![Page 1: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/1.jpg)
Netwerk Organisatiebeheersing31 maart 2009
Thema : Financiële Interne ControleWilly Verschuere
Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid
![Page 2: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/2.jpg)
Agenda
• 09u30 : Inleiding (Willy Verschuere (dep. F&B))• 10u00 : Case 1 : “Betere managementbeslissingen op basis
van geïntegreerde financiële informatie” (Patrick Devlies (VDAB))
• 10u40 Case 2 : “Financiële Interne Controle bij het agentschap VAPH” (Dora Weckhuysen (VAPH))
• 11u20 Maturiteitsinschattingen 2008 en auditplanning 2009 IAVA (Eddy Guilliams (IAVA))
• 12u00 Afsluiting met broodjeslunch
![Page 3: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/3.jpg)
Inleiding
1. Voorgesteld stappenplan
2. Methodologie financiële interne controle toegepast bij de Vlaamse overheid
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen (“fiches” en “commentaren”)
![Page 4: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/4.jpg)
1. Stappenplan (1)
10 Stappen
Stap 1-8 : Uitvoeringsperiode 2008-2009
Stap 9-10 : Uitvoeringsperiode 2008/2009-2010
![Page 5: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/5.jpg)
1. Stappenplan (2)
Stap 1 : Bepaal algemene scope en bereik van de zelfevaluatie
Vb 1 : Alle diensten en agentschappen van beleidsdomein versus specifieke met afgebakende domeinen
Vb 2 : Buitendiensten afzonderlijk van de binnendiensten
![Page 6: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/6.jpg)
1. Stappenplan (3)
Stap 2 : Stel projectverantwoordelijke(n) en projectteam aan
Projectverantwoordelijke met volgende kwalificaties :
Algemeen : kent organisatie goedTechnisch : controleaspecten, basisbeginselen dubbel
boekhouden, uittekenen van processenPersoonlijk : weet van aanpakken, communicatief, durft
standpunten innemen maar blijft open ten aanzien van tegenargumenten, analytisch en probleemoplossend
Heeft steun van de hoogste leiding
![Page 7: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/7.jpg)
1. Stappenplan (4)
Stap 3 : Stel evaluatieteam samen
Bedoeling is om de maturiteit op basis van leidraad IAVA zo objectief mogelijk in te schatten, vandaar :
- Wenselijkheid inbreng van ‘gebruikers’ - Meerdere beoordelaars voor een toch wel
breed scala van domeinen
![Page 8: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/8.jpg)
1. Stappenplan (5)
Stap 4 : Uitwerken van een communicatiestrategie
Wie, wanneer en in welke mate informeren?
Reden : interne controle is een zaak van iedereen, dus moet iedereen er ook bij betrokken worden.
![Page 9: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/9.jpg)
1. Stappenplan (6)
Stap 5 : Uitvoeren van de zelfevaluatie
Sterktezwakteanalyse aan de hand van de ‘leidraad voor interne controle – organisatiebeheersing’
![Page 10: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/10.jpg)
1. Stappenplan (7)
Stap 6 : Bepalen van niveau (risicobewustzijn en bestaande maatregelen) volgens het maturiteitsmodel
Met eventuele toevoeging van relevantie
![Page 11: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/11.jpg)
1. Stappenplan (8)
Stap 7 : Het prioritiseren van de aandachts- of verbeterpunten en wegen van de risico’s naar impact en probabiliteit. Bepalen van ‘risico-apetijt’
![Page 12: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/12.jpg)
1. Stappenplan (9)
Stap 7 bis (financiën) : Gedetailleerd bepalen van de scope en het bereik van het project of deelprojecten bij financiële processen
Inventarisatie financiële processenMogelijke indelingen :
- overheidsopdrachten, subsidies, wedden, ..,- begrotingsstructuur
![Page 13: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/13.jpg)
1. Stappenplan (10)
Stap 8 : Opstellen van een stappenplan
- Aangeven van beheersmaatregelen
- Bepalen timing voor realisatie
- Aanduiden van project- en procesverantwoordelijken
![Page 14: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/14.jpg)
1. Stappenplan (11)
Stap 8 bis (financiën) : Gedetailleerd onderzoek van de adequaatheid van interne controle bij financiële processen
Fiches financiële interne controle
![Page 15: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/15.jpg)
1. Stappenplan (12)
Stap 9 : Uitvoeren van het stappenplan
- Invoeren van de beheersingsmaatregelen
- Het realiseren van verbeterprojecten in functie van het streefdoel, nl het bekomen van een gedocumenteerd systeem van interne controle
![Page 16: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/16.jpg)
1. Stappenplan (13)
Stap 10 : het opvolgen van het stappenplan
- Dit is met inbegrip van een periodieke herhaling van de zelfevaluatie voor organisatiebeheersing
![Page 17: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/17.jpg)
2. Methodologie financiële interne controle toegepast bij de Vlaamse
overheid (1)
Slaat op stap 8 van het stappenplan
• fiches per proces opgesteld
• Vertrekkende vanuit COSO-raamwerk
• Aangevuld met commentaren
![Page 18: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/18.jpg)
2. Methodologie financiële interne controle toegepast bij de Vlaamse
overheid (2)
• Thema’s van waaruit vertrokken wordt :– Begroting (subthema’s : meerjarenplan en
begroting)– Vastleggen verplichtingen– Registratie (subthema’s : personeelsuitgaven,
algemene uitgaven, inkomsten, subsidies, in- en uitgaande geldstromen, diverse)
![Page 19: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/19.jpg)
2. Methodologie financiële interne controle toegepast bij de Vlaamse
overheid (3)– Kas- en schuldbeheer (subthema’s :
financiering, thesauriebeheer)– Financiële rapportering– Vrijwaring activa
![Page 20: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/20.jpg)
2. Methodologie financiële interne controle toegepast bij de Vlaamse
overheid (4)COSO-raamwerk
- Doelstelling geformuleerd per thema- Per thema volgende controledoelstellingen :
- Volledigheid- Correctheid- Tijdigheid- Efficiëntie- Effectiviteit- Rechtmatigheid- Autorisatie
![Page 21: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/21.jpg)
2. Methodologie financiële interne controle toegepast bij de Vlaamse
overheid (5)• Iedere entiteit past generieke fiches aan aan
eigen situatie :– Probabiliteit van risico (invulling : hoog,
gemiddeld, laag/nihil)– Impact van risico (invulling : hoog, gemiddeld,
laag)
![Page 22: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/22.jpg)
2. Methodologie financiële interne controle toegepast bij de Vlaamse
overheid (6)• Beperkingen
– Houdt minder of geen rekening met de algemene operationele risico’s (vb veiligheid)
– Houdt minder of geen rekening met andere managementaspecten (vb HRM, ICT, facilitair management)
– Niet alle facetten van financieel management werden opgenomen (vb interrelaties, financiële beheersaspecten over de ganse Vlaamse overheid heen)
![Page 23: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/23.jpg)
2. Methodologie financiële interne controle toegepast bij de Vlaamse
overheid (7)
Zie website : www.vlaanderen.be/internecontrole
![Page 24: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/24.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.1. Begrotingsopmaak (1)
Doelstelling : Realistische en correcte inschatting van de uitgaven en de middelen, rekening houdende met het efficiënt beheer van de middelen en in overeenstemming met de geldende wetgeving
![Page 25: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/25.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.1. Begrotingsopmaak (2)
- Volledigheid : - Doelstellingen en nieuwe beleidsinitiatieven zijn voor
iedereen duidelijk- Er is een uitgeschreven procedure met duidelijkheid
omtrent wie wat budgetteert- Er is een systeem voorhanden die alle verbintenissen en
mogelijke verplichtingen registreert- Er bestaat budgetcontrolling (controle samenhang)
![Page 26: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/26.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.1. Begrotingsopmaak (3)- Correctheid
- Er wordt een verschillenanalyse met het meerjarenplan en de uitvoeringsgegevens van voorgaande ja(a)r(en) gemaakt.
- De kostendrijvers van de verschillende entiteiten zijn gekend
- De parameters waarop de begroting is gesteund zijn duidelijk en de metingen waarop men zich steunt zijn betrouwbaar
![Page 27: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/27.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.1. Begrotingsopmaak (4)
- Er bestaat een accounting manual- De aanrekeningsregels zijn gekend door de
betrokkenen bij de begrotingsopmaak en worden als dusdanig bij de begrotingsopmaak toegepast
- Tijdigheid- Tijdslijn is in het begrotingsproces aangegeven
![Page 28: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/28.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.1. Begrotingsopmaak (5)- Rechtmatigheid
- De regelgeving mbt begroting is door de betrokkenen gekend
- Efficiëntie en effectiviteit- Er gebeurt een regelmatige evaluatie van de taken van
een dienst alsmede van de gedane uitgaven en ontvangsten
- Er is een link tussen de te bereiken doelstellingen en de gevraagde en verkregen kredieten.
![Page 29: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/29.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.2. Meerjarenplanning
(naast beheersmaatregelen reeds opgenomen onder begroting)
- Correctheid - Opvolging gevoeligheid output
- Jaarlijkse bijsturing
- Effectiviteit- Afstemming tussen beleidsdoelstellingen,
beheersovereenkomsten en meerjarenplanning
![Page 30: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/30.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.3. Thesauriebeheer (1)
- Volledigheid- Vertaling begroting naar een gedetailleerde
kasplanning (bv. Per maand)- Registratie met normale vervaldatum van alle
inkomende facturen- Opvolging geregistreerde facturen die nog niet
zijn goedgekeurd
![Page 31: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/31.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.3. Thesauriebeheer (2)
- Correctheid- Opbouw systeem van inningsgedrag- Uitwerken interne regeling betalingspatroon
(wedden, subsidies, …)
- Tijdigheid- Uitwerken kasplanningsprocedures en
communicatie ervan aan alle betrokkenen
![Page 32: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/32.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.3. Thesauriebeheer (3)
- Autorisatie- Kasplanningsgegevens worden door betrokken
diensthoofden of aangestelden aan financieel beheerder bezorgd
![Page 33: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/33.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.4. Financieringsproces (1)
- Correctheid- Opstellen van een geïntegreerde kasplanning op
middellange en lange termijn waarin ook de investeringsplanning is in opgenomen
- Financieel beheerder houdt permanent overzicht van de lopende contracten (o.a met looptijd, variabiliteit rente)
![Page 34: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/34.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.4. Financieringsproces (2)
- Efficiëntie- Verwerven van marktkennis (voorwaarden,
inschatten van renterisico’s)
- Autorisatie- Bewaken machtiging voor het aangaan van
leningen
![Page 35: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/35.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.5. Aangaan verbintenissen (1)
- Volledigheid- Er zijn procedures en een systeem voor handen die alle
aangegane verbintenissen of te verwachten verplichtingen met financiële weerslag bijhoudt
- Correctheid- Explicitering financiële weerslag in elk dossier
- Permanent zicht op de nog resterende budgettaire ruimte
![Page 36: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/36.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.5. Aangaan verbintenissen (2)
- Effectiviteit- Er wordt bij ieder dossier de link gelegd naar
beleidsplan/beheersovereenkomst
- Rechtmatigheid- Juridische check bij iedere (potentiële) verbintenis
- Functiescheiding bij uitwerken van procedures aangaan verbintenissen
![Page 37: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/37.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.5. Aangaan verbintenissen (3)
- Autorisatie- Delegatieregels en verantwoordelijkheden
liggen duidelijk (gedetailleerd) vast
![Page 38: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/38.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.6. Registratieproces – geldstromen (1)
- Volledigheid- Controle banksaldo met rekeninguittreksel- Permanent bijhouden kasboek met
mogelijkheid op onverwachtse controle
![Page 39: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/39.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.6. Registratieproces – geldstromen (2)
- Correctheid- Debiteuren/crediteuren op abnormaliteiten
controleren- Wachtrekeningen in het oog houden
![Page 40: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/40.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.6. Registratieproces – geldstromen (3)
