Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti
Politeknik Kota Kinabalu
Penulis:
Md Syadiqin Bin Awg Adi @ Jumaat
Dhya Alysha Valdez
Wahadhir Bin Hamdan
Edisi 2015
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 1 -
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti
Politeknik Kota Kinabalu
Panduan ini dikeluarkan untuk rujukan para pelajar dan kakitangan
Politeknik Kota Kinabalu
Edisi 2015
Catatan: Panduan ini sentiasa dikemas kini mengikut keperluan, sila pastikan edisi dan bilangan
terkini sebelum membuat sebarang keputusan. Sebarang kekeliruan boleh merujuk pihak
Pengurusan, JSKK dan JHEP.
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 2 -
Terima Kasih
Kepada
Jabatan dan Unit Politeknik Kota Kinabalu
yang telah memberi kerjasama
Penyelaras
Md Syadiqin Bin Awg Adi @ Jumaat
Ketua Kursus Kokurikulum
Politeknik Kota Kinabalu
Penulis
Md Syadiqin Bin Awg Adi @ Jumaat
Ketua Kursus Kokurikulum
Merangkap Ketua Unit Kokurikulum
Dhya Alysha Valdez Abdullah
Penolong Pegawai Belia dan Sukan
Merangkap Bendahari JSKK
Wahadhir Bin Hamdan
Pembantu Operasi
Merangkap Penyelia Logistik & Infrastruktur
Jabatan dan Unit
Jabatan Hal Ehwal Pelajar
Unit Kewangan
Unit Instruktional & Multimedia
Unit Teknologi Maklumat
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 3 -
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti
Politeknik Kota Kinabalu
Isi Kandungan Muka Surat
Pendahuluan 4
Prosedur Perlaksanaan Aktiviti
1.0 Pengenalan 5
1.1 Sumber Kewangan Aktiviti
1.2 Prosedur Penawaran dan Agihan Kewangan 6
1.2.1 Panduan Penawaran Hadiah Dalam Penganjuran
1.2.2 Panduan Agihan Wang Hadiah Kemenangan
1.3 Panduan Asas Penyediaan Kertas Kerja Dan Laporan Aktiviti 8
1.3.1 Kandungan Dalam Penulisan Kertas Kerja Aktiviti
1.3.2 Kandungan Dalam Penulisan Laporan Aktiviti
1.3.3 Agihan Laporan Aktiviti
Prosedur Penggunaan Fasiliti Semasa Aktiviti
2.0 Pengenalan
2.1 Penempahan 11
2.2 Kemudahan Yang Disediakan 12
2.3 Waktu Operasi 12
2.4 Perkara Yang Perlu Dipatuhi 13
2.5 Persiapan Tempat 13
2.6 Pengurusan Jamuan Dan Katering 14
Prosedur Pengendalian Aktiviti
3.0 Pengenalan 15
3.1 Urusan Dan Tanggungjawab Pegawai Pengiring / Penasihat
Semasa Menyertai Pertandingan/Kejohanan 16
3.2 Urusan Pelaksanaan Penganjuran Aktiviti 17
3.3 Urusan Pelaksanaan Penglibatan dan Penyertaan 18
3.4 Urusan Pinjaman Peralatan 19
3.5 Urusan Penggunaan dan Sewaan Kemudahan
Aktiviti Dalam dan Luar 20
Rujukan
Lampiran
Borang-Borang Berkaitan
A : Borang Jabatan Sukan, Kokurikulum & Kebudayaan
B : Borang Unit Kewangan
C : Borang Unit Instruktional dan Multimedia
D : Borang Unit Teknologi Maklumat
E : Borang Unit Pentadbiran
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 4 -
Pendahuluan
Pelaksanaan aktiviti adalah tindakan dan peranan semua pihak yang terlibat
sama ada bermula daripada pihak atasan, pengurusan, pegawai sehinggalah kepada
pelajar atau peserta. Setiap pelaksanaan memerlukan perancangan, strategi, maklumat
lengkap, pengurusan berkesan, komunikasi, dan mungkin memerlukan sedikit kajian
jika perlu.
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu ini adalah
panduan bagi membantu memudahcara dalam melaksanakan aktiviti di Politeknik
Kota Kinabalu (PKK) terutamanya bagi pegawai yang terlibat secara langsung
dengan aktiviti pelajar.
Bagi memudahkan penerangan dalam urusan-urusan pelaksanaan, panduan ini
lebih merujuk kepada penggunaan carta alir agar dilihat lebih senang difahami dan
mengikut urutan keutamaan. Setiap urutan pelaksanaan dinyatakan sekali pihak yang
perlu dihubungi atau dipertanggungjawabkan dan maklumat-maklumat penting yang
perlu ada dalam setiap urusan.
Dengan harapan Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti PKK ini dapat mambantu
pegawai yang terlibat secara langsung dengan aktiviti pelajar. Seterusnya dapat
mengurangkan masalah dalam sistem pengurusan pelaksanaan setiap aktiviti.
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 5 -
Prosedur Pelaksanaan Aktiviti Oleh: Md Syadiqin Bin Awg Adi @ Jumaat
1.0 Pengenalan
Panduan ini melibatkan tiga pengurusan asas iaitu merangkumi penerangan
berkaitan prosedur kewangan, prosedur pelaksanaan aktiviti dan prosedur penawaran
serta agihan wang hadiah kemenangan. Bagi prosedur kewangan, penerangan lebih
kepada sumber kewangan aktiviti pelajar iaitu Pemberian Dalam Negeri (Objek
Sebagai 42000) dan Tabung Aktiviti (sumber daripada Yuran Pelajar). Seterusnya
penerangan berkenaan prosedur pelaksanaan sebelum, semasa dan selepas aktiviti
dilaksanakan iaitu merujuk kepada langkah-langkah atau tindakan yang perlu diambil
oleh setiap pegawai dan pelajar yang terlibat daripada urusan pentadbiran, logistik
sehinggalah keurusan pelaporan.
1.1 Sumber Kewangan Aktiviti
Sumber kewangan aktiviti secara umumnya boleh dibahagikan kepada dua iaitu
peruntukan Pemberian Dalam Negeri dan Tabung Aktiviti. Peruntukan Dalam Negeri
atau lebih dikenali dan bahasa yang sering digunakan adalah Objek Sebagai (OS)
42000 iaitu peruntukan kawangan khas untuk aktiviti berkaitan pelajar sahaja.
Peruntukan ini juga diagihkan dalam bentuk-bentuk tertentu antaranya pengagihan asas
iaitu Dasar Sedia Ada atau Pemberian Dalam Negeri yang diberikan oleh kementerian
atau pihak atasan kepada pihak pengurusan politeknik setiap awal tahun. Terdapat juga
peruntukan yang diagihkan melalui aktiviti khas penganjuran iaitu untuk aktiviti besar
dan peringkat tertinggi sahaja.
Sumber kewangan kedua adalah daripada Tabung Aktiviti iaitu hasil kewangan
yang dikumpul daripada yuran pendaftaran pelajar sama ada pelajar baharu atau senior.
Konsep pungutan yuran ditentukan oleh pihak pengurusan PKK dan mengikut panduan
kementerian. Sumber kewangan ini di uruskan oleh jabatan dan unit yang
dipertanggungjawabkan iaitu Jabatan Hal Ehwal Pelajar (JHEP)dan Jabatan Sukan,
Kokum dan Kebudayaan (JSKK) kerana terlibat terus dengan aktiviti pelajar. Pada sesi
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 6 -
Disember 2014 pememantauan kewangan telah diperluaskan mengikut jabatan atau
unit merujuk keperluan semasa pihak pengurusan PKK. Bagaimanapun pemantauan
keseluruhan perbelanjaan masih dikawal oleh JHEP dan JSKK melalui akaun Koperasi
Politeknik Kota Kinabalu Berhad.
Sistem dan konsep agihan peruntukan hasil daripada kedua-dua sumber
kewangan di atas akan ditentukan oleh pihak pengurusan untuk diagihkan kepada
jabatan-jabatan, unit-unit dan jawatankuasa tertentu yang terlibat dengan urusan aktiviti
pelajar. Perancangan agihan akan dikemaskini dari semasa ke semasa mengikut
keperluan dan keutamaan.
