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  • MANUAL DE GESTIN INTEGRADO

    PROCESOS DE LA UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE

    SANTANDER

    NTC GP 1000:2009 NTC ISO 9001:2008

    NTC ISO 14001:2004 NTC OHSAS 18001:2007

    NTC 5906:2012

    DIRECCIN INSTITUCIONAL

    Bucaramanga

    2007

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    Revis Rector

    Vicerrector Administrativo Coordinacin SGI

    Aprob Rector

    Fecha de aprobacin Diciembre 04 de 2007 Resolucin No. 1861

    Modificada: Mayo 28 de 2012 Resolucin No. 785

    CONTENIDO

    OBJETIVO 4

    1 ALCANCE Y EXCLUSIONES 4

    1.1 ALCANCE 4 1.2 EXCLUSIONES 4

    2 DEFINICIONES / ABREVIATURAS 5

    3 CONTENIDO DEL MANUAL 6

    3.1 UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER 6 3.1.1 Resea histrica 6 3.1.2 Misin 7 3.1.3 Visin 7 3.1.4 Polticas 8 3.1.5 Organigrama 11 3.2 CONFIGURACIN DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO 12 3.2.1 Polticas 12 3.2.1.1 Poltica de Calidad 12 3.2.1.2 Poltica de Gestin en Seguridad y salud Ocupacional 12 3.2.1.3 Poltica de Gestin Ambiental 12 3.2.2 Objetivos 13 3.2.2.1 Objetivos de Calidad 13 3.2.2.2 Objetivos en Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional 13 3.2.2.3 Objetivos en Gestin Ambiental 13 3.2.3 Responsables 14 3.2.3.1 Comit de Gestin Integrado 14 3.2.3.2 Comit Tcnico para la Gestin en SYSO 15 3.2.3.3 Comit Tcnico Ambiental y Sanitario. 17 3.2.3.4 Grupo Primario 18 3.2.4 Organigrama del Sistema de Gestin Integrado 19 3.2.5 Estructura de la Documentacin. 19

    3.2.6 Mapa de Procesos de la Universidad Industrial de Santander. 20 3.2.7 Proceso Transveral 22 3.2.8 Requisitos 22 3.2.8.1 De los beneficiarios 22 3.2.8.2 Legales y Reglamentarios. 43

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    3.2.8.3 De la organizacin. 43 3.2.8.4 De la NTC ISO 9001:2008, NTC GP 1000: 2009, NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS 18001:2007 y la NTC 5906:2012. 43 3.2.8.5 Aspectos e impactos ambientales. 43 3.2.8.6 Peligros y Riesgos. 43 3.2.8.7 Programas del Sistema de Gestin Ambiental 43 3.2.8.8 Programas del Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional 44 3.2.9 Caracterizaciones. 45 3.2.10 Productos de los procesos misionales. 48 3.2.11 Procedimientos Obligatorios. 48 3.2.12 Controles Operacionales 49 3.2.13 Responsabilidades y autoridades HSEQ 51

    ANEXO 1 54

    ANEXO 2 58

    ANEXO 3 61

    ANEXO 4 82

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    OBJETIVO

    El presente manual es una gua para establecer la planificacin, operacin y el control de los procesos de la Universidad Industrial de Santander, establecidos dentro del Sistema de Gestin Integrado, cuya estructura se adeca a los requisitos de las normas NTC ISO 9001:2008, NTC GP 1000:2009, NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS 18001:2007 y NTC 5906:2012.

    1 ALCANCE Y EXCLUSIONES

    1.1 ALCANCE

    El alcance del Sistema de Gestin Integrado corresponde a:

    Los Servicios de Educacin Universitaria de la Universidad Industrial de Santander, a travs de los procesos de Formacin, Investigacin y Extensin.

    Los Servicios de la Gestin Administrativa para las actividades de Educacin Superior

    Universitaria, Docencia, Investigacin y Extensin de la Universidad Industrial de Santander a travs de los procesos de: Direccin Institucional, Planeacin Institucional, Gestin de la Calidad Acadmica, Seguimiento Institucional, Admisiones y Registro Acadmico, Biblioteca, Bienestar Estudiantil, Comunicacin Institucional, Contratacin, Financiero, Gestin Cultural, Gestin Documental, Jurdico, Recursos Fsicos, Recursos Tecnolgicos, Relaciones Internacionales de Intercambio Acadmico Servicios Informticos y de Telecomunicaciones, Talento Humano, Gestin Ambiental

    El servicio social de asesora jurdica y la promocin de mecanismos alternativos de

    resolucin de conflictos a personas de escasos recursos de la regin, en las reas del Derecho Laboral y Pblico, Penal y Privado del Consultorio Jurdico de la Escuela de Derecho y Ciencia Poltica de la Universidad Industrial de Santander.

    Los servicios de educacin no formal para los Programas de Leguas Extranjeras del

    Instituto de Lenguas de la Universidad Industrial de Santander. NOTA: Las actividades que comprende el alcance definido frente al Consultorio Jurdico se detallan en el Manual de Calidad Consultorio Jurdico y Centro de Conciliacin-MEX-CJ.01. Las actividades que incluyen el alcance del Instituto de Lenguas se describen en el Manual de Calidad MEX-IL.01.

    1.2 EXCLUSIONES

    Para los procesos de la Universidad Industrial de Santander no aplica ninguna exclusin a las normas NTC GP 1000:2009, la NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS 18001:2007 y NTC 5906:2012.

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    2 DEFINICIONES / ABREVIATURAS

    Calidad: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos.

    Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional: Conjunto de acciones, programas y/o proyectos encaminados a controlar y mejorar la seguridad y salud de la comunidad universitaria.

    Gestin ambiental: Conjunto de acciones, programas y/o proyectos encaminados a controlar y mejorar sus aspectos ambientales.

    Objetivos: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad, la seguridad y salud ocupacional, y ambiental.

    Manual de Gestin Integrado: Documento que enuncia las Polticas de Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, y la ambiental y describe el Sistema de Gestin Integrado de la Universidad.

    Polticas: Intenciones globales y orientacin de una organizacin relativas a la calidad, la seguridad y salud ocupacional, y ambiental, tal como se expresan formalmente por la alta direccin.

    Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada en resultado.

    SGI: Sistema de Gestin Integrado. Hace referencia a los Sistemas de Gestin de Calidad, Gestin Ambiental y Salud Ocupacional adoptados por la Universidad.

    SGC: Sistema de Gestin de Calidad. Sistema de gestin para dirigir y controlar una organizacin con respecto a la calidad.

    SGA: Sistema de Gestin Ambiental. Sistema de gestin para desarrollar e implementar la poltica ambiental y gestionar los aspectos ambientales.

    SYSO: Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional. Sistema de gestin para desarrollar la poltica y gestionar los riesgos en Seguridad y Salud Ocupacional.

    UAA: Unidad Acadmico Administrativa Peligro: Fuente, situacin o acto con potencial de dao, en trminos de enfermedad o

    lesin a las personas, o a una combinacin de stos. Riesgo: Combinacin de la probabilidad de que ocurra un(os) evento(s) o

    exposicin(es) peligroso(s) y la severidad de la lesin o enfermedad que puede ser causada por el(los) evento(s) o exposicin(es).

    Aspecto Ambiental Cualquier accin o actividad que desencadena un impacto positivo o negativo para el medio ambiente. Ejemplo: vertimiento de sustancias peligrosas a un cuerpo de agua.

    Impacto Ambiental De acuerdo con la observacin del proceso identificar la influencia negativa o positiva en los aspectos ambientales por ejemplo contaminacin del agua por la sustancia vertida.

    Programa: Documento que describe el conjunto de actividades, objetivos, metas de la organizacin, incluida su planificacin en el tiempo, los recursos necesarios y el personal responsable de la implementacin.

    Control operacional: Acciones o operaciones asociadas a controlar los peligros y aspectos ambientales identificados para alcanzar los objetivos de la poltica y cumplir los objetivos y metas establecidos. Entre ellos se encuentran; procedimientos, uso de elementos de proteccin personal, personal entrenado y capacitado, etc.

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    3 CONTENIDO DEL MANUAL

    3.1 UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

    3.1.1 Resea histrica1.

    El primero de marzo de 1948 fueron oficialmente inauguradas las labores de la Universidad Industrial de Santander en el patio de la Escuela Industrial Dmaso Zapata.

    En 1940 el abogado Mario Galn Gmez present ante la Asamblea de Santander el proyecto de ordenanza que inici el proceso legal de creacin de la universidad, que apenas se limitaba a la creacin de una "Facultad" de Ingeniera Industrial, "orientada de preferencia hacia las especializaciones de qumica, mecnica y electricidad", pero incluy el establecimiento de un bachillerato tcnico en la renovada Escuela Industrial de Bucaramanga, donde sera preparado un grupo de jvenes para el ingreso, en ptimas condiciones, a la mencionada Facultad. Una vez que la comisin designada por la Asamblea dio su visto bueno, este poder legislativo aprob, el 21 de junio de 1940, la Ordenanza 41 que declaraba creada la "Facultad de Ingeniera Industrial" y estableca un bachillerato tcnico en la Escuela Industrial. Sin embargo, con el esfuerzo de dos diputados se aprob la ordenanza 83, el 22 de junio de 1944, que cre definitivamente "La Universidad de Santander. El primer rector de la UIS fue Nicanor Pinzn Neira, ingeniero civil de la Escuela de Minas de Medelln. Con tres facultades de Ingeniera (Elctrica, Mecnica y Qumica), respectivamente dirigidas por Hernando Pardo Ordez, Alfonso Penagos Mantilla y Lelio Martnez Villalba, la UIS acept sus primeros veinte estudiantes en 1948. En la dcada de los aos sesenta ya existan doce edificios y en 1963 los estudiantes matriculados ascendan a 1147, fue as como a finales de los 60s se dio paso a la autntica universidad de todas las ciencias y profesiones, cuando el campus central fue acompaado por la Facultad de Ciencias de la Salud ubicada junto al Hospital Universitario Ramn Gonzlez Valencia. La dcada de los aos ochenta se inici con el nuevo marco de accin establecido por el Decreto Ley 80 de 1980, que oblig a una nueva reforma administrativa y a ampliar el aspecto de los programas profesionales: Geologa (1982), Fsica (1983), Diseo Industrial (1985), Msica (1985) e Historia (1987). Bajo la rectora de Jaime Luis Gutirrez se abrieron los Centros Regionales de Educacin a Distancia, los cuales terminaron por crear el actual Instituto de Educacin a Distancia., ya al final de la dcada se haban creado 7 especializaciones y 7 maestras. Las necesidades de formacin del profesorado en tcnicas didcticas obligaron a crear el Centro para el Desarrollo de la Docencia (1982), y las demandas de investigacin se resolvieron con un convenio firmado con el BID y el ICFES para la dotacin de los laboratorios. En la administracin de Jorge Gmez Duarte ya sobre la dcada de los 90, se da un nuevo impulso renovador logrado mediante la creacin del Programa de Regionalizacin que sita proyectos educativos presenciales en el Socorro, Barbosa, Mlaga y Barrancabermeja, con sedes propias que permiten un acercamiento del Proyecto educativo a las principales Provincias

