หนวยท 1 ความสำาคญของระบบฐานขอมลตอระบบสารสนเทศ
ปจจบนขอมลนบเปนสงจำ�เปนอย�งยงสำ�หรบประมวลผลใหเปนส�รสนเทศเพอสนบสนนก�รบรห�รง�นในฝ�ยต�งๆ ของคกร เชน ฝ�ยบญช ฝ�ยก�รตล�ด ฝ�ยบรห�รบคคล เร�ลองนกภ�พถงหวหน�ฝ�ยข�ยของบรษทแหงหนงทมหน�ทตองรบผดชอบในก�รข�ยสนค�ทมยอดจำ�หน�ยทสงโดยใชผแทนจำ�หน�ยหล�ยรอยคน อะไรจะเกดขนถ�สนค�ทมอยหล�ยชนดและยงมก�รผลตชนดใหมเพมขนตลอดเวล�โดยฝ�ยข�ยไมไดเตรยมขอมลเกยวกบสนค�และขอมลยนยนจ�กผเชยวช�ญเกยวกบคณภ�พสนค�เพอใหพนกง�นข�ยแนะนำ�คณสมบตสนค�ตอลกค�เพอใหเกดคว�มพงพอใจคว�มมนใจในก�รตดสนใจเลอกสนค�นน ฝ�ยข�ยของบรษทนจะตองประสบปญห�เสยเปรยบก�รข�ยจ�กบรษทอนทผลตสนค�แนวเดยวกนทส�ม�รถสร�งร�ยละเอยดของสนค�หรอขอมลคำ�ยนยนคณภ�พจ�กผเชยวช�ญสนค�ทสะดวกกว�แนนอน ฉะนนฝ�ยข�ยของบรษทจะตองเรงรบสร�งระบบส�รสนเทศทเอออำ�นวยตอก�รข�ยสนค�ใหกบพนกง�นข�ยของตนเองใหไดรบขอมลททนสมยของสนค�ต�งๆ
ความหมายของขอมล
ขอมล (Data) หม�ยถง สงทส�ม�รถสอคว�มหม�ยใหบคคลไดรบร เรองร�วและขอเทจจรงหรอเหตก�รณทเกยวของกบสงต�งๆทอยรอบตวเร�เชน คน สตว สงของ สถ�นท ฯลฯ ซงอ�จจะอยในรปแบบต�ง ๆเชน จำ�นวนตวเลข ตวอกษร เสยงและภ�พเคลอนไหว ก�รไดม�ซงขอมลอ�จไดม�จ�กก�รสงเกต รวบรวมจ�กแหลงทใหขอมลโดยตรง เร�เรยกขอมลชนดนว� ขอมลปฐมภม (Primary Data ) เชน ก�รทำ�สำ�รวจสำ�มะโนประช�กร ก�รสมภ�ษณ ก�รเกบขอมลจ�ก�รทดลอง แตบ�งครงเร�อ�จเกบรวบรวมขอมลไดจ�กแหลงขอมลอนๆอกทอดหนงเร�เรยกขอมลชนดนว� ขอมลทตยภม(Secondary Data ) ก�รไดขอมลจำ�เปนตองม
กระบวนก�รเกบรวบรวมจ�กแหลงขอมลทน�เชอถอ ตลอดจนตรวจสอบคว�มถกตองและคว�มสอดคลองกบวตถประสงคก�รใชง�น เชนถ�เร�ตองก�รสำ�รวจคว�มคดเหนเกยวเครองครมทใชกำ�จดสว กควรเกบขอมลจ�กเดกวยรน ไมควรเกบจ�กผสงอ�ย เปนตน
ความหมายของสารสนเทศ
ส�รสนเทศ (Information) หม�ยถงขอมลทไดผ�นก�รประมวลผลบ�งอย�งเพอใหทมคว�มหม�ยม�กขนและแสดงออกในรปของ โครงสร�ง ลกษณะ แนวคด แนวโนม ส�ม�รถนำ�ไปใชประโยชนตอก�รดำ�เนนชวตของมนษยไดม�กยงขน เชน ถ�เร�พดถงคว�มสงของนกเรยนแตละคนในหองเรยนเร�จะหม�ยถงคว�มสงนนเปนขอมล แตถ�เร�นำ�คว�มสงของทกคนม�เฉลยไดค�คว�มสงเฉลยของทกคน คว�มสงเฉลยนเร�เรยกว� ส�รสนเทศ หรอก�รทเร�นำ�ขอมลนกเรยนในหองม�แบงแยกออกว�เปนช�ยกคน หญงกคน จำ�นวนผช�ย ผหญงทไดนเร�เรยกว�ส�รสนเทศ เพร�ะส�ม�รถบอกภ�พรวมหรอลกษณะของขอมลไดชดเจนดยงขน เชนคว�มสงเฉลยส�ม�รถนำ�ไปใชประกอบว�งแผนทเกยวของกบก�รพฒน�ร�งก�ยนกเรยน สวนจำ�นวนช�ยหญงส�มรถนำ�ไปกำ�หนดก�รชนเรยนของนกเรยนได ปจจบนชวตประจำ�วนเกยวของกบส�รสนเทศทไดจ�กหล�ยๆแหลงเชนวทย โทรทศน แตในปจจบนทไดรบคว�มนยมม�กไดแก โทรศพทมอถอ อนเทอรเนต
ก�รไดม�ซงส�รสนเทศทดมคว�มเกยวเนองกบก�รไดม�ซงขอมลทดดวยเชนกน เพร�ะถ�เร�ไดขอมลทไมมคณภ�พม�ประมวลผลกจะไดส�รสนเทศทไมดไปดวยเชนกน ฉะนนเร�จงใหคว�มสำ�คญของเกบขอมลใหถกตองดวยเชนกน ปจจบนมเทคโนโลยทอำ�นวยคว�มสะดวกในก�รเกบขอมลทถกตองรวดเรวหล�ยอย�งเชน ก�รอ�นขอมลทเปนรหสแทง (Barcode) ก�รแลกเปลยนขอมลดวยเคลอนคว�มถวทย(RFID) เปนตน ส�รสนเทศและระบบส�รสนเทศ เปนสงทสำ�คญท�งธรกจและองคกรทตองก�รประสบคว�มสำ�เรจในก�รดำ�เนนง�น
ขอมล ก�รประมวลผล
ส�รสนเทศ
ความสมพนธระหวางขอมลและสารสนเทศ
ก�รไดม�ซงส�รสนเทศจำ�เปนตองนำ�ขอมลทเกบรวบรวมม�ผ�นก�รประมวลผลเพอใหไดส�รสนเทศต�มตองก�ร ดงนนเร�จงสรปคว�มสมพนธระหว�งขอมลและส�รสนเทศไดดงรปท 1
รปท 1 แสดงคว�มสมพนธของขอมลและส�รสนเทศ
ตวอย�งก�รประมวลผลขอมลเปนส�รสนเทศ
จ�ก
ตวอย�งขอมลสมมตเกยวกบคะแนนวช�คอมพวเตอร เร�ถอว�เปนขอมลเพร�ะสะทอนคะแนนวช�คอมพวเตอรของนสตแตละคน แตถ�เร�นำ�ขอมลคะแนนวช�คอมพวเตอรของนสตทกคนม�ทำ�ก�รประมวลผลห�คะแนนเฉลย ซงไดเท�กบ 60 คะแนน กจะเปนส�รสนเทศ ส�ม�รถนำ�ไปประโยชน
ชอ สกล คะแนนวช�คอมพวเตอร(100)
น�งส�วพมไพ ทองท�น 43น�ยพชยพณ สขเนตร 52น�งส�วสมน วกสตร 60น�ยมงคล มวนคล�ม 69น�งส�วแสงด�ว ขำ�พกก�ร�ม
63
น�ยอศวะ สขครองด�ว 75น�งส�วนรฟ� จนทรเดนเดอน
58
ใหผทเกยวของกบก�รบรห�รจดก�รหลกสตรพจ�รณ�ว� ขณะนประสทภ�พก�รเรยนก�รสอนเปนอย�งไร คะแนนเฉลยนสตขน�ดนเปนเพร�ะอะไร ตองมก�รศกษ�ส�เหต หรอพจ�รณ�ปรบก�รเรยนก�รสอนด�นใดบ�ง ซงเร�จะเหนว�ส�รสนเทศจะใหประโยชนตอก�รนำ�ไปใชไดดกว�ขอมลระบบส�รสนเทศ
ระบบสารสนเทศ (Information System)
หม�ยถง ระบบททำ�ง�นรวมกนระหว�งฮ�รดแวรคอมพวเตอร(Hardware Computer) ซอฟตแวร(Software) ขอมล(Data) ขนตอนก�รดำ�เนนง�น(Procedure)และบคคล�กร(People) เพอรวบรวมขอมล ประมวลผลขอมลและผลตส�รสนเทศเนองจ�กคอมพวเตอรจะเปนสวนหนงของระบบส�รสนเทศจงมกเรยกระบบส�รสนเทศอกอย�งหนงว�ระบบส�รสนเทศทอ�ศยคอมพวเตอร(Computer-Based Information System) เพร�ะในอดตเร�ส�ม�รถสร�งระบบส�รสนเทศทไมอ�ศยเครองคอมพวเตอรเชนระบบประวตผปวยทเกบอยในรปของกระด�ษ(OPD Card) ของโรงพย�บ�ลในสมยกอน ในหนงสอเลมนระบบส�รสนเทศจะหม�ยถงระบบส�รสนเทศทอ�ศยคอมพวเตอร และเรยกสนๆว�ระบบส�รสนเทศ
องคประกอบของระบบสารสนเทศ
