Download - Penulisan Surat Memo Dan Email
PENULISAN SURAT, MEMO PENULISAN SURAT, MEMO DAN EMAIL RASMIDAN EMAIL RASMI
04/21/23
1
zailan [email protected] hp 0192697004
OBJEKTIF OBJEKTIF
Mempertingkatkan kemahiran dan Mempertingkatkan kemahiran dan pengetahuan pesertapengetahuan peserta mengenai mengenai
kaedah-kaedah menulis surat, memo dan email kaedah-kaedah menulis surat, memo dan email yang berkualiti;yang berkualiti;
04/21/23
2
zailan [email protected] hp 0192697004
8.30 – 10.30 pagi 10.30 –
11.00 pagi
11.00 – 1.00 tgh 1.00 –
2.00 ptg
2.00 – 4.30 ptg
Pengenalan Kepada Konsep
PenulisanSurat , Memo dan
REHAT
Prinsip-prinsip dan penggunaan
bahasa dalam penulisan
REHAT
Teknik PenulisanSurat, Memo dan
Email Rasmi
04/21/23
3
zailan [email protected] hp 0192697004
PENGENALAN KEPADA KONSEP PENULISANSURAT, MEMO DAN
04/21/23
4
zailan [email protected] hp 0192697004
SURAT RASMISURAT RASMI
ALAT KOMUNIKASI BERTULIS YANG DITULIS OLEH JABATAN-JABATAN
KERAJAAN, BADAN-BADAN BERKANUN, SWASTA DAN INDIVIDU UNTUK BERHUBUNG SECARA RASMI DI
ANTARA SATU SAMA LAIN
04/21/23
5
zailan [email protected] hp 0192697004
ALAT KOMUNIKASI BERTULISBAHAN RUJUKANDUTA PERIBADI, JABATAN ATAU
NEGARA.IMEJBAHAN BUKTI YANG NYATA
04/21/23
6
zailan [email protected] hp 0192697004
FUNGSI SURAT RASMIFUNGSI SURAT RASMI
ALAT KOMUNIKASI BERTULIS DOKUMENTASI DUTA MEDIA YANG
MENGGAMBARKAN PENDIRIAN/ SIKAP SESUATU AGENSI TERHADAP ORANG RAMAI.
04/21/23
7
zailan [email protected] hp 0192697004
E-Mel
• Alat komunikasi bertulis elektronik untuk tujuan rasmi atau tidak rasmi
• Format penulisan berbeza dari surat dan memo
04/21/23
8
zailan [email protected] hp 0192697004
JENIS SURAT
SURAT RASMISURAT TIDAK RASMI
MEMOE-MEL
04/21/23
9
zailan [email protected] hp 0192697004
JENIS-JENIS SURAT RASMIJENIS-JENIS SURAT RASMI
SURAT-SURAT SURAT-SURAT PERSENDIRIANPERSENDIRIAN
SURAT-SURAT SURAT-SURAT FORMAL/RASMIFORMAL/RASMI
SURAT-SURAT PERNIAGAANSURAT-SURAT PERNIAGAAN SURAT PERMOHONANSURAT PERMOHONAN SURAT RAYUANSURAT RAYUAN SURAT BANTAHANSURAT BANTAHAN SURAT MAKLUMANSURAT MAKLUMAN 04/21/23
10
zailan [email protected] hp 0192697004
JENIS-JENIS SURAT JENIS-JENIS SURAT RASMIRASMI
SURAT ARAHAN SURAT ARAHAN SURAT UCAPAN TAHNIAH/TAKZIAH/SURAT UCAPAN TAHNIAH/TAKZIAH/ PENGHARGAAN PENGHARGAAN SURAT PERAKUANSURAT PERAKUAN SURAT JEMPUTANSURAT JEMPUTAN SURAT CADANGANSURAT CADANGAN SURAT PEKELILINGSURAT PEKELILING SURAT IRINGANSURAT IRINGAN
04/21/23
11
zailan [email protected] hp 0192697004
FORMAT YANG DIGUNAKAN
SURAT MEMO TELEGRAM TELEX/FAK KAD JEMPUTAN PEKELILING
04/21/23
12
zailan [email protected] hp 0192697004
MEMO
Alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara rasmi
04/21/23
13
zailan [email protected] hp 0192697004
1.0 Pengenalan1.0 Pengenalan
Memo merupakan singkatan perkataan “memorandum” (catatan atau peringatan).
Memo juga merupakan sejenis surat.
04/21/23
14
zailan [email protected] hp 0192697004
Ada tanggapan negatif tentang memo.
Apabila seseorang itu menerima memo, dianggap telah melakukan suatu kesalahan.
04/21/23
15
zailan [email protected] hp 0192697004
Memo juga berperanan seperti surat tetapi biasanya hanya digunakan untuk dalam jabatannya sendiri.
Misalnya:Hebahan atau panggilan mesyuarat
04/21/23
16
zailan [email protected] hp 0192697004
2.02.0 Bentuk MemoBentuk Memo
Tidak terikat dengan sesuatu bentuk yang tertentu seperti surat rasmi
Memo boleh ditulis dalam bentuk borang dan boleh juga dalam bentuk surat
04/21/23
17
zailan [email protected] hp 0192697004
Boleh dibahagikan kepada dua bentuk iaitu:
1. Bentuk borang; dan2. Bentuk terbuka
04/21/23
18
zailan [email protected] hp 0192697004
2.12.1 Memo Bentuk BorangMemo Bentuk Borang
Tajuk dan maklumat yang diperlukan telah dicatat dalam borang
Hanya perlu mengisi atau menandakan sahaja pada ruang yang telah disediakan
04/21/23
19
zailan [email protected] hp 0192697004
2.2 Memo Bentuk Terbuka
Bentuk ini sama seperti surat tetapi ada antara jabatan yang telah membuat reka bentuknya yang tersendiri.
04/21/23
20
zailan [email protected] hp 0192697004
PERKARA PENTING DALAM PENULISAN
SURAT
RANCANG SURAT YANG HENDAK DITULIS SUSUNAN KANDUNGAN SURAT JELAS ISI KANDUNGAN DAN ‘SUARA’ BAHASA GAYA TULISAN MAKSUD SURAT DIHADKAN DALAM SATU
SURAT
04/21/23
21
zailan [email protected] hp 0192697004
PERKARA PENTING PERKARA PENTING DALAM PENULISAN DALAM PENULISAN
SURATSURAT
EJAANTANDA BACAANREAKSI PENERIMAKESEDERHANAANALAMAT SAMPUL
DENGAN BETUL
04/21/23
22
zailan [email protected] hp 0192697004
PRINSIP-PRINSIPPRINSIP-PRINSIPPENULISAN SURATPENULISAN SURAT
04/21/23
23
zailan [email protected] hp 0192697004
PRINSIP PENULISAN SURAT
4C+P
Correct (betul)Clear (jelas)Comprehensive (lengkap)Concise (ringkas)Polite (bersopan)
04/21/23
24
zailan [email protected] hp 0192697004
1. CORRECT (BETUL)
FORMATEJAANKANDUNGAN = TUJUANTATABAHASALARAS BAHASA(penggunaan ganti nama dan gelaran)
04/21/23
25
zailan [email protected] hp 0192697004
2. CLEAR (JELAS)
PENGENALANISI KANDUNGANSASARANTUJUANSTRUKTURBAHASAMESEJ
04/21/23
26
zailan [email protected] hp 0192697004
2.1 Pengenalan
PENGIRIM (NAMA JABATAN, ALAMAT & PERHUBUNGAN)
RUJUKAN FAIL DAN TARIKHPENERIMA (JAWATAN, ALAMAT DAN
POSKOD)RUJUKAN HORMAT
04/21/23
27
zailan [email protected] hp 0192697004
2.2 Isi Surat
TAJUKKESELARASAN/KONSISTEN
RUJUKAN HORMATPENGENALANISI UTAMA/ISI SOKONGANHARAPAN (ANTISIPASI)
04/21/23
28
zailan [email protected] hp 0192697004
2.3 Akhir surat
PENGAKUAN KESETIAANTANDATANGANSLOGANSALINAN KEPADA (S.K.:) INITIAL
04/21/23
29
zailan [email protected] hp 0192697004
3. COMPREHENSIVE (LENGKAP)
SASARAN ALAMATDATAFAKTAMAKLUMAT LENGKAP
04/21/23
30
zailan [email protected] hp 0192697004
4. CONCISE (RINGKAS DAN PADAT)
KISS SURAT RASMI PERLU
DITULIS SEBERAPA RINGKAS,PADAT DAN RELATIF
TIDAK PERLU BAHASA BERBUNGA
04/21/23
31
zailan [email protected] hp 0192697004
Untuk memperlihatkan kesopanan dalam surat terciptalah laras bahasa surat rasmi, wacana, dan ungkapan tertentu dalam penulisan surat rasmi
04/21/23
32
zailan [email protected] hp 0192697004
LARAS BAHASALARAS BAHASA
PENGGUNAAN RUJUKAN GANTI NAMA ORANG PERTAMA, KEDUA DAN KETIGA.
PENGGUNAAN GANTI NAMA DALAM PENULISAN SURAT RASMI DAN TIDAK RASMI ADALAH BERBEZA
04/21/23
34
zailan [email protected] hp 0192697004
2. Penggunaan kata pemeriialah dan adalah
Unsur yang menjadi perangkai di antara subjek dengan frasa utama dalam predikat
04/21/23
35
zailan [email protected] hp 0192697004
Pemeri ADALAH digunakan apabila terdapat persamaan (ekuitif) antara subjek dan predikat
Contoh:Zakaria adalah budak baikSubjek/kata pameri
adalah/predikat
04/21/23
36
zailan [email protected] hp 0192697004
2.1 Pemeri ADALAH boleh hadir di hadapan sendi nama
Contoh:Hadiah itu adalah untuk
adiknya
04/21/23
37
zailan [email protected] hp 0192697004
2.2 Pemeri ADALAH boleh hadir di hadapan kata nafi dan kata adjektif secara serentak
Contoh:
Kenyataannya adalah tidak benar
04/21/23
38
zailan [email protected] hp 0192697004
2.3 Kata pemeri adalah tidak boleh digunakan bersama-sama dengan kata kerja
Contoh:1. Adalah
dimaklumkan….(salah) Tuan adalah
dimaklumkan…. (betul) 2. Adalah berjalan kaki ke
sekolah (?)
04/21/23
39
zailan [email protected] hp 0192697004
Contoh:Adalah saya dengan hormatnya….(X)Saya dengan hormatnya…..(/)
2.4 Kata pemeri ADALAH tidak boleh digunakan tanpa berfungsi sebagai perangkai di antara subjek dengan predikat
04/21/23
40
zailan [email protected] hp 0192697004
Mengapakah banyak bentuk pasif dalam surat
rasmi?
04/21/23
41
zailan [email protected] hp 0192697004
1. Ayat pasif menimbulkan suasana tak peribadian dan tak bersahaja
pelaku tidak disebut – memudahkan suasana tak peribadian,
terutamanya dalam suasana perintah.
contoh: Tuan diminta….(pasif)Saya meminta tuan…(aktif)
2. Objek berkenaan yang dipentingkan / diutamakan. Oleh itu objek dikedepankan.
04/21/23
42
zailan [email protected] hp 0192697004
KESILAPAN BAHASA DALAM SURAT MENYURAT
Adalah dengan hormatnya dimaklumkan bahawa …Dengan hormatnya dimaklukan bahawa ..
Sukacita dimaklumkan bahawa …Dengan sukacitanya dimaklumkan bahawa
04/21/23
43
zailan [email protected] hp 0192697004
Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk*Dengan hormatnya perkara di atas dirujuk
Berhubung perkara di atas, …Berhubung dengan pekara di atas …
04/21/23
44
zailan [email protected] hp 0192697004
Sehubungan itu, …Sehubungan dengan itu, ….
Kehadiran ke mesyuarat ini adalah diwajibkan.Kehadiran tuan dalam mesyuarat ini adalah wajib
Segala pertanyaan boleh dibuat melalui En.Saiful Haris di Unit Perancangan, tel 03-23948605 ext 492.Segala pertanyaan boleh diajukan kepada En. Saiful Haris di Unit Perancangan, tel. 03-23948605 ext 492
04/21/23
45
zailan [email protected] hp 0192697004
Senarai nama peserta-peserta adalah seperti berikut:Senarai nama peserta adalah seperti berikut:
Saya Yang Menurut Perintah, Saya yang menurut perintah,
04/21/23
46
zailan [email protected] hp 0192697004
Perhatian tuan ditarik kepada perkara tersebut.Saya mohon perhatian tuan terhadap
Di atas sebarang kesukaran yang timbul di pihak tuan adalah dikesalkanSebarang kesukaran yang timbul di pihak tuan amat dikesali
04/21/23
47
zailan [email protected] hp 0192697004
Sila majukan bersama ini satu salinan surat … Sila kemukakan bersama-sama dengan ini satu salinan surat …
Permohonan ini dipanjangkan ….Permohonan ini dikemukakan …
04/21/23
48
zailan [email protected] hp 0192697004
Pihak kami akan berterima kasih kepada pihak tuan … Pihak kami berbesar hati sekiranya pihak tuan …
Kesudian tuan menerima jemputan ini amatlah kami hargai dan kami mengucapkan terima kasih. Sekian, terima kasihKesudian tuan menerima jemputan in amatlah kami hargai dan kami mengucapkan terima kasih. Sekian.
04/21/23
49
zailan [email protected] hp 0192697004
Jika ada sebarang masalah, tuan diminta menggantikan dengan pegawai yang sesuai.
Jika tuan menghadapi sebarang masalah, harap kiranya mencari pengganti yang sesuai.
04/21/23
50
zailan [email protected] hp 0192697004
RUJUKAN KEHORMAT
Bahasa sapaan yang digunakan untuk merujuk kepada golongan yang mempunyai taraf sosial dalam masyarakat.
04/21/23
51
zailan [email protected] hp 0192697004
SAPAAN
Tanpa gelaran
Dengan gelaranRujukan kehormat
Tuan/Puan
Duli Yang Maha Mulia (DYMM) Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong
Duli yang Teramat Mulia (DYTM) Raja Muda Kedah, Perak dan Selangor
04/21/23
52
zailan [email protected] hp 0192697004
iii) Tuan Yang Terutama (TYT)Yang di-Pertua NegeriDutaPesuruhjaya Tinggi
iv) Yang Amat Berhormat (YAB)Perdana MenteriTimbalan Perdana MenteriKetua MenteriMenteri Besar
04/21/23
53
zailan [email protected] hp 0192697004
v) Yang Berhomat (YB)Menteri, Timbalan Menteri, Wakil Rakyat,
Yang di-Pertua Dewan Negara/Rakyat/Negeri
Ahli Dewan Negara/Rakyat/Undangan Negeri
Setiausaha Kerajaan NegeriPenasihat Undang-Undang Negeri
vi) Yang Amat Berbahagia (YABhg.) Isteri Yang di-Pertua Negeri/Isteri
Perdana Menteri/Isteri Timb. Perdana Menteri Tun dan Toh Puan
04/21/23
54
zailan [email protected] hp 0192697004
vii) Yang Berbahagia (YBhg.)Tan Sri/Puan SriDatuk Seri/Datuk/Dato’/Datuk
Paduka/Datin
viii) Yang Amat Arif (YAA) Ketua Hakim Negara Hakim Besar Malaya atau Borneo
ix) Yang Arif (YA)Hakim Mahkamah AgongHakim Mahkamah Tinggi
04/21/23
55
zailan [email protected] hp 0192697004
ALAMATKAN SURAT KEPADA KETUA PENGARAH ATAU KETUA SETIAUSAHA ATAU PENGARAH, ATAU PENGURUS BESAR.