    1 Adaptado de https://www.uis.edu.co/portal/nuestra_uis/historia/historia.html

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    de Santander. As mismo durante la gestin del rector Gmez Duarte se da inicio a los procesos de autoevaluacin de programas con fines de acreditacin, logrando tener al final de su periodo 8 programas con acreditacin de alta calidad. Al comenzar el siglo XXI, la UIS sigue siendo la universidad ms importante de la regin oriental de Colombia, reconocida por la tradicional calidad de sus programas y por los esfuerzos de gestin de sus recursos financieros liderados por su actual rector Jaime Alberto Camacho Pico. Con todo lo soado y realizado hasta el momento, lo que se manifiesta ostensiblemente en el devenir de esta historia de la Universidad Industrial de Santander es un crecimiento sostenido con calidad y eficiencia, un avance hacia la profundizacin sin perder el sentido de su pertinencia social que se da en sus programas de maestra y doctorado un reconocimiento a la alta calidad de sus programas, tal como lo destaca la acreditacin de la mayora de los mismos y la Acreditacin Institucional conferida por el trmino de 8 aos por el Ministerio de Educacin Nacional, segn Resolucin No. 2019 de junio 3 de 2005, que hoy la ratifica entre las mejores Universidades con las que cuenta la Nacin para la buena educacin de la sociedad.

    3.1.2 Misin.

    La Universidad Industrial de Santander es una organizacin que tiene como propsito la formacin de personas de alta calidad tica, poltica y profesional; la generacin y adecuacin de conocimientos; la conservacin y reinterpretacin de la cultura y la participacin activa liderando procesos de cambio por el progreso y mejor calidad de vida de la comunidad.

    Orientan su misin los principios democrticos, la reflexin crtica, el ejercicio libre de la ctedra, el trabajo interdisciplinario y la relacin con el mundo externo.

    Sustenta su trabajo en las cualidades humanas de las personas que la integran, en la capacidad laboral de sus empleados, en la excelencia acadmica de sus profesores y en el compromiso de la comunidad universitaria con los propsitos institucionales y la construccin de una cultura de vida.

    3.1.3 Visin.

    Como visin general en el ao 2018, la Universidad Industrial de Santander se habr fortalecido en su carcter pblico, aportando al desarrollo poltico, cultural, social y econmico del pas, como resultado de un proceso de generacin y adecuacin de conocimiento en el cual la investigacin constituye el eje articulador de sus funciones misionales. La Universidad habr desarrollado exitosamente una poltica de crecimiento vertical, mediante la cual se crearn y consolidarn programas de maestra y doctorado de alta calidad, sustentados en procesos de investigacin pertinente para la regin y el pas. La Institucin habr contribuido al desarrollo regional, mediante la formacin del talento humano, la investigacin y la extensin, reflejado en el mejoramiento de la calidad de vida, la competitividad internacional y el crecimiento econmico. Como parte de este proceso, se

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    ampliar la cobertura con la creacin y consolidacin de programas misionales pertinentes y soportes estratgicos en su sede central y en sus sedes regionales tanto a nivel profesional como a nivel tecnolgico, atendiendo a la poltica de formacin por ciclos aprobada por el Consejo Superior. La Universidad habr consolidado una poltica de articulacin global que le ha permitido incrementar de manera significativa los resultados de sus procesos misionales mediante la cooperacin con instituciones educativas y de investigacin de alto prestigio, empresas, entidades gubernamentales, egresados y otros entes pblicos y privados nacionales e internacionales. La Universidad habr fortalecido en toda su organizacin una cultura de gestin de alta calidad de los procesos misionales, estratgicos y de apoyo. Como resultado de la actualizacin permanente de sus programas acadmicos, la Universidad forma personas con las competencias apropiadas para liderar el desarrollo econmico y social y para realizar proyectos educativos e investigativos, que contribuyan al logro de las metas de desarrollo del pas y a la consolidacin de una sociedad del conocimiento a nivel regional, nacional e internacional. La Institucin habr consolidado su estabilidad financiera y modernizado su infraestructura fsica y tecnolgica.

    3.1.4 Polticas2

    Las polticas que se enuncian a continuacin estn definidas en el Proyecto Institucional de la UIS como lneas directrices que expresan la voluntad de los organismos directivos de la universidad, el Consejo Superior, la Rectora y el Consejo Acadmico, de llevar a la prctica los propsitos establecidos por la Misin, con base en los principios establecidos a partir de los mismos.

    Construccin de la comunidad universitaria

    Se trata de construir la identidad y sentido de pertenencia a la UIS, basados en la constitucin de un compromiso colectivo de asimilacin y cumplimiento de los propsitos definidos en la misin de la Institucin. Responsabilidad social

    Se trata de asumir plenamente, la condicin pblica de la Universidad para responder a la necesidad nacional de formacin de alta calidad y pertenencia, generando en su seno los saberes, las actitudes y prcticas innovadoras que permitan pensar y transformar el pas y la regin con sentido tico y responsabilidad poltica.

    2 Tomado del Proyecto Institucional de la UIS

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    Cultura de la investigacin

    La construccin de la comunidad universitaria y su responsabilidad social suponen una accin prioritaria: hacer de la investigacin la cultura bsica de todos los universitarios para que el espritu cientfico impregne todas nuestras acciones acadmicas, sociales y prcticas profesionales, pues la pertinencia social de las comunidades universitarias en el mundo globalizado, depende de su capacidad para ofrecer la formacin de los ciudadanos que se necesitan para dar respuestas efectivas, desde las ciencias y mediante las ciencias a los grandes problemas de la sociedad. Desempeo integral de los docentes

    Los docentes deben asumir con compromiso y conciencia plena de su responsabilidad tica y social, el papel de orientadores del proceso de aprendizaje y ser los maestros que apoyan la formacin integral de los estudiantes. Para ello debern articular en su desempeo las funciones de docencia, investigacin y extensin, pues solo as podrn evidenciar los objetivos sociales del aprendizaje y su propsito ltimo de contribuir a mejorar la calidad de vida de las personas y la sociedad. Mejoramiento de la calidad y pertinencia de los programas acadmicos

    Los programas acadmicos ofrecidos por la Universidad en todas sus sedes y bajo las diversas modalidades, deben estar comprometidos con un proceso permanente de mejoramiento de su calidad y pertinencia. La autoevaluacin y evaluacin externa, asegurarn la excelencia acadmica y la vigencia social de los programas. Pedagoga para la formacin integral

    La pedagoga que ha de regir las acciones de docentes y estudiantes es dialgica como norma de accin acadmica y como principio de democracia participativa, la cual exige reconocer en la prctica la autonoma de los estudiantes para que asuman por s mismos los procesos de aprendizaje y de formacin integral.

    Eficacia y eficiencia de las acciones universitarias

    Se trata de propiciar un compromiso colectivo con el prudente manejo de los recursos, con un sentido de la racionalizacin en todos los procesos y unos propsitos de eficacia y eficiencia en la realizacin de las tareas institucionales. Ampliacin de cobertura

    Tradicionalmente, hemos formulado dos polticas de crecimiento de nuestros programas acadmicos: la que ampla la oferta de programas de pregrado y la que profundiza la oferta hacia los niveles de maestra y doctorado. Manteniendo este legado, hemos de seguir creciendo en las dos direcciones. La ampliacin de cobertura con nuevos programas de pre y posgrado, deber darse en todas sus sedes, con el propsito de apoyar el desarrollo regional y el avance cientfico y tecnolgico, fortaleciendo as una poltica social de admisin a la Universidad. Algunos programas acadmicos de alta demanda social tambin podrn ampliar su cobertura mediante la duplicacin de jornadas de trabajo, por su parte la modalidad de estudios a distancia debe continuar su expresin bajo la poltica general de alta calidad y pertinencia social.

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    La UIS: Proyecto cultural

    Dado que la existencia de la Universidad es en si misma la vigencia de un proyecto cultural de la nacin colombiana, la poltica cultural parte de la comprensin de esta como la realizacin efectiva de los supremos valores de la humanidad por medio del cuidado de los bienes mas elevados del hombre. Esta poltica obliga a desarrollar los propsitos culturales formulados en la misin: formar personas de alta calidad tica, poltica y profesional, es decir, desarrollar la cultura del ejercicio responsable de la ciudadana, la cultura tica de la modernidad de Occidente, y las culturas del decir y del hacer correspondiente a los ejercicios profesionales. Internacionalizacin

    Se trata de asumir la educacin superior en el contexto moderno de la globalizacin y con espritu crtico crear las condiciones necesarias para posicionar a la Universidad Industrial de Santander en una activa interrelacin con las comunidades acadmicas internacionales.

    Relacin permanente con los egresados

    Es poltica de la universidad reconocer a sus egresados como miembros activos de la comunidad universitaria, respetando su autonoma y confiando en su capacidad para apoyar el desarrollo y el fortalecimiento de la institucin, as mismo su contribucin al progreso nacional. Parte de esta poltica es la organizacin de la oferta de educacin permanente para este sector de la comunidad universitaria y la invitacin a su participacin en todas las actividades institucionales.

    Poltica financiera

    La viabilidad institucional en el largo plazo depende de las circunstancias de la globalizacin y de adecuadas polticas estatales de financiacin de la universidad. Los ingresos econmicos de la UIS dependen de dichas polticas, de la generacin de recursos propios, de la captacin de donaciones y de la puesta en marcha de alternativas innovadoras de asociacin con el sector productivo para crear empresas rentables aportando el conocimiento y su infraestructura. Parte de esta poltica debe ser el intervenir decididamente ante el Estado, para incrementar la financiacin de la universidad estatal como reconocimiento a su buen desempeo en las funciones de formacin, investigacin y extensin. Poltica organizacional

    Se trata de disponer de los recursos y de conducir el desarrollo universitario hacia el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales en el marco de la ley y en correspondencia con los desarrollos de la ciencia y de la tecnologa, profundizando la cultura de la organizacin inteligente, con una gestin descentralizada, flexible, autnoma y responsable.

  • 3.1.5 Organigrama

    Ver Figura 1. Estructura Organizacional Universidad Industrial de Santander

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    3.2 CONFIGURACIN DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO

    3.2.1 Polticas

    3.2.1.1 Poltica de Calidad3

    La Universidad Industrial de Santander, como ente pblico y autnomo, est comprometida con la eficacia, la eficiencia, la efectividad y el mejoramiento continuo de sus procesos, en consonancia con el Proyecto Institucional, para lograr la satisfaccin de las necesidades de sus beneficiarios y fortalecer el desarrollo de la Educacin Superior. Promueve para ello una cultura de calidad basada en el autocontrol, la oportunidad en el servicio y la asertividad en la comunicacin de todas las acciones universitarias.

    3.2.1.2 Poltica de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional4

    En la Universidad Industrial de Santander estamos comprometidos con la promocin de entornos seguros y prcticas de trabajo saludables, la prevencin de enfermedades profesionales y de lesiones en el personal. Promovemos la identificacin y el control de los factores de riesgo y la puesta en prctica de los protocolos para la atencin de emergencias. Para ello, cumplimos con los requisitos legales, y otros que voluntariamente adopte la institucin en el desarrollo de las actividades misionales y los procesos de apoyo, y trabajamos por el mejoramiento continuo del desempeo de nuestro Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional.

    3.2.1.3 Poltica de Gestin Ambiental5

    En la Universidad Industrial de Santander estamos comprometidos con la generacin de una cultura de desarrollo sostenible que incluye la proteccin del medio ambiente, el uso eficiente de los recursos, la prevencin de la contaminacin y el cumplimiento de los requisitos legales y otros que adopte voluntariamente la institucin. Para ello, trabajamos por la educacin ambiental, la minimizacin de los impactos ambientales significativos, derivados del desarrollo de las actividades misionales de la universidad y de los procesos de apoyo, y mejoramos continuamente en el desempeo de nuestro Sistema de Gestin Ambiental.

    3 Aprobacin por medio de ACTA No. 05 de 2008 Comit de Calidad. 4 Aprobacin segn Acuerdo del Consejo Superior No. 085 de 16 Septiembre de 2011. 5 Aprobacin segn Acuerdo del Consejo Superior No. 086 de 16 Septiembre de 2011.

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    3.2.2 Objetivos

    3.2.2.1 Objetivos de Calidad6

    Garantizar, en forma adecuada y pertinente, el apoyo al desarrollo de los procesos misionales

    de la UIS. Gestionar y administrar la capacidad disponible de la Universidad para maximizar los resultados

    de los procesos misionales. Consolidar una cultura de resolucin de problemas presentes y potenciales en los procesos de

    la Universidad. Lograr en los beneficiarios una percepcin altamente favorable de los productos y servicios

    ofrecidos por la Universidad. Consolidar en los servidores de la Universidad la apropiacin y empoderamiento de sus

    actividades para alcanzar los objetivos misionales. Dar a los beneficiarios productos y servicios en los tiempos requeridos, acorde a sus

    necesidades. Proporcionar a los beneficiarios informacin veraz, clara y respetuosa, que facilite su

    interaccin con la Institucin.

    3.2.2.2 Objetivos en Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional7

    Minimizar las enfermedades profesionales y las lesiones en el personal

    Medir la eficacia de los controles establecidos para reducir los riesgos

    Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y otros que voluntariamente adopte la

    institucin

    Mejorar continuamente la gestin de seguridad y salud ocupacional en la institucin

    3.2.2.3 Objetivos en Gestin Ambiental8

    Uso eficiente de los recursos

    Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y otros que voluntariamente adopte la

    institucin

    Fortalecer la cultura ambiental en la comunidad universitaria

    Mejorar continuamente la gestin ambiental en la institucin

    Minimizar los impactos ambientales significativos

    Prevenir los accidentes e incidentes ambientales en la universidad

    6 Aprobacin por medio del ACTA No. 05 de 2008 Comit de Calidad. 7 Aprobacin segn Acuerdo del Consejo Superior No. 085 de 16 Septiembre de 2011. 8 Aprobacin segn Acuerdo del Consejo Superior No. 086 de 16 Septiembre de 2011.

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    3.2.3 Responsables

    3.2.3.1 Comit de Gestin Integrado9.

    rgano responsable de fomentar, promover y orientar todas las actividades de la Institucin que contribuyen a la calidad de sus productos y servicios, la salud en relacin a enfermedades profesionales y accidentes de trabajo, y, el desarrollo sostenible y el cumplimiento de las normas legales aplicables. El Comit de Gestin Integrado constituye la instancia en la que se atendern y analizarn los intereses, necesidades, inquietudes, opiniones y sugerencias de cada unidad acadmico administrativa de la Universidad, para asegurar el cumplimiento y la asignacin de los recursos necesarios para la implementacin de los Sistemas de Gestin en Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, y Ambiental. Conformado por:

    El Rector, quien lo preside. El Vicerrector Acadmico. El Vicerrector Administrativo, quien actuar como secretario tcnico. El Vicerrector de Investigacin y Extensin. Director del Instituto de Proyeccin regional y Educacin a Distancia. Director de Planeacin Representante del Comit Tcnico Ambiental y Sanitario Representante del Comit Tcnico en Seguridad y Salud Ocupacional Jefe de la Divisin de Recursos Humanos

    Invitados permanentes:

    Director de Control Interno y Evaluacin de Gestin Coordinador Sistema de Gestin Integrado

    Funciones. Son funciones del Comit de Gestin Integrado para el SGI de la Universidad Industrial de Santander, las siguientes:

    Formular y actualizar el alcance y las directrices de calidad, SYSO y ambiental tomando como referente las polticas establecidas en el Proyecto Institucional.

    Asignar la responsabilidad a los diferentes niveles y funciones en la Universidad asociados con el SGI para el cumplimiento de las polticas en materia de calidad, SYSO y ambiental.

    Asegurar la articulacin entre los objetivos generales de los SGC, SYSO y SGA, y los particulares de cada Unidad Acadmico Administrativa -UAA.

    Propender por el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos aplicables a la gestin en materia de calidad, SYSO y ambiental.

    Evaluar y aprobar los proyectos, planes, programas y controles en materia de calidad, SYSO y ambiental para ser incluidos dentro del plan de gestin institucional.

    9Acuerdo No. 092 de 2011, por el cual se define la conformacin, funciones y normas de operacin del Comit de Gestin Integrado, Comit Tcnico Ambiental y Sanitario y Comit Tcnico para la Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional de la Universidad Industrial de Santander

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    Evaluar los temas de orden financiero, comunitario, jurdico e institucional relacionados con las actividades en materia de calidad, SYSO y ambiental.

    Asignar los recursos econmicos y el talento humano necesario para el desarrollo de la gestin interna y externa, para los programas, controles y acciones necesarias para mejorar el desempeo en materia de calidad, SYSO y ambiental de la Universidad.

    Promover que todo el personal se involucre y comprometa con los procesos de calidad, SYSO y ambiental, as como los planes de mejora, programas y controles operacionales.

    Proponer, aprobar y promover las estrategias de formacin y toma de conciencia relacionadas con la calidad, los impactos ambientales, y los peligros y riesgos SYSO.

    Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales aplicables a calidad, SYSO y ambiental. Realizar seguimiento y mejora a los resultados obtenidos en los procesos en materia de calidad,

    SYSO y ambiental. Validar y apoyar los planes, programas y controles operacionales para las reas crticas a atender

    con los procesos de calidad, SYSO y ambiental. Difundir el resultado del desempeo de los procesos en materia de calidad, SYSO y ambiental. Impulsar el conocimiento peridico de las necesidades en materia de calidad, SYSO y ambiental

    de los beneficiarios y su nivel de satisfaccin con los servicios que ofrece la Universidad. Otorgar reconocimiento a los logros obtenidos. Informar al Consejo Superior y al Consejo Acadmico sobre las actividades, avances y resultados

    relacionados con el SGI. Recomendar el calendario de auditoras internas de calidad, SYSO y ambientales, anuales para ser

    aprobado por el Rector. Darse su propio reglamento. Las dems funciones que sean requeridas para garantizar la correcta implementacin del SGC,

    SYSO y SGA.

    3.2.3.2 Comit Tcnico para la Gestin en SYSO

    Funciones: Son funciones del Comit Tcnico para la Gestin en SYSO del SGI de la Universidad Industrial de Santander, las siguientes:

    Impulsar y coordinar la ejecucin del Plan para Emergencias de la Universidad Industrial de

    Santander, elaborado por el Coordinador para Emergencias y Desastres de la Universidad. Elaborar los informes necesarios para presentar al comit de gestin del riesgo para emergencias

    y desastres, en los temas de orden econmico, financiero, comunitario, jurdico e institucional relacionados con las actividades de emergencias y desastres en la Universidad Industrial de Santander.

    Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos aplicables a emergencias y desastres.

    Revisar y actualizar el plan para emergencias de la Universidad Industrial de Santander, peridicamente.

    Brindar el apoyo humano, tcnico, administrativo y econmico que requiera la Brigada para Emergencias de la Universidad Industrial de Santander para el desarrollo de su funcionamiento y promocin dentro de la institucin.

    Liderar y conducir las actividades de coordinacin interinstitucional e intersectorial requeridas para garantizar el adecuado manejo de las emergencias y desastres en la Universidad Industrial de Santander.

    Reunirse en caso de ocurrir una emergencia, para coordinar las acciones a seguir frente al evento, con el fin de mitigar, neutralizar o atender la situacin.

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    Determinar los principales sistemas y procedimientos para el suministro de la informacin, para la operacin de los estados de alerta y alarma y la comunicacin a nivel institucional, interinstitucional, local, regional y nacional que se requieran para atender las emergencias y los desastres.

    Definir los procedimientos de control y evaluacin de los procesos de prevencin, mitigacin, atencin, rehabilitacin y reconstruccin en situaciones de emergencias y desastres, en la Universidad Industrial de Santander.

    Elaborar las estrategias educativas enfocadas a la preparacin, prevencin, mitigacin, atencin, rehabilitacin, reconstruccin y desarrollo de emergencias y desastres.

    Evaluar el cumplimiento y el resultado de la aplicacin de las recomendaciones dadas por el Coordinador para emergencias y desastres aprobadas por el Comit de Riesgo para Emergencias y Desastres.

    Gestionar los estudios tcnicos y las investigaciones cientficas relacionados con la prevencin, preparacin, alerta, atencin, rehabilitacin, reconstruccin y desarrollo de emergencias y desastres.

    Planear y coordinar las actividades de prevencin, preparacin, alerta, atencin, rehabilitacin y reconstruccin de emergencias y desastres.

    Coordinar las prioridades de accin en las etapas de prevencin, preparacin, alerta, atencin, rehabilitacin, reconstruccin y desarrollo de emergencias y desastres.

    Impulsar el desarrollo del programa para emergencias y desastres en sus fases de prevencin, preparacin, alerta, atencin, rehabilitacin, reconstruccin y desarrollo.

    Realizar el diagnstico y anlisis de necesidades en cuanto a emergencias y desastres a nivel de las Unidades Acadmicas y Administrativas de la Universidad Industrial de Santander.

    Elaborar los planes de contingencia con el fin de establecer criterios claros sobre cada uno de los procedimientos que directa o indirectamente se relacionan con las emergencias y desastres en la Universidad Industrial de Santander.

    Evaluar la gestin y el cumplimiento del plan para emergencias en cada una de las Unidades Acadmicas y Administrativas de la Universidad.

    Ejecutar las acciones planteadas en el Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional, SYSO.

    Asegurar la coherencia de las acciones ejecutadas con la poltica de Seguridad y Salud Ocupacional.

    Proponer acciones de mejora continua a la Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional. Comunicar al personal responsable las acciones a ejecutar conforme al cronograma establecido

    en el Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional, SYSO. Recibir y dar solucin a las anomalas que se detecten asociadas con la Gestin en Seguridad y

    Salud Ocupacional. Exponer y dirigir los asuntos relativos a la Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional en las

    reuniones con el Comit de Gestin Integrado, as como hacer un seguimiento de las acciones que se establezcan.

    Cumplir y actualizar los documentos relativos a la Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional. Proponer y actualizar los programas, metas, objetivos y controles del Sistema Gestin en

    Seguridad y Salud Ocupacional, SYSO, en colaboracin de las diferentes reas involucradas. Planificar y participar en la elaboracin de procedimientos e instructivos asociados con la gestin

    del Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional, SYSO. Evaluar el cumplimiento de requisitos legales en Seguridad y Salud Ocupacional. Coordinar la socializacin del Sistema de Gestin Seguridad y Salud Ocupacional, SYSO. Las dems asignadas por ley

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    Conformado por:

    Jefe de Divisin de Recursos Humanos, quien lo presidir.

    Jefe de Divisin de Planta Fsica

    Coordinador Sede Guatiguar

    Jefe de Divisin de Mantenimiento Tecnolgico

    Profesor Representante Facultad de Salud

    Profesor Representante Campus Principal

    Coordinador de Seguridad y Salud Ocupacional, quien acta como Secretario

    Tcnico del Comit.

    Lder de Emergencias

    Invitados permanentes:

    Coordinador del Sistema de Gestin Integrado

    Coordinador del Sistema de Gestin Ambiental

    Presidente de la Brigada de Emergencias

    3.2.3.3 Comit Tcnico Ambiental y Sanitario.

    Funciones: Son funciones del Comit Tcnico Ambiental y Sanitario para el SGI de la Universidad Industrial de Santander, las siguientes:

    Ejecutar las acciones planteadas en el en el SGA Vigilar el cumplimiento de la legislacin ambiental asociada con la gestin ambiental. Asegurar la coherencia de las acciones ejecutadas con la poltica ambiental. Proponer acciones de mejora continua a la gestin ambiental. Comunicar al personal responsable las acciones a ejecutar conforme al cronograma establecido

    en el SGA. Recibir y dar solucin a las anomalas que se detecten asociadas con la gestin ambiental. Exponer y dirigir los asuntos relativos a la gestin ambiental en las reuniones con el Comit de

    Gestin Integrado, as como hacer un seguimiento de las acciones que se establezcan. Cumplir y actualizar los documentos relativos a la gestin ambiental. Monitorear, medir y realizar seguimiento a las caractersticas claves asociadas con los aspectos

    ambientales significativos. . Proponer y actualizar los programas, metas, objetivos y controles del SGA en colaboracin de las

    diferentes reas involucradas. Planificar y participar en la elaboracin de procedimientos e instructivos asociados con la gestin

    ambiental. Elaborar los informes asociados con la gestin ambiental que soliciten las autoridades

    competentes. Evaluar el cumplimiento de requisitos legales ambientales. Coordinar la socializacin del SGA. Gestionar ante el Comit de Gestin Integrado los recursos necesarios para llevar a cabo las

    mejoras que requiera la gestin ambiental.

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    Informar al Comit de Gestin Integrado sobre las actividades, avances y resultados relacionados con el SGA.

    Realizar el seguimiento anual a las actividades plasmadas en el SGA. Realizar los ajustes pertinentes anuales del SGA.

    Conformado por:

    Director del Centro de Estudios e Investigaciones Ambientales CEIAM, quien lo preside Jefe de Divisin de Planta Fsica, quien actuar como secretario tcnico. Un Representante de cada Facultad Un Representante de los laboratorios de la Facultad de Salud Un Representante de los laboratorios de la Sede Central

    Invitados Permanentes

    Coordinador del Sistema de Gestin Integrado Coordinador de Seguridad y Salud Ocupacional Coordinador del Sistema de Gestin Ambiental

    3.2.3.4 Grupo Primario. Equipo de trabajo conformado por el lder del proceso y sus

    colaboradores, el cual se rene peridicamente con el fin de gestionar las actividades de mejora del proceso y tiene como funciones las siguientes:

    Hacer seguimiento al desempeo del proceso (verificacin de indicadores) y establecer acciones de

    mejora. Hacer seguimiento a la implementacin de la documentacin del proceso. Definir el plan de capacitacin y sensibilizacin para la adecuada implementacin del SGI. Implantar las acciones necesarias para construir la cultura de acciones correctivas, preventivas y de

    mejora.

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    3.2.4 Organigrama del Sistema de Gestin Integrado

    Figura 2. Organigrama del Sistema de Gestin Integrado

    3.2.5 Estructura de la Documentacin.

    La estructura documental define la manera como est documentado el SGC. Los tipos de documentos establecidos para la Institucin son los siguientes: Reglamento Manual Caracterizacin Procedimiento Gua Instructivo Protocolo Programa Formato Ficha Tcnica

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    3.2.6 Mapa de Procesos de la Universidad Industrial de Santander.

    La Universidad Industrial de Santander defini los procesos de la siguiente manera:

    Son el conjunto de procesos que contribuyen directamente con el cumplimiento de la razn de ser de la Institucin. Dentro de estos procesos se encuentran: FO: Formacin IN: Investigacin

    EX: Extensin o Consultorio Jurdico

    Centro de Conciliacin o Instituto de Lenguas

    Son el conjunto de procesos relacionados con la definicin, difusin y establecimiento de polticas y estrategias acadmicas, financieras y administrativas, as como la fijacin de objetivos y el aseguramiento de la disponibilidad y distribucin apropiada de los recursos que contribuyen al logro de la Misin Institucional. Entre estos procesos se encuentran: DI: Direccin Institucional PI: Planeacin Institucional

    PI: Planeacin Institucional

    Son el conjunto de procesos relacionados directamente con las actividades de control y evaluacin del desempeo del Sistema de Gestin de la Calidad, as como con las actividades destinadas a evaluar la Calidad Acadmica de la Institucin. Dentro de estos procesos se encuentran: CA: Gestin de la Calidad Acadmica SE: Seguimiento Institucional

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    3.2.7 Mapa de Procesos

    Son el conjunto de procesos relacionados con la ejecucin de las polticas y estrategias acadmicas, financieras y administrativas, que tienen la finalidad de contribuir al logro de las actividades misionales de la Universidad. Entre estos procesos se encuentran: AR: Admisiones y Registro Acadmico BI: Biblioteca BE: Bienestar Estudiantil CI: Comunicacin Institucional CO: Contratacin FI: Financiero CU: Gestin Cultural GA: Gestin Ambiental GD Gestin Documental JU: Jurdico PU: Publicaciones (El proceso Publicaciones no hace parte del alcance del Sistema de

    Gestin de la Calidad contemplado en el presente Manual de Gestin Integrado debido a que tienen certificado bajo la norma NTC ISO 9001:2008 el siguiente alcance: Diseo, impresin, encuadernacin y acabados de libros, revistas y material publicitario. Esta situacin se da porque la Divisin de Publicaciones tom la iniciativa de implementar su SGC antes del Institucional, actualmente se trabaja en su migracin al Sistema

    central.). RI: Relaciones Interinstitucionales de Intercambio Acadmico RF: Recursos Fsicos RT: Recursos Tecnolgicos SI: Servicios Informticos y de Telecomunicaciones

    TH: Talento Humano

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    Figura 3. Mapa de Procesos UIS

    3.2.7 Proceso Transversal

    Procesos en los cuales se asocia documentacin que puede afectar las polticas acadmicas, administrativas y financieras de la universidad. Los procesos transversales son:

    Financiero Formacin Talento Humano Contratacin Admisiones y Registro Acadmico Calidad Acadmica

    3.2.8 Requisitos

    3.2.8.1 De los beneficiarios

    Los diferentes beneficiarios y sus requisitos por cada proceso y subproceso que conforman SGC de la Universidad Industrial de Santander se describen en la Tabla 1y la Tabla II.