1.2 Prosedur Penawaran Dan Agihan Kewangan
1.2.1 Panduan Penawaran Hadiah Dalam Penganjuran
Setiap kejohanan dan pertandingan biasanya terdapat penawaran hadiah sama
ada berbentuk medal, tropi, hamper dan sebagainya. Bagaimanapun prosedur yang
perlu dipatuhi adalah penawaran hadiah yang menggunakan wang tunai dan maksimum
penggunaan kewangan untuk membeli hadiah iringan tersebut di atas seperti medal,
tropi dan hamper.
Kategori pemberian hadiah boleh dibahagikan kepada dua (2) iaitu kategori
individu dan berkumpulan. Manakala kategori berkumpulan dipecahkan lagi kepada
dua (2) iaitu merujuk kepada bilangan peserta. Kumpulan pertama adalah tidak
melebihi daripada lima (5) peserta dan kumpulan kedua adalah enam (6) peserta dan
keatas.
Penganjuran aktiviti juga dipecahkan kepada dua (2) iaitu aktiviti dalaman dan
aktiviti luar atau penganjuran jemputan. Bagi aktiviti dalaman, hadiah kebiasanya tidak
melibatkan wang tunai manakala aktiviti penganjuran luar sahaja yang menawarkan
hadiah wang tunai. Antara tujuan utama penawaran wang tunai kepada aktiviti luar
adalah untuk menarik minat peserta agar dapat menyertai kejohanan tersebut dengan
bilangan penyertaan semaksimum mungkin.
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 7 -
Panduan asas konsep agihan pembelian hadiah dan penawaran hadiah berbentuk
wang tunai telah dibincangkan melalui pihak pengurusan dan surat pekeliling yang
berkaitan dengan pemberian hadiah dan wang tunai. Semua perkara yang melibatkan
hadiah adalah tertakluk kepada budibicara pihak pengurusan dan arahan daripada pihak
atasan. Bagaimanapun panduan asas terhadap konsep penawaran hadiah adalah
merujuk jadual berikut:-
Jadual 2: Kadar Maksimum Asas Pemberian Hadiah Mengikut Kategori
Kategori Hadiah
Aktiviti Dalaman Penganjuran/Jemputan Luar
Individu Kumpulan Individu Kumpulan
Medal RM10 RM20
Tropi RM50 RM100 RM80 RM150
Hamper RM50 RM100 RM80 RM150
Wang Tunai - - RM400 RM1,000
Semua penawaran hadiah yang dinyatakan di atas adalah merujuk kepada kadar
maksimum yang boleh digunapakai. Manakala penawaran dan keputusan pemberian
hadiah juga bergantung kepada sumber kewangan yang diperuntukan, bersesuaian dan
sewajarnya. Ini disebabkan setiap penganjuran mempunyai peruntukan yang telah
diluluskan atau dihadkan merujukan kepada peruntukan kewangan. Segala bentuk
hadiah adalah mengikut budibicara pihak penganjur serta kebijaksanaan dalam
perbelanjaan berhemah.
1.2.2 Panduan Agihan Wang Hadiah Kemenangan
Satu penyelarasan dalam prosedur Pelaksanaan aktiviti telah diwujudkan
berdasarkan keperluan semasa bagi menyeimbangkan peruntukan kewangan aktiviti
pelajar. Oleh itu, bagi kakitangan yang terlibat dengan aktiviti pelajar sama ada sebagai
penasihat, pegawai pengiring, pengurus, jurulatih, atau pegawai yang
bertanggungjawab terhadap Pelaksanaan sesuatu aktiviti, perlu merujuk prosedur yang
telah ditetapkan terutamanya prosedur-prosedur tertentu yang sentiasa akan ada
perubahan dan penambahbaikan.
Mulai Januari 2013, terdapat Agihan Wang Hadiah Kemenangan daripada apa-
apa jenis aktiviti yang dipertandingkan dan disertai yang melibatkan peruntukan
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 8 -
daripada aktiviti pelajar. Perkara ini dirujuk melalui Kajian Tinjauan Terhadap Agihan
Wang Hadiah Kemenangan Aktiviti Pelajar IPT & Persatuan Di Malaysia Bagi
Penyesuaian Penggunaannya Di Politeknik Kota Kinabalu (PKK) dan telah
dipersetujui dalam Mesyuarat Pengurusan bil.16/2012. Peratus agihan pengurusan akan
dimasukkan dalam Tabung dan digunakan untuk keperluan aktiviti terancang pelajar
yang diuruskan oleh Jabatan Hal Ehwal Pelajar (JHEP) dan Jabatan Sukan, Kokum &
Kebudayaan (JSKK). Jadual agihan wang hadiah kemenangan seperti ditunjukkan di
bawah:-
Jadual 1: Peratus Asas Agihan Wang Hadiah Kemenangan
Kategori Peserta Tabung Asas Agihan
Individu 70% 30% > RM 300.00
Kumpulan 80% 20% > RM 500.00
Asas agihan bagi individu adalah bermula dari RM300.00 keatas dan bagi
kumpulan adalah RM500.00 keatas. Bilangan peserta bagi kategori kumpulan adalah
dikira sama rata iaitu dari dua orang peserta dan keatas. Pembahagian 70 peratus
individu dan 30 peratus tabung bagi kategori individu dan 80 peratus kumpulan dan 30
peratus tabung bagi kategori kumpulan adalah kaedah yang terbaik untuk pertimbangan
antara kedua-dua belah pihak.
1.3 Panduan Asas Penyediaan Kertas Kerja Dan Laporan Aktiviti
Asas penting dalam melaksanakan aktiviti adalah mengetahui kaedah penulisan
kertas kerja dan pelaporan. Perkara ini sangat penting kerana setiap aktiviti
memerlukan perancangan yang teratur yang mana biasanya melibatkan peruntukan
kewangan.
Oleh itu, bagi memudahkan proses penulisan kertas kerja serta
mempercepatkan permohonan pelaksanaan aktiviti, beberapa perkara penting dan
urutan penulisan perlu dipatuhi mengikut kaedah yang biasa digunapakai dan
memenuhi kehendak piawaian penulisan kertas kerja dan laporan aktiviti di PKK.
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 9 -
1.3.1 Kandungan Asas Dalam Penulisan Kertas Kerja
1. Muka Hadapan Kertas Kerja ( Tajuk / Tarikh/Pelaksana/Nama
Penasihat)
2. Pengenalan
3. Objektif / Tujuan / Matlamat
4. CLO:Course Learning Outcomes/ PLO:Programme Learning
Outcomes (untuk Aktiviti Akademik : Kursus Kokurikulum)
5. Maklumat Penting Aktiviti (Tarikh/Masa/Tempat)
6. Sasaran / Impak
7. Jawatankuasa Induk / Perlaksana
8. Anggaran Perbelanjaan
9. Sumber Kewangan (Objek Sebagai / Tabung Aktiviti /
Sumbangan)
10. Rumusan / Penutup / Kesimpulan
11. Lampiran (Senarai Tugas / Perbelanjaan Lengkap / Tentatif &
dokumen berkaitan)
1.3.2 Kandungan Asas Dalam Penulisan Laporan
1. Muka Hadapan Laporan
2. Pengenalan
3. Objektif / Tujuan / Matlamat
4. Maklumat Penting Aktiviti (Tarikh/Masa/Tempat)
5. Sasaran / Impak Sebenar
6. Jawatankuasa Induk / Perlaksana
7. Perbelanjaan Sebenar (Ringkasan)
8. Sumber Kewangan (Objek Sebagai / Tabung Aktiviti /
Sumbangan)
9. Rumusan Pelaksanaan Aktiviti (Keputusan Pertandingan / Perjalanan
Aktiviti)
10. Lampiran
a. Perbelanjaan Lengkap Sebenar (Resit dan Bil Asal): WAJIB
b. Gambar-gambar Aktiviti : WAJIB
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 10 -
1.3.3 Agihan Laporan Aktiviti
Pengagihan laporan aktiviti perlu dipatuhi bagi memudahkan pihak yang
dipertanggungjawabkan membuat rujukan dan simpanan untuk proses
pengauditan dokumen. Oleh yang demikian, tindakan pengagihan laporan dan
salinan perlu dilakukan mengikut kehendak pihak pengurusan PKK iaitu dua (2)
minggu selepas selesai aktiviti dilaksanakan. Berikut adalah rujukan agihan
laporan mengikut keutamaan:-
1. Laporan WAJIB
a. Laporan asal yang mempunyai tandatangan pelapor dan
penyemak asal, mengandungi resit-resit dan gambar-gambar
aktiviti asal.