- Tijdigheid- Financiële verrichtingen onmiddellijk
registreren sneller versturen van rappels
![Page 41: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/41.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.6. Registratieproces – geldstromen (4)
- Rechtmatigheid- Intern financieel protocol voor diensten die met
afzonderlijke kassen of bankrekeningen werken
![Page 42: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/42.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.6. Registratieproces – geldstromen (5)
- Efficiëntie - Debiteurenbeheer is uitgewerkt
![Page 43: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/43.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.6. Registratieproces – geldstromen (6)
- Autorisatie- Delegatiebesluiten zijn duidelijk uitgewerkt- Geldbewegingen op basis van
verantwoordingsstukken
![Page 44: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/44.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.7. Registratieproces – personeelsuitgaven en –inkomsten (1)
- Volledigheid- Opvolging aan en door derden door te rekenen
personeelsuitgaven- Opvolging te ontvangen subsidies, te
recupereren van de verzekering- Vergelijking personeelsuitgaven per maand
![Page 45: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/45.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.7. Registratieproces –personeelsuitgaven en –inkomsten (2)
- Correctheid- Goedkeuren personeelslijst door afdelingshoofd- Nazicht correcte verwerking van wijzigingen mbt
personeel- Nazicht berekende bruto-lonen (vb bij prestaties op
basis van uren)- Goedkeuringsprocedure voor het toekennen van
overuren (wanneer zijn overuren toegelaten, hoe worden ze vergoed)
![Page 46: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/46.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.7. Registratieproces – personeelsuitgaven en –inkomsten (3)
- Tijdigheid- Achterstallen, correcties worden onmiddellijk
aan weddeberekening doorgegeven- Loonstaten onmiddellijk in te boeken- Deadlines doorgeven laatste wijzigingen zijn
gekend
![Page 47: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/47.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.7. Registratieproces – personeelsuitgaven en –inkomsten (4)
- Rechtmatigheid- Wervingsprocedure is gekend en in
overeenstemming met regelgeving- Alle afspraken met betrekking tot
onkostenvergoedingen liggen vast- Functiescheiding met betrekking tot
goedkeuren onkostenvergoeding
![Page 48: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/48.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.7. Registratieproces – personeelsuitgaven en –inkomsten (5)
- Autorisatie- Niet iedereen kan van alles doorgeven aan
personeelsdienst of weddecentrale- Bewaken personeelsbudget door maandelijkse
vergelijking realiteit met budget. Simulaties bij aanwervingen.
- Gebruik bankkaarten is geregeld. Toestemming toekennen valt onder bevoegdheid financiële dienst
![Page 49: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/49.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.8. Registratieproces – Aankopen (1)
- Volledigheid- Alle transacties worden onmiddellijk geregistreerd (zo
ook alle binnenkomende aankoopfacturen en aan te vragen of gevraagde creditnota’s)
- Alle aankoopprocedures zijn duidelijk omschreven en algemeen gekend
- Er is zicht op de leveringen waarvoor al dan niet reeds factuur werd voor ontvangen
![Page 50: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/50.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.8. Registratieproces – aankopen (2)- Correctheid
- Controlling detecteert exceptionele boekingen in de boekhouding
- Aandacht voor de verplichtingen bijgehouden in randsystemen
- Gebruik van unieke nummering (vb via gebruik referentie leverancier, unieke identificatie leverancier)
![Page 51: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/51.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.8. Registratieproces – aankopen (3)
- Correctheid- Bijhouden logboek wijzigingen aan
derdenbestand- Technisch en rekenkundig nazicht facturen- Overeenstemming bestelling, levering, factuur- Centraal ontvangst goederen
![Page 52: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/52.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.8. Registratieproces – aankopen (4)
- Correctheid- Duidelijk proces voor afhandeling van
retourzendingen- Voor elke registratie een verantwoordingsstuk
(ook interne bewegingen)- Bestaan van een accounting manual
![Page 53: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/53.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.8. Registratieproces – aankopen (5)- Tijdigheid
- Geregistreerde niet-goedgekeurde facturen worden onderzocht