    Tabla 1. Requisitos de los beneficiarios por proceso

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    PROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS

    DIRECCIN

    INSTITUCIONAL

    Internos

    Todos los procesos UAA

    Proceso de Seguimiento Institucional

    Comunidad Universitaria

    Talento Humano Gestin SYSO

    Gestin Ambiental Externos

    Entes de control Visitantes

    Contratistas

    No aplica

    PLANEACIN

    INSTITUCIONAL

    Internos

    Direccin Institucional UAA Seguimiento Institucional

    Comunidad Universitaria Talento Humano Gestin

    SYSO Gestin Ambiental Externos

    Ministerio de Educacin Nacional

    Visitantes

    Contratistas

    Informacin veraz y oportuna. Transparencia en la gestin y en el

    cumplimiento de sus funciones.

    SEGUIMIENTO

    INSTITUCIONAL

    Todos los procesos

    Comunidad Universitaria Comunidad Externa

    Entes Externos de Control

    Objetividad, Respuesta oportuna y asesoras efectivas.

    GESTIN DE LA

    CALIDAD

    ACADMICA

    Internos:

    Unidades Acadmicas

    Nodo Coordinador Nodo de Facultad o IPRED

    Nodo de Escuela o Programa Direccin de la Universidad Proceso de Planeacin

    Institucional Proceso de Seguimiento

    Institucional Proceso de Formacin

    Proceso de Admisiones y Registro Acadmico

    Comunidad Universitaria

    Talento Humano Gestin SYSO

    Gestin Ambiental Externos:

    CNA MEN

    Visitantes Contratistas

    Asesora confiable y acorde con los lineamientos de cada organismo gubernamental (CNA, MEN).

    Cumplimiento de la normatividad correspondiente a cada subproceso.

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    PROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS

    FORMACIN

    Profesores Estudiantes

    Comunidad Universitaria Talento Humano- Gestin

    SYSO Gestin Ambiental Visitantes

    Contratistas Sector Productivo

    Sociedad Proceso de Seguimiento

    Institucional Consejo Superior Consejo Acadmico

    Programa Acadmico

    Cumplimiento del plan de estudios vigente

    Cumplimiento de las actividades programadas para los periodos acadmicos

    INVESTIGACIN

    Externos

    Sociedad Entidades financiadoras

    Comunidad cientfica Visitantes

    Contratistas Internos

    rganos Institucionales:

    Consejo Superior Consejo Acadmico

    Comit de Gestin Integrado Comit Operativo de

    Investigacin y Extensin Comit Primario de Calidad

    Comit de tica Unidades Acadmicas

    Administrativas UAA Procesos:

    Proceso Seguimiento Institucional

    Proceso Talento Humano Gestin SYSO Gestin Ambiental

    Proceso financiero Proceso Contratacin

    Proceso de Servicios Informticos y de Telecomunicaciones

    Proceso Direccin Institucional Otros interesados:

    Comunidad Universitaria

    Grupos de Investigacin

    Disponibilidad de recursos para actividades de investigacin en la Universidad.

    Cumplimiento compromisos pactados para realizar actividades de investigacin.

    Asesora oportuna, clara y concisa en temas relacionados con investigacin.

    Atencin a los requerimientos planteados a la universidad en materia de Investigacin.

    Efectividad en la gestin de los trmites financieros para la ejecucin de los proyectos

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    PROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS

    EXTENSIN

    Externos

    Partes interesadas Visitantes contratistas Internos

    rganos Institucionales:

    Consejo Superior

    Consejo Acadmico Comit de Gestin Integrado

    Comit Operativo de Investigacin y Extensin

    Comit Primario de Calidad

    Unidades Acadmicas Administrativas UAA

    Procesos:

    Proceso Seguimiento Institucional

    Proceso Talento Humano Gestin SYSO

    Gestin Ambiental

    Subproceso Consultorio Jurdico Subproceso Instituto de Lenguas Otros interesados:

    Comunidad Universitaria

    Disponibilidad de recursos para actividades de extensin en la Universidad.

    Cumplimiento compromisos pactados para realizar actividades de extensin.

    Asesora oportuna, clara y concisa en temas relacionados con extensin.

    Solucin a los requerimientos planteados a la Universidad en materia de extensin.

    EXTENSIN

    CONSULTORIO

    JURDICO

    Internos

    Docentes, estudiantes del Consultorio Jurdico y Centro de Conciliacin.

    Comunidad Universitaria Talento Humano Seguimiento Institucional Gestin Ambiental Talento Humano - Gestin SYSO Externos

    Poblacin de escasos recursos de la regin.

    Ministerio de Justicia y del Derecho

    Oportunidad, Asertividad, Confiabilidad y acompaamiento.

    EXTENSIN

    INSTITUTO DE

    LENGUAS

    Internos

    Comunidad Universitaria Talento Humano

    Gestin SYSO Gestin Ambiental

    Comit de Seguimiento Institucional

    Estudiantes de extensin del Instituto

    Docentes

    Comunidad universitaria Seguimiento Institucional

    Informacin oportuna y confiable Cumplimiento de las actividades programadas

    para los ciclos

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    PROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS

    EXTENSIN

    INSTITUTO DE

    LENGUAS

    Externos

    Partes Interesadas

    Estudiantes de Extensin y padres de familia.

    DANE

    Ministerio de Educacin Nacional

    ADMISIONES Y

    REGISTRO

    ACADMICO

    Internos:

    Estudiantes UIS

    Unidades Acadmicas (Escuelas)

    Todos los Procesos Comunidad Universitaria

    Talento Humano- Gestin SYSO Gestin Ambiental Externos :

    Estudiantes de once grado

    Aspirantes Admitidos

    Estudiantes de otras universidades

    Acudientes de los Estudiantes Entidades Externas Visitantes

    Contratistas

    Informacin oportuna y confiable

    Eficacia en el desarrollo de las diferentes actividades

    BIENESTAR

    ESTUDIANTIL

    Internos:

    Estudiantes UAA Seguimiento Institucional Vicerrectora Administrativa Talento Humano-Gestin

    SYSO Gestin ambiental Comunidad universitaria Externos:

    Visitantes Contratistas

    Alimentacin exquisita, nutritiva, saludable e higinica

    Alojamiento en condiciones adecuadas de higiene, salubridad y seguridad

    Atencin respetuosa y oportuna Alta variacin del men del da Presentacin y porciones de alimentos

    adecuadas en el plato diario Organizacin y limpieza tanto del saln como

    de los implementos en que se sirve la comida.

    Tiempo de espera mnimo para ser atendido Tutores con pedagoga Informacin veraz Conformidad del servicio de salud Atencin oportuna e inmediata en el servicio

    de triage Remisiones pertinentes Atencin profesionalizada Existencia de medicamentos requeridos para

    el tratamiento a seguir contemplados en el vademcum de la Seccin.

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    PROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS

    BIBLIOTECA

    Internos:

    Comunidad Universitaria Seguimiento Institucional Talento Humano-Gestin SYSO

    Gestin Ambiental Externos :

    Comunidad Externa

    Visitantes Contratistas

    Material bibliogrfico disponible. Disponibilidad de medios electrnicos para

    consulta.

    COMUNICACIN

    INSTITUCIONAL

    Comunidad Universitaria.

    Comunidad Externa Entidades pblicas y privadas.

    UAA Otras Universidades

    instituciones de Educacin Superior

    Atencin eficaz y oportuna a las solicitudes y requerimientos presentados en materia de divulgacin, comunicacin, produccin y asesora sobre la tcnica, lenguaje y discurso de productos impresos, audiovisuales, radiales y multimediales.

    CONTRATACIN

    Internos

    UAA Direccin de Control Interno y

    Evaluacin de Gestin Seguimiento Institucional

    Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin

    Comunidad Universitaria

    Talento Humano Gestin SYSO

    Gestin Ambiental Externos

    Visitantes

    Proveedores y/o Contratistas

    Oportunidad en el servicio de asesora referente al proceso.

    Claridad de la informacin referente al proceso.

    Disponibilidad de la informacin referente al proceso.

    Contrataciones oportunas de acuerdo con especificaciones y precios de mercado

    FINANCIERO

    UIS UAA

    Proyectos Estudiantes

    Subproceso Tesorera Comunidad Externa Proveedores

    Organismos de Control Externos Subproceso Contabilidad

    Comit de Sostenibilidad del Sistema Contable

    Entes externos Seguimiento Institucional

    Informacin oportuna, clara y veraz Legales y reglamentarios:

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    PROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS

    GESTIN

    CULTURAL

    Internos:

    UAA Seguimiento institucional

    Comunidad Universitaria Talento Humano- Gestin

    SYSO

    Gestin Ambiental Externos:

    Entidades pblicas o privadas

    Comunidad en general Visitantes

    Contratistas

    Informacin oportuna y confiable Escenarios artsticos acondicionados

    Acompaamiento durante el desarrollo del evento

    Respetar los espacios asignados (fechas y horas)

    Cumplimiento de la actividad cultural programada en los diferentes escenarios artsticos.

    Atender las expectativas de los asistentes

    GESTIN

    DOCUMENTAL

    Internos:

    UAA

    Seguimiento Institucional Comunidad Universitaria

    Talento Humano- Gestin SYSO

    Gestin Ambiental Externos:

    Comunidad externa Entidades pblicas y privadas

    Visitantes Contratistas

    Entrega oportuna y eficaz

    Revisin y aprobacin de la solicitud de

    modificacin de documentos

    Acceso a la informacin de una manera gil.

    GESTIN

    AMBIENTAL

    Internos:

    Estudiantes UAA

    Proceso Direccin Institucional Partes interesadas internas

    pertinentes Comunidad Universitaria Gestin Ambiental

    Externos:

    Partes interesadas externas pertinentes

    Visitantes Contratistas

    Desarrollo ambientalmente sostenible

    Informacin oportuna y veraz Cumplimiento normatividad

    PUBLICACIONES

    El proceso Publicaciones no hace parte del alcance del Sistema de Gestin de la Integrado contemplado en el presente Manual de Calidad debido a que tienen certificado bajo la norma NTC ISO 9001:2008 el siguiente alcance: Diseo, impresin, encuadernacin y acabados de libros, revistas y material publicitario.

