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Ing. Mario Guillermo Juárez P. 1
Pre-Especialidad
GESTION POR PROCESOSMODULO No. 4
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ING. MARIO GUILLERMO JUAREZ [email protected], [email protected]
San Salvador, Enero de 2014
Universidad Tecnológica de El Salvador
Facultad de Informática y
Ciencias Aplicadas
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Ing. Mario Guillermo Juárez P. 2
Ing. Mario Guillermo Juárez
30 años de experiencia en capacitación
empresarial y docencia universitaria,amplio historial laboral en puestos
gerenciales y de dirección.
Consultor en Procesos y Sistemas deInformación Gerencial,
Implementación Normas ISO 9000,
Manufactura Esbelta, Evaluaciones conEFQM, Auditor en Procesos de
Acreditación, Redactor de la Ley delSistema Nacional de Calidad,
Evaluador del Premio Salvadoreño a laCalidad, Consultor del Organismo
Salvadoreño de Normalización-OSN,Miembro del Grupo Universitario parala Calidad en América Latina XXI-GUCAL; actualmente Decano de laFac. de Estudios Tecnológicos de la
Univ. Don Bosco.
• Máster en Gestión de la Calidad• Curso de Formación Pedagógica• Post-Grado en Desarrollo Humano• Post-Grado en Administración Púb.• Ingeniero Electricista• Técnico en Telecomunicaciones
EXPOSITOR
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Ing. Mario Guillermo Juárez P. 3
OBJETIVO DEL CURSO
Capacitar a los participantes con
metodologías de gestión por
procesos, para el fortalecimiento
y la mecanización de las
organizaciones en el trabajo en
equipo, la creatividad, la
productividad y en un ambiente
de responsabilidad social, tanto
en los sectores públicos, comoen los sectores privados.
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Ing. Mario Guillermo Juárez P. 4
Con el estudio del presente
modulo, los participantes
tendrán la oportunidad de
aprender y aplicar conceptos
fundamentales de laadministración por procesos,
comprender los principios de la
gestión de la calidad aplicada a
los procesos y poder iniciar la
automatización de los mismos
utilizando herramientas
informáticas.
DESCRIPCION DEL MODULO
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8/17/2019 Presentacion UTEC Modulo IV Automatizacion de Procesos Unidad 1
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Ing. Mario Guillermo Juárez P. 5
Que los participantes aprendan a elaborar mapas deprocesos de primero, segundo y tercer nivel, yautomatizarlos utilizando recursos informáticos.
GENERAL
Los participantes, después de aprobar el modulo, estaránen capacidad de:
Elaborar diagramas de procesos e integrarlos en un
manual de procesos y procedimientos.
Implementar programas de mejoramiento continuoutilizando diferentes herramientas.
Realizar una gestión efectiva de la calidad en los
procesos productivos y de servicios.
ESPECIFICOS
OBJETIVOS DEL MODULO
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Ing. Mario Guillermo Juárez P. 6
COMPETENCIAS A DESARROLLAR
Elaborar mapas de procesos
y de procedimientos.
Automatizar procesos
utilizando diferentesestándares.
Aplicar los conceptos
básicos de la gestión de la
calidad a la automatizaciónde procesos.
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AdministraciónExitosa de Procesos
Procesos y Gestión dela Calidad
Herramientas deAutomatización de
Procesos
Introducción
Unidad 1
1.1 Procesos: Entregar los Beneficios1.2 Que tan bien Funciona el Proceso1.3 Métodos Rápidos de Mejora1.4 Medir el Desempeño del Proceso1.5 Proyectos Importantes de Mejora
2.1 Conceptos Básicos2.2 Ingeniería de la Calidad2.3 Control Estadístico de Procesos2.4 Técnicas de Resolución de Problemas
- Análisis y Simplificación- Uso de Herramientas para Gestión
3.1 Descripción de Herramientas3.2 Preparación de todos los Elementos3.3 Selección de la Herramienta a Utilizar3.4 Elaboración de Indicadores3.5 Implementación y Revisión Previa
Unidad 2
Unidad 3
CONTENIDO TEMATICO
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ESTRATEGIAS METODOLOGICAS
Clases Expositivas
Lecturas Dirigidas
Trabajos Prácticos
Investigación Bibliográfica
Asesoría Virtual
Interpretación de Documentos
Video/Teleconferencias
Evaluaciones
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PROGRAMACION
PERIODO
Del 6 de Enero al 10 deFebrero de 2014
DIAS
Lunes
HORARIO
De 5:15 a 8:15pm
LUGAR
Edificio Benito JuarezSalón Usos Múltiples FICA
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PLAN DE EVALUACIONES
Actividad * Ponderación
- Asistencia
- Tareas Ex Aula
- Estudio de Casos
- Pruebas Escritas
- Trabajo Proyecto
- Auto Evaluación
5%
25%
20%
40%
5%
5%
* Las actividades y ponderaciones podrán ser
modificadas por el facilitador durante el desarrollo
del módulo• El avance en el Trabajo de Investigación
cubrirá Análisis de la Información Recolectada.
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PRIMERA PARTE
AdministraciónExitosa de Procesos
Procesos y Gestión dela Calidad
Herramientas deAutomatización de
Procesos
Introducción
Unidad 1
1.1 Procesos: Entregar los Beneficios1.2 Que tan bien Funciona el Proceso1.3 Métodos Rápidos de Mejora1.4 Medir el Desempeño del Proceso1.5 Proyectos Importantes de Mejora
2.1 Conceptos Básicos2.2 Ingeniería de la Calidad2.3 Control Estadístico de Procesos2.4 Técnicas de Resolución de Problemas
- Análisis y Simplificación- Uso de Herramientas para Gestión
3.1 Descripción de Herramientas3.2 Preparación de todos los Elementos3.3 Selección de la Herramienta a Utilizar3.4 Elaboración de Indicadores3.5 Implementación y Revisión Previa
Unidad 2
Unidad 3
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¿QUÉ ES UN PROCESO?
• PROCESO
Qué?, Cuándo?, Por qué?
Recibir una entrada (Información
o un objeto físico) y por mediode una serie de actividadestransformarlo en algo másvalioso a la salida.
• PROCEDIMIENTO
Quién?, Dónde?, Cómo?
ACTIVIDADES
ENTRADA
SALIDA
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PROPÓSITO DE UN PROCESO
Un proceso debe agregar valor a uno o más de lostitulares de la empresa, de lo contrario simplemente
consume recursos (tiempo, esfuerzo, energía,personas, etc.) que deberían enfocarse en otra
dirección. Además, debe agregar valor a los clientes.
Si nos preguntamos:¿Qué pasaría si no hacemos esto?
Si respondemos nada o casi nada, entonces:
¿Por qué lo seguimos realizando...?
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SIGNIFICADO DE LOS PROCESOS
PROCESO
Entrada Entrada
Salida
SalidaSubprocesoo Actividad
Subprocesoo Actividad
Subprocesoo Actividad
Subprocesoo Actividad
Entrada
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FABRICACION DE MESA
Madera Clavos
Factura
MesaTerminadaCortar
PiezasArmarMesa
ElaborarFactura
PintarMesa
Pedido deCliente
SIGNIFICADO DE LOS PROCESOS
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PROCESOS DE UNA EMPRESA
Divulgación de Políticas Estratégicas
Visión, Misión, Liderazgo y Comunicación
Procesos Generales
Ventas Producción Distribución Cobros
A d m i n i s t r a r c o n E t i c a
l a C a r t e r a d e C l i e n
t e s
R e d u c i r a l M í n i m o
l o s
D e f e c t o s e n P r o d u c t o s
E n t r e g a r l o s P e d i d o s
s i n E r r o r e s y a T i e m p o
P r o v e e r t o d o s l o
s
R e c u r s o s L o g í s t i c
o s
O p t i m i z a r l a s
F i n a n z a s
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FLUJOGRAMAS
GRAFICAR EL PROCESO
Herramienta gráfica para describir un proceso con
facilidad y eficacia, se construye según el ordendel trabajo y las relaciones entre las actividades
que lo conforman.
Procedimiento:1. Listar las actividades del proceso
2. Para cada actividad, preguntarse:• ¿Quién suministra el producto inicial?• ¿Quién recibe el producto inicial?
• ¿Qué es lo primero que se hace con elproducto inicial?
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FLUJOGRAMA LINEAL O SECUENCIAL
Ventajas: Fácil y sencillo de construir
Desventajas: No muestra quién hace qué o
dónde.