จ�กหวขอทผ�นม�จะเหนว�องคประกอบของระบบส�รสนเทศประกอบดวยทง สวนทเปนเทคโนโลยคอมพวเตอรทเกยวของทงฮ�รดแวรและซอฟตแวร ขอมล ขนตอนก�รดำ�เนนง�น บคล�กร เรมตงแตนำ�ขอมลเข� จนไดส�รสนเทศ รวม 5 องคประกอบ จะข�ดองคประกอบใดไมได
1) ฮ�รดแวร (Hardware) เปนสวนทเกยวของกบเทคโนโลยคอมพวเตอรทรวมทงตวระบบคอมพวเตอร (Computer Systems)เชน คอมพวเตอรสวนบคคล คอมพวเตอรแมข�ย เครองพมพ ฮ�รดดสกและระบบระบบเครอข�ยคอมพวเตอร (Network Computer Systems) ทงนฮ�รดแวรยงรวมถงอปกรณใดๆทเกยวของกบขอมล ก�รประมวล และก�รสอส�รขอมล
2) ซอฟตแวร (Software) หรอโปรแกรมซงเปนชดคำ�สงทบอกขนตอนวธก�รประมวลผลขอมลใหกบคอมพวเตอร
3) ขอมล (Data) ขอมลเปนองคประกอบทสำ�คญอกประก�รหนงของระบบส�รสนเทศ คณภ�พของขอมลมอทธพลโดยตรงตอคณภ�พของส�รสนเทศ จงควรเครงครดตอขบวนก�รทำ�ใหขอมลมคณสมบตทด ปจจบนระบบส�รสนเทศอ�ศยขอมลทมกจดเกบในอยในรปของฐ�นขอมล (Databases) เพร�ะส�ม�รถจดเกบ แกไข เรยกคน ทำ�ร�ยง�น ตลอดจนแปลงใหอยในโครงสร�งอนเพอนำ�ไปใชง�นตอไดสะดวก หรออ�จจดเกบในรปแบบฐ�นคว�มร (Knowledge Bases) ซงมลกษณะก�รเกบขอมลคว�มรทอยในรปของขอเทจจรง กฎเกณฑและคว�มสมพนธระหว�งขอเทจจรงต�งๆส�ม�รถนำ�ไปพจ�รณ�ประกอบก�รแกปญห�ในองคกรได
4) ขนตอนก�รดำ�เนนง�น (Process) ถอเปนองคประกอบทสำ�คญอนหนงเพร�ะถ�ห�กระบบส�รสนเทศใดทไมมระเบยบขนตอนก�รดำ�เนนง�นทเกยวของแลว จะทำ�ใหก�รใชง�นไมมทศท�งเปนหนงเดยว ไมบรรลวตถประสงคของก�รจดทำ�ระบบส�รสนเทศ ขนตอนก�รดำ�เนนง�นมคว�มแตกต�งกนในแตละระดบของผใช ในองคกรควรมระเบยบปฏบตง�นทชดเจนกำ�กบไวตงแตระดบผใชง�น พนกง�นนำ�ขอมลเข�พนกง�นในแตละ
องคประกอบระบบส�รสนเทศ (Information System Component)
ฮ�รดแวร(Hardware)
ซอฟตแวร(Software)
ขอมล(Data)
กระบวนก�ร(Procedures)
บคล�กร(People)
แผนกยอย ผบรห�รตงแตระดบตนจนถงระดบสงสด รวมทงระเบยบขนตอนก�รดำ�เนนง�นของหนวยง�นทมหน�ทรบผดชอบก�รจดทำ� ก�รดแลแกไข บำ�รงรกษ�ระบบส�รสนเทศขององคกร ตวอย�งขนตอนก�รก�รดำ�เนนง�นทเกยวของกบระบบส�รสนเทศ เชน ถ�มปญห�ทเกยวของกบก�รหยดทำ�ง�นของระบบเครอข�ยคอมพวเตอรในหนวยง�นเกดขนจะมวธรบแจงข�วส�รผ�นชองท�งใดบ�ง ชวงเวล�ก�รกระบบใหกลบคนภ�ยในระยะเวล�เท�ใด ก�รส�ม�รถเรยกดขอมลภ�ยในองคกรควรมผทรบผดชอบแตระดบอย�งไร ก�รเกบรกษ�และสำ�รองขอมลควรมระยะเวล�ห�งกนเท�ใด ขนตอนปฏบตเหล�นตองมก�รเตรยมก�ร ก�รซกซอม และจดทำ�ทเปนคมอในก�รใชและแกปญห�ระบบส�รสนเทศไว เปนตน
