PENGURUSAN KEWANGAN PUSAT PRASEKOLAH

PENGURUSAN KEWANGAN PUSAT PRASEKOLAHDISEDIAKAN OLEH:CHUNG CHOI UNGHO JIA KIMPHILIP WONG KEE HIENGPEMEROLEHAN KEWANGANSUMBER KEWANGAN BOLEH DIPEROLEH MELALUI:(i)sumbangan dari ibu bapa, atau orang perseorangan(ii)pemberian grant per-kapita oleh kerajaan,(iii)bantuan makanan(iv)pinjaman(v)pertubuhan bukan kerajaan(vi)badan kebajikan(vii)yuran(viii)dana

PEMBERIAN GRANT PER-KAPITA OLEH KERAJAANPemberian dan Bantuan ,pemberian bermaksud wang atau barangan yang diperuntuk dan diagihkan kepada sekolah untuk menampung keperluan pembelajaran dan pengajaran misalnya Bantuan Per Kapita. Pemberian juga termasuklah wang atau barangan yang diperuntuk dan diagihkan kepada sekolah untuk menampung pembekalan makanan bermasak atau bahan makanan mentah kepada murid prasekolah iaitu Pemberian Bantuan Makanan Pelajar.Pemberian Bantuan Per Kapita ( Per Capita Grant - PCG )Peruntukan ini hendaklah dibelanjakan pada tahun semasa dan tidak melebihi 10% daripada jumlah asal PCG yang diterima dalam tahun berkenaan yang dibenarkan dibawa ke tahun hadapan. Peruntukan ini hendaklah diakaunkan ke dalam Buku Tunai Kumpulan Wang Kerajaan

MENGAWAL DAN MEMBELANJAKAN KEWANGANPERANCANGANMenyediakan perancangan perbelanjaan tahunan untuk pihak pentadbiran.Ia biasanya disediakan sebelum bermula persekolahan. Perancangan ini termasuklah perancangan membeli keperluan makan dan minum. Setiap perancangan ini akan disemak oleh pihak pentadbir.Guru juga bertangungjawab merancang keperluan peralatan perabot yang bersesuaian dengan kanak-kanak , bahan pembelajaran yang serta kadar insuran yang akan diambil.Contoh penyediaan peralatan yang digunakan pada permainan luar dan peralatan dalaman adalah disarankan seperti berikut:

CLICK HEREMERANCANG KEWANGAN PRASEKOLAHSEBELUM PENUBUHANSEMASA BEROPERASISebelum memulakan operasiRancang belanjawan untuk 3 - 5 tahun (jangka panjang)Perbelanjaan harta modal (baik pulih, susut nilai)Untung rugi - ringkasan segala pendapatan dan perbelanjaanPulang modal (break even) - bilangan murid yang perlu untuk mendapatkan keuntunganROI (return on investment) - jumlah yang perlu untuk menyeimbangkan kos pelaburan7Mengira titik pulang modalKira % kos berubah setahun : kos berubah (kb) / pendapatan. Cth : RM60000 / 100000 X 100 = 60%Katakan kos tetap = RM70,000Titik pulang modal = kos tetap 1 - kbCth : 70,000 / 1-0.6 = RM175,000Katakan yuran = RM250/bulan (RM3000/thn)175,000 / 3000 = 58.33 (pusat prasekolah memerlukan purata 59 murid untuk pulang modal)

8Semasa operasiPendapatan - bayaran pendaftaran, yuran bulanan, yuran tambahan, bayaran tambang kenderaanPerbelanjaan tetap - sewa, faedah bank, utiliti (api/air), insurans, cukai, kos pemasaranPerbelanjaan berubah - gaji, latihan staf, faedah pekerja (uniform/perubatan/jamuan/lawatan/hadiah), EPF, SOCSO, peralatan pendidikan dan pejabat, baik pulih dan pembersihan, kos makanan murid9Rekod kewanganBuku stok bahan basah Buku stok bahan keringRekod pembelian harta modalRekod pembelian peralatan dan bahan bantu mengajarRekod pembelian dan penggunaan peralatan pejabatRekod kos baik pulihRekod perolehan peruntukan/wang tambahan/derma/sumbangan10Tanda-tanda kewangan yang tidak sihatHutang tidak berbayarYuran murid tidak berbayarPendaftaran murid kecilBil tidak dapat dibayar pada waktunyaPeruntukan kewangan lambat 11Faktor yang mempengaruhi perbelanjaanBilangan murid (sepenuh hari/separuh hari/umur)Nisbah guru : muridLatihan stafLokasi dan jenis bangunan Peralatan sedia ada atau sedia dipunyaiJenis program/kurikulum (pagi/petang/tambahan/transit)12Guna merancang belanjawanBagaimana membelanjakan kewangan pada tahun akan datangBerapa banyak kutipan yang sepatutnya ada Panduan pelaksanaan aktiviti sepanjang tahun13Meningkatkan keupayaan kewangan Perancangan kreatif - jualan amal/jualan barangan terpakai/ jualan karya kreatif murid, hari kantin, seminar keibubapaan, makan malamPemasaranPerancangan kewangan tahunanDerma & sumbangan

14PENYEDIAAN BUKU STOK PEMBELIAN DAN PENERIMAAN

Penyediaan buku stok pembelian dan penerimaanDalam pengurusan pusat prasekolah, adalah menjadi keperluan untuk menyediakan buku stok bagi pembelian atau penerimaan iaitu buku inventori alatan yang diterima dan menyediakan buku stok bahan basah dan kering

InventoriDEFINISI: barang-barang yang disimpan untuk kegunaan masa depan sama ada untuk dijual atau diproses. Barang-barang ini mungkin terdiri daripada berbagai bentuk, seperti bahan mentah, barang-barang separuh siap (dalam proses pembuatan) atau barang-barang yang telah siap. Barang-barang keperluan pejabat, alat kelengkapan dan tenaga manusia yang diambil khas untuk menampung keperluan sesuatu projek masa depan juga dianggap satu inventori. Pengurusan Inventori PeralatanTerdapat dua perkara utama dalam pengurusan inventori iaitu bilangan unit yang perlu dipesan dalam setiap pesanan dan bila pesanan harus dibuat. Objektif utama dalam membuat kedua-dua keputusan ini supaya jumlah kos pengurusan inventori yang dibincangkan adalah minimum. Kos memberi kesan yang berlainan. Misalnya kos menyimpan inventori dapat dikurangkan jika bilangan unit yang dipesan kecil dan dengan itu bilangan unit yang disimpan juga kecil. Tetapi untuk memenuhi permintaan, jika pesanan adalah kecil, pesanan perlulah dibuat lebih kerap.Contoh inventori ialah Peralatan dan kelengkapan pejabat (alat pengira, kipas angin, dsbnya).Perabot, permaidani, langsir,

Merancang keperluan

1. Menentukan keperluan2. Mengkaji penggunaan3. Membuat anggaran penggunaan

Perolehan / Pembelian

Tujuan untuk mendapatkan nilai yang terbaik.1. Pembelian yang paling menguntungkan.2. Pastikan peruntukan mencukupi.3. Kuasa pembelian diperolehi.4. Spesifikasi barang ditentukan.5. Nasihat teknikal diperolehi.6. Dasar dan pertaturan pembelian dipatuhi.

Penyimpanan

Tujuan untuk mengelakkan daripada kehilangan, kekurangan, kerosakan, keusangan dan kelusuhan.1. Simpan di tempat yang sesuai dengan jenis barang.2. Memberi perhatian kepada cara susunan barang-barang.3. Pastikan keselamatan barang-barang.4. Sediakan tanda-tanda amaran.

Penyelenggaraan

Tujuan untuk melanjutkan usia penggunaan barang dan sentiasa di peringkat yang efisyen dan untuk menentukan keselamatan pengguna.

Jenis-jenis penyelenggaraan:

1. Penyelenggaraan dirancang.2. Penyelenggaraan tidak dirancang.

Pemindahan / Pengeluaran

Tujuan: Bagi mempastikan bahawa kesemua pemindahan atau pengeluaran dibuat dengan kebenaran.1. Pemindahan/pengeluaran barang dibuat dengan kebenaran bertulis.2. Pastikan barang yang dipindah sampai ke destinasinya.3. Dapatkan perakuan terima pemindahan.4. Pengeluaran biarlah dalam kuantiti yang munasabah.

PENGGUNAANTujuan: Bagi mempastikan harta Kerajaan digunakan dengan berkesan untuk mencapai objektif tertentu.1. Penggunaan mengikut keperluan barang-barang.2. Penggunaan mengikut cara yang ditetapkan.3. Penggunaan adalah di bawah kawalan/penyeliaan.4. Penggunaan hendaklah dibuat secara berhati-hati.

MEREKODTujuan: Kawalan secara dokumen supaya dapat mengesan dan mengakaun semua harta yang dimiliki.1. Pastikan semua harta kerajaan direkod dengan kemaskini. (rujuk pekeliling perbendaharaan 2/19912. Wujudkan sistem maklumat yang kemaskini dan berkesan bagi memudahkan pihak pengurusan mencapai penggunaan yang optima serta pengurusan harta yang cekap.3. Pastikan semua harta kerajaan mempunyai label hak milik kerajaan dan nombor kod.

Jenis daftar rekod

Daftar harta modal - kew 312, 312aDaftar inventori - kew 313Daftar stok dan bekalan pejabat -kew 314Daftar pergerakan harta modal kew 315

Pemeriksaan / Verifikasi

Tujuan : Kawalan secara fizikal supaya dapat mempastikan barang-barang masih ada dalam keadaan yang baik.1. Verifikasi/pemeriksaan perlu diadakan mengikut lat masa yang ditentukan.2. Pemeriksa/pemverifikasi stok perlu dilantik secara bertulis.3. Pemeriksaan dibuat secara sistematik.4. Sediakan laporan-laporan yang tertentu

PELUPUSANTujuan: Bagi membatalkan atau mengeluarkan rekod barang-barang daripada daftar.1. Membolehkan jabatan membeli atau mendapatkan barang baru.2. Menjimatkan ruang simpanan.3. Mengelakkan susut nilai yang berterusan.4. Mengelakkan kemungkinan barang disalahgunakan.5. Mengelakkan risiko kehilangan.

KEHILANGANTujuan: Mempastikan bahawa segala kes kehilangan harta kerajaan disiasat, dilapor dan tindakan sewajarnya diambil.1.Semua kehilangan perlu dilaporkan.2.Kehilangan jenayah memerlukan laporan polis serta laporan awal3.Siasatan jabatan/kementerian perlu diadakan.4. Laporan akhir.5. Dapatkan ganti jika kehilangan wang.6. Hapus kira jika kehilangan barang/ wang.

Buku Stok Bahan Basah dan KeringBuku stok pembelian bahan basah dan kering juga perlu direkodkan. Ia perlu dinyatakan dengan jelas tentang barangan yang diterima berserta kuantitinya. Buku stok ini juga perlu diperiksa oleh pentadbir bagi mengelakkan ketidakseragaman dengan perancangan pengurusan perbelanjaan. Pembantu guru juga bertangungjawab dalam menyempurnakan kelancaran pengurusan pusat prasekolah ini.TAMAT