b. Diserahkan kepada Jabatan / Unit Pemberi Sumber Kewangan
i. OS42000 – Unit Kewangan PKK
ii. Tabung Aktiviti (JHEP atau Bendahari JSKK)
2. Salinan Laporan
a. Jabatan Hal Ehwal Pelajar : WAJIB
b. Pemohon / Pelaksana aktiviti (sebagai rujukan jika diperlukan ;
untuk semakan audit)
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 11 -
Prosedur Penggunaan Fasiliti Semasa Aktiviti Oleh:Wahadhir Bin Hamdan
2.0 Pengenalan
Fasiliti PKK termasuk banggunan, padang, gelanggang dan peralatan-peralatan
yang berada didalam kawasan PKK. Prosedur penggunaan fasiliti semasa aktiviti perlu
diterangkan agar para pengguna dapat mematuhi peraturan dan sebagai panduan urutan
proses melaksanakan sesuatu aktiviti sama ada sebelum, semasa atau selepas aktiviti
berlangsung. Oleh yang demikian, konsep pemantauan akan dapat dikurang sekiranya
para pengguna tahu prosedur penggunaan fasiliti dan tidak menjadi perbahasan atau
teguran kesalahan sekiranya tindakan tatatertib atau bayaran gatirugi dikenakan keatas
kesalahan yang dilakukan.
2.1 Penempahan
Setiap urusan tempahan perlu mengisi borang tempahan dan boleh diambil dari
pejabat Jabatan Sukan, Kokurikulum dan Kebudayaan (JSKK) ataupun muat turun
daripada internet. Bagi pengguna-pengguna PKK, urusan tempahan adalah secara terus
melalui JSKK atau melalui unit Pentabdiran manakala pengguna-pengguna luar,
penempahan boleh dibuat melalui Unit Pentadbiran dengan kadar bayaran yang
ditetapkan.
Sebelum membuat sebarang penempahan, pemohon boleh membuat semakan
terlebih dahulu kekosongan ruang penggunaan ( availability ) atau jadual penggunaan
dengan membuat panggilan ke JSKK atau diemail PKK. Pemohon perlu memastikan
menerima salinan Borang Tempahan selewat-lewatnya 3 hari selepas permohonan dibuat,
bagi memastikan status kelulusan permohonan. Pengesahan kelulusan tempahan akan
dikemaskini dan diemailkan untuk rujukan.
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 12 -
2.2 Kemudahan Yang Disediakan
Setiap kemudahan mempunyai ciri-ciri penggunaan yang berbeza. Maklumat
terperinci boleh dirujuk melalui dokumen Kemudahan Fasiliti Dewan-Dewan PKK.
Setiap lokasi telah disediakan dengan kemudahan asas sahaja. Sebarang pertambahan
peralatan dan kemudahan perlulah dirujuk dengan JSKK atau UIDM terlebih dahulu dan
dimaklumkan dengan terperinci. Bagi pengguna dari pihak luar, kadar bayaran tambahan
akan dikenakan. Perkara ini perlu dibincangkan dengan terperinci diantara pihak
pemohon dan JSKK.
Pihak JSKK dan UIDM menasihatkan agar perancangan dibuat dengan lebih awal
dan terperinci bagi memudahkan setiap kerja dan persiapan dapat disusun atur dengan
sempurna mengikut spesifikasi perkhidmatan. Bagi sebarang program diperingkat Unit
atau Jabatan di PKK, maka sebarang kerja persiapan adalah tanggungjawab unit atau
jabatan yang berkenaan. Kerja-kerja persiapan teknikal audio, video, projection,
pencahayaan pentas, dan bekalan soket elektrik adalah dibawah bidang kuasa UIDM.
Sebarang pertambahan yang melebihi dari apa yang dapat disediakan oleh UIDM, maka
ianya adalah dibawah tanggungjawab urusetia program. Sebarang pertambahan peralatan
teknikal yang akan dibuat oleh Urusetia Program perlu mendapat kelulusan UIDM.
Bagaimanapun, setiap persiapan keperluan peralatan dan kemudahan adalah berdasarkan
hanya dari senarai tempahan yang telah dipersetujui.
Bagi penggunaan penghawa dingin di Dewan Rafflesia hanya akan diluluskan
dengan kapisiti minimum pengguna seramai 150 orang manakala bagi pengguna-
pengguna luar, kadar penggunaan penghawa dingin dengan kadar bayaran akan
ditetapkan oleh pihak pengurusan.
2.3 Waktu Operasi
Setiap pengguna atau pemohon perlu membuat perancangan terperinci jadual
operasi dewan dan perlu membuat perancangan jadual bagi kerja-kerja Persiapan atau
Raptai. Dokumen ini perlu diserahkan bersama-sama dengan Borang Tempahan Dewan
dan dilampirkan juga tentatif program.
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 13 -
Masa dan jadual operasi biasa adalah 8:00 pagi hingga 12:00 malam. Sekiranya
pihak urusetia program ingin memohon pengoperasian diluar jadual masa yang
dibenarkan, maka Pengurus Program perlu membuat permohonan rasmi dan mendapat
kelulusan seterusnya bertanggungjawab sepenuhnya terhadap program tersebut.
2.4 Perkara Yang Perlu Dipatuhi
Masa setiap pengguna dihadkan untuk tujuan persiapan, latihan, raptai seperti
yang dinyatakan dalam Borang Tempahan. Pengguna juga tidak dibenarkan sama sekali
membawa masuk bahan mudah terbakar/bahan kimia berbahaya ke dalam dewan tanpa
Kelulusan Rasmi oleh pihak berwajib. Ketidak patuhan pihak penganjur akan dikenakan
tindakan atau bayaran kos baik pulih sepenuhnya. Jika diberi kebenaran, adalah menjadi
tanggungjawab kepada pihak penganjur bagi membuat persiapan dan perancangan untuk
sebarang kes kemalangan yang mungkin berlaku.
2.5 Persiapan Tempat
Pengurusan fasilti tidak menyediakan khidmatan kerja-kerja persiapan tempat dan
hanya menyediakan kemudahan dan peralatan berdasarkan keperluan asas sahaja. Pihak
Pengguna perlu menyatakan perincian peralatan dan kelengkapan tambahan yang
diperlukan. Bagi kerja-kerja persiapan tempat hanya boleh dibuat berdasarkan waktu
operasi yang telah dinyatakan di dalam Borang Tempahan Dewan. Bagi pengguna luar,
tempoh masa tempahan dewan akan melibatkan Kos Sewaan yang mana akan ditetapkan
semasa proses penempahan dewan.
Setiap Penganjur dibenarkan membuat persiapan tempat sehari sebelum tarikh
program berlangsung, walaubagaimanapun ianya bergantung kepada jadual penggunaan
yang telah dipersetujui oleh pihak Unit Pentadbiran atau JSKK. Bagi sebarang peralatan,
kelengkapan yang ditinggalkan di dewan selepas program selesai perlu diambil atau
dituntut selewat-lewatnya satu hari yang berikutnya. Sebarang kehilangan atau kerosakan
bukan tanggungjawab Pengurusan Dewan.
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 14 -
2.6 Pengurusan Jamuan Dan Katering
Perkhidmatan urusan catering adalah urusan Penganjur. Pengurusan Jamuan
atau katering juga tertakluk kepada syarat-syarat kebersihan seperti yang telah
ditetapkan. Kawasan PKK adalah kawasan larangan Penggunaan Bekas Pakai Buang
(Polystyrene/ Styrofoam) . Sekiranya pihak penganjur/katering masih menggunakan
bekas-bekas ini, maka adalah menjadi tanggungjawab urusetia/penganjur untuk
membuang sampah berkenaan diluar kawasan.
