PROJEKTIN KOKOUKSET JA HYVÄ PROJEKTIVIESTINTÄ PROJEKTIN
ELINKAAREN ERI VAIHEISSA
Tiina Häkkinen
p. 050 5255298
www.majacca.fi
NÄKÖKULMIA PROJEKTIVIESTINTÄÄN
� Projektiviestinnän erityispiirteitä� Viestintä projektin elinkaaren mukaan� Projektiviestinnän painopistealueet -
”Leif Åbergin viestintäpizza”� Viestinnän suunnittelun
peruskysymykset� Projektin kokoukset
PROJEKTIVIESTINNÄN MERKITYS
Kovaa työtä, jota pitää suunnitellaammattimaisesti ja johtaa jämäkästi.
� Miksi niin moni projekti ajaa karille tai on yhtätuskaa? Projekteista puuttuu niitä koossa pitävä liima: viestintä.
� Yli puolet projektityöskentelyn ongelmista johtuupuutteellisesta viestinnästä
� Viestintä on välttämätöntä projektin kaikkien muiden resurssien tehokkaassa hyödyntämisessä – projektin ydintehtävä
� Viestintä on aina läsnä
PROJEKTIVIESTINNÄN MERKITYS
VIESTINNÄN MUUTOS – VERKOSTON VOIMA”Tämän huoneen vahvuus ei ole siellä olevien ihmisten päässä
tai edes yhteenlasketuissa päissä vaan niissä verkostoissa, joita se pystyy muodostamaan” David Weinberger
VIESTINNÄN MUUTOS – VERKOSTON VOIMA
Yksisuuntaisesta viestinnästäsiirrytään viestintään, jossa ontärkeää kohderyhmän oma haluvastaanottaa viestejä jaoma aktiivinen toiminta
Keskitytään rakentamaan javahvistamaan verkostoajossa kohderyhmän edustajilla on aktiivinen rooli
VIESTINTÄ PROJEKTIN ELINKAAREN MUKAAN
Viestintä kytketään projektin aikatauluun
� Ennen projektin alkua� Projektin eri vaiheissa� Projektin jälkeen
PROJEKTIVIESTINNÄN PAINOPISTEALUEET - ”LEIF ÅBERGIN VIESTINTÄPIZZA”
� Perustoimintojen tuki eli työviestintä
� Informointi
� Kiinnittäminen
� Profilointi
� Sosiaalinen kanssakäyminen
VIESTINNÄN SUUNNITTELUN PERUSKYSYMYKSET
Kenelle = kohderyhmät
Miksi = perusteet miksi kohderyhmilleviestitään
Mitä = sisältö
Milloin = aikataulu
Kuka = vastuut
Miten = keinot, kanavat, välineet
Mitä maksaa = budjetti Lähde: Mirja Yli-Erkkilän luento
SIDOSRYHMÄAREENAT
-> toimijatahot, joiden tiedon tarpeeseen projektiviestintä vastaa
� SISÄINEN AREENA
� ASIAKASAREENA
� KEHITTÄJÄAREENA
� HALLINNON AREENA
� BISNESSAREENA
� MEDIA-AREENA
� TUKIAREENA
Lähde: Harri Lappalainen, 2009
PROJEKTIN KOKOUKSET
OSALLISTAVAT KÄYTÄNTEET
FASILITOINNIN HYÖDYNTÄMINEN
-> menetelmien monipuolistaminen,
strategisten kumppaneiden mukanaolo
Projektin suunnittelukokoukset
Kick-off -seminaari
Arviointikokoukset
Loppuseminaari
Ohjausryhmätyöskentely
Projektiryhmätyöskentely
Kokous on paikka jossa projekti
tehdään eläviksi - puhutaan olemassa
olevaksi
VAIKUTTAVAN VIESTINNÄN EDELLYTYS –DIALOGI
� Dialogi on keskeinen projektipäällikön osaamisalue
� Yhteisen ymmärryksen ja tiedon rakentamisessa tarvitaan dialogia. Tiedon yhteiseksi tekeminen on esimiehen keskeinen tehtävä.
� Projektipäällikön kannalta tekijöiden sitoutuminen projektiin on kaikki kaikessa.
� Sitoutumista ei synny, elleivät ihmiset koe tulevansa kuulluksi ja ymmärretyksi
� Tietotyöläinen sitoutuu projektiin ainoastaan hänen kanssaan käytävän älykkään keskustelun kautta.
VÄÄRINYMMÄRRYKSET VIESTINNÄSSÄ
� Useiden samanaikaisten viestien yhteensovittaminen
� ”Johdon kieltä" tai konsulttilatinaa
� Väärän kanavan käyttäminen � Aliarvioidaan toiston merkitys -
viestintään jää mustia aukkoja� Väärä ajoitus � Projektiviestintä versus
viestintäyksikkö� Projektipäällikkö johtaa
työprosessia
MITÄ TEHOKKAAN VIESTINNÄN AVULLA VOIDAAN SAAVUTTAA?� Raja-aidat ylittävä yhteistyö
� Tiedon leviäminen - Avoimuus
� Kokemusten jakaminen
� Uudenlaiset työskentelytavat
� Työssä jaksaminen
� Projektin tulosten saavuttaminen
� Projektin vaikuttavuuden
kasvaminen
� Muutos viestinnän osapuolissa
Kiitos ☺☺☺☺Toivotan onnistuneita ja tuloksekkaita hetkiäprojektiviestinnän parissa, projektin tavoitteiden suuntaisesti,koko projektin elinkaaren ajan.
Tiina