No muestra las entradas, salidas otransformaciones
Sugerencias: Describir cada actividad como unverbo más un sustantivo
Cortar las Piezas deMadera
Armar la MesaUtilizando Clavos
Pintar la Mesa yaTerminada
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Ventajas: Claro y sencillo de construir Describe con claridad los resultados en
las distintas etapas
Puede identificar en donde es posiblecombinar las etapas separadas
Desventajas: Puede ocultar los ciclos en los que el
trabajo regresa de nuevo a la persona
No muestra quién hace qué o dónde
No muestra la secuencia del trabajo
Sugerencias: Describir cada objeto o identidad como
un nombre con un adjetivo
Hojas adhesivas enblanco
Hojas adhesivas conlas actividades
descritas
Conjunto ordenadode hojas adhesivas
FLUJOGRAMA DE TRANSFORMACION
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Imprimir
factura
Facturano
revisada
Pasarla alSupervisorFacturavalidada
Mecanografiarlos detalles de
los clientes
Imprimirfactura
VerificarDetalles
FacturaIncorrecta
FacturaCorrecta
FLUJOGRAMA COMBINADO
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Ing. Mario Guillermo Juárez P. 21
VerificarFactura
Despachar alCliente
Mecanografiarlos detalles del
Cliente
Oficina deSan Miguel
Escribir losdetalles dela factura
Oficina deSan Salvador
1er Piso
Oficina deSan Salvador
4o. Piso
FLUJOGRAMA DE DIAGRAMAS
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Ing. Mario Guillermo Juárez P. 22
FLUJOGRAMA DE ENTRADAS Y SALIDAS
Madera
Clavos
Pedido delCliente
Armar la Mesa
Pintar la Mesa
Cortar lasPiezas
MesaTerminada
Factura
ENTRADAS SALIDASPROCESOS OACTIVIDADES
ElaborarFactura
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8/17/2019 Presentacion UTEC Modulo IV Automatizacion de Procesos Unidad 1
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DIAGRAMA DE BLOQUES O ENTRADA-SALIDA
PROCESO DE PRODUCCION DE DOCUMENTOS
Recepción delDocumentoManuscrito
Recepción dela Copia y
Original
Copia delDocumento
Copia delDocumentoManuscrito
Prep. yCorreo
Revisión delDocumento
Revisión/EdiciónComposición
del Documento
Mecanografíaen el
Procesador deTextos
Recepción deCopia
Coordinación
de Producción Reproducción
Procesamiento
de Textos
Supervisoresdel NivelSuperior
MaterialesManuscritos
InformesNormalizados
El Procesotermina conla distribución
de losInformes
NormalizadosEl Proceso
comienza conla recepción del
materialmanuscrito
Escritores
Implica
Secuencia enel Tiempo
PrimeraActividad
ÚltimaActividad
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HERRAMIENTAS ÚTILES
Power Point, Auto Shapes: Flowchart
Documento Conector Actividad
Fin
Conector Finde Página
Preparación
RetardoDisyuntor
Base deDatos
Decisión
Sumador Datos
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HERRAMIENTAS ÚTILES
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Ing. Mario Guillermo Juárez P. 26
METODOLOGÍA DE TRABAJO
diagrama
Organizar el Equipo
de Trabajo
• Incorporar a todas las personas que conozcan realmente el
proceso, pero que no sean más de unas 5 ó 7.
Reunir el EquipoReunir el Equipo
Seleccionar el tipo
de Diagrama
Fin del Proceso
Identificar el Inicio y el
Final del Proceso
Hojas Adhesivas
Anotar las Actividades
en Hojas Separadas
Armar la secuencia de
las Actividades
• Si se puede fuera de la oficina, donde no hayan distracciones
• Centrarse en lo que el proceso actual es y no en lo que
debería de ser.
• Analizar otros límites, pero sin dedicarle mucho tiempo.
Muchos aspectos se aclararán en otras sesiones.
• En cada hoja anotar una actividad utilizando un verbo y un
sustantivo.
• Discutir entre todos la secuencia de las actividades y añadir
actividades ocultas, trabajar en equipo.
Captar la GráficaTerminada
Revisar el Diagrama
Completo
• El diagrama debe representar la realidad actual, no agregar
mejoras.
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ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS
DESEMPEÑO DELAS PERSONAS
SISTEMAS
CAPACIDAD DELAS PERSONAS
MEJORA DE LOSPROCESOS !
ESTRUCTURAS
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ACTORES DE LOS PROCESOS
PROCESO CLIENTESPROVEEDORES
RESULTADOS
Convenir con losclientes losresultados
esperados y porqué
Considerar loque se espera delos proveedores
del proceso
Conocer
exactamente deque trata el
proceso y lo quese espera de el
RECURSOS ACTIVIDADES
• PATROCINADOR • TITULAR • OPERARIOS
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RESPONSABILIDADES DE LOS ACTORES
PATROCINADOR DELPROCESO
Proporciona los fondos ydemás recursos para hacerque el proceso ocurra.
–
Establecer el propósito delproceso.
