KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI KETERANGAN
AKTIF INAKTIF NO PDP PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN 01. PDP.00 PENERIMAAN MAHASISWA
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan penerimaan mahasiswa di lingkungan Universitas Indonesia, seperti: seleksi, registrasi, dan transfer/alih kredit.
PDP. 00.00
SELEKSI MAHASISWA Dokumen yang berhubungan dengan penyelenggaraan beberapa jenis seleksi penerimaan mahasiswa baru seperti : SNMPTN, SIMAK, KSDI, Jalur Undangan, bipa, dan sejenisnya termasuk daya tampung mahasiswa. Dokumen yang berkaitan meliputi: Surat Keputusan, pembentukan panitia, pembagian tugas, jadwal pelaksanaan kegiatan, sampai dengan pembubaran panitia, seperti: a. Formulir Pendaftaran b. Daftar Hadir c. Berita Acara d. Pengumuman Hasil Ujian e. Kartu Peserta Ujian f. Soal-Soal Ujian Mauk g. Daftar Nilai h. Notulen Rapat
Administrasi Hukum
Keuangan
1 tahun setelah kegiatan selesai 2 tahun
Musnah, Permanen untuk SK Kepanitiaan dan disimpan di
HKP
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI KETERANGAN
AKTIF INAKTIF PDP. 00.01
REGISTRASI MAHASISWA Dokumen yang berhubungan dengan pendaftaran ulang mahasiswa baru dan daftar ulang mahasiswa lama, dokumen yang berkaitan meliputi: pengisian SIAK NG, Formulir Rencana Studi (FRS)/IRS dan sebagainya.
Administrasi Keuangan
Student record selama masa
studi mahasiswa dan dalam bentuk
SIAK-NG
2 tahun setelah
mahasiswa lulus
Permanen
PDP. 00.02
TRANSFER/ALIH KREDIT Dokumen yang berhubungan dengan perpindahan mahasiswa, seperti: pindah program studi dan pindah universitas. Dokumen transfer pendidikan meliputi berkas permohonan/pengajuan, persetujuan/penolakan dan pelaporannya.
Administrasi Selama masa
studi mahasiswa
2 tahun
Permanen (student record)
bagi yang disetujui.
Dimusnahkan bagi yang tidak
disetujui
02. PDP. 01
PERKULIAHAN Dokumen yang berisi kegiatan belajar mengajar mahasiswa meliputi: daftar hadir/absensi, kalender akademik/jadwal, kurikulum, bahan ajar, pernyataan kuliah, cuti kuliah, berhenti kuliah, tugas akhir, daftar nilai, dan transkrip.
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI KETERANGAN
AKTIF INAKTIF PDP. 01.00
DAFTAR HADIR MAHASISWA
Dokumen yang berisi tentang daftar kehadiran dosen dan mahasiswa dalam kegiatan perkuliahan antara dosen dengan mahasiswanya, termasuk surat tidak mengikuti perkuliahan, surat keterangan sakit dan sejenisnya.
Administrasi Keuangan
1 tahun setelah perkuliahan
berakhir
4 tahun (persiapan
BAN)
Dimusnahkan setelah proses
akreditasi selesai
PDP. 01.01
KALENDER AKADEMIK/JADWAL
Dokumen yang berisi tentang jadwal kegiatan akademik selama satu tahun (semester ganjil dan genap), mulai dari registrasi sampai dengan ujian akhir. Jadwal akademik berisi dokumen yang berhubungan dengan waktu perkuliahan, bobot SKS, ruangan dan dosen yang mengajar mata kuliah yang bersangkutan.
Administrasi 1 tahun setelah
perkuliahan berakhir
4 tahun
Permanen (master copy)
Hardcopy dimusnahkan
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI KETERANGAN
AKTIF INAKTIF PDP. 01.02
KURIKULUM Dokumen yang berhubungan dengan garis-garis besar materi perkuliahan (SAP) yang berlaku di setiap departemen, jurusan, program studi, bobot satuan kredit semester, prasyarat mata kuliah, kriteria penilaian evaluasi (EDOM), bahan ajar wajib, buku pedoman serta pendukung lainnya yang berasal dari terbitan fakultas atau lembaga penerbit lain.
Administrasi Kebuktian / Informasi
Selama kurikulum
berlaku - Permanen
PDP. 01.03
PERNYATAAN KULIAH Dokumen yang berhubungan dengan surat keterangan mahasiswa, seperti: status mahasiswa terdaftar, lintas fakultas, pertukaran pelajar, KITAS, SKLD, STM, surat pengantar dan sejenisnya. Mulai dari surat permohonan, sampai surat pernyataan kuliah diterbitkan.
Administrasi 1 tahun - Musnah
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI KETERANGAN
AKTIF INAKTIF PDP. 01.04
CUTI KULIAH
Dokumen yang berhubungan dengan cuti kuliah mahasiswa, mulai permohonan, persetujuan dari koordinator program studi, penolakan, sampai dengan surat cuti diterbitkan.
Administrasi Hukum
Keuangan
Selama masa studi
mahasiswa -
Permanen (masuk student
record)
PDP. 01.05
BERHENTI KULIAH
Dokumen yang berhubungan dengan pemberhentian kuliah, mulai dari pemrosesan usulan dan pertimbangan dari jurusan/program studi sampai dengan surat keputusan fakultas, termasuk yang terkena drop out (DO) diterbitkan.
Administrasi Hukum
1 tahun setelah SK keluar -
Permanen (masuk student
record)
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI KETERANGAN
AKTIF INAKTIF PDP. 01.06
TUGAS AKHIR
Dokumen yang berhubungan dengan tugas akhir sebagai salah satu persyaratan akademik, meliputi praktik kerja lapangan/magang, KKN, (program diploma/vokasi dan sarjana), skripsi (program sarjana), tesis dan disertasi (program pascasarjana). Mulai dari penentuan dosen pembimbing, usulan penelitian, surat ijin penelitian, pelaksanaan penelitian, sampai dengan pelaksanaan presentasi/seminar/ujian.
Administrasi Kebuktian Student record -
Soft copy Skripsi/ tesis desertasi Permanen di Perpustakaan
PDP. 01.07
DAFTAR NILAI
Dokumen yang berhubungan dengan pelaksanaan ujian tengah dan akhir semester, meliputi: jadwal ujian, soal-soal ujian, berita acara, hasil ujian, daftar peserta ujian, tata tertib, dispensasi, ruangan, waktu dan pengawas, dan sebagainya.
Administrasi Kebuktian
Selama menjadi mahasiswa
2 tahun stelah lulus Permanen
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
PDP. 01.08
TRANSKRIP
Dokumen yang berisi tentang pemrosesan transkrip nilai mahasiswa mulai dari permohonan sampai dengan transkrip nilai mahasiswa diterbitkan.