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    PROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS

    JURDICO

    Internos:

    Unidades Acadmico Administrativas

    Consejo Superior Concejo Acadmico

    Rectora Vicerrectoras

    Todos los procesos Comunidad universitaria Comit de Conciliacin

    Talento Humano Gestin SYSO Gestin Ambiental Externos:

    Entes Externos Particulares que ejercen

    funciones pblicas Comunidad externa Autoridades Judiciales

    Entes de Control Autoridades Administrativas y

    policivas Abogados

    Visitantes Contratistas

    Atencin respetuosa

    Respuesta oportuna Respuesta comprensible

    Respuesta coherente

    RECURSOS

    FSICOS

    Internos:

    UAA Comunidad Universitaria

    Planeacin Institucional Talento Humano

    Seguimiento Institucional Gestin Ambiental Talento Humano -Gestin

    SYSO Externos:

    Establecimientos arrendados

    Visitantes Contratistas

    Proveedores Residentes de las sedes

    Oportuna respuesta a la peticin de servicio.

    Eficacia en el desarrollo del servicio.

    Comunicacin asertiva.

    RECURSOS

    TECNOLGICOS

    Internos:

    UAA. Todos los procesos. Comunidad Universitaria Externos:

    Contratistas. Proveedores

    Visitantes

    Funcionalidad, confiabilidad, oportunidad, relacin costo beneficio.

    RELACIONES

    INTERINSTITUCIONAL

    ES DE INTERCAMBIO

    ACADMICO

    Unidades Acadmicas y Administrativas

    Comunidad Universitaria Instituciones convenientes

    Disponibilidad de informacin veraz, oportuna, actualizada

    Acompaamiento y consejera

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    PROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS

    SERVICIOS

    INFORMTICOS Y

    DE

    TELECOMUNICA-

    CIONES

    Internos:

    UAA. Todos los procesos.

    Comunidad Universitaria. Externos:

    Visitantes

    Contratistas

    Cumplimiento de requerimientos. Oportunidad.

    Facilidad en el uso. Seguridad.

    Confiabilidad.

    GESTIN

    AMBIENTAL

    Internos:

    Estudiantes

    UAA Proceso Direccin Institucional

    Partes interesadas internas pertinentes

    Comunidad Universitaria Gestin Ambiental Externos:

    Partes interesadas externas pertinentes

    Visitantes

    Contratistas

    Desarrollo ambientalmente sostenible

    Informacin oportuna y veraz Cumplimiento normatividad

    TALENTO

    HUMANO

    Internos:

    Rectora Comunidad Universitaria Todos los procesos

    UAA Estudiantes de pregrado

    Becados de posgrado Externos:

    Jubilados y retirados CAPRUIS

    FAVUIS COOPRUIS

    ARPRUIS Visitantes

    Contratistas EPS

    IPS Cooperativas DIAN

    Fondo Nacional de Ahorro Bancos

    AFP ARP

    Juzgados Fiduciaria Registradura

    Veracidad (informacin) Oportunidad (informacin)

    Eficacia Ambiente seguro

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    Tabla 2. Requisitos de los beneficiarios por subproceso

    PROCESO SUBPROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS

    PLANEACIN

    INSTITUCIONAL

    PLANEACIN

    ESTRATGICA

    Externos

    Ministerio de Educacin Nacional

    Internos

    Consejo Superior Consejo Acadmico

    Direccin Institucional UAA Seguimiento Institucional

    Comunidad Universitaria

    Informacin veraz y oportuna.

    Transparencia en la gestin y en el cumplimiento de sus funciones.

    PLANEACIN

    INSTITUCIONAL

    PROGRAMACIN

    ANUAL

    Internos

    Consejo Superior Consejo Acadmico

    Direccin Institucional UAA

    Seguimiento Institucional Comunidad Universitaria

    Informacin veraz y oportuna.

    Transparencia en la gestin y en el cumplimiento de sus funciones

    INVESTIGACIN

    GESTIN Y

    PROMOCIN DE

    LA

    INVESTIGACIN

    Externos

    Sociedad

    Entidades financiadoras Comunidad cientfica

    Visitantes Contratistas Internos

    rganos Institucionales:

    Consejo Superior

    Consejo Acadmico Comit Operativo de

    Investigacin y Extensin Comit Primario de

    Calidad

    Unidades Acadmicas Administrativas UAA

    Procesos:

    Proceso Seguimiento Institucional

    Proceso Talento Humano Gestin SYSO

    Gestin Ambiental

    Proceso financiero Proceso de Contratacin Otros interesados:

    Comunidad Universitaria

    Comunidad acadmico- administrativa Grupos de Investigacin

    Disponibilidad de recursos para actividades de Investigacin en la Universidad.

    Cumplimiento compromisos pactados para realizar actividades de Investigacin.

    Asesora oportuna, clara y concisa en temas relacionados con Investigacin.

    Solucin a los requerimientos planteados a la universidad en materia de Investigacin.

    Efectividad en la gestin de los trmites financieros para la ejecucin de los proyectos.

  • MANUAL DE GESTIN

    INTEGRADO

    Cdigo: MDI.01

    Versin: 11

    Pgina 32 de 99

    PROCESO SUBPROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS

    INVESTIGACIN

    GESTIN Y

    PROTECCIN DE

    LA PROPIEDAD

    INTELECTUAL

    Externos

    Sociedad Entidades financiadoras

    Comunidad cientfica Visitantes Contratistas Internos

    rganos Institucionales:

    Consejo Superior Consejo Acadmico Comit Operativo de

    Investigacin y Extensin Comit Primario de

    Calidad Comit de Propiedad

    Intelectual Unidades Acadmicas

    Administrativas UAA Procesos:

    Proceso Seguimiento Institucional

    Proceso Talento Humano Gestin SYSO

    Gestin Ambiental

    Proceso financiero Proceso de Contratacin Otros interesados:

    Comunidad Universitaria Comunidad acadmico-

    administrativa

    Grupos de Investigacin

    Disponibilidad de recursos para actividades de Investigacin en la Universidad.

    Cumplimiento compromisos pactados para realizar actividades de Investigacin.

    Asesora oportuna, clara y concisa en temas relacionados con Investigacin.

    Solucin a los requerimientos planteados a la universidad en materia de Investigacin.

    Efectividad en la gestin de los trmites financieros para la ejecucin de los proyectos.

    EXTENSIN

    CONSULTORIO

    JURDICO

    CENTRO DE

    CONCILIACIN

    Internos

    Docentes, estudiantes del Centro de Conciliacin.

    Comunidad Universitaria Talento Humano Seguimiento Institucional Gestin Ambiental Talento Humano - Gestin SYSO Externos

    Poblacin de escasos recursos de la regin.

    Ministerio de Justicia y del Derecho

    Oportunidad, Asertividad, Confiabilidad y acompaamiento.

  • MANUAL DE GESTIN

    INTEGRADO

    Cdigo: MDI.01

    Versin: 11

    Pgina 33 de 99

    PROCESO SUBPROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS

    EXTENSIN

    CONSULTORIO

    JURDICO

    CENTRO DE

    CONCILIACIN

    Internos

    Docentes, estudiantes del Centro de Conciliacin.

    Comunidad Universitaria Talento Humano Seguimiento Institucional Gestin Ambiental Talento Humano - Gestin SYSO Externos

    Poblacin de escasos recursos de la regin.

    Ministerio de Justicia y del Derecho

    Oportunidad, Asertividad, Confiabilidad y acompaamiento.

    EXTENSIN

    INSTITUTO DE

    LENGUAS

    Internos

    Comunidad Universitaria Talento Humano

    Gestin SYSO Gestin Ambiental

    Comit de Seguimiento Institucional

    Estudiantes de extensin del Instituto

    Docentes

    Comunidad universitaria Seguimiento Institucional Externos

    Partes Interesadas Estudiantes de Extensin y

    padres de familia. DANE Ministerio de Educacin

    Nacional

    Informacin oportuna y confiable

    Cumplimiento de las actividades programadas para los ciclos

  • MANUAL DE GESTIN

    INTEGRADO

    Cdigo: MDI.01

    Versin: 11

    Pgina 34 de 99

    PROCESO SUBPROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS

    ADMISIONES Y

    REGISTRO

    ACADMICO

    ADMISIONES

    Internos:

    Estudiantes UIS

    Unidades Acadmicas

    (Escuelas)

    Unidades Administrativas

    Subproceso Registro

    Acadmico

    Todos los Procesos

    Externos :

    Estudiantes de once grado

    Aspirantes

    Admitidos

    Estudiantes de otras

    universidades

    Informacin oportuna y confiable.

    REGISTRO

    ACADMICO

    Internos:

    Estudiantes UIS

    Unidades Acadmicas

    (Escuelas)

    Todos los Procesos

    Externos :

    Acudientes de los

    Estudiantes

    Entidades Externas

    (empresas que soliciten

    informacin de los

    estudiantes)

    Informacin Oportuna y Confiable.

    Eficacia en el desarrollo de las diferentes actividades.

    BIBLIOTECA

    ATENCIN A

    USUARIOS

    Externos :

    Comunidad Externa

    Disponibilidad de material para consultar.

    Recibir una atencin adecuada a sus requerimientos y necesidades.

    Disponibilidad de medios de consulta de material bibliogrfico (fsico y digital).

    PROCESAMIENTO

    TCNICO

    Internos:

    Proceso Atencin a

    usuarios

    Material bibliogrfico acorde con requerimientos.

  • MANUAL DE GESTIN

    INTEGRADO

    Cdigo: MDI.01

    Versin: 11

    Pgina 35 de 99

    PROCESO SUBPROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS

    BIENESTAR

    ESTUDIANTIL

    ATENCIN EN

    SALUD

    Internos:

    Estudiantes de pregrado y

    postgrado que cancelan

    derechos de salud en su

    matrcula.

    Comunidad Estudiantil.

    Unidades Acadmicas

    Planeacin

    Vicerrectora

    Administrativa

    Rectora

    Contratacin

    Seguimiento Institucional

    Externos:

    Ministerio de Educacin

    Atencin amable y cordial

    Tiempo de espera mnimo en la atencin

    Informacin veraz Atencin oportuna

    Conformidad del servicio de salud

    Atencin oportuna e inmediata en el servicio de triage

    Remisiones pertinentes Atencin profesionalizada

    Existencia de medicamentos requeridos para el tratamiento contemplados en el vademcum de la Seccin

    ATENCIN SOCIO-

    ECONMICA

    Internos:

    Comunidad Estudiantil.

    Planeacin Institucional

    Vicerrectora

    Administrativa

    Rectora

    Seguimiento Institucional

    Unidades Acadmicas

    Contratacin

    Externos:

    Ministerio de Educacin

    Alimentacin exquisita, nutritiva, saludable e higinica.