– Aclarar los beneficios quedebería entregar a losparticipantes.
– Seleccionar al titular delproceso.
– Supervisar el impacto que loscambios en un proceso tendránsobre los demás relacionados.
– Decidir las metas de mejora.
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TITULAR DEL PROCESO
Asegura que el proceso alcance supropósito, lo administra y mejorapara llegar a la clase mundial.
–Establecer el propósito, alcance y beneficioscon el patrocinador.
–Junto con su equipo, diseñar el proceso.
–Aclarar los aportes y resultados con losclientes y proveedores
–Establecer la eficiencia y eficacia de loscriterios de desempeño y forma de medirlos.
–Administrar el proyecto desde su inicio ycambios posteriores.
–
Proveer la capacitación, herramientas ytécnicas necesarias.
–Establecer las políticas y reglas para operarlo.
–Coordinar revisiones y auditorías del proceso.
RESPONSABILIDADES DE LOS ACTORES
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OPERARIOS DEL SISTEMA
Realizan el trabajo del proceso,son los participantes del mismo.
– Procurar que el proceso funcione comose planificó.
– Disponer de todas sus habilidades yexperiencia para el trabajo.
– Respetar las reglas y políticas que seconvinieron con el titular del proceso.
– Decidir sobre medidas que serequieran para mostrar la eficacia
RESPONSABILIDADES DE LOS ACTORES
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EQUILIBRIO ENTRE CONTROL AUTONOMÍA Y
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EQUILIBRIO ENTRE CONTROL, AUTONOMÍA YAPOYO EN LOS ACTORES DE LOS PROCESOS
Baja
Alta
Consecuencia del Riesgo
Benigna Severa
Los participantesubicados en estaárea necesitan:
Poco control, poco
apoyo, mayorautonomía
Los participantesubicados en estaárea necesitan:Mayor control,mayor apoyo y
poca autonomía
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8/17/2019 Presentacion UTEC Modulo IV Automatizacion de Procesos Unidad 1
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Ing. Mario Guillermo Juárez P. 34
TRABAJO EN EQUIPO
Nadie
CualquieraAlguien
Todos
Existían cuatro personas llamadas Todos, Alguien,Cualquiera y Nadie. Había un trabajo importante a
realizar y se pidió a Todos que lo hiciera. Todos estabaseguro que Alguien lo haría. Cualquiera podía haberlohecho, pero Nadie lo hizo. Alguien se enojó por ello,
porque era trabajo de Todos. Todos pensó queCualquiera podía hacerlo, pero Nadie se dio cuenta de
que Todos no lo harían. Al final resultó que Todos culpó aAlguien cuando Nadie hizo algo que Cualquiera debió
haber hecho.
-
8/17/2019 Presentacion UTEC Modulo IV Automatizacion de Procesos Unidad 1
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Ing. Mario Guillermo Juárez P. 35
MEDIR EL RENDIMIENTO DEL PROCESO
• Es imposible controlar, sin medir.• Es imposible dirigir, sin controlar.
• Es imposible mejorar, sin dirigir.
• Es imposible destacar, sin mejorar.
¿CÓMO DETECTAR SITRABAJA REALMENTE
EL PROCESO Y SIMEJORA O NO?
-
8/17/2019 Presentacion UTEC Modulo IV Automatizacion de Procesos Unidad 1
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Ing. Mario Guillermo Juárez P. 36
Su
Proveedor
Su
Cliente
Su
Proceso
ProductosIniciales
ProductosFinales
Requisitos yFeedback
Requisitos yFeedback
C CCP PP
EL MODELO CLIENTE-PROVEEDOR
Es el cimiento de la metodología de mejora y gestión dela calidad del proceso. Todos tenemos clientes
(dentro o fuera de la empresa).
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8/17/2019 Presentacion UTEC Modulo IV Automatizacion de Procesos Unidad 1
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Ing. Mario Guillermo Juárez P. 37
Cliente del
Proceso
IDENTIFICAR REQUISITOS DEL CLIENTE
Los requisitos delcliente son las fuerzas
primarias queconducen la mejora ygestión de la calidad
del proceso.Hay que priorizar losrecursos para atendery satisfacer primerolas necesidades más
críticas del cliente yluego centrarse en las
menos críticas.
-
8/17/2019 Presentacion UTEC Modulo IV Automatizacion de Procesos Unidad 1
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MEDIR EL RENDIMIENTO DEL PROCESO
¿CÓMO OBTENER LOS DATOS QUE SE
UTILIZARÁN PARA ELABORAR LASGRÁFICAS?