Administrasi Kebuktian
1 tahun setelah pengajuan
transkrip terbit (student record)
- Permanen
02. PDP. 02
KESEJAHTERAAN DAN FASILITAS
Dokumen yang berhubungan dengan kesejahteraan mahasiswa di lingkungan fakultas seperti : beasiswa, keringanan spp/dpkp, bimbingan dan konseling bursa kerja, dan fasilitas mahasiswa.
PDP. 02.00
BEASISWA
Dokumen yang berkenaan dengan dana bantuan bagi mahasiswa, meliputi: Surat penawaran, persyaratan, permohonan usulan, seleksi, hasil keputusan, pengumuman, pencairan dana, sampai dangan pelaporannya.
Administrasi Keuangan
1 tahun setelah mahasiswa lulus
1 tahun setelah
mahasiswa lulus (masuk
ke student Records
Permanen
PDP. 02.01
KERINGANAN
Dokumen yang berhubungan dengan
keringanan/cicilan/pembebasan spp/dpkp
mahasiswa di lingkungan fakultas,
Administrasi Keuangan
Selama masa studi mahasiswa
1 tahun setelah
mahasiswa lulus (masuk
ke student Records)
Permanen
meliputi: surat permohonan,
persetujuan/penolakan, sampai hasil
akhir/pelaporan.
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
PDP. 02.02
BIMBINGAN DAN KONSELING Dokumen yang berkenaan dengan proses pemberian bimbingan dan konseling kepada mahasiswa.
Administrasi Masuk student
Records
1 tahun setelah
mahasiswa lulus
Permanen
PDP. 02.03
BURSA KERJA Dokumen yang berkenaan dengan peluang kerja untuk mahasiswa, informasi kesempatan kerja yang ditawarkan oleh berbagai perusahaan atau lembaga pemerintahan.
Administrasi 6 bulan setelah masa berlaku
berakhir - Musnah
PDP. 02.04
FASILITAS MAHASISWA
Dokumen yang berhubungan dengan sarana dan fasiltas mahasiswa, seperti: asrama, kesehatan, fasilitas transportasi dalam kampus (bis kampus), anggota perpustakaan, dan asuransi. Berkas fasilitas mahasiswa mulai dari permohonan, persetujuan/penolakan, sampai pelaporannya.
Administrasi Keuangan
1 tahun setelah kegiatan berakhir
- Musnah, kecuali laporan tahunan
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI KETERANGAN
AKTIF INAKTIF 03. PDP. 03
SARANA PERKULIAHAN Dokumen yang berhubungan dengan sarana penunjang dengan proses belajar mengajar seperti: laboratorium dan perpustakaan.
PDP. 03.00
LABORATORIUM
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan laboratorium, mulai dari pengadaan barang sampai dengan operasional penggunaan peralatan laboratorium, seperti: jadwal, berkas peminjaman alat dan lain sebagainya.
Administrasi Keuangan
1 tahun setelah kegiatan berakhir
- Musnah, kecuali laporan tahunan
PDP. 03.01
PERPUSTAKAAN
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan perpustakaan mulai dari pengembangan koleksi, pengolahan, pelayanan sampai dengan kerja sama dalam maupun luar negeri, meliputi surat permohonan, pelaksanaan kegiatan sampai laporannya.
Administrasi Keuangan
1 tahun setelah kegiatan berakhir
- Musnah, kecuali laporan tahunan
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI KETERANGAN
AKTIF INAKTIF 04. PDP. 04
EKSTRAKURIKULER MAHASISWA Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan kemahasiswaan di lingkungan fakultas, meliputi: organisasi kemahasiswaan, mahasiswa berprestasi, karya tulis ilmiah, pelatihan, studi banding, bakat dan minat dari permohonan, pemrosesan hingga hasil akhir/pelaporannya.
PDP. 04.00
KEORGANISASIAN MAHASISWA
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan organisasi kemahasiswaan di lingkungan Fakultas, seperti: Senat Mahasiswa (SM), dan Badan Perwakilan Mahasiswa (BPM), meliputi : Surat keputusan pendirian keorganisasian, AD/ART, program kerja dan lain sebagaianya.
Administrasi Hukum
Keuangan
1 tahun setelah kegiatan berakhir
4 tahun Musnah
PDP. 04.01
MAHASISWA BERPRESTASI Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemilihan mahasiswa berprestasi, meliputi: berkas pengumuman, persyratan, pendaftaran, seleksi, dan hasil pemilihan (laporan).
Administrasi Hukum
Keuangan
1 tahun setelah kegiatan berakhir
4 tahun Ditinjau kembali
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
PDP. 04.02
KARYA TULIS ILMIAH MAHASISWA Dokumen yang berkenaan dengan karya tulis ilmiah yang diikuti mahasiswa, seperti: lomba karya ilmiah antar mahasiswa, dan lomba-lomba lainnya, meliputi pengumuman, persyaratan, pelaksnaan dan laporan kegiatan.
Administrasi 1 tahun setelah
kegiatan berakhir
4 tahun Musnah
PDP. 04.03
PELATIHAN Dokumen yang berkaitan dengan pelatihan mahasiswa, meliputi: berkas permohonan, pembentukan kepanitiaan, makalah, pertanggungjawaban keuangan dan laporan kegiatan.
Administrasi, Keuangan
1 tahun setelah kegiatan berakhir
4 tahun Musnah
PDP. 04.04
STUDI BANDING Dokumen yang berkaitan dengan pelaksanaan studi banding mahasiswa, mulai dari surat izin instansi sampai dengan pelaporan kegiatan.
Administrasi, Keuangan
1 tahun setelah kegiatan berakhir
4 tahun Musnah
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
PDP. 04.05
BAKAT/MINAT MAHASISWA
Dokumen yang berhubungan dengan berbagai kegiatan ekstrakurikuler mahasiswa, mulai dari surat permohonan, pelaksanaan, sampai dengan pelaporannya.
Administrasi, Keuangan
1 tahun setelah kegiatan berakhir
4 tahun Musnah
05. PDP. 05
PENYERAHAN IJAZAH/SERTIFIKAT Dokumen yang berhubungan dengan proses wisuda dan pembuatan ijzah/sertifikat.
PDP. 05.00
WISUDA Dokumen yang berkaitan dengan penyelenggaraan upacara wisuda, mulai dari pembentukan panitia sampai dengan laporan pelaksanaan wisuda, termasuk persyaratan dan pendaftaran peserta wisuda, undangan, waktu, tempat, dan susunan acara.
