Download - Penyesuaian Vot Espkb
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
1/44
PENYESUAIAN BUKU VOT
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
2/44
LAPORAN TERPERINCI
ADALAH SATU REKOD YANG DISEDIAKAN OLEH JANM YANG
MENYENARAIKAN SEMUA BAYARAN DAN PUNGUTAN YANGDIBUAT BAGI PIHAK JABATAN-JABATAN
LAPORAN TERPERINCI MELIPUTI:
1. C230 LAPORAN PERBELANJAAN VOT TANGGUNGAN
2. C231 LAPORAN PERBELANJAAN VOT MENGURUS
3. C232 LAPORAN PERBELANJAAN VOT PEMBANGUNAN
4. C233 LAPORAN PERBELANJAAN VOT PFI
5. C350 LAPORAN TERPERINCI AMANAH
6. C350 LAPORAN TERPERINCI TUNAI PANJAR
1
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
3/44
LAPORAN TERPERINCI
PERBELANJAANMULAI OKTOBER 2010 eREPORT/eLAPORAN
boleh diakses di laman sesawang JANM
&
Mulai 2011 boleh diakses oleh PTJ melalui
Buletin eSPKB pada setiap bulan
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
4/44
SENARAI LAPORAN YANG BOLEH DIAKSES
MELALUI SISTEM ePENYATA GAJI & LAPORAN
1. RPCEDTL0 Penyata Gaji Bulanan
2. ZRPY024 Penyata Pendapatan Bulanan Tahunan3. ZRPY028 Senarai Potongan Sewa Rumah Kerajaan
4. ZRPY028 Senarai Arahan Nafkah & Mahkamah
5. ZRPY028 Senarai Hospital & Sijil BSN
6. ZRPY046 Senarai Potongan Cukai
7. ZRPY047 Senarai Potongan KWSP
8. ZRPY025 Laporan Induk Gaji (Master Listing)
9. ZRPY050 Senarai BIK
10. ZRPY069 Laporan Peratusan Potongan Melebihan Pendapatan
11. ZRCC009 Laporan Baucar Bayaran Gaji
12. ZRGL012 Laporan Terperinci Amanah (C350)
13. ZRGL012 Laporan Terperinci Tunai dan Panjar (C350)
14. ZRFM038 Laporan Terperinci Perbelanjaan Vot Tanggungan (C230T)
15. ZRFM038 Laporan Terperinci Perbelanjaan Vot Mengurus (C231B)16. ZRFM038 Laporan Terperinci Perbelanjaan Vot Pembangunan (C232P)
17. ZRFM038 Laporan Terperinci Perbelanjaan Vot S (C233S)
18. ZRCC002 Laporan Terperinci Hasil (C330)
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
5/44
SATU PROSES MENYEMAK KETEPATAN BAYARAN DAN
PUNGUTAN YANG DIREKODKAN DI DALAM LAPORANPERBELANJAAN DENGAN APA YANG DIREKODKAN DI
DALAM BUKU VOT BAGI BULAN BERKENAAN DAN
SEBELUMNYA.
BERTUJUAN UNTUK MENGESAHKAN PERBELANJAAN
YANG DITUNJUKKAN DALAM LAPORAN TERSEBUT
ADALAH SAMA DAN MENYEDIAKAN PENYATA
PENYESUAIAN JIKA TERDAPAT PERBEZAAN.
Buku Vot @ BV381
VsLaporan Terperinci Perbelanjaan
C230/C231/C232/C233/C350
Penyesuaian Buku Vot
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
6/44
PENYATA PENYESUAIAN
LAPORAN YANG DISEDIAKAN OLEH PEGAWAI
PENGAWAL/PEMEGANG WARAN BERTUJUAN
UNTUK MENUNJUKKAN DAN MENJELASKAN
PERBEZAAN YANG DI DAPATI DI ANTARA
LAPORAN PERBELANJAAN DAN BUKU VOT
PENYATA PENYESUAIAN DISEDIAKANSECARA BERASINGAN BAGI SETIAP OBJEKSEBAGAI / PERBELANJAAN DIBAWAH
PROGRAM/ AKTIVITI ATAU AKAUN
AMANAH.
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
7/44
Siapa Perlu sediakan Penyesuaian ?
Pegawai Pengawal
Bila Perlu Disediakan ?
Hendaklah disediakan pada setiap bulan tanpagagal.
Tempoh 14 hari / 2 minggu penyesuaianhendaklah sampai ke JAN.
Perkiraan 14 hari @ 2 minggu dikira mulai dari
tarikh boleh muat turun flimsi. Ianyadikecualikan bagi PTJ yang belum guna eSPKB.