5) บคล�กร (People) หม�ยถง บคคลต�งๆทเกยวของในก�รจดทำ�ส�รสนเทศ ประกอบดวย ผบรห�ร นกวเคร�ะหระบบ นกพฒน�โปรแกรม ฝ�ยธรก�ร และผใช ทงนคว�มรคว�มเข�ใจและทศนคตทยอมรบก�รเปลยนแปลงทเกดจ�กก�รใชระบบส�รสนเทศเปนสงสำ�คญทผลกดนใหก�รสร�งและก�รใชง�นระบบส�รสนเทศในองคกรใหประสบคว�มสำ�เรจ ทงนคว�มรคว�มส�ม�รถของบคคล�กรทไมไดจบส�ข�เกยวกบคอมพวเตอรอ�จใชวธก�รอบรมเพอเพมพนคว�มรคว�มส�ม�รถจนส�ม�รถปฏบตง�นเข�กบระบบส�รสนเทศได ยอมรบก�รเปลยนแปลงก�รทำ�ง�นไดจนในทสดบคคล�กรทงองคกรส�ม�รถใชง�นระบบส�รสนเทศรวมกนภ�ยในขององคกรไดเปนอย�งด
คณสมบตทดของสารสนเทศ
คณภ�พส�รสนเทศทดตองส�ม�รถนำ�ไปใชประโยชนในก�รควบคมและก�รตดสนใจตอก�รดำ�เนนก�รขององคกร ซงควรมคณสมบตดงน
ตรงประเดน (Relevant) ส�รสนเทศตองมคว�มสอดคลองกบง�นทตองก�รนำ�ไปใช ถ�ห�กส�รสนเทศทไดถงแมมคว�มถกตองแตไมตรงประเดนกจะไมไดรบประโยชนจ�กก�รใช เชน ผบรห�รตองก�รส�รสนเทศทเกยวกบร�ยจ�ยทเกยวของค�ส�ธ�รณปโภคแตกลบไดส�รสนเทศทรวม
ถงค�ใชจ�ยบำ�รงซอมแซมอ�ค�รรวมอยดวย ทำ�ใหไมส�ม�รถนำ�ส�รสนเทศนไปใชประโยชนไดอย�งถกตอง
ครบถวน (Complete) ก�รไดส�รสนเทศทไมครบถวนข�ดเนอห�บ�งสงไปจะมผลทำ�ใหก�รตดสนใจผดพล�ด เชน ส�รสนเทศทเกยวของกบก�รยนคว�มจำ�นงขอกเงน อ�จทำ�ใหก�รตดสนใจปลอยกผดพล�ด ถ�ส�รสนเทศนนข�ดส�รสนเทศทเกยวกบร�ยไดของบคคลทยนขอก
ถกตอง (Accurate)ส�รสนเทศทไมถกตองอ�จทำ�ใหเกดคว�มเสยห�ยทรนแรงไดเชน ก�รบนทกประวตก�รแพย�ทไมถกตองอ�จทำ�ใหเสยชวตไดห�กไมระบตวย�ททำ�ใหแพ
เปนปจจบน (Current)เนองจ�กมเหตก�รณต�งๆบนโลกเกดขนม�ในแตละวนอย�งม�กม�ย ส�รสนเทศทไดรบวนนอ�จเปนส�รสนเทศทล�สมยไดในวนรงขน เชน ร�ค�นำ�มนดบทมก�รผนผวนตลอดเวล�มผลตอร�ค�หน ถ�เร�มส�รสนเทศทมคว�มทนเหตก�รณจะทำ�ใหส�ม�รถตดสนใจลงทนหนทนตอเหตก�รณ
มคว�มคมค� (Economical)ระบบส�รสนเทศทไดม�นนตองมค�ใชจ�ยจำ�นวนหนง ก�รพจ�รณ�ใชระบบส�รสนเทศจงควรใหคมกบค�ใชจ�ยทเสยไป
กจกรรมของระบบสารสนเทศ
กจกรรมของระบบส�รสนเทศมงเนนกจกรรมตงแตก�รนำ�เข�ขอมลจนไดส�รสนเทศทส�ม�รถใชง�นไดอย�งมประสทธภ�พ ส�ม�รถแยกออกไดดงน
ก�รนำ�เข�ขอมล (Input of Data) เรมตงแตกระบวนก�รนำ�ขอมลทดมคณภ�พเข�ม� และตองพจ�รณ�ห�วธนำ�เข�ทมประสทธภ�พเพอคว�มรวดเรว ถกตองประหยดงบประม�ณ
ก�รประมวลผลขอมล (Data Processing) เมอไดขอมลเข�ม�จำ�เปนตองสร�งขนตอนก�รประมวลผลทเปนโปรแกรม รปแบบก�รประมวลผล ระเบยบขนตอนก�รประมวลผลสำ�หรบบคคล�กร
ก�รแสดงผลส�รสนเทศ (Output of Information) ถอเปนผลผลตทเปนส�รสนเทศทอยในรปแบบต�งๆเชนส�รสนเทศในรปต�ร�ง (Table) แผนภ�พ (Graph) แบบจำ�ลอง (Model) เปนตน เหม�ะสมในก�รนำ�ไปใชง�นสำ�หรบผบรห�รในระดบต�งๆ
