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Reuniones Exitosas
Una guía rápida sobre procedimientos parlamentariosPor Manuel Collazo
Introducción
"El que este formalismo sea, en todos los casos,el más racional (o que no lo sea) no es de granimportancia. Es más prudente establecer unaregla que nos guíe, que cuál debe ser esaregla. Debe existir uniformidad en losprocedimientos, no sujeto a los caprichos dequien preside o de alguno de los miembros. Esprudente que el orden, el decoro y la decenciase preserven en cualquier organismo público”
– General Henry M. RobertFebrero, 1915.
Agenda
– ¿Qué es el Derecho parlamentario?• General Henry M. Robert• ¿por que seguimos sus reglas?
– El rol del moderador– Reglas de debate– Participación de los miembros– Como se presenta una moción– Minutas son documentos legales
¿Qué es el Derecho Parlamentario?
Derecho Parlamentario es un término acuñadooriginalmente para referirse a las reglas yprocedimientos de conducir los asuntos en elParlamento Británico y, por añadidura, a losusos y costumbres de las asambleasdeliberantes en general.
En Gran Bretaña se le adjudica un caráctercuasi-legal.
Derecho Parlamentario II
En el caso de otros cuerpos legislativos el DerechoParlamentario se usa con sujeción a las reglasestablecidas específicamente para la organización encuestión y los precedentes existentes.
La gran mayoría de las organizaciones -- políticas,literarias, científicas, benéficas, religiosas, etc. -- queexisten en los distintos países, aunque no son decarácter legislativo, son deliberantes en su naturalezay, por lo tanto, deben tener alguna manera de conducirsus asambleas y algunas reglas que gobiernen losprocedimientos de éstas.
Derecho Parlamentario III
El Derecho Parlamentario constituye, en estoscasos, el conjunto de reglas que hace posibleuna deliberación ordenada. Debe señalarse, sinembargo, que una asamblea o unaorganización puede tener sus propias reglasparticulares y que el derecho parlamentario, enestos casos, estaría subordinado a esas reglasespeciales.
Toda asamblea deliberante debe adoptarreglas de procedimiento para la conducción delos asuntos en sus reuniones.
Auto Destrucción
“América nunca será destruidadesde afuera. Si caímos, yperdemos nuestras libertades, seraporque nos destruimos a nosotrosmismos.”
Abraham Lincoln
General Henry M. Robert
Henry Martin Robert nació en Robertsville, SouthCarolina el 2 de mayo de 1837.
General del Ejercito de los Estados Unidos e Ingenierode profesión su mente lógica nos proveen lo queconocemos como Las Reglas de Procedimiento deRobert
Las Reglas de Procedimiento de Robert fueronpreparadas con la esperanza de suplir un manual dederecho parlamentario que tenga su base en losprincipios generales de las reglas y prácticas delCongreso de los Estados Unidos, pero adaptado en susdetalles, al uso de organizaciones ordinarias.
El legado del General Robert son sus reglas deprocedimiento que hasta el día de hoy continúanguiándonos en los procesos parlamentarios.
Roles Críticos
¿Como funciona una asamblea o reunión?
Roles Críticos
Moderador omoderadores
Miembros (orepresentantes)
Secretario(a) Parlamentarista Encargado del
Tiempo
Cada una de estas personas juegaun papel critico en los negocios deuna organización.
Los moderadores son los lideres quemantienen el orden de la reunión oasamblea.
Los miembros o representantes traenel sentir de los constituyentes.
El Secretario/a tiene el rol de“escriba” y mantiene un record clarode las decisiones tomadas
El parlamentarista es la referenciaviva de las reglas parlamentarías.
El encargado del tiempo regula quelos procesos se conserven el tiempoestablecido
Guiados por la divina verdad y amor de sucreador …
Dios a dotado al hombre con unosderechos que no pueden ser negados,entre ellos su auto-gobierno, su razon ysu conciencia. El hombre es propiamentegobernado solamente cuando es guiadopor la divina verdad y amor de su creador.