Persiapan makanan haruslah disediakan ( dimasak ) diluar kawasan. Hanya kerja-
kerja menghidangkan makanan sahaja dilakukan di kawasan dewan (di lokasi yang telah
ditetapkan). Ruang kerja dengan kemudahan meja yang disediakan haruslah dijaga.
Manakala sisa makanan harus dikumpulkan dan dibawa keluar. Sisa ini walaupun telah
dimasukkan kedalam plastik sampah, ianya masih dibawah tanngungjawab pengurus
makanan untuk dibuang diluar kawasan. Kawasan belakang pentas adalah kawasan
larangan makan minum.
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 15 -
Prosedur Pengendalian Aktiviti Oleh: Dhya Alyhsa Valdez Abdullah
3.0 Pengenalan
Dalam konsep pengendalian aktiviti seorang pegawai atau penasihat perlu
peka dan menguasai urutan-urutan tugas. Seterusnya memahami prosedur urusan
yang melibatkan jabatan dan unit. Oleh itu, gambaran melalui carta alir adalah yang
terbaik bagi memudahkan pemahaman terhadap urutan kerja.
Bagi memudahkan urusan-urusan dalam melaksanakan dan mengendalikan
aktiviti-aktiviti pelajar, buku panduan ini lebih memfokuskan kepada urutan
pelaksanaan merujuk kepada langkah-langkah tindakan yang digambarkan melalui
carta alir. Setiap carta alir disertakan penerangan ringkas dan pegawai yang
bertanggungjawab bagi memudahkan proses merujuk. Carta alir setiap urusan
perlaksanaan boleh dirujuk pada Lampiran.
Antara urusan-urusan Pelaksanaan yang biasa dan penting dilakukan oleh
pegawai yang dipertanggungjawabkan untuk mengurus aktiviti pelajar adalah seperti
berikut:-
i. Urusan dan Tanggungjawab Pegawai dan Penasihat Dalam Penyertaan
ii. Urusan Pelaksanaan Penganjuran Aktiviti Dalam dan Luar
iii. Urusan Pelaksanaan Penglibatan dan Penyertaan Aktiviti Dalam dan Luar
iv. Urusan Pinjaman Peralatan termasuk;
a. Peralatan Sukan Kokurikulum dan Kebudayaan
b. Peralatan Multimedia
c. Peralatan Di Jabatan Akademik dan Unit
v. Urusan Penggunaan dan Sewaan Kemudahan
a. Kemudahan Sukan Kokurikulum dan Kebudayaan
b. Kemudahan Jabatan dan Unit
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 16 -
3.1 Carta Alir Urusan Dan Tanggungjawab Pegawai / Penasihat
Dalam Penyertaan
Setiap aktiviti pelajar mestilah dipantau oleh pegawai pengiring atau penasihat
yang telah dilantik, iaitu samada terdiri daripada kakitangan akademik Pegawai
Pendidikan Pengajian Tinggi (PPPT) atau kakitangan bukan akademik (sokongan). Ia
bergantung kepada skop kerja dan arahan daripada pihak pengurusan. Pegawai pengiring
hendaklah bersama mengiringi pelajar pergi dan balik dan semasa aktivit berjalan.
Pegawai pengiring juga boleh menuntut tuntutan perjalanan mengikut kelayakan
menggunakan peruntukan jabatan/unit.
Pegawai pengiring atau penasihat terlebih dahulu perlu mendapatkan Surat
Jemputan yang telah disahkan oleh pihak pengurusan daripada Pentadbiran/JHEP/JSKK
untuk tindakan. Perbincangan bersama dengan pihak JSKK perlu dilakukan bersama-
sama dalam mengkaji dan menyenaraikan keperluan dari segi peralatan, insuran,
jurulatih, sewaan dan seterusnya permohon sumber kewangan atau peruntukan melalui
Kertas Kerja.
Kertas kerja disediakan oleh Jawatan Kuasa Pelajar /Pegawai Pengiring /
Penasihat dan disemak oleh Ketua Jabatan / Pegawai diberi Kuasa sebelum dihantar ke
JHEP untuk Sokongan, Kelulusan Program daripada Timbalan Pengarah Sokongan
Akademik / Timbalan Pengarah Akademik. Ia juga bertujuan untuk kemaskini rekod.
Proses kelulusan ini biasanya akan mengambil masa 5 hari bekerja selepas dihantar ke
JHEP.
Setelah menerima surat kelulusan aktiviti, pegawai pengiring atau penasihat perlu
menyediakan dokumen ap96 jika menggunakan sumber kewangan Objek Sebagai 42000
(OS42000) dan menyerahkan Kertas Kerja kepada Bahagian Kewangan PKK atau
Bendahari Jabatan untuk proses pengeluaran peruntukan daripada Tabung Aktiviti. Satu
salinan kertas kerja dan surat pengeluaran wang Tabung aktiviti perlu diserahkan kepada
JSKK untuk tujuan simpanan rekod.
Selesai aktiviti dilaksanakan, pegawai pengiring atau penasihat perlu
memaklumkan kepada Ketua Jabatan / Pihak Pengurusan diatas sebarang Pencapaian
Terbaik. Jika Hadiah yang diterima adalah dalam bentuk wang tunai, hadiah tersebut
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 17 -
adalah milik pengurusan PKK dan perlu dilaporkan. Pemberian insentif kepada
pelajar/peserta adalah mengikut prosedur yang ditetapkan dan merujuk keputusan pihak
pengurusan PKK.
Akhir sekali, pegawai pengiring atau penasihat wajib membuat laporan bertulis
aktiviti. Laporan tersebut perlu mengandungi Ringkasan aktiviti, Pencapaian, Maklumat
Perbelanjaan Lengkap, Resit Perbelanjaan Asal dan Gambar Aktiviti. Jika laporan
bertulis menggunakan sumber kewangan OS42000, laporan asal untuk Unit Kewangan
PKK dan salinan akan diberikan kepada Penyelaras Jabatan/Unit, JHEP serta untuk
simpanan Pegawai Pengiring. Manakala jika menggunakan sumber kewangan Tabung
Aktiviti, laporan asal disempan oleh Bendahari HEP/JSKK dan salinan untuk Penyelaras
Jab/Unit, JHEP serta simpanan Pegawai Pengiring
3.2 Urusan Pelaksanaan Penganjuran Aktiviti
Pelaksanaan aktiviti dalam dan luar biasanya akan berlaku apabila Ketua
Jabatan/Unit atau pegawai yang diberi kuasa mengedarkan surat atau mengeluarkan
memo kepada pegawai yang terlibat. Satu jawatankuasa pelaksana aktiviti akan dibentuk
untuk bermesyuarat dan berbincang tentang hal-hal yang perlu dipertimbangkan dan
perlu dalam pelaksanaan aktiviti berkenaan.
Pensyarah/Penasihat akan menyiapkan kertas kerja dan perlu disemak untuk
kelulusan oleh Ketua Jabatan/Unit atau pegawai yang diberi kuasa. Sekiranya perlu,
Pensyarah/Penasihat akan membuat pembetulan dan pindaan sehingga kertas kerja
tersebut diluluskan oleh pihak berwajib.
Pengarah / Timbalan Pengarah akan mohon kelulusan penganjuran ativiti dan
bajet daripada Majlis Tertinggi diperingkat JPP. Jika penganjuran melibatkan jemputan
daripada pasukan luar, surat jemputan aktiviti juga perlu diedarkan. Pensyarah/Penasihat
akan menyerahkan kertas kerja kepada Bahagian Kewangan (OS42000) / Bendahari
(Tabung Aktiviti) untuk proses bajet. Insuran perlindungan tambahan juga perlu dimohon
sekiranya ia melibatkan aktiviti Ekstrem / Berisiko tinggi dan mengedarkan surat
jemputan jika memerlukan Bantuan Khidmat Luar.
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 18 -
Jawatankuasa Aktiviti seterusnya yang akan menjalankan aktiviti yang telah
diluluskan. Aktiviti Wajib dipantau dan dilaksanakan oleh Pegawai Bertauliah merujuk
kepada aktiviti yang dilaksanakan. Ketua Jabatan/Unit atau pegawai yang diberi kuasa
juga perlu melaksanakan pemantauan terhadap aktiviti yang sedang dijalankan untuk
memastikan kelangsungan aktiviti tersebut.
Setelah aktiviti selesai dilaksanakan, Pensyarah / Penasihat perlu menyediakan
dan menyerah laporan aktiviti asli kepada JSKK dan satu salinan kepada HHP. Jika
melibatkan sumber kewangan OS42000, JSKK / HEP / Penganjur masing-masing perlu
menyimpan laporan aktiviti berkenaan.
3.3 Urusan Pelaksanaan Penglibatan dan Penyertaan Aktiviti
Pelaksanaan penglibatan dan penyertaan aktiviti dalam dan luar biasanya wujud apabila
Ketua Jabatan/Unit atau pegawai yang diberi kuasa mengedarkan surat atau
mengeluarkan memo kepada pegawai yang akan terlibat. Pegawai/penasihat sukan dan
persatuan yang terlibat akan mangambil tindakan dengan mengenalpasti dan
mendapatkan maklumat pelajar-pelajar yang akan terlibat untuk tujuan
penyertaan/penglibatan daripada politeknik.
Sekiranya ada penyertaan, pegawai/penasihat akan menyediakan kertas kerja dan
perlu disemak untuk kelulusan oleh Ketua Jabatan/Unit atau pegawai yang diberi kuasa.
Sekiranya perlu, Pensyarah/Penasihat akan membuat pembetulan dan pindaan sehingga
kertas kerja tersebut diluluskan oleh pihak berwajib.
Pegawai/penasihat akan menyerahkan kertas kerja kepada Bahagian Kewangan
Politeknik Kota Kinabalu (OS42000) / Bendahari (Tabung Aktiviti) untuk proses bajet.
Insuran perlindungan tambahan juga perlu dimohon sekiranya ia melibatkan aktiviti
Ekstrem / Berisiko tinggi dan mengedarkan surat jemputan jika memerlukan Bantuan
Khidmat Luar. Dalam masa yang sama, pegawai/penasihat akan mengendalikan sesi
latihan dan keperluan persiapan yang dirasakan perlu untuk aktiviti yang akan disertai. Ia
turut melibatkan kerjasama dengan Pegawai Psikologi / kaunseling / kerjaya untuk
mengadakan sesi motivasi bersama peserta.
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 19 -
Ketua Jabatan/Unit atau pegawai yang diberi kuasa perlu melaksanakan
pemantauan terhadap aktiviti yang dijalankan untuk memastikan kelangsungan aktiviti
tersebut. Setelah aktiviti selesai dilaksanakan, pegawai/penasihat perlu menyediakan dan
menyerah laporan aktiviti asli kepada JSKK dan satu salinan kepada HHP. Jika
melibatkan sumber kewangan OS42000, JSKK / HEP / Penganjur masing-masing perlu
menyimpan laporan aktiviti berkenaan.
3.4 Urusan Pinjaman Peralatan Peralatan JSKK, UIDM, ICT Dan
Jabatan Akademik
Setiap aktiviti penganjuran, penglibatan mahupun penyertaan daripada mana-
mana sukan dan persatuan memerlukan peralatan samada melalui pinjaman daripada
Jabatan Sukan, Kokurikulum Dan Kebudayaan, Unit Pembangunan Instruksional &
Multimedia (UIDM), Unit Teknologi Maklumat & Komunikasi (ICT) dan Jabatan
Akademik.
Pegawai Pengiring / Penasihat /Wakil Individu akan mengisi Borang Pinjaman
ataupun menghantar surat permohonan bertulis Penyelia Logistik & Infrastruktur
sekiranya memerlukan peralatan dan kemudahan. Pegawai / Penyelia Logistik &
Infrastruktur akan menilai permohonan untuk diluluskan mengikut keperluan. Jika
diluluskan, Pembantu Am Pejabat dan Penyelia Logistik & Infrastruktur akan
mengeluarkan dan merekod peralatan yang akan dipinjam dan menyerahkannya kepada
Pegawai pengiring/Penasihat/wakil individu yang disahkan.
Selesai aktiviti dijalankan, Pegawai pengiring/Penasihat/wakil individu perlu
mengembalikan semula semua peralatan yang dipinjam kepada Pembantu Am Pejabat
dan Penyelia Logistik & Infrastruktur untuk direkodkan semula ke dalam rekod peralatan
masuk (telah dikembalikan). Semasa proses pemulangan semula peralatan, Pegawai
pengiring/Penasihat/wakil individu perlu memeriksa peralatan tersebut samada berada
dalam keadaan baik atau sebaliknya. Sekiranya ada kerosakan pada peralatan, laporan
kerosan perlu dilakukan. Pembantu Am Pejabat dan Penyelia Logistik & Infrastruktur
seterusnya akan merekod dan melaporkan kerosakan tersebut dan mengambil tindakan
susulan yang dirasakan perlu.
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 20 -
3.5 Urusan Penggunaan dan Sewaan Kemudahan Jabatan dan Unit
Proses urusan pengunaan dan sewaan kemudahan Sukan, Kokurikulum,
Kebudayaan, Kemudahan Jabatan dan Unit boleh dibahagikan kepada 2 jenis iaitu
daripada pengunaan dalaman PKK dan sewaan dan pengguna luar.
Penyelia Logistik & Infrastruktur akan menyemak senarai permohonan
kepengunnaan kemudahan yang diterima untuk mengasingkannya mengikut kategori.
Jika maklumat pada surat permohanan lengkap, penyelia terlebih dahulu akan
memastikan samada kemudahan atau peralatan yang dipinjam oleh pemohon ada dalam
senarai kemudahan PKK atau sebaliknya dan menyemak samada ia mencukupi seperti
yang dimohon atau sebaliknya. Sekiranya semua lengkap, baharula Penyelia Logistik &
Infrastruktur meluluskan permohonan tersebut. Penyelia Logistik & Infrastruktur perlu
merekodkan kemudahan dan peralatan yang telah digunapakai sebelum dan selepas
penggunaan. Setelah selesai aktiviti, Penyelia Logistik & Infrastruktur akan membuat
pemeriksaan kebersihan dan memastikan kemudahan dan peralatan yang digunapakai
berada dalam keadaan baik. Laporan perlu dilakukan sekiranya perlu.
Bagi sewaan dan pengunaan kemudahan daripada pihak luar, borang permohonan
terlebih dahulu disemak untuk memastikan kemudahan berkaitan tidak digunakan pada
tarikh yang dipilih. Sekiranya tidak ada pertembungan aktiviti Penyelia Logistik &
Infrastruktur akan menghantar surat makluman Lulus Program kepada pihak berkenaan.
Penyelia Logistik & Infrastruktur dan Unit Kewangan akan mengendalikan proses
pembayaran sewaan. Sama seperti pengunnan dlaman, Penyelia Logistik & Infrastruktur
perlu merekodkan kemudahan dan peralatan yang telah digunapakai sebelum dan selepas
penggunaan. Setelah selesai aktiviti, Penyelia Logistik & Infrastruktur akan membuat
pemeriksaan kebersihan dan memastikan kemudahan dan peralatan yang digunapakai
berada dalam keadaan baik. Laporan juga perlu dilakukan sekiranya perlu.
