistemas de información. Deberá contarse con sistemas de información que permitan a
la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto
de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo
adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades,
con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá
estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las
bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en
importantes fuentes de la información registrada.
1 Concuerda con el artículo 113 de la Ley 133.
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En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados,
como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros, los siguientes:
a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante,
pertinente y oportuna; asimismo, que la información sea comunicada a la administración activa que la
necesite, en la forma y dentro de los plazos requeridos para el cumplimiento adecuado de sus
responsabilidades, incluidas las de control interno.
b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean
adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos.
c) Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo
institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico..."
8.5.3. Asimismo, se deberán atender y aplicar las causales previstas en los reglamentos
internos correspondientes a la Institución donde se prestan los servicios
laborales.
No se omite manifestar, que se deberá dar a lo interno de la respectiva Institución, el seguimiento
oportuno para velar por el cumplimiento de las obligaciones contenidas en nuestro ordenamiento
jurídico a cabalidad.
Fin del Procedimiento.
Documento original firmado, en poder de la Dirección General de Administración de Bienes y
Contratación Administrativa.
9. Flujograma
No requiere.
10. Anexos
DGABCA.CS-R.12 Formulario de solicitud de acceso al Sistema SIBINET
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11. Control de Cambios
Fecha de revisión Persona que realiza el cambio Cambio realizado
Diciembre, 2004 José Manuel Cano Elaborado por
Celia White Ward
Maloú Guzmán
ESA/IOB/CWW/KEH Revisión y oficialización
Octubre, 2013 Maricela Cascante Arguedas Actualizado por
Flor Gómez Torres Visto bueno
Patricia Navarro Vargas Aprobado por
17/04/2015 Marisol I. Brenes Jiménez Actualizado por
Flor Gómez Torres Revisado por DCS
Patricia Rojas Mathieu Revisado por DCS
Seidy Martínez Rodríguez Revisado por DTIC
Luis Segura Amador Aprobado por
DGABCA.CS-R.12
Formulario de solicitud de acceso al Sistema SIBINET
Ministerio de Hacienda
Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa
Solicitud de Acceso a SIBINET
Código Fecha y hora de Recibo: Nombre y firma de Nombre de Administrador de Servicios SIBINET:
recibido: Nombre y firma del Fecha Solicitud: Firma del Administrador de Fecha Inclusión:
Responsable de la solicitud: Servicios SIBINET:
Datos del funcionario (s) al que se tiene que dar acceso Perfiles de Usuario
Nombre Cédula Institución Departamento Teléfono Correo Electrónico Administrador
Ministerio
Usuario
Ministerio
Consulta Ministerio
Reportes
San José, 27-03-15
Versión 3.0