Administrasi Hukum
Keuangan
1 tahun setelah pelaksanaan
wisuda -
Musnah, kecuali buku wisudawan permanen
PDP. 05.01
IJA iii IJAZAH/SERTIFIKAT
Dokumen yang berhubungan dengan permohonan ijazah dan sertifikat, mulai dari proses permohonan sampai dengan pembuatan ijasah hingga ijazah/sertifikat diterbitkan.
Administrasi Keuangan Kebuktian
Hukum
Student record - Permanen
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
06. PDP. 06
DATA DAN ALUMNI Dokumen yang berisi tentang biodata lengkap para lulusan di masing-masing jurusan dan program studi, termasuk nama, alamat, pendidikan dan pekerjaan, termasuk yang berhenti kuliah, DO dan pemutakhiran data mahasiswa dan persatuan orang tua mahasiswa.
PDP. 06.00
DATA DAN ALUMNI
Dokumen yang berisi tentang biodata lengkap para lulusan di masing-masing jurusan dan program studi, termasuk nama, alamat, pendidikan dan pekerjaan, termasuk yang berhenti kuliah, DO dan pemutakhiran data mahasiswa.
Administrasi Keuangan Kebuktian
Hukum
Student record - Permanen
PDP. 06.01
PERSATUAN ORANG TUA MAHASISWA
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan persatuan orang tua mahasiswa, mahasiswa dan alumni.
Administrasi 1 tahun setelah
kegiatan berakhir
4 tahun Musnah
07. PDP. 07
PERSONIL FILE MAHASISWA Dokumen yang berkenaan dengan personil file mahasiswa : a. Berkas pendaftaran (terdiri: foto copi
ijazah SMU, kartu ujian, dst) b. Isian Rencana Studi (IRS) dan atau
Form Rencana Studi (FRS) c. Permohonan (keringanan, beasiswa
dan seterusnya)
Administrasi Hukum,
Kebuktian
1 tahun setelah mahasiswa lulus / DO
- Permanen
d. Surat keterangan e. Daftar nilai semester (DNS) f. Fotocopy transkrip akademik g. Fotocopy ijasah akademik
FUNGSI : PENELITIAN DAN PENGABDIAN PADA MASYARAKAT
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
NO PPM PENELITIAN DAN PENGABDIAN MASYARAKAT
01. PPM. 00
PENELITIAN Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan penelitian , meliputi peraturan yang berlaku dalam kontrak/perjanjian dalam pelaksanaaan penelitian, usulan penelitian, pelaksanaan penelitian, sampai dengan evaluasi dan laporan hasil penelitian baik secara materi, maupun keuangan serta hasil yang telah dipublikasikan maupun tidak.
Penelitian Keuangan
Hukum Administrasi
1 tahun setelah pembuatan
laporan 4 tahun
Permanen, laporan yang
telah dipublikasikan
PPM. 01
PENGABDIAN/PELAYANAN PADA MASYARAKAT Dokumen yang berkaitan dengan penyelenggaraan program pengabdian pada masyarakat, meliputi: kelembagaan (pendirian lembaga kajian atau pusat studi), pendidikan pada masyarakat (kursus, pelatihan mulai dari penyebaran brosur, pendaftaran peserta, jadwal acara, penentuan instruktur, kumpulan makalah, pelaksanaan kursus sampai dengan evaluasi dan pelaporan), pelayanan pada masyarakat (misalnya: pelayanan konsultasi ilmiah bagi masyarakat atau lembaga, termasuk penyuluhan, penerangan, dan bakti sosial bagi masyarakat), penerapan hasil penelitian teknologi, seni dan budaya, serta pengembangan wilayah terpadu. Termasuk juga kuliah kerja nyata dan kerjasama dengan lembaga lain baik dalam maupun luar negeri, misalnya: dengan lembaga profesi, seperti: Masyarakat Linguistik Indonesia, Himpunan Sarjana Kesusastraan Indonesia, dan sebagainya.
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
PPM 01.00
KELEMBAGAAN Dokumen yang berkaitan dengan pendirian lembaga kajian atau pusat studi, laporan kegiatan operasional, dan sejenisnya.
Kebuktian Administrasi
1 tahun setelah SK diterbitkan 5 tahun Permanen
PPM 01.01
PELATIHAN/SEMINAR Dokumen yang berkaitan dengan penyelenggaraan kursus atau pelatihan, mulai dari penyebaran brosur, pendaftaran peserta, jadwal acara, penentuan pembicara/instruktur, kumpulan makalah, pelaksanaan kursus sampai dengan evaluasi dan pelaporan.
Administrasi Keuangan, dan
Hukum
1 tahun setelah kegunaan selesai 4 tahun Musnah
PPM 01.02
KONSULTASI Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan operasional para konsultan atau pengajar yang memberikan pelayanan konsultasi ilmiah bagi masyarakat atau lembaga, termasuk permintaan lembaga pendidikan lain untuk memberikan konsultasi dan pengajaran tentang keahlian tertentu, meliputi : berkas permohonan, pelaksanaan sampai dengan pelaporan.
Administrasi Keuangan, dan
Hukum
1 tahun setelah kegunaan selesai 4 tahun Musnah
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
PPM 01.03
PENYULUHAN Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan penyuluhan, penerangan dan bakti sosial kepada masyarakat, mulai dari surat izin, surat tugas, undangan pelaksanaan kegiatan sampai dengan pelaporan dan sertifikat.
Administrasi Keuangan, dan
Hukum
1 tahun setelah kegunaan selesai 4 tahun Musnah
PPM 01.04
KERJA SAMA Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan kerjasama dengan lembaga lain baik dalam maupun luar negri, termasuk dengan lembaga profesi.
Administrasi Keuangan, dan
Hukum
1 tahun setelah kegunaan selesai 4 tahun Musnah, kecuali
hasil kerja sama
PPM 01.05
BANTUAN SOSIAL Dokumen yang berkaitan dengan bantuan kepada atau dari pihak lain, misalnya: bantuan tenaga ahli, keuangan, sumbangan, dan lain-lain.
Administrasi Keuangan, dan
Hukum
1 tahun setelah kegunaan selesai 4 tahun Musnah
FUNGSI : KEUANGAN
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
NO KEU KEUANGAN
01. KEU. 00
RENCANA ANGGARAN BELANJA Dokumen yang berkaitan dengan penyusunan rencana anggaran, antara lain daftar usulan kegiatan (DUK) dan daftar usulan proyek (DUK), meliputi: usulan program masing-masing unit kerja, dan lembar kerja, sedangkan daftar usulan projek (DUP) meliputi: petunjuk penyusunan DUP, usulan program kerja masing-masing unit kerja, usulan projek lembar kerja TOR, revisi DUP dan petunjuk pelaksanaan DUP.
Administrasi Keuangan
Hukum
2 tahun setelah perhitungan
anggaran Negara (PAN) diundangkan
3 tahun setelah
perhitungan anggaran Negara (PAN)
diundangkan
Dinilai kembali
02. KEU. 01
PENERIMAAN Dokumen yang berhubungan dengan penerimaan dana dari masyarakat, meliputi: registrasi (pendaftaran mahasiswa baru dan registrasi ulang bagi mahasiswa lama antara lain: Pembayaran Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP), Dana Kesejahteraan dan Fasilitas Mahasiswa (DKFM), Dana Peningkatan Kwalitas Pendidikan (DPKP), denda keterlambatan, ijazah, uang wisuda, dan sumber lain (bukti penerimaan dari usaha atau bantuan pihak lain, termasuk biaya pembuatan dan penerjemahan transkrip maupun ijazah, dana titipan bantuan dalam dan luar negeri, sewa tempat fotokopi, keuntungan kantin, koperasi, hasil kerjasama, dan bunga bank).
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
KEU 01.00
PENDAFTARAN MAHASISWA/REGISTRASI Dokumen yang berhubungan dengan registrasi (pendaftaran mahasiswa baru dan pendaftaran ulang bagi mahasiswa lama), mulai dari surat permohonan, pelaksanaan sampai pelaporannya.
Administrasi Keuangan
1 tahun setelah mahasiswa lulus 1 tahun Musnah
KEU 01.01
BIAYA KULIAH Dokumen yang berkaitan dengan slip pembayaran uang sumbangan pembinaan pendidikan (SPP)/biaya operasional pendidikan (BOP), dana kesejahteraan dan fasilitas mahasiswa (DKFM), dana peningkatan kualitas pendidikan (DPKP), keringanan biaya kuliah, penundaan pembayaran dan kembalian uang kuliah mahasiswa.
Keuangan 1 tahun setelah mahasiswa lulus 1 tahun Musnah
KEU 01.02
BIAYA WISUDA Dokumen yang berkaitan dengan slip bukti pembayaran wisuda.
Keuangan 1 tahun setelah wisuda 1 tahun Musnah
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI KETERANGAN AKTIF INAKTIF
KEU 01.03
SUMBER LAIN Dokumen yang berkaitan dengan bukti penerimaan dari usaha atau bantuan pihak lain, termasuk hasil kerjasama dan bunga bank.
Administrasi Hukum
Keuangan
3 tahun setelah berakhir
kerjasama
2 tahun setelah tahun
laporan keuangan
terbit
Musnah, kecuali laporannya
03. KEU 02
REALISASI ANGGARAN Dokumen yang berkenaan dengan pelaksanaan anggaran antara lain: daftar isian kegiatan (DIK) dan daftar isian projek/petunjuk operasional (DIP/PO). DIK meliputi: konsep DIK, NET DIK, Revisi DIK. Sedangkan DIP/PO meliputi: petunjuk penyusunan DIP, konsep DIP, hasil pembahasan, NET DIP/PO, dan revisi DIP/PO.
KEU 02.00
BELANJA PEGAWAI Dokumen yang berhubungan dengan belanja pegawai meliputi : bukti pengeluaran gaji/remunerasi, insentif, tunjangan jabatan, dan tunjangan hari raya/THR.
Keuangan 3 tahun setelah tahun anggaran
2 tahun setelah tahun
laporan keuangan
terbit
Dinilai kembali
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
KEU 02.01
BELANJA PERJALANAN Dokumen yang berhubungan dengan realisasi anggaran dan bukti pengeluaran untuk operasional di bidang akademik, penelitian, pengabdian pada masyarakat dan kemahasiswaan, mulai dari berkas permohonan/pengajuan, pelaksanaan, pertanggungjawaban dan pelaporannya, termasuk surat perintah perjalanan dinas (SPPD), pembuatan paspor atau visa serta pembebasan biaya viskal dan sejenisnya.
Administrasi Keuangan
2 tahun setelah tahun anggaran
3 tahun setelah tahun
laporan keuangan
terbit
Dinilai kembali
KEU 02.02
BELANJA BARANG Dokumen yang berhubungan dengan realisasi anggaran dan bukti pengeluaran untuk pembelian barang, seperti: a. kendaraan bermotor, g. komputer, b. sound system, h. OHP, c. recording, i. kamera, d.fotokopi, j. AC, e. termasuk air minum k. konsumsi rapat f. ATK, l.Biaya percetakan Meliputi: berkas penawaran, ermohonan, pertanggungjawaban dan pelaporannya.
Administrasi Keuangan
2 tahun setelah tahun anggaran
3 tahun setelah tahun
laporan keuangan
terbit
Musnah
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
KEU 02.03
BELANJA PEMELIHARAAN Dokumen yang berhubungan dengan rancangan anggaran dan bukti pengeluaran untuk pengadaan sarana dan prasarana, seperti: pembangunan gedung dan ruangan, pembelian kendaraan, pembelian komputer, ATK, genteng bocor, servis mobil, dan lain-lain.
Administrasi Keuangan
2 tahun setelah tahun anggaran
3 tahun setelah tahun
laporan keuangan
terbit
Musnah
KEU 02.04
PEMELIHARAAN SARANA Dokumen yang berhubungan dengan rancangan anggaran dan bukti pengeluaran untuk pemeliharaan sarana dan prasarana, termasuk pengadaan dan pengembangan sarana dan prasarana, seperti: rehabilitasi gedung dan ruangan, penambahan ruang kuliah, dan lain-lain.
Administrasi Keuangan
2 tahun setelah kegiatan selesai
dilaksanakan
3 tahun setelah tahun
laporan keuangan
terbit
Musnah
KEU 02.05
PAJAK Dokumen yang berhubungan dengan pembayaran restribusi dan penyetoran pajak, meliputi: bantuan pajak, pajak penghasilan, pajak bumi dan bangunan, dan lain-lain.
Administrasi, dan Keuangan
2 tahun setelah laporan
diterbitkan 3 tahun
Musnah, kecuali laporan pajak organisasi
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
04. KEU 03
LAPORAN KEUANGAN Dokumen yang berkaitan dengan laporan dan hasil evaluasi keuangan, baik yang dilakukan secara internal maupun akuntan publik, termasuk rekening koran dari bank.
