Download - Project Orde in Zaken
Project Orde in Zaken
Informatieplattegrond
Alie SmitLianne van der Laan
AFM – Facilitair Bedrijf – Team DIV
Heterdaadsessie Papieren Tijger Netwerk
5 juni 2012
Doel Project Orde in Zaken
Het bevorderen en faciliteren van een zodanige dossiervorming binnen de AFM dat het de effectiviteit, efficiëntie en de transparantie van het handelen van de AFM garandeert.
Het doel is het verbeteren van het werken met documenten en informatie, het terugvinden en het beheer van documenten en informatie door het op orde brengen van de structuur, rechten en metadata, de inzet van een nieuwe Documentgenerator, een Records Management Applicatie (RMA) en een meer gebruikersvriendelijk Document Management Systeem (DMS).
2 Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond
Historie Informatieplattegrond
3
• Proceshuis
• Selectielijst
• Documentair Structuur Plan
• Zaak Typen Catalogus
Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond
De informatieplattegrond
• Informatieblauwdruk: vooraf informatie organiseren– Structuur– Toegankelijkheid– Integriteit– Behandeling– Verwerking
• Toekomstvast
• Bron voor AFM-brede toepassing metadata
4 Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond
6
Inrichting Informatieplattegrond
Domeinen
Taken
Processen
Zaken (zaaktypen)
Documenten (documenttypen)
Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond
7
Domeinen zijn overgenomen uit documentair structuurplan
Beleid
Uitvoering
Bedrijfsvoering
Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond
8
Taken: samenvoeging taken documentair structuurplan en zaaktypencatalogus
Taken domein beleid: algemeen / beleidsontwikkeling / beleidsuitvoering / (inter)nationaal overleg / rechtsbescherming algemeen / regelgeving
Taken domein uitvoering: advisering / algemeen / monitoren en signaleren / rechtsbescherming / risicoanalyse en capaciteitsplanning / toezicht algemeen / toezicht op: accountantsorganisaties – beleggingsinstellingen – beleggingsondernemingen – clearinginstellingen – deponeren van financiële verslaggeving – effectenmarkten – emissies enz.
Taken domein bedrijfsvoering: algemeen / audits / bedrijfshulpverlening / communicatie / documentaire informatievoorziening / facilitaire zaken / informatisering / organisatie enz.
Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond
9
Processen en subprocessen
Zaaktypen
Documenttypen
Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond
12
Structuurgegevens, o.a.:DomeinTaakProcesZaaktypeDocumenttype
Kolommen (gegevens) in informatieplattegrond
Workflow gegevensStatustypeFasen procesSamenhang met andere documentenResultaattype
Behandel en beheergegevens, o.a.: AfdelingSelectiegrondslag/waardering/ingang afvoertermijn zaaktypeClassificatie vertrouwelijkheid (rechten)Classificatie formeel/informeelMediumOrdeningskeuze
Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond
De informatieplattegrond• Informatieblauwdruk: vooraf informatie organiseren
– Structuur– Toegankelijkheid– Integriteit– Behandeling– Verwerking
• Toekomstvast
• Bron voor AFM-brede toepassing metadata
13 Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond
14
Toepassing Informatieplattegrond
Hoe?• Documenttypen worden in context gezet en voorgedefinieerde informatie
(metadata) worden meegegeven
Waarom?• Ondersteuning zaakgericht werken
• Automatische metadatering via gekoppelde applicaties, w.o. Documentgenerator en Indexeertool• Ondersteuning beheer en selectie
• Bestandsoverzicht• Verbetering Enterprise Search • Instellen views in SharePoint
Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond
15 Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond
Vragen ?
16 Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond