Download - Procédure Achats
-
8/13/2019 Procdure Achats
1/35
Sommaire
GROUPE MAROC SOIR
Procdures du Dpartement Achats &Approvisionnements
Rdig par : MmeSara BEI!
Auditeur Interne.
Approuv par : M! Omar IB"A#I$!
Responsable Audit Interne & Contrle de Gestion
Valid par : M! Mohamed %OUARI
Directeur Gnral et de Publication
M! $ama' EAAMI
Directeur Dlgu charg des Ples Supports
M! A(da''ah BEAI
Responsable du Dpartement Achats
& Approvisionnements
GR!P" #ARC SIR
-
8/13/2019 Procdure Achats
2/35
GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures
$
- Fonction Achats -
Introduction b%ectis de perormance''''''''''''''''''''''..(
Activits du Dpartement Achats & Approvisionnements....'''''.''(
utils de travail utiliss''''''''''''''''''''.'..'.) Constitution d*un dossier Achats'''''''''''''''''''.+
,. es achats 'ocau) autres *ue 'e papier +ourna' , ''''''...'......,-,.,. #raitement d-une demande d-achat ''''''''''''''''....,-
,.,.,. /*e0pression du besoin''''''''''''''''''''..,-
,.,.$. Contrle de ond et de orme de la DA'''''''''''''...,-
,.,.1. Centralisation des DA''''''''''''''''''''....,,
,.,.2. Signature de la DA''''''''''''''''''''''.,,
,.,.3. Dlai d*e0cution des demandes d*achat''''''''''''',,
,.,.(. "nregistrement'''''''''''''''''''''''',,
,.,.). Suivi des DA''''''''''''''''''''''''....,$
,.$. Consu'tation des .ournisseurs'''''''''''''''''''...,$
,.$.,. Choi0 des ournisseurs''''''''''''''''''''..,$
,.$.,.,. /es sources d*inormation'''''''''''''''.',$
,.$.,.$. /es crit4res d*valuation''''''''.''''''''...,1
,.$.$. Demandes de pri0''''''''''''''''''''.''..,2
,.$.1. Contenu de l*ore du ournisseur'''''''''''''''',2,.$.2. uverture des plis''''''''''.'''''''''.''',2
,.1. Dp'oiement de 'a Base SAGE /0'''''''''''''''''....,3,.2. #raitement de 'a commande'''''''''''''''''''.'..,3
,.2.,. Prparation du bon de commande''''''''''''''.'.,3
,.2.$. Signature du 5C''''''''''''''..''''''''',(
,.2.1. "0pdition du bon de commande'''''''''''''''....,(
,.2.2. Suivi de la commande''''''''''''''''''..''..,(
,.3. Rception des marchandises''''''''''''''''''''..,)
,.3.,. Contenu du 5on de /ivraison 65/7''''''''''''''..',),.3.$. Rception des marchandises''''''''''''''''''.,)
,.(. #ransmission des documents 1 'a compta(i'it'''''''''''.',)
$. es achats 'ocau) du papier +ourna' ,''''''.'''''''''.,8$.,. b%ectis''''''''''''''''''''''...''''''...,8
$.$. Contrats d*achats'''''''''''''''''''''''''...,8
$.1. Passation de la commande'''''''''''''''''''''..,8
$.2. Rception des bobines'''''''''''''''''''''''.,8
Partie I es R23'es de 3estion en mati2re d-achats 'ocau) ,
-
8/13/2019 Procdure Achats
3/35
GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures
$
- Fonction Achats -
1. Procdure d-achats 1 '-import du papier +ourna' ,''''..''''.,+1.,. b%ectis'''''''''''''''''''''''''''...'...,+
1.$. Prvisions annuelles''''''''''''''''''''''''.,+
1.1. Contrats d*achats'''''''...'''''''''''''''''',+
1.2. 9ournisseurs agrs''''''''''''''''''''''''..,+
1.3. Consultation des ournisseurs''''''''''''''''''''$-
1.(. Passation de la commande'''''''''''''''''''''..$-
1.(.,. Signature du 5C'''''''''''''''''''''''..$-
1.(.$. 9acture PR9R#A et engagement d*importation''''''''.$-
1.(.1. uverture du CR"DC''''''''''''''''''''.$-
1.). Suivi des dossiers Import...'''''''.''''''''''''''.$,
4! Procdure d-achats des rotatives ,2.,. b%ectis'''''''''''''''''''''''''''''..$,
2.$. Choi0 des ournisseurs'''''''''''''''''''''''.$,
2.1. Passation de la commande''''''''''''''''''''......$,
5! Procdure d-achats des pi2ces de rechan3e ,3.,. b%ectis'''''''''''''''''''''''''..'''...$$
3.$. :raitement d*une demande''''...''''''''''''''''..$$
3.1. Consultation des ournisseurs''''''''''''''''''''$$
3.2. Passation de la commande'''''''''''''''''''''..$$
(. a d.inition du stoc6 ,''''''''''''''''''..''''.$2
). a composition du stoc6'''''''''''''''''''''....$2