SEKIRANYA HENDAK MERUJUK SURAT KEPADA PEGAWAI BAWAHAN HENDAKLAH DITULIS PERHATIAN PEGAWAI YANG DIMAKSUDKAN DENGAN MENULIS NAMANYA.
04/21/23
57
zailan [email protected] hp 0192697004
SEMUA SURAT KEPADA KETUA PENGARAH ATAU KETUA SETIAUSAHA ATAU PENGURUS BESAR BADAN BERKANUN YANG DATANG DARI ORGANISASI PENGIRIM HENDAKLAH DITANDATANGANI OLEH PENGURUS BESAR ATAU PEGAWAI KANAN.
PEGAWAI KUMPULAN LAIN YANG DIBERI KUASA DAN TANGGUNGJAWAB BOLEH MENANDATANGANI BAGI PIHAK JAWATAN TERTINGGI DIDALAM ORGANISASI TERSEBUT.
04/21/23
58
zailan [email protected] hp 0192697004
CARA-CARA MENULIS SURAT RASMI
Surat kepada jabatan kerajaan hendaklah dimulakan dengan menulis
”Saya diarah memaklumkan......"atau "Merujuk kepada perkara diatas adalah saya.. "
Diakhiri dengan
Saya yang menurut perintah, ......................... (Nama Pegawai yang dipertanggungjawab) b.p Jawatan Terkanan di Organasasi
04/21/23
59
zailan [email protected] hp 0192697004
Bagi surat badan berkanun pula hendaklah dimulakan dengan menulis
"Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara diatas" dan diakhiri Dengan hormatnya, ................(Nama Pegawai yang dipertanggungjawab)b.p Jawatan Terkanan di Organasasi
04/21/23
60
zailan [email protected] hp 0192697004
Bagi Pegawai yang menjadi Setiausaha kepada sesuatu jawatankuasa boleh meletakan nama jawatankuasa yang dia terlibat dan diakhiri dengan bagi pihak jawatan terkanan di organisasi tersebut. Saya yang menurut perintah, .......................SetiausahaJawatankuasa Tenderb.p Jawatan Terkanan di Organisasi
04/21/23
61
zailan [email protected] hp 0192697004
Daripada Kepada Perkara Nombor Bilangan atau Kod Fail Tarikh surat Salinan Rujukan pengirimTandatangan pegawai bertanggungjawab
STRUKTUR SURAT
04/21/23
62
zailan [email protected] hp 0192697004
Kaedah Penulisan Memo
Memo hendaklah ditulis secara ringkas iaitu dengan memulakan isi penting dan diikuti dengan data sokongan. Akhir sekali ialah pernyataan tentang apa yang diharapkan oleh penulis. Kaedah ini dinamakan kaedah ‘kun terbalik’
04/21/23
63
zailan [email protected] hp 0192697004
Langkah Penulisan
RANCANG (1H 5W)RANCANG (1H 5W)TULIS (PRINSIP 4C 1P)TULIS (PRINSIP 4C 1P)SEMAK SEMAK
(sasaran,maklumat, tujuan, harapan penulis / penerima, tujuan,bahasa dan ejaan)
04/21/23
65
zailan [email protected] hp 0192697004
4.2 Tulis :4.2 Tulis :
Menepati tujuannyaGunakan bahasa yang ringkas, jelas dan lembut
Satu isi satu perenggan
04/21/23
66
zailan [email protected] hp 0192697004
4.3 Semak4.3 Semak
Maklumatnya adakah tepat dan betul
Tidak menimbulkan sikap negatif pembaca
Konstruktif
04/21/23
67
zailan [email protected] hp 0192697004