1. Cloud Computing Summit 2011 Milano 15 novembre 2011 Private Cloud Computing nellambito di Organizzazioni complesse: il caso dellUniversit di Bologna nel Software as a Service a supporto dellattivit didattica e dei servizi agli studenti. S.1

2. Luca Garlaschelli Chief Information/Innovation Officer (CIO) Responsabile dei Sistemi e Servizi Portale e della Strategia di Innovazione Digitale Alma Mater Studiorum - Universit di Bologna S.2

3. _ICT come Servizio _Innovazione _Management _Nuovi modelli di business S.3 Sono parole coerenti con il Cloud Computing ? nellambito delle Universit e della Pubblica Amministrazione italiana in generale?

4. Quali sono le esigenze dellUniversit attraverso lICT? S.4

5. Lofferta del Sistema Portale dellUniversit di Bologna Soluzioni tecnologiche Internet, Intranet, Editoria digitale, Multimedia, Mobile. Portafoglio applicativo Content, Document, Knowledge, Multimedia Management. Portal, Collaboration, Mobile, Digital Publishing. Search Engine, Data integration, Visual Data Management, Speech2Text. Business Intelligence, Web Analytics, Online Surveys. S.5 Caratteristiche principali Servizi multi-canale centrati sullutente. Software Commerciale + Opensource. Integrazione con il resto dei Sistemi Informativi di Ateneo. Delivery Convenzionale + As a Service.

6. Il percorso dellUniversit di Bologna nelladozione del Cloud Computing, dalla fase ICT come Servizio alla fase ICT come Utility. S.6

7. 2001 / Unibo.it prima del Sistema Portale 2002 / Unibo.it dopo il Sistema Portale Modulistica online Portale Unibo.it Portale Unibo.it Iscrizione online Sito Facolt S.7

8. Modello concettuale del Sistema Portale Fino al 2001 Modello pre-Sistema Portale 2002-2008 Primo modello Sistema Portale 2008-201x Nuovo modello Sistema Portale Management Management Management ICT come Strumento ICT come Servizio ICT come Utility Innovazione di Processo Innovazione di Modello Innovazione di Valore Time to Market e Capacit prod. Time to Market e Capacit prod. Time to Market e Capacit prod. timetomarket: anno scala: 1 servizio ttm: mese scala: 10 servizi S.8 ttm: ora/giornata scala: 100 servizi

9. Crescita e trasformazione del Sistema Portale dal 2002 al 2010 173.870.727 155.693.702 141.712.394 131.394.450 99.584.760 Siti Internet/Intranet realizzati Pagine viste 275 74.337.978 51.005.018 44.077.323 29.838.046 15 2002 436 43 53 2003 2004 77 110 144 183 ICT Utility-oriented* ICT Service-oriented *Nota Non sono conteggiati gli oltre 5.000 Siti Internet Docente. 2005 2006 S.9 2007 2008 2009 2010

10. Servizi Portale su larga scala on-demand Sito Internet Docente (5.000+ siti; vedi esempio). Sondaggi online on-demand. Planisfero della ricerca (10 siti; progetto pilota; vedi esempio). Sito Internet/Extranet a supporto della ricerca EU (7 siti; progetto pilota; vedi esempio). Sito Internet Corso di laurea (220 siti; vedi esempio). S.10

11. Sito Internet di Corso di laurea: soluzione SaaS a supporto dellattivit didattica e dei servizi agli studenti. S.11

12. Sito Internet Corso di laurea Servizio fornito a tutte le 23 Facolt che raggiunge ogni giorno 80.000+ studenti. Ambiente operativo, profilato e integrato a supporto della didattica e della promozione online del Corso. Aumenta qualit, velocit e frequenza delle informazioni agli studenti. Facilita i processi di comunicazione e supporta la relazione con gli studenti lungo lintero percorso universitario. Soluzione SaaS (delivery model: Private Cloud). Multi-Channel, Multi-Language, Multi-Browser. Integrazione con i Sistemi Informativi della Didattica, Studenti e Personale e con il resto dei Servizi Portale. Conformit ai requisiti EU Higher Edu e PA Digitale. S.12 Elevata usabilit, anche delle interfacce back-end.