God has endowed man with inalienable rights, amongwhich are self-government, reason, and conscience.Man is properly self-governed only when he is guidedrightly and governed by his Maker, divine Truth andLove.
John Dryden
El moderador debe de:
Evitar accionessúbitas
Es cortes y mantienela cortesía en lareunión
Tiene tactoComprende y sigue el
proceso parlamentarioConduce la reunión
sin forzar a losmiembros
Conoce toda lainformación relevantea la organización
Es justo, e imparcial Habla con claridad en
una voz audible Habla siempre en
referencia al punto endiscusión.
Usa sentido común.
El moderador es responsable de:
Llamar la reunión a orden Disponer de un asunto en
discusión Explicar el efecto de una
moción cuando existeduda.
Mantener la discusiónenfocada en el asunto endiscusión.
Motivar la discusión depuntos a favor y en contrade un asunto.
Reconoce a los miembrosque desean hablar.
Repite las mociones paraque sean escuchadas ycomprendidas
Entender la leyparlamentaria y conducelas reuniones de acuerdoa la ley.
Cerrar la reunión
Vota por el principio…
Vote siempre por principio, aunqueusted puede votar solo, usted puedeacariciar la dulce reflexión que suvoto nunca fue desperdiciado.
Always vote for principle, though you may vote alone,and you may cherish the sweetest reflection that yourvote is never lost.
John Quincy Adams
Reglas sobre el debate o discusión:
Comentarios de los miembros tienenque estar relacionados a la preguntaen debate.
Si un miembro se sale del tema elmoderador debe pedir que loscomentarios se limiten a la preguntaen discusión.
Reglas sobre el debate II
Todo comentario debe serimpersonal.
La moción bajo consideración estasujeta a debate, no el miembro quela propuso.
Reglas sobre el debate III
Todo observación de miembros deben deser en orden y corteses.
El moderador debe asegurar que todomiembro que se esta expresando seaescuchado. De ser necesario insistiráque el cuerpo escuche y no permitirádiscusiones irrelevantes.
El Voto
Recuerde votar temprano -- y amenudo.
Remember to vote early -- and often.Al Capone
Participación de los miembros
La regla mas importante de la ley parlamentariaes que cada miembro de una organizacióntiene el derecho de participar en cualquierdiscusión sobre los asuntos de una reunión denegocios.
Esto no significa que todo miembro tiene quehablar pero deseando entrar en el debate deuna moción debe de tener la oportunidad a serescuchado.
¿Como se presenta una moción?
Un miembro que desea presentar una moción debe delevantar su mano o ponerse de pies y dirigirse al oficialque preside la reunión diciendo “Señor (o Señora)moderador(a)”. Una vez reconocido por la mesa elmiembro puede comenzar su moción.
Después de secundada la moción, el moderador larepite para asegurarse de que:– Todo el cuerpo la escucho– Fue debidamente entrada en las minutas
Tiempo adecuado para discusión debe de ser permitidoantes de votar.
Todo miembro que va a expresarse sobre la mocióndebe de identificarse y decir si va a hablar a favor o encontra de la moción antes de comenzar a expresarse.
El proposito del gobierno…
El proposito del gobiernoes contener los derechosde la gente.
The purpose of government isto rein in the rights of thepeople.
Bill Clinton
Deberes de los secretarios(as)
El expediente escrito de una reunión de negocios esconocido como las minutas o el acta de una reunión.
El secretario o secretaria tiene la responsabilidad demantener dicho expediente.
Este es el expediente oficial de lo que sucedió en lareunión.
Debe incluir:– Una lista de lo que transcurrió en la reunión (que se hizo)– Negocio presentado– Mociones hechas– Nominaciones durante elecciones– Resultados de elecciones– Reportes de comites– Y otros asuntos discutidos
Deberes de los secretarios(as) II
El secretario(a) mantiene las minutas de las reuniones las cualesson discutidas a principio de la reunión. Es uno de los primerosasuntos de negocios.