Los datos útiles se obtienen midiendo loselementos claves de un proceso, los cualesse deben analizar desde la perspectiva de
los requisitos del cliente.
1. Recoger y revisar los datos de las mediciones enlas diferentes etapas del proceso.
2. Identificar y eliminar cualquier causa de
variaciones anormales.3. Comparar el comportamiento de un proceso
estable con los requisitos y determinar las áreascon problemas crónicos.
-
8/17/2019 Presentacion UTEC Modulo IV Automatizacion de Procesos Unidad 1
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Ing. Mario Guillermo Juárez P. 39
CÓMO OBTENER DATOS CONFIABLES?
Participan en el diseño delmecanismo de medición.
Toman parte de lasactividades de análisis.
Reciben recompensas porsu precisión y confiabilidad.
Son informados de lasrazones para medir.
Observan que los datosprovocaron acciones.
Las personas recolectandatos útiles si:
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Ing. Mario Guillermo Juárez P. 40
GRÁFICAS RENDIMIENTO DEL PROCESO
Gráficas de Corrida Gráficas de Dispersión Gráficas de Control Gráficas de Barras Gráficas de Pareto
Algunas gráficas útiles para mostrarel rendimiento de un proceso son las
siguientes:
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8/17/2019 Presentacion UTEC Modulo IV Automatizacion de Procesos Unidad 1
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Ing. Mario Guillermo Juárez P. 41
GRÁFICA DE CORRIDA
Tiempo Diario de Entrega de Pedidos
TiempoObjetivo
0
40
80
120
Minutos
D
Nueva Ruta¿Tendencia?
AccidenteA
C
B
Días
-
8/17/2019 Presentacion UTEC Modulo IV Automatizacion de Procesos Unidad 1
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Ing. Mario Guillermo Juárez P. 42
GRÁFICA DE DISPERSIÓN
Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Días0
40
20
80
Minutos
60
Tiempos Diarios de Entrega de Pedidos
-
8/17/2019 Presentacion UTEC Modulo IV Automatizacion de Procesos Unidad 1
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Ing. Mario Guillermo Juárez P. 43
GRÁFICA DE CONTROL
Línea deCentro
20
40
60
LímiteInferior de
Control
LímiteSuperior
de Control
Días
Á r e a d e A c e
p t a c i ó n
0
Minutos
Tiempo Diario de Entrega de Pedidos
Á
-
8/17/2019 Presentacion UTEC Modulo IV Automatizacion de Procesos Unidad 1
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GRÁFICA DE BARRAS
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct
Ventas Cerradas por Mes
Mes
No. de Ventas
0
10
5
15
20
-
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GRÁFICA DE PARETO
C F A B D E G J I H K
El 78% de las Quejas las Originan un 26% de losClientes de la Empresa
Clientes
% de Quejas
0
40
20
60
80
Relación 80:20
100
% de QuejasAcumulado
MuchosTriviales
PocosVitales
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8/17/2019 Presentacion UTEC Modulo IV Automatizacion de Procesos Unidad 1
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Ing. Mario Guillermo Juárez P. 46
INTERPRETACIÓN DE LAS EVIDENCIAS
“Pueden existir las mentiras y las estadísticas”.
E F M A M J J A S O
Unidades Defectuosas por Mes
Mes
No. UnidadesDefectuosas
E F M A M J J A S O
Porcentaje de UnidadesDefectuosas por Mes
Mes
% UnidadesDefectuosas
Gráficas de Rendimiento Área de Producción
-
8/17/2019 Presentacion UTEC Modulo IV Automatizacion de Procesos Unidad 1
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Ing. Mario Guillermo Juárez P. 47
IDENTIFICAR OPORTUNIDADES DE MEJORA
Identificar los problemas
internos del proceso queafectan a la satisfacción delcliente y a los costos.
Identificar las oportunidadesde simplificación del proceso.
Recoger datos de losproblemas del proceso.
Identificar las áreas delproceso, con problemas
potenciales, a seguir. Documentar las áreas con
problemas potenciales.
Recoger datos sobreproblemas en lossubprocesos.
Identificar los problemaspotenciales en lossubprocesos a seguir.
OBJETIVOS
ACTIVIDADES
-
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Factores Críticosde Éxito
Parámetros de calidad delos cuales depende el éxito
de una empresa.Con ayuda de una matriz, sepueden analizar e identificar
los procesos que máscontribuyen a los FCE y
establecerles prioridad en lasoportunidades de mejora.