Administrasi 2 tahun setelah laporan dibuat
3 tahun setelah tahun
laporan keuangan
terbit
Musnah, kecuali laporan tahunan
fakultas/universitas
FUNGSI : SUMBER DAYA MANUSIA
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
NO SDM SUMBER DAYA MANUSIA
01. SDM.00 PENGADAAN PEGAWAI
Dokumen yang berkaitan dengan pengadaan pegawai, meliputi : analisa/ perencanaan kebutuhan, penerimaan dan pengangkatan.
SDM. 00.00
ANALISA/PERENCANAAN KEBUTUHAN Dokumen yang berkaitan dengan analisa kebutuhan pegawai (dosen dan karyawan), mulai dari perencanaan sampai dengan pengangkatan (pegawai tetap, tidak tetap, honorer, dsb).
Administrasi 2 tahun setelah realisasi 3 tahun Musnah
SDM. 00.01
PENERIMAAN Dokumen yang berkaitan dengan proses penerimaan pegawai, mulai dari pengumuman, surat lamaran dan pemanggilan peserta tes, pelaksanaan ujian tertulis/lisan, keputusan hasil ujian, usul pengangkatan dari unit kerja, nota usul ke BAKN/Presiden, dan SK Presiden. a. Surat lamaran dan panggilan b.Surat pernyataan presetujuan (SPP/lolos butuh) c. Usul pengangkatan dari unit kerja
Administrasi Hukum
2 tahun setelah realisasi 3 tahun
Musnah, kecuali yang
diterima masuk ke Personal File
d. Nota usul ke BAKN/Presiden e. SK Presiden
SDM 00.02
PENGANGKATAN Dokumen yang berkaitan dengan proses pengangkatan pegawai, mulai dari usulan permohonan pengangkatan pegawai, usul pengangkatan calon pegawai negeri sipil (CPNS) atau pegawai negeri sipil (PNS), surat keterangan hasil penelitian khusus/litsus/screening, perintah pemeriksaan kesehatan, SK pengangkatan CPNS, kenaikan gaji berkala, kenaikan pangkat golongan atau jabatan. a. Usul permohonan pengangkatan pegawai b. Usul permohonan pengangkatan CPNS c. Penelitian khusus/litsus/screening d. Perintah pemeriksaan kesehatan e. SK pengangkatan CPNS f. Kenaikan gaji berkala g. Kenaikan pangkat/golongan/jabatan h..Pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan struktural/fungsional
Administrasi Hukum
1 tahun setelah realisasi - Personal File
Pegawai
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
02. SDM 01
PENEMPATAN PEGAWAI
Dokumen berkenaan dengan penempatan pegawai, pemindahan/mutasi pegawai dan sejenisnya.
SDM 01.00
PENEMPATAN PEGAWAI Dokumen yang berkaitan dengan proses penempatan pegawai di lingkungan Universitas Indonesia.
Administrasi Hukum 1 tahun
1 tahun setelah SK diterbitkan
Personal File Pegawai
SDM 01.01 PEMINDAH/MUTASI Dokumen yang berkaitan dengan proses pemindahan tugas jabatan antar unit kerja, termasuk tenaga yang diperbantukan atau dipekerjakan dari atau keluar organisasi, baik bersifat tetap maupun sementara, mulai dari usulan/permohonan, persetujuan, pelantikan, sampai surat keputusan diterbitkan/dikeluarkan. Termasuk mutasi keluarga, seperti: nikah , anak, dan cerai dan lain sejenisnya.
Administrasi Hukum 1 tahun
1 tahun setelah SK diterbitkan
Personal File Pegawai
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
03. SDM 02
PEMBINAAN Dokumen yang berkenaan dengan pembinaan bagi pegawai fakultas, meliputi: peninjauan masa kerja, disiplin pegawai (seperti daftar hadir, rekap hadir, catatan pelanggaran), penilaian dan penetapan angka kredit, DP3, tugas belajar, ujian dinas pegawai, kesempatan pendidikan, daftar urutan kepangkatan dan pemberian penghargaan untuk pegawai. Catatan pelanggaran meliputi: sanksi dan rehabilitasi. Sanksi meliputi: teguran lisan, peringatan tertulis, pernyataan tidak puas, penundaan gaji berkala, penurunan gaji, penundaan kenaikan pangkat, pembebasan jabatan sampai dengan scorsing. Sedangkan rehabilitasi meliputi pemulihan status kepegawaian apabila yang bersangkutan terbebas dari pelanggaran.
SDM 02.00
PENINJAUAN MASA KERJA Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan/pemrosesan peninjauan masa kerja pegawai.
Administrasi 2 tahun setelah SK terbit 3 tahun Personal File
Pegawai
SDM 02.01 DISIPLIN PEGAWAI Dokumen yang berkaitan dengan disiplin pegawai, antara lain: tata tertib pegawai, daftar hadir/absensi dan catatan pelanggaran.
Administrasi 2 tahun 3 tahun Personal File Pegawai
SDM 02.02 PENILAIAN/PENETAPAN ANGKA KREDIT Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan penilaian/penetapan angka kredit pegawai.
Administrasi Hukum
1 tahun setelah penetapan angka
kredit 4 tahun Personal File
Pegawai
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
SDM 02.03
DAFTAR PENILAIAN PEKERJAAN (DP3) Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan daftar penilaian pekerjaan pegawai.
Administrasi 2 tahun 3 tahun Musnah
SDM 02.04
TUGAS BELAJAR Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan tugas belajar seperti : tugas belajar program diploma, strata satu, stratas dua, mulai dari surat permohonan, persetujuan/penolakan, izin belajar, hasil akhir, fotokopi ijazah, sampai dengan pelaporannya.
Administrasi Hukum
1 tahun setelah pelaksanaan 4 tahun Personal File
Pegawai
SDM 02.05
DIKLAT/KURSUS/WORKSHOP/STUDI BANDING Dokumen yang berkaitan dengan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan/kursus pegawai, seperti diklat persiapan kerja, penyesuaian tugas, kenaikan golongan, penyesuaian ijazah, manajemen, kearsipan, komputer, akuntansi, penataran, simposium dan lain sejenisnya, mulai dari berkas usulan/permohonan, pelaksanaan, sampai dengan evaluasi dan penyusunan laporan.
Administrasi Hukum
1 tahun setelah pelaksanaan 4 tahun Personal File
Pegawai
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
SDM 02.06
UJIAN DINAS PEGAWAI Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan/pemrosesan ujian dinas pegawai.
Administrasi Hukum
1 tahun setelah pelaksanaan 2 tahun Personal File
Pegawai
SDM 02.07
DAFTAR URUT KEPANGKATAN Dokumen yang berkaitan dengan daftar urut kepangkatan pegawai.
Administrasi 1 tahun setelah diperbaharui - Ditinjau kembali
SDM 02.08
SANKSI/HUKUMAN Dokumen yang berkaitan dengan catatan pelanggaran sampai hukuman pegawai, mulai dari teguran lisan, peringatan tertulis, pernyataan tidak puas, penundaan gaji berkala, penurunan gaji, penundaan kenaikan pangkat, penurunan pangkat, penurunan jabatan dan pencabutan jabatan.
Administrasi Hukum
Keuangan
1 tahun setelah keputusan ditetapkan
2 tahun Personal File Pegawai
SDM 02.09
REHABILITASI Dokumen yang berkenaan dengan proses penyelesaian keberatan pegawai sampai usulan dan pelaksanaan pemulihan status kepegawaian
Administrasi Hukum
1 tahun setelah pelaksanaan
kegiatan 2 tahun Personal File
Pegawai
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI KETERANGAN
AKTIF INAKTIF SDM 02.10
PENGHARGAAN PEGAWAI Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengurusan penghargaan pegawai, meliputi: tanda jasa/penghargaan dan piagam penghargaan.
Administrasi Hukum
1 tahun setelah penghargaan
diberikan 4 tahun Personal File
Pegawai
04. SDM 03
KESEJAHTERAAN Dokumen yang berkenaan dengan bantuan kesejahteraan bagi dosen dan karyawan, meliputi: pelayanan, pemeliharaan kesehatan pegawai, pelayanan asuransi pegawai, bantuan dinas/sosial, pelayanan tabungan perumahan, termasuk tunjangan dan cuti bagi dosen dan karyawan. Tunjangan meliputi: tunjangan transport, tunjangan profesional, tunjangan jabatan, tunjangan khusus, dan tunjangan lembur. Sedangkan cuti meliputi: cuti tahunan, cuti sakit, cuti bersalin, cuti besar, dan cuti alasan penting, serta cuti di luar tanggungan negara (CTLN).
SDM 03.00
CUTI PEGAWAI Dokumen yang berkaitan dengan cuti pegawai, seperti: cuti tahunan, sakit, cuti bersalin, cuti besar (umroh dan menunaikan ibadah haji), cuti alasan penting (keluarga sakit keras, keluarga meninggal dunia, melangsungkan perkawinan yang pertama), cuti sakit dan cuti di luar tanggungan negara, mulai dari permohonan/pengusulan sampai dengan pelaksanaan cuti.
Administrasi 1 tahun setelah pelaksanaan - Musnah kecuali
cuti CLTN
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
SDM 03.01
IZIN PEGAWAI Dokumen yang berkaitan dengan izin pegawai, mulai dari permohonan/pengusulan, pelaksanaan sampai dengan laporannya.
Administrasi 1 tahun setelah pelaksanaan - Musnah
SDM 03.02
TABUNGAN PERUMAHAN Dokumen yang berkaitan dengan tabungan perumahan untuk pegawai.
Administrasi Keuangan
1 tahun setelah terbit buku 4 tahun Personal File
Pegawai
SDM 03.03
KESEHATAN/ASURANSI PEGAWAI Dokumen yang berkaitan dengan kesehatan/asuransi pegawai, seperti: program Jamsostek, askes, dan sejenisnya, mulai dari permohonan/pengusulan, pelaksanaan sampai dengan laporannya.
Administrasi Keuangan
Hukum
1 tahun setelah pelaksanaan 4 tahun Musnah
SDM 03.04
BANTUAN SOSIAL Dokumen yang berkaitan dengan bantuan sosial bagi pegawai, seperti : tunjangan pernikahan, melahirkan, baju dinas, dan kematian dan sejenisnya, mulai dari permohonan/pengusulan, pelaksanaan sampai dengan laporannya.
Administrasi Keuangan
1 tahun setelah pelaksanaan 4 tahun Musnah
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
05. SDM 04
PENGHASILAN PEGAWAI Dokumen yang berkenaan dengan penghasilan pegawai, meliputi gaji, tunjangan, dan lembur pegawai.
SDM 04.00
GAJI Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan gaji pegawai, kenaikan gaji berkala, penyesuaian tunjungan keluarga dan sejenisnya.
Administrasi Keuangan
1 tahun setelah pelaksanaan 4 tahun Musnah
SDM 04.01
TUNJANGAN Dokumen yang berkaitan dengan tunjangan pegawai seperti: tunjangan jabatan, tunjangan resiko pekerjaan, remunerasi pegawai dan sejenisnya, mulai dari permohonan/pengusulan, pelaksanaan sampai dengan surat keputusan diterbitkan/dikeluarkan.
Administrasi Keuangan
1 tahun setelah pelaksanaan 4 tahun Musnah
SDM 04.02
LEMBUR Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan lembur.
Administrasi Keuangan
1 tahun setelah pelaksanaan 4 tahun Musnah
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
06. SDM 05
ADMINISTRASI PEGAWAI Dokumen yang berkenaan dengan berbagai kegiatan yang menyangkut kegiatan administratif pegawai, seperti: perjalanan dinas, baik dalam maupun luar negeri, pembuatan kartu pegawai dan bukti pegawai, data atau identitas kepegawaian, dan keanggotaan organisasi profesi atau kedinasan pegawai.
SDM 05.00
PERJALANAN DINAS Dokumen yang berhubungan dengan perjalanan dinas pegawai, meliputi: permohonan paspor, dan sejenisnya.
Administrasi, kuangan, dan
hukum
1 tahun setelah pelaksanaan 4 tahun Musnah
SDM 05.01
KARTU PEGAWAI Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan kartu pegawai/tanda pengenal.
Administrasi 1 tahun setelah pelaksanaan Musnah Musnah
SDM 05.02
IDENTITAS PEGAWAI Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan identitas pegawai
Administrasi 1 tahun setelah pelaksanaan Musnah Musnah
SDM 05.03
KEANGGOTAAN ORGANISASI/PARTAI POLITIK Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan keanggotaan organisasi/partai politik pegawai.
Administrasi 1 tahun setelah pelaksanaan Musnah Musnah
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
07. SDM 06
PEMBERHENTIAN PEGAWAI Dokumen yang berkenaan dengan pemutusan hubungan kerja atau pemberhentian atau pengunduran diri sebagai pegawai dengan alasan dan pertimbangan tertentu seperti: atas permintaan sendiri, tidak atas permintaan sendiri, baik dengan hormat maupun tidak hormat, pensiun, dan wafat.
SDM 06.00
ATAS PERMINTAAN SENDIRI Dokumen yang berkaitan dengan pemberhentian pegawai atas permintaan sendiri, termasuk diberhentikan dengan hormat.
Administrasi, Hukum, dan Keuangan
1 tahun setelah SK terbit 2 tahun Personal File
Pegawai
SDM 06.01
TIDAK ATAS PERMINTAAN SENDIRI
Dokumen yang berkaitan dengan pemberhentian pegawai karena pemutusan hubungan kerja, termasuk diberhentikan dengan hormat dan tidak dengan hormat.
Administrasi, Hukum, dan Keuangan
1 tahun setelah SK terbit 2 tahun Personal File
Pegawai
SDM 06.02
PENSIUN Dokumen yang berkaitan dengan proses pemberhentian pegawai karena pensiun, meliputi pensiun pegawai, pensiun janda/duda dan pensiun anak.
Administrasi Keuangan
1 tahun anggaran 4 tahun Personal File
Pegawai
SDM 06.03
WAFAT Dokumen yang berkaitan dengan pemberhentian pegawai karena wafat.
Administrasi Keuangan
1 tahun anggaran 4 tahun Personal File
Pegawai
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
08. SDM 07
PERSONIL FILE PEGAWAI Dokumen yang berkenaan dengan personal file pegawai meliputi : a. Lamaran, b. Nota persetujuan, c. BAKN, d. SK pengangkatan, e. CPNS, f. Hasil pengujian kesehatan, g. SK pengangkatan PNS, h. SK kenaikan pangkat, i. Surat pernyataan melaksanakan tugas atau menduduki jabatan, j...SK pengangkatan dalam dan atau ....pemberhentian dari jabatan struktural/ ....fungsional, k. SK pengangkatan wilayah kerja, l. SK perpindahan antar instansi, m.SK peninjauan masa kerja, n. SK cuti CTLN, o. Berita acara pemeriksaan, p..SK hukuman jabatan/hukuman disiplin ....PNS, q..SK perbantuan kepala daerah otonomi ....atau instansi lain, r. SK pemberian tanda jasa,
Administrasi, Keuangan dan
Hukum
1 tahun setelah pensiun atau
berhenti
1 tahun setelah hak
pensiun habis
Musnah, kecuali pimpinan
fakultas/universitas, tokoh, atau orang penting
dalam peristiwa nasional
s. SK penarikan kembali dari perbantuan, t. Kartu induk PNS, u. Fotokopi ijazah/sertifikat, v. SK penempatan atau penarikan pegawai, w. SK pengangkatan pada jabatan kedinasan .....di luar instansi, x. SK persetujuan/penugasan kembali, y. cuti CTLN. z. pensiun/meninggal
FUNGSI : ORGANISASI DAN TATA LAKSANA
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
NO OTL ORGANISASI DAN TATA LAKSANA
01. OTL.00 ORGANISASI Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan organisasi fakultas mulai dari akte pendirian, kelembagaan (seperti: sejarah pendirian fakultas, termasuk SK pendirian universitas/jurusan, program studi, statuta, dan sebagainya) rencana induk pengembangan (rencana induk universitas dan pengembangan fakultas, seperti: rencana strategi dan pengembangan tiap-tiap jurusan dan program studi/lokakarya), dan akreditasi (tiap-tiap jurusan dan program studi, termasuk borang yang dikeluarkan oleh Badan Akreditasi Nasional (BAN)).
OTL. 00.00
PEMBENTUKAN/PERUBAHAN/PENGHAPUSAN Dokumen yang berkaitan dengan masalah pembentukan/perubahan/penghapusan unit kerja di lingkungan Universitas Indonesia, seperti: akta pendirian/perubahan/penghapusan, mulai dari usulan/permohonan, pelaksanaan, sampai surat keputusan diterbitkan/dikeluarkan.
Administrasi Hukum
Kebuktian
1 tahun setelah SK terbit
4 tahun Permanen
OTL. 00.01
RENCANA INDUK PENGEMBANGAN Dokumen yang berhubungan dengan rencana induk universitas dan pengembangan fakultas, seperti: rencana strategis dan pengembangan tiap-tiap jurusan dan program studi.
Administrasi Hukum
Kebuktian
1 tahun setelah SK terbit
5 tahun setelah tidak
berlaku Musnah
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
OTL 00.02
AKREDITASI Dokumen yang berhubungan dengan Borang Akreditasi Nasional tiap-tiap jurusan dan program studi, mulai dari pengusulan, persyaratan, kelengkapan berkas sampai dengan hasil akhirnya.
Administrasi Hukum
Kebuktian
1 tahun setelah SK terbit
4 tahun Ditinjau kembali
02. OTL 02
TATA LAKSANA Dokumen yang berisikan tata laksana universitas, meliputi: pembakuan sistem, program kerja, standarisasi, tata ruang, protokoler, tata persuratan, pengurusan surat, penggandaan, dan unit kearsipan.
OTL 02.00
PEMBAKUAN SISTEM Dokumen yang berkaitan dengan proses penetapan sistem ketatalaksanaan di lingkungan universitas/fakultas, seperti:
a. Sistem Informasi Akademik Kemahasiswaan,
b. ORACLE, c. Pedoman/ panduan universitas/
fakultas, d. Tata persuratan e. Sistem Manajemen Kearsipan, f. Pola Klasifikasi Dokumen, g. Jadwal Retensi Arsip (JRA), h. Sistem Keuangan, i. Sistem Akademik (SIAK), j. Sistem Informasi Kepegawaian
(SIPEG) k. LONTAR
Administrasi 1 tahun 4 tahun Ditinjau kembali
l. Dokumen Manajemen Sistem (DMS) m. Sistem Pelayanan Hak Kekayaan
Intelektual (SIYANKI) n. Sistem Informasi Riset dan Pengabdian
Masyarakat (SIRIP) o. Pedoman Operasional Baku (POB)
OTL 02.01
PROGRAM KERJA Dokumen yang berhubungan dengan daftar usulan rencana kegiatan dari masing-masing unit kerja yang disusun secara periodik, termasuk: a. bahan rapat pimpinan,
b. rapat kerja, c. rapat koordinasi,
d. risalah rapat pimpinan
Administrasi 1 tahun 4 tahun Ditinjau kembali
OTL 02.02
STANDARISASI Dokumen yang berkaitan dengan standarisasi, antara lain: standarisasi sarana dan prasarana (peralatan kerja dan formulir), standarisasi anggaran dan sejenisnya.
Administrasi 1 tahun 4 tahun Ditinjau kembali
OTL 02.03
TATA RUANG/LAY OUT
Dokumen yang berkaitan dengan penyusunan tata ruang/lay out.
Administrasi 1 tahun 4 tahun Ditinjau kembali
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
OTL 03
PROTOKOL Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan protokoler, meliputi: undangan baik yang berakibat langsung, maupun tidak langsung terhadap operasional organisasi, termasuk ucapan terima kasih, ucapan selamat, permohonan maaf, belasungkawa, dan pengumuman atau pemberitahuan.
OTL 03.00
UPACARA/ACARA Dokumen/sambutan/makalah yang berkaitan dengan kegiatan upacara/acara, meliputi: a. upacara hari besar nasional, b. HUT fakultas/universitas, c. acara-acara pimpinan, d. pelantikan e. serah terima jabatan
Administrasi 1 tahun - Ditinjau kembali
OTL 03.01
KUNJUNGAN Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan kunjungan, baik dari dan ke luar instansi/fakultas/universitas, meliputi surat permohonan/pengajuan, pelaksanaan sampai dengan pelaporannya.
Administrasi 1 tahun 1 tahun Ditinjau kembali
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
OTL 04
PENGURUSAN SURAT Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan penerimaan dan pencatatan dokumen masuk dan keluar, seperti: buku agenda, lembar surat pengantar dan formulir.
OTL 04.00
BUKU AGENDA/ DATA BASE
Dokumen yang berisi tentang pengurusan
buku agenda surat masuk dan surat keluar. Administrasi
1 tahun setelah diperbarui
4 tahun Musnah
OTL 04.01
LEMBAR SURAT PENGANTAR Dokumen/lembar surat pengantar yang berisi penerimaan surat.
Administrasi 1 tahun setelah
diterima - Musnah
OTL 04.02
FORMULIR Dokumen yang berkaitan dengan bukti permintaan dan pengeluaran barang, seperti: a. lembar dispensasi, b. formulir permintaan/pengeluaran barang, c..bukti penggunaan peralatan dan ....perlengkapan kantor.
Administrasi 1 tahun setelah
diterima - Musnah
OTL 04.03
PENGGANDAAN Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan penggandaan, meliputi: fotokopi, reproduksi dan percetakan/penjilidan.
Administrasi 1 tahun setelah
diterima - Musnah
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI KETERANGAN AKTIF INAKTIF
OTL 05
UNIT KEARSIPAN Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan di unit kearsipan, meliputi: pemindahan arsip dari unit kerja ke unit kearsipan, pemusnahan arsip, peminjaman, dan pelayanan informasi. Termasuk berita acara pemusnahan dan pembinaan terhadap pelaksanaan di fakultas.
OTL 05.00
PEMINDAHAN ARSIP KE UNIT KEARSIPAN Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemindahan arsip mulai dari berkas permohonan, persyaratan (daftar pertelaan rekod (DPR) berita acara (BA), pelaksanaan, sampai dengan laporan kegiatan.
Administrasi Hukum
1 tahun - Permanen
OTL 05.01
PEMINJAMAN ARSIP Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan peminjaman arsip, mulai dari permohonan, persetujuan/penolakan sampai pelaporannya.
Administrasi 1 tahun 2 tahun
Musnah, kecuali Daftar Retensi
Rekod dan Berita Acara
OTL 05.02
PENYUSUTAN/PEMUSNAHAN Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan penyusunan arsip mulai dari permohonan dan persetujuan penyusutan serta berita acara daftar pertelaan arsip, sampai dengan pelaporannya.
Administrasi Hukum
1 tahun 2 tahun
Musnah, kecuali Daftar Retensi
Rekod dan Berita Acara
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
OTL 05.03
PEMBINAAN Dokumen yang berkaitan dengan penyuluhan dan pemantauan pelaksanaan kearsipan di lingkungan universitas/fakultas.
Administrasi 1 tahun 4 tahun Musnah
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
NO HKP HUKUM DAN PENGAWASAN
HKP HUKUM DAN PENGAWASAN Dokumen yang berhubungan dengan hukum dan pengawasan. Dokumen yang berhubungan dengan hukum meliputi: undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan presiden, instruksi presiden, surat edaran, peraturan menteri, keputusan menteri, instruksi menteri, keputusan dan peraturan pimpinan Universitas Indonesia, tentang kontrak kerja dengan lembaga lain baik dalam maupun luar negeri. Sedangkan pengawasan meliputi pengawasan internal dan eksternal.
01. HKP. 00
UNDANG-UNDANG Dokumen yang berhubungan dengan terbitan undang-undang yang dikeluarkan oleh pemerintah.
Hukum Selama masih
berlaku 1 tahun Permanen
02. HKP. 01
PERATURAN-PERATURAN Dokumen yang berhubungan dengan peraturan-peraturan yang dikeluarkan oleh pemerintah, universitas, dan fakultas.
HKP. 01.00
PERATURAN PEMERINTAH Dokumen yang berhubungan dengan peraturan-peraturan yang diterbitkan/dikeluarkan oleh pemerintah.
Hukum Selama masih
berlaku 1 tahun Permanen
HKP. 01.01
PERATURAN UNIVERSITAS Dokumen yang berhubungan dengan peraturan-peraturan yang diterbitkan/dikeluarkan oleh universitas.
Hukum Selama masih
berlaku 1 tahun Permanen
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
HKP 01.02
PERATURAN FAKULTAS Dokumen yang berhubungan dengan peraturan-peraturan yang diterbitkan/dikeluarkan oleh fakultas.
Hukum Selama masih
berlaku 1 tahun Permanen
03. HKP 02
KEPUTUSAN-KEPUTUSAN Dokumen yang berhubungan dengan keputusan-keputusan yang dikeluarkan oleh lembaga resmi pemerintah, universitas dan fakultas.
HKP 02.00
SURAT KEPUTUSAN PEMERINTAH Dokumen yang berkenaan dengan keputusan presiden/pemerintah, termasuk keputusan menteri, gubernur dan lain sejenisnya.
Hukum Administrasi
1 tahun 1 tahun Permanen
HKP 02.01
SURAT KEPUTUSAN UNIVERSITAS Dokumen yang berkenaan dengan keputusan universitas, seperti keputusan, Rektor, MWA, SAU, DGB dan lain sejenisnya, mulai dari pemrosesan sampai dengan surat keputusan diterbitkan.
Hukum Administrasi
Selama masih berlaku
1 tahun Permanen
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
HKP 02.02
KEPUTUSAN FAKULTAS Dokumen yang berkenaan dengan pemrosesan keputusan dekan, surat keputusan pengangkatan dan pemberhentian, skripsi/tesis/desertasi, kepanitiaan, kesejahteraan pegawai, kemahasiswaan, kepegawaian dan lain sejenisnya.
Hukum Administrasi
Selama masih berlaku
1 tahun Permanen
04. HKP 03
INSTRUKSI-INSTRUKSI Dokumen yang berhubungan dengan instruksi pemerintah, universitas, dan fakultas.
HKP 03.00
INSTRUKSI PEMERINTAH Dokumen yang berhubungan dengan instruