Organização de Eventos Esportivos:
Marketing e Jornalismo
Basileu Rodrigo Tavares
Eu, o intrometido
• Formação• Primeiros eventos – Academia de
Comércio• Faculdade de Comunicação – Atlética-
UFJF• Jogos Universitários de Juiz de Fora• Phormar Formaturas e Eventos• Wadson Ribeiro• Elaboração de projetos – DUO e AUJE
Organização de Eventos Esportivos
• Teoria ou prática• O diferencial do profissional de comunicação –
ver como evento e não somente como competição esportiva
• Quem pode fazer?• Imprescindível saber administrar
• Planejamento• Organização• Direção • Controle
• Empreendedorismo• É preciso ter técnica, criatividade, bom senso, dedicação,
comprometimento, visão e acompanhamento
História dos eventos esportivos
• A fonte clássica de referência – Jogos Olímpicos – Foram 1170 anos de Jogos, que começaram em 776 a.C e só terminaram no ano 393 d.C, quando a Grécia foi conquistada pelos Romanos;
• O esporte, quando conceituado como empreendimento, é produto de séculos de história. Gestores de todos os tempos buscaram maneiras de fazer do esporte uma atração para as massas:
• Egito – Lutas (1.850 a.C) • Roma – Coliseu (1.500 a.C) • Irlanda – Arremesso peso (1.160 a.C) • China – Arco (530 a.C) • Pérsia – Pólo (651) • Japão – Sumô (754) • Inglaterra – Críquete (1520) • França – Tênis (1635)
Tipologia de eventos esportivos
• Olimpíadas – evento suis generis – ao mesmo tempo gênero e espécie (tipo) de evento, dado o seu caráter singular. Competição que reúne várias modalidades esportivas e consome alguns dias na realização das diversas categorias. Tem periodicidade própria (na origem é das mais antigas);
• Campeonato – evento em que os concorrentes se enfrentam pelo menos uma vez e tem uma duração relativamente longa. Recomendável quando há disponibilidade de tempo e de recursos;
• Torneio – competição de caráter eliminatório, que é realizada em um curto espaço de tempo. Dificilmente ocorre o confronto entre todos os participantes. Recomendável quando se tem pouco tempo e um grande número de participantes;
Tipologia de eventos esportivos
• Taça ou Copa - uma variável dos torneios ou campeonatos; com exceção dos eventos mais tradicionais (como a Copa do Mundo de Futebol), normalmente é utilizada para prestar algum tipo de homenagem ou promover algum patrocinador, associando sua marca ou produto ao nome do evento;
• Festival – atividade esportiva participativa e informal. Visa a integração e a promoção da modalidade, além de motivar os participantes e familiares;
• Gincana – evento recreativo que conta com diversas estações criativas e/ou objetivos a serem atingidos. Voltada para o lazer;
• Desafios – atividade normalmente individual, que tem os processos de escala como referência.
• Exibição – evento de performance individual ou coletiva, em que são valorizadas as destrezas do(s) participante(s), sem finalidade competitiva.
Os Jogos Universitários de Juiz de Fora – JUJF
• História;• Resgate;• O JUJF Moderno;• Iniciativa pública e privada;• Reconhecimento da CBDU;• Plano gestor de três anos – retomada,
expansão e confirmação;
• Desafios.
Etapas da organização esportiva
• Planejamento (pesquisa)• Pré-evento (organização) • Desenvolvimento (execução) • Pós-Evento (avaliação)
Planejamento esportivo – CALENDÁRIO
• Critérios relacionados ao sucesso do evento: período do ano, data específica, horário, frequência, duração e intensidade;
• Riscos ou oportunidades?• coincidir com eventos cívicos ou religiosos,
locais, regionais ou nacionais; • coincidir com outros eventos similares; • coincidir com outros eventos de grande porte; • coincidir com a grade de programação dos
meios de comunicação; • não desafiar hábitos, costumes e práticas
locais.
Planejamento esportivo – LOCAL
• Localização e estrutura são fundamentais;
• Possibilidades: arenas, estádios, ginásios, quadras, piscinas, pistas, parques, ruas;
• Pontos a se levar em conta: • Objetivos e porte do evento;• Condições econômicas dos participantes;• Facilidades de acesso;• Condições turísticas;• Condições de hospedagem;• Concentração local dos participantes;• Custo x benefício.
Planejamento esportivo – PÚBLICO
• Definição do público-alvo a partir do mercado. Qual segmento será focado? Pesquisa deve se basear em critérios: geográfico, demográfico, comportamental, psicográfico (fatores psicológicos, sociológicos e antropológicos, assim como benefícios desejados, auto-imagem e estilo de vida, que vislumbram identificar como o mercado é segmentado para tomar decisões particulares sobre um produto, pessoa, ideologia);
• Os eventos esportivos têm como característica alcançar vários tipos de segmentos interessados e potenciais formadores de opinião, como: organizações (acionistas, fornecedores e revendedores), lideranças comunitárias, governo e políticos, associações e sindicatos, veículos de comunicação, funcionários.
Planejamento esportivo – PÚBLICO
• Uma das técnicas que ajuda na hora do sucesso de um evento é a você saber do seu target primário se ele gosta da proposta do evento. Se ele não gostar, quem irá competir?
Planejamento esportivo – REGULAMENTO
• Fundamental para uma competição justa, organizada e dinâmica. Deve observar as seguintes características: • Objetividade • Precisão • Clareza • Abrangência
Planejamento esportivo – REGULAMENTO
• Estrutura básica de um regulamento:• Histórico ou justificativa;• Descrição da competição
• Objetivo;• Participantes;• Categorias;• Programa;• Direção (do evento);• Datas, locais e horários;• Fases e sistemas de disputa;
• Inscrições • Data e local;• Número de inscritos por modalidade;• Especificações para cada modalidade;• Condições para inscrição;• Valor da inscrição;
Planejamento esportivo – REGULAMENTO
• Estrutura básica de um regulamento (cont.):• Normas disciplinares • Arbitragem;• Penalidades;• Recursos;
• Premiação• Direitos dos participantes;• Relação de prêmios;
• Disposições gerais• Cerimônia de abertura e encerramento;• Atividades especiais.
Etapas da organização• O Lead esportivo• O que: qual ação vai ser desenvolvida?
• Quem: quem será o responsável pela sua implantação? Qual o público-alvo (target primário e secundário)?
• Quando: quando a ação será realizada (calendário)?
• Como: como a ação vai ser implementada (passos da ação)? Quais modalidades? Qual a premiação?
• Onde: onde a ação será desenvolvida? Qual a abrangência?
• Por que: quais objetivos? por que foi definida esta solução (resultado esperado)? Por que pode dar certo?
• Quanto: quanto será gasto?
Etapas da organização – análise de viabilidade
• Pesquisa de mercado é necessária para se saber o panorama macro e micro ambiental do mercado em que se está operando;
• Ênfase deve ser principalmente sobre:
• Proposta temática do evento (ideal);• Definição de data e local mais adequados;• Perfil dos participantes potenciais.
Etapas da organização – análise de viabilidade
• Para avaliar a viabilidade do evento, um dos principais métodos adotados é a análise SWOT – Strenghts (forças), Weaknesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças)
• Sun Tzu, autor de “A Arte da Guerra”, em um de seus principais conselhos, fala: “Concentre-se nos pontos fortes, reconheça as fraquezas, agarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaças”.
Análise SWOT
Levantamento de recursos
• Técnicos e desportivos;• Recursos materiais – material de
expediente e secretaria, de participante, gráfico, para a imprensa, sonorização e iluminação;
• Infraestrutura;• Recursos humanos;
Organograma de um evento esportivo
Direção TécnicaSecretaria Geral
Coordenadores de modalidades
Coordenadores de arbitragemSupervisor geral dos boletins
técn.
Direção OperacionalComissão Científica;
Comissão de Comunicação e Marketing*
Comissão de Cerimônias e Eventos Culturais*
Comissão de SegurançaComissão de Voluntários
Comissão MédicaComissão de Transporte
Comissão de Hospedagem e Alimentação
Comissão Disciplinar
Coordenação GeralCoordenador Geral
Comissão de Honra
Comitê Organizador
Coordenação Geral
Comissão de FinançasAssessoria de Imprensa*
Assessoria JurídicaComissão de Controle
Comitê de Comunicação e Marketing
• Elaborar as estratégias e o plano de comunicação; • Estabelecer a programação visual da competição bem como
cuidar da imagem e das marcas envolvidas com o evento;• Estabelecer contatos pessoais com patrocinadores e
convidados; • Escolha adequada de meios de divulgação;• Estabelecer relações comerciais com os patrocinadores,
apoiadores e provedores;• Coordenação das assessorias de imprensa e relações públicas;• Produção de cartazes, mala direta, mailing;• Construção de site;• Perfis nas mídias sociais;• Supervisionar o merchandising do evento.