- Alle transacties geboekt overeenkomstig de geldende aanrekeningsregels – toezicht door controlling
- Bij betaling wordt rekening gehouden met optimale betalingsvoorwaarden
![Page 54: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/54.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.8. Registratieproces – aankopen (6)
- Effectiviteit- Doelstellingen zijn duidelijk gedefinieerd
- Controlling ziet na in welke mate aankopen gelieerd zijn aan het behalen van doelstellingen
![Page 55: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/55.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.8. Registratieproces – aankopen (7)
- Efficiëntie- Bij bestellingen wordt steeds nagegaan wat optimale
bestelhoeveelheid in relatie tot de noden is
- Alternatieven worden steeds onderzocht
- De kwaliteit van de leveranciers wordt beoordeeld en bijgehouden
![Page 56: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/56.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.8. Registratieproces – aankopen (8)
- Rechtmatigheid- Er is toezicht op het respecteren wetgeving
overheidsopdrachten en eventuele andere regelgeving op normering (van deze laatsten bestaan per ‘product(groep)’ een databank/checklist)
![Page 57: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/57.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.8. Registratieproces – aankopen (9)
- Autorisatie- Delegaties zijn duidelijk
- Er bestaat een systeem waarbij kredietoverschrijdingen niet mogelijk zijn (dit geldt in het bijzonder voor projecten/investeringen)
![Page 58: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/58.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.9. Registratieproces – subsidies (1)
- Volledigheid- Alle aanvragen worden ingeschreven en op een
uniforme wijze bijgehouden- Wanneer zich een omstandigheid voordoet die tot
recuperatie noopt, wordt dit onmiddellijk berekend en als dusdanig geboekt en gevorderd
- Er bestaat per subsidie een checklist van de inhoud van een dossier
![Page 59: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/59.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.9. Registratieproces – subsidies (2)- Correctheid (1)
- Er bestaat een controle op de berekening van de subsidie
- Abnormale boekingen in de boekhouding worden gedetecteerd
- Recuperaties worden gelinkt met oorspronkelijke subsidieuitgave
- Unieke identificatie van subsidieverkrijgers met schriftelijk document bankrekening
![Page 60: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/60.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.9. Registratieproces – subsidies (3)
- Correctheid (2)- Fouten in ingediende dossier worden aan aanvrager
gemeld met vraag tot eventuele correctie
![Page 61: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/61.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.9. Registratieproces – subsidies (4)
- Effectiviteit- Er zijn duidelijke richtlijnen met betrekking tot de
evaluatie van gesubsidieerde projecten en of organisaties
- Rechtmatigheid- Het subsidiereglement is duidelijk en er wordt
gecontroleerd dat dit als dusdanig ook wordt gerespecteerd
![Page 62: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/62.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.9. Registratieproces – subsidies (5)
- Autorisatie- Er bestaat een uitgeschreven proces dat zowel de
behandeling van subsidieaanvragen als de behandeling van geschillen, probleemmeldingen beschrijft.
![Page 63: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/63.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.10. Registratieproces – verkopen en uitgaande rechten (vorderingen) (1)
- Volledigheid- Alle transacties worden zonder uitstel, getrouw en
volledig in de boekhouding opgenomen. Van ieder recht bestaat een uitgeschreven procedure
![Page 64: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/64.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.10. Registratieproces – verkopen en uitgaande rechten (vorderingen) (2)
- Correctheid (1)- Van ieder uitgaand recht bestaat een
verantwoordingsstuk (ook interne bewegingen worden verantwoord)
- Bijzondere aandacht gaat uit naar de rechten die in randsystemen worden bijgehouden (vb facturatie buitenschoolse kinderopvang, belastingen)
- Boekhouding wordt regelmatig op abnormaliteiten onderzocht
![Page 65: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/65.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.10. Registratieproces – verkopen en uitgaande rechten (vorderingen) (3)
- Correctheid (2)- Systeem wordt zodanig opgezet dat
facturen/kredietnota’s slechts éénmaal kunnen worden geboekt (vb referentie periode)
- Kredietnota’s worden gelinkt aan oorspronkelijke factuur- Er zijn duidelijke regels met betrekking tot niet direct
toewijsbare ontvangsten. Wachtrekeningen worden heel strikt opgevolgd.
![Page 66: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/66.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.10. Registratieproces – verkopen en uitgaande rechten (vorderingen) (4)
- Tijdigheid- Alle transacties worden geboekt volgens de
geldende aanrekeningsregels. Deze zijn door alle betrokkenen gekend.
![Page 67: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/67.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.10. Registratieproces – verkopen en uitgaande rechten (vorderingen) (5)
- Autorisatie- Ieders verantwoordelijkheid in de processen van
uitgaande rechten duidelijk vastgelegd.
- Debiteuren waarmee problemen zijn, zijn identificeerbaar in de ganse organisatie.
![Page 68: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/68.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.11. Financiële rapportering (1)
- Volledigheid- Van ieder rapport zijn de doelstellingen, structuur,
inhoud en eigenaar duidelijk omschreven, ook in relatie met de verplichte inhoud die door bepaalde regelgeving wordt opgelegd.
- De ’master’ geeft zijn goedkeuring voor het gebruik van gegevens.
![Page 69: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/69.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.11. Financiële rapportering (2)
- Correctheid- Er bestaat voor de belangrijkste rapporten een checklist
dat ter controle moet worden afgewerkt.
- Logische en rekenkundige controles worden uitgevoerd.
- Het gebruik van omvangrijke spreadsheets waarvan de veranderlijkheid niet afdoende gegarandeerd is, wordt zoveel mogelijk vermeden
![Page 70: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/70.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.11. Financiële rapportering (3)
- Tijdigheid- Voor jaarafsluitingen bestaat een draaiboek met de te
respecteren data.- Voor andere rapporten bestaat een kalender die strikt wordt
nageleefd. - Bij rapporten met een heel strikt tijdschema (= kort na
verstrijken periode) wordt de toelaatbare foutenmarge bepaald
![Page 71: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/71.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.11. Financiële rapportering (4)
- Efficiëntie- Er wordt regelmatig bij de gebruikers van de rapporten gepolst in
welke mate de gerapporteerde gegevens voldoen aan de gebruikerswensen en doelstellingen van het rapport.
- Indien er een wijziging is in de totstandkoming van een rapport wordt dit bij het eerste aangepaste rapport duidelijk vermeld en het eventuele effect ten opzicht van de vroegere wijze medegedeeld
![Page 72: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/72.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.12. Vrijwaring vaste activa (1)
Onderverdeeld in :
1. Vermogensgoederen2. Voorraden3. Kas en bank
![Page 73: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/73.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.12. Vrijwaring vaste activa (2)
vermogensgoederen - Definiëren van welke goederen geïnventariseerd worden- Eén verantwoordelijke olv leidend ambtenaar (eventueel nog subverantwoordelijken)- Procedure voor buitengebruikstelling, verlies of beschadiging (eventueel opmaken
vordering)- Eén centraal systeem (randsystemen zijn mogelijk)- Bijhouden juridische aard van het goed (huur, eigendom, …)- Aansluiting met boekhouding
Ook nog : ontwerp omzendbrief voor Vlaamse ministeries (nog verder te bespreken binnen werkgroep) !!!
![Page 74: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/74.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.12. Vrijwaring vaste activa (3)
Voorraden
- Definiëren van de voorraad goederen- Voorkeur van permanente voorraad- Minimaal 1 x per jaar fysisch geteld
![Page 75: Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062405/5551a0ee4979591f3c8b7e37/html5/thumbnails/75.jpg)
3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.12. Vrijwaring vaste activa (4)
Kas en bank
- Kasgelden tot minimum beperken- Kasgelden boven bedrag x naar bank- Dubbele handtekening