Colloque en gestion de projets 2017
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Les bénéfices de la création d’un bureau de projets à la RBQ
Stéphane Labrie Président-directeur général
Éric Bélanger Responsable du bureau de projets
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Plan de la présentation
• Section 1 : La présentation de l’organisation
• Section 2 : Le contexte de la RBQ en 2013
• Section 3 : Les bénéfices du bureau de projets (BP)
• Section 4 : La progression des dernières années
• Section 5 : Les projections pour le futur
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Section 1
La présentation de l’organisation
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La présentation de l’organisationLes responsabilités de la RBQ
Organisme public sous la responsabilité du secrétariat du Travail. Il compte 470 employés.
Assurer la qualité de la construction
Assurer la sécurité du public
Mission
Compétences
Normalisation
Qualification professionnelle
Enquête
Garanties financières
Inspection
Assurer la qualification professionnelle - Probité
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La présentation de l’organisationLes projets sous la responsabilité du BP
Technologies de l’information (TI)
25 %
Règlements39 %
Organisation et mission
36 %
* Source : Portefeuille RBQ 2017-2018
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Section 2
Le contexte de la RBQ en 2013
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Le contexte de la RBQ en 2013La motivation qui mène aux changements
• Arrivée récente en poste
• Plusieurs projets sont en retards et sans responsable
assigné
• Aucun système de suivi structuré des mandats de la
RBQ
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Le contexte de la RBQ en 2013La motivation qui mène aux changements
• Une firme est retenue afin de conseiller la direction pour faire face à ces enjeux
• Le constat est flagrant : On ne peut réaliser efficacement les projets avec les méthodes actuelles
• Recommandations de la firme retenue :
– Créer un bureau de projets sous la présidence
– Mettre en place un cadre de gouvernance des projets
– Doter des postes dans l’organisation
– Créer une liste consolidée des projets
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Le contexte de la RBQ en 2013Comment les projets étaient-ils gérés ?
• Environ 125 projets et opportunités identifiés ou en réalisation
• Notion de projets floue et non uniforme
• Absence de données sur les projets
• Fonctionnement cloisonné où l’on trouve peu d’échange inter-direction
• Absence d’outil permettant de colliger les données des projets et d’en faire un suivi
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Section 3
Les bénéfices du bureau de projets (BP)
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Création des outils et processus
Consolidation des rôles et responsabilités du BP
Contrôle de la qualité des projets
Les bénéfices du bureau de projets Les grandes étapes dans le temps
Sept.2013
Mai 2014
Sept.2015
Mai2016
Nouveau positionnement du BP
Création du bureau de
projets
Réalisation d’une étude de maturité de la
gestion de projets (GP)
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Création des outils et processus
Consolidation des rôles et responsabilités du BP
Contrôle de la qualité des projets
Les bénéfices du bureau de projets La création des outils et processus (septembre 2013 à mai 2014)
Nouveau positionnement du BP
Objectifs visés :• Structurer la gestion des projets à la RBQ• Avoir une image commune des projets à la RBQ
Activités réalisées :• Adoption d’un cadre de gouvernance des projets• Publication d’une première liste des projets• Développement d’outils de documentation des projets
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Les bénéfices du bureau de projets La création des outils et processus (septembre 2013 à mai 2014)
Approche de gouvernance des
projets RBQ
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Création des outils et processus
Consolidation des rôles et responsabilités du BP
Contrôle de la qualité des projets
Les bénéfices du bureau de projets La création des outils et processus (septembre 2013 à mai 2014)
Nouveau positionnement du BP
Bénéfices obtenus :• Une méthodologie est instaurée pour le démarrage des projets• Prise de conscience partagée de l’ampleur et de la diversité des
projets• Une meilleure compréhension du contenu de chaque projet
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Création des outils et processus
Consolidation des rôles et responsabilités du BP
Contrôle de la qualité des projets
Les bénéfices du bureau de projets La consolidation des rôles et responsabilités du BP (mai 2014 à sept. 2015)
Nouveau positionnement du BP
Objectifs visés :• Disposer d’une porte d’entrée unique pour la gestion des projets• Rendre disponible l’information des projets à l’ensemble de
l’organisation
Activités réalisées :• Regrouper la gestion de tous les projets sous le BP• Implanter un système de gestion de projets « l’Espace projets »
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Les bénéfices du bureau de projets La consolidation des rôles et responsabilités du BP (mai 2014 à sept. 2015)
Page d’accueil d’un site de projet RBQ
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Création des outils et processus
Consolidation des rôles et responsabilités du BP
Contrôle de la qualité des projets
Les bénéfices du bureau de projets La consolidation des rôles et responsabilités du BP (mai 2014 à sept. 2015)
Nouveau positionnement du BP
Bénéfices obtenus :• Uniformisation des pratiques de gestion et de reddition des
projets à la RBQ• Uniformisation des étapes de réalisation-suivi des projets• Amélioration du suivi des projets par la haute direction• La haute direction a accès au contenu et aux informations de tous
les projets en temps réel
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Création des outils et processus
Consolidation des rôles et responsabilités du BP
Contrôle de la qualité des projets
Les bénéfices du bureau de projets Le contrôle de la qualité des projets (septembre 2015 à mai 2016)
Nouveau positionnement du BP
Objectif visé :• Assurer la conformité et l’uniformité des informations des projets
Bénéfices obtenus :• Mise en lumière des lacunes liées à l’approbation et au suivi des
projets• Démonstration du fait que la gestion des projets est variable
selon les gestionnaires• Mise en perspective que certains projets étaient gérés hors du