13. Procedura self-service di creazione e gestione LogIn Configure Deploy & Manage S.13 Publish & Monitor

14. Work-flow e risorse acquisite LogIn Configure Deploy & Manage Sito Internet profilato e conforme alle normative. Multi-lingual Content Management, Web Analytics Tool, Dashboard di controllo per ciascuna Facolt. Recupero e popolamento automatico del Sito con le informazioni ufficiali dai sistemi informativi della Didattica, del Personale e delle Strutture. Gestione autonoma dei diritti di accesso. S.14 Publish & Monitor 99.9% Uptime. Continuit, Disaster recovery, Sicurezza. 2GB Storage. Miglioramento continuo. Help Desk.

15. Strategia realizzativa: implementazione per fasi S.15

16. Risultati raggiunti 220 Corsi di laurea dispongono di un fondamentale strumento di efficienza, razionalizzazione e competitivit (a livello internazionale, solo lUniversit di Harvard offre in questo momento lo stesso servizio) . Miglioramento dei servizi agli Studenti e aumento della visibilit dei Corsi di laurea su Internet (cerca con Google: laurea storia). Riduzione delle richieste online/offline a Segreterie Studenti e Docenti. Spinta alla innovazione e digitalizzazione dei principali processi interni in funzione degli Studenti e della Customer Experience attraverso tutti i canali di contatto online/offline. Migliore governo delle informazioni e pronta risposta a cambiamenti normativi nazionali ed europei in ambito didattico ed e-Gov (i Siti CdL sono gi conformi ai requisiti richiesti dalla Riforma Gelmini) . Risparmio annuo di ca. 900.000 grazie allazzeramento delle duplicazioni tecnologiche e allintegrazione automatica con i sistemi informativi di Ateneo (vedi business case). S.16

17. Business Case / La situazione nel 2008 e nel 2010 Il 29% dei Corsi di laurea (CdL) hanno un sito Internet. In tutto sono 70 i siti che promuovo lOfferta Didattica di Ateneo. Il sito stato prodotto internamente al CdL o tramite unagenzia esterna. Il sito una vetrina istituzionale non integrata con i sistemi informativi di Ateneo. I servizi offerti sono a basso valore aggiunto. Una stima conservativa del costo annuo per hardware, software e personale tecnico 5.000. Il 29% dei CdL dellAteneo costano non meno di 350.000 ogni anno. I Siti CdL duplicano tecnologie e risorse ICT e frammentano le informazioni della Didattica creando incertezza agli studenti. Levoluzione di servizi e funzionalit avviene a costi costanti o crescenti. Il sito non soddisfa gli standard minimi normativi e non garantisce la qualit attesa. Il 100% dei CdL ha un sito Internet. Il sito un ambiente operativo, profilato e integrato con i sistemi informativi di Ateneo e il resto dei servizi portale istituzionali. Le funzionalit offerte sono ampie e soddisfano le esigenze fondamentali di Studenti e CdL. Il costo totale annuo per hardware, software e personale tecnico inferiore a 1/10 di quello 2008 (il sito realizzato con tecnologie esistenti e risorse interne). I Siti CdL condividono un pacchetto di risorse tecnologiche. Le informazioni provenienti da pi fonti informative passano attraverso un processo unificato e presidiato. Levoluzione di servizi e funzionalit avviene a costi marginali. Il sito soddisfa tutti i requisiti, normativi ed interni: accessibilit, usabilit, multilingua, trasparenza e qualit della Didattica, ECTS Label, qualit contenuti, ecc.. S.17

18. Fattori critici di successo Il Sito CdL uno strumento di razionalizzazione, integrazione e innovazione organizzativa, prima che applicativa e informativa, e offre allo studente un accesso unificato alle informazioni della Didattica che risiedono in formati diversi in fonti informative diverse. I fattori critici di successo nellesperienza dellUniversit di Bologna sono stati: 1. Orientare allo Studente lintera filiera della Didattica. 2. Predisporre le basi tecnologiche, informative e gestionali. 3. Progettare meccanismi di governo dei siti flessibili, efficienti e sostenibili (la sostenibilit nasce dal compromesso pragmatico tra obiettivi, risorse, qualit attesa e partecipazione allargata fino agli studenti). S.18