8. a 3estion administrative des stoc6s''''''''''''''''$38.,. /*inventaire permanent'''''.'''''''''''''''...'...$3
8.$. /es mo;ens de travail''''''''''''''''''''''..'.$(
+. a 3estion ph7si*ue des stoc6s''''''''''''''''''.$(+.,. Rception des marchandises''...''''''''''''''''''$(
+.$. Consommation des marchandises''''''''''''''''''..$8
,-. e suivi des stoc6s'''''''.''''''''''''''''''$8,-.,. /e suivi ph;si
-
8/13/2019 Procdure Achats
4/35
GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures
$
- Fonction Achats -
,,. D.inition des principes d-un contrats''''''''''..''''1-,,.,. Dinition d*un contrat..'''''.''''''''''...'''''...1-
,,.$. Contenu d*un contrat..'''''....''''''''''...'''''...1-
,,.1. b%ectis de la gestion des contrats'''''''''''''''''1-
,$. C7c'e de vie d-un contrat!''''''''.'''''''''''''1,,$.,. Phase prcontractuelle...'''''.''''''''''...'''''...1,
,$.,.,.>alidation des contrats''''''''''''''''''''..1,
,$.$. Phase contractuelle'.''''''''''''''''''''''...1$
,$.$.,.Rception des prestations et vriication de leur conormit ''''.1$
,$.$.$.Autorisation du paiement'''''''''''''''''''.1$
,$.1. Administration du contrat'''''''''''''''''''''11
,$.1.,.utils de gestion des contrats'''''''''''''''''...11
,$.1.$.Suivi administrati des contrats'''''''''''''''''11
,$.2. Phase post?contractuelle'''''''''''''''''''''...13
,$.2.,."valuation des prestations'''''''''''''''''''13
,$.2.$.Reporting d*valuation des prestations'''''''''''''..1(
,$.2.1.Reconduction des contrats'''''''''''''..'''''..1(
,$.2.2.Gestion des avenants'''''''''''''''''''''..1(
,$.2.3.Rsiliation des contrats''''''''''''''''''''..1)
I"#RODUC#IO" ,
/a onction Achats rev@t une importance capitale dans le GR!P" #ARC SIR vu le volume tr4s
important de ses oprations.
-
8/13/2019 Procdure Achats
5/35
GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures
$
- Fonction Achats -
/e Dpartement Achats & Approvisionnements intervient B tous les niveau0 achats de biens achats
de prestations e0ternes achats de services'
Dans un souci de matrise des cots il eectue des consultations des ournisseurs pour tous les achats
d*un montant suprieur B ,--- Dirhams. Puis choisit les produits selon des crit4res dinis avec les
services demandeurs 6
-
8/13/2019 Procdure Achats
6/35
GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures
$
- Fonction Achats -
- 5aisser les cots de revient J
- Respecter le niveau de
-
8/13/2019 Procdure Achats
7/35
GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures
$
- Fonction Achats -
? Gestion des ournitures de bureau J
? Suivi des contrats tlcom et GaL J
? Classement et archivage J
? Reproduction et photocopies J
? Suivi des prestations des services et travau0 J
? #aintenance et logisti
-
8/13/2019 Procdure Achats
8/35
GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures
$
- Fonction Achats -
- 5ase de donnes de gestion des ournisseurs et des articles J
- Gestion des demandes d*achats et des appels d*ore J
- Gestion des commandes J
- Gestion des rceptions J
- Gestion des retours J- 5ase d*dition des documents de travail J
- Gestion des engagements de dpenses et des signatures lectroni
-
8/13/2019 Procdure Achats
9/35
GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures
$
- Fonction Achats -
De mani4re corollaire l*archivage est structur pour garder l*histori
-
8/13/2019 Procdure Achats
10/35
GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures
$
- Fonction Achats -
I es achats 'ocau) autres *ue 'e papier +ourna' ,
Il s*agit de dinir les r4gles B appli
-
8/13/2019 Procdure Achats
11/35
GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures
$
- Fonction Achats -
/es inormations contenues dans la DA sont contrles et compltes par le secrtariat du
Dpartement Achats & Approvisionnements
? /e Code de l*article J
? Son imputation 6#aroc Soir ou iliales7.
? /es caractristi
-
8/13/2019 Procdure Achats
12/35
GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures
$
- Fonction Achats -
,.$.,. Choi0 des ournisseurs
:Fche ondamentale des acheteurs dans les processus de dcisions dEachat et tape importante du
traitement des commandes. /Evaluation des ournisseurs doit sEappu;er sur la collecte dEun grand
nombre dEinormations obtenues par des sources internes et e0ternes B lEentreprise. "lle permettra par
la suite dEeectuer une slection optimale entre les ournisseurs possibles.
#ais toute valuation suppose dEabord d*e0plorer les sources d*inormations et dinir lEensemble des
crit4res sur les
-
8/13/2019 Procdure Achats
13/35
GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures
$
- Fonction Achats -
Il sEagit lB dEun mo;en privilgie de contact avec un ournisseur potentiel. Selon les cas et les
entreprises les contacts peuvent se limiter B des vendeurs technico?commerciau0 ou ncessiteront
plusieurs interlocuteurs dans lEentreprise ournisseur.
Visites d'entreprises
CEest lEoccasion de mieu0 apprcier la capacit de production ses ournisseurs la
-
8/13/2019 Procdure Achats
14/35
GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures
$
- Fonction Achats -
/a demande de pri0 signe par l*acheteur et son responsable hirarchiA le total ::C le dlai de livraison la nature des pri0 6ermes ou rvisables7 le mode de
paiement la garantie s*il ;*a lieu et la rrence de la demande de pri0.
/es rponses devront porter le visa et le cachet du ournisseur @tre rdiges intgralement et sans
omission.
,.$.2. uverture des plis
/es ouvertures de pli ont lieu en commission comprenant les responsables habilits B choisir les
ournisseurs
? Responsable du Dpartement Achats & Approvisionnements J
? Directeur 9inancier pour les aspects relatis B la trsorerie et au0 modalits de paiement J
? Directeur du service demandeur 6commercial techni
-
8/13/2019 Procdure Achats
15/35
GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures
$
- Fonction Achats -
?!4! #raitement de 'a commande
/a slection des ournisseurs tant ralise on proc4de B l*tablissement du bon de commande.
/a commande est considre sur le plan %uridi
-
8/13/2019 Procdure Achats
16/35
GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures
$
- Fonction Achats -
? Apr4s signature l*ori3ina'est adress au ournisseur concern 6sau pour le cas des achats au
comptant7.
? !ne copie 6accus de rception7 est signe par le ournisseur et retourne au Dpartement
Achats & Approvisionnements. Ce dernier la %oint au dossier 9ournisseur
-
8/13/2019 Procdure Achats
17/35
GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures
$
- Fonction Achats -
?!! #ransmission des documents 1 'a compta(i'it
/es bons de rception magasin les accuss de rception les bons de livraison et la acture
commerciale sont achemins vers la comptabilit ournisseurs H en passant par le bureau d*ordre. /a
acture commerciale doit porter obligatoirement le cachet Arrive H mit par le bureau d*ordre.
/a numrotation des 5C permet un suivi par la section comptabilit ournisseurs
-
8/13/2019 Procdure Achats
18/35
GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures
$
- Fonction Achats -
/es demandes d*approvisionnements aupr4s du ournisseur sont matrialises en premier lieu par
email ain de s*assurer de la disponibilit ensuite on tablit des 5ons de commandes pr?numrots
dats et signs.
@!4! Rception des (o(ines ,
/es agents de scurit proc4dent au contrle
-
8/13/2019 Procdure Achats
19/35
GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures
$
- Fonction Achats -
/es
-
8/13/2019 Procdure Achats
20/35
-
8/13/2019 Procdure Achats
21/35
GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures
$
- Fonction Achats -
5! Procdure d-achats des pi2ces de rechan3e ,
5!?! O(+ecti.s
Compte tenu de l*activit du Groupe un arr@t des machines n*est pas admissible et pourra en outre
avoir des cons
-
8/13/2019 Procdure Achats
22/35
GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures
$
- Fonction Achats -
/e 5C est dit en 3 e0emplaires et transmis au Responsable du Dpartement Achats &
Approvisionnements pour approbation. /a signature du 5C est dlgue en onction de la ourchette
de pri0 dans la
-
8/13/2019 Procdure Achats
23/35
GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures
$
- Fonction Achats -
?! a d.inition du stoc6,
!n stoc= est dinit comme l*ensemble des biens accumuls dans l*attente d*une utilisation ultrieure
plus au moins proche et
-
8/13/2019 Procdure Achats
24/35
GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures
$
- Fonction Achats -
? 9amille -) "ncres J
? 9amille -8 Pla
-
8/13/2019 Procdure Achats
25/35
GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures
$
- Fonction Achats -
e Bon de 'ivraison de consommation interne est utilis par le magasinier pour livrer Bl*unit production les articles demands entrant dans le c;cle de production 6 "ncres
pla
-
8/13/2019 Procdure Achats
26/35
GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures
$
- Fonction Achats -
"n cas de rception non conorme le magasinier n*accepte
-
8/13/2019 Procdure Achats
27/35
GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures
$
- Fonction Achats -
5!?! e suivi ph7si*ue des stoc6s ,
Contrler rguli4rement les stoc=s ph;si
-
8/13/2019 Procdure Achats
28/35
GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures
$
- Fonction Achats -
L&tat de conso##ation du papier est un tat
-
8/13/2019 Procdure Achats
29/35
GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures
$
- Fonction Achats -
Rsi'iationFsanction ,"lle prvoit
Entit Bn.iciaire >
,as de validation e"ternalise (par le conseiller juridi.ue%
http://www.juritravail.com/lexique/Convention.htmlhttp://www.juritravail.com/lexique/Convention.htmlhttp://www.juritravail.com/lexique/Convention.html -
8/13/2019 Procdure Achats
30/35
GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures
$
- Fonction Achats -
Dans le processus de souscription des contrats une validation des clauses contractuelles du contrat
ournisseur par le conseiller %uridiriie la conormit du dossier et son e0haustivit 65on d*intervention 5/ 5C
DA acture certiie..7 est conorme et valid par les parties concernes.
Autorise le paiement des actures.
0< Administration des contrats ;Suivi des contrats apr2s 'attri(ution du contrat< ,
-
8/13/2019 Procdure Achats
31/35
GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures
$
- Fonction Achats -
Partie importante de la gestion des contrats lEadministration des contrats comprend le suivi
administrati et oprationnel des prestations e0cutes apr4s lEattribution dEun contrat ain de sEassurer
-
8/13/2019 Procdure Achats
32/35
GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures
$
- Fonction Achats -
Composantes des dossiers de contrats et 'eur or3anisation ,
/es dossiers Achats doivent retracer toutes les tapes de la dure de vie des contrats et contenir tout
change concernant son e0cution et la note au dossier. /es notes au dossier peuvent ournir un
histori
-
8/13/2019 Procdure Achats
33/35
GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures
$
- Fonction Achats -
/e gestionnaire dispose d*un base d*enregistrement des actures ds leur rception dans l*outil "RP
ain d*assurer leurs suivi. /e suivi pourra servir de base pour permettre d*viter le ris
-
8/13/2019 Procdure Achats
34/35
GROUPE MAROC SOIR Manue' de procdures
$
- Fonction Achats -
Si un ournisseur ore un rendement e0ceptionnel il aut le noter dans le dossier des contrats
puis
-
8/13/2019 Procdure Achats
35/35