![Page 1: Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 · c Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Karolina Adell, Arkivarie Tieto, Public 360 Karolina.adell@tieto.com](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022030517/5ac326ef7f8b9af91c8bac3e/html5/thumbnails/1.jpg)
Public
Processorienterad
arkivredovisning
enligt RA-FS 2008:4
Karolina Adell, Arkivarie
Tieto, Public 360
![Page 2: Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 · c Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Karolina Adell, Arkivarie Tieto, Public 360 Karolina.adell@tieto.com](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022030517/5ac326ef7f8b9af91c8bac3e/html5/thumbnails/2.jpg)
© Tieto Corporation
Public
Agenda
• Vad innebär det att redovisa information enligt RA-FS 2008:4?
• Tips på hur ni kommer man igång med arbetet att ta fram en processorienterad arkivredovisning.
• Hur vi implementerar RA-FS 2008:4 i Public 360
2
![Page 3: Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 · c Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Karolina Adell, Arkivarie Tieto, Public 360 Karolina.adell@tieto.com](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022030517/5ac326ef7f8b9af91c8bac3e/html5/thumbnails/3.jpg)
© Tieto Corporation
Public
Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2008:4 -
Grundtankar• Ska redovisa information utifrån de processer som finns inom
myndigheten.
• En processorienterad klassificeringsstruktur har i RA-FS 2008:4 ersatt den gamla förteckningsplanen.
• Strukturen ska på sikt även ersätta diarieplanen för myndigheter som använder en sådan.
• Till skillnad från en diarieplan upptar klassificeringsstrukturen samtliga verksamheter hos myndigheten, inte bara ärendehandläggning.
• Ska redovisa hela myndighetens informationsmängd oavsett medium.
3
![Page 4: Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 · c Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Karolina Adell, Arkivarie Tieto, Public 360 Karolina.adell@tieto.com](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022030517/5ac326ef7f8b9af91c8bac3e/html5/thumbnails/4.jpg)
© Tieto Corporation
Public
Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2008:4 -
Grundtankar• Det allmänna arkivschemat utgick enbart från de handlingar som blivit
arkiverade.
• I det allmänna arkivschemat hamnade de flesta serierna ofta under huvudavdelningen F.
• Detta beror på att de flesta bevarandehandlingarna ordnas efter ämne (process).
• Det nya sättet utgår istället från de verksamhetsprocesser som genererar handlingarna.
• Arkivredovisningen ska vara med redan från början.
4
![Page 5: Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 · c Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Karolina Adell, Arkivarie Tieto, Public 360 Karolina.adell@tieto.com](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022030517/5ac326ef7f8b9af91c8bac3e/html5/thumbnails/5.jpg)
© Tieto Corporation
Public
Allmänna arkivschemat
5
• A Protokoll
• B Utgående handlingar
• C Diarier
• D Liggare och register
• E Inkommande handlingar
• F Ämnesordnade handlingar
• G Räkenskaper
![Page 6: Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 · c Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Karolina Adell, Arkivarie Tieto, Public 360 Karolina.adell@tieto.com](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022030517/5ac326ef7f8b9af91c8bac3e/html5/thumbnails/6.jpg)
© Tieto Corporation
Public
Allmänna arkivschemat
6
![Page 7: Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 · c Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Karolina Adell, Arkivarie Tieto, Public 360 Karolina.adell@tieto.com](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022030517/5ac326ef7f8b9af91c8bac3e/html5/thumbnails/7.jpg)
© Tieto Corporation
Public
Processorienterat redovisningssätt –
ett arbete flera vinster• Bättre överblick över verksamheten – oberoende av
organisationsförändringar.
• Tydligare kontext – man får bättre förståelse för handlingarnas betydelse då de redovisas i de sammanhang de skapas i.
• Effektivare återanvändning av information.
• Arkivredovisningen aktualiserar dokumenthanteringsfrågor i organisationen.
• Klassificeringsstrukturen ska tas fram gemensamt, inte bara av en ansvarig.
• Förbättringsområden inom andra aspekter tex. rutiner, arbetssätt aktualiseras?
7
![Page 8: Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 · c Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Karolina Adell, Arkivarie Tieto, Public 360 Karolina.adell@tieto.com](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022030517/5ac326ef7f8b9af91c8bac3e/html5/thumbnails/8.jpg)
© Tieto Corporation
Public
Klassificeringsstrukturens uppbyggnad
• Klassificeringsstrukturen ska vara hierarkiskt-systematiskt uppbyggd.
• Den översta nivån i klassificeringsstrukturen ska representera myndighetens verksamhetsområden, och den nedersta nivån de processer som har identifierats i verksamheten.
• Klassificeringsstrukturen får omfatta flera nivåer.
8
![Page 9: Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 · c Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Karolina Adell, Arkivarie Tieto, Public 360 Karolina.adell@tieto.com](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022030517/5ac326ef7f8b9af91c8bac3e/html5/thumbnails/9.jpg)
© Tieto Corporation
Public
Lite om strukturens uppbyggnad
fortsättning…
Klassificeringsstruktur”Hur ser vi ut”
Representerar hela verksamheten, och används för klassificering av
processer och dokument.
Verksamhetsområde”Varför finns vi?”
De övergripande uppdrag som verksamheten har, delas in i styrande,
stödjande och kärnverksamheter. Kärnverksamheten delas vanligen upp i ett
antal unika områden.
Process”Vad gör vi?”
Återkommande arbetsflöde, dvs. en kedja av aktiviteter som alltid genomförs
då t.ex. ett ärende handläggs. ”vad gör vi?”
Processbeskrivning/
Aktivitet” Hur går det till?”
Samtliga processer som avsätter handlingar ska beskrivas. Redovisar de
aktiviteter som ingår i processen. Beskrivningar kan vara grafiskt och/eller i
text.
Handlingstyp”Vad genererar vi?”
Anbud, Ansökan, Avtal E-post, Brev, Papper
Medium och förvaring”Var återsöker vi informationen”
Redovisa var information skapas/förvaras/återsöks – kan vara analog eller i
databas.
![Page 10: Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 · c Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Karolina Adell, Arkivarie Tieto, Public 360 Karolina.adell@tieto.com](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022030517/5ac326ef7f8b9af91c8bac3e/html5/thumbnails/10.jpg)
© Tieto Corporation
Public
Process och handlingstyp redovisas –
handling registreras
10
![Page 11: Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 · c Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Karolina Adell, Arkivarie Tieto, Public 360 Karolina.adell@tieto.com](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022030517/5ac326ef7f8b9af91c8bac3e/html5/thumbnails/11.jpg)
© Tieto Corporation
PublicFörslag på tillvägagångssätt att ta fram
en klassificeringsstruktur
11
• Ledningsprocesser
• Stödprocesser
• Kärnprocesser
Vad gör verksamheten?
Vad är erat uppdrag?
• Beslut
• Rapporter
• Avtal
• Systemstöd
Hur dokumenteras processerna?
• Format, lagring
• Behörighet
• Bevara/galla
Hur hanteras dokumentationen?
![Page 12: Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 · c Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Karolina Adell, Arkivarie Tieto, Public 360 Karolina.adell@tieto.com](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022030517/5ac326ef7f8b9af91c8bac3e/html5/thumbnails/12.jpg)
© Tieto Corporation
Public
Olika former av processbeskrivningar –
beroende på ambitionsnivån!• Enkel process karta:
12
![Page 13: Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 · c Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Karolina Adell, Arkivarie Tieto, Public 360 Karolina.adell@tieto.com](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022030517/5ac326ef7f8b9af91c8bac3e/html5/thumbnails/13.jpg)
© Tieto Corporation
Public
Olika former av processbeskrivningar –
beroende på ambitionsnivån!
13
• Lite mer detaljerad processkarta…:
![Page 14: Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 · c Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Karolina Adell, Arkivarie Tieto, Public 360 Karolina.adell@tieto.com](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022030517/5ac326ef7f8b9af91c8bac3e/html5/thumbnails/14.jpg)
© Tieto Corporation
Public
Olika former av processbeskrivningar –
beroende på ambitionsnivån!• Detaljerad processkarta…”all in”:
14
![Page 15: Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 · c Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Karolina Adell, Arkivarie Tieto, Public 360 Karolina.adell@tieto.com](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022030517/5ac326ef7f8b9af91c8bac3e/html5/thumbnails/15.jpg)
© Tieto Corporation
Public
Fastna inte i detaljer
15
• Processbeskrivningarna ska förenkla förståelsen för kopplingen mellan verksamhet och handlingar.
• Detaljeringsnivån på processbeskrivningarna måste spegla behovet av förståelse och insyn.
• Processkartlägg inte till förbannelse – kan snarare försvåra förståelsen.
• Processkartläggning för att redovisa information –verksamhetsutvecklingen kan komma sen.
![Page 16: Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 · c Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Karolina Adell, Arkivarie Tieto, Public 360 Karolina.adell@tieto.com](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022030517/5ac326ef7f8b9af91c8bac3e/html5/thumbnails/16.jpg)
© Tieto Corporation
Public
Vart börjar vi?• Inventera och läs på!
• Vad finns i diariet?
• Vad finns i arkivet?
• Lista över IT-system
• Plocka fram verksamhetsbeskrivningar, årsredovisningar, uppdragsbeskrivningar, riktlinjer och policys.
16
• Vad står på externa webben?
• Vad står i marknadsföringsmaterial?
![Page 17: Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 · c Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Karolina Adell, Arkivarie Tieto, Public 360 Karolina.adell@tieto.com](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022030517/5ac326ef7f8b9af91c8bac3e/html5/thumbnails/17.jpg)
© Tieto Corporation
Public
Vart börjar vi?• Intervjua kollegor!
• Vad du gör i ditt arbete som genererar information? Tänk gärna kring de processer du arbetar i.
• I stora drag - vilka är de handlingar som skapas i processen?
• Hur och var förvaras handlingarna idag?
17
• Registreras/diarieförs handlingar?
• Vilka handlingar tycker du kan gallras (slängas)? Tycker du att några handlingar ska bevaras?
• Omfattas några handlingarna av sekretess?
![Page 18: Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 · c Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Karolina Adell, Arkivarie Tieto, Public 360 Karolina.adell@tieto.com](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022030517/5ac326ef7f8b9af91c8bac3e/html5/thumbnails/18.jpg)
© Tieto Corporation
Public
Vart börjar vi?• Börja sammanställa
första utkastet!
• Upp-i-från- och ned-perspektiv och detaljer senare.
• Lista verksamhetsområden.
• Lista processer.
• Klustra om nödvändigt med processgrupper för att ytterligare öka förståelse.
18
• Samla ihop OS-truppen- inte simma i bassängen…
• Fokusera på klassificeringsstrukturens stomme!
![Page 19: Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 · c Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Karolina Adell, Arkivarie Tieto, Public 360 Karolina.adell@tieto.com](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022030517/5ac326ef7f8b9af91c8bac3e/html5/thumbnails/19.jpg)
© Tieto Corporation
Public
Bearbeta och fastställ
• Presentera utkast tidigt…
• Bearbeta…
• Presentera igen!
• Fastställ och implementera!
• Informera i olika kanaler!
• Bjud in till presentationsträff och sälj in!
• Lätt att man överanalyserar, komplicerar och till slut snurrar till det.
• Klassificeringsstrukturen ska öka förståelse – less is more
19
![Page 20: Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 · c Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Karolina Adell, Arkivarie Tieto, Public 360 Karolina.adell@tieto.com](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022030517/5ac326ef7f8b9af91c8bac3e/html5/thumbnails/20.jpg)
Public
Processbaserad
klassificering i Public 360°
![Page 21: Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 · c Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Karolina Adell, Arkivarie Tieto, Public 360 Karolina.adell@tieto.com](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022030517/5ac326ef7f8b9af91c8bac3e/html5/thumbnails/21.jpg)
© Tieto Corporation
Public
Klassificeringsstruktur läggs in i 360
21
![Page 22: Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 · c Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Karolina Adell, Arkivarie Tieto, Public 360 Karolina.adell@tieto.com](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022030517/5ac326ef7f8b9af91c8bac3e/html5/thumbnails/22.jpg)
© Tieto Corporation
Public
Handlingstyper enligt
klassificeringsstrukturen
22
![Page 23: Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 · c Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Karolina Adell, Arkivarie Tieto, Public 360 Karolina.adell@tieto.com](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022030517/5ac326ef7f8b9af91c8bac3e/html5/thumbnails/23.jpg)
© Tieto Corporation
Public
Exempel ärende med olika
handlingstyper
23
![Page 24: Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 · c Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Karolina Adell, Arkivarie Tieto, Public 360 Karolina.adell@tieto.com](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022030517/5ac326ef7f8b9af91c8bac3e/html5/thumbnails/24.jpg)
© Tieto Corporation
Public
Klassificeringsstrukturen är med från
början
24
![Page 25: Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 · c Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Karolina Adell, Arkivarie Tieto, Public 360 Karolina.adell@tieto.com](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022030517/5ac326ef7f8b9af91c8bac3e/html5/thumbnails/25.jpg)
© Tieto Corporation
Public
Administrera klassficeringsstrukturen I
webadmin
25
![Page 26: Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 · c Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Karolina Adell, Arkivarie Tieto, Public 360 Karolina.adell@tieto.com](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022030517/5ac326ef7f8b9af91c8bac3e/html5/thumbnails/26.jpg)
© Tieto Corporation
Public
Olika arkivförteckningar i eArchive 360
26
![Page 27: Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 · c Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Karolina Adell, Arkivarie Tieto, Public 360 Karolina.adell@tieto.com](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022030517/5ac326ef7f8b9af91c8bac3e/html5/thumbnails/27.jpg)
© Tieto Corporation
Public
Möjlighet att hantera flera arkivbilddare
och olika arkivförteckningar
27
![Page 28: Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 · c Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Karolina Adell, Arkivarie Tieto, Public 360 Karolina.adell@tieto.com](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022030517/5ac326ef7f8b9af91c8bac3e/html5/thumbnails/28.jpg)
© Tieto Corporation
Public
Frågor?
28