PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF DI DINAS
KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA DEPOK
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Oleh:
JODY OKTOVIANDA TARIGAN
NIM: 11140251000053
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1440H / 2019M
i
LEMBAR PENGESAHAN
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF DI DINAS KEARSIPAN DAN
PERPUSTAKAAN KOTA DEPOK
Skripsi
Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan
Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Oleh:
Jody Oktovianda Tarigan
NIM: 11140251000053
Di Bawah Bimbingan
Lili Sudria Wenny, M.Hum
NIDN: 2017097902
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1440H / 2018M
ii
SURAT PERNYATAAN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama Mahasiswa : Jody Oktovianda Tarigan
NIM : 11140251000053
Program Studi : Ilmu Perpustakaan
Dengan ini menyatakan bahwa skripsi ini yang berjudul “Pengelolaan Arsip
Dinamis Aktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok” adalah hasil
karya sendiri yang merupakan hasil penelitian, pengolahan dan analisis saya sendiri
serta bukan merupakan replikasi maupun saduran dari hasil karya atau hasil
penelitian orang lain.
Apabila terbukti skripsi ini merupakan plagiat atau replikasi maka skripsi dianggap
gugur dan harus melakukan penelitian ulang untuk menyusun skripsi baru dan
kelulusan serta gelarnya dibatalkan.
Demikian pernyataan ini dibuat dengan segala akibat yang timbul di kemudian hari
menjadi tanggung jawab saya.
iii
LEMBAR PENGESAHAN UJIAN SKRIPSI
Nama : Jody Oktovianda Tarigan
NIM : 11140251000053
Judul Skripsi : Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Depok
Ujian Skripsi: 09 Januari 2019
Skripsi tersebut telah diperbaiki sesuai saran dan komentar Tim Penguji sebagai
syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Strata 1 (S1) pada Program Studi Ilmu
Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Jakarta, 09 Januari 2019
Tanda tangan Tanggal
iv
ABSTRAK
Jody Oktovianda Tarigan (NIM: 11140251000053). Pengelolaan Arsip Dinamis
Aktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok. Di bawah
bimbingan Lili Sudria Wenny, M.Hum Program Studi Ilmu Perpustakaan
Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif
Hidayatullah Jakarta, 2018.
Tujuan Penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis aktif di
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok yang meliputi, pengurusan surat
masuk dan surat keluar, penggunaan arsip, sistem penyimpanan arsip, pemeliharaan
arsip, dan penyusutan arsip, serta mengetahui kendala yang dihadapi dan upaya yang
telah dilakukan dalam mengatasi kendala dalam pengelolaan arsip dinamis aktif di
Diskarpus Depok. Jenis penelitian ini adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif.
Teknik yang digunakan untuk pengumpulan data adalah wawancara dan observasi,
studi pustaka dan dokumentasi. Sedangkan teknik analisis data yang digunakan
adalah reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian
menunjukkan bahwa dalam pengelolaan arsip dinamis aktif di Diskarpus Depok,
tahapan peminjaman arsip dinamis aktif di Diskarpus Depok belum sesuai dengan
teori peminjaman arsip. Fasilitas yang terdapat di Diskarpus Depok juga masih
kurang memadai, bahkan unit pengolah Diskarpus Depok belum memiliki ruang
penyimpanan khusus arsip dinamis. Juga terdapat kendala dalam pengelolaan arsip
dinamis aktif, seperti kurangnya SDM arsiparis, yang menyebabkan pengelolaan
arsip dinamis aktif menjadi kurang maksimal dan terjadi kendala dalam penemuan
kembali arsip dinamis aktif. Upaya yang telah dilakukan oleh Diskarpus Depok
dalam mengatasi kendala yang terjadi dalam pengelolaan arsip dinamis aktif adalah
dengan melakukan perencanaan penganggaran untuk kegiatan pengadaan sarana dan
prasarana kearsipan.
Kata kunci: pengelolaan arsip, arsip dinamis aktif, Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Depok.
v
KATA PENGANTAR
Bismillahirahmanirrahim
Alhamdulillahi robbil’alamin, segala puji dan syukur penulis panjatkan atas
kehadirat Allah Subhanahu wa Ta’ala yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-
Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Pengelolaan Arsip
Dinamis Aktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok”.
Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini tidak akan selesai tanpa
dukungan dari berbagai pihak yang terus membantu baik secara langsung maupun
yang memberikan doa serta semangat kepada penulis. Untuk itu pada kesempatan ini
penulis ucapkan banyak terimakasih kepada:
1. Prof. Dr. Hj. Amany Burhanuddin Lubis, Lc, MA selaku Rektor Universitas
Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Prof. Dr. Sukron Kamil, M.Ag selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Program Studi Ilmu
Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif
Hidayatullah Jakarta.
4. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi Ilmu
Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif
Hidayatullah Jakarta dan selaku Dosen Pembimbing Akademik yang telah
memberikan pengarahan serta masukan atas penelitian yang peneliti lakukan.
5. Ibu Lili Sudria Wenny, M.Hum selaku Dosen Pembimbing yang telah
meluangkan waktu, pikiran, serta tenaga dalam membantu peneliti
menyelesaikan skripsi ini.
6. Seluruh Bapak/Ibu dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab
dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta yang telah memberikan ilmu
pengetahuan, pengalaman, dan wawasan yang sangat bermanfaat bagi
peneliti nantinya.
vi
7. Kepada informan yang telah bersedia diwawancarai dan membagi waktu,
tenaga, dan informasi dalam membantu penelitian ini. Ibu Afidhah Siti
Kurnia, dan Ibu Rizki Anggun.
8. Teramat istimewa kepada Bapak Daniel Tarigan dan Ibu Ani Santi yang
merupakan kedua orang tua penulis yang telah memberikan semangat, doa,
motivasi, dan tidak pernah merasa Lelah untuk terus mendidik dan
membimbing penulis hingga bisa sampai saat ini.
9. Tommy Kusuma Wijaya dan Yulio Febrian Tarigan yang merupakan kakak
dan adik dari penulis yang telah memberikan dukungan dan perhatian kepada
penulis.
10. Para sahabat KOTHOR (Kosan Thoriq), Thoriq, Wahyu, Riko, Raha, Iksan,
Adi, Faikar, Hanif, Asef, dan Indra. Terimakasih telah memberikan
semangat, saran, motivasi, serta pelajaran hidup kepada penulis sehingga bisa
menyelesaikan penulisan skripsi ini. Serta sahabat Kosan Maul, Maulana,
Dendra, Alfian, terimakasih telah memberikan semangat dan saran serta
menyediakan tempat untuk penulis beristirahat.
11. Teman-teman seperjuangan Ilmu Perpustakaan angkatan 2014, khususnya IP
B 2014, yang telah menemani peneliti selama 4 tahun di bangku kuliah dan
telah memberikan semangat, saran serta motivasi kepada peneliti saat
penyusunan skripsi ini.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih memiliki banyak keterbatasan dan
kekurangan. Maka sudah sepantasnya skripsi ini butuh masukan berupa kritik dan
saran yang membangun. Dengan demikian, diharapkan skripsi ini dapat mendekati
kesempurnaan itu sendiri. Akhir kata, dalam bentuk sekecil apapun, penulis berharap
semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca.
Jakarta, 09 Januari 2019
Penulis
vii
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................................ i
SURAT PERNYATAAN ........................................................................................... ii
LEMBAR PENGESAHAN UJIAN SKRIPSI ........................................................ iii
ABSTRAK ................................................................................................................. iv
KATA PENGANTAR ................................................................................................ v
DAFTAR ISI ............................................................................................................. vii
DAFTAR TABEL ..................................................................................................... ix
DAFTAR GAMBAR .................................................................................................. x
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................... 1
A. Latar Belakang Masalah.................................................................................... 1
B. Batasan dan Rumusan Masalah......................................................................... 6
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ......................................................................... 6
D. Definisi Istilah ................................................................................................... 7
E. Sistematika Penulisan ....................................................................................... 8
BAB II TINJAUAN LITERATUR ......................................................................... 10
A. Pengertian Pengelolaan ................................................................................... 10
B. Pengertian Arsip .............................................................................................. 11
C. Fungsi Arsip .................................................................................................... 12
1. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori ................................................ 13
2. Sebagai bahan pengambilan keputusan ....................................................... 13
3. Sebagai bukti atau legalitas ......................................................................... 13
4. Sebagai rujukan historis .............................................................................. 13
D. Kegunaan Arsip .............................................................................................. 14
E. Jenis-jenis Arsip .............................................................................................. 15
1. Jenis-jenis arsip menurut penggunaan dan kepentingannya: ...................... 15
2. Jenis-jenis arsip menurut sudut pandang hukum dan perundang-undangan16
3. Jenis-jenis arsip berdasarkan fungsinya ...................................................... 16
F. Pengertian Arsip Dinamis Aktif ...................................................................... 17
G. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif ................................................................... 18
1. Penciptaan Arsip Dinamis ........................................................................... 19
2. Penggunaan Arsip Dinamis Aktif ............................................................... 31
3. Pemeliharaan Arsip Dinamis Aktif ............................................................. 38
4. Penyusutan Arsip Dinamis Aktif ................................................................. 43
BAB III METODE PENELITIAN ......................................................................... 51
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian ..................................................................... 51
B. Kriteria Informan ............................................................................................ 51
C. Teknik Pengumpulan Data .............................................................................. 52
viii
D. Teknik Analisis Data ....................................................................................... 54
E. Tempat dan Jadwal Penelitian......................................................................... 55
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ....................................... 57
A. Profil Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok .................................. 57
1. Sejarah Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok ............................ 57
2. Visi dan Misi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok .................. 58
3. Struktur Organisasi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok ......... 59
4. Jam Kerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok........................ 60
B. Hasil Penelitian ............................................................................................... 60
1. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kota Depok ......................................................................................................... 60
2. Kendala dan Upaya dalam Mengelola Arsip Dinamis Aktif di Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok........................................................... 75
C. Pembahasan ..................................................................................................... 79
1. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kota Depok ......................................................................................................... 79
2. Kendala dan Upaya dalam Mengelola Arsip Dinamis Aktif di Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok........................................................... 87
BAB V PENUTUP .................................................................................................... 90
A. Kesimpulan ..................................................................................................... 90
B. Saran ............................................................................................................... 91
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................... 92
LAMPIRAN-LAMPIRAN
BIODATA PENULIS
ix
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1: Jadwal Retensi Arsip Dinamis .................................................................. 47
Tabel 3.1: Profil Informan ......................................................................................... 52
Tabel 4.1: Jam Kerja Diskarpus Depok ..................................................................... 60
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2. 1: Penyimpanan Arsip Aktif..................................................................... 40
Gambar 4. 1: Struktur Organisasi Diskarpus Depok.................................................. 59
Gambar 4. 2: Flowchart surat masuk ......................................................................... 62
Gambar 4. 3: Flowchart surat keluar ......................................................................... 64
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Pada era globalisasi saat ini, perkembangan informasi dan teknologi menjadi
sangat pesat, informasi menjadi hal yang sangat esensial bagi setiap organisasi,
baik pemerintah maupun swasta. Karena setiap kegiatan organisasi pada
dasarnya membutuhkan informasi untuk mendukung proses kerja dan
implementasi fungsi manajemen. Berbagai bentuk dokumen dan media telah
tercipta untuk kemudahan dalam menyimpan, mencari dan menyebarkan
informasi. Begitu juga dengan kumpulan informasi yang disebut dengan arsip.
Dalam setiap kegiatan organisasi, baik pemerintah maupun swasta akan
menghasilkan arsip.
Arsip adalah segala bentuk naskah yang menyimpan segala macam
informasi/fakta yang relevan bagi organisasi, dan diputuskan untuk disimpan
karena memungkinkan di masa yang akan datang arsip masih akan dibutuhkan.1
Arsip merupakan bukti kegiatan dari organisasi dan juga merupakan sebuah
ingatan organisasi yang bersangkutan. Jika pengelolaan arsip suatu organisasi
kurang baik, akan berakibat buruk terhadap kualitas atau reputasi dari organisasi
tersebut, dan tentunya organisasi tersebut akan mengalami hambatan dalam
mencapai tujuan.
Menurut Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal
1 ayat 2, disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
1
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta, Pedoman
Pengelolaan Dan Penataan Arsip (Jakarta: BPAD Provinsi Ibukota Jakarta, 2011), h. 9.
2
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah,
dan lembaga Pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara.
Sebagai endapan informasi kegiatan administrasi dan manajemen, seiring
dengan fungsi organisasi yang makin kompleks, arsip pun akan semakin tumbuh
dan berkembang, akibatnya arsip akan bertambah dan semakin menumpuk tidak
terkendali.2 Oleh karena itu pengelolaan arsip sangat dibutuhkan, pengelolaan
arsip yang dilaksanakan dengan baik dan sistematis mulai dari penciptaan arsip,
penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, hingga penyusutan arsip, tahap-tahap ini
disebut dengan lingkar hidup suatu arsip.
Agar suatu organisasi dapat memberikan data dan informasi yang baik,
lengkap, dan akurat maka diperlukan pengelolaan arsip yang baik dan teratur
sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan oleh pemerintah,
namun hal ini terkadang diabaikan, bidang kearsipan belum mendapat perhatian
yang baik dengan berbagai alasan seperti terbatasnya peralatan dan kurangnya
SDM, demi lancarnya sebuah pengelolaan arsip, maka perlu ditunjang oleh
faktor-faktor kearsipan seperti pegawai arsip yang cakap dan profesional serta
peralatan yang memadai, dengan demikian maka pengelolaan arsip dapat
terlaksana dengan cepat dan tepat.
Arsip dinamis adalah salah satu jenis arsip, arsip dinamis merupakan arsip
yang masih digunakan dalam kegiatan sehari-hari suatu organisasi. Dalam
2 Mustari Irawan, “Manajemen Arsip Dinamis: Suatu Pendekatan Kearsipan” (Suara Badar, 2001),
https://dokumen.tips/documents/manajemen-arsip-dinamis-suatu-pendekatan-kearsipanpdf-
562e62c7c7ffd.html.
3
konteks Anglo-Saxon arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan untuk
perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan dan keperluan lain. Arsip
dinamis mengandung informasi tentang tugas, garis haluan, keputusan, prosedur,
operasi dan aktivitas sebuah instansi, lembaga, Yayasan, departemen, perusahaan
swasta, dan perorangan.3 Dalam Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang
ketentuan pokok kearsipan memberikan rumusan tentang arsip dinamis bahwa
arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan langsung dalam penyelenggaraan administrasi
negara.4
Arsip dinamis dilihat dari tingkat dan lingkup kepentingan dan kegunaannya
dapat dibedakan menjadi arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip
dinamis aktif, merupakan arsip dinamis yang masih berada dalam proses
penyelesaian sehingga masih sering digunakan. Sedangkan arsip dinamis inaktif
merupakan arsip dinamis yang sudah selesai diproses tetapi terkadang masih
digunakan.5 Seiring dengan kegiatan adiminstrasi, maka arsip dinamis akan terus
tercipta dan berkembang. Untuk mengendalikan perkembangan arsip dinamis,
maka sebuah organisasi harus melakukan manajemen atau pengelolaan arsip
dinamis. Menurut ISO 15489-2 di dalam National Standards Authority of Ireland
Glasnevin, ada delapan proses pengelolaan arsip dinamis yaitu: Menangkap
(termasuk arsip yang dibuat dan diterima oleh organisasi), registrasi, klasifikasi,
3 Sulistyo-Basuki, Pengantar Kearsipan (Tangerang: Universitas Terbuka, 1996), h. 44.
4 Arsip Nasional Republik Indonesia, “Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 7 Tahun 1971
Tentang Ketentuan Pokok Kearsipan,” Pub. L. No. 7 (1971). 5 Boedi Martono, Arsip Korespodensi (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1997), h. 25.
4
akses dan kemanan klasifikasi, identifikasi dari status disposisi, penyimpanan,
penggunaan dan pelacakan, dan implementasi disposisi.6
Pengelolaan arsip dinamis di dalam buku pedoman arsip dinamis Universitas
Negeri Semarang meliputi, penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan
serta program arsip vital dan arsip terjaga lainnya. Kehadiran arsip dinamis
sangat penting dalam setiap aktifitas yang dilakukan manusia, terlebih pada
orang-orang yang berkecimpung dalam keorganisasian. Arsip dinamis itu tercipta
sebagai akibat dari kegiatan yang dilakukan oleh organisasi, maka arsip dinamis
itu harus disimpan sebagai bukti ingatan untuk dipergunakan organisasi dalam
berbagai kegiatan.7
Suatu sistem penyimpanan arsip dapat dikatakan baik jika arsip yang
diinginkan mudah untuk ditemukan secara cepat dan tepat, oleh karena itu
pengelolaan arsip yang efektif dan sistematis sangat diperlukan, karena sistem
penyimpanan arsip sangat berkaitan dengan kegiatan pengelolaan arsip dan
penemuan kembali.
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok merupakan salah satu
instansi pemerintah. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok berdiri pada
tahun 2008 dan pada tahun 2015 memiliki gedung baru yang diresmikan oleh
Walikota Depok saat itu Nur Mahmudi Ismail dan telah dibuka untuk umum,
gedung Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok terdiri dari tiga lantai
yang terletak di kompleks balaikota Depok. Sebagai instansi pemerintah yang
berfungsi sebagai pusat informasi kota Depok dan bertugas melayani
6
National Standards Authority of Ireland Glasnevin, Information and Documentation Records
Management Part 2: Guidelines (NSAI, 2014), h. 13-14. 7 Boedi Martono, Penyusutan Dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen Kearsipan (Jakarta:
Pustaka Sinar Harapan, 1994), h. 15.
5
kepentingan umum dituntut untuk dapat menyelesaikan pekerjaan dengan cepat,
tepat dan akurat. Dengan pengelolaan arsip yang tepat maka akan tercipta suatu
mekanisme kearsipan dengan baik, mulai dari penciptaannya, penerimaan,
penyimpanan, pengaksesan, pemeliharaan sampai penyusutannya. Sehingga
tercipta sebuah pelayanan arsip yang optimal. Untuk mewujudkan hal tersebut
dibutuhkan semangat kerja dan kedisiplinan yang tinggi oleh para pegawai,
fasilitas dan tempat penyimpanan arsip yang memadai, penataan arsip yang baik
dan sistem kerja yang efisien.
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok memiliki visi terwujudnya
pelayanan di bidang kearsipan dan perpustakaan yang edukatif, rekreatif dan
prospektif dan salah satu misinya yaitu mewujudkan sistem tatakelola kearsipan
sebagai sumber informasi, bukti sejarah, bukti hukum, bukti penyelenggaraan
pemerintahan serta sumber penelitian dan pendidikan. Dalam merealisasikan visi
dan misinya, dibutuhkan sistem pengelolaan arsip yang baik.
Berdasarkan hasil observasi awal yang telah dilakukan pada Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan Kota Depok diketahui bahwa dalam pengelolaan arsip masih
terdapat kendala-kendala yang dihadapi, seperti kurangnya sumber daya
manusia, karena di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok hanya
memiliki dua arsiparis, dan juga fasilitas penyimpanannya yang kurang
memadai, Diskarpus Depok hanya memiliki dua filling cabinet dan satu lemari
kayu, dan kondisi filling cabinet dan lemari kayu sudah terisi penuh dengan arsip
dinamis aktif.
Mengingat pentingnya pengelolaan arsip, maka penulis merasa tertarik untuk
melakukan penelitian tentang pengelolaan arsip di Dinas Kearsipan dan
6
Perpustakaan Kota Depok, yang dituangkan dalam penelitian berjudul:
“PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF DI DINAS KEARSIPAN
DAN PERPUSTAKAAN KOTA DEPOK”.
B. Batasan dan Rumusan Masalah
Untuk menjaga agar pembahasan ini tidak terlalu luas, maka penulis
membatasi hanya dengan membahas mengenai pengelolaan arisp dinamis aktif,
dan kendala-kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arisp dinamis aktif di
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok.
Untuk menjawab hal di atas maka dibuatlah rumusan masalah seperti berikut:
1. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis aktif Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Depok?
2. Kendala-kendala apa saja yang terjadi di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kota Depok dalam mengelola arsip dinamis aktif?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah:
1. Mengetahui pengelolaan arsip dinamis aktif yang dilaksanakan Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok.
2. Mengetahui kendala-kendala yang dihadapi oleh Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Depok dalam pengelolaan arsip dinamis aktif.
Manfaat yang diharapkan dari hasil penelitian dalam penulisan skripsi ini
adalah:
7
1. Memberikan informasi serta menambah pengetahuan tentang pengelolaan
arsip dinamis aktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok baik
bagi peneliti maupun masyarakat umum.
2. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi pemikiran untuk
memperkaya khazanah pengetahuan jurusan Ilmu Perpustakaan.
3. Diharapkan dapat menambah sumbangan pemikiran untuk Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan Kota Depok.
D. Definisi Istilah
Arsip
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
yang mengandung informasi/fakta yang relevan bagi organisasi, dan diputuskan
untuk disimpan karena memungkinkan ada kegunaan pada masa yang akan
datang oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok.
Pengelolaan Arsip
Pengelolaan arsip adalah proses kegiatan yang dilakukan mulai dari penciptaan
arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip
Arsip Dinamis
arsip yang masih digunakan untuk perencanaan, pengambilan keputusan,
pengawasan dan keperluan lain oleh Dinas Kearsipan dan perpustakaan Kota
Depok.
Arsip Dinamis Aktif
arsip dinamis yang masih berada dalam proses penyelesaian sehingga masih
sering digunakan dalam penyelenggaraan administrasi pada Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Depok.
8
E. Sistematika Penulisan
Dalam sistematika penulisan ini akan menguraikan secara sistematis mulai
dari Bab I sampai Bab V dengan rincian sebagai berikut:
Bab I Pendahuluan
Bab ini meliputi latar belakang masalah, batasan dan rumusan
masalah, tujuan dan manfaat penelitian, definisi istilah dan
sistematika penelitian.
Bab II Tinjauan Literatur
Bab ini merupakan penjelasan mengenai tinjauan literatur
yang relevan dengan tema yang diangkat. Pada bab ini
didominasi dengan penjelasan mengenai definisi pengelolaan,
definisi arsip, fungsi arsip, kegunaan arsip, jenis arsip, definisi
arsip dinamis aktif, dan pengelolaan arsip dinamis aktif.
Bab III Metode Penelitian
Bab ini menjelaskan jenis dan pendekatan penelitian, objek
penelitian, teknik pengumpulan data, teknik analisis data serta
jadwal penelitian.
Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan
Pada bab ini penulis menguraikan hasil penelitian mengenai
pengelolaan arsip dinamis aktif, fasilitas penyimpanan arsip
dinamis aktif dan kendala yang diahadapi dalam pengelolaan
arsip dinamis aktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota
Depok
9
Bab V Penutup
Dalam bab ini penulis menguraikan kesimpulan serta saran
terkait dengan hasil penelitian.
10
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Pengertian Pengelolaan
Follet dalam Erni dan Saefullah mendefinisikan pengelolaan adalah seni atau
proses dalam menyelesaikan sesuatu yang terkait dengan pecapaian tujuan.
Dalam penyelesaian akan sesuatu tersebut, terdapat tiga faktor yang terlibat,
yaitu adanya penggunaan sumber daya organisasi, baik sumber daya manusia
maupun faktor-faktor produksi lainya, kemudian proses yang bertahap mulai dari
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengimplementasian, hingga
pengendalian dan pengawasan, dan adanya seni dalam penyelesaian pekerjaan.8
Menurut Adisasmita, Pengelolaan bukan hanya melaksanakan suatu kegiatan,
akan tetapi merupakan rangkaian kegiatan yang meliputi fungsi-fungsi
manajemen, seperti perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan untuk mencapai
tujuan secara efektif dan efisien.9
Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa pengelolaan adalah
kegiatan yang meliputi merencanakan, mengorganisasikan dan mengarahkan,
dan mengawasi kegiatan manusia dengan memanfaatkan material dan fasilitas
yang ada untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien.
8 Erni Tisnawati Sule and Saefullah Kurniwan, Pengantar Manajemen (Jakarta: Kencana Perdana
Media Group, 2009), h. 6. 9 Adisasmita Raharjo, Pengelolaan Pendapatan Dan Anggaran Daerah (Yogyakarta: Graha Ilmu,
2011), h. 22.
11
B. Pengertian Arsip
Secara etimologi, istilah arsip dalam bahasa Yunani disebut archeion dan
dalam Bahasa Latin disebut archivum yang berarti kantor atau pemerintah dan
kertas yang disimpan di kantor tersebut, yang semula diterapkan pada records
atau rekaman pemerintah (arsip).10
Sedangkan secara terminologi, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam melaksanakans kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.11
Menurut Barthos dalam Ermawaty, arsip adalah setiap catatan tertulis, baik
dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan
mengenai suatu subyek (pokok persoalan) ataupun kejadian yang diciptakan
orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula.12
Arsip juga merupakan
memori kolektif organisasi, di dalamnya tergambar perjalanan sejarah organisasi
dari masa ke masa dan arsip memiliki peranan penting dalam setiap kegiatan atau
peristiwa suatu organisasi.13
Dalam Bahasa Inggris, ada tiga istilah yang terkait dengan arsip, yaitu file
yang merupakan jenis arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara
langsung dalam kegiatan administrasi. Kemudian Record yang merupakan jenis
arsip inaktif, yaitu arsip yang nilai kegunaannya sudah mulai berkurang dalam
10
Sulistyo-Basuki, Pengantar Kearsipan, h. 27. 11
Universitas Negeri Semarang, Pedoman Arsip Dinamis (Semarang: Universitas Negeri Semarang,
2013), h. 14. 12
Ermawaty, “Pengelolaan Manajemen Kearsipan Di Perguruan Tinggi,” Jurnal Tabularasa PPS
UNIMED 10, no. 2 (2013), h. 141-150. 13
Lilik Istiqoriyah and Lolytasari, “Pengelolaan Arsip Bernilai Historis UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta Di Era Keterbukaan Informasi,” Jurnal Al-Maktabah 12, no. 1 (2013), h. 51-69.
12
kegiatan administrasi sehari-hari, arsip ini sudah tidak terdapat dalam unit kerja,
melainkan sudah berada di unit kearsipan organisasi yang bersangkutan. Lalu
yang terakhir adalah archive yang merupakan arsip stastis, yaitu arsip yang
secara tidak langsung digunakan dalam proses penyelenggaraan Administrasi
Negara. Arsip ini berada di Arsip Nasional RI. Arsip statis merupakan bahan
pertanggung jawaban nasional bagi kegiatan pemerintah untuk generasi yang
akan datang.14
Menurut Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal
1 ayat 2, disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah,
dan lembaga Pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara.15
Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah
rekaman kegiatan atau sebuah memori dalam berbagai bentuk media hasil dari
kegiatan administrasi sebuah organisasi baik pemerintah maupun swasta dan
memiliki peranan penting dalam setiap pengambilan keputusan organisasi.
C. Fungsi Arsip
Peranan arsip dalam kegiatan organisasi sangat penting, karena data yang
diperoleh arsip diolah menjadi suatu informasi yang digunakan oleh pimpinan
14
Muhammad Masruri, “Faktor-Faktor Yang Berpengaruh Terhadap Pengelolaan Arsip Dinamis
Aktif Pada Subbagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Rembang,” Fokus Ekonomi 2, no. 1
(2007), h. 85-95. 15
Republik Indonesia, “Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan” (2009),
https://www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-Tahun-2009-Tentang-Kearsipan.pdf.
13
untuk pertimbangan dan pengambilan keputusan. Berikut fungsi-fungsi dari
arsip:
1. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori
Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan
rujukan pencarian informasi apabila diperlukan. Dengan demikian kita bisa
mengingat atau menemukan kembali informasi-informasi yang terekam
dalam arsip tersebut.
2. Sebagai bahan pengambilan keputusan
Pihak manajemen dalam kegiatannya tentunya memerlukan berbagai
data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam
pengambilan keputusan. Data dan informasi tersebut dapat ditemukan dalam
arsip yang disimpan dalam berbagai media, baik media eletronik ataupun non
elektronik.
3. Sebagai bukti atau legalitas
Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung
legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.
4. Sebagai rujukan historis
Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi
untuk masa yang akan datang. Sehingga arsip dapat digunakan sebagai alat
untuk mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika kegiatan
organisasi.16
16
Agus Sugiarto and Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional Ke Basis
Komputer (Yogyakarta: Grava Media, 2005), h. 8-9.
14
Fungsi arsip yang sangat penting menurut Widjaja yaitu sebagai sumber
informasi dan dokumentasi. Sebagai sumber informasi maka arsip dapat
membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai suatu masalah. Sebagai
sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan oleh pimpinan organisasi dalam
mempertimbangkan dan mengambil suatu keputusan.17
D. Kegunaan Arsip
Arsip memiliki nilai kegunaan tertentu, oleh karena itu setiap organisasi
harus mengelola arsip dengan baik dan menyimpan arsip dalam tempat yang
teratur, sehingga jika arsip diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat.
Berikut delapan nilai kegunaan arsip menurut Basir Barthos:
1. Nilai kegunaan administrasi.
2. Nilai kegunaan dokumentasi.
3. Nilai kegunaan hukum.
4. Nilai kegunaan fiskal.
5. Nilai kegunaan perorangan.
6. Nilai kegunaan pemeriksaan.
7. Nilai kegunaan penunjang.
8. Nilai kegunaan penelitian.18
Arsip menurut The Liang Gie memiliki enam nilai kegunaan yang disingkat
dengan ALFRED yaitu:
A: Adminstrative Value (nilai administrasi)
L: Legal Value (nilai hukum)
17
Widjaja A. W, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar (Jakarta: Grafindo Persada, 1993). 18
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Bumi Aksara, 2003), h. 115.
15
F: Fiscal Value (nilai keuangan)
R: Research Value (nilai penelitian)
E: Educational Value (nilai pendidikan)
D: Documentary Value (nilai dokumentasi)19
E. Jenis-jenis Arsip
1. Jenis-jenis arsip menurut penggunaan dan kepentingannya:
a. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan secara langsung
dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu yang
ditentukan.
b. Arsip Vital
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
c. Arsip Aktif
Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi
untuk kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit kerja dari suatu
organisasi.
d. Arsip Inaktif
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah
menurun karena nilai informasi yang terdapat dalam arsip tersebut telah
selesai digunakan sehingga arsip hanya digunakan sesekali sebagai
referensi.
19
The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern (Yogyakarta: Liberty, 2009), h. 117.
16
e. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara sehari-hari. Arsip
statis memiliki nilai abadi.
f. Arsip Terjaga
Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan
dan keberlangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga
keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.20
2. Jenis-jenis arsip menurut sudut pandang hukum dan perundang-
undangan
a. Arsip Otentik
Arsip otentik merupakan arsip yang isinya terjamin keabsahannya
karena terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi/film).
b. Arsip tidak otentik
Arsip tidak otentik merupakan arsip yang tidak terdapat tanda tangan
asli dengan tinta, berupa fotokopi, Salinan dan sebagainya.21
3. Jenis-jenis arsip berdasarkan fungsinya
Berdasarkan fungsinya, arsip dibagi sebagai berikut:
a. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya,
20
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. 21
Saiman, Manajemen Sekretaris (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002), h. 103.
17
atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi
Negara. Arsip dinamis dibedakan sebagai berikut.
1) Arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan secara terus menerus
dalam kegiatan kantor. Arsip ini masih sering dikeluarkan untuk
keperluan tertentu.
2) Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang
digunakan. Arsip inaktif hanya digunakan sebagai referensi atau
pemberi keterangan semata.
b. Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya,
maupun untuk penyelenggaraan administrasi Negara.
F. Pengertian Arsip Dinamis Aktif
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.22
Arsip dinamis
merupakan arsip yang harus dikelola dengan baik agar jika diperlukan arsip
dapat segera ditemukan. Menurut Sulistyo Basuki dalam Hamdani, arsip dinamis
(record) artinya informasi terekam, termasuk data dalam sistem computer, yang
dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi
kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut. Definisi
tersebut merujuk kepada mengapa arsip dinamis diciptakan dan alasan mengapa
arsip dinamis disimpan.23
Arsip dinamis kemudian terbagi menjadi dua jenis,
22
Rachmad Fuji Sanjuli and Meylia Elizabeth Ranu, “Sistem Pengelolaan Arsip Di Dinas Pekerjaan
Umum Bina Marga Dan Pematusan Kota Surabaya,” Jurnal Mahasiswa Unesa, 2015, h. 1-15. 23
Fajri Hamdani and Syahyuman, “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Kantor Perpustakaan
Arsip Dan Dokumentasi Kabupaten Pesisir Selatan,” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan Dan
Kearsipan, E, 1, no. 1 (2012), h. 409-417.
18
yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah
arsip yang masih sering digunakan secara langsung dalam perencanaan
penyelenggaraan kegiatan organisasi, serta masih dikelola oleh unit pengolah.
Frekuensi penggunanaan arsip dinamis aktif sedikitnya 10 kali dalam setahun.
Kemudian arsip dinamis inaktif adalah arsip yang sudah selesai diproses tetapi
frekuensi penggunaannya sudah menurun.24
Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa arsip dinamis aktif
adalah arsip yang masih diproses oleh unit kerja suatu organisasi dan frekuensi
penggunaannya masih tinggi karena masih digunakan langsung dalam kegiatan
penyelenggaraan administrasi suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta.
G. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif
Pengelolaan arsip dinamis aktif dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan
arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah dalam rangka
pelaksanaan kegiatan organisasi, baik pemerintah maupun swasta. Pengelolaan
ini dimulai dari, penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
Pengelolaan arsip dinamis aktif menjadi tanggung jawab pencipta arsip. Menurut
Sedarmayanti dalam Neny tujuan dari pengelolaan arsip adalah untuk
menghimpun informasi, mencatat dan mengklasifikasikan informasi,
menginterpretasikan informasi, mengolah informasi, untuk akuntabilitas dan
auditing, menyimpan dan mengambil kembali informasi dari tempat
penyimpanan, mendistribusikan informasi dan ketepatan penggunaan
24
Rico Rahmadeni and Syahyuman, “Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Kantor Cabang Perum
Pegadaian Marapalam Padang,” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan Dan Kearsipan 1, no. 1 (2012),
h. 215-223.
19
informasi.25
Apabila arsip dinamis aktif dikelola dengan baik oleh pencipta arsip,
maka akan mempermudah pencipta arsip dan pengguna arsip dalam menemukan
kembali informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat. Pengelolaan arsip
dinamis aktif tidak bisa dihindari, dikarenakan nilai guna arsip dinamis aktif
akan terus digunakan. Oleh karena itu, maka arsip harus dikelola dan dirawat
dengan efektif agar nilai-nilai yang ada di dalam arsip tersebut tetap terjaga.26
Berikut merupakan rangkaian kegiatan dalam pengelolaan arsip dinamis, yaitu,
penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip dinamis aktif:
1. Penciptaan Arsip Dinamis Aktif
Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainya, gambar dan rekaman
merupakan aktifitas awal dari siklus hidup arsip, yaitu kegiatan membuat
surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan dalam rangka
penyelenggaraan organisasi untuk mencapai tujuan. Penciptaan arsip adalah
pembuatan dan penerimaan arsip dalam berbagai bentuk dan media dalam
rangka pelaksanaan fungsi dan tugas organisasi.27
a. Tata Naskah Dinas
Tahap penciptaan arsip dilakukan melalui kegiatan pengkategorian,
registrasi, dan distribusi arsip. Dalam hal ini ketersedian instrumen tata
naskah dinas (TND) di lingkungan pencipta arsip sangat penting,
Ketersedian TND sebagai satu instrumen pokok pengelolaan arsip
dinamis di lingkungan pencipta, antara lain untuk mengatur mengenai
25
Neny Anindya Sanora, “Pengelolaan Arsip Pada Bagian Tata Usaha Biro Umum Kantor Gubernur
Provinsi Kalimantan Timur,” EJournal Administrasi Negara 4, no. 2 (2016), h. 4042-4056. 26
Yosa Faradela, “Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil
(DUKCAPIL) Kabupaten Ponorogo Untuk Mewujudkan Good Governance,” Jurnal Administrasi
Perkantoran 4, no. 3 (2016), h. 1-8. 27
Azmi, “Signifikansi Empat Instrumen Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis,” Jurnal Kearsipan Anri
11 (2016), h. 15-38.
20
jenis, format, penyusunan, pengamanan, pengabsahan, distribusi naskah
dinas, dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Untuk
dapat memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip sebagai naskah dinas,
maka penciptaan arsip dinamis dilaksanakan berdasarkan TND pencipta
arsip yang mengacu kepada pedoman yang ditetapkan oleh Kepala
ANRI.28
Pencipta arsip akan mudah melaksanakan penciptaan arsip di
lingkungannya apabila sudah tersedia TND, karena TND sudah mengatur
bagaimana membuat dan menerima arsip sebagai naskah dinas (jenis,
format, penyusunan, pengamanan, pengabsahan, kewenangan, dan
pengendalian). Ketersedian TND akan memudahkan pencipta arsip dalam
meregistrasi yang diciptakan dan mendistribusikan arsip kepada unit
pengolah dan instansi luar yang dituju dengan sarana pengendalian yang
jelas, sehingga mudah untuk melacak jalan dan posisi arsip.29
Apabila tidak tersedia TND, maka pencipta arsip akan sulit
menentukan standar jenis, format, elemen data registrasi, pengendalian
distribusi, kewenangan dan pelimpahan wewenang pendandatanganan
naskah dinas sebagai arsip. Hal ini tentunya berdampak terhadap
kelengkapan komponen arsip yang tercipta (struktur, isi, konteks).30
Penciptaan arsip dinamis dilakukan melalui pembuatan dan
penerimaan arsip. Dalam konteks pengelolaan arsip dinamis, dokumen
yang dibuat dan diterima akan dikategorikan terlebih sebagai arsip atau
nonarsip. Jika dokumen yang masuk (incoming document) dan/atau yang
28
Azmi, Signifikansi Empat Instrumen Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis, h. 15-38. 29 Azmi, Signifikansi Empat Instrumen Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis, h. 15-38. 30 Azmi, Signifikansi Empat Instrumen Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis, h. 15-38.
21
akan dikirim (outcoming document) dikategorikan sebagai arsip
(records), maka records itu (baca: arsip dinamis) harus diregistrasi,
kemudian didistribusikan kepada pihak yang berhak secara cepat, tepat
waktu, lengkap, dan aman serta diikuti dengan tindakan pengendalian.31
b. Surat Masuk dan Surat Keluar
Surat sebagai salah satu wujud dari arsip dinamis perlu mendapat
pengelolaan dengan baik dan benar agar dapat mempelancar arus
informasi dalam perkantoran. Berikut adalah cara penciptaan surat
masuk dan surat keluar:
1) Surat Masuk
Surat masuk sangat penting dalam sebuah organisasi karena
bertujuan untuk memberikan informasi dari unit ke unit atau kepada
organisasi lain, informasi yang akan disampaikan tidak akan diterima
dengan baik jika tidak ada surat masuk. Menurut Durotul Yatimah,
kegiatan surat masuk dilakukan melalui beberapa tahapan, yaitu:
a) Penerimaan Surat
Kegiatan yang dilakukan dalam penerimaan surat yaitu:
1) Mengumpulkan dan menghitung surat yang masuk.
2) Memeriksa kebenaran alamatnya, apabila salah alamat, surat
segera dikembalikan pada pengirim.
3) Menandatangani bukti pengiriman pada kartu atau buku
sebagai bukti bahwa surat telah diterima. Biasanya
penerimaan dicatat pada buku penerimaan surat.
31
Azmi, “Signifikansi Empat Instrumen Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis,” h. 15-38.
22
4) Memisahkan surat berdasarkan alamat yang dituju (unit
pengolah/nama pejabat).
5) Membuka surat (kecuali surat rahasia) dan memeriksa
kelengkapannya (bila ada lampirannya, kalau lampiran tidak
lengkap, buat catatan seperlunya).
b) Penyortiran Surat
Penyortiran surat adalah kegiatan memisahkan dan
mengelompokkan surat-surat menurut jenis dan golongannya.
c) Pencatatan Surat
Pencatatan surat masuk dapat dilakukan dengan menggunakan
buku catatan harian atau agenda dan kartu tertentu.
d) Pengarahan Surat
Pengarahan surat dilakukan untuk menentukan arah surat yang
akan disampaikan, baik yang disampaikan kepada pimpinan dan
yang akan disampaikan kepada pengolah.
e) Penyimpanan Surat
Penyimpanan surat dilakukan secara sistematis agar bila
dibutuhkan dapat ditemukan dalam waktu yang singkat.32
Sedangkan menurut Basir Barthos tahapan yang dilakukan dalam
penerimaan surat masuk adalah:
a) Penerima surat bertugas:
1) Menerima surat
2) Memeriksa jumlah dan alamat surat
32
Dorotul Yatimah, Kesekretariatan Modern dan Administrasi Perkantoran (Bandung: Pustaka Setia,
2009), h.124.
23
3) Mengisi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi
4) Meneliti tanda-tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat
serta keabsahaan surat
5) Meneruskan surat kepada penyortir
b) Penyortir surat bertugas:
1) Menerima surat masuk
2) Mengelompokkan surat ke dalam kelompok surat dinas dan
kelompok surat pribadi
3) Menyortir surat berdasarkan klasifikasi
4) Membuka surat dinas berdasarkan jenis surat penting dan
surat biasa dan tidak boleh membuka jenis surat rahasia dan
surat pribadi
5) Meneliti lampiran surat
6) Membubuhkan tanda penerimaan pada setiap surat
7) Menyampaikan surat yang telah terbuka atau yang masih
tertutup kepada pencatat surat dengan melampirkan
amplopnya.
c) Pencatat surat bertugas:
1) Menerima, menghitung dan mencatat surat yang sudah diteliti
2) Mencatat surat tersebut pada pengantar surat, kartu kendali
dan lembar pengantar surat rahasia
3) Menyampaikan surat di atas setelah dilampiri lembar
pengantar dan kartu kendali kepada pengarah
24
d) Pengarahan surat bertugas:
1) Menerima, meneliti surat yang telah dilampiri lembar
pengantar atau kartu kendali untuk diarahkan dengan
menunjuk siapa pengolah surat
2) Menyampaikan surat di atas kepada pengolah dengan melalui
petugas tata usaha pengolah
3) Menyimpan arsip kartu kendali (1 lembar)
e) Pengolah surat bertugas:
1) Menerima surat, membahas sendiri atau membahas dengan
memberikan disposisi pada lembar disposisi yang tersedia
2) Mengembalikan surat yang telah diolah kepada pengarah
melalui petugas tata usaha yang ditempatkan padanya
f) Menata arsip bertugas:
1) Menerima surat dari pengarah yang telah diolah untuk
disimpan pada lemari berkas sesuai dengan sistem klasifikasi
yang berlaku
2) Menerima kartu kendali untuk disimpan pada tempatnya
3) Mengirim kartu kendali lain kepada pengolah sebagai bukti
bahwa surat yang telah diolah sudah disimpan di bagian
arsip.33
Berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa dalam
mengelola surat masuk ada beberapa tahapan yang dilalui, yaitu:
33
Barthos, Manajemen Kearsipan, h. 216-217.