bureau de projets
Réalisation d’une étude de maturité
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Les bénéfices du bureau de projetsLes grands constats de l’étude de maturité
• Des assises solides aptes à soutenir l’évolution de la gestion de projets
• Une culture de gestion de projets qui doit s’incarner davantage au sein de l’organisation
• Une gestion de portefeuille de projets (GPP) à bonifier
• Des rôles et des responsabilités à préciser au sein d’un travail d’équipe accentué
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Les bénéfices du bureau de projetsLes résultats globaux d’étalonnage de l’étude de maturité
Domaine• Aucun outil
• Aucune méthode
• Aucune orientation
• Outils fonctionnels
• Méthodes de base
• Gestion réactive
• Gestion des processus
• Langage commun
• Processus documentés
• Conformité
• Processus mesurés
• Mesure des intrants et
des extrants
• Processus axés sur les
clients
• Plans de contrôle des
processus documentés
• Contrôle des processus
démontré (données)
• Amélioration continue
• Participation étendue
• Améliorations intégrées
GPP
Gestion de
programme
Gestion de
projet
2016
2016
2016
2013
2013
2013
2017
0
Absent
1
Initial
2
Normalisé
3
Mesuré
4
Contrôlé
5
Amélioré
2019
2018
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Les bénéfices du bureau de projetsLes recommandations de l’étude de maturité
• Favoriser l’émergence d’une véritable culture de gestion de projets au sein de la RBQ
• Implanter la GPP comme point d’appui de la gouvernance des projets et de l’organisation
• Revoir l’organisation du mode « projet » de la RBQ afin d’en augmenter l’efficacité et l’efficience
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Création des outils et processus
Consolidation des rôles et responsabilités du BP
Contrôle de la qualité des projets
Les bénéfices du bureau de projets Le nouveau positionnement du BP (mai 2016 à aujourd’hui)
Nouveau positionnement du BP
Objectifs visés :• Culture de GP présente à tous les niveaux de l’organisation• Fiabilité accrue des données de projets• Réalisation des projets retenus par l’organisation
Activités réalisées :• Mise en place d’un comité de suivi des projets• Mise en place d’une communauté de praticiens en GP• Implantation de la notion de programme• Développement d’outils d’évaluation de la capacité• Introduire un outil de feuilles de temps pour gérer les heures consacrées aux
projets
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Création des outils et processus
Consolidation des rôles et responsabilités du BP
Contrôle de la qualité des projets
Les bénéfices du bureau de projets Le nouveau positionnement du BP (mai 2016 à aujourd’hui)
Nouveau positionnement du BP
Bénéfices obtenus (partie 1) :• La haute direction consacre périodiquement du temps à l’approbation et aux
suivis des projets• Création d’une dynamique de groupe et d’un sentiment d’appartenance pour
les chefs de projets• La reddition de comptes des projets est plus transparente et plus fiable• La RBQ dispose d’un portefeuille de projets priorisés• On donne de la valeur à tous les projets de l’organisation parce qu’on
considère désormais les coûts internes et externes des projets
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Création des outils et processus
Consolidation des rôles et responsabilités du BP
Contrôle de la qualité des projets
Les bénéfices du bureau de projets Le nouveau positionnement du BP (mai 2016 à aujourd’hui)
Nouveau positionnement du BP
Bénéfices obtenus (partie 2) : • Les silos entre les directions sont diminués par l’approche projet• La capacité de réalisation de l’organisation est considérée dans la
préparation des projets• Plus de projets qui respectent les paramètres autorisés• Dispose d’une capacité de gérer et d’offrir une reddition de comptes
automatisée par projet ou par programme• Le parcours de gestion de projets est adapté (mini-standard-complexe) selon
le niveau de complexité identifié au démarrage du projet
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Les bénéfices du bureau de projets Le nouveau positionnement du BP (mai 2016 à aujourd’hui)
Tableau de bord exécutif
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Les bénéfices du bureau de projets Le nouveau positionnement du BP (mai 2016 à aujourd’hui)
Section des projets retenus
et priorisés
Section des projets non sélectionnés
Portefeuille des projets RBQ 2017-2018
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Section 4
La progression des dernières années
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La progression des dernières annéesRetour sur l’atteinte des objectifs que l’organisation s’était fixés en 2014
• Objectif 1 : Prioriser les projets à l’aide de critères établis
• Objectif 2 : Fonctionner en multidisciplinarité du démarrage à lafermeture
• Objectif 3 : Intégrer la GP dans les pratiques usuelles de la RBQ
• Objectif 4 : Posséder un tableau de bord dont les données sont fiables et complètes sans relance du BP
• Objectif 5 : Assurer la réalisation des projets identifiés
65 %
90 %
95 %
90 %
80 %
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La progression des dernières annéesRépartition des projets (%) à travers les années selon 3 axes d’évaluation
0
20
40
60
80
100
2013 2014 2015 2016
Réalisation d'un suivi de projet Production d'un bilan Respect de la date de livraison autorisée
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Section 5
Les projections pour le futur
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Les projections pour le futur
• Confier au BP des responsabilités plus grandes dans la gestion et la direction de certains projets pour le compte de la haute direction
• Améliorer les critères de priorisation des projets et les outils de capacité actuels
• Améliorer les métriques et l’historique des projets
• Établir un plan d’amélioration continue à l’aide des bilans déposés
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Les projections pour le futur
• Rendre l’information de gestion plus simple et plus conviviale pour les gestionnaires
• Améliorer les connaissances et l’expertise du personnel en GP
• Établir des ententes de gestion avec nos partenaires de services afin d’améliorer la gestion des projets réalisés à l’externe
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Des commentaires ou des questions?
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Cette présentation sera disponible sur le site web
du PMI Lévis-Québec à compter du 1er mai 2017.