Download - PENGURUSAN MESYUARAT
![Page 1: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013115/5571f3f749795947648ed40b/html5/thumbnails/1.jpg)
PENGURUSAN MESYUARAT
PENGURUSAN ASAS GERKO
![Page 2: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013115/5571f3f749795947648ed40b/html5/thumbnails/2.jpg)
1.PENGERTIAN MESYUARAT
• Mesyuarat adalah perbincangan formal di antara tiga individu atau lebih untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi.
• Mesyuarat berbeza mengikut keahlian, organisasi dan objektifnya.
![Page 3: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013115/5571f3f749795947648ed40b/html5/thumbnails/3.jpg)
TUJUAN MESYUARAT DIADAKAN
1. Penyampaian dan pertukaran maklumat2. Kerjasama projek, penyelarasan dan
komunikasi3. Penyelesaian konflik/mengatasi krisis4. Analisa halacara dan perancangan masa depan5. Memperbaiki kerja-kerja semasa6. Latihan dan pembangunan
![Page 4: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013115/5571f3f749795947648ed40b/html5/thumbnails/4.jpg)
JENIS-JENIS MESYUARATMESYUARAT BERSIRI
- Berkala dan ada kesinambungan- Melebehi sekali dalam tempoh tertentu- Ahli, mengikut jawatan/fungsi- Agenda, tersusun dan tetap
MESYUARAT KHAS- Ad-hoc- Sekali atau beberapa kali mengikut keperluan- Ahli, terdiri dari pelbagai kepakaran berkaitan- Agenda, ringkas tetapi mendalam/terperinci- Nama, menjelaskan tujuan/fungsi
![Page 5: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013115/5571f3f749795947648ed40b/html5/thumbnails/5.jpg)
Asas-asas Penting Pengurusan Mesyuarat Yang Berkualiti
• Ada objektif dan agenda yang jelas.• Bermula dan berakhir mengikut ketetapan masa. • Kemudahan fizikal yang selesa. • Notis pangilan mesyuarat. • Ahli-ahlinya mempunyai kepakaran. • Perbincangan secara positif. • Peranan pengerusi dan setiausaha berkesan • Minit mesyuaratnya tepat. • Ada tindakan susulan yang berkesan.
![Page 6: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013115/5571f3f749795947648ed40b/html5/thumbnails/6.jpg)
Tatasusila Mesyuarat.
• Jangan tiba lewat • Elakkan gangguan semasa Mesyuarat • Tidak meninggalkan bilik Mesyuarat • Elakkan duduk yang menunjukkan kurang minat • Mendengar secara aktif/penuh minat. • Cuba beri sumbangan secara berkesan. • Fokuskan kepada objektif Mesyuarat• Mencari perkara-perkara positif dan elakkan perkara
negatif.• Cuba menjadi ahli yang aktif
![Page 7: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013115/5571f3f749795947648ed40b/html5/thumbnails/7.jpg)
AGENDA MESYUARAT
i. Perutusan pengerusiii.Pengesahan minit mesyuarat yang laluiii.Perkara-perkara berbangkitiv.Senarai perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan (jika ada)v.Pembentangkan kertas-kertas kerja (jika ada)vi.Hal-hal lainvii.Penutup
![Page 8: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013115/5571f3f749795947648ed40b/html5/thumbnails/8.jpg)
TEMPAHAN BILIK MESYUARAT
•Nama mesyuarat•Nama Pengerusi•Nama Setiausaha•Tarikh, masa mula dan masa dijangka tamat•Bilangan ahli/anggota yang akan hadir•Peralatan/kemudahan yang diperlukan•Jenis minuman dan jamuan ringan yang diperlukan
![Page 9: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013115/5571f3f749795947648ed40b/html5/thumbnails/9.jpg)
PENYEDIAAN KERTAS KERJA
• •15 hari (hari kerja?) sebelum mesyuarat, semua kertas kerja diterima•Salinan kertas kerja yang diperlukan?•Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif (sekiranya kertas kerja melebihi 15 muka surat tidak termasuk lampiran)
![Page 10: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013115/5571f3f749795947648ed40b/html5/thumbnails/10.jpg)
JEMPUTAN MESYUARAT
• SEKURANG-KURANG 10 HARI (HARI BEKERJA?) SEBELUM MESYUARATNYATAKAN:• Nama mesyuarat• Tarikh dan tempat• Masa mula dan masa dijangka tamat• Agenda• Nama pengerusi
![Page 11: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013115/5571f3f749795947648ed40b/html5/thumbnails/11.jpg)
PERSEDIAAN BILIK MESYUARAT
• •Menentukan bilik berada dalam keadaan bersih, kemas dan teratur•Tempat duduk mencukupi•Lebel nama mengikut keperluan•Alat pembesar suara, PC/Projektor/LCD, disediakan•Kertas dan pensil disediakan
![Page 12: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013115/5571f3f749795947648ed40b/html5/thumbnails/12.jpg)
PERANAN DAN TUGAS PENGERUSIPeranan• Pengacara, penggerak, pemandu dan pengadil
Tugas• Merancang dan mempengerusikan mesyuarat. • Menentukan bagaimana, bila bermula dan berakhirnya
mesyuarat. • Menggalakkan perbincangan dan penyertaan • Menghormati pendapat dan pandangan ahli. • Menentukan sususnan agenda dipatuhi. • Menjaga disiplin mesyuarat • Mengawal perjalanan masa, berhenti pada masanya.
![Page 13: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013115/5571f3f749795947648ed40b/html5/thumbnails/13.jpg)
SEBELUM MESYUARAT • Datang awal bagi menyesuaikan diri dengan
suasana dan ahli-ahli Mesyuarat. • Mulakan Mesyuarat tepat pada masa yang
ditetapkan. • Wujudkan suasana selesa, ucapan aluan dan
memperkenalkan ahli-ahli jika perlu. • Maklumkan tujuan, objektif dan tempoh
mesyuarat. • Luluskan minit Mesyuarat yang lalu. • Jelaskan perkaa pentadbiran atau pengurusan
pada awal Mesyuarat.
![Page 14: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013115/5571f3f749795947648ed40b/html5/thumbnails/14.jpg)
PERBINCANGAN
• Mulakan perbincangan dengan mengemukakan sesuatu isu. • Menjemput pandangan mengenai isu/masalah. • Menjemput penjelasan isu dari ahli-ahli Mesyuarat. • Beri peluang sama-rata kepada ahli-ahli yang ingin bercakap. • Galakkan penyertaan semua ahli. • Dapatkan penjelasan dari perkara-perkara yang tidak jelas. • Menghalang perbincangan yang tidak berkaitan. • Mengawal waktu/pembahagian masa. Jika perlu
lambatkan/cepatkan tempoh Mesyuarat. • Mengawal masalah ahli Mesyuarat:
i. Ahli pendiam ii. Ahli banyak bercakap iii. Ahli bersikap negatif. iv. Kekalkan suasana harmonis dan elakkan perselisihan faham.
• Beri kesimpulan dari masa kesemasa, apa yang telah dibincangkan.
![Page 15: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013115/5571f3f749795947648ed40b/html5/thumbnails/15.jpg)
DI AKHIR MESYUARAT• Ulas kembali perkara yang telah dibincangkan. • Maklumkan keputusan yang telah
diambil/ditolak, diterima, diberi perhatian/ditunda.
• Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil • Tetapkan masa, tarikh dan tempat Mesyuarat
yang akan datang sekiranya perlu. • Tamatkan m yang akan datang sekiranya perlu. • Tamatkan Mesyuarat tepat pada masanya.
![Page 16: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013115/5571f3f749795947648ed40b/html5/thumbnails/16.jpg)
PERANAN DAN TUGAS SETIAUSAHA
• Bawa ke bilik Mesyuarat, minit Mesyuarat, (laporan-laporan, nota-nota /bahan rujukan –jika perlu).
• Datang awal ke tempat Mesyuarat – semak kemudahan/keperluan Mesyuarat.
• Sediakan senarai para hadirin. • Bantu pengerusi – ingatkan peraturan, masa dan agenda. • Catatkan nama peserta yang bercakap dan butir-butir
percakapanya. • Ambil nota-nota dengan jelas. • Sediakan minit Mesyuarat yang berkualiti – 7 hari. • Sampaikan keputusan dan arahan kepada mereka yang perlu
mengambil tindakan susulan – segera.
![Page 17: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013115/5571f3f749795947648ed40b/html5/thumbnails/17.jpg)
KEPIMPINAN DALAM MESYUARAT
• Personaliti yang dihormati • Ada kewibawaan – berbudi bahasa, bersopan
santun, pandai membuat teguran, melaksanakan peraturan Mesyuarat.
• Berpengetahuan – bijaksana dan membuat keputusan yang tepat.
• Berdisiplin terhadap masa dan peraturan. • Mesra – hubungan baik dengan semua ahli.
![Page 18: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013115/5571f3f749795947648ed40b/html5/thumbnails/18.jpg)
MESYUARAT BERKUALITI
• Bersiri - pendek (2 - 3 jam)• Ad-hoc - mengambil masa bersesuaian denganisu/perkara• Memberi banyak maklumat• Keputusan dibuat dengan persetujuan terbanyak• Keputusan dibuat dengan tegas• Setiap keputusan diambil tindakan segera
![Page 19: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022013115/5571f3f749795947648ed40b/html5/thumbnails/19.jpg)
THANK YOU