    Alojamiento en condiciones adecuadas de higiene, salubridad y seguridad.

    Atencin amable y cordial.

    Alta variacin del men del da.

    Presentacin y porciones de alimentos adecuadas.

    Organizacin y limpieza tanto del saln como de los implementos en que se sirve la comida.

    Tiempo de espera mnimo.

    PROGRAMAS

    EDUCATIVO-

    PREVENTIVOS

    Internos:

    Comunidad Estudiantil.

    Consejos de Escuela

    Consejos de Facultad

    Consejo Acadmico

    Contratacin

    Seguimiento Institucional

    Planeacin

    Vicerrectora

    Administrativa

    Rectora

    Unidades Acadmicas

    Externos:

    Ministerio de Educacin

    Atencin amable y cordial

    Tiempo de espera mnimo en la atencin

    Informacin veraz Atencin oportuna Atencin profesional

  • MANUAL DE GESTIN

    INTEGRADO

    Cdigo: MDI.01

    Versin: 11

    Pgina 36 de 99

    PROCESO SUBPROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS

    COMUNICACIN

    INSTITUCIONAL

    PRODUCCIN DE

    MEDIOS

    Comunidad Universitaria

    Todos los procesos

    UAA

    Comunidad Externa

    Entidades pblicas y

    privadas

    Portales Universitarios

    Medios de comunicacin

    externos

    Red de Radio Universitaria

    de Colombia (RRUC)

    Otras Universidades

    Lograr productos comunicativos de calidad que apoyen y complementen las actividades de docencia, investigacin y extensin.

    Obtener asesora clara y oportuna para la realizacin de programas audiovisuales y radiales creativos e innovadores

    DIFUSIN

    INTERNA Y

    EXTERNA

    Comunidad Universitaria

    UAA

    Comunidad externa

    Entidades pblicas y

    privadas.

    Portales universitarios.

    Medios de comunicacin

    externos.

    Red de Radio Universitaria

    de Colombia (RRUC) y

    redes comunitarias y redes

    digitales privadas y pblicas

    de sistemas de

    comunicacin.

    Otras universidades e

    instituciones de Educacin

    Superior.

    Televidentes de ZOOM

    Informacin veraz, clara y oportuna de los acontecimientos ms importantes que tienen lugar en la Universidad Industrial de Santander y en la Sociedad.

    Red de radio universitaria, redes comunitarias y redes digitales privadas y pblicas de sistemas de comunicacin.

    FINANCIERO PRESUPUESTO

    Internos:

    Consejo Superior

    Rectora

    UAA

    Subproceso Tesorera

    Subproceso Contabilidad

    Externos:

    Entes Externos

    Informacin oportuna, clara y veraz.

  • MANUAL DE GESTIN

    INTEGRADO

    Cdigo: MDI.01

    Versin: 11

    Pgina 37 de 99

    PROCESO SUBPROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS

    FINANCIERO

    TESORERA

    Internos:

    UAA

    Ordenador del Gasto

    Comunidad Universitaria

    Jefe Divisin Financiera

    Subproceso Contabilidad

    Subproceso Presupuesto

    Subproceso de Recaudos

    Subproceso de Inventarios

    Externos:

    Proveedores

    Entidades Financieras

    Entes de Control Externo

    Puntualidad en los pagos

    Disponibilidad de la informacin

    INVENTARIOS

    Internos:

    UAA

    Jefe de UAA

    Responsable del bien.

    Subproceso Contabilidad

    Subproceso Tesorera

    Comprador

    Externos:

    Comprador

    Marcacin de todos los bienes mayores

    Respuesta a las novedades generadas

    Descargue en el SIF de los elementos dados de baja

    Entrega de la cuenta mensual de bienes mayores, menores e intangibles

    CONTABILIDAD

    Internos:

    Consejo Superior

    Rectora

    UAA

    Externos:

    Entes de Control

    DIAN

    Banco de la Repblica

    DANE

    SNIES (Sistema

    Nacional de Informacin

    de Educacin Superior).

    Informacin oportuna, clara y veraz.

  • MANUAL DE GESTIN

    INTEGRADO

    Cdigo: MDI.01

    Versin: 11

    Pgina 38 de 99

    PROCESO SUBPROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS

    FINANCIERO RECAUDOS

    Internos:

    Comit de

    Sostenibilidad del

    Sistema Contable

    UAA

    Estudiantes

    Subproceso Contabilidad

    Subproceso Tesorera

    Externos:

    Ministerio de Educacin

    Nacional

    Organismos de Control

    Externo

    Informacin y herramientas para la gestin de cartera.

    GESTIN

    CULTURAL

    ORGANIZACIN Y

    COORDINACIN DE

    EVENTOS

    CULTURALES Y

    ARTSTICOS

    Internos:

    UAA

    Seguimiento institucional

    Externos:

    Entidades pblicas o

    Privadas

    Comunidad en general

    Informacin oportuna y confiable

    Escenarios Artsticos acondicionados

    Respetar los espacios asignados (fechas y horas)

    Cumplimiento de la actividad cultural programada en los diferentes escenarios artsticos.

    Atender las expectativas de los asistentes

    PROMOCIN Y

    FORTALECIMIENTO

    DE GRUPOS

    ARTSTICOS Y

    CULTURALES

    Internos:

    UAA

    Integrantes de los

    Grupos Artsticos UIS

    (Macondo, Danzas,

    Tuna, Coral, Teatro)

    Externos:

    Entidades pblicas o

    privadas

    Comunidad en general

    Informacin oportuna y confiable

    Escenarios Artsticos acondicionados

    Acompaamiento durante el desarrollo del evento

    GESTIN

    DOCUMENTAL

    GESTIN DE

    PRODUCCIN Y

    CONTROL DE

    DOCUMENTOS

    Internos:

    UAA

    Oportunidad en la actualizacin de los documentos

    GESTIN DE

    CORRESPONDENCIA

    Internos:

    UAA

    Externos:

    Comunidad externa

    Entrega oportuna y eficaz

  • MANUAL DE GESTIN

    INTEGRADO

    Cdigo: MDI.01

    Versin: 11

    Pgina 39 de 99

    PROCESO SUBPROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS

    GESTIN

    DOCUMENTAL

    GESTIN

    ARCHIVSTICA

    Internos:

    UAA

    Comunidad Universitaria

    Externos:

    Comunidad Externa

    Organizaciones Externas

    Acceso a la informacin de una manera gil.

    Para los clientes externos a la Universidad depende del tipo de servicio que se haya pactado.

    Asesora confiable y oportuna

    RECURSOS

    FSICOS

    MANTENIMIENTO

    FSICO

    Internos:

    UAA

    Comunidad Universitaria

    Externos:

    Establecimientos

    arrendados

    Visitantes

    Residentes de las sedes

    Oportuna respuesta a la peticin de servicio.

    Eficacia en el desarrollo del servicio.

    Comunicacin asertiva. Post servicio (garanta).

    SEGURIDAD Y

    VIGILANCIA

    Internos:

    Seccin de seguridad

    Externos:

    Visitantes

    Contratistas

    Residentes de las sedes

    Personas naturales y

    jurdicas vinculadas por

    razones varias a la

    Universidad Industrial de

    Santander

    Oportuna respuesta a la peticin de servicio.

    Eficacia en el desarrollo del servicio.

    Atencin respetuosa.

    DISEO,

    SUPERVISIN Y

    MONTAJE DE

    OBRAS

    Internos:

    UAA

    Proceso de Planeacin

    Institucional

    Externos:

    Visitantes

    Contratistas

    Residentes de las sedes

    Oportuna respuesta a la peticin de servicio.

    Eficacia en el desarrollo del servicio.

    Comunicacin asertiva. Post servicio ( garanta)

    RECURSOS

    TECNOLGICOS

    MANTENIMIENTO

    DE EQUIPOS

    Internos:

    UAA

    Funcionalidad, confiabilidad, Oportunidad, Economa.

    VERIFICACIN

    METROLGICA

    Internos:

    UAA

    Funcionalidad, confiabilidad, Oportunidad, Economa.

    SERVICIOS

    INFORMTICOS

    Y DE

    TELECOMUNICA-

    CIONES

    ADMINISTRACIN

    DE SERVIDORES Y

    BASE DE DATOS

    INSTITUCIONAL

    Internos:

    Todos los procesos

    UAA

    Disponibilidad de los servidores institucionales.

    Seguridad.

    Confiabilidad. Oportunidad.

  • MANUAL DE GESTIN

    INTEGRADO

    Cdigo: MDI.01

    Versin: 11

    Pgina 40 de 99

    PROCESO SUBPROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS

    SERVICIOS

    INFORMTICOS

    Y DE

    TELECOMUNICA-

    CIONES

    CONSTRUCCIN Y

    MANTENIMIENTO

    DE LA RED DE

    DATOS

    INSTITUCIONALES

    Internos:

    UAA Solicitante

    Oportunidad.

    Disponibilidad de los servicios de red.

    DESARROLLO DE

    SOFTWARE

    Internos:

    Todos los procesos

    UAA

    Oportunidad. Cumplimiento de

    requerimientos. Facilidad en el uso.

    Seguridad. Confiabilidad.

    ASESORA Y

    SOPORTE EN

    SERVICIOS Y

    RECURSOS

    INFORMTICOS

    Internos:

    UAA

    Comunidad Universitaria

    Oportunidad. Eficiencia, eficacia y

    efectividad. Asertividad de la

    comunicacin.

    TALENTO

    HUMANO

    DESARROLLO

    HUMANO

    ORGANIZACIONAL

    Internos:

    Profesores

    Personal administrativo

    profesional

    Personal administrativo no

    profesional

    Externos:

    Comunidad

    CAPRUIS

    FAVUIS

    Oportunidad en la atencin.

    Claridad y veracidad de la informacin.

    Oportunidad en el servicio.

    FORMACIN DEL

    PERSONAL

    Internos:

    Personal UIS

    Archivo hojas de vida

    Divisin de Recursos

    Humanos

    UAA

    Entidades pblicas y

    privadas.