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 21 -
Rujukan:
Md Syadiqin Bin Awg Adi @ Jumaat (2012),
Kajian Tinjauan Terhadap Agihan Wang Hadiah Kemenangan Aktiviti Pelajar
IPT & Persatuan Di Malaysia Bagi Penyesuaian Penggunaannya Di Politeknik
Kota Kinabalu (PKK) : 38 m/s
Minit Mesyuarat Pengurusan bil.16/2012 (17 Dis 2012), Politeknik Kota
Kinabalu
Buku Garis Panduan Organisasi (2012), Jawatankuasa Perwakilan Pelajar
Politeknik Kota Kinabalu: 91 m/s
Buku Panduan Pelaksanaan Aktiviti Oleh Pelajar (2009),
Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni)
Universiti Putra Malaysia: 130 m/s http://www.hep.upm.edu.my/esas/iso/GARIS%20PANDUAN%20Kertas%20Kerja.pdf
Buku Peraturan Aktiviti Pelajar UTM (2007),
Pejabat Hal Ehwal Pelajar
Universiti Teknologi Malaysia: 143 m/s http://web.utm.my/hep2/images/stories/documents/activityguidebook2.pdf
Prosedur Kerja Jabatan Sukan, Kokurikulum Dan Kebudayaan (2012)
Politeknik Kota Kinabalu
Unit Kewangan
Politeknik Kota Kinabalu
Unit Instruktional Dan Multimedia
Politeknik Kota Kinabalu
Unit Teknologi Maklumat
Politeknik Kota Kinabalu
Jabatan Hal Ehwal Pelajar
Politeknik Kota Kinabalu
Jabatan-Jabatan Dan Unit-Unit
Politeknik Kota Kinabalu
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 22 -
Carta alir Urusan perlaksanaan
aktiviti
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 23 -
Pindaan
Carta Alir Urusan Dan Tanggungjawab Pegawai / Penasihat Dalam
Penyertaan
Tamat
Tidak
Mula
Mendapatkan Surat Jemputan yang telah disahkan oleh pihak pengurusan daripada PENTADBIRAN/JHEP/JSKK untuk tindakan.
Kertas Kerja disemak oleh Ketua Jabatan / Pegawai diberi Kuasa.
Hantar Kertas Kerja ke JHEP untuk Sokongan, Kelulusan Program dan tujuan kemaskini Rekod.
Menyediakan dokumen ap96 jika OS42k, Menyerahkan Kertas Kerja kepada Bahagian Kewangan PKK (OS42k) / Bendahari Jab. (Tabung Aktiviti) untuk proses bajet. Satu salinan kepada JSKK.
Jika Hadiah melibatkan WANG TUNAI, hadiah tersebut adalah MILIK PENGURUSAN PKK dan perlu diLAPORKAN. Pemberian INSENTIF kepada pelajar/peserta adalah mengikut prosedur yang ditetapkan dan merujuk keputusan pihak pengurusan PKK.
Menyerahkan / Menyimpan Laporan :- 1. Jika OS42k : Ori – Unit Kewangan PKK
: Salinan – *Penyelaras Jab/Unit : Salinan – HHP (Rekod Perlaksanaan) : Salinan – Pegawai Pengiring
2. Jika Tabung Aktiviti: : Ori – Bendahari HEP/JSKK : Salinan – *Penyelaras Jab/Unit : Salinan – HHP (Rekod Perlaksanaan) : Salinan – Pegawai Pengiring * Disimpan Oleh Jabatan/Unit yang menganjur
Lulus
Ambil Kertas Kerja di Pejabat HEP selepas 5 hari bekerja.
Memaklumkan kepada Ketua Jabatan / Pihak Pengurusan diatas sebarang
Pencapaian Terbaik.
Mengkaji / menyenarai keperluan (peralatan, insuran, jurulatih, sewaan dll) seterusnya memohon sumber kewangan /
peruntukan melalui Kertas Kerja.
Membuat Laporan bertulis aktiviti (WAJIB):- (Ringkasan aktiviti, Pencapaian, Maklumat Perbelanjaan Lengkap, Resit Perbelanjaan
Ori dan Gambar Aktiviti).
AKTIVITI DILAKSANAKAN
Pegawai Pengiring adalah terdiri daripada Pegawai Pendidikan Pengajian Tinggi (PPPT) : Skop Kerja & Arahan Pihak Pengurusan
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 24 -
Pindaan
Carta Alir Urusan Pelaksanaan Penganjuran Aktiviti Dalaman dan Luar
* Jika menjemput pasukan luar
Tamat
Jawatankuasa Aktiviti
Memantau aktiviti yang dijalankan
Tidak
Mula
Mengedar surat / Mengeluarkan memo kepada pegawai terlibat. Mengadakan mesyuarat / Perbincangan
Hantar / Menyerahkan kertas kerja aktiviti kokurikulum
Mengkaji / menyemak kertas kerja
Menyerahkan kertas kerja kepada Bahagian Kewangan (OS42) / Bendahari (Tabung) untuk proses bajet.
Menjalankan aktiviti yang telah diluluskan. (Wajib dipantau / dilaksanakan oleh Pegawai Bertauliah merujuk kepada aktiviti)
Menyediakan dan menyerah laporan aktiviti Asli kepada JSKK dan Salinan kepada HHP.
Menyimpan laporan
Lulus
Pembetulan / Pindaan kertas kerja
Memohon Kelulusan Aktiviti / Bajet & Boleh Edar Surat Jemputan*
Pengarah / Timbalan Pengarah
Pensyarah / Penasihat
Jawatankuasa Aktiviti
Ketua Jab / Unit / Peg. Diberi Kuasa
Pensyarah / Penasihat
JSKK / HEP / Penganjur / Unit Kewangan (OS42k)
Pensyarah / Penasihat
Pensyarah / Penasihat / Wakil Pelajar
Ketua Jab / Unit Peg. Diberi Kuasa
Ketua Jab / Unit /Peg. Diberi Kuasa
Pensyarah / Penasihat
Memohon Insuran perlindungan tambahan. (Jika Aktiviti Ekstrem / Berisiko tinggi) dan Bantuan Khidmat Luar / Edar Surat Jemputan*
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 25 -
Pindaan
Carta Alir Urusan Pelaksanaan Penglibatan dan Penyertaan Aktiviti Dalam
dan Luar
Ada Tiada
Tamat
Pegawai / Penasihat
Memantau aktiviti yang dijalankan
Tidak
Mula
Mengedar surat / Mengeluarkan memo kepada pegawai terlibat.
Ambil tindakan bagi penyertaan / penglibatan.
Hantar / Menyerahkan kertas kerja untuk menyertai
Mengkaji / menyemak kertas kerja
Menyerahkan kertas kerja kepada Bahagian Kewangan PKK (OS42k) / Bendahari Jab.
(Tabung Aktiviti) untuk proses bajet.
Aktiviti Berlangsung / dilaksanakan
Menyediakan dan menyerah laporan aktiviti kepada Jab./Unit dan Salinan kepada HHP.
Menyimpan laporan
Lulus Pembetulan / Pindaan kertas kerja
Memohon Kelulusan Aktiviti / Bajet Pengarah / Timbalan Pengarah
Pegawai / Penasihat
Pegawai / Penasihat
Ketua Jab / Unit / Peg. Diberi Kuasa
Pegawai / Penasihat
JSKK / HHP / Penganjur / Unit Kewangan (OS42k)
Pegawai / Penasihat
Pegawai / Penasihat
Ketua Jab / Unit /Peg. Diberi Kuasa
Ketua Jab / Unit /Peg. Diberi Kuasa
Pegawai / Penasihat
Memohon Insuran perlindungan tambahan.
(Jika Aktiviti Ekstrem / Berisiko tinggi)
Mendapatkan maklumat dan pelajar terlibat. Pegawai / Penasihat
Sesi Motivasi bersama peserta.
(Unit Psikologi / kaunseling / kerjaya)
Pegawai Psikologi / kaunseling / kerjaya
Pegawai / Penasihat
Sesi Latihan / Persiapan
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 26 -
Carta Alir Urusan Pinjaman Peralatan Peralatan JSKK / UIDM / ICT /
Jabatan Akademik
Pegawai Pengiring / Penasihat / Surat permohonan / Isi Borang pinjaman Wakil Individu (serah kepada Penyelia Logistik) Tidak
Lengkap
Pegawai / Meluluskan / Kebenaran. Penyelia Logistik & Infrastruktur Tidak
Dibenarkan LULUS
Pembantu Am Pejabat / Mengeluarkan dan Merekod peralatan Penyelia Logistik & Infrastruktur keluar Pegawai Pengiring / Penasihat / Proses Peminjaman Wakil Individu Aktiviti Dilaksanakan Pegawai Pengiring / Penasihat / Proses Pemulangan Wakil Individu. Pembantu Am Pejabat / Merekod peralatan masuk Penyelia Logistik & Infrastruktur Pembantu Am Pejabat / Memeriksa Peralatan. Penyelia Logistik & Infrastruktur Keadaan Rosak Baik Pegawai Pengiring / Penasihat / Buat Laporan Wakil Individu Kerosakan Pembantu Am Pejabat / Rekod / Lapor / Penyelia Logistik & Infrastruktur Ambil Tindakan Susulan
Catatan: Jika Terdapat Pertindihan Maklumat, Sila Rujuk Terus Jabatan atau Unit.