25
penerimaan surat, membuka surat, memeriksa surat, memisahkan surat,
mencatat surat, menyampaikan surat kepada pimpinan, menyimpan surat.
2) Surat Keluar
Setelah organisasi atau antar unit kerja dalam organisasi
mendapatkan surat masuk, maka surat tersebut membutuhkan
jawaban ataupun tanggapan yaitu surat keluar, surat keluar adalah
kegiatan organisasi untuk memberikan jawaban atas isi surat masuk
yang telah diterima dari suatu organisasi lain, atau antar unit kerja
organisasi agar tidak terjadi kesalahpahaman antar kedua belah pihak.
Pengelolaan surat keluar dilakukan oleh tata usaha atau sekretariat,
Dalam hal ini bagian sekretariat yang berhak mengelola, memeriksa,
menyerahkan pada pemimpin untuk di tanda tangani, sekaligus
mengirimkan ke organisasi lain.
Menurut Wursanto, ada beberapa tahapan dalam mengelola surat
keluar, yaitu:
a) Pembuatan Konsep Surat
Dalam membuat konsep surat ada tiga cara yang bisa dilakukan,
yaitu konsep yang dibuat oleh pimpinan sendiri, konsep yang
dibuat oleh bawahan atau sekretarisnya dan konsep dibuat dengan
mendikte.
b) Pengetikan Konsep Surat
Berikut proses dalam pengetikan konsep surat:
1) Persetujuan konsep surat
2) Pengiriman konsep surat
26
3) Pemeriksaan hasil pengetikan
4) Penandatangan surat
c) Pengiriman Surat
Dalam pengiriman surat ada beberapa proses yang harus dilalui
yaitu:
1) Pemberian Cap
2) Pengetikan Amplop atau sampul surat
3) Pemeriksaan surat
4) Melipat surat
5) Menutup Amplop
6) Menempelkan perangko.34
Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa surat keluar
adalah proses penanganan surat-surat yang yang dibuat oleh pimpinan,
atau sekretaris maupun dengan mendikte dan bertujuan untuk memberi
tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari suatu organisasi lain,
atau antar unit kerja organisasi agar tidak terjadi kesalahpahaman antar
kedua belah pihak.
c. Klasifikasi Arsip
Klasifikasi arsip adalah pengaturan arsip dalam unit-unit
pengelompokkan dalam rangka penyiapan perencanaan tata berkas.
Mengklasifikasikan arsip bermakna proses mengatur arsip secara
skematis dan konsisten untuk mempermudah penataan, penemuan
kembali, pemeliharaan, dan penyusutan arsip.
34
Ig. Wursanto, Kearsipan 1 (Yogyakarta: Kanisius, 2004), h. 145-148.
27
Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 19 Tahun 2012
tentang Klasifikasi Arsip, disebutkan klasifikasi arsip adalah pola
pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan
tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.35
Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 19 Tahun 2012
tentang Klasifikasi Arsip disebutkan klasifikasi arsip disusun dengan
ketentuan teknis, sebagai berikut:
1) Logis, yakni susunan klasifikasi arsip meliputi judul suatu fungsi,
kegiatan dan transaksi serta mudah dimengerti oleh semua pengguna.
2) Faktual, klasifikasi arsip harus mampu merekonstruksi kejadian yang
sebenarnya yaitu berdasarkan fungsi dan tugas organisasi.
3) Perbaikan berkelanjutan, yakni klasifikasi arsip harus mampu
beradaptasi terhadap perubahan struktur organisasi.
4) Sistematis, yakni klasifikasi arsip harus didasarkan pada susunan
yang dimulai dari fungsi, kegiatan, dan transaksi, baik yang bersifat
substantif maupun fasilitatif.
5) Akomodatif, yakni klasifikasi arsip harus menjamin seluruh fungsi,
kegiatan dan transaksi terakomodasi secara lengkap sesuai dengan
fungsi dan tugas pencipta arsip.
6) Kronologis, yakni klasifikasi arsip harus dilakukan secara berurutan
sesuai tahapan kegiatan.36
35
Arsip Nasional Republik Indonesia, “Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 19 Tahun 2012
Tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip,” Pub. L. No. 19 (2012), h. 2. 36
Arsip Nasional Republik Indonesia, “Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 19 Tahun 2012
Tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip,” Pub. L. No. 19 (2012), h. 4.
28
Berikut ini merupakan lima sistem klasifikasi arsip menurut
Mulyono:
1) Sistem abjad
Sistem abjad adalah penyimpanan yang didasarkan atas urutan
abjad, jadi pemberian kode arsip dengan menggunakan abjad dari A –
Z. kode abjad tersebut diindek dari nama orang, organisasi atau badan
lain yang sejenis.
2) Sistem pokok soal (subyek)
Penyimpanan arsip dengan sistem pokok soal (subyek) adalah
penyimpanan arsip yang didasarkan atas perihal surat atau pokok soal
isi surat.
3) Sistem tanggal (kronologis)
Penyimpanan dengan sistem tanggal adalah penyimpanan yang
didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Untuk
surat masuk, sering penyimpananya didasarkan atas tanggal
penerimaan surat. Tetapi untuk surat-surat keluar, arsipnya disimpan
berdasarkan tanggal yang tertera pada surat.
4) Sistem nomor
Sistem nomor dalam penyimpanan arsip dimaksudkan, bahwa
arsip yang akan disimpan diberikan nomer kode dengan angka-angka.
Nomor disini adalah nomor kode penyimpanan bukan nomor surat.
a) Sistem klasifikasi desimal
Sistem penyimpanan ini sering disebut dengan sistem Dewey,
atau orang sering menyebut dengan sistem klasifikasi atau bahkan
29
sering disebut dengan sistem desimal. Penyimpanan dengan
sistem ini banyak digunakan di perpustakaan.
b) Sistem terminal digit
Sistem penyimpanan berdasarkan nomor terminal digit,
sebenarnya dapat digunakan untuk penyimpanan arsip dalam
jumlah yang besar. Oleh karena itu sistem ini biasanya digunakan
pada perusahaan-perusahaan besar.
5) Sistem wilayah
Penyimpanan arsip didasarkan pada sistem wilayah adalah
penyimpanan yang dikelompokkan atas wilayah tertentu. Dalam hal
ini pengelompokannya dapat didasarkan pada pembagian pulau,
provinsi, kota bahkan menurut pembagian tingkat kecamatan sampai
kelurahan.37
d. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
Dalam penjelasan Pasal 38 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun
2012 tentang Pelaksanaan UndangUndang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan disebutkan yang dimaksud dengan sistem klasifikasi keamanan
dan akses arsip merupakan aturan pembatasan hak akses terhadap fisik
arsip dan informasinya sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan
kerahasiaan arsip dalam rangka melindungi hak dan kewajiban pencipta
arsip dan pengguna dalam pelayanan arsip.38
Klasifikasi keamanan dan
37
Mulyono, Dasar-Dasar Kearsipan, h. 12. 38
Pemerintah Republik Indonesia, “Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 Tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,” Pub. L. No. 28 (2012), h.
13.
30
akses arsip ditentukan berdasarkan sifat arsip yang dapat di akses terdiri
atas arsip yang bersifat terbuka dan arsip yang bersifat tertutup.
Dalam Pasal 44 Ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
Tentang Kearsipan disebutkan bahwa pencipta arsip dapat menutup akses
atas arsip dengan alasan apabila arsip dibuka untuk umum dapat:
1) menghambat proses penegakan hukum.
2) mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual
dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat.
3) membahayakan pertahanan dan keamanan negara.
4) mengungkapkan kekayaan alam Indonesia.
5) merugikan ketahanan ekonomi nasional.
6) merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri.
7) mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan
terakhir ataupun wasiat seseorang.
8) mengungkapkan rahasia atau data pribadi.
9) mengungkap memorandum atau suratsurat yang menurut sifatnya
perlu dirahasiakan.
Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip di lingkungan pencipta
arsip disusun melalui tahapan sebagai berikut:
1) Identifikasi ketentuan hukum yang terkait dengan keterbukaan arsip.
2) Analisis fungsi dan tugas unit kerja dalam organisasi.
3) Analisis urain kerja (job description).
4) Analisis risiko.
5) Penentuan kategori klasifikasi keamanan.
31
6) Penggolongan hak ases.
7) Pengamanan tingkat klasifikasi.39
2. Penggunaan Arsip Dinamis Aktif
Penggunaan arsip ialah proses pemakaian arsip untuk kepentingan
organisasi dalam kegiatan sehari-hari. Arsip yang sudah disimpan pada suatu
organisasi tertentu, terkadang adanya peminjaman oleh atasan dan pegawai
dalam suatu organisasi ataupun orang di luar organisasi. Arsip yang dipinjam
juga harus dicari dan ditemukan dengan cepat, sehingga dalam peminjaman
arsip membutuhkan waktu untuk penemuan kembali arsip. Berikut
merupakan penjelasan tentang tata cara penggunaan arsip:
a. Peminjaman Arsip Dinamis Aktif
Arsip yang telah disimpan sewaktu-waktu dapat diperlukan kembali
oleh pihak yang berkepentingan. Oleh karena itu, pihak yang
berkepentingan membutuhkan prosedur, sehingga arsip tidak tercecer dan
tetap dapat terjaga keberadaannya. Berikut prosedur dalam peminjaman
arsip menurut Machmoed Effendhie:
1) Permintaan.
2) Pencarian.
3) Pengambilan arsip.
4) Pencatatan arsip.
5) Pengendalian.
6) Penyimpanan kembali.40
39
“Signifikansi Empat Instrumen Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis,” 2016, h. 26.
32
Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa dalam
peminjaman arsip harus sesuai dengan prosedur yang ada di masing-
masing organisasi, siapa yang bertanggung jawab atas pemberian izin
peminjaman, siapa saja yang boleh meminjam, dan jangka waktu
peminjaman arsip. Hal tersebut dilakukan supaya arsip tidak tidak hilang
dan tetap terjaga keberadaannya.
b. Penemuan Kembali Arsip Dinamis Aktif
Arsip yang ingin dipinjam tentu saja harus ditemukan terlebih dahulu,
penemuan kembali arsip tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip
dalam bentuk fisiknya, tetapi juga menemukan informasi yang
terkandung di dalam arsip tersebut, karena akan dipergunakan dalam
proses penyelenggaraan administrasi.
Dalam pengelolaan arsip dinamis aktif, sistem penemuan kembali
senantiasa harus selalu dikembangkan secara tepat sehingga dapat
menjamin ditemukannya arsip dengan cepat dan tepat.41
Penemuan kembali arsip menurut Wursanto adalah memastikan
dimana arsip yang akan dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok
berkas apa, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara
mengambilnya.42
Ketepatan dan kecepatan menemukan atau mendapatkan arsip
bergantung dari beberapa hal, yaitu:
40
Machmoed Effendhie, “Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Inaktif Di Lingkungan Universitas
Gadjah Mada” (Arsip Universitas Gadjah Mada, 2011), h. 29. 41
Effendhie, “Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Inaktif Di Lingkungan Universitas Gadjah Mada”,
h. 3. 42
Kearsipan 1, h. 187.
33
1) Kejelasan materi yang diminta.
2) Ketepatan klasifikasi yang dipakai.
3) Ketepatan dan kemantapan sistem indeks.
4) Tersedianya tenaga yang memiliki pengetahuan dan keterampilan
yang memadai.43
Menurut Wursanto penemuan kembali dapat dilakukan dengan
mudah dan cepat dilakukan apabila memperhatikan faktor-faktor berikut:
1) Sistem penemuan kembali harus mudah, yaitu apabila disesuaikan
dengan kebutuhan si pemakai dan sistem penyimpanan dokumen.
2) Sistem penemuan kembali harus didukung dengan peralatan yang
sesuai dengan sistem penataan berkas yang digunakan.
3) Faktor personil juga memegang peranan penting dalam penemuan
kembali arsip. Tenaga-tenaga dibidang kearsipan hendaknya terdiri
dari tenaga-tenaga yang terlatih, mempunyai daya tangkap yang
tinggi, cepat, tekun, mau dan suka bekerja secara detail tentang
kearsipan.44
Berdasarkan beberapa penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa
penemuan kembali arsip yang akan digunakan bisa ditemukan secara
cepat dan tepat apabila sebelumnya sudah mengetahui faktor-faktor yang
mempengaruhi dalam penemuan kembali arsip.
43
Yatimah, Kesekretariatan Modern dan Administrasi Perkantoran, h. 209. 44
Kearsipan 1, h. 193.
34
c. Azas Penyimpanan
Sedangkan untuk keperluan pengorganisasian arsip dinamis aktif ada
tiga azas penyimpanan yang sesuai dengan organisasi atau perusahaan
yang bersangkutan, yaitu:
1) Azas Sentralisasi
Penyimpanan arsip secara sentral lebih afisien dan efektif bila
diterapkan pada organisasi yang relatif kecil, rentang tugasnya
pendek, tidak terlalu kompleks, beban kerja tidak terlalu besar dan
lingkup kerjanya berada dalam satu gedung atau satu atap. Dengan
menerapkan azas sentralisasi ini maka sistem penyimpanan yang
digunakan akan menjadi standar, dan akan lebih mudah dalam
pengendalian dan penelusurannya karena keseragaman sistem dan
prosedur.45
2) Azas Desentralisasi
Penyimpanan arsip dengan azas desentralisasi adalah
penyimpanan arsip dimana setiap unit kerja mengelola dan
menyimpan arsipnya masing-masing. Azas ini lebih sesuai dengan
organisasi besar yang ruang kantor terpisah letaknya. Keuntungan
dalam menggunakan azas desentralisasi adalah pengelolaan arsip
dilaksanakan unit kerja masing-masing sesuai dengan kebutuhannya.
Namun kerugian dari azas ini adalah memungkinkan terjadinya
45
Irawan, Manajemen Arsip Dinamis, h. 14.
35
duplikasi arsip karena penyimpanan arsip tersebar di berbagai
lokasi.46
3) Azas Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi
Azas ini adalah kombinasi dari azas sentralisasi dan azas
desentralisasi. Menerapkan azas sentralisasi dalam prosedur, sistem,
peralatan dan SDM dan desentralisasi dalam pelaksanaannya. Prinsip
azas ini adalah bahwa setiap unit kerja diberikan otoritas untuk
melakukan penyimpanan dan pengelolaan arsip dengan kontrol atau
pengendalian sistem secara terpusat oleh suatu unit khusus di dalam
organisasi.47
Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa sangat
penting bagi suatu organisasi untuk menggunakan sistem
penyimpanan arsip dan azas penyimpanan arsip karena dengan
menggunakan dua hal tersebut dapat membuat arsip lebih teratur dan
tertata dengan baik, sehingga dalam penemuan kembali arsip dapat
lebih cepat dan tepat.
d. Sarana dan Prasarana Arsip Dinamis Aktif
Sarana dan prasarana yang digunakan dalam pelaksanaan pengelolaan
arsip aktif di Central File ANRI adalah:
1) Folder
Folder adalah map yang terbuat dari karton manila dan berfungsi
sebagai sarana penyimpanan arsip kertas, memiliki tab atau bagian
menonjol di sebelah kanan atas sebagai tempat untuk menuliskan
46
Irawan, Manajemen Arsip Dinamis: Suatu Pendekatan Kearsipan, h. 14. 47
Irawan, Manajemen Arsip Dinamis: Suatu Pendekatan Kearsipan, h. 14.
36
kode dan indeks berkas. Satu folder digunakan untuk menyimpan satu
berkas. Apabila jumlah berkas tidak tertampung dalam satu folder,
dapat ditempatkan dalam folder lainnya dengan memberikan kode
serta indeks yang sama dengan folder sebelumnya. Folder diletakkan
di belakang sekat/guide dalam filing cabinet atau boks arsip.
2) Guide/Sekat
Guide/sekat digunakan sebagai sarana pembatas/penyekat antara
kelompok berkas yang satu dengan berkas yang lain atau penunjuk
antara kode yang satu dengan yang lain sesuai dengan pembagian
dalam klasifikasi arsip. Guide arsip terbuat dari kertas karton ± 1 mm,
lebih tebal dari bahan folder sehingga tidak mudah melengkung
(terlipat). Guide berbentuk empat persegi panjang dan memiliki tab.
Guide terdiri dari guide primer, guide sekunder dan guide tersier.
Guide diletakkan diantara kelompok berkas arsip yang satu dengan
kelompok berkas lainnya di dalam laci filing cabinet. Tab pada guide
digunakan untuk mencantumkan kode klasifikasi, indeks dan masalah
arsip.
3) Filling Cabinet
Filing cabinet adalah sarana untuk menyimpan arsip aktif yang sudah
ditata berdasarkan sistem subjek. Jumlah filing cabinet disediakan
sesuai dengan kebutuhan. Filing cabinet yang digunakan adalah filing
cabinet yang memiliki empat laci. Penggunaannya menurut susunan
laci filing cabinet dari atas ke bawah. Guide/sekat dan folder diatur
dalam posisi berdiri di dalam laci filing cabinet. Setiap laci filing
37
cabinet idealnya berisi 50 buah folder, dengan jumlah sekat 20-40
buah. Filing cabinet harus memiliki kunci pengaman.
4) Label
Label adalah kertas yang ditempelkan di tab guide atau folder.
Pelabelan adalah merupakan realisasi dari kegiatan penentuan indeks
dan kode. Label sebaiknya mempergunakan kertas yang berkualitas
agar tidak mudah rusak dan mudah dibaca karena berwarna terang.
5) Out Indicator
Out indicator adalah alat yang digunakan untuk menandai adanya
keluarnya arsip dari laci atau filing cabinet. Apabila yang sedang
dipinjam semua berkas (satu folder) maka yang digunakan adalah out
guide, sedangkan bila yang dipinjam hanya beberapa lembar maka
akan mempergunakan out sheet.
6) Buku Peminjaman Arsip
Terdiri dari beberapa kolom yang disesuaikan dengan kebutuhan
informasinya.
7) Daftar Arsip Dinamis
Format daftar arsip dinamis yang ada di masing-masing unit pengolah
harus seragam demi tertibnya pengelolaan arsip aktif. Daftar arsip
dinamis dibuat berdasarkan dua kategori yaitu arsip terjaga dan arsip
umum.48
48
“Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 50 Tahun 2015 Tentang Petunjuk Teknis
Pemberkasan Arsip Aktif Di Central File Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia,” Pub. L.
No. 50 (2015), h. 14-19.
38
3. Pemeliharaan Arsip Dinamis Aktif
Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan untuk melindungi, mengawasi,
dan mengambil langkah agar arsip tetap terjamin keselamatannya, serta
menjamin kondisi fisik arsip dan lingkungan penyimpanan arsip. Menurut
Wursanto pemeliharaan arsip adalah kegiatan yang bertujuan untuk
mencegah arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan.49
Dalam Perka ANRI No. 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan
Arsip Dinamis Pasal 6, Pemeliharaan arsip aktif menjadi tanggung jawab
pimpinan unit pengolah pada tiap pencipta arsip. Pemeliharaan arsip aktif
dilakukan melalui kegiatan pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif.
Pemeliharaan arsip aktif menggunakan prasarana dan sarana kearsipan sesuai
dengan standar.50
Pemeliharaan arsip aktif dalam Perka ANRI No. 9 Tahun 2018 tentang
Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis dilakukan melalui kegiatan:
a. Pemberkasan arsip aktif.
Pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif dilaksanakan melalui
prosedur:
1) Pemeriksaan
Pemeriksaan dilakukan untuk memastikan bahwa setiap arsip yang
akan diberkaskan autentik, utuh dan lengkap pada setiap proses
kegiatan dan sudah diregistrasi dan didistribusikan. (Pernyataan
selesai/file). Pemeriksaan juga dilakukan dalam rangka
mengidentifikasi dan/atau memverifikasi arsip vital di unit pengolah.
49
Kearsipan 1, h. 220. 50
Arsip Nasional Republik Indonesia, “Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 9 Tahun 2018
Tentang Pedoman Arsip Dinamis,” Pub. L. No. 9 (2018), h. 7.
39
2) Penentuan Indeks
Indeks (judul berkas) ditentukan dengan cara menentukan kata
tangkap (keyword) dari arsip yang akan diberkaskan yang dapat
mewakili isi informasi dari berkas/isi berkas. Indeks dapat berupa
nama orang, lembaga/organisasi, tempat/wilayah, masalah dan kurun
waktu. Penulisan indeks diikuti setelah penulisan kode klasifikasi
arsip pada folder.
3) Penentuan Kode
Penentuan Kode pemberkasan dilakukan sesuai dengan fungsi,
kegiatan, dan transaksi yang dilaksanakan oleh unit kerja sesuai
dengan kode klasifikasi.
4) Tunjuk Silang (apabila ada)
Tunjuk silang, digunakan apabila arsip memiliki informasi lebih dari
satu pelaksanaan fungsi, arsip memiliki keterkaitan informasi dengan
berkas lainnya yang berbeda media seperti: peta, CD, Foto, Film, dan
media lain, dan terjadi perubahan nama orang atau pegawai atau
lembaga.
5) Pelabelan
Pelabelan dilakukan dengan menuliskan tanda pengenal dari berkas
menggunakan kertas label yang dilekatkan pada tab folder.51
51
Arsip Nasional Republik Indonesia, “Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 9 Tahun 2018
Tentang Pedoman Arsip Dinamis,” Pub. L. No. 9 (2018), h. 18-19.
40
b. Penyimpanan arsip aktif
Gambar 2. 1: Penyimpanan Arsip Aktif 52
Faktor kerusakan arsip ada dua, yaitu faktor instrinsik dan faktor
ekstrinsik. Faktor instrinsik adalah penyebab kerusakan arsip yang berasal
dari arsip itu sendiri, seperti kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem
perekat dan sebagainya. Sedangkan faktor ekstrinsik adalah penyebab
kerusakan yang berawal dari luar benda arsip, yakni lingkungan fisik,
organisme perusak dan kelalaian manusia.53
Ada beberapa faktor-faktor yang dapat menyebabkan kerusakan arsip,
yaitu:
52 Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 9 Tahun 2018 Tentang Pedoman Arsip Dinamis, h. 22. 53
Suparjati, Tata Usaha Dan Kearsipan Seri Administrasi Perkantoran (Yogyakarta: Kanisius,
2004), h. 30.
41
1) Faktor Internal
a) Kualitas kertas
Kualitas kertas yang buruk akan mempercepat kerusakan arsip
dibandingkan dengan arsip yang memiliki kualitas kertas yang baik.
b) Tinta
Tinta yang digunakan sebaiknya tidak mengandung reaksi-reaksi
kimia yang dapat merusak kertas, tinta yang tidak menyebabkan
kerusakan akibat reaksi kimia yaitu tinta karbon yang terbuat dari
arang hitam (langes).
c) Bahan perekat
Penggunaan bahan perekat dapat mempercepat kerusakan pada arsip.
2) Faktor Eksternal
a) Lingkungan
Jika tempat penyimpanan arsip tingkat kelembaban udaranya lebih
dari 75% maka dapat mempercepat kerusakan arsip.
b) Sinar Matahari
Arsip yang terkena langsung sinar matahari dapat merusak kertas dan
tulisan pada kertas.
c) Debu
Jika ruangan arsip berdebu maka debu-debu yang menempel pada
kertas arsip dapat merusak arsip.
d) Serangga dan kutu
e) Jamur dan sejenisnya.54
54
Sularso Mulyono, Dasar-Dasar Kearsipan (Yogyakarta: Liberty, 1985), h. 46.
42
Pemeliharaan arsip yang baik tentunya akan tetap menjaga kondisi fisik
arsip supaya tetap baik dan mencegahnya dari kerusakan. Menurut Wursanto,
agar tidak terjadi kerusakan pada arsip, pemeliharaan arsip yang dapat
dilakukan adalah dengan memperhatikan hal-hal berikut:
1) Pengaturan Ruangan
a) Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab.
b) Ruangan harus terang.
c) Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya.
d) Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api.
e) Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air (banjir).
f) Ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangan
hama/serangan perusak/pemakan kertas arsip.
g) Lokasi ruang/gedung penyimpanan arsip hendaknya bebas dari
tempat-tempat industri.
h) Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan –
ruangan kantor lain.
i) Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk
arsip yang akan disimpan di dalamnya.
2) Kebersihan
a) Kebersihan ruangan
Perlu diusahakan agar ruangan penyimpanan arsip selalu bersih
sehingga tidak mengundang timbulnya serangga pemakan/perusak
kertas arsip (kecoa, rayap, dan sebagainya).
43
b) Kebersihan arsip
Selalu menjaga dan merawat arsip agar tetap bersih.
3) Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip
a) Rak arsip
Rak arsip harus dijaga keamanan dari serangan serangga, rayap dan
sebagainya.
b) Almari arsip
Almari arsip merupakan alat penyimpanan arsip secara tertutup.
karena itu untuk memelihara dan menjaganya almari arsip harus
dibuka secara sering dan berkala agar arsip didalamnya tidak
lembab.55
Menurut pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa pemeliharaan arsip
adalah usaha-usaha yang dilakukan agar mencegah terjadinya kerusakan pada
arsip yang disebabkan oleh dua faktor, yaitu faktor instrinsik dan faktor
eksrinsik. Fasilitas penyimpanan arsip juga harus diperhatikan supaya arsip
tetap terjaga keberadaannya.
4. Penyusutan Arsip Dinamis Aktif
Pada dasarnya arsip yang dimiliki suatu organisasi ada yang memiliki
nilai kegunaan abadi dan ada yang memiliki kegunaan dalam jangka waktu
tertentu. Sebagian besar arsip yang disimpan oleh organisasi memiliki nilai
kegunaan dalam jangka waktu tertentu, maka dari itu arsip harus dilakukan
penyusutan supaya tidak terjadi penumpukan arsip. Penyusutan arsip dapat
berupa pemindahan dari tempat penyimpanan dan dapat berupa pemusnahan.
55
Kearsipan 1, h. 220-225.
44
Tujuan penyusutan arsip menurut Durotul Yatimah adalah:
a. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai
referensi
b. Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan
c. Mempercepat penemuan kembali arsip
d. Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban.56
Kegiatan penyusutan arsip menurut Sulistyo Basuki adalah kegiatan
pengurangan arsip dilakukan dengan cara sebagai berikut:
a. Memindahkan arsip dinamis aktif yang memiliki frekuensi penggunaan
rendah ke penyimpanan dinamis inaktif.
b. Memindahkan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah atau penerima ke
pusat arsip dinamis inaktif.
c. Memusnahkan arsip dinamis bila sudah jatuh waktu.
d. Menyerahkan arsip dinamis dari unit arsip dinamis inaktif ke depo arsip
statis.57
Penyusutan arsip dinamis terdiri dari empat prosedur, yaitu angka
penilaian arsip dinamis, jadwal retensi arsip, dan pemindahan arsip.
a. Angka Penilaian Arsip Dinamis Aktif
Angka penilaian digunakan untuk menentukan angka penilaian suatu
arsip dan selanjutnya membandingkan dengan patokan yang digunakan,
sehingga pengelola arsip dapat menentukan langkah-langkah yang akan
dilakukan terhadap keadaan arsip yang disimpan ditempat penyimpanan.
56
Yatimah, Kesekretariatan Modern dan Administrasi Perkantoran, h. 42. 57
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003), h. 309.
45
Semakin besar persentase angka penilaian, maka semakin baik karena
arsip-arsip tersebut masih memiliki nilai kegunaan, sebaliknya jika
semakin kecil persentase angka penilaian berarti nilai guna dari arsip
tersebut sudah menurun atau mungkin sudah tidak berguna lagi, sehingga
perlu diadakan penyusutan. Untuk arsip aktif angka penilaian harus
mencapai 5-20%.58
Angka penilaian arsip menurut Wursanto dapat dihitung dengan
menggunakan rumus:
R=𝟎
𝐈x 100
Dengan ketentuan: R adalah penilaian arsip
0 adalah jumlah peminjaman arsip
I adalah jumlah arsip59
Berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa semakin
tinggi jumlah peminjaman arsip, maka semakin tinggi nilai penilaian
arsip. Angka penilaian arsip bisa dibilang baik jika mencapai angka 5-
20%.
b. Jadwal Retensi Arsip Dinamis Aktif
Arsip tidak akan selamanya disimpan, oleh karena itu organisasi
harus merumuskan jadwal retensi arsip. Jadwal Retensi Arsip atau biasa
disingkat menjadi JRA merupakan alat yang sangat mendukung dalam
pengelolaan arsip, karena dengan adanya JRA dengan mudah akan
mengetahui arsip mana yang akan disimpan dalam jangka waktu panjang,
58
Administrasi Perkantoran Modern, h, 145. 59
Kearsipan 1, h. 90.
46
dalam jangka waktu pendek, serta mengetahui berapa lama arsip tersebut
akan disimpan dan kapan arsip tersebut akan dimusnahkan.60
Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi jangka waktu
penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan
arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip)
ditentukan atas dasar nilai guna tiap-tiap berkas. JRA dibuat dengan
pertimbangan yang matang dan obyektif sesuai nilai guna arsip.61
Menurut Sulistyo Basuki jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi
keterangan jenis arsip dinamis, angka waktu penyimpanannya sesuai
dengan nilai gunanya, tindakan setelah jatuh waktu.62
60 Oktarino Arizola and Elva Rahmah, “Pembuatan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Di Kantor Nagari
Kajai Kabupaten Pasaman Barat,” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan Dan Kearsipan, a, 2, no. 2
(2014), h. 1-8. 61
Endang Wahyulestari, “Penaksiran Dan Retensi Arsip Dinamis,” 2018,
https://staff.blog.ui.ac.id/tari05/files/2018/05/Appraisal-dan-Retensi-Arsip-by-Endang-W.pdf. 62
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, h. 309.
47
Penilaian arsip suatu organisasi berdasarkan ALFRED, maka bentuk
jadwal retensi arsip sebagai berikut:
Golongan
Arsip
Arsip Umur Arsip Abadi/dimusnahkan
Aktif Inaktif
Vital Akte Pendirian
Akte Tanah
-
-
-
-
Abadi
Abadi
Penting Laporan
Keuangan
Cek Bebas
5 th
5 th
25th
25 th
Dimusnahkan
Dimusnahkan
Berguna Neraca
Laporan
Tahunan
2 th
2 th
10 th
10 th
Dimusnahkan
Dimusnahkan
Tidak
Berguna
Undangan
Pengumuman
1 bln
1 bln
-
-
Dimusnahkan
Dimusnahkan
Tabel 2.1: Jadwal Retensi Arsip Dinamis
Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa Jadwal
Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan
arsip, dan untuk menilai kegunaan arsip apakah akan dimusnahkan atau
dipermanenkan dan dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip.
c. Pemindahan Arsip Dinamis Aktif
Pemindahan arsip dinamis adalah kegiatan memindahkan arsip
dinamis aktif yang frekuensi penggunaannya sudah menurun atau sudah
48
dibutuhkan dalam kegiatan organisasi sehari-hari dan berubah menjadi
arsip dinamis inaktif, kemudian arsip dinamis inaktif yang tidak
dimusnahkan akan diserahkan ke depo arsip dan namanya berubah
menjadi arsip statis. Arsip dinamis inaktif yang akan dipindahkan dicatat
pada daftar pertelean arsip dinamis inaktif yang didasarkan atas dasar
berkas. Yang dicatat ialah badan korporasi yang memindahkan, judul
berkas, tanggal bulan, dan tahunnya, bentuk fisik arsip dinamis, volume
dalam meter kubik. Pemindahan dilakukan dengan cara membuat berita
acara pemindahan.63
Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa pemindahan
arsip dinamis adalah kegiatan memindahkan arsip dinamis aktif yang
sudah jarang dipakai oleh pencipta arsip dalam pelaksanaan kegiatan
administrasi.
d. Pemusnahan Arsip Dinamis Aktif
Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan arsip yang sudah
tidak digunakan lagi oleh pencipta arsip. Pemusnahan arsip menurut
Barthos adalah kegiatan menghancurkan fisik arsip yang fungsinya sudah
mulai menurun dan juga sudah tidak memiliki nilai guna. Penghancuran
tersebut harus dilaksanakan secara total yaitu dengan cara membakar
habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat dikenal baik isi
maupun bentuknya.64
Metode Pemusnahan arsip meliputi pencacahan, pembakaran,
pemusnahan kimiawi dan pembuburan.
63
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, h. 313. 64
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, Dan Perguruan Tinggi
(Jakarta: Bumi Aksara, 2007), h. 105.
49
1) Pencacahan
Pencacahan adalah metode pemusnahan yang paling sering
digunakan di Indonesia dalam pemusnahan dokumen dan mikrofilm.
Alat pencacah (shredder) ini merupakan sebuah gawai mekanis yang
menggunakan berbagai metode untuk memotong, menarik, dan
merobek kertas menjadi potongan-potongan kecil.
2) Pembakaran
Pembakaran adalah metode pemusnahan arsip dengan cara
membakar dokumen yang akan dimusnahkan. Kini metode
pembakaran dianggap tidak bersahabat dengan lingkungan.
3) Pemusnahan Kimiawi
Pemusnahan kimiawi adalah pemusnahan arsip dengan
menggunakan bahan kimiawi untuk melunakkan kertas dan
melenyapkan tulisan, termasuk mikrofilm. Pemusnahan kimiawi lebih
hemat dibanding pencacahan.
4) Pembuburan
Pembubaran atau pulping merupakan metode pemusnahan
dokumen rahasia yang ekonomis, aman, nyaman, dan tak terulangkan.
Dokumen yang akan dimusnahkan dicampur dengan air, kemudian
dicacah lalu dialirkan melalui saringan dan hasilnya merupakan
lapisan bubur.65
Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa pemusnahan arsip
adalah kegiatan menghancurkan arsip yang sudah tidak memiliki nilai
65
Basuki, Pengantar Kearsipan, h. 106.
50
guna dan pemusnahan arsip bisa dilakukan dengan cara pencacahan,
pembakaran, pemusnahan kimiawi dan pembuburan.
51
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan oleh penulis adalah deskriptif. Penelitian
dengan pola deskriptif bertujuan untuk memperoleh informasi tentang
pengelolaan arsip dinamis aktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota
Depok. Penelitian deskriptif adalah penelitian yang bertujuan untuk
mendeskripsikan atau menjelaskan sesuatu sesuai dengan kondisi
sebenarnya.
Pendekatan yang digunakan oleh peneliti adalah pendekatan kualitatif,
Pendekatan kualitatif adalah pendekatan yang dimaksudkan untuk
menghasilkan data-data deskriptif berupa kata-kata tertulis, atau lisan dari
orang-orang yang dapat diamati sesuai dengan pendapat.66
B. Kriteria Informan
Informan merupakan seseorang yang memiliki informasi (data) yang
lengkap mengenai objek yang sedang diteliti, dan peneliti dapat memperoleh
informasi dari informan tersebut mengenai objek yang akan diteliti.
Penentuan informan memerlukan beberapa pertimbangan, yaitu informan
yang benar-benar paham mengenai pengelolaan arsip dinamis aktif. Informan
yang akan peneliti wawancarai yaitu:
66
Lexy J. Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2007), h. 4.
52
No Nama Jabatan
1 Afidhah Siti Kurnia, A.Md Arsiparis Unit Kearsipan
2 Rizki Anggun, A.Md Arsiparis Unit Pengolah
Tabel 3.1: Profil Informan
Alasan peneliti memilih informan di atas, karena hanya informan tersebut
yang mengelola dan paham mengenai arsip dinamis di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Depok.
C. Teknik Pengumpulan Data
Dalam penelitian yang dilakukan oleh peneliti, peneliti menggunakan
beberapa teknik pengumpulan data. Adapun data yang diperoleh dalam
penelitian ini bersumber pada data:
1. Data primer
Data primer adalah data yang diperoleh secara langsung dari
lapangan, Teknik pengumpulan data yang digunakan berupa observasi
dan wawancara.
a. Observasi
Observasi merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan
dengan cara melakukan pengamatan dan pencatatan secara sistematik
terhadap suatu gejala yang tampak pada objek penelitian.67
Objek dari
observasi ini adalah Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok,
pengamatan yang dilakukan adalah dengan melihat dan mengamati
langsung pelaksanaan pengelolaan arsip, mengumpulkan fakta-fakta
dan pernyataan untuk dibahas dalam hasil penelitian.
67 Emzir, Metodologi Penelitian Kualitatif (Jakarta: Rajawali Press, 2011), h. 20.
53
b. Wawancara
Wawancara adalah proses tanya jawab sambil bertatap muka
anatara pewawancara dan informan bertujuan untuk memperoleh
keterangan untuk tujuan penelitian, dengan atau tanpa menggunakan
pedoman wawancara, di mana pewawancara dan informan terlibat
dalam kehidupan sosial yang relatif lama.68
Bentuk wawancara yang
digunakan peneliti adalah wawancara tidak terstruktur, wawancara
dilakukan untuk mendapatkan hasil observasi awal dan menjawab
rumusan masalah mengenai pengelolaan arsip dinamis aktif dan
kendala dalam pengelolaan arsip dinamis aktif di Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan Kota Depok.
2. Data sekunder
Data sekunder adalah data yang diperoleh dari sumber-sumber yan
telah ada. Peneliti mengumpulkan data melalui teknik studi pustaka.
Sumber data dapat diperoleh melalui, buku, artikel jurnal, halaman
website, laporan penelitian dan lainnya, dan melalui dokumentasi.
a. Studi Pustaka
Studi pustaka adalah pengumpulan data yang dilakukan dengan
mencari sumber data tertulis, seperti buku, artikel jurnal, dan laporan
penelitian terdahulu yang dapat dijadikan landasan teori untuk
memperkuat proses analisis data.
68
M. Burhan Bungin, Penelitian Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik, Dan Ilmu
Sosial Lainnya (Jakarta: Kencana, 2009), h. 108.
54
b. Dokumentasi
Dokumentasi adalah mengumpulkan data yang mengandung
informasi dari objek penelitian agar dapat membantu penelitian, baik
dari sumber yang berbentuk tulisan seperti kebijakan, catatan harian,
atau sumber-sumber yang berbentuk gambar, seperti foto dan lain-
lain. Data dokumentasi yang digunakan untuk memperoleh data nyata
yang dijadikan sebagai objek penelitian yaitu tentang proses
pengelolaan arsip dinamis aktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kota Depok.
D. Teknik Analisis Data
Setelah semua data terkumpul maka dilakukan analisis data, yaitu
memilih hal-hal pokok, memfokuskan pada hal-hal yang penting untuk dicari
tema dan polanya (data reduction), kemudian data disajikan dalam sebuah
pola yang sesuai dengan kajian (data display), dan setelah itu ditarik
kesimpulan yang menghasilkan sebuah hipotesis dan deskripsi atau gambaran
suatu objek yang jelas. Jadi penulis menggunakan 3 teknik analisis data,
yaitu:
1. Reduksi Data
Reduksi adalah merangkum, memilih hal-hal pokok, memfokuskan
pada hal-hal yang penting, mencari tema polanya, dan membuang yang
tidak perlu sehingga data lebih mudah dikendalikan.69
Setelah semua data
terkumpul melalui data primer, kemudian data difokuskan sesuai dengan
rumusan masalah penelitian ini.
69
Sugiyono, Metode Penelitian Kuantitatif Dan Kualitatif R & D (Bandung: Alfabeta, 2010).
55
2. Penyajian Data
Setelah reduksi data, langkah selanjutnya adalah menyajikan data.
Menyajikan data dalam penelitian kualitatif dapat dilakukan dalam
bentuk uraian singkat, hubungan antar kategori, bagan, flowchart dan
dengan teks yang bersifat naratif.70
Dalam Penelitian ini, data disajikan dalam bentuk teks naratif dan
flowchart.
3. Penarikan Kesimpulan
Kesimpulan dalam penelitian kualitatif diharapkan dapat
mendapatkan kesimpulan baru yang sebelumnya belum pernah ada atau
berupa gambaran suatu objek yang sebelumnya masih belum jelas atau
gelap sehingga setelah diteliti menjadi lebih jelas. Kesimpulan ini masih
sebagai hipotesis, dan dapat menjadi teori jika didukung oleh data-data
yang lain.
Langkah penarikan kesimpulan ini dimulai dari mencari pola, tema,
hubungan, hal-hal yang sering timbul, yang mengarah pada pengelolaan
arsip dinamis aktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok.
E. Tempat dan Jadwal Penelitian
1. Tempat Penelitian
Penelitian ini dilakukan pada hari Senin 5 November 2018 dan hari
Selasa 13 November 2018 di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota
70
Matthew B. Miles, Analisis Data Kualitatif (Jakarta: Universitas Indonesia, 1992), h. 16.
56
Depok di Jalan Margonda Raya No.54, Depok, Pancoran MAS, Kota
Depok.
2. Jadwal Penelitian
Bulan Juli Agustus September Oktober November Desember
Kegiatan 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Pengajuan
proposal
Seminar
proposal
Konsultasi
dosen
pembimbing
Penelitian
lapangan,
analisa data
dan
kesimpulan
Pengesahan
skripsi
57
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok
1. Sejarah Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok
Awalnya urusan pemerintah bidang kearsipan dan perpustakaan
ditangani oleh kantor arsip dan perpustakaan, sesuai Peraturan Daerah
Kota Depok Nomor 8 tahun 2008 tentang organisasi perangkat daerah.