CLASIFICAR OPORTUNIDADES DE MEJORA
Decidir el orden en que sesolucionarán los problemas.
Fijar los objetivos de mejora.
Revisar las oportunidades demejora.
Establecer prioridades. Negociar objetivos.
Decidir sobre los proyectosde mejora.
OBJETIVOS
ACTIVIDADES
Í
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MATRIZ DE PROCESOS CRÍTICOS
FACTORES CRÍTICOS DE EXITOPROCESO I II III IV V VI Total
U
V
W
X
Y
Z
Puntuacion: 0 = Ninguna contribución al FCE3 = Contribución pequeña
6 = Contribución mediana9 = Contribución considerable
Í
-
8/17/2019 Presentacion UTEC Modulo IV Automatizacion de Procesos Unidad 1
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Ing. Mario Guillermo Juárez P. 50
USO MATRIZ DE PROCESOS CRÍTICOS
FACTORES CRÍTICOS DE EXITO
PROCESO I II III IV V VI Total
U 9 3 0 9 6 9 36
V 3 3 0 3 0 0 9
W 0 6 0 6 0 0 12
X 6 0 0 0 6 0 12
Y 0 0 0 0 0 0 0
Z 6 3 0 3 6 3 21
Puntuacion: 0 = Ninguna contribución al FCE3 = Contribución pequeña
6 = Contribución mediana9 = Contribución considerable
Á
-
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GRÁFICA PROCESOS - FCE
U Z X VW
Puntuación
(De Matriz de Procesos Críticos)
0
20
10
30
25
5
15
35
Procesos
-
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FACTOR DE MEJORA
Proceso ContribuciónFCE
Rendimiento%
A Mejorar%
Factor deMejora
U 36 25 75 27
Z 21 40 60 12.6
W 12 50 50 6
X 12 80 20 2.4
V 9 95 5 0.45
Y 0 95 5 0
Factor de Mejora = Contribución FCE X A Mejorar
Ó
-
8/17/2019 Presentacion UTEC Modulo IV Automatizacion de Procesos Unidad 1
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PROYECCIÓN DE MEJORAS
= Situación Actual = Mejora
U Z X VW
Puntuación
(De Matriz de Procesos Críticos)
0
20
10
30
25
5
15
35
Procesos
Mejora Objetivo
8.69.6
6
6
50%
8.4
12.6
60%
9
27
75%
2.4
O O
-
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FORMAS DE MEJORA RAPIDA
ESTE ENFOQUE AYUDA AESTE ENFOQUE AYUDA A
•
•
Exámen Crítico
Sencillas
HERRAMIENTASBASICAS
• Tormenta de Ideas
• Diagrama de Pescado
• Campo de Fuerzas
• Prueba de Errores
• Examen Crítico
• Mejoras Sencillas
• Asegurar la Calidad
• Conocer mejor el Equipo delProceso
• Ejercitar la Tormenta de Ideasy el Pensamiento Creativo
• Modelar los Cambios al Proceso
Exitosamente
• Fomentar la Confianza en lasTécnicas
• Implementar un Registro Exitosode Seguimiento
• Impulsar el Compromiso Ejecutivo yla Confianza en el Enfoque
• Procurar que el Proceso Trabaje conEficacia y Eficiencia
-
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Ing. Mario Guillermo Juárez P. 55
CUESTIONAMIENTO DEL PROCESO
PREGUNTAS BASICAS
• ¿Qué se hace y por qué de esa manera?
• ¿Quién lo hace y por qué lo hacen ellos?
• ¿Dónde se hace y por qué se hace allí?
• ¿Cuándo se hace y por qué se hace entonces?
• ¿Cómo se hace y por qué de esa manera?
• ¿Por qué se hace en cualquier caso?
¡BUSCAR LA MEJOR ALTERNATIVA
PARA CADA PREGUNTA !
TORMENTA DE IDEAS
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Ing. Mario Guillermo Juárez P. 56
TORMENTA DE IDEAS
En forma grupal, acordar lo que se desea alcanzar y elmétodo que se utilizará.
Procurar que todos los participantes tomen una actitudpositiva y creativa.
Registrar las sugerencias de mejora.
Descartar las complicadas, pero dejarlas en el registropara revisarlas después.
Establecer los criterios de éxito para cada opción de
cambio. Formular un plan de acción exitoso para cada cambio.