Mula
Tamat
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 27 -
Carta Alir Urusan Penggunaan dan Sewaan Fasiliti
Wakil Pegawai Luar Surat Rasmi (Pengguna Luar) Pegawai Pengiring / Penasihat Surat permohonan / sewaan Wakil Individu
Penggunaan Sewaan /
Dalaman Pengguna Luar
Penyelia Logistik & Infrastruktur
Pegawai / Penyelia Logistik & Infrastruktur Tidak Ada /
Tidak Lengkap
Penyelia Logistik Semakan Borang Permohonan & Infrastruktur
Lengkap
Semakan
Penyelia Logistik & Penggunaan / Infrastruktur LULUS Sewaan
TIDAK TIDAK Makluman / surat LULUS Gagal balas
Penyelia Logistik & Proses Infrastruktur/Unit Kewangan
Pembayaran
Penyelia Logistik & Rekod Infrastruktur
Proses Penggunaan/ Sewaan
Periksa Kebersihan/ Penyelia Logistik & Kemudahan dalam Infrastruktur keadaan baik &
Buat Laporan Jika Perlu.
Catatan: Jika Terdapat Pertindihan Maklumat, Sila Rujuk Terus Jabatan atau Unit.
Mula
Tamat
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 28 -
Rujukan:
Md Syadiqin Bin Awg Adi @ Jumaat (2012),
Kajian Tinjauan Terhadap Agihan Wang Hadiah Kemenangan Aktiviti Pelajar
IPT & Persatuan Di Malaysia Bagi Penyesuaian Penggunaannya Di Politeknik
Kota Kinabalu (PKK) : 38 m/s
Minit Mesyuarat Pengurusan bil.16/2012 (17 Dis 2012), Politeknik Kota
Kinabalu
Buku Garis Panduan Organisasi (2012), Jawatankuasa Perwakilan Pelajar
Politeknik Kota Kinabalu: 91 m/s
Buku Panduan Pelaksanaan Aktiviti Oleh Pelajar (2009),
Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni)
Universiti Putra Malaysia: 130 m/s http://www.hep.upm.edu.my/esas/iso/GARIS%20PANDUAN%20Kertas%20Kerja.pdf
Buku Peraturan Aktiviti Pelajar UTM (2007),
Pejabat Hal Ehwal Pelajar
Universiti Teknologi Malaysia: 143 m/s http://web.utm.my/hep2/images/stories/documents/activityguidebook2.pdf
Prosedur Kerja Jabatan Sukan, Kokurikulum Dan Kebudayaan (2012)
Politeknik Kota Kinabalu
Panduan Asas Prosedur Pelaksanaan Aktiviti Dan Kaedah Agihan
Wang Hadiah Kemenangan, Politeknik Kota Kinabalu (2014)
Unit Kewangan
Politeknik Kota Kinabalu
Unit Pembangunan Multimedia
Politeknik Kota Kinabalu
Unit Teknologi Maklumat
Politeknik Kota Kinabalu
Jabatan Hal Ehwal Pelajar
Politeknik Kota Kinabalu
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 29 -
BORANG-BORANG BERKAITAN
Jabatan SUKAN, KOKUM & KEBUDAYAAN
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 33 -
BORANG-BORANG BERKAITAN
UNIT KEWANGAN
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 34 -
PERMOHONAN KELULUSAN PERUNTUKAN DI BAWAH OS 42000 - PUSAT PENGAJIAN TINGGI (PEMBERIAN MENGURUS)
UNTUK MENJALANKAN PROGRAM / AKTIVITI / ELAUN HARIAN PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU (ap96)
PROGRAM / AKTIVITI :
TARIKH PROGRAM :
TEMPAT PROGRAM :
I. MAKLUMAT PEMOHON
a) Nama (Huruf Besar) :
b) No.Kad Pengenalan :
c) Gred/Jabatan/Unit :
d) Jawatan
:
II. JUMLAH RM YANG DIPOHON :
……………………………
…………………………….
(TANDATANGAN)
(Tarikh)
* Sila sertakan kertas kerja / arahan Program / Aktiviti.
II) PERAKUAN KETUA JABATAN / UNIT ( DISOKONG / TIDAK DISOKONG )
……………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………
( Tandatangan )
Nama :
Jawatan :
Tarikh :……………………………………………
III) PENGARAH : DILULUSKAN / TIDAK DILULUSKAN
……………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………
…………………………….
Pengarah
(Tarikh)
Politeknik Kota Kinabalu
SABAH
IV) PROSES PEMBAYARAN
Saya ……………………………………………………………………..., No.K/P (Baru) :……………………..……………….mengakui menerima
wang berjumlah RM…………..………………. Dari Unit Kewangan Politeknik Kota Kinabalu bagi tujuan pembayaran menjalankan Aktiviti /
Program / Elaun Harian yang akan / telah dilaksanakan.
T/t Penerima,
Unit Kewangan PKK,
………………………………….
………………………………….
Nama :
Nama :
No. K/P :
Np. K/P :
Tarikh :
Tarikh :
AP96(a)
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 35 -
( Isikan dalam 2 salinan )
POLITEKNIK KOTA KINABALU PERMOHONAN KELULUSAN MEMBUAT LAWATAN / TUGAS RASMI
BULAN : _ TAHUN : _ _
Permohonan ini adalah dibuat oleh kerana saya terpaksa membuat perjalan rasmi. a) Nama :______________ b) Jabatan : c) No. KP : d) No. HP : e) Jawatan & Gred : f) Gaji Pokok : g) Butir-butir / sebab-sebab perjalanan dibuat :-
* Sila sertakan salinan Surat Arahan Membuat Lawatan / Tugas Rasmi
g) Cara Perjalanan : *KERETA JABATAN / KERETA SENDIRI / TEKSI /KAPAL TERBANG h) Adakah ini cara perjalanan yang paling murah ? ___________ ______________ i) Jika tidak nyatakan sebab mengapa tidak menggunakan perjalanan yang paling murah ________________________________________________________________________ j) Anggaran Perjalanan :
i. HOTEL / LOJING RM __________ ii. ELAUN HIDUP / MAKAN RM __________
iii. ELAUN BATUAN / TAMBANG # ( AIR ASIA / MAS ) RM ___________ iv. LAIN-LAIN : FERI / TOL / TEKSI RM ___________
# TERMASUK TAMBANG KAPAL TERBANG ________________
JUMLAH RM ===============
k) PERUNTUKAN : ____________________ l) BAKI : ____________________ _______________________ _________________________ Tandatangan Tandatangan Pemohon Penolong Akauntan / Pem. Akauntan Tarikh : Tarikh : ________________
KEPADA : PENGARAH POLITEKNIK KOTA KINABALU
Lawatan-lawatan perlu / boleh tangguh / tidak diperlukan kerana _______________________________________ ___________________________________________________________________________________________
Tarikh : TANDATANGAN KETUA JABATAN / UNIT : _______________
DILULUSKAN / TIDAK DILULUSKAN Tarikh : ________________ _______________________________________
PENGARAH POLITEKNIK KOTA KINABALU * RUANGAN TANDATANGAN KETUA JABATAN/UNIT MESTILAH DIBERI KOMEN DAN DITANDATANGANI SEBELUM DIHANTAR KE UNIT KEWANGAN PKK.
Tarikh* Tempat Melawat* Jenis Tugas*
MAS AIR ASIA
CATATAN (Penerbangan):
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 37 -
BORANG-BORANG BERKAITAN
UNIT multimedia
(UIDM)
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 38 -
BORANG PERMOHONAN PERKHIDMATAN BORANG L1
UNIT PEMBANGUNAN INSTRUKSIONAL DAN MULTIMEDIA, POLITEKNIK KOTA KINABALU
BAHAGIAN A:
MAKLUMAT PEMOHON Nama
Jabatan / Unit Ext / Telefon Bimbit :
No Kad Pengenalan
Tujuan / Program
Tarikh Permohonan Tarikh Diperlukan : Masa Program:
Lokasi Program Dewan Kuliah Utama
Dewan Rafflesia
Dewan Serbaguna
Lain-lain: (Nyatakan)
……………………………..