Berdasarkan peraturan tersebut, kantor arsip berdiri sejak tanggal 25
April 2008. Kantor arsip dan perpustakaan terdiri dari 1 sub bagian tata
usaha dan 3 seksi, yaitu: seksi pengelola arsip, seksi perpustakaan, dan
seksi pengelola data.
Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Depok resmi berdiri pada
tanggal 31 Januari 2011 berdasarkan Peraturan Daerah Kota Depok
Nomor 10 Tahun 2016 tentang pembentukan dan susunan perangkat
daerah Kota Depok menyebutkan bahwa ketentuan lebih lanjut mengenai
kedudukan, susunan organisasi, tugas dan fungsi, serta tata kerja
perangkat daerah serta unit kerja di bawahnya ditetapkan lebih lanjut
dengan Peraturan Walikota.
Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok pada tahun 2015
memiliki gedung baru yang diresmikan oleh Walikota Depok saat itu Nur
Mahmudi Ismail dan telah dibuka untuk umum, gedung Kantor Kearsipan
58
dan Perpustakaan Kota Depok terdiri dari tiga lantai yang terletak di
kompleks balaikota Depok.
Pada tahun 2017, Kantor Arsip dan Perpustakaan Depok berdasarkan
Peraturan Daerah Nomor 10 tahun 2016 mengalami perubahan SOTK
baru menjadi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok.71
2. Visi dan Misi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok
a. Visi
“Terwujudnya pelayanan di bidang kearsipan dan perpustakaan
yang Edukatif, Rekreatif dan Prosfektif”
Visi tersebut mengandung pokok-pokok visi Edukatif, Rekreatif
dan Entertainment dengan penjelasan sebagai berikut:
1) Edukatif: Pelayanan bidang kearsipan dan perpustakaan harus
memberikan dampak yang bersifat mendidik dan sebagai “sarana
cara pintar untuk pintar”.
2) Rekreatif: Sarana dan prasarana serta pelayanan bidang kearsipan
dan perpustakaan tidak membosankan dan monoton tetapi bersifat
rekreatif, suasana yang relax untuk mendorong minat baca
aparatur dan masyarakat dari seluruh lapisan.
3) Entertainment: Pelayanan bidang kearsipan dan perpustakaan
harus memberikan nuansa yang berbeda yang bersifat menghibur
bagi para pemustaka.
71
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok, “Kondisi Umum Dinas Kearsipan Dan
Perpustakaan Kota Depok,” 2017.
59
b. Misi
1) Mewujudkan sistem tata kelola kearsipan sebagai sumber
informasi, bukti sejarah, bukti hukum, bukti penyelenggaraan
pemerintahan serta sumber penelitian.
2) Mewujudkan pelayanan bidang perpustakaan yang Edukatif,
Rekreatif dan Entertainment berbasis teknologi informasi.
3) Mewujudkan kemampuan pengelolaan dan pengolahan data
penyelenggaraan pemerintahan yang baik melalui e-government.72
3. Struktur Organisasi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok
72
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok, “Visi Dan Misi Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan
Kota Depok,” November 24, 2018, http://kap.depok.go.id/depokcorner/profil.
Gambar 4.1: Struktur Organisasi Diskarpus Depok
60
4. Jam Kerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok
Jam kerja efektif Unit Kearsipan dan Unit Pengolah Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Depok adalah:
No Hari Jam
1 Senin-Jum’at 07.30 – 16.00
2 Sabtu-Minggu Libur
Tabel 4.1: Jam Kerja Diskarpus Depok
B. Hasil Penelitian
1. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Depok
a. Penciptaan Arsip Dinamis Aktif
Arsip dinamis aktif yang tercipta di Diskarpus Depok berupa
arsip-arsip yang tercipta dari masing-masing pegawai, yaitu slip gaji
pegawai, rekaman kegiatan organisasi, yaitu laporan keuangan
tahunan, dan arsip yang paling banyak tercipta di Diskarpus Depok
berupa surat masuk dan keluar.
1) Surat Masuk
Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang masih digunakan
dalam kegiatan sehari-hari oleh pencipta arsip, oleh karena itu
diperlukan pengelolaan yang baik dan benar agar dapat
memperlancar informasi dalam kegiatan perkantoran. Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok terdapat unit pengolah
dan unit kearsipan atau sekretariat. Berdasarkan hasil wawancara
dengan pengelola arsip unit pengolah dan sekretariat atau unit
61
kearsipan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok,
kebanyakan arsip yang tercipta berupa surat, baik surat masuk
atau surat keluar, dan rekaman kegiatan organisasi, seperti
kegiatan arsip keliling. Berikut hasil wawancara dengan AS dan
RA mengenai arsip-arsip apa saja yang tercipta di Diskarpus
Depok:
“Surat masuk surat keluar yang tercipta, dari perangkat
daerah maupun dari lembaga atau kementerian di luar…”
(AS)
“Arsip dinamis yang tercipta kalo dari bidang-bidang
biasanya arsip yang keluar untuk didistribusikan ke opd,
biasanya kalo bidang itu kan berarti kegiatan-kegiatan...”
(RA)
Dalam pengurusan surat masuk dan surat keluar dibutuhkan
adanya pedoman supaya arsip mudah untuk dikelola nantinya.
Berikut hasil wawancara dengan AS dan RA mengenai pedoman
dan prosedur pengurusan surat masuk di Diskarpus Depok:
“Pedoman surat masuk surat keluar kita punya sih SOP
tentang surat masuk dan surat keluar, ya pastinya sesuai
pedoman...” (AS)
“Untuk pedoman kita hanya ada di unit kearsipan, yaitu
adanya hanya di bu afidhah, karena di kami sistem
sentralisasi ...” (RA)
Dari hasil wawancara dengan AS dan RA dapat diketahui
bahwa dalam pengurusan surat masuk dan surat keluar di Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok memiliki pedoman yaitu
SOP surat masuk dan surat keluar.
62
Berikut ini merupakan prosedur pengurusan surat masuk di
Diskarpus Depok berdasarkan hasil wawancara dengan AS dan
RA:
“Pertama itu surat masuk saya yang menerima, terus saya
catet ke buku surat masuk, saya kasih form disposisi terus
saya kasih ke kepala dinas…” (AS)
“Ya yang saya bilang tadi, prosedur surat masuk dan keluar
harus melalui unit kearsipan dulu, karena kan sistemnya
sentralisasi.” (RA)
Berikut ini merupakan flowchart alur pengurusan surat masuk
di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok:
Alur Pengurusan Surat Masuk
Gambar 4. 2: Flowchart surat masuk73
73
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok, “SOP Surat Masuk Dinas Kearsipan Dan
Perpustakaan Kota Depok” (Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok, 2018).
Penerimaan surat
masuk
Pencatatan surat ke
buku surat masuk
Pengecekan surat dan
disposisi surat
Dicek oleh Kadis dan
Sekdis
Surat berkaitan dengan
undangan dijadwalkan
Yang tidak berkaitan
dengan undangan
didistribusikan ke bidang
Surat diduplikasi dan
diarsipkan
Mulai
Selesai
63
Pengurusan surat masuk di unit kearsipan Diskarpus Depok
sudah memiliki pedoman dan prosedur khusus, alur pengurusan
surat masuk di Diskarpus Depok dimulai dari penerimaan surat
masuk, pencatatan surat masuk ke dalam buku surat masuk,
setelah itu surat didisposisikan dan dicek oleh Kepala Dinas dan
Sekretaris Dinas lalu surat yang berkaitan dengan undangan
dijadwalkan, yang tidak berkaitan dengan undangan
didistribusikan ke unit pengolah, terakhir surat diduplikasi dan
diarsipkan.
2) Surat Keluar
Surat keluar adalah kegiatan organisasi untuk memberikan
jawaban atau tanggapan terhadap surat masuk yang telah diterima
dari suatu organisasi lain, atau antar unit kerja organisasi agar
tidak terjadi kesalahpahaman antar kedua belah pihak
Berdasarkan hasil wawancara dengan AS dan RA alur
pengelolaan surat keluar di Diskarpus Depok adalah sebagai
berikut:
“Kalo surat keluar ini prosedurnya lebih panjang dibanding
surat masuk, saya yang ngetik konsep surat yang dibuat sama
kepala bidang, terus kepala bidang dapet perintah dari kepala
dinas untuk bikin konsep surat keluar...” (AS)
“Surat keluar juga sama mas, prosedurnya melalui unit
kearsipan dulu.” (RA)
64
Berikut ini merupakan flowchart alur pengurusan surat keluar
di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok:
Alur Pengurusan Surat Keluar
Gambar 4. 3: Flowchart surat keluar74
Alur pengurusan surat keluar di Diskarpus Depok meliputi
pembuatan konsep surat, kemudian pengetikan konsep surat, surat
diperiksa dan diserahkan ke Kepala Seksi, lalu diserahkan ke
Kepala Bidang untuk dikoreksi, setelah itu diserahkan ke
Sekretaris Dinas dan terakhir diserahkan ke Kepala Dinas untuk
disetujui dan dimasukkan ke dalam agenda buku surat keluar,
74
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok, “SOP Surat Keluar Dinas Kearsipan Dan
Perpustakaan Kota Depok” (Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok, 2018).
Mulai Pembuatan konsep
surat
Pengetikan surat
Menyerahkan surat
dan surat dikoreksi
Surat keluar disetujui dan
dimasukkan ke agenda buku
surat keluar
Surat dikoreksi oleh
Kepala seksi, kepala
bidang, sekretaris
dinas, dan kepala dinas
Surat diberi nomor
surat, tanggal surat, dan
distempel surat keluar
Surat keluar didistribusikan
dan diarsipkan Selesai
65
surat diberi nomor surat, tanggal surat dan distempel surat keluar,
langkah terakhir surat didistribusikan dan diarsipkan.
Sistem klasifikasi arsip dinamis aktif bertujuan untuk
mengatur arsip dinamis aktif supaya arsip tertata rapi dan teratur
sesuai dengan sistem penyimpanan yang digunakan. Sistem
klasifikasi yang baik dapat mempermudah penemuan kembali
arsip jika suatu saat arsip dibutuhkan. Mengenai sistem klasifikasi
arsip dinamis aktif yang digunakan di Diskarpus Depok, diperoleh
hasil wawancara dengan AS dan RA sebagai berikut:
“Saya susun menggunakan kode klasifikasi, ngikutin sistem
DDC Permendagri.” (AS)
“Disini menggunakan sistem memberkas berdasarkan nama
kegiatan, jadi nanti kita bukan mencari kurun waktu di filling
cabinet…” (RA)
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, dapat
disimpulkan bahwa sistem klasifikasi arsip yang digunakan oleh
Unit Kearsipan Diskarpus Depok adalah sistem DDC. Sistem ini
banyak digunakan di perpustakaan. Dengan sistem klasifikasi ddc,
arsip disimpan dan disusun berurutan dari kode 000 masalah
umum sampai dengan 900 masalah keuangan.
Sedangkan berdasarkan wawancara dengan arsiparis unit
pengolah Diskarpus Depok menggunakan sistem klasifikasi
berdasarkan kronologis, jadi saat mencari arsip, nama kegiatan
yang dicari, contohnya kegiatan arsip keliling, jadi kita langsung
mencari nama kegiatan tersebut di filling cabinet.
66
b. Penggunaan Arsip Dinamis Aktif
1) Peminjaman Arsip Dinamis Aktif
Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang masih frekuensi
penggunaannya masih tinggi, tentunya arsip masih dibutuhkan
oleh pencipta arsip untuk kegiatan administrasi sehari-hari.
Mengenai siapa saja yang boleh meminjam arsip dinamis aktif,
diperoleh hasil wawancara dengan informan sebagai berikut:
“Karena ini arsip aktif, yang minjem cuma internal pegawai
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok.” (AS)
“Untuk di bidang belum ada sih yang meminjam, karena
biasanya arsip itu langsung ke bu kabid.” (RA)
Arsip yang dipinjam agar tidak mudah hilang dan
keberadaannya tetap terjaga, maka prosedur peminjaman arsip
harus menggunakan lembar peminjaman arsip untuk arsip yang
akan dipinjam. Tetapi hal tersebut belum dilaksanakan di Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok, sebagaimana hasil
wawancara dengan informan:
“Prosedurnya belum ada, cuma minjem-minjem, misalnya Bu
Afi saya mau liat dong surat nomer sekian, gitu aja sih.
Prosedur tertulisnya belum ada.” (AS)
“karena belum ada yang meminjam, dan biasanya arsip itu
langsung ke bu kabid, jadi kita engga ada prosedur khusus.”
(RA)
Berdasarkan hasil wawancara dengan para informan, dapat
disimpulkan bahwa peminjaman arsip dinamis aktif belum
memiliki prosedur tertulis, peminjaman arsip dinamis aktif hanya
melalui komunikasi antara peminjam arsip dan arsiparis.
67
2) Penemuan Kembali Arsip Dinamis Aktif
Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang masih digunakan
dan sewaktu-waktu masih diperlukan oleh pencipta arsip, oleh
karena itu harus memiliki prosedur penemuan kembali agar arsip
dinamis aktif dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Proses
penemuan kembali arsip bisa menjadi tolak ukur baik tidaknya
sistem kearsipan di suatu organisasi. Berikut hasil wawancara
dengan AS dan RA mengenai proses penemuan kembali arsip
dinamis aktif:
“Saya melakukan proses penemuan kembali biasanya arsip
apa yang diminta lalu saya carikan, dengan alat bantu buku
agenda surat di klasifikasi nomor berapa...” (AS)
“Ya sebenarnya, karena kita engga ada buku induk disetiap
bidang, ya contohnya ketika kaya tadi, saya diminta
mencarikan arsip di meja kabid...” (RA)
Berdasarkan hasil wawancara dengan para informan
penelitian, dapat disimpulkan bahwa dalam proses penemuan
kembali arsip dinamis aktif, unit kearsipan melakukan penemuan
kembali dengan menggunakan alat bantu buku agenda surat dan
dengan sistem klasifikasi, dan rata-rata waktu pencarian yang
dibutuhkan adalah kurang dari 5 menit. Sedangkan di unit
pengolah Diskarpus Depok mengalami sedikit kendala dalam
melakukan penemuan kembali arsip karena belum memiliki
ruangan penyimpanan arsip, jadi arsip dinamis aktif di unit
pengolah tempat penyimpanannya berada di dalam filling cabinet
ruangan kabid.
68
3) Azas Penyimpanan
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok menerapkan
azas penyimpanan sentralisasi, walaupun unit pengolah dan unit
kearsipan tidak satu gedung, seperti hasil wawancara dengan AS
dan RA berikut ini:
“Azas yang digunakan kalo untuk khusus Diskarpus Depok
aja, kita menggunakan azas sentralisasi, jadi arsip aktif
disimpan di unit kearsipan…” (AS)
“Kalau di unit pengolah sentralisasi, jadi penomoran, surat
masuk surat keluar, harus dari sekretariat, walaupun kita
bidang terpisah gedungnya.” (RA)
Berdasarkan hasil wawancara, Diskarpus Depok
menggunakan azas penyimpanan sentralisasi, jadi semua surat
masuk maupun surat keluar harus melalui sekretariat atau unit
kearsipan.
4) Sarana dan Prasarana Arsip Dinamis Aktif
Sarana dan Prasarana arsip yang memadai tentunya akan
membantu arsiparis dalam melaksanakan pengelolaan arsip
dinamis aktif di Diskarpus Depok. Berikut hasil wawancara
dengan informan mengenai sarana dan prasarana arsip dinamis
aktif:
“Filling cabinet, map gantung, sekat pembatas, dan folder.”
(AS)
“Paling baru map gantung sama filling cabinet.” (RA)
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, sarana dan
prasarana yang terdapat di Unit Kearsipan Diskarpus Depok yaitu,
2 filling cabinet, 1 lemari kayu, map gantung, sekat pembatas,
69
folder, 2 meja, 5 kursi, dan 1 pendingin ruangan (AC). Sedangkan
sarana dan prasarana yang ada di unit pengolah hanya terdapat
map gantung dan filling cabinet. Kemudian, di Unit Pengolah
Diskarpus Depok, tidak memiliki ruang penyimpanan khusus
arsip dinamis aktif, tidak memiliki fasilitas penyimpanan seperti
filling cabinet. Tentunya hal tersebut sangat menghambat
pengelolaan arsip dinamis aktif. Dengan adanya fasilitas yang
memadai, maka kegiatan pengelolaan arsip akan berjalan dengan
lancar sehingga mampu mencapai hasil yang maksimal.
Sarana dan prasarana yang terdapat di Diskarpus Depok masih
terbilang belum memadai dalam menunjang pengelolaan arsip
dinamis aktif, seperti hasil wawancara dengan AS dan RA sebagai
berikut:
“Kurang lebih 70% lah, karena kan apa yang saya gunakan
juga masih banyak kekurangan, karena keterbatasan dari
sarana dan prasarana, kalau ruang penyimpanan kita sudah
pakai AC, kurang lebih 70% juga kalo ruang penyimpanan.”
(AS)
“Sebenarnya kalo di unit pengolah itu harusnya ada 1
ruangan, minimal ada filling cabinet, kalau kami engga ada,
disimpannya hanya di ruang kabid, jadi bukan 1 ruangan.”
(RA)
Berdasarkan hasil wawancara dengan para informan, dapat
diketahui bahwa menurut arsiparis Unit Kearsipan Diskarpus
Depok sarana dan prasarana yang ada sudah 70% tetapi memang
terdapat kekurangan dan keterbatasan dalam hal fasilitas
penyimpanan arsip dinamis aktif yang digunakan oleh arsiparis
unit kearsipan. Hal yang sama juga dialami oleh arsiparis Unit
70
Pengolah, tidak adanya ruang penyimpanan dan sarana dan
prasarana arsip dinamis aktif. Jika hal tersebut terus berlanjut
tentunya sangat menghambat pengelolaan arsip dinamis aktif di
Unit Pengolah Diskarpus Depok.
c. Pemeliharaan Arsip Dinamis Aktif
Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan untuk melindungi,
mengawasi, dan mengambil langkah agar arsip tetap terjamin
keselamatannya, serta menjamin kondisi fisik arsip dan lingkungan
penyimpanan arsip. Dalam hal ini unit kearsipan Diskarpus Depok
belum melaksanakan pemeliharaan arsip dinamis aktif, sedangkan di
unit pengolah melaksanakan pemeliharaan dengan cara mem-fogging
arsip-arsip dinamis aktif. Seperti hasil wawancara berikut ini:
“Belum pernah dilaksanakan, karena belum ada anggarannya.
Dan biasanya sebagian besar itu arsip dinamis aktif yang
menjadi inaktif akan dimusnahkan, kecuali akan dijadikan arsip
permanen…” (AS)
“Sampai saat ini sih paling kita fogging doang sih ruangannya
satu bulan sekali, karena kan arsipnya masih baru-baru, jadinya
ya hanya kita fogging aja.” (RA)
Berdasarkan hasil wawancara dengan para informan, arsiparis unit
kearsipan belum melakukan pemeliharaan arsip dinamis aktif secara
khusus, dikarenakan belum ada anggaran untuk pemeliharaan arsip.
Sedangkan arsiparis Unit pengolah Diskarpus Depok, melaksanakan
pemeliharaan arsip dinamis aktif dengan cara fogging, agar mencegah
arsip dari kerusakan yang disebabkan serangga, tetapi di unit
pengolah tidak memiliki ruangan penyimpanan arsip dinamis aktf
khusus, arsip masih disimpan di filling cabinet ruangan kabid.
71
Mengenai Pedoman dalam pemeliharaan arsip dinamis aktif,
Diskarpus Depok belum memiliki pedoman, seperti hasil wawancara
berikut dengan AS dan RA:
“Tidak ada karena belum pernah melakukan pemeliharaan.”
(AS)
“Belum ada, kita juga belum ada sop nya sih mengenai
pemeliharaan arsip dinamis aktif itu.” (RA)
Berdasarkan hasil wawancara dengan AS dan RA, di Unit
Kearsipan maupun di Unit Pengolah Diskarpus Depok belum
memiliki pedoman tentang pemeliharaan arsip dinamis aktif, karena
belum pernah melakukan pemeliharaan. Pedoman tentang
pemeliharaan arsip dinamis aktif bertujuan agar arsiparis dapat
melakukan pemeliharaan dan menjaga kondisi arsip agar tidak rusak.
d. Penyusutan Arsip Dinamis Aktif
Sebelum arsip akan dilakukan penyusutan, arsip terlebih dahulu
akan melalui tahap penilaian, arsip mana yang masih dibutuhkan dan
arsip mana yang nilai gunanya sudah menurun. Berikut hasil
wawancara dengan AS dan RA mengenai penilaian arsip dinamis
aktif di Diskarpus Depok:
“Kalau aktif saya cukup pakai ini aja, jadwal retensi ini. Jadi kan
disini sudah ada jelas misalkan 2 tahun inaktif.” (AS)
“Kita tahap penilaian itu kan ada JRA nya, misalnya aktifnya 1
tahun, inaktifnya 2 tahun atau 5 tahun.” (RA)
Berdasarkan hasil wawancara dengan AS dan RA mengenai tahap
penilaian arsip dinamis aktif, di Unit Kearsipan dan Unit Pengolah
Diskarpus Depok melakukan penilaian menggunakan Peraturan
72
Walikota Depok Nomor 64 Tahun 2017 tentang Jadwal Retensi Arsip
Daerah di Lingkungan Pemerintah Daerah Kota Depok. Di dalam
perwal tersebut tercantum jenis-jenis arsip, jangka waktu simpan
arsip dinamis aktif dan inaktif, dan keterangan yang berisi pernyataan
musnah, dinilai kembali dan permanen. Di dalam peraturan tersebut
sudah jelas mengenai jenis arsip dan masa simpannya, kemudian
setelah melewati jangka waktu penyimpanan apakah arsip tersebut
akan dimusnahkan atau akan disimpan permanen. Dengan adanya
peraturan tersebut tentu saja membuat petugas arsip mengerti dan
mengetahui tindakan apa yang akan dilakukan dalam menilai arsip
dinamis aktif.
Tahapan setelah menilai arsip adalah dengan melihat jadwal
retensi arsip untuk menentukan berapa lama jangka waktu arsip
dinamis aktif disimpan. Seperti hasil wawancara dengan AS dan RA
sebagai berikut:
“Disesuaikan dengan Jadwal retensi arsip yang ada di Perwal no
64 tahun 2017.” (AS)
“Kalo berapa lama arsip aktif disimpan, kita gunakan itu juga,
jadwal retensi arsip itu.”
Berdasarkan hasil wawancara dengan AS dan RA, dapat diketahui
bahwa di Unit Kearsipan dan Unit Pengolah Diskarpus Depok sudah
memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA) yaitu yang terdapat di Peraturan
Walikota Nomor 64 Tahun 2017. Dengan adanya Jadwal Retensi
Arsip (JRA) di Diskarpus Depok petugas arsip dengan mudah akan
mengetahui arsip mana yang akan disimpan dalam jangka waktu
73
panjang, dalam jangka waktu pendek, serta mengetahui berapa lama
arsip tersebut akan disimpan dan kapan arsip tersebut akan
dimusnahkan.
Tahap selanjutnya adalah pemindahan arsip dinamis aktif,
pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip dinamis aktif
yang frekuensi penggunaannya sudah menurun menjadi inaktif dan
disimpan di unit kearsipan. Berikut hasil wawancara dengan AS dan
RA mengenai prosedur pemindahan arsip dinamis aktif menjadi
inaktif:
“Prosesnya itu arsip aktif kan ada di unit pengolah, setelah
mengalami JRA, nah kan arsip udah ada daftar arsip, nanti
kelihatan dari daftar arsip, oh ini sudah berapa tahun nih baru
menjadi inaktif, dipindahkan ke unit kearsipan atau sekretariat,
lalu dibuat lagi namanya daftar arsip inaktif.” (AS)
“Harusnya kan dari bidang menyerahkan ke sekretariat, tapi
sejauh ini sekretariat kalau memberikan arsip itu bentuknya
kopian, aslinya sudah di sekretariat, jadi kita engga ada proses
pemindahan.” (RA)
Berdasarkan wawancara dengan AS dan RA dapat diketahui
bahwa proses pemindahan arsip dinamis aktif di Unit Kearsipan
Diskarpus Depok sudah memiliki prosedur khusus. Arsip dinamis
aktif yang sudah melewati jangka waktu penyimpanan berubah
statusnya menjadi inaktif dan akan dipindahkan ke unit kearsipan.
Sedangkan di Unit Pengolah Diskarpus Depok tidak ada proses
pemindahan arsip karena arsip yang diterima oleh arsiparis unit
pengolah hanya arsip kopian dan yang aslinya tetap berada di unit
kearsipan.
74
Dalam melakukan pemindahan arsip dinamis aktif menjadi
inaktif, Diskarpus Depok belum memiliki pedoman yang dibuat
sendiri melainkan mengikuti pedoman yang dibuat oleh ANRI,
seperti hasil wawancara dengan AS dan RA berikut ini:
“Saya mengikuti Perka ANRI.” (AS)
“Belum ada pedomannya, tapi kita mengacunya ke peraturan
ANRI.” (RA)
Berdasarkan hasil wawancara dengan para informan, Diskarpus
Depok belum memiliki pedoman tentang pemindahan arsip aktif ke
inaktif, tetapi dalam prosedur pemindahan arsip aktif ke inaktif,
Diskarpus Depok mengikuti pedoman yang dibuat oleh ANRI yaitu
Peraturan Kepala ANRI atau PERKA ANRI Nomor 37 Tahun 2016
tentang Pedoman Penyusutan Arsip.
Penyusutan arsip dinamis aktif adalah kegiatan mengurangi
jumlah arsip yang frekuensi penggunaanya sudah menurun,
penyusutan bertujuan agar tidak terjadi penumpukan arsip di ruang
penyimpanan arsip. Berikut hasil wawancara dengan AS dan RA
mengenai penyusutan arsip dinamis aktif di Diskarpus Depok:
“Baru pertama kali dan sedang dalam proses penilaian, dan
rencananya akan dilakukan dengan cara dicacah.” (AS)
Hal serupa juga diungkapkan oleh RA:
“Nah, penyusutan arsip itu baru di tahun 2018 ini, kebetulan
yang saya bilang tadi kegiatan penataan arsip secara baku itu
adalah arsiparis membantu menata arsip di opd. Setelah kita
tata arsip aktifnya, kita melakukan penyusutan…” (RA)
Berdasarkan hasil wawancara dengan para informan, dapat
diketahui bahwa Diskarpus Depok baru pertama kali melaksanakan
75
kegiatan penyusutan arsip dinamis aktif pada tahun ini dan sedang
dalam tahap penilaian yang dilakukan oleh ANRI. Arsip yang
mengalami penyusutan akan dimusnahkan dengan cara dicacah.
Dalam melakukan penyusutan arsip dinamis aktif, dibutuhkan
sebuah pedoman untuk melakukan penyusutan yang benar. Diskarpus
Depok dalam melakukan penyusutan sudah mengikuti pedoman
seperti hasil wawancara dengan AS dan RA berikut ini:
“Ada, tapi belum diperwalkan pedomannya, Insya Allah januari
nanti kita perwalkan pedomannya.”
“Pedomannya sudah ada tapi belum di perwalkan, pedomannya
dibuat sendiri kerjasama dengan ANRI, kalau tahun ini baru
memperwalkan jadwal retensi arsip, nah Insya Allah per Januari
kita mau memperwalkan pedoman penyusutan dan akuisisi
arsip.” (RA)
Berdasarkan hasil wawancara dengan RA penelitian bahwa
pedoman dalam melakukan penyusutan, Diskarpus Depok sudah
memiliki pedoman yang dibuat sendiri dan kerjasama dengan ANRI.
Namun pedoman tersebut belum diresmikan dan dibuatkan
perwalnya. Dengan adanya pedoman, tentunya akan lebih
memudahkan petugas arsip dalam melakukan penyusutan arsip
dinamis aktif.
2. Kendala dan Upaya dalam Mengelola Arsip Dinamis Aktif di Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok
Unit Kearsipan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok
menemukan kendala dalam pengelolaan arsip dinamis aktif, berdasarkan
hasil observasi dan wawancara peneliti menemukan kendala yang ada
76
seperti kurang sumber daya manusia yang menangani pengelolaan arsip
aktif, sarana dan prasarana yang kurang memadai, tidak adanya ruangan
penyimpanan arsip di unit pengolah.
Kendala pertama, yaitu kurangnya sumber daya manusia yang
mengelola arsip. Berikut hasil wawancara dengan AS mengenai kendala-
kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis aktif:
“Kendalanya itu karena saya sendirian, sementara pekerjaan yang
tercipta itu cukup banyak. Jadi tuh, memang secara idealnya itu saya
itu kan seorang arsiparis yang mengelola arsip…” (AS)
Hal yang sama juga diungkapkan oleh informan lain:
“Banyak sih sebenarnya, SDM, karena SDM kaya bu afi itu kan
sebenarnya arsiparis, tapi beliau juga di bagian perencanaan, jadi
kaya double job gitu, jadinya karena arsip itu dipandang sebelah
mata ya…” (RA)
Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat dijelaskan bahwa
kurangnya SDM menjadi salah satu kendala yang dihadapi oleh unit
kearsipan Diskarpus Depok. Di unit kearsipan hanya ada 1 arsiparis yang
mengelola seluruh arsip dinamis, arsip aktif maupun inaktif dan juga
tugasnya merangkap menjadi operator perencanaan. Arsiparis yang
minim dan memiliki tugas lain selain mengelola arsip tentunya sangat
menghambat kegiatan pengelolaan arsip dinamis aktif.
Kendala berikutnya adalah kendala dalam penemuan kembali arsip
dinamis aktif. Minimnya arsiparis berpengaruh terhadap pengelolaan
arsip yang kurang maksimal, salah satunya adalah kendala penemuan
kembali arsip, berikut hasil wawancara dengan AS dan RA mengenai
kendala penemuan kembali arsip dinamis aktif:
77
“Iya karena tidak semua arsip yang tercipta dapat diolah dengan
maksimal dikarenakan minimnya petugas kearsipan yang memahami
pengelolaan arsip dengan baik.” (AS)
“Ya terjadi karena kan tidak tersimpan rapih ya, udah kaya gitu
engga dimasukin ke dalam buku induk, jadi nomer urutnya pun engga
bakal ketauan, tapi kalau hilang sih engga pasti tersimpan, tapi tidak
tertata rapih gitu, tidak sesuai dengan prosedur kearsipan.” (RA)
Berdasarkan hasil wawancara dengan para informan, dapat diketahui
bahwa kendala dalam penemuan kembali arsip dinamis aktif adalah
karena pengelolaan arsip yang kurang maksimal dikarenakan minimnya
petugas kearsipan dan arsip belum tersimpan secara rapih karena di unit
pengolah tidak memiliki ruang penyimpanan arsip.
Kendala terakhir adalah sarana dan prasarana yang terbatas dan tidak
adanya ruang penyimpanan arsip dinamis aktif di unit pengolah. Berikut
hasil wawancara dengan RA:
“terus dari sisi sarana dan prasarana, kalau di sekretariat, mungkin
sudah punya ruang rekod center, tapi di bidang-bidang ini tidak ada,
gitu…” (RA)
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan RA, dapat
diketahui bahwa kendala lain yang dihadapi oleh Diskarpus Depok dalam
pengelolaan arsip dinamis aktif adalah sarana dan prasarana yang kurang
memadai, di unit pengolah Diskarpus Depok tidak memiliki ruangan
khusus penyimpanan arsip dinamis aktif, dan juga tidak memiliki filling
cabinet jadi jika unit pengolah menerima surat masuk, dan surat masuk
sudah selesai diolah dan ingin disimpan, maka arsip disimpan di filling
cabinet ruangan kabid. Hal tersebut tentunya menghambat pengelolaan
arsip dinamis aktif. Arsip yang terus bertambah serta ruangan dan
78
fasilitas penyimpanan yang terbatas tentunya akan membuat arsip
menumpuk dan semakin sulit untuk dikelola.
Upaya-upaya yang dilakukan oleh Diskarpus Depok dalam mengatasi
kendala sebagai berikut:
“Melakukan perencanaan penganggaran untuk kegiatan pengadaan
sarana dan prasarana kearsipan.” (AS)
Dari pernyataan AS dan RA dapat diketahui bahwa upaya yang
dilakukan oleh Diskarpus Depok dalam mengatasi kendala kurangnya
sarana dan prasarana adalah dengan melakukan perencanaan
penganggaran kegiatan pengadaan sarana dan prasarana untuk mengelola
arsip. Dengan sarana dan prasarana yang memadai tentunya akan
memudahkan petugas arsip dalam pengelolaan arsip dinamis aktif.
Salah satu kendala di Diskarpus Depok adalah minimnya
pengetahuan petugas kearsipan tentang pengelolaan arsip yang baik. Oleh
karena itu untuk mengatasi kendala tersebut, sosialisasi mengenai
pentingnya pengelolaan arsip dilakukan untuk memberikan kesadaran dan
pengetahuan kepada pegawai di internal Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Depok dan kepada bidang-bidang lain yang ada di
lingkungan Diskarpus Depok. Berikut hasil wawancara dengan AS dan
RA mengenai sosialisasi pentingnya pengelolaan arsip:
“Sudah ada di bidang pembinaan, layanan, dan pemanfaatan jasa
kearsipan.” (AS)
“Sering sih, itu kan di bidang pembinaan, itu namanya bimtek, minggu lalu kita abis melakukan bimtek selama 3 hari, itu kita
sosialisasi pentingnya pengelolaan arsip.” (RA)
Berdasarkan hasil wawancara dapat diketahui bahwa Diskarpus
Depok memiliki bidang pembinaan, layanan dan pemanfaatan jasa
79
kearsipan yang memiliki tugas melakukan pembinaan pentingnya
pengelolaan arsip kepada pegawai Diskarpus Depok dan bidang lain.
Dengan adanya pembinaan ini diharapkan petugas kearsipan yang ada di
bidang lain menyadari pentingnya pengelolaan arsip dan diharapkan
mampu mengelola arsip dengan baik dan benar.
C. Pembahasan
1. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Depok
a. Penciptaan Arsip Dinamis Aktif
Kegiatan pengurusan surat merupakan kegiatan penting bagi suatu
organisasi, mengingat surat merupakan salah satu bentuk arsip
dinamis yang menyimpan informasi. Oleh karena itu, surat harus
dikelola dengan baik agar kegiatan administrasi dalam suatu
organisasi dapat berjalan dengan lancar.
Berdasarkan hasil penelitian, pengurusan surat masuk di
Diskarpus Depok tidak melalui proses penyortiran surat, oleh karena
itu dapat dikatakan bahwa pengurusan surat masuk di Diskarpus
Depok belum sesuai dengan teori pengurusan surat masuk yang
dikemukakan oleh Durotul Yahmah, bahwa surat masuk harus disortir
dahulu, surat dikelompokkan berdasarkan surat dinas atau surat
pribadi, kemudian surat dinas tidak diklasifikasikan menjadi surat
penting atau surat biasa.75
75
Yatimah, Kesekretariatan Modern Dan Administrasi Perkantoran, h. 124.
80
Pengurusan surat keluar di Diskarpus Depok sudah sesuai dengan
alur pengurusan surat keluar, karena sudah melalui proses pembuatan
konsep surat, pengetikan konsep surat, dan pengiriman surat.
Sebelum surat dikirim, surat sudah melalui proses pemeriksaan
konsep surat hingga empat kali sampai surat benar-benar disetujui
dan surat keluar dicatat ke dalam agenda buku surat keluar dan
membubuhi nomor surat, tanggal surat dan menstempel surat keluar
untuk dikirim ke instansi lain.
Dari uraian tersebut, dapat dikatakan bahwa pengurusan surat
keluar yang dilaksanakan di unit kearsipan Diskarpus Depok sudah
benar dan berjalan dengan baik sesuai teori pengurusan surat keluar
yang dikemukakan oleh Wursanto, bahwa pengurusan surat keluar
harus melalui tahapan pembuatan konsep surat oleh pimpinan,
kemudian pengetikan surat, lalu pendistribusian surat.76
Sistem klasifikasi arsip dinamis aktif bertujuan untuk mengatur
arsip dinamis aktif supaya arsip tertata rapi dan teratur sesuai dengan
sistem klasifikasi yang digunakan. Sistem klasifikasi yang baik dapat
mempermudah penemuan kembali arsip jika suatu saat arsip
dibutuhkan.
Berdasarkan hasil wawancara Diskarpus Depok menggunakan
sistem ddc. Sistem ini banyak digunakan di perpustakaan. Dengan
sistem klasifikasi ddc, arsip disimpan dan disusun berurutan dari kode
000 masalah umum sampai dengan 900 masalah keuangan. Hal
76
Kearsipan 1, 145-148.
81
tersebut sesuai dengan teori menurut Sularso Mulyono yang
menyebutkan bahwa sistem klasifikasi adalah sistem penyimpanan
arsip yang disimpan diberikan nomer kode dengan angka-angka.
Nomor disini adalah nomor kode penyimpanan bukan nomor surat.77
Sedangkan berdasarkan wawancara dengan arsiparis unit
pengolah Diskarpus Depok menggunakan sistem klasifikasi
berdasarkan kronologis, jadi saat mencari arsip, nama kegiatan yang
dicari, contohnya kegiatan arsip keliling, jadi kita langsung mencari
nama kegiatan tersebut di filling cabinet.
Sistem klasifikasi arsip dinamis aktif yang digunakan di Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok sudah sistematis sehingga
saat arsip dibutuhkan dapat ditemukan dengan mudah.
b. Penggunaan Arsip Dinamis Aktif
1) Peminjaman Arsip Dinamis Aktif
Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya masih tinggi, arsip masih sering dipinjam oleh
pencipta arsip untuk kegiatan administrasi dalam suatu organisasi.
Oleh karena itu dalam peminjaman arsip dinamis aktif perlu
diterapkan prosedur atau aturan-aturan terkait peminjaman supaya
arsip tidak hilang dan tetap terjaga keberadaannya.
Dalam teori peminjaman arsip yang dikemukakan oleh
Machmoed Effendhie, peminjaman harus memiliki prosedur yang
meliputi Permintaan, pencarian, pengambilan arsip, pencatatan
77
Mulyono, Dasar-Dasar Kearsipan, h. 12.
82
arsip, pengendalian, penyimpanan kembali. Hal tersebut
dilakukan sebagai bukti adanya peminjaman dan arsip tetap
terjaga keberadaannya.78
Berdasarkan hasil wawancara Diskarpus Depok belum
memiliki prosedur atau aturan terkait peminajaman arsip dinamis
aktif, seharusnya Diskarpus Depok perlu membuat prosedur
peminjaman arsip dinamis aktif, setiap peminjam arsip harus
mengisi kartu peminjaman arsip yang berisi nama peminjam,
tanggal peminjaman, tanggal pengembalian, dan tanda tangan.
Kartu dibuat dua rangkat, satu untuk petugas arsip dan yang satu
untuk peminjam arsip, sehingga dengan adanya prosedur yang
jelas, arsip yang dipinjam dapat diketahui keberadaannya. Dengan
tidak adanya prosedur dalam peminjaman arsip dinamis aktif akan
beresiko hilangnya arsip atau tidak diketahui siapa peminjamnya.
Hilangnya arsip dinamis aktif akan berakibat terhambatnya
kegiatan administrasi, mengingat arsip dinamis aktif merupakan
arsip yang masih dipergunakan dalam kegiatan administrasi
sehari-hari.
2) Penemuan Kembali Arsip
Salah satu alat ukur baik atau tidaknya pengelolaan arsip di
suatu organisasi bisa dilihat dari proses penemuan kembali arsip.
Berdasarkan hasil wawancara, di Unit Kearsipan Diskarpus
Depok sudah menggunakan sistem klasifikasi untuk membantu
78
Effendhie, “Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Inaktif Di Lingkungan Universitas Gadjah Mada,
h. 29.”
83
proses penemuan kembali arsip, hal tersebut sudah sesuai dengan
teori penemuan kembali arsip yang dikemukakan oleh Durotul
Yatimah bahwa ketepatan sistem klasifikasi yang dipakai bisa
mempermudah dalam penemuan kembali arsip.79
Petugas arsip
juga menjadi faktor penting dalam penemuan kembali arsip agar,
petugas arsip di unit kearsipan di Diskarpus Depok sudah
berpengalaman dan memiliki keterampilan dalam mengelola arsip
karena sudah menerapkan sistem klasifikasi yang tepat dan sesuai
sehingga arsip yang sudah diolah dapat ditemukan dengan mudah.
Unit pengolah Diskarpus Depok sedikit mengalami kendala
dalam penemuan kembali arsip karena ruangan penyimpanan
arsip hanya menggunakan filling cabinet yang ada di ruangan
kabid sehingga terkadang mengalami miskomunikasi dalam
penemuan kembali arsip, salah satunya saat petugas arsip
diperintahkan untuk menemukan sebuah arsip di meja kabid,
tetapi arsip tidak berada di meja, kemudian setelah dicari lagi,
ternyata arsip sudah berada di filling cabinet kabid.
3) Azas Penyimpanan
Azas penyimpanan yang digunakan oleh Diskarpus Depok
adalah azas sentralisasi, penyimpanan terpusat di unit kearsipan,
setiap surat masuk dan surat keluar melalui unit kearsipan, dan
arsipnya juga disimpan di unit kearsipan. Hal ini sesuai dengan
teori penyimpanan yang disampaikan oleh Rico Rahmadeni di
79
Yatimah, Kesekretariatan Modern Dan Administrasi Perkantoran, h. 209.
84
dalam jurnalnya bahwa penyimpanan arsip dengan azas
sentralisasi adalah penyimpanan arsip yang dipusatkan dalam satu
unit kerja. Azas sentralisasi memiliki kelebihan yaitu arsip
dikelola oleh tenaga-tenaga yang memang memiliki pengetahuan
dan kemampuan di bidang arsip, penggunaan ruangan dan
peralatan lebih efektif.80
4) Sarana dan Prasarana Arsip Dinamis Aktif
Sarana dan Prasarana yang ada di Diskarpus Depok masih
belum memadai dari segi kualitas dan kuantitas. Dari segi
kualitas, ditunjukkan dengan adanya rak arsip yang digunakan
terbuat dari serat kayu yang sangat mudah rapuh apabila
digunakan dalam jangka waktu yang lama. Selain itu, ditemukan
map gantung, dan folder yang sudah rusak dan perlu diganti.
Sedangkan dari segi kuantitas, 2 filling cabinet masih sangat
kurang untuk menyimpan arsip dinamis aktif, karena banyaknya
arsip dinamis aktif yang tercipta di Diskarpus Depok.
Menurut arsiparis Unit Kearsipan Diskarpus Depok sarana
dan prasarana yang ada di unit kearsipan sudah 70% tetapi masih
terdapat kekurangan. Hal tersebut juga dialami oleh arsiparis Unit
Pengolah Diskarpus Depok, yaitu tidak adanya ruangan
penyimpanan arsip dinamis, arsip dinamis disimpan di filling
cabinet ruangan Kabid, tentunya hal ini mengakibatkan
terhambatnya pengelolaan arsip dinamis aktif. Jika pengelolaan
80
Rahmadeni, “Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Kantor Cabang Perum Pegadaian Marapalam
Padang, h. 215-223.”
85
arsip dinamis aktif terhambat maka akan berdampak terhadap
kegiatan administrasi sehari-hari, karena arsip dinamis aktif
merupakan arsip yang masih sering digunakan, maka dari itu
diperlukan fasilitas yang memadai agar arsip tetap terjaga
keberadaannya.
c. Pemeliharaan Arsip Dinamis Aktif
Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan untuk melindungi,
mengawasi, dan mengambil langkah agar arsip tetap terjamin
keselamatannya, serta menjamin kondisi fisik arsip dan lingkungan
penyimpanan arsip.
Berdasarkan hasil wawancara, di Unit Kearsipan Diskarpus
Depok belum pernah melakasanakan pemeliharaan arsip dinamis aktif
secara khusus, dikarenakan belum ada anggaran untuk pemeliharaan
arsip. Tetapi ada beberapa faktor pemeliharaan yang secara tidak
langsung sudah dilaksanakan di unit kearsipan Diskarpus Depok,
yaitu ruangan arsip terpisah dari ruangan lain, suhu ruangan terjaga
dan tidak lembab, pencahayaan ruangan yang terang, ruangan
terhindar dari kemungkinan terjadinya banjir, dan ruangan selalu
terjaga kebersihannya. Namun pemeliharaan di unit kearsipan
Diskarpus Depok belum sepenuhnya sesuai dengan teori
pemeliharaan yang disampaikan oleh Wursanto, bahwa harus ada
tindak pencegahan agar arsip tidak diserang serangga dan ruang
penyimpanan arsip harus memiliki ventilasi udara.81
Sedangkan di
81 Kearsipan 1, h. 220-225.
86
Diskarpus Depok belum melakukan pencegahan arsip dari serangan
serangga dan tidak adanya ventilasi udara di ruang penyimpanan
arsip.
Arsiparis Unit Pengolah Diskarpus Depok, melaksanakan
pemeliharaan arsip dinamis aktif dengan cara fogging, agar mencegah
arsip dari kerusakan yang disebabkan serangga, tetapi di unit
pengolah tidak memiliki ruangan penyimpanan arsip dinamis aktif
khusus, arsip masih disimpan di filling cabinet ruangan kabid.
Seharusnya arsip memiliki ruangan penyimpanan tersendiri, agar
arsip mudah dikelola dan dilakukan pemeliharaan sesuai dengan teori
pemeliharaan arsip.
d. Penyusutan Arsip Dinamis Aktif
Penyusutan arsip dinamis merupakan pengurangan jumlah arsip
dengan berbagai cara yaitu memindahkan arsip dinamis aktif yang
memiliki frekuensi penggunaan rendah ke penyimpanan arsip inaktif,
memindahkan arsip dinamis inaktif ke pusat arsip dinamis inaktif, dan
menyerahkan arsip dinamis inaktif dari unit pusat arsip dinamis
inaktif ke depo arsip statis.
Berdasarkan hasil wawancara, Diskarpus Depok saat ini sedang
melaksanakan penyusutan arsip dan sedang dalam tahap penilaian
oleh tim dari ANRI. Sebelum melakukan penyusutan, arsip terlebih
dahulu dilakukan tahap penilaian, menilai sejauh mana arsip tersebut
memiliki nilai guna yang cukup tinggi, setelah tahap penilaian maka
tahap selanjutnya adalah melihat jadwal retensi arsip untuk
87
menentukan berapa lama arsip dinamis aktif disimpan, kemudian
arsip dinamis aktif yang sudah mulai menurun frekuensi
penggunaannya dan sudah habis masa retensinya, maka arsip berubah
statusnya menjadi arsip dinamis inaktif dan harus dipindahkan ke
penyimpanan inaktif, setelah itu baru dilaksanakan pemusnahan arsip.
Tahap-tahap penyusutan di Diskarpus Depok sudah sesuai dengan
teori penyusutan, mulai dari penilaian, jadwal retensi arsip,
pemindahan arsip dan pemusnahan arsip. Dalam melaksanakan
penyusutan arsip dinamis aktif, Diskarpus Depok sudah memiliki
pedoman yang dibuat dengan bekerja sama dengan ANRI, namun
pedoman tersebut belum dijadikan Peraturan Walikota dan pada
Januari nanti pedoman tersebut baru akan di Perwalkan. Dengan
adanya pedoman penyusutan arsip tentu saja akan memudahkan
petugas arsip dalam melaksanakan penyusutan arsip.
2. Kendala dan Upaya dalam Mengelola Arsip Dinamis Aktif di Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok.
Berdasarkan hasil wawancara, terdapat beberapa kendala yang dihadapi
oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok dalam pengelolaan arsip
dinamis aktif, yaitu, kurangnya SDM untuk mengelola arsip, kendala dalam
penemuan kembali arsip, dan kendala ruang penyimpanan.
Kendala pertama, yaitu kurangnya SDM arsiparis di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Depok, Unit Kearsipan Diskarpus Depok hanya memiliki
satu orang arsiparis untuk mengelola seluruh arsip dinamis, yang aktif
maupun inaktif, selain itu, dalam kegiatan administrasi sehari-hari, arsiparis
88
unit kearsipan juga mendapat tugas menjadi operator perencanaan, tentu saja
hal tersebut bisa mengganggu pengelolaan arsip dinamis aktif, karena arsip
yang tercipta banyak tetapi hanya satu orang yang mengelola, tentu saja
pengelolaan menjadi tidak maksimal.
Kendala kedua, yaitu kendala dalam penemuan kembali arsip dinamis
aktif. Kendala ini masih berkaitan dengan kendala pertama, kurangnya SDM
untuk mengelola arsip, membuat pengelolaan arsip menjadi kurang
maksimal, dan ini bisa menyulitkan dalam hal penemuan kembali arsip.
Arsip yang seharusnya sudah dikelola, memiliki nomor klasifikasi dan
dimasukkan ke dalam filling cabinet, tetapi karena arsip belum dikelola jadi
arsip belum dimasukkan ke dalam buku induk dan tidak ada nomor
klasifikasinya membuat arsip sulit untuk ditemukan.
Kendala terakhir, yaitu sarana dan prasrana yang terbatas dan ruang
penyimpanan, Unit Pengolah Diskarpus Depok belum memiliki ruang
penyimpanan arsip dinamis aktif, jadi jika arsiparis unit pengolah menerima
surat masuk, dan surat masuk sudah selesai diolah dan ingin disimpan, maka
arsip disimpan di filling cabinet ruangan kabid. Hal tersebut tentunya
menghambat pengelolaan arsip dinamis aktif. Arsip yang terus bertambah
serta ruangan dan fasilitas penyimpanan yang terbatas tentunya akan
membuat arsip menumpuk dan semakin sulit untuk dikelola.
Upaya yang telah dilakukan oleh Diskarpus Depok dalam mengatasi
kendala yang terjadi dalam pengelolaan arsip dinamis aktif adalah dengan
melakukan perencanaan penganggaran untuk kegiatan pengadaan sarana dan
prasarana kearsipan, kemudian Diskarpus Depok juga melakukan Bimtek
89
pentingnya pengelolaan arsip, agar memberi kesadaran dan pengetahuan
kepada arsiparis di Diskarpus Depok dan dinas-dinas lainnya akan
pentingnya pengelolaan arsip dalam kegiatan administrasi organisasi.
90
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai pengelolaan arsip
dan hambatan yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis aktif di Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok dapat disimpulkan beberapa hal
sebagai berikut:
1. Pengurusan surat masuk dan surat keluar sudah dijalankan sesuai
prosedur dan pedoman khusus yang ada di Diskarpus Depok, namun
belum dijalankan dengan maksimal, karena ada tahapan yang tidak
dijalankan pada pengurusan surat masuk, yaitu tahapan penyortiran surat
untuk mengelompokkan surat antara surat dinas atau surat pribadi.
Kemudian, peminjaman arsip dinamis aktif belum memiliki prosedur
khusus, peminjaman hanya dilakukan melalaui komunikasi antara
petugas arsip dan peminjam arsip, dengan tidak adanya prosedur
peminjaman tentunya resiko hilangnya arsip dapat terjadi.
2. Kendala yang dihadapi oleh Dinas kearsipan dan Perpustakaan Kota
Depok dalam pengelolaan arsip dinamis aktif adalah kurangnya SDM
arsiparis dalam mengelola arsip dinamis, hambatan dalam penemuan
kembali arsip dinamis aktif karena belum maksmimalnya pengelolaan
arsip dinamis aktif, sarana dan prasarana yang terbatas, dan tidak
tersedianya ruangan penyimpanan arsip dinamis di Unit Pengolah
Diskarpus Depok.
91
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, maka peneliti hendak memberikan saran
kepada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok mengenai
pengelolaan arsip dinamis aktif sebagai berikut:
1. Sebaiknya pengurusan surat masuk melakukan tahap penyortiran surat
agar arsip bisa diklasifikasikan dan nantinya akan lebih mudah untuk
dikelola dan disimpan sesuai jenis surat. Selanjutnya peminjaman arsip
dinamis aktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok
seharusnya memiliki prosedur khusus, petugas arsip hendaknya membuat
kartu peminjaman arsip, jadi setiap peminjam arsip diwajibkan untuk
mengisi kartu peminjaman agar arsip bisa terjaga keberadaannya dan
arsip tidak akan hilang.
2. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok sebaiknya melakukan
penambahan arsiparis untuk mengelola arsip dinamis, agar arsip dinamis
aktif dapat dikelola lebih maksimal dan penemuan kembali arsip menjadi
lebih mudah, kemudian penambahan sarana dan prasarana dalam
pengelolaan arsip dinamis aktif supaya arsip dapat dikelola dan tersimpan
dengan baik, selanjutnya adalah Unit Pengolah Diskarpus Depok
seharusnya memiliki ruangan penyimpanan arsip dinamis, karena arsip
dinamis yang jumlahnya tidak sebanding jika hanya menyimpannya di
satu filling cabinet di ruangan Kabid, oleh karena itu unit pengolah harus
memiliki ruangan penyimpanan arsip dinamis agar arsip lebih mudah
untuk dikelola, tersimpan dengan baik dan keberadaannya tetap terjaga.
92
DAFTAR PUSTAKA
Arizola, Oktarino, and Elva Rahmah. “Pembuatan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Di
Kantor Nagari Kajai Kabupaten Pasaman Barat.” Jurnal Ilmu Informasi
Perpustakaan Dan Kearsipan, a, 2, no. 2 (2014).
Arsip Nasional Republik Indonesia. Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 7
Tahun 1971 Tentang Ketentuan Pokok Kearsipan, Pub. L. No. 7 (1971).
Arsip Nasional Republik Indonesia. Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 9
Tahun 2018 Tentang Pedoman Arsip Dinamis, Pub. L. No. 9 (2018).
Arsip Nasional Republik Indonesia. Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 19
Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip, Pub. L. No. 19
(2012).
Azmi. “Signifikansi Empat Instrumen Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis.” Jurnal
Kearsipan Anri 11 (2016).
Miles, Matthew. B. Analisis Data Kualitatif. Jakarta: Universitas Indonesia, 1992.
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
Pedoman Pengelolaan Dan Penataan Arsip. Jakarta: BPAD Provinsi Ibukota
Jakarta, 2011.
Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara, 2003.
Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, Dan
Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara, 2007.
Bungin, M. Burhan. Penelitian Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik,
Dan Ilmu Sosial Lainnya. Jakarta: Kencana, 2009.
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok. “Kondisi Umum Dinas Kearsipan
Dan Perpustakaan Kota Depok,” 2017.
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok. “SOP Surat Keluar Dinas Kearsipan
Dan Perpustakaan Kota Depok.” Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota
Depok, 2018.
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok. “SOP Surat Masuk Dinas Kearsipan
Dan Perpustakaan Kota Depok.” Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota
Depok, 2018.
93
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok. “Visi Dan Misi Dinas Kearsipan
Dan Perpustakaan Kota Depok,” November 24, 2018.
http://kap.depok.go.id/depokcorner/profil.
Effendhie, Machmoed. “Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Inaktif Di Lingkungan
Universitas Gadjah Mada.” Arsip Universitas Gadjah Mada, 2011.
Emzir. Metodologi Penelitian Kualitatif. Jakarta: Rajawali Press, 2011.
Ermawaty. “Pengelolaan Manajemen Kearsipan Di Perguruan Tinggi.” Jurnal
Tabularasa PPS UNIMED 10, no. 2 (2013).
Faradela, Yosa. “Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Dinas Kependudukan Dan
Pencatatan Sipil (DUKCAPIL) Kabupaten Ponorogo Untuk Mewujudkan
Good Governance.” Jurnal Administrasi Perkantoran 4, no. 3 (2016).
Hamdani, Fajri, and Syahyuman. “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di
Kantor Perpustakaan Arsip Dan Dokumentasi Kabupaten Pesisir Selatan.”
Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan Dan Kearsipan, E, 1, no. 1 (2012).
Irawan, Mustari. “Manajemen Arsip Dinamis: Suatu Pendekatan Kearsipan.” Suara
Badar, 2001. https://dokumen.tips/documents/manajemen-arsip-dinamis-
suatu-pendekatan-kearsipanpdf-562e62c7c7ffd.html.
Moleong, Lexy. J. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya,
2007.
Istiqoriyah, Lilik and Lolytasari. “Pengelolaan Arsip Bernilai Historis UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta Di Era Keterbukaan Informasi.” Jurnal Al-Maktabah
12, no. 1 (2013).
Martono, Boedi. Arsip Korespodensi. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1997.
Martono, Boedi. Penyusutan Dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen
Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1994.
Masruri, Muhammad. “Faktor-Faktor Yang Berpengaruh Terhadap Pengelolaan
Arsip Dinamis Aktif Pada Subbagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten
Rembang.” Jurnal Fokus Ekonomi 2, no. 1 (2007).
Mulyono, Sularso. Dasar-Dasar Kearsipan. Yogyakarta: Liberty, 1985.
National Standards Authority of Ireland Glasnevin. Information and Documentation
Records Management Part 2: Guidelines. NSAI, 2014.
94
Pemerintah Republik Indonesia. Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012
Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan, Pub. L. No. 28 (2012).
Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 50 Tahun 2015 Tentang Petunjuk Teknis
Pemberkasan Arsip Aktif di Central File di Lingkungan Arsip Nasional
Republik Indonesia, Pub. L. No. 50 (2015).
Raharjo, Adisasmita. Pengelolaan Pendapatan Dan Anggaran Daerah. Yogyakarta:
Graha Ilmu, 2011.
Rahmadeni, Rico, and Syahyuman. “Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Kantor
Cabang Perum Pegadaian Marapalam Padang.” Jurnal Ilmu Informasi
Perpustakaan Dan Kearsipan, C, 1, no. 1 (2012).
Republik Indonesia. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
(2009). https://www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-Tahun-2009-
Tentang-Kearsipan.pdf.
Saiman. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002.
Sanjuli, Rachmad Fuji, and Meylia Elizabeth Ranu. “Sistem Pengelolaan Arsip Di
Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Dan Pematusan Kota Surabaya.” Jurnal
Administrasi Perkantoran 3, no. 3 (2015).
Sanora, Neny Anindya. “Pengelolaan Arsip Pada Bagian Tata Usaha Biro Umum
Kantor Gubernur Provinsi Kalimantan Timur.” EJournal Administrasi
Negara 4, no. 2 (2016).
Sugiarto, Agus, and Teguh Wahyono. Manajemen Kearsipan Modern Dari
Konvensional Ke Basis Komputer. Yogyakarta: Grava Media, 2005.
Sugiyono. Metode Penelitian Kuantitatif Dan Kualitatif R & D. Bandung: Alfabeta,
2010.
Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,
2003.
Sulistyo-Basuki. Pengantar Kearsipan. Tangerang: Universitas Terbuka, 1996.
Suparjati. Tata Usaha Dan Kearsipan Seri Administrasi Perkantoran. Yogyakarta:
Kanisius, 2004.
The Liang Gie. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty, 2009.
95
Sule, Erni Tisnawati, and Saefullah Kurniwan. Pengantar Manajemen. Jakarta:
Kencana Perdana Media Group, 2009.
Universitas Negeri Semarang. Pedoman Arsip Dinamis. Semarang: Universitas
Negeri Semarang, 2013.
Wahyulestari, Endang. “Penaksiran Dan Retensi Arsip Dinamis,” 2018.
https://staff.blog.ui.ac.id/tari05/files/2018/05/Appraisal-dan-Retensi-Arsip-
by-Endang-W.pdf.
Widjaja. A. W. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: Grafindo Persada,
1993.
Wursanto, Ig. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius, 2004.
Yatimah, Durotul. Kesekretariatan Modern Dan Administrasi Perkantoran.
Bandung: Pustaka Setia, 2009.
LAMPIRAN-LAMPIRAN
Lampiran 1: Lembar Observasi
LEMBAR OBSERVASI
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF DI DINAS KEARSIPAN DAN
PERPUSTAKAAN KOTA DEPOK
Tanggal Lokasi Pengamatan Hal yang diamati Hasil Pengamatan
5 November
2018
Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota
Depok
Peminjaman Arsip
Dinamis Aktif
Proses peminjaman arsip
dinamis aktif di Diskarpus
Depok tidak melalui
prosedur khusus, pada saat
pegawai Diskarpus Depok
ingin meminjam arsip
dinamis aktif, peminjaman
hanya dilakukan dengan
komunikasi antar
peminjam arsip yaitu
pegawai Diskarpus Depok
dengan Arsiparis Unit
Kearsipan Diskarpus
Depok yaitu Bu Afidhah.
Peminjam menemui Bu
Afidhah untuk meminjam
arsip yang diinginkan,
kemudian Bu Afidhah
menuju ke ruang
penyimpanan arsip
dinamis, lalu mencarikan
arsip yang diinginkan
tersebut, lalu diserahkan
ke peminjam arsip.
5 November
2018
Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota
Depok
Sarana dan
Prasarana Arsip
Dinamis Aktif
Unit Kearsipan
Berdasarkan pengamatan
peneliti, sarana dan
prasarana yang terdapat di
ruang penyimpanan Unit
Kearsipan Diskarpus
Depok seluas 3x4 meter,
yaitu 2 filling cabinet, 1
lemari kayu, map gantung,
folder, 2 meja, 5 kursi dan
1 AC.
5 November
2018
Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota
Depok
Sarana dan
Prasarana Arsip
Dinamis Aktif
Unit Pengolah
Berdasarkan pengamatan
peneliti, Unit Pengolah
Diskarpus Depok sampai
saat ini belum memiliki
ruang penyimpanan
khusus arsip dinamis.
Jadi, jika ada arsip aktif
yang diterima atau tercipta
di unit pengolah, maka
arsip akan disimpan di
fillin cabinet ruang kepala
bidang.
5 November
2018
Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota
Depok
Sistem Klasifikasi
Arsip
Sistem klasifikasi arsip
yang digunakan di Unit
Kearsipan Diskarpus
Depok menggunakan
sistem DDC, dengan
sistem ini arsip disimpan
dan disusun berurutan dari
kode 000 masalah umum
sampai dengan 900
masalah keuangan.
Lampiran 2: Surat Pengajuan Dosen Pembimbing
Lampiran 3: Surat Izin Observasi dan Wawancara
Lampiran 4: Surat Balasan Izin Observasi dan Wawancara
Lampiran 5: Ruang Penyimpanan dan Fasilitas penyimpanan Arsip Dinamis
Unit Kearsipan
Lampiran 6: Pedoman Wawancara Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok
Pedoman Wawancara Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Depok
A. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif
1. Penciptaan Arsip Dinamis Aktif
a. Arsip apa saja yang tercipta di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota
Depok?
b. Surat Masuk
1) Adakah pedoman dalam penerimaan surat masuk dan surat keluar?
2) Bagaimana prosedur penerimaan surat masuk di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Depok?
c. Surat Keluar
1) Bagaimana prosedur surat keluar di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Depok?
d. Bagaimana sistem klasifikasi arsip dinamis aktif di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Depok?
2. Penggunaan Arsip Dinamis Aktif
a. Peminjaman Arsip Dinamis Aktif
1) Siapa sajakah yang bisa meminjam arsip dinamis aktif?
2) Bagaimana prosedur peminjaman arsip dinamis aktif?
b. Penemuan Kembali Arsip Dinamis Aktif
1) Bagaimana sistem dan proses penemuan kembali arsip dinamis aktif?
c. Azas apa yang digunakan dalam menyimpan arsip dinamis aktif di Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok?
d. Sarana dan Prasarana Arsip Dinamis Aktif
1) Sarana dan prasarana apa saja yang digunakan untuk menyimpan
arsip dinamis aktif?