Un mejor método de mantener el expediente o las minutas es el cualse diga “se recibió el reporte del comité de XYZ el cual esta en elrecord adjunto” que intentar de escribir un resumen del reporte enlas minutas.
Organizaciones grandes deben de consultar a sus abogados sobreel lenguaje apropiado en cualquier asunto que pueda estar sujeto alitigio posteriormente.
Ejemplo “Una iglesia desea adquirir una propiedad y la junta estavotando sobre el proceder con la compra”. Se debe consultar alrepresentante legal de la Iglesia cual es el lenguaje que el comité dede usar al presentar la moción antes de llegar al piso con la misma.
Esto evitara problemas, malos entendidos y otros disgustospotenciales.
Las minutas son documentos legales
Notas precias hechas durante la reunión mejoransumamente las minutas escritas después de la reunión.
Para claridad se puede grabar la reunión siempre quese obtenga el consentimiento del cuerpo reunido.
Si un miembro objeta a ser grabado se le debeconceder su solicitud.
Las minutas son firmadas por el secretario/secretaria ymantenido en el libro de minutas.
Estas minutas las cuales están en posesión delsecretario(a) están sujeta a inspección por cualquiermiembro que desee examinarlas.
Parlamentarista, Observador del Tiempo y otroscargos.
El parlamentarista es un asesor neutral el cual tienecomo misión el asegurarse que las reglasparlamentarias sean observadas.
Es consultado por el moderador o los miembros encomo hacer mociones y que procede o no.
En algunas organizaciones esta función es delegada alvice moderador aunque es recomendable que existauna persona independiente e imparcial.
EL observador el tiempo es otra función que es pasadaa los vice moderadores o en ocasiones el moderadorpuede nominar a alguien del cuerpo a que ejecute esafunción.
Conclusión
La ley parlamentaria no tiene el propósito de represar eltrabajo de una asamblea. Su propósito es ofrecerprincipios ordenados por los que se puedan expedir losasuntos. La confusión prevalece donde no hay principiosde ley y donde se permite que todos los individuos secomporten como quieran.
Quizás el principio de ley parlamentaria más importantees el de los derechos: El derecho de la mayoría deúltimamente gobernar, el derecho de la minoría de seroída, y el derecho del individuo de participar en el procesode tomar decisiones.
La información que aquí se incluye ciertamente no esexhaustiva. Se anima a los pastores a que estudienRoberts Rules of Order Newly Revised. Un conocimientomás completo de las reglas por las que se conducen lasreuniones de negocio de la iglesia hará a éstas másproductivas.
Confrontando a la mayoria…
Estamos tan ocupados en ensalzar la mayoriaque perdemos la perspectiva de que en ordende preservar la libertad de la minoria, o delindividuo, es necesario confrontarnos a lamayoria.
We are so concerned to flatter the majority that we losesight of how very often it is necessary, in order topreserve freedom for the minority, let alone for theindividual, to face that majority down.
William F. Buckley, Jr.
Bibliografía
Internet: Reglas de Procedimiento Parlamentario de Robert:
http://nelsonpena.8m.com/sindex.htm– Pagina del profesor Peña Secretario de la Facultad en la
Universidad de Puerto Rico, Campus de [email protected]
Revista de Enriquecimiento: Pagina de lasAsambleas de Dios sobre Reglas de Procedimientoparlamentariohttp://www.ag.org/enrichmentjournal_sp/200304/028_gov14_parliament_sb.cfm
Definiciones
Además de los términos definidos antes (tieneprecedencia sobre, es desplazada por subsidiaria yaplicable, existen otros términos que se prestan aconfusión por lo que se llama la atención sobre éstos.
Aceptar un informe es lo mismo que aprobarlo y ésto sedecide antes del asunto bajo consideración. No se debeconfundir, sin embargo, con recibir un informe, que esel permitir que éste se presente ante la asamblea.
Asamblea. Este término se aplica a la asambleadeliberante. Este término no debe ser usado en lasmociones, sino el nombre en sí del cuerpo deliberante;v.g., sociedad, club, iglesia, junta, convención, facultad,etc.
Definiciones II
La Presidencia significa el oficial que preside, sea éstetemporero o permanente.
Reunión y Sesión. Reunión, tal y como se usa en esteManual, se refiere a congregar los miembros de uncuerpo deliberante por una cierta cantidad de tiempodurante el cual los miembros no se separan por unperiodo mayor de unos minutos. De haber unaseparación grande en tiempo, entonces decimos queson reuniones distintas, pero bajo una misma sesión.Por ejemplo, la reunión de la mañana y la reunión de latarde. Si una reunión recesa para continuar en otraocasión, la continuación es parte de la misma sesión;las dos reuniones constituyen una sesión. En el casode una convención que celebra varias reunionesdurante varios días, la serie completa de reunionesconstituye una sesión.
Definiciones III
Bajo consideración y Bajo consideracióninmediata. Se dice que un asunto está bajoconsideración cuando un miembro lo hapresentado y la presidencia lo ha formulado y leha dado paso. Cuando varios asuntos estánbajo consideración, el último al cual lapresidencia le ha dado paso y, por lo tanto, elprimero a ser resuelto, se dice que es el asuntobajo consideración inmediata.
Definiciones IV
Una Moción principal es cualquier moción que sepresente a la asamblea para tratar algún asunto enparticular. Una moción principal no puede serpresentada si hay alguna otra moción bajoconsideración.
Una Subsidiaria es una moción que puede ser aplicadaa una moción principal y a ciertas otras mociones conpropósito de enmendarla o retrasar la toma de acciónsobre aquellas o posponer indefinidamente.
Mociones privilegiadas son aquellas que, aunque noguarden relación con el asunto bajo discusión, son detal urgencia o importancia que las hace tomarprecedencia sobre cualesquier otra moción.
Definiciones V
Una Moción incidental es aquella que surge de otroasunto bajo consideración y requiere que se tome unadecisión sobre ella antes del asunto bajo consideracióno antes de pasar a otro asunto. Las mocionesincidentales no tienen un rango fijo, pero tienenprecedencia sobre el asunto del cual surgieron, sinimportar si ese otro asunto era una moción principal,subsidiaria o privilegiada.
La Previa o la cuestión previa no se refiere, como sunombre parecería indicar, al asunto previo, sino que esel nombre dado a la moción para cerrar un debate y deinmediato pasar a votar sobre el asunto bajoconsideración y cualquier otro asunto que la mociónbajo consideración especifique.
Definiciones VI
Una Moción de enmienda sustitutiva es una enmiendadonde se reemplaza una sección, un párrafo o unamoción en su totalidad, sin cambiar el asunto tratado.
Pluralidad, Mayoría Simple o absoluta, y Dos terceras.En una elección se dice que un candidato tiene unapluralidad de votos cuando tiene mayor cantidad devotos que cualesquier otro candidato y tiene mayoríasimple cuando tiene más de la mitad de los votosemitidos, sin contar los votos en blanco. En unaasamblea, por lo general, no se elige por pluralidadpara una posición en particular, a menos que exista unaregla a tal efecto.
Definiciones VII
(Pluralidad II) Cuando en este manual se hacereferencia a mayoría esto significa una mayoría de losvotos emitidos, ignorados aquellos en blanco, en unareunión legal que cumpla con el quórum establecido.(Nótese que mayoría no es la mitad más uno, sinomeramente más de la mitad. Por ejemplo, en unavotación con 101 votos válidos, más de la mitadsignifica 51 votos; la mitad es 50.5 y la mitad más unosería 51.5. Un voto de dos terceras partes se refiere acualquiera de los casos siguientes: dos tercios de losvotos emitidos o de los miembros presentes o de losmiembros en total. Para ilustrar las diferencias entre losvotos de dos terceras partes.
El término mayoría, como se usa en este manual, sedescribe mejor como mayoría simple, siendo unamayoría absoluta más de la mitad de los miembros.