    Oportunidad Formadores

    competentes Efectividad del programa

    de capacitacin

    ASUNTOS

    PERSONAL

    ADMINISTRATIVO

    Internos:

    Personal Administrativo

    UAA

    Comit de Evaluacin

    Administrativo

    Comit de Relaciones

    Laborales

    Externos:

    Familiares Personal

    Administrativo

    Familiares o beneficiarios

    de auxilios funerarios del

    personal pensionado

    Informacin oportuna y veraz

    Cumplimiento normatividad

    Transparencia

  • MANUAL DE GESTIN

    INTEGRADO

    Cdigo: MDI.01

    Versin: 11

    Pgina 41 de 99

    PROCESO SUBPROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS

    TALENTO

    HUMANO

    ASUNTOS

    PERSONAL

    DOCENTE

    Internos:

    Rectora

    Vicerrectora

    Administrativa

    Planeacin

    Decanos

    Directores de Escuela

    UAA

    Profesores

    Subproceso Administracin

    de la Compensacin

    Salarial

    Sistema de Informacin

    Recursos Humanos.

    Archivo hojas de vida

    Divisin Recursos

    Humanos

    Externos:

    Contralora Nacional

    Contralora Departamental

    Ministerio de Hacienda

    Ministerio de Educacin

    Nacional

    Informacin veraz y oportuna.

    Amplia divulgacin de las convocatorias.

    Honestidad y transparencia.

    SEGURIDAD Y

    SALUD

    OCUPACIONAL

    Internos:

    Brigada de emergencias

    CADE

    Comit Tcnico SYSO

    COPASO

    Estudiantes

    Funcionarios

    Proceso Direccin

    institucional

    Proceso Talento Humano

    Subproceso Formacin de

    Personal

    Subproceso SYSO

    Unidades acadmico

    administrativas UAA

    Externos:

    Visitantes

    Contratistas

    Entidades privadas y/o

    pblicas

    Ambiente seguro Informacin oportuna y

    veraz Cumplimiento

    normatividad

  • MANUAL DE GESTIN

    INTEGRADO

    Cdigo: MDI.01

    Versin: 11

    Pgina 42 de 99

    PROCESO SUBPROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS

    TALENTO

    HUMANO

    ADMINISTRACIN

    DE LA

    COMPENSACIN

    SALARIAL

    Internos:

    Empleados Pblicos

    Trabajadores Oficiales

    Profesores de Ctedra

    Estudiantes

    Subprocesos Asuntos Personal

    Administrativo, Asuntos

    Personal Docente, Desarrollo

    Humano Organizacional,

    Asuntos Pensionales, SYSO y

    Formacin de Personal.

    Sindicato UIS

    Externos:

    ARPRUIS

    CAPRUIS

    FAVUIS

    COOPRUIS

    Jubilados

    Gobierno Nacional

    Bancos

    Fundacin Colegio UIS

    EPS

    ARP

    AFP

    DIAN

    Asociaciones

    Cooperativas

    Registradura

    Juzgados

    Fondo Nacional de Ahorro

    FIDUCAFE

    Contralora

    Tribunales administrativo

    Confidencialidad

    Informacin oportuna y veraz

    Cumplimiento normatividad

    Transparencia

    ASUNTOS

    PENSIONALES

    Internos:

    Personal activo

    Proceso Financiero

    Externos:

    Jubilados

    Retirados

    Familiares y personas conexas

    de jubilados y retirados

    AFP

    Fiduciaria

    Ministerio de Hacienda y

    Crdito Pblico

    Informacin oportuna, precisa y veraz

    Objetividad

  • MANUAL DE GESTIN

    INTEGRADO

    Cdigo: MDI.01

    Versin: 11

    Pgina 43 de 99

    3.2.8.2 Legales y Reglamentarios.

    Los requisitos legales para los procesos de la UIS se encuentran definidos en los Listados Maestros de Documentos Externos. Los requisitos frente al Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional y el Sistema de Gestin Ambiental de la universidad, se relacionan en la Matriz de Requisitos Legales SYSO y Ambientales.

    3.2.8.3 De la organizacin.

    Los requisitos de la organizacin para los procesos de la UIS se encuentran establecidos a nivel macro en las caracterizaciones de cada proceso y en los documentos del SGI.

    3.2.8.4 De la NTC ISO 9001:2008, NTC GP 1000: 2009, NTC ISO 14001:2004, NTC

    OHSAS 18001:2007 y NTC 5906:2012.

    Los requisitos de la NTC GP 1000:2009, NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y NTC OHSAS 18001:2007, que aplican a cada proceso de la Universidad Industrial de Santander se encuentran establecidos en la Matriz de Interaccin de Requisitos. (Ver anexo 1) La matriz de interrelacin de requisitos Norma NTC 5906:2012 se encuentra definida en el Manual de Calidad Consultorio Jurdico y Centro de Conciliacin-MEX-CJ.01.

    3.2.8.5 Aspectos e impactos ambientales.

    Los requisitos para la identificacin de aspectos y valoracin de impactos ambientales se

    encuentran definidos en el procedimiento PGA.01 aprobado mediante resolucin, donde se establece la metodologa para identificar y evaluar los diferentes aspectos e impactos ambientales de las actividades, servicios y/o productos de la Universidad Industrial de Santander para determinar los controles y las medidas necesarias requeridas para minimizar y prevenir las afectaciones que se generen al medio ambiente (Ver anexo 2).

    3.2.8.6 Peligros y Riesgos.

    Los requisitos para la identificacin de peligros, valoracin de riesgos y determinacin de controles se encuentran definidos en el procedimiento PTH.21 aprobado mediante resolucin, donde se establece la metodologa para identificar los peligros de cada rea y de los puestos de trabajo de la Universidad Industrial de Santander, as como valorar los riesgos y planificar los controles para prevenir accidentes de trabajo, enfermedades profesionales y prdidas materiales (Ver anexo 3).

    3.2.8.7 Programas del Sistema de Gestin Ambiental

    Programa Uso Racional del Agua (URA) - PGGA.01

    Minimizar el impacto causado por el consumo de agua, incorporando medidas de reduccin, generando la conciencia y compromiso de participacin activa en la comunidad universitaria, contratistas y visitantes, para que establezcan prcticas diarias sostenibles en el desarrollo de las

  • MANUAL DE GESTIN

    INTEGRADO

    Cdigo: MDI.01

    Versin: 11

    Pgina 44 de 99

    actividades en la institucin, sin menoscabo en la productividad, higiene y confort de las personas.

    Programa Uso Racional de Energa - PGGA.02

    Minimizar el impacto causado por el consumo de energa elctrica, generando la conciencia y compromiso en la comunidad universitaria, contratistas y visitante acerca del ahorro y uso eficiente de la energa empleada para el desarrollo de las actividades de la Institucin.

    Programa Calidad de Aire y Control del Ruido - PGGA.03

    Conservar un medio ambiente sano con una aceptable calidad de aire y bajos niveles de ruido ambiental en las reas fsicas de la Universidad Industrial de Santander.

    Programa Conservacin y Manejo de la Flora y Fauna PGGA.04

    Garantizar el desarrollo sostenible, conservacin y restauracin de los recursos naturales presentes en la Universidad industrial de Santander.

    Programa Plan de Gestin Integral de Residuos PGIR PGGA.05

    Minimizar la generacin de residuos en el origen, maximizar su aprovechamiento y disponer adecuadamente los residuos peligrosos generados en la Universidad.

    Programa Cultura Ambiental PGGA.06

    Promover la educacin ambiental, la prevencin de la contaminacin y la proteccin del medio ambiente a travs de la generacin de una cultura de desarrollo sostenible en la comunidad universitaria de la Institucin.

    3.2.8.8 Programas del Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional

    Programa de Salud Ocupacional - PGTH.01

    Permite establecer actividades de prevencin de accidentes y enfermedades de origen profesional tendientes a mejorar las condiciones de trabajo, salud y calidad de vida de los funcionarios de la universidad y cumplir la legislacin vigente de salud ocupacional. Este programa contempla los subprogramas de Medicina Preventiva y del Trabajo e Higiene y Seguridad Industrial.

    Programa de Inspecciones - PGTH.02

    Identificar los riesgos incorporados a equipos, personas, materiales y medio ambiente, con el fin de controlar las condiciones de trabajo sub-estndar que puedan generar accidentes en la Institucin.

  • MANUAL DE GESTIN

    INTEGRADO

    Cdigo: MDI.01

    Versin: 11

    Pgina 45 de 99

    Programa de Vigilancia Epidemiolgica para Riesgo Biolgico - PGTH.03

    Disminuir el impacto negativo sobre la salud de los trabajadores de la universidad, derivado del contacto con agentes infecciosos en el sitio de trabajo.

    Programa SVE de Riesgo Psicosocial - PGTH.04

    Establecer y desarrollar un programa integral y sistemtico de identificacin, control e intervencin de los factores de riesgo psicosociales en la Universidad Industrial de Santander con el fin de disminuir los trastornos de salud asociados y contribuir al mejoramiento del ambiente laboral y bienestar de los trabajadores.

    Programa SVE Prevencin de Desrdenes Msculo Esquelticos - PGTH.05

    Disminuir el impacto negativo sobre la salud de los trabajadores de la Universidad Industrial de Santander, derivado de la exposicin a los riesgos que causan lesiones osteomusculares en el sitio de trabajo.

    Programa de Vigilancia Epidemiolgica para Riesgo Qumico - PGTH.06

    Establecer los lineamientos para la identificacin, priorizacin, evaluacin y planes de intervencin en la poblacin expuesta a factor de riesgo qumico, con el fin de garantizar los controles adecuados para la conservacin de la salud de los trabajadores Universidad Industrial de Santander.

    Programa de proteccin contra cadas - PGTH.07

    Documentar y Disear los Procedimientos de Trabajo Seguro en Alturas con el fin de disminuir los factores de riesgo asociados a esta actividad; a travs de controles preventivos y de proteccin, aplicando la legislacin nacional e internacional vigente.

    Programa Cultura en SYSO - PGTH.08

    Promover los entornos seguros, las prcticas de trabajo saludables, la prevencin de enfermedades profesionales, las lesiones en el personal a travs de la generacin de una cultura de autocuidado y reporte de actos y condiciones inseguras.

    3.2.9 Caracterizaciones.

    De acuerdo con los procesos y subprocesos establecidos para la Institucin, se relacionan a continuacin las caracterizaciones respectivas.

    Nota: Las caracterizaciones hacen parte integral de la documentacin de cada proceso.

  • MANUAL DE GESTIN

    INTEGRADO

    Cdigo: MDI.01


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