2) Apakah sarana dan prasarana yang digunakan untuk menyimpan arsip
dinamis aktif sudah sesuai standar ketentuan ruang penyimpanan?
3. Pemeliharaan Arsip Dinamis Aktif
a. Bagaimana pelaksanaan pemeliharaan arsip dinamis aktif?
b. Adakah pedoman tentang pemeliharaan arsip dinamis aktif?
4. Penyusutan Arsip Dinamis Aktif
a. Bagaimana penilaian arsip dinamis aktif?
b. Apakah dalam penyusutan arsip dinamis aktif dibuatkan jadwal retensi
arsip dinamis aktif?
c. Berapa lama jangka waktu arsip dinamis aktif disimpan?
d. Bagaimana proses pemindahan arsip dinamis aktif menjadi inaktif?
e. Adakah pedoman dalam proses pemindahan arsip dinamis aktif menjadi
inaktif?
f. Selama ini apakah Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok pernah
melaksanakan penyusutan arsip dinamis aktif yang disimpan? Seperti
apakah proses penyusutan tersebut?
g. Apakah ada pedoman mengenai penyusutan arsip dinamis aktif? Seperti
apakah pedoman tersebut?
B. Kendala dan Upaya dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif?
1. Apa saja kendala yang dihadapi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota
Depok dalam pengelolaan arsip dinamis aktif?
2. Apakah terjadi kendala dalam proses penemuan kembali arsip?
3. Usaha apa saja yang sudah dilakukan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kota Depok dalam mengatasi kendala-kendala dalam pengelolaan arsip
dinamis aktif?
4. Apakah selama ini Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok sudah
pernah dilakukan sosialisasi mengenai pentingnya pengelolaan arsip?
Lampiran 7: Hasil Wawancara
Hasil Wawancara Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Depok
Nama : Afidhah Siti Kurnia, Amd
Jabatan : Arsiparis Sekretariat
Pangkat Golongan : Pengatur 2D
A. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif
1. Penciptaan Arsip Dinamis Aktif
a. Arsip apa saja yang tercipta di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota
Depok?
Surat masuk surat keluar yang tercipta, dari perangkat daerah maupun
dari lembaga atau kementerian di luar, arsip yang teripta pertama itu
dari masing2 pegawai, terus dari rekaman kegiatan-kegiatan yang
tercipta disini, dari unit2 pengolah, dan unit kearsipan, kalau dia
menciptakan surat nah itu arsip-arsip apa saja yang tercipta di
Diskarpus Depok.
b. Surat Masuk
1) Adakah pedoman dalam penerimaan surat masuk dan surat keluar?
Pedoman surat masuk surat keluar kita ada, yaitu SOP tentang surat
masuk dan surat keluar, nanti saya cariin SOP nya.
2) Bagaimana prosedur penerimaan surat masuk di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Depok?
Pertama itu surat masuk saya yang menerima, terus saya catet ke
buku surat masuk, saya kasih form disposisi terus saya kasih ke
kepala dinas. Kemudian kepala dinas baca tuh suratnya, setelah itu
surat didisposisikan lagi dan diserahkan ke saya lagi untuk
diserahkan ke sekretaris dinas, sekdis baca suratnya kemudian
didisposisikan dan diserahkan kembali ke saya untuk didistribusikan.
Kemudian surat yang berkaitan dengan undangan dijadwalkan kalo
yang gak berkaitan saya serahkan ke unit bidang. Terus terakhir itu,
arsip yang berkaitan dengan undangan saya duplikasi lalu saya
arsipkan. Jadi gitu prosedur surat masuk disini.
c. Surat Keluar
1) Bagaimana prosedur surat keluar di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Depok?
Kalo surat keluar ini prosedurnya lebih panjang dibanding surat
masuk, saya yang ngetik konsep surat yang dibuat sama kepala
bidang, kepala bidang dapet perintah dari kepala dinas untuk bikin
konsep surat keluar. Abis saya selesai ngetik, surat saya serahin ke
kepala seksi untuk di koreksi, kalo gak ada yang salah surat diserahin
ke kabid untuk diperiksa juga, terus setelah itu kalo tidak ada
kesalahan diserahin ke sekdis untuk di cek lagi, terakhir diserahin ke
kadis atau kepala dinas, kalo kadis setuju, ditandatanganin suratnya.
Nah terus surat dikasih ke saya lagi buat di register ke agenda buku
surat keluar, disitu saya kasih nomor surat, tanggal surat, sama saya
stempel surat keluar, udah selesai semua prosesnya, terus saya
distribusiin, kemudian saya arsipkan deh.
d. Bagaimana sistem klasifikasi arsip dinamis aktif di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Depok?
Saya susun menggunakan kode klasifikasi, ngikutin sistem DDC
Permendagri.
2. Penggunaan Arsip Dinamis Aktif
a. Peminjaman Arsip Dinamis Aktif
1) Siapa sajakah yang bisa meminjam arsip dinamis aktif?
Karena ini arsip aktif, yang minjem cuma internal pegawai Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok
2) Bagaimana prosedur peminjaman arsip dinamis aktif?
Prosedurnya belum ada, cuma minjem-minjem, misalnya Bu Afi saya
mau liat dong surat nomer sekian, gitu aja sih. Prosedur tertulisnya
belum ada
b. Penemuan Kembali Arsip Dinamis Aktif
1) Bagaimana sistem dan proses penemuan kembali arsip dinamis aktif?
Saya melakukan proses penemuan kembali biasanya arsip apa yang
diminta lalu saya carikan, dengan alat bantu buku agenda surat di
klasifikasi nomor berapa. Waktu pencariannya kalau sudah terolah
cepet sih, engga nyampe lima menit.
c. Azas apa yang digunakan dalam menyimpan arsip dinamis aktif di Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok?
Kalau di unit pengolah sentralisasi, jadi penomoran, surat masuk surat
keluar, harus dari sekretariat, walaupun kita bidang terpisah gedungnya.
d. Sarana dan Prasarana Arsip Dinamis Aktif
1) Sarana dan prasarana saja yang digunakan untuk menyimpan arsip
dinamis aktif?
Filling cabinet, map gantung, sekat pembatas, dan folder
2) Apakah sarana dan prasarana yang digunakan untuk menyimpan arsip
dinamis aktif sudah sesuai standar ketentuan ruang penyimpanan?
Kurang lebih 70% lah, karena kan apa yang saya gunakan juga
masih banyak kekurangan, karena keterbatasan dari sarana dan
prasarana, kalau ruang penyimpanan kita sudah pakai AC, kurang
lebih 70% juga kalo ruang penyimpanan.
3. Pemeliharaan Arsip Dinamis Aktif
a. Bagaimana pelaksanaan pemeliharaan arsip dinamis aktif?
Belum pernah dilaksanakan, karena belum ada anggarannya. Dan
biasanya sebagian besar itu arsip dinamis aktif yang menjadi inaktif
akan dimusnahkan, kecuali akan dijadikan arsip permanen, kalo
permanen baru dilakukan pemeliharaan yang bener-bener kaya misalnya
menjaga suhu ruang, diletakannya juga lebih baik dari arsip inaktif
b. Adakah pedoman tentang pemeliharaan arsip dinamis aktif?
Tidak ada karena belum pernah `melakukan pemeliharaan
4. Penyusutan Arsip Dinamis Aktif
a. Bagaimana penilaian arsip dinamis aktif?
Kalau aktif saya cukup pakai ini aja, jadwal retensi ini. Jadi kan disini
sudah ada jelas misalkan 2 tahun inaktif, udah gitu aja.
b. Berapa lama jangka waktu arsip dinamis aktif disimpan?
Disesuaikan dengan Jadwal retensi arsip yang ada di Perwal no 64
tahun 2017
c. Bagaimana proses pemindahan arsip dinamis aktif menjadi inaktif?
Prosesnya itu arsip aktif kan ada di unit pengolah, setelah mengalami
JRA, nah kan arsip udah ada daftar arsip, nanti kelihatan dari daftar
arsip, oh ini sudah berapa tahun nih baru menjadi inaktif, dipindahkan
ke unit kearsipan atau sekretariat, lalu dibuat lagi namanya daftar arsip
inaktif.
d. Adakah pedoman dalam proses pemindahan arsip dinamis aktif menjadi
inaktif?
Saya mengikuti Perka ANRI
e. Selama ini apakah Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok pernah
melaksanakan penyusutan arsip dinamis aktif yang disimpan? Seperti
apakah proses penyusutan tersebut?
Baru pertama kali dan sedang dalam proses penilaian, dan rencananya
akan dilakukan dengan cara dicacah
f. Apakah ada pedoman mengenai penyusutan arsip dinamis aktif? Seperti
apakah pedoman tersebut?
Ada, Perwal no 64 tahun 2017
B. Kendala dan Upaya dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif?
1. Apa saja kendala yang dihadapi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota
Depok dalam pengelolaan arsip dinamis aktif?
Kendalanya itu karena saya sendirian, sementara pekerjaan yang tercipta itu
cukup banyak. Jadi tuh, memang secara idealnya itu saya itu kan seorang
arsiparis yang mengelola arsip, tapi kan di kehidupan sehari-harinya saya
itu engga hanya menerima tugas mengelola arsip, jadi pimpinan juga
misalnya meminta bantuan saya sebagai operator perencanaan, membuat
dokumen-dokumen perencanaan lah intinya itu. Jadi keterbatasan SDM dan
double job itu, jadi menurut saya pribadi saya tuh engga maksimal.
2. Apakah terjadi kendala dalam proses penemuan kembali arsip?
Iya karena tidak semua arsip yang tercipta dapat diolah dengan maksimal
dikarenakan minimnya petugas kearsipan yang memahami pengelolaan arsip
dengan baik.
3. Usaha apa saja yang sudah dilakukan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kota Depok dalam mengatasi kendala-kendala dalam pengelolaan arsip
dinamis aktif?
Melakukan perencanaan penganggaran untuk kegiatan pengadaan sarana
dan prasarana kearsipan.
4. Apakah selama ini Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok sudah
pernah dilakukan sosialisasi mengenai pentingnya pengelolaan arsip?
Sudah ada di bidang pembinaan, layanan, dan pemanfaatan jasa kearsipan
Hasil Wawancara Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Depok
Nama : Rizki Anggun, Amd
Jabatan : Arsiparis Unit Pengolah
Pangkat Golongan : Pengatur 2C
A. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif
1. Penciptaan Arsip Dinamis Aktif
b. Arsip apa saja yang tercipta di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota
Depok?
Arsip dinamis yang tercipta kalo dari bidang-bidang biasanya arsip yang
keluar untuk didistribusikan ke opd, biasanya kalo bidang itu kan berarti
kegiatan-kegiatan, misalnya kalo di kami itu ada kegiatan arsip keliling,
kita kan berarti mengirimkan surat undangan ke sekolah-sekolah, arsip
aktif kan itu, terus ada namanya pengelolaan arsip baku, itu merupakan
kegiatan penataan arsip, biasanya kita sounding mengenai jadwal-
jadwal melakukan penataan beserta tim untuk melakukan penataan
disana, itu arsip aktif seperti itu yang tercipta.
c. Surat Masuk
1) Adakah pedoman dalam penerimaan surat masuk dan surat keluar?
Untuk pedoman kita hanya ada di unit kearsipan, yaitu adanya hanya
di bu afidhah, karena di kami sistem sentralisasi, jadi kalo ada surat
keluar walaupun bidang yang buat tetap harus ke unit kearsipan dulu
dan SOP nya di unit kearsipan.
2) Bagaimana prosedur penerimaan surat masuk di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Depok?
Ya yang saya bilang tadi, prosedur surat masuk dan keluar harus
melalui unit kearsipan dulu, karena kan sistemnya sentralisasi.
d. Surat Keluar
1) Bagaimana prosedur surat keluar di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Depok?
Surat keluar juga sama mas, prosedurnya melalui unit kearsipan
dulu.
e. Bagaimana sistem klasifikasi arsip dinamis aktif di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Depok?
Disini menggunakan sistem memberkas berdasarkan nama kegiatan, jadi
nanti kita bukan mencari kurun waktu di filling cabinet, tapi nama
kegiatan, misalnya rakor mengenai apa ke ANRI, jadi kegiatannya yang
kita cari gitu, itu pemberkasan berdasarkan kegiatan.
2. Penggunaan Arsip Dinamis Aktif
a. Peminjaman Arsip Dinamis Aktif
1) Siapa sajakah yang bisa meminjam arsip dinamis aktif?
Untuk di bidang belum ada sih yang meminjam, karena biasanya
arsip itu langsung ke bu kabid.
2) Bagaimana prosedur peminjaman arsip dinamis aktif?
karena belum ada yang meminjam, dan biasanya arsip itu langsung
ke bu kabid, jadi kita engga ada prosedur khusus.
b. Penemuan Kembali Arsip Dinamis Aktif
1) Bagaimana sistem dan proses penemuan kembali arsip dinamis aktif?
Ya sebenarnya, karena kita engga ada buku induk disetiap bidang, ya
contohnya ketika kaya tadi, saya diminta mencarikan arsip di meja
kabid, berarti kan emang karena tidak tersimpan di buku induk
bidang kita, ditaruhnya di meja kabid, ya berarti kan itu kita
pencariannya agak susah kan.
c. Azas apa yang digunakan dalam menyimpan arsip dinamis aktif di Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok?
Kalau di unit pengolah sentralisasi, jadi penomoran, surat masuk surat
keluar, harus dari sekretariat, walaupun kita bidang terpisah gedungnya.
d. Sarana dan Prasarana Arsip Dinamis Aktif
1) Sarana dan Prasarana apa saja yang digunakan untuk menyimpan
arsip dinamis aktif?
Paling baru map gantung sama filling cabinet.
2) Apakah sarana dan prasarana yang digunakan untuk menyimpan arsip
dinamis aktif sudah sesuai standar ketentuan ruang penyimpanan?
Sebenarnya kalo di unit pengolah itu harusnya ada 1 ruangan,
minimal ada filling cabinet, kalau kami engga ada, disimpannya
hanya di ruang kabid, jadi bukan 1 ruangan.
3. Pemeliharaan Arsip Dinamis Aktif
a. Bagaimana pelaksanaan pemeliharaan arsip dinamis aktif?
Sampai saat ini sih paling kita fogging doang sih ruangannya satu bulan
sekali, karena kan arsipnya masih baru-baru, jadinya ya hanya kita
fogging aja.
b. Adakah pedoman tentang pemeliharaan arsip dinamis aktif?
Belum ada, kita juga belum ada sop nya sih mengenai pemeliharaan
arsip dinamis aktif itu.
4. Penyusutan Arsip Dinamis Aktif
a. Bagaimana penilaian arsip dinamis aktif?
Kita tahap penilaian itu kan ada JRA nya, misalnya aktifnya 1 tahun,
inaktifnya 2 tahun atau 5 tahun.
b. Berapa lama jangka waktu arsip dinamis aktif disimpan?
Kalo berapa lama arsip aktif disimpan, kita gunakan itu juga, jadwal
retensi arsip itu.
c. Bagaimana proses pemindahan arsip dinamis aktif menjadi inaktif?
Harusnya kan dari bidang menyerahkan ke sekretariat, tapi sejauh ini
sekretariat kalau memberikan arsip itu bentuknya kopian, aslinya sudah
di sekretariat, jadi kita engga ada proses pemindahan.
d. Adakah pedoman dalam proses pemindahan arsip dinamis aktif menjadi
inaktif?
Belum ada pedomannya, tapi kita mengacunya ke peraturan ANRI
e. Selama ini apakah Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok pernah
melaksanakan penyusutan arsip dinamis aktif yang disimpan? Seperti
apakah proses penyusutan tersebut?
Nah, penyusutan arsip itu baru di tahun 2018 ini, kebetulan yang saya
bilang tadi kegiatan penataan arsip secara baku itu adalah arsiparis
membantu menata arsip di opd. Setelah kita tata arsip aktifnya, kita
melakukan penyusutan. Seharusnya kan normatifnya, opd yang
bersangkutan yang melakukan penyusutan, baru apabila arsip tersebut
bernilai guna statis, baru diberikan ke kita, sebagai lembaga kearsipan
daerah. Tapi karena setiap opd belum punya wawasan tentang arsip, kita
bantu melakukan penyusutan, jadi kegiatannya di kita, arsipnya dari
arsip opd, tahun ini dua dinas kita lakukan penyusutan, arsip-arsip tahun
2016-2017, dan sekarang baru tahap penilaian manggil orang ANRI.
Dengan cara apa penyusutannya, rencananya akan kita cacah sih.
f. Apakah ada pedoman mengenai penyusutan arsip dinamis aktif? Seperti
apakah pedoman tersebut?
Pedomannya sudah ada tapi belum di perwalkan, pedomannya dibuat
sendiri kerjasama dengan ANRI, kalau tahun ini baru memperwalkan
jadwal retensi arsip, nah Insya Allah per Januari kita mau
memperwalkan pedoman penyusutan dan akuisisi arsip.
B. Kendala dan Upaya dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif?
1. Apa saja kendala yang dihadapi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota
Depok dalam pengelolaan arsip dinamis aktif?
Banyak sih sebenarnya, SDM, karena SDM kaya bu afi itu kan sebenarnya
arsiparis, tapi beliau juga di bagian perencanaan, jadi kaya double job gitu,
jadinya karena arsip itu dipandang sebelah mata ya, jadi berfikirnya, eh iya
kerjakan kerjaan yang perencanaan dulu nih, karena perencanaan kan pasti
diminta dan harus ditindak lanjuti jadi arsipnya mungkin keteter, harusnya
dia setiap 3 bulan sekali melakukan penataan ditaruh di filling cabinet,
memberkaskan arsip, membuat daftar arsip, ini sampai 1 tahun biasanya
belum di tata, belum disimpan, ketika kita mencari, ya baru kita ngambilnya
dari map doang, karena belum ditata di filling cabinet, itu dari sisi SDM.
terus dari sisi sarana dan prasarana, kalau di sekretariat, mungkin sudah
punya ruang rekod center, tapi di bidang-bidang ini tidak ada, gitu. Sarana
dan prasarana lainnya adalah filling cabinet ga ada kalau di bidang-bidang,
kalau di sekretariat kan ada, terus map gantung. Kemudian biasanya kalau
kita melakukan penataan di opd-opd lain, kita bawa sendiri, box dari sini,
amplop dari sini, atk dari sini, jadi kita melakukan penataan dan juga bawa
alat-alatnya, karena dari opd-opd tidak menyediakan hal-hal tersebut, jadi
hambatannya, dari SDM, sarana dan prasarana, dan ruangan
2. Apakah terjadi kendala dalam proses penemuan kembali arsip?
Ya terjadi karena kan tidak tersimpan rapih ya, udah kaya gitu engga
dimasukin ke dalam buku induk, jadi nomer urutnya pun engga bakal
ketauan, tapi kalau hilang sih engga pasti tersimpan, tapi tidak tertata rapih
gitu, tidak sesuai dengan prosedur kearsipan.
3. Usaha apa saja yang sudah dilakukan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kota Depok dalam mengatasi kendala-kendala dalam pengelolaan arsip
dinamis aktif?
Kita udah bersurat, surat keputusan sekretaris daerah kota depok, himbauan
surat edaran ke opd-opd, kalau setiap opd itu harus menyiapkan sarana
prasarana kearsipan, minimal ruang arsip ukuran 5x5, filling cabinet, dan
map gantung untuk arsip aktifnya. Sarana prasarana seperti box, amplop
coklat, untuk opd yang menjadi target penataan di dinas kearsipan dan
perpustakaan kota depok.
4. Apakah selama ini Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok sudah
pernah dilakukan sosialisasi mengenai pentingnya pengelolaan arsip?
Sering sih, itu kan di bidang pembinaan, itu namanya bimtek, minggu lalu
kita abis melakukan bimtek selama 3 hari, itu kita sosialisasi pentingnya
pengelolaan arsip.
BIODATA PENULIS
Jody Oktovianda Tarigan. Lahir di Kota Bogor, pada tanggal 14
Oktober 1996. Penulis merupakan anak kedua dari tiga bersaudara.
Ayah penulis bernama Daniel Tarigan dan Ibu bernama Ani Santi.
Kakak laki-laki bernama Tommy Kusuma Wijaya dan adik laki-
laki bernama Yulio Febrian Tarigan. Riwayat Pendidikan penulis
dimulai dari TK Fatahillah (2001-2002), SDN Cisalak 02 (2002-
2008), SMPN 257 Jakarta (2008-2011), dan SMAN 106 Jakarta (2011-2014).
Kemudian, pada tahun 2014 penulis melanjutkan Pendidikan S1 di Universitas Islam
Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta dengan mengambil Program Studi Ilmu
Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora dan menulis skripsi yang berjudul
Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok.
Semasa kuliah penulis pernah mengikuti beberapa kegiatan yang diadakan oleh Prodi
Ilmu Perpustakaan. Kemudian penulis pernah melakukan PKL selama satu bulan di
Badan Pembinaan Hukum Nasional. Selanjutnya penulis telah melakukan
pengabdian kepada masyarakat Bersama teman-teman kelompok KKN SEPAKAT
87 di Kelurahan Muncul, Tangerang Selatan selama satu bulan.