19. 1 / Orientare allo Studente la filiera Didattica Principio guida: Pensare lUniversit come Servizio e non solo come Istituzione, nel rispetto delle normative della Didattica e della PA Digitale. S.19

20. 2 / Predisporre le basi tecniche/tecnologiche Principio guida: Elevare l'architettura informativa al di sopra dell'architettura tecnologica. Le informazioni e lutente guidano le scelte. S.20

21. 3 / Progettare una gestione modulabile, efficiente e sostenibile S.21

22. Quanto il Cloud Computing oggi una soluzione matura e quali sono le aree critiche per la sua implementazione in Organizzazione Pubbliche complesse e di grandi dimensioni? S.22

23. Maturit tecnologica dellofferta Cloud S.23

24. S.24

25. Copertura funzionale dellofferta Cloud S.25

26. Evoluzione del modello Cloud S.26

27. Come cambiano i ruoli allesterno dellAzienda S.27

28. Come cambiano i ruoli allinterno dellAzienda S.28

29. Chiarezza strategica, anticipazione domanda, visione sistemica. Information Lifecycle Management. Funding model (da CapEx a OpEX). Governance e Gestione del rischio. Aspetti legali, Conformit normativa e regolamentare, Attivit di audit. Portabilit e interoperabilit di dati/processi/applicazioni, Way out, Standard, Privacy, Localizzazione dati. Prestazioni, SLA, Sicurezza, Continuit, Disaster recovery. Data center operations, Incident response, Remediation. Application security, Encryption, Identity, Access Management. Aree critiche nella realizzazione del Cloud Computing S.29

30. Capacit di servizio dellICT rispetto alle esigenze business Capacit ICT allinterno dellOrganizzazione Scelta 1 Investimento in ICT tradizionale: investimento temporalmente scollegato dalle esigenze del business Criticit 2: sotto Capacit ICT Criticit 1: sovra Capacit ICT Scelta 2 Investimento in ICT Cloud Computing enabled: investimento temporalmente collegato alle esigenze del business Dilemma: quale scelta (1 o 2) in caso di incertezza sulla politica di crescita dellICT allinterno dellAzienda? Tempo Capacit ICT tradizionale Domanda interna ICT S.30 Capacit ICT Cloud Computing

31. Simulazione impatto e velocit dellICT come Servizio/Utility Nota In tutti i grafici proposti non sono stati conteggiati gli oltre 5.000 Siti Internet Docente. S.31

32. Conclusione S.32

33. Stati Uniti: Cloud First. Inghilterra: G Cloud. Giappone: Kasumigaseki Cloud. Singapore: Open Call for Cloud Computing Proposals. Australia e Canada: definizione di strategia, regole, framework, ecc.. Europa: Seventh Framework Programme (FP7). Quale a livello globale lo stadio di sviluppo del Goverment Cloud Computing? S.33

34. Sintesi dellesperienza Cloud dellUniversit di Bologna Ladozione della Cloud richiede una strategia emergente e partecipata. Standard ed Economie di scala sono fondamentali per entrare nella Cloud, Exit Strategy e Portabilit per uscire dalla Cloud. Istituire una nuova funzione organizzativa per supportare lOrganizzazione nel percorso di innovazione/cambiamento, governare i processi informativi lungo lintero ciclo di vita, creare un vantaggio informativo basato sulla Cloud. Cloud impatta su tutta lOrganizzazione (Strategia, Modelli di business, Management, Governance, Tecnologia, Informazioni, Processi, Competenze). Scala e velocit di questo cambiamento sono molto superiori a quelle che le strutture ICT universitarie hanno sperimentato fino a oggi. Prima di creare lOfferta di Servizi Cloud, creare la Domanda che li giustifica e verificare la Sostenibilit fino al momento della sostituzione tecnologica o dello spegnimento del Servizio. Community/e-Gov Cloud sono il modello Cloud pi efficace e sostenibile che le universit italiane possano pragmaticamente impiegare. S.34

35. Grazie Luca Garlaschelli www.linkedin.com/in/lucagarlaschelli S.35