1

Questions légales propres à l’utilisation d’adresses par le secteur automobile

Dominique Pissoort

dpi@wdmbelgium.be

2

1. Toepasselijke wetgeving

Wetgeving privacy

Wet van 8/12/1992 gewijzigd door de wet van 11/12/1998ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer Koninklijk uitvoeringsbesluit van 13/02/2001

Wetgeving elektronische handelWet van 11/3/2003 (reclame per electronische post – art 13) Koninklijk uitvoeringsbesluit van 4/4/2003

Gedragscode van het BDMV

3

Belangrijke principes

1. Doeleinde van de verwerking

2. Verenigbaarheid van de verwerking met het (de) aangegeven doeleinde(n)

3. Relevantie van de verzamelde gegevens ten aanzien van het doeleinde van de verwerking

4. Nauwkeurigheid van de gegevens

4

Praktische toepassing : gebruik van de automerken van het DIV bestand ter beschikking gesteld door FEBIAC

Doeleinde van het DIV bestand : veiligheid van de wagens

Verenigbaarheid met een direct marketing doeleinde ? NEE

Onmogelijk om de gegevens van de DIV te gebruiken voor DM doeleinden

5

Belang om een eigen bestand van klanten en prospecten te creëren

Hoe ?

Door gegevens in te zamelen via offertes, bestelbonnen, wedstrijden, test drive, aanvraag van newsletters, acties op internet,…

6

a) Verantwoordelijke voor de verwerking

b) Aangifte aan de Commissie

c) Informatie aan de betrokkene

d) Veiligheidsverplichting

e) Rechten van de betrokkene

De privacyverplichtingen om een bestand te creëren

7

= natuurlijke persoon of rechtspersoon die het doel en de middelen voor de verwerking bepaalt

Praktisch probleem : wie is verantwoordelijke voor de verwerking ?

De dealer ? De fabrikant ? Beide ?

a) Verantwoordelijke voor de verwerking

8

b) Aangifte aan de Commissie

Voorafgaandelijk

Verplichting om een aangifte te doen per doeleinde

Formulieren beschikbaar op www.privacycommission.be

Kostprijs : 25 EUR

Uitzonderingen : Zie KB 13/02/2001

Wie heeft al een aangifte gedaan : openbaar register van de Commissie https://www.privacycommission.be/elg/searchPR.htm?eraseResults=true&siteLanguage=nl

9

b) Aangifte aan de Commissie

10

= opdat de betrokkene zou begrijpen waarvoor het bedrijf zijn gegevens zal gebruiken

c) De betrokkene informeren

11

Inhoud van de informatie :

naam en adres van de verantwoordelijke voor deverwerking

doeleinde(n) van de verwerking recht van toegang en verbetering categorieën van gegevens en bestemmelingen!!! al dan niet verplicht karakter van het antwoord

Formulering? Vrij

c) De betrokkene informeren

12

Inhoud van de informatie :

Indien verwerking voor “DM doeleinden” :Informatie over het recht op verzet t.a.v. een dergelijke verwerking - op verzoek en gratis

2 hypothesen :

verzet tegen elke latere verwerking door de verantwoordelijke voor de verwerking

verzet tegen het doorgeven van gegevens aan derden voor direct marketing doeleinden

Formulering? Vrij

13

Inhoud van de informatie :

“Uw gegevens worden in ons bestand opgenomen om u opde hoogte te houden van onze activiteiten. U beschikt overeen recht op toegang, verbetering en schrapping van uwgegevens.Uw gegevens kunnen worden doorgegeven aan derden(zoals commerciële partners, partners uit de charitatievesector, uit het verenigingsleven of belangen- enopiniegroepen) die u gepersonaliseerde aanbiedingenzullen sturen. Indien u dit niet wenst, kruis dit hokje aan.U kan ons contacteren op volgend adres : XX”

14

Waar moet deze informatie gegeven worden ?

Op het document waarop de gegevens verzameld worden (on- of offline).

De informatie moet gemakkelijk teruggevonden worden (bv.: via een link, op het verzamelingsformulier...)

15

Bijwerking, verbetering en schrapping van gegevens Beperking van de toegang tot de gegevens Vereiste «technische en operationele» maatregelen tegen toevallige of ongeoorloofde vernietiging van data, toevallig verlies, wijziging van data, ongeoorloofde toegang, andere niet toegelaten verwerkingen van de data,... Rekening houdend met de stand van de technologie en de kosten

d) Veiligheids- en vertrouwelijkheidsverplichting

16

Recht van toegang

Bestaan van een verwerking, mededeling van de gegevens m.b.t. de betrokkene, doeleinde(n) van de verwerking, categorieën van verwerkte gegevens, van bestemmelingen, informatie beschikbaar bij de verantwoordelijke voor de verwerking omtrent de oorsprong van de gegevens

Met een gedagtekend en ondertekend verzoek + identiteitsbewijs

Antwoord: binnen 45 dagen

e) Rechten van de betrokkene

17

Recht van verbeteringRecht om onjuiste data kosteloos te doen verbeteren

Recht van verzet tegen de verwerkingKosteloos en zonder motivering voor de verwerkingen voor DM doeleinde

Antwoord : binnen 30 dagen

e) Rechten van de betrokkene

18

4. Enkele belangrijke vragen...

A. Mag ik mijn klantenbestand met externe gegevens verrijken ?

Check list : Zijn beide bestanden aan de Commissie aangegeven? Verenigbaarheid van de doeleinden? Informatie over de doeleinden? Informatie over de mogelijke doorgave van de gegevens aan derden? Mogelijkheid om zich te verzetten tegen deze doorgave ?

19

B. Mag ik mijn klant/prospect per e-mail contacteren ?

Algemene regel = OPT IN

Toepassing van de regel van de voorafgaandelijke toestemming van de betrokkene om zijn e-mailadres (of GSM-nr) te kunnen gebruiken om reclame per e-mail (of per SMS) toe te sturen

Ja ik ben akkoord dat u mijn e-mailadres gebruikt om mij reclame toe te sturene-mail adres (om reclame per e-mail te ontvangen): ...................@...........

20

Uitzondering: Soft opt in voor klanten

De toestemming is niet vereist ingeval volgende 3 cumulatieve voorwaarden voldaan zijn:

1. E-mail rechtstreeks gekregen in het kader van eenverkoop van producten of diensten

Geen verhuur van gegevens

Onmogelijk bijv. in het kader van een wedstrijd

21

Uitzondering: Soft opt in voor klanten

2. Reclame per e-mail voor gelijkaardige prod/diensten

3. Op het ogenblik van de inzameling van het e-mailadres moet de klant de mogelijkheid hebben om zich te verzetten tegen zo’n verwerking van zijn gegevens

22

Andere belangrijke regels

Titel van de e-mail (duidelijk - zoniet : « reclame »)

Identificatie van de afzender

Iedere keer dat per e-mail reclame gestuurd wordt aan de personen die hun akkoord hiervoor hebben gegeven, moet de afzender aan deze personen de mogelijkheid bieden om zich te verzetten tegen het versturen van nieuwe reclame per e-mail in de toekomst:

«Indien u niet langer reclame per e-mail wenst te ontvangen, laat het ons weten op unsubcribe@bdma.be»

23

Opt out

24

C. Mag ik de e-mailadressen uit mijn bestand doorgeven aan derden ?

Opnieuw: toepassing van de regel van de voorafgaandelijke toestemming van de betrokkene om zijn e-mailadres (of GSM-nr) aan derden te kunnen doorgeven om reclame per e-mail (of per SMS) te krijgen

Ja ik ben akkoord dat u mijn e-mail adres aan derden doorgeeft die mij personaliseerde aanbiedingen zullen toesturen

25

- Selectiecriteria :

Verwijzing naar de selectiecriteria is verboden – behalve met expliciet akkoord van de eigenaar van het bestand (art. 64 deontologische code BDMV)

+ let op voor bepaalde gevoelige onderwerpen (kinderen, leeftijd, familiale situatie – bv : nieuw samengestelde gezinnen – ras/nationaliteit – bv: taal,…)

D. Ik heb gegevens gehuurd van « ouders van kinderen tussen 12 en 15 jaar », mag ik hiernaar rechtstreeks verwijzen in mijn mailing ?

26

We hebben uw adres bekomen via het bedrijf WDM Belgium

Vb.1

Vb.2

Bv.3

3.Transactions sur fichiers d’adresses

27

3.Transactions sur fichiers d’adresses

Opgelet voor de boodschap op de omslag!!!

28

a) Context

Nota van de Privacy Commissie inzake direct marketing en de bescherming van de persoonsgegevens (juli 2008)

Belangrijke rol voor het BDMV: mandaat om de direct marketing sector te vertegenwoordigen

Gesprekken aan de gang

Position paper + lobby

5. Interpretatie van de wet door de privacy Commissie

29

b) Meningsverschillen tussen de Privacy Commissie en het BDMV

Doorgave van persoonsgegevens kan niet gebeuren zonder voorafgaandelijke toestemming van de betrokkene

Gevolgen: impact op het gebruik van externe bestanden voor prospectie (opt in ???)

Onderhandelingen aan de gang: indien de betrokkene duidelijk werd ingelicht over de mogelijke doorgave van zijn/haar persoonsgegevens voor marketing doeleinden is de voorafgaandelijke toestemming niet noodzakelijk

30

Verplichte vermelding van de bron van de gegevens indien deze niet rechtstreeks bij de betrokkene werden ingezameld

Gevolg: deze vermelding kan voor problemen zorgen (bv: vertrouwelijke strategie, verwarring tussen 2 adverteerders …)

Onderhandelingen aan de gang: optionele vermelding

31

Het gebruik van publieke bronnen is onverenigbaar met direct marketing

Gevolg : geen gebruik meer van bestanden zoals BTW, B2B,…

Onderhandelingen aan de gang: bruikbare bronnen indien gebruik voor direct marketing verband houdt met de publicatie en mits respecteren van de overige bepalingen van de privacy wet.

32

Bepaling van een maximum termijn voor het bewaren van de gegevens te rekenen van het laatste contact met de betrokkene

Gevolg: beperking van de termijn voor het bewaren van de gegevens

Onderhandelingen aan de gang : strikte toepassing van de wet (= “termijn noodzakelijk voor de duur van de verwerking “)

33

Merci !!!!