ก�รเกบรกษ� (Storage) ขอมลหรอส�รสนเทศ ถอว�มคว�มสำ�คญอย�งม�กเชนกน เพร�ะก�รเกบรกษ�ใหส�รสนเทศทไดใหมคว�มถกตอง เกบไดน�น ทำ�ใหส�ม�รถนำ�ไปสก�รสะสมส�รสนเทศจำ�นวนม�กทเพยงพอตอก�รวเคร�ะหแนวโนมก�รดำ�เนนก�รบ�งอย�งขององคกรได
ก�รควบคม (Control) กระบวนก�รดำ�เนนง�น เปนกจกรรมทตองจดทำ�ขนเพอเปนแนวท�งตงแตก�รนำ�ขอมลเข� ก�รประมวลผลขอมล ก�รแสดงผล ก�รเกบรกษ�ส�รสนเทศใหมประสทธภ�พ
ความรพนฐานเกยวกบระบบฐานขอมล
ปจจบนระบบคอมพวเตอรมคว�มสำ�คญม�กเหนไดจ�กก�รประมวลผลขอมล (Data Processing) แบบทำ�ดวยตนเองลดลง (Manual) เชน ก�รใชเครองคดเลข ก�รทำ�ง�นบนกระด�ษ ก�รทำ�ง�นดวย Worksheet ตลอดจนก�รเกบเอกส�รในรปของกระด�ษหรอแฟม และรวบรวมเกบไวในตหรอชน มแนวโนมลดลงอย�งรวดเรว
ก�รประมวลผลขอมลดวยตนเองลดลงเกดจ�กหล�ยส�เหต อนไดแก ปรม�ณของขอมลมม�กขนในลกษณะทวคณ และร�ค�ของเครองมอทใชในก�รประมวลผลซงกคอระบบคอมพวเตอรถกลงม�ก รวมถงก�รแขงขนในเชงของเวล�และคณภ�พในก�รนำ�ขอมลทถกประมวลผลแลวไปใชง�นสงขน เปนตน
ความเปนมาของการจดการขอมลกอนทจะมาเปนยคของระบบฐานขอมล
เรมตนทระบบแฟมขอมล (File Systems) ก�รเกบขอมลเอกส�รของง�น เชน แฟมขอมลลกค�จะประกอบดวยเอกส�รทมร�ยละเอยดของลกค�ทงหมดของบรษท ไดแก ชอ ทอย เบอรโทรศพท ทอยทส�ม�รถตดตอได ฯลฯ
การจดเกบขอมล
ขอมลทจดเกบในคอมพวเตอร โดยแทจรงแลวมลกษณะก�รจดเกบเปนสญญ�ณดจตอล คอมค� 0 กบ 1 เท�นน แตเพอใหมองภ�พขอมลไดง�ย จงแบงหนวยในก�รจดเกบขอมลออกเปนสวนยอย ต�งๆ ดงน
บต (Bit) คอหนวยของขอมลทเลกทสด คอก�รจดเกบขอมลทมอยเพยง 2 สถ�นะ คอ 0 กบ 1 ซงเปน ลกษณะก�รทำ�ง�นของคอมพวเตอรททำ�ง�นดวยระดบสญญ�ณดจตอล
ไบต (Byte) คอหนวยของขอมลซงเกดจ�กก�รนำ�ขอมล 8 บตม�รวมกน โดยใช แทน ตวอกขระ 1 ตว
เขตขอมล (Field) หรอฟลด คอหนวยของขอมลซงเกดจ�กก�รนำ�ขอมลหล�ยๆ ไบต หรอหล�ยๆ อกขระม�รวม กน เพอใชแทนคว�มหม�ยของสงใดสงหนง เชน รหสนกศกษ�, ชอ, ทอย เปนตน
ระเบยน (Record) หรอ เรคคอรด คอหนวยของขอมลซงเกดจ�กก�รนำ�ขอมล หล�ยๆ เขตขอมลม�รวมกน ซงเขตขอมล ทนำ�ม�รวมกนน จะมคว�มสมพนธเกยวเนองกน เชน รหสนกศกษ�, ชอ, ทอย รวมกนเปนระเบยนขอมล ของนกศกษ� เปนตน
แฟมขอมล (File) หรอไฟล คอ หนวยของขอมลซงเกดจ�กก�รนำ�ขอมลหล�ยๆ ระเบยน ทมลกษณะ ของเขต ขอมลเหมอนกนม�จดเกบรวมกน เชนก�รจดเกบขอมลระเบยนของนกศกษ� หล�ยๆ คน รวมกนเปน แฟมขอมลนกศกษ�เปนตน ซงขอมลแตละระเบยนทนำ�ม�รวมกนจะตองม เขตขอมล อย�งนอย 1 เขต ขอมลทแยกคว�มแตกต�งของขอมลในแตละระเบยนไดหล�ยๆ คน รวมกนเปน แฟมขอมลนกศกษ� เปนตน ซงขอมลแตละระเบยนทนำ�ม�รวมกนจะตองม เขตขอมล อย�งนอย 1 เขต ขอมลทแยกคว�มแตกต�งของขอมลในแตละระเบยนได
ฐ�นขอมล (Database) เกดจ�กก�รรวบรวมเอ�แฟม ต�ร�งขอมลหล�ยๆแฟมทมคว�มสมพนธกนม�เกบรวมกนไวทเดยว โดยจะม ก�รเกบคำ�อธบ�ยเกยวกบโครงสร�งฐ�นขอมลหรอทเรยกว� พจน�นกรมขอมล (data dictionary) ซงจะใชอธบ�ยลกษณะของขอมลทเกบไว เปนตนว� โครงสร�งของแตละต�ร�งเปนอย�งไร ประกอบดวยฟลดอะไรบ�ง คณลกษณะของแตละฟลดและคว�มสมพนธของแตละแฟมเปนอย�งไร ซงขอมลเหล�นถอว�มคว�มจำ�เปนม�กและจะถกเรยกใชในระหว�งทมก�ร ประมวลผลฐ�นขอมล
ระบบแฟมขอมล (File Systems)
ระบบแฟมขอมลประกอบลกษณะของขอมลจ�กลกษณะทเลกทสดจนรวมตวกนเปนแฟมขอมลดงน
หล�ยๆบต (Bits) เปนไบต (Byte) {ม�ตรฐ�นกำ�หนด 8 บต คอ 1 ไบต}
หล�ยๆไบต (Bytes) เปนเขตขอมลหรอฟลด (Field) หล�ยๆเขตขอมลหรอฟลด (Fields) เปนเรคอรด (Record) หล�ยๆเรคอรด (Records) เปนแฟมขอมล (File System) หล�ยๆแฟมขอมล (File Systems) เปนระบบฐ�นขอมล
(Database Systems)
ซงส�ม�รถแสดงเปนโครงสร�งต�มลำ�ดบชนและคว�มหม�ยของขอมลไดดง รปท 2 และ 3
รปท 2. สวนประกอบของแฟมขอมล
รหสผใช
ชอ น�มสกล เพศ
ทอย เบอรตดตอ
วนเกด
001234
สมณฑ� ส�รเวช
ญ 79 ปทมธ�น 0891123450
15/03/1976
001235
เฉลมพงษ มม�ก
ช 83 อ. เมองน�น
0875523489
01/05/1980
001236
ส�วตตร ยนด
ญ 37 อ. เมองนนทบร
0890031765
15/09/1982
001237
เพญศร รนรมย
ญ 112/1 จตจกร กทม.
0814457682
28/12/1985
รปท 3. คว�มหม�ยของขอมลในแฟมขอมล
ระบบฐานขอมล (Database Systems)
ไบต ฟลด
เรคคอรด
ไฟล
ระบบฐ�นขอมล (Database Systems) หม�ยถง กลมของขอมลทถกเกบรวบรวมไว โดยมคว�มสมพนธซงกนและกน
ระบบฐ�นขอมลไมไดบงคบว�ขอมลทงหมดนจะตองเกบไวในแฟมขอมลเดยวกนหรอแยกเกบหล�ย ๆ แฟมขอมล
รปท 4. แสดงคว�มสมพนธระหว�งแฟมขอมลกบฐ�นขอมล
ก�รเกบขอมลใน ฐ�นขอมลนนเกบทงฐ�นขอมล โดยใช แฟมขอมลเพยงแฟมขอมลเดยวกน ได หรอจะเกบไวในหล�ยๆ แฟมขอมล ทสำ�คญคอจะตองสร�งคว�มสมพนธ ระหว�งระเบยนและเรยกใชคว�มสมพนธ นนได มก�รกำ�จดคว�มซำ�ซอนของ ขอมลออกและเกบแฟมขอมลเหล�นไว ทศนย กล�ง เพอทจะนำ�ขอมลเหล�นม�ใชรวมกน ควบคมดแลรกษ�เมอผตองก�รใชง�นและผมสทธจะใชขอมลนนส�ม�รถ ดงขอมลทตองก�รออกไปใชได ขอมลบ�งสวนอ�จใชรวมกบผอนได แตบ�งสวนผมสทธเท�นนจงจะส�ม�รถใชได สรป ระบบฐ�นขอมล (Database System) คอ ระบบทรวบรวมขอมลต�ง ๆ ทเกยวของกนเข�ไวดวยกนอย�งมระบบมคว�มสมพนธระหว�งขอมลต�ง ๆ ทชดเจน ในระบบฐ�นขอมลจะประกอบดวยแฟมขอมล