E a verba?• Vender – o mais difícil – a primeira edição
então...;• Trabalho aliado do Comitê de Comunicação e
Marketing com o Comercial do evento (Comercial interno x Agentes Comerciais);
• Leis de Incentivo ao Esporte;• Como ir ao mercado?;• Desenvolver:
• Prospecções de mercado;• Elaboração de propostas;• Formalização de contratos;• Delineamento de parcerias .
Acabou. E aí? Pós-evento• Uma das características mais interessantes dos
eventos esportivos é a possibilidade do patrocinador, sua marca ou seu produto tornarem-se partes integrantes da experiência, da identificação e das emoções vividas pelos torcedores e atletas, fazendo com que os patrocinadores/parceiros dividam da mesma avaliação do evento;
• Fundamental que os organizadores consagrem tempo e esforços à tarefa de consolidação final do evento, promovendo atividades de encerramento das ações desenvolvidas. Ex.: Cerimônia de Encerramento.
Acabou. E aí? Pós-evento
• Elaboração de relatórios:– Relatório Geral: Pesquisa inicial; Memorial do projeto; Membros do
comitê organizador; Patrocínios e convênios; Relação de participantes; Regulamento; Locais das competições e demais atividades; Tabela de jogos e resultados; Relação de vencedores e premiados; Classificação final; Estimativa de público; Registro de cerimonial e apresentações artísticas; Material gráfico e outros formatos de divulgação; Prestação de contas; Custo estimado e final; Bens adquiridos; Cronograma e execução; Ofícios e cartas de agradecimento; Clipping (eletrônico e impresso); Pesquisas de avaliação (satisfação, recall);
– Prestação de Contas: Entradas e saídas; Saldo bancário; Contas a receber; Contas a pagar; Notas fiscais; Tributos; Resumo financeiro (balanço);
– Cartas de Agradecimento: Autoridades; Participantes Organização de Eventos Esportivos; Colaboradores (equipes de trabalho); Prestadores de serviço; Patrocinadores, apoiadores e demais parceiros; Imprensa.
Avaliação de Qualidade
• Reuniões Técnicas pós-evento internas e externas – críticas e sugestões;
• Pesquisas internas apenas não retratam fielmente o retorno do evento;
• Ouvir o cliente mostra que tem uma voz ativa no mercado;
• Ferramenta para estimular a melhoria do evento.
Referências bibliográficas• MARIN, Edward Robinson; LOPES, Evandro Luís; PIZZINATTO, Nadia Kassouf.
Segmentação psicográfica de consumidores de produtos de marca própria:Uma aplicação da escala VALS no varejo paulistano. Universidade de São Paulo. Ago.2008. Disponível em: <http://www.ead.fea.usp.br/semead/11semead/resultado/trabalhosPDF/670.pdf>. Acesso em: 27 abr. 2011.
• MENDES, Ricardo. Organização de Eventos. Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Bahia Campus Porto Seguro, mar.2009. Disponível em: <http://www.portoseguro.cefetba.br/doc_professores/educacao_fisica_ricardo/2%C2%BA%20Ano/Apostila%20-%20Eventos%20Esportivos%20-%202o.%20ano.pdf>. Acesso em: 25 abr. 2011.
• NÓBREGA, Renato Garcia. Organização de Eventos Esportivos. In: AZEVÊDO, Paulo Henrique. Terminologia da organização de eventos esportivos. Universidade de Brasília. Disponível em: <http://vsites.unb.br/fef/downloads/paulo-henrique/linguagem_esportiva-ph.pdf>. Acesso em: 26 abr. 2011
• POIT, Davi Rodrigues. Organização de Eventos Esportivos. São Paulo: Phorte Editora, 2005.
• REZENDE, José Ricardo. Manual Completo da Lei de Incentivo ao Esporte. São Paulo: All Print Editora, 2008.
Oficina
• Montagem de um evento a partir do Lead Esportivo
• O que: qual ação vai ser desenvolvida?• Quem: quem será o responsável pela sua implantação?
Qual o público-alvo (target primário e secundário)?• Quando: quando a ação será realizada (calendário)?• Como: como a ação vai ser implementada (passos da
ação)? Quais modalidades? Qual a premiação?• Onde: onde a ação será desenvolvida? Qual a
abrangência? • Por que: quais objetivos? por que foi definida esta
solução (resultado esperado)? Por que pode dar certo?• Quanto: quanto será gasto?
Basileu Rodrigo Tavares
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