Tarikh muat turun boleh diketahui melalui
buletin eSPKB.
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
8/44
KENAPA PERLU PENYESUAIAN ?
1. AP143(b) MEWAJIBKAN PEGAWAI PENGAWAL/WAKILNYAMENYEDIAKAN PENYATA PENYESUAIAN BUKU VOT SETIAPBULAN...\143(b).doc
2. MENGESAN BAYARAN YANG TIDAK DIBENARKAN
3. MENGESAN KESILAPAN MENGAKAUN OLEH JANM ATAUJABATAN BAGI MEMASTIKAN PERBELANJAAN DIREKOD
DENGAN BETUL DAN SEMUA PERUNTUKAN DIURUSKAN
DENGAN BETUL
4. LAPORAN PENGURUSAN KE ATAS PERUNTUKAN ADALAHLENGKAP DAN TEPAT UNTUK MEMBANTU PROSES MEMBUAT
KEPUTUSAN5. AKAUN AWAM YANG DISEDIAKAN OLEH JANM/BN
MENGGAMBARKAN PERBELANJAAN KERAJAAN DENGAN
LENGKAP DAN TEPAT.
http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/143(b).dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/143(b).dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/143(b).dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/143(b).doc -
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
9/44
Akibat Kegagalan Menyediakan
Penyesuaian ?
Baki peruntukan tidak dapat dikawal dengan baik
Kesalahan / kesilapan tidak dapat dikesan dengansegera
Sukar untuk menyediakan laporan bulanan /tahunan
Mengakibatkan dikuiri Audit
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
10/44
Buku Vot BV 381 Laporan C231Mesti sama kalau tidak sama, mengapa?
Penyesuaian Buku Vot
vs
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
11/44
*Contoh Buku Vot
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
12/44
BV381
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
13/44
C231 Laporan Terperinci Perbelanjaan
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
14/44
*KENAPA TERDAPAT PERBEZAAN
BUKU VOT / BV381 DGN C231
Kaedah yang digunakan-buku vot disediakan atas
tanggungan dan Laporan Terperinci Perbelanjaaan (C231)
atas asas tunai
Buku Vot/BV381 mencatitkan perbelanjaan semasa baucer
disediakan dan bayaran hanya akan wujud di C231 setelah
pembayaran dilaksanakan/dijelaskan
Catatan ketinggalan(cth: urusniaga manual tidak dibuat
penyelarasan rekodBayaran yang tidak dibenarkan/disebabkan penipuan
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
15/44
PUNCA TIDAK DAPAT DISESUAIKAN
Terdapat baucar yang belum dibayar oleh
Pejabat Perakaunan
Transaksi di C231 tidak terdapat di BV 381
Transaksi di BV381 tidak terdapat di C231
Penyesuaian perlu disediakan apabila buku vottidak dapat disesuaikan
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
16/44
Penyediaan Penyata Penyesuaian Vot
Format-format yang digunakan :
Sijil Pengesahan Baki
Format A / BV500
Format A1 / BV501
Format A2 / BV502 dan
Format A3 / BV503-BV505
BV 500 F t A P i V t
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
17/44
BV 500 - Format A Penyesuaian Vot
Amaun Buku Vot Sama Dengan C231
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
18/44
BV 500 - Format A Penyesuaian Vot
Amaun Buku Vot Tidak Sama Dengan C231
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
19/44
Format A1
Senarai baucar-baucar yang belum dibayar oleh Pejabat Pembayar
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
20/44
Format A2
Catatan-catatan di Buku Vot yang tidak terdapat di Laporan Terperinci Perbelanjaan
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
21/44
Format A3
Catatan-catatan di Laporan Terperinci Perbelanjaan yang tidak terdapat di Buku Vot
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
22/44
* BV 500LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT
Penyata Penyesuaian bulanan yang dijanasecara automatik berdasarkan
perbandingan di antara Laporan Buku Vot
(BV381) dan Laporan Pejabat Perakaunan
setelah selesai penutupan akaun bulanan
Fungsi sama dengan Lampiran A Penyata
Penyesuaian manual
Memaparkan jumlah BV501, BV502, BV503
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
23/44
* BV501 LAPORAN BAUCAR-BAUCAR YANG BELUM
DIBAYAR OLEH PEJABAT PEMBAYAR
Laporan ini akan dijanakan oleh sistem bagimenyenaraikan semua baucar yang belum dijelaskan.Baucar yang tersenarai sepatutnya hanya baucardiperingkat status 3 Perakuan II.
Jika terdapat baucar yang disenaraikan adalah selaindaripada status 3, pengguna perlu mengambil tindakanberikut :
Status 4 menyemak dengan Pejabat Perakaunan
Status 6 - mengambil tindakan untuk batalkan
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
24/44
* BV502 LAPORAN URUSNIAGA DI AKAUN
VOT YANG TIDAK TERDAPAT DI LAPORAN
TERPERINCI PERBELANJAAN
Laporan ini dijana oleh sistem bagi
menyenaraikan segala urusniaga yang
dicatat dalam BV381 yang tidak terdapat
di Laporan Pejabat Perakaunan sama adaurusniaga debit ataupun kredit (Penyata
Pemungut, Baucer Jurnal dan Waran
Peruntukan)
Segala jenis urusniaga penyelarasan rekodakan dicatatkan di dalam laporan ini
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
25/44
* BV503 LAPORAN URUSNIAGA DI LAPORAN
TERPERINCI PERBELANJAAN YANG TIDAK
TERDAPAT DI AKAUN VOT
Laporan ini akan dijana secara automatik bagimenyenaraikan urusniaga yang terdapat dalam LaporanPejabat Pembayar samada urusniaga debit ataupun kredit
Segala urusniaga dalam laporan ini perlu disemak dandipastikan samada semua urusniaga adalah PTJ sendiri.
Jika urusniaga di dapati betul ianya hendaklah dikuncimasuk ke dalam urusniaga penyelarasan rekod untukmengimbangkan penyesuaian PTJ.
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
26/44
* Cara Menyemak Penyata Penyesuaian
*Baki Buku Vot di BV500 (Format A) bagi
setiap Objek Sebagai disemak dengan baki
di Laporan BV381 pada akhir bulan.
*Baki Peruntukan di Laporan TerperinciPerbelanjaan pejabat perakaunan di
Format A di semak dengan laporan
terperinci perbelanjaan yang dikeluarkan
oleh pejabat pembayar.
*Format A
http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_2/310101%20BV500%2013%202004.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_2/310101%20BV500%2013%202004.pdf -
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
27/44
* Perbandingan Baki di BV381
dengan BV500
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
28/44
*Cara Menyemak Laporan BV501
*BV501 (Format A1) menyenaraikan baucar-baucarbayaran yang belum dijelaskan oleh pejabatperakaunan pada akhir bulan.
*Semak dan pastikan semua baucar yang disenaraikan
dalam Format A1 betul belum dibayar*Terdapat baucar yang telah dibayar masih
terdapat dalam Format A1 kerana status baucartidak bertukar dari status 4 kepada status 8.
*Terdapat urusniaga tidak dapat disesuaikan secara
auto kerana kesilapan penyediaan PenyelarasanRekod
http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_2/310101%20BV501%2013%202004.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_2/310101%20BV501%2013%202004.pdf -
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
29/44
*PROSES PENYESUAIAN
* 1.Bandingkan Urusniaga yang diproses oleh Pej. Perakaunan
dengan Urusniaga Debit dan Kredit pada BV381
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
30/44
*PROSES PENYESUAIAN* 2. Pastikan baki peruntukan di LTP telah dibawa dengan betul ke BV500. Jika
salah, buat pindaan pada BV500 dengan memasukkan amaun yang betul.
BV500
LTP
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
31/44
*PROSES PENYESUAIAN
* 3 .Semak Format A1 (BV501) dan pastikan baucar-baucaryang belum dibayar (tidak bertanda) ada disenaraikan.
Betulkan senarai jika perlu
*4.Semak Format A dan pastikan jumlah debit/kredit diFormat A1 adalah bersamaan dengan yang tercatat padaFormat A. Betulkan amaun yang tercatat jika perlu.
BV500
BV501
Jumlah DebitFormat A1
Jumlah KreditFormat A1
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
32/44
*PROSES PENYESUAIAN
* 5.Semak Format A dan pastikan jumlah debit/kredit di FormatA2 dan A3 adalah bersamaan dengan yang tercatat padaFormat A. Betulkan amaun yang tercatat jika perlu
* 6.Semak Baki Kiraan dan pastikan seimbang dengan Bakisebenar masih ada seperti di Akaun Vot. Jika berbeza, ulangproses untuk mengesan kesilapan)
Jumlah KreditFormat A3
Jumlah KreditFormat A3
Jumlah DebitFormat A2
Jumlah KreditFormat A2
Pastikanseimbang
BV500
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
33/44
*Cara Menyemak Laporan BV502
*BV502 Format A2 menyenaraikan Jurnal, Waran atau
Penyata Pemungut yang terdapat dalam buku vot tetapitidak dapat disesuaikan dengan Laporan TerperinciPerbelanjaan
*Semak dan pastikan semua dokumen yang disenaraikandalam Format A2 betul belum diproses
*Terdapat dokumen yang telah diproses masih terdapatdalam Format A2 kerana status dokumen tidakbertukar dari status 4 kepada status 8.