หล�ยแฟมทมขอมล เกยวของสมพนธกนเข�ไวดวยกนอย�งเปนระบบและเปดโอก�สใหผใช ส�ม�รถใชง�นและดแลรกษ�ปองกนขอมลเหล�น ไดอย�งมประสทธภ�พ ดงแสดงดงรปท 4
ปญหาของการจดการขอมลในอดต
มร�ยละเอยด มดงน
แฟมขอมลมคว�มยงย�กจ�กก�รประมวลผลกบระบบแฟมขอมล
แฟมขอมลไมมคว�มเปนอสระระหว�งโปรแกรมกบแฟมขอมล
แฟมขอมลมคว�มซำ�ซอนม�กเกดปญห�ก�รเรยกใชเพม ลบ แกไขและคนห�ขอมล
แฟมขอมลมคว�มถกตองของขอมลนอย แฟมขอมลมคว�มปลอดภยนอย แฟมขอมลไมมก�รควบคมจ�กศนยกล�ง
ประโยชนของระบบฐานขอมล
ลดคว�มซำ�ซอนของขอมล แกปญห�คว�มขดแยงกนของขอมล ก�รบรห�รจดก�รฐ�นขอมลทำ�ไดง�ย กำ�หนดม�ตรฐ�นของขอมลได ส�ม�รถใชง�นฐ�นขอมลรวมกนได เกดคว�มเปนอสระระหว�งขอมลกบโปรแกรม หม�ยถง โปรแกรม
เปนอสระจ�กก�รเปลยนแปลงโครงสร�งขอมล กำ�หนดระบบรกษ�คว�มปลอดภยใหกบขอมลได
ประโยชนของระบบฐานขอมลอนๆ
ขอมลในระบบฐ�นขอมลส�ม�รถใชรวมกนได ตวอย�งเชน โปรแกรมระบบเงนเดอน ส�ม�รถเรยกใชขอมลรหสพนกง�นจ�ฐ�นขอมลเดยวกบโปรแกรมระบบก�รข�ย ต�มภ�พในตอนท�ยทผ�นม� เปนตน
ระบบฐ�นขอมลส�ม�รถชวยใหมคว�มซำ�ซอนนอยลง ทลดคว�มซำ�ซอนได เพร�ะเกบแบบรวม
ระบบฐ�นขอมลชวยหลกเลยงหรอลดคว�มไมคงทของขอมล ระบบฐ�นขอมลสนบสนนก�รทำ�ธรกรรม ธรกรรม คอ ขนตอนก�ร
ทำ�ง�นหล�ยกจกรรมยอยม�รวมกน ระบบฐ�นขอมลส�ม�รถชวยรกษ�คว�มคงสภ�พหรอคว�มถกตอง
ของขอมลได โดยผบรห�รฐ�นขอมลเปนผกำ�หนดขอบงคบคว�มคงสภ�พ ต�มทผบรห�รขอมล มอบหม�ย เพอปองกนไมใหผใชเปลยนแปลงขอมลในฐ�นขอมลทโดยไมถกตอง ไมว�จะโดยตงใจหรอไมตงใจกต�ม
ส�ม�รถบงคบใชม�ตรก�รรกษ�คว�มปลอดภย กล�วคอ ผบรห�รฐ�นขอมลส�ม�รถ กำ�หนดขอบงคบ เรองปลอดภย
ส�ม�รถบงคบใหเกดม�ตรฐ�นก�รจดก�รขอมลได ระบบฐ�นขอมลใหเกดคว�มเปนอสระของขอมล เปนประโยชนขอ
สำ�คญทสดเพร�ะทำ�ใหขอมลไมขนอยกบก�รแทนค�ขอมลเชงก�ยภ�พ
ระบบจดการฐานขอมล (Database Management System)
หรอทเรยกว� ดบเอมเอส (DBMS) เปนกลมโปรแกรมททำ�หน�ทเปนตวกล�งในระบบตดตอระหว�งผใชกบฐ�น ขอมล เพอจดก�รและควบคมคว�มถกตอง คว�มซำ�ซอน และคว�มสมพนธระหว�งขอมลต�งๆ ภ�ยในฐ�นขอมล ดงแสดงรปท 5
รปท 5 ระบบจดก�รฐ�นขอมล
ประโยชนของระบบจดการฐานขอมล Database Management System (DBMS) ไดแก
ระบบจดก�รฐ�นขอมลเปน Graphical User Interface (GUI) ซงทำ�ใหง�ยตอก�รใชง�นในทก ๆ ระดบไมว�จะเปน ผเรมตน จนถงผเชยวช�ญ
ระบบจดก�รฐ�นขอมลผใชไมจำ�เปนจะตองจดจำ�คำ�สงทงหมดในก�รทำ�ง�น แตส�ม�รถใชคณสมบตต�ง ๆ ทมอยใน DBMS แตละประเภท
ระบบจดก�รฐ�นขอมลมประสทธภ�พ และมก�รแจงเตอน โดยบ�ง DBMS นนมคณสมบตเมอคณดำ�เนนง�นผดพล�ด จะพบขอแจงเตอน รวมไปถงขอเสนอแนะในก�รแกไขปญห�ดวยเชนกน
ระบบจดก�รฐ�นขอมลมก�รเรยนรง�ย และใชง�นก�รทำ�ง�นเปนไปอย�งรวดเรว
หนาทของระบบการจดการฐานขอมล
แปลงคำ�สงทใชจดก�รกบขอมลภ�ยในฐ�นขอมล ใหอยในรปแบบทฐ�นขอมลเข�ใจ
นำ�คำ�สงต�ง ๆ ซงไดรบก�รแปลแลว ไปสงใหฐ�นขอมลทำ�ง�น เชน ก�รเรยกใช (Retrieve) จดเกบ (Update) ลบ (Delete) เพมขอมล (Add) เปนตน
ปองกนคว�มเสยห�ยทจะเกดขนกบขอมลภ�ยในฐ�นขอมล โดยจะคอยตรวจสอบว�คำ�สงใดทส�ม�รถทำ�ง�นได และคำ�สงใดทไมส�ม�รถทำ�ง�นได
รกษ�คว�มสมพนธของขอมลภ�ยในฐ�นขอมลใหมคว�มถกตองอยเสมอ
เกบร�ยละเอยดต�งๆ ทเกยวของกบขอมลภ�ยในฐ�นขอมลไวในพจน�นกรมขอมล ซงร�ยละเอยดเหล�นมกจะถกเรยกว� เมท�ด�ต� (Meta Data) ซงหม�ยถง "ร�ยละเอยดขอมล"
ดแลก�รใชง�นใหกบผใช ในก�รตดตอกบตวจดก�รระบบแฟมขอมลได โดยจะทำ�หน�ทตดตอกบระบบแฟมขอมลซงเสมอนเปนผจดก�รแฟมขอมล (file manager) นำ�ขอมลจ�กหนวยคว�มจำ�สำ�รองเข�สหนวยคว�มจำ�หลกเฉพ�ะสวนทตองก�รใช ง�น และทำ�หน�ทประส�นกบตวจดก�รระบบแฟมขอมลในก�รจดเกบ เรยกใช และแกไขขอมล
ควบคมก�รใชขอมลพรอมกน ในระบบคอมพวเตอรทใชอยปจจบน โปรแกรมก�รทำ�ง�นมกจะเปนแบบผใชหล�ยคน (Multi User) จงทำ�ใหผใชแตละคนส�ม�รถเรยกใชขอมลไดพรอมกน ระบบจดก�รฐ�นขอมลทมคณสมบตควบคมก�รใชขอมลพรอมกนน จะทำ�ก�รควบคมก�รใชขอมลพรอมกนของผใชหล�ยคนในเวล�เดยวกนได โดยมระบบก�รควบคมทถกตองเหม�ะสม เชน ถ�ก�รแกไขขอมลนนยงไมเรยบรอย ผใชอนๆ ทตองก�รเรยกใชขอมลนจะไมส�ม�รถเรยกขอมลนนๆ ขนม�ทำ�ง�นใดๆ ได ตองรอจนกว�ก�รแกไขขอมลของผทเรยกใชขอมลนนกอนจะเสรจเรยบ รอย จงจะส�ม�รถเรยกขอมลนนไปใชง�นตอได ทงนเพอปองกนไมใหเกดปญห�ก�รเรยกใชขอมลทไมถกตอง
ควบคมระบบคว�มปลอดภยของขอมลโดยปองกนไมใหผทไมไดรบอนญ�ตเข� ม�เรยกใชหรอแกไขขอมลในสวนปองกนเอ�ไว พรอมทงสร�งฟงกชนในก�รจดทำ�ขอมลสำ�รอง
ควบคมก�รใชขอมลในสภ�พทมผใชพรอม ๆ กนหล�ยคน โดยจดก�รเมอมขอผดพล�ดของขอมลเกดขน
หมายเหต *ผบรห�รฐ�นขอมล (DBA : Database Administrator) ทำ�หน�ทเปนผควบคมมและบรห�รจดก�รฐ�นขอมลทงหมด โดยจะส�ม�รถจดก�รกบโครงสร�งฐ�นขอมลได รวมถงจะเปนผกำ�หนดสทธในก�รเข�ถงขอมลของผใชฐ�นขอมล
ระบบจดการฐานขอมลทนยมใชกนในปจจบน ไดแก
ออร�เคล (Oracle) ไอบเอม ดบท (IBM DB2) ไมโครซอฟท ซควลเซรฟเวอร (Microsoft SQL Server) ไซเบส (Sybase) แคเช (Cache') PostgreSQL Progress ม�ยเอสควแอล (MySQL) Interbase Firebase Pervasive SQL แซพ ดบ (SAP DB) ไมโครซอฟท แอคเซส (Microsoft Office Access) SQLite
