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Outils de Planification des Approvisionnements
Séminaire Technique de Préparation des Consultants pour les Programmes VIH, TB et
Paludisme
Dakar 6-9 Mars 2006
Aoua Diarra
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Moyens de Prévention des Ruptures
• Estimation correcte des besoins (quantification)
• Planification efficace des approvisionnements
• Mise en place d’un système efficace de contrôle d’inventaire
• Gestion efficace de l’information
• Gestion efficace de la distribution des produits
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Planification des Approvisionnements
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Suivi du Pipeline et Planification de Suivi du Pipeline et Planification de l’Approvisionnement version 3l’Approvisionnement version 3
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Fonction du Logiciel PipeLine
• Suivi du PipeLine– Suivi des niveaux de
stock– Comparaison des
niveaux de stock aux niveaux de stock maximum et minimum établis
– Identification automatique des problèmes du pipeline
• Planification des Approvisionnements– Calcul des
déficits/excédents et quantités nécessaires
– Suivi automatiques des actions en cours dans le pipeline en fonction des délais de livraison
– Préparation des Tableaux d’Acquisition des produits
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Supply Chain Manager
Scm2.lnk
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Fonction du Logiciel Supply Chain Manager
• Suivi du Stock
– Suivi des niveaux de stocks des magasins et PPS
– Mesure la tendance de distribution pour les réapprovisionnements, les prévisions et l’achat
– Evalue la performance des structures individuelles et du système entier
• Gestion de la distribution
– Définit la taille minimum des livraisons
– Détermine les types de véhicules à acquérir pour la distribution
– Fait le suivi du calendrier de déplacement des véhicules pendant les livraisons
– Définit les routes et marque les livraisons reçues
– Permet l’allocation du personnel pour les livraisons
– Identifie les structures qui ont besoin de livraisons urgentes
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La Distribution (Stockage & Transport)
Tenir compte de:
• Disponibilité des ressources nécessaires pour le transport, l’entreposage et la réception des produits
• Sécurité des produits pendant la distribution et le stockage
• Capacité de stockage (versus plan d’approvisionnement et
fréquence des livraisons)
• Durée de vie des produits
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Recommandations pour la distribution des produits
• Intégrer le stockage et la distribution des produits si possible
• Etudier la possibilité d’utiliser les services des courriers privés pour la distribution
• Appliquer les directives d’entreposage des produits de santé (sécurité accès continu, système de « Premier Périmé, Premier Sorti, séparation des produits périmés/endommagés»
• Ne livrer les ARVs et tests VIH qu’aux sites autorisés
• S’assurer que les produits qui sont utilisés en combinaison sont distribués ensemble
• Les ARV étant des produits très délicats, ils ne doivent pas être réemballés
• Prévoir une chaîne de froid dans les points de stockage pour les produits qui l’exigent
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Le Contrôle des Stocks
Permet de:
– Définir le moment de passer la commande.
– Déterminer la quantité à commander
– Maintenir des quantité suffisantes de stocks pour tous les produits en évitant les sur stockages et les ruptures de stocks
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• Réduire le nombre de niveaux dans le circuit de distribution.
• Utilisé un système avec des niveaux maximum et minimum
• Utiliser un système de rapports et commandes mensuels.
• Pour un nouveau programme, incorporer graduellement les produits de « 2ème intention ».
• Mettre en place un système de retour des produits non utilisés pour la redistribution avant péremption.
Recommandations (ARVs et Tests VIH)
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Evaluation des stocks
But:
• Eviter les ruptures de stocks
• Eviter les surstocks
• Déterminer le moment et la nature des commandes
Informations nécessaires:
• Quantités de produits distribuées (estimée en moyenne mensuelle)
• Stock disponible et utilisable
• Formule: MSD = Stock disponible utilisable divisé par la CMM
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Le Système d’Information pour la Gestion Logistique (SIGL)
• Fournit les données requises pour contrôler les stocks de produits et prendre les décisions sur la gestion: trois données logistiques essentielles: – Consommation, – Stock disponible, – Pertes et ajustements
• Pour les produits de programmes spéciaux:
– ARVs: nombre de nouveaux clients par traitement– Tests VIH: nombre de tests par utilisation
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Recommandations (ARVs et Tests VIH)
• Soumettre les rapports en même temps que les commandes de produits.
• Ne collecter que les données qui seront utilisées pour la prise de décisions logistiques
• Faire la collecte des données sur les quantités des produits distribuées aux clients et sur l’utilisation directe des tests VIH
• Uniformiser le SIGL sur l’ensemble du système
• Utiliser une seule unité pour gérer chaque produit (comprimé, capsule, test individuel)
• Imprimer les formulaires avec les différentes utilisations des tests (dépistage, confirmation, résolution)