*Terdapat urusniaga tidak dapat disesuaikan secaraauto kerana terdapat lebih dari 1 charge-line yangsama di atas 1 dokumen atau kesilapan penyediaan
Penyelarasan Rekod
http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_2/310101%20BV502%2013%202004.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_2/310101%20BV502%2013%202004.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_2/310101%20BV502%2013%202004.pdf -
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
34/44
*PROSES PENYESUAIAN* 7.Bandingkan Format A2 (BV502) dan Format A3 (BV503). Sisihkan
item yang boleh disesuaikan antara kedua-dua laporan danbetulkan jumlah besar bagi kedua-dua laporan
BV502
BV503
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
35/44
*PROSES PENYESUAIAN AUTO
* 8.Semak Format A2 (BV502) dan pastikan Waran Peruntukan,
Penyata Pemungut, dan Baucar Jurnal yang tidak dapat
disesuaikan (tidak bertanda) ada disenaraikan. Betulkan senarai
jika perlu.
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
36/44
*Cara Menyemak Laporan BV503
*BV503 (Format A3) menyenaraikan semua urusniagayang telah diproses oleh Pejabat Pembayar tetapitidak dapat disesuaikan secara auto dengan BukuVot eSPKB (BV381)
*PTJ perlu mengenalpasti urusniaga yangdisenaraikan di BV503
*Sekiranya urusniaga berkenaan adalah urusniagayang dibuat secara manual dan belum dikemaskinidalam Buku Vot eSPKB, PTJ perlu dapatkan
dokumen sokongan dan sediakan penyelarasanrekod
http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_2/310101%20BV503%2013%202004.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_2/310101%20BV503%2013%202004.pdf -
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
37/44
*PROSES PENYESUAIAN AUTO
* 9.Semak Format A3 (BV503) dan pastikan item yang tidak dapat
disesuaikan pada LTP (tidak bertanda) ada disenaraikan. Betulkan
senarai jika perlu.
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
38/44
*PROSES PENYESUAIAN
setiap 11.00 malam : GFMAS hantar fail ke eSPKB
selepas 11.00 malam proses berikut berjalan:
masukkan baki peruntukan C230T /C231B /C232 P /C233S
snap shot maklumat BV 381 padankan maklumat BV 381 dan DGFMAS
masukkan maklumat ke dalam Format A, A1, A2 dan A3
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
39/44
*Tindakan PTJ*Cetakan boleh dibuat pada bila-bila masa pada satu (1)
bulan berikutnya sebelum berakhirnya bulan tersebut.
*Contohnya, Laporan Penyesuaian bagi bulan Mac 2011 bolehdicetak mulai 01 April 2011 sehingga 30 April 2011.
*Semak bersama laporan C230T/C231B/C232P dan BV381
*Batalkan dokumen yg dikuiri (status 6) dan sediakandokumen baru jika perlu
Tindakan pembetulan sekiranya berlaku masalah :
* Pelarasan jurnal
* Maklum pej. perakaunan mengenai kesilapan data
* Log masalah ke dalam Unicenter - masalah
program bugs
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
40/44
Matlamat Penyesuaian Vot
Dapat membantu mengawal perbelanjaan danperuntukan
Memudahkan membuat laporan bulanan kepada
Pegawai PengawalMemudahkan menyediakan penutupan akaun
akhir tahun
Mengelakkan kuiri Audit
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
41/44
PENYERAHAN PENYATA
PENYESUAIAN BUKU VOTSEMUA PENYATA PENYESUAIAN DAN
DOKUMEN-DOKUMEN SOKONGAN
HENDAKLAH DITANDATANGAN OLEHPEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB DAN
DIKEMUKAKAN KEPADA JANM ATAU
WAKILNYA DALAM MASA 14 HARI SELEPAS
TARIKH MAKLUMAN LAPORAN TERPERINCI
DIBULETIN eSPKB BOLEH DIAKSES
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
42/44
Sijil Pengesahan Baki
SAMA
* Ianya perlu juga disediakan jika baki peruntukan
antara Laporan Terperinci Perbelanjaan sama
dengan Buku Vot
*TIADA TRANSAKSI
*Sekiranya tidak terdapat sebarang transaksi pada
Akaun Vot, Hasil dan Amanah, PTJ DIWAJIBKAN
untuk menghantar Surat Pengesahan dengan
menyatakan bahawa " TIADA APA-APA TRANSAKSI
YANG BERLAKU PADA BULAN TERSEBUT"kepadapihak JANM .
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
43/44
PERTANYAAN
-
7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb
44/44
44