Perkhidmatan yang dipohon
Pinjaman Peralatan
Khidmat Teknikal
Videografi
Fotografi
PENGARKIBAN Penyerahan Mendapatkan Bahan Arkib Bahan Arkib
PERCETAKAN Bilangan Dicetak A4 A3
REKAAN GRAFIK
Tandatangan dan cop jawatan pemohon
* Tandakan √ pada ruang yang berkenaan. * Pemohon yang ingin mendapatkan bahan arkib perlu menyediakan DVD sendiri untuk tujuan salinan. Peminjaman salinan asal, salin melalui storan boleh alih (pendrive, external hard disk dan lain-lain) adalah tidak dibenarkan.
BAHAGIAN B (Untuk Pinjaman Peralatan/ Khidmat Teknikal):
BUTIRAN PERALATAN BIL SENARAI PERALATAN NO INVENTORI JUMLAH
Tarikh Jangka Dipulangkan:
* Jika ruangan tidak mencukupi sila sertakan lampiran dan kepilkan bersama borang ini.
MAKLUMAT PENERIMAAN PERALATAN Nama
Jabatan / Unit Ext / Telefon Bimbit :
No Kad Pengenalan/ No Matrik
Tandatangan Penerima
* Sila kembalikan peralatan dalam keadaan baik dan kemas. Segala kerosakan/kehilangan adalah tanggung jawab peminjam
BAHAGIAN C:
UNTUK KEGUNAAN PEJABAT Permohonan pinjaman peralatan yang tersebut di atas adalah diluluskan / tidak diluluskan
Tandatangan dan cop
Pegawai bertugas : *catatan :
(Pegawai UIDM) Tarikh :
Tarikh :
*potong mana yang tidak berkenaan
UNTUK KEGUNAAN PEJABAT Tarikh Dikembalikan/Selesai : Pegawai Bertugas:
Tandatangan Pemohon: Tandatangan Pegawai:
Ulasan Pemohon: Ulasan Pegawai
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 39 -
* Jika ada sebarang kerosakan atau kehilangan sila nyatakan dengan Jelas
KEBENARAN MEMBAWA ASET KERAJAAN KE LUAR PEJABAT BORANG L2
UNIT PEMBANGUNAN INSTRUKTIONAL DAN MULTIMEDIA, POLITEKNIK KOTA KINABALU
MAKLUMAT PEMOHON Nama
Jabatan / Unit Ext / Telefon Bimbit :
No Kad Pengenalan
Tujuan/ Program
Tarikh Permohonan Tarikh Diperlukan : Jangka Dipulangkan:
Tandatangan dan cop jawatan pemohon
BUTIRAN PERALATAN BIL SENARAI PERALATAN NO INVENTORI JUMLAH
MAKLUMAT PENERIMAAN PERALATAN Nama
Jabatan / Unit Ext / Telefon Bimbit :
No Kad Pengenalan/ No Matrik
Tandatangan Penerima
* Sila kembalikan peralatan dalam keadaan baik dan kemas. Segala kerosakan atau kehilangan adalah tanggung jawab peminjam
PENGESAHAN PENGELUARAN Saya memberi kebenaran kepada pemohon untuk membawa aset kerajaan yang tersebut di atas
keluar dari pejabat dan mengesahkan bahawa tujuan pengeluaran adalah atas tujuan rasmi.
Tandatangan dan Cop :
Pegawai Bertugas :
(Pengarah Politeknik Kota Kinabalu)
Tarikh :
Tarikh :
UNTUK KEGUNAAN PEJABAT Tarikh Dikembalikan : Pegawai Penerima
Ulasan :
* Jika ada sebarang kerosakan atau kehilangan sila nyatakan dengan Jelas
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 40 -
BORANG LAPORAN KEROSAKAN/KEHILANGAN PERALATAN BORANG L4
UNIT PEMBANGUNAN INSTRUKSIONAL DAN MULTIMEDIA, POLITEKNIK KOTA KINABALU
MAKLUMAT PELAPOR Nama
Jabatan / Unit Ext / Telefon Bimbit :
No Kad Pengenalan
Tarikh
Lokasi Peralatan
Jenis Laporan Kerosakan Kehilangan
Tandatangan dan cop jawatan pemohon
BUTIRAN PERALATAN BIL ITEM ULASAN
* Sekirannya ruangan tidak mencukupi, sila sertakan lampiran dan kepilkan bersama borang ini.
UNTUK KEGUNAAN PEJABAT
Pegawai penerima : Tarikh :
Ulasan : Cadangan Penyelengaraan :
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 41 -
BORANG-BORANG BERKAITAN
UNIT teknologi maklumat (ICT)
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 42 -
UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT & KOMUNIKASI
PERMOHONAN PINJAMAN PERALATAN(Daftar Harta Modal / Inventori) ICT , PKK
Kepada UNIT ICT
PERMOHONAN PINJAMAN PERALATAN (Daftar Harta Modal / Inventori) ICT, PKK Saya , ……………………………………................ Jawatan ……………………………..
daripadaJabatan/Unit.………………………………………………………………………. telah
menerima (Jenis/Jenama/Model) ……………………………………………………. bernombor
pendaftaran ……………………………………………………………………. untuk melaksanakan
tugas rasmi di pejabat.
Dimajukan untuk kelulusan
…………………………………………… Tarikh : …………… (tandatangan pemohon)
Nama : ……………………………………
Jawatan : ……………………………………
DISOKONG/TIDAK DISOKONG** (Pegawai Pengeluar) Ulasan : ..................................................................................................
...................................................................................................
Tandatangan :............................................... Tarikh :...................
Nama :...............................................
Jawatan :...............................................
DILULUSKAN/TIDAK DILULUSKAN** (Ketua Unit ICT) Ulasan : ....................................................................................................
....................................................................................................
Tandatangan :................................................ Tarikh :...................
Nama :................................................
Jawatan :................................................ ** Potong yang tidak berkenaan
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 43 -
BORANG-BORANG BERKAITAN
UNIT pentadbiran
Panduan Asas Pelaksanaan Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu
- 44 -
BORANG PERMOHONAN KENDERAAN RASMI POLITEKNIK KOTA KINABALU, SABAH (KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA)
( 2 Salinan )
SYARAT : *Permohonan hendaklah dikemukakan 7 hari sebelum lawatan bagi perjalanan dekat
** Permohonan hendaklah dikemukakan 30 hari sebelum lawatan bagi perjalanan jauh (melebihi 30 km)
A. PERMOHONAN KENDERAAN JABATAN UNTUK LAWATAN /AKTIVITI RASMI
1. TEMPAT LAWATAN :
NAMA : ALAMAT :
2. TUJUAN :
3. TARIKH/MASA : TARIKH/MASA PERGI TARIKH/MASA BALIK
4. PEGAWAI PENGIRING/PENSYARAH : -
5. JABATAN : - NO. TEL/ H.P:
Nama :
No. Pend. :
No. K/P : Tandatangan Ketua Jabatan/Ketua Unit
Jabatan :
Tarikh : Tarikh :
B. JENIS KENDERAAN : (potong yang mana tidak berkenaan)
WIRA BAS COASTER PAJERO KIA
CARNIVAL LAND
CRUISER INVADER
LORI HICOM
Nama Pemandu
No. Kenderaan No. Telefon Ulasan :
Pegawai Kenderaan Unit Pentadbiran PKK Tarikh :
C. KELULUSAN PENGARAH
Lawatan dibenarkan / tidak dibenarkan Ulasan :
Pengarah
6. BIL. KAKITANGAN :________-________ BIL. PELAJAR : ______-_________ (Sila sertakan senarai nama pelajar/kakitangan dalam lawatan)
Tandatangan Pemohon (Ulasan Ketua Jabatan/Ketua Unit)
Tarikh Borang Diterima ____________________