09 Novembre2011 – Milano, Hotel Michelangelo
Ing. Francesco FontanaResponsabile Servizio Logistica Sanitaria Integrata Azienda Ospedaliera Ospedale S. Anna di Como
Ing. Matteo Ferranti Servizio Logistica Sanitaria Integrata Azienda Ospedaliera Ospedale S. Anna di Como
Il Nuovo Ospedale S.Anna di Como
La sfida / l’opportunità
Il progetto: la genesi e l’implementazione
La nuova organizzazione: integrazione Servizio Farmaceutico e Logistica
Conclusioni: vantaggi informatizzazione ed automazione
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La Logistica Sanitaria Integrata: aree d’azione
Ospedale S.Anna: 1932
Ospedale S.Anna: 2009Nuovo Ospedale S.Anna
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09 Settembre 2011 – Milano, Hotel Michelangelo
• 22 ettari di superficie del compendio
• 76.220 mq di superficie lorda
• 729 posti letto accrreditati
• 162 posti tecnici
• 15 sale operatorie (13 in un unico blocco)
• 4 sale destinate a chirurgia endovascolare
• 2.000 mq destinati a laboratori diagnostici
• 2.500 mq destinati a diagnostica radiologica
• 3.200 mq dedicati a medicina nucleare e
radioterapia
• Un moderno sistema di co-generazione
• Centrale di sterilizzazione
• 27 elevatori
• 17 ettari di superficie del compendio
• 76.000 mq di superficie lorda
• 766 posti letto accrreditati
• 157 posti tecnici/posti comunità
• 11 sale operatorie (5 blocchi distinti)
• 3 sale destinate a chirurgia endovascolare
• 7 ettari di superficie del compendio
• 528 posti letto complessivi così suddivisi:
• Medicina (178)
• Chirurgia (162)
• Cronici (60)
• Pediatria (48)
• Tubercolotici (36)
• Isolamento (14)
• Oculistica (6)
• Otorinolaringoiatria (10)
• Dermosifilopatici (14)
• 60 posti letto per il personale di assistenza
Coordinamento servizi no core / rapporti con il concessionario
Ottimizzazione dell’iter degenti interni: percorso chirurgico
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Gestione dei beni di consumo
Coordinamento servizi no core / rapporti con il concessionario
• Rendere fruibili i servizi no core a degenti e dipendenti al giusto prezzo e con un controllo continuato e costante delle performances, avendo condiviso punti critici e livello di servizio.
• Sfruttare il vantaggio di avere un unico interlocutore
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Coordinamento servizi no core: i servizi
• Manutenzioni edili ed impiantistiche
• Pulizia e sanificazione
• Ausliariato
• Gestione rifiuti
• Lavanolo
• Ristorazione
• Gestione postazioni di lavoro
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Ottimizzazione dell’iter degenti interni
• Organizzare le componenti dell’ offerta di servizi clinici perseguendo l’obiettivo di rendere più breve e meno traumatiche le fasi del il ricovero, in stretta collaborazione con D.M. e D.A. di presidio.
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• Blocco Operatorio: Organizzare le attività delle sale operatorie e del percorso del paziente chirurgico (liste operatorie, liste d’attesa chirurgiche, suddivisione sale …) in accordo con la componente clinica
• Blocco Operatorio: Definire e monitorare i KPI sia a livello operativo (saturazione singola sala, rispetto tempi di inizio e fine attività …) che strategico (livello di attività, analisi tempi di attesa …)
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SERVIZIO LOGISTICA
SERVIZIO FARMACEUTICO E
NUTRIZIONALE
Gestione dei beni di consumo: farmaci, dispositivi medici, prodotti economali
Gestione dei beni di consumo
• Ricevimento
• Controllo
• Stoccaggio
• Evasione ordini clienti
• Allestimento
• Controllo
• Consegna
• Controllo stock di reparto / di magazzino centrale
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• Solleciti ordini a fornitore
Gestione dei beni di consumo: le principali innovazioni
• Sistema automatizzato di allestimento farmaci
• Terminali palmari in reparto
• Giacenze contabili di reparto
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• Lotti, scadenze e targatura
• Magazzini generali di San Fermo hub per tutta l’azienda ospedaliera
• Abbattimento razionale delle scorte di reparto
• Creazione di nuovi cruscotti di indicatori
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Gestione dei beni di consumo: prospettive future
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Spazio Disponibile Nuovo Ospedale
Spazio Disponibile Ospedale V. Napoleona
Differenza %
Spazi Totali Magazzini 3.846 m2 5.352 m2 -28%
Magazzini Generali 1.380 m2 1.010 m2 36%
Magazzini di Reparto 2.466 m2 4.342 m2 -43%
470 m2
160 m2
390 m2
360 m2
Dep. Farmaci
Economato
MedicazioniDispositivi medici
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IL PROGETTO CODICE COLORE
Codici VerdiCodici GialliCodici Rossi
Ottimizzazione Stock di Reparto
Sistema per l’Automazione del Magazzino Centrale di Farmacia
Sistema per la Gestione Integrata ed Informatizzata della Logistica su tutta l’Azienda Ospedaliera
04 ottobre 2010APERTURA NUOVO OSPEDALE
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Settembre 2009: Pubblicazione Bando di Gara
Aprile 2010: Aggiudicazione gara
Settembre 2010: Ultimazione Analisi ProcessiUltimazione Configurazioni SoftwareUltimazione Assemblaggio Robot
29 Settembre 2010: Chiusura Magazzini Vecchio Ospedale
04 Ottobre 2010: Apertura Magazzini Nuovo OspedaleInizio Distribuzione
WIP Miglioramento processo di rifornimento UU.OOCentralizzazione magazzini Cantù e Menaggio
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Organizzazione, Ruoli ed Aree di InterventoOrganizzazione, Ruoli ed Aree di Intervento
SERVIZIO LOGISTICA:
Attività operative di magazzino
Ciclo attivo (distribuzione)
Gestione fisica/contabile delle scorte
Istruzioni operative
Analisi flussi informativi
Help desk clienti interni
SERVIZIO FARMACEUTICO:
Selezione farmaci/dispositivi
Prontuari di settore
Gare / Acquisti
Approvvigionamenti
Gestione stupefacenti
Gestione farmaci sperimentali
Gestione farmaci extra prontuario
Procedure operative
Analisi flussi informativi (file F, file R)
Identificazione KPI
Gestione criticità
Audit
Aggiornamenti software
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Organizzazione, Ruoli ed Aree di InterventoOrganizzazione, Ruoli ed Aree di Intervento
La funzione logistica, per quanto riguarda il farmaco ed il materiale gestito, opera in collaborazione ed in accordo alle procedure ed alle indicazioni fornite dal Servizio di
Farmacia.
Maggior disponibilità di tempo per il farmacista non più direttamente coinvolto nella gestione fisica di farmaci e DM per supportare le aree clinico – farmaceutica e farmaco – economica
Massimizzazione del livello di servizio al cliente finale
Dalla collaborazione dei due servizi ne consegue:
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Vantaggi Aspetti Critici• Incremento produttività operativa
• Tempi allestimento bassi • Frequenze allestimento alte
• Maggiore precisione nell’allestimento
• Contenimento differenze inventariali
• Tracciabilità completa di tutti i movimenti
• Tracciabilità di lotto e scadenza
• Proposte automatiche rifornimento magazzino centrale • Monitoraggio dinamico giacenze di reparto
• Proposte automatiche rifornimento reparti
• Reportistica personalizzabile
• Resistenze al cambiamento
• Identificazione dei prodotti e rilevazione lotto e scadenza in fase di accettazione = maggior tempo
• Complessità di utilizzo medio/alta
• Affidabilità legata ad aspetti meccanici
• Integrazione con software amministrativo /contabile pre-esistenti
• Flessibilità medio/bassa
Informatizzazione + Automatizzazione
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Vantaggi Aspetti Critici
• Servizio farmaceutico e nutrizionale sgravato da compiti prettamente operativi e quindi maggiormente orientato ad aspetti clinico- sanitari
• Opportunità di creare sinergie dalle diverse professionalità coinvolte nel processo: farmacisti e logistici
• Miglior focalizzazione di compiti e mansioni e quindi maggior livello di servizio offerto ai clienti interni
• Unica interfaccia per quanto concerne la distribuzione di beni e servizi
Nuova Organizzazione
• Resistenze al cambiamento organizzativo
• Complessità nella definizione puntuale di compiti e responsabilità
• Difficoltà nell’orchestrare le diverse professionalità coinvolte