DIAGRAMA DE PESCADO
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DIAGRAMA DE PESCADO
(También conocido como Causa-Efecto o Ishikawa)
EFECTO OPROBLEMAA IMPEDIR
GENERO DECAUSAS
GENERO DECAUSAS
GENERO DECAUSAS
CAUSA
CAUSA
CAUSACAUSA
CAUSA
CAUSA
CAUSACAUSA
CAUSA
CAUSA
CAUSA
CAUSA
CAUSA
CAUSA
CAUSA
CAUSA
GENERO DECAUSAS
EJEMPLO DEL DIAGRAMA DE PESCADO
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EJEMPLO DEL DIAGRAMA DE PESCADO
Ventas pordebajo de las
metasestablecidas
Recursos Personas
PublicidadCalidad delProducto
Sin compromiso
No hay incentivos
No hay creatividad
Faltacapacitación
Muy pocascomputadoras
Solo hay unimpresor
Sin Internet
Poco apoyosecretarial
Muchas unidadesdefectuosas
Empaque malo
Por debajo de la
competenciaTamaños
inadecuados
No hay páginaWEB
Campaña malenfocada
No hay estrategias
Sólo en un medio
Entendimiento limitadoPoco conocimiento
CAMPO DE FUERZAS
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CAMPO DE FUERZAS
CAUSA DELPROBLEMA
FuerzasCoercitivas
SOLUCIONAL
PROBLEMA
Equilibrio
CAUSA DELPROBLEMA
CAUSA DELPROBLEMA
SOLUCIONAL
PROBLEMA
Fuerzas
Motrices
Nombre del Problema a Analizar
EJEMPLO DE CAMPO DE FUERZAS
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EJEMPLO DE CAMPO DE FUERZAS
Personal sinCompromiso
FuerzasCoercitivas
Informacióny
Motivación
Equilibrio
No hayIncentivos
Falta deCapacitación
Plan deIncentivos
Fuerzas
Motrices
Ventas por Debajo de las Metas Establecidas
Programa deCapacitación
PRUEBA DE ERRORES
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Enfoque Alterno
Supervisor= Tiene información obsoleta= Comete errores= Es hipérmetrope= No puede leer letras pequeñas
Imprimir
factura
Factura norevisada
Pasarla al
Supervisor
Factura
validada
Mecanografiarlos detalles de
los clientes
Imprimirfactura
Verificar
Detalles
FacturaIncorrecta
FacturaCorrecta
Impresor= Papel equivocado= Apagado= Mal configurado
Secretaria= Detalles erróneos del vendedor= El cliente se trasladó= Error de mecanografía
PRUEBA DE ERRORES
REVISIÓN CRUCIAL
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Ing. Mario Guillermo Juárez P. 62
REVISIÓN CRUCIAL
FormaActual
¿Qué selogró?
¿Cómo sehace?
¿Cuándose hace?
¿Dóndese hace?
¿Quiénlo hace?
Desafío ¿Por quées
necesario?
¿Por quéde esa
manera?
¿Por quéen ese
momento?
¿Por quéallí?
¿Por quéellos?
Opcionesde
Mejora
¿Qué máspodría
realizar?
¿De quéotro
modopodría
hacerse?
¿En quéotro
momentopodría
hacerse?
¿En quéotrolugarpodría
hacerse?
¿Quiénmás
podríahacerlo?
MejorOpción ¿Qué másdeberíahacerse?
¿De quéotromodo
deberíahacerse?
¿En quéotromomentodebería
hacerse?
¿En quéotrolugar
deberíahacerse?
¿Quiénmásdeberíahacerlo?
MEJORAS SENCILLAS
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MEJORAS SENCILLAS
Eliminar actividades redundantes.
Combinar actividades sencillas.
Reducir aprobaciones y revisiones.
Utilizar proveedores externos.
Eliminar el transporte. Procurar la calidad desde el origen.
Diseñarlo inmune a errores o equivocaciones.
Modificar tamaños de lote.
Líneas de proceso en paralelo.
Modificar el orden de las actividades. Descartar inspecciones innecesarias.
ASEGURAR LA CALIDAD
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Ing. Mario Guillermo Juárez P. 64
ASEGURAR LA CALIDAD
PROCESO CLIENTESPROVEEDORES
RESULTADOS
La calidad delproceso es lo que
el cliente deseadel mismo.
Deben poseerlos criterios demedición de la
calidad delproceso.
PARÁMETROS DEMEDIDA
• Objetivos• Subjetivos
RECURSOS ACTIVIDADES
PROYECTOS DE MEJORA
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8/17/2019 Presentacion UTEC Modulo IV Automatizacion de Procesos Unidad 1
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Ing. Mario Guillermo Juárez P. 65
PROYECTOS DE MEJORA
•
Visión de Proyecto• Etapas de un Proyecto
VISIÓN DE PROYECTO
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VISIÓN DE PROYECTO
1. Organizar el Equipo deMejora
2. Definir Procesos a Mejorar3. Plan de Acción
4. Implementar y RevisarPlan Piloto
5. Implementación deSolución
6. Seguimiento y Control
ESQUEMA DEL PROYECTOETAPAS
DIFERENTES FASES DE PROYECTO
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DIFERENTES FASES DE PROYECTO
FASE 1: ORGANIZAR EL EQUIPO DE MEJORA
Incluir representantes de lasáreas principales involucradasen el proceso.
Identificar funciones y
responsabilidades: Líder delEquipo, Facilitador y Miembrosdel Equipo.
Clarificar la exposición delproblema y los objetivos.
Fijar programa y presupuesto. Revisar el plan con el
propietario del proceso y losrealizadores del mismo.
DIFERENTES FASES DE PROYECTO
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DIFERENTES FASES DE PROYECTO
FASE 2: DEFINIR PROCESOS A MEJORAR
Revisar los resultados obtenidoscon la Matriz de ProcesosCríticos.
Seleccionar aquellos procesosque obtuvieron un Factor deMejora alto.
Apoyar con datos las principalescausas raíz que hacendeficientes a los procesos
identificados. Seleccionar entre las causas
raíz vitales, aquellas que tenganel máximo impacto.
DIFERENTES FASES DE PROYECTO
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Ing. Mario Guillermo Juárez P. 69
DIFERENTES FASES DE PROYECTO
FASE 3: PLAN DE ACCIÓN
Es un catálogo de actividades necesarias para asegurarun examen objetivo y sin obstáculos y la puesta en
marcha de una solución.
Debe identificar quién, qué, cuándo, dónde y cómo, ydocumentar las ventajas y los inconvenientes del
mismo.
PLAN DE ACCIÓN
Preparado por: _______________________ Fecha: ________ Pág. ___ Localidad/Proyecto: ___________________ Período: ______________
Registro de Asignacion de Tareas
No Tarea/Proyecto Plazo deEntrega
Asignado a FechaAsignada
Estatus/Comentarios
DIFERENTES FASES DE PROYECTO
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Ing. Mario Guillermo Juárez P. 70
DIFERENTES FASES DE PROYECTO
FASE 4: IMPLEMENTAR Y REVISAR
PLAN PILOTO Desarrollar y seleccionar
soluciones potenciales
Realizar implementación pilotode las soluciones
Probar, evaluar y revisar losresultados obtenidos
Rediseñar las soluciones encaso necesario
Repetir el proceso hasta queesté debidamente comprobadala efectividad de lassoluciones.
PILOTO DE
PRUEBA
DIFERENTES FASES DE PROYECTO
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Ing. Mario Guillermo Juárez P. 71
DIFERENTES FASES DE PROYECTO
FASE 5: IMPLEMENTACIÓN DE SOLUCIÓN
Después del plan piloto
y haber observado
deficiencias, se corrigen
éstas y se procede a la
implementación y
documentación de la
solución final de mejora
del proceso.
DIFERENTES FASES DE PROYECTO
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DIFERENTES FASES DE PROYECTO
FASE 6: SEGUIMIENTO Y CONTROL
Publicar métodos yprocedimientos revisados
Establecer un sistema deseguimiento para controlar losresultados
Planificar acciones posteriores, sifuera necesario
Evaluar la implantación del ciclode mejora
Controlar el comportamiento Revisar los requisitos del cliente
y establecer otros nuevos sifuera necesario
1er. Lugar
CONCLUSIÓN FINAL
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8/17/2019 Presentacion UTEC Modulo IV Automatizacion de Procesos Unidad 1
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CONCLUSIÓN FINAL
LA ADMINISTRACIÓN DE LOS PROCESOS IMPLICAUNA REVISIÓN Y MEJORA CONTINUA DEL
TRABAJO EN FORMA SISTEMÁTICA.
LA ADMINISTRACIÓN EXITOSA DE PROCESOS
NECESITA LIDERAZGO Y UN TRABAJO EN EQUIPO.LAS EMPRESAS EXCELENTES SE DISTINGUEN DE LAS
MEDIOCRES POR SUS LIDERES Y SUS EQUIPOS DETRABAJO EN LOS PROCESOS.
LOS REQUISITOS DEL CLIENTE SON LAS FUERZASPRIMARIAS QUE CONDUCEN LA MEJORA YGESTIÓN DE LA CALIDAD DE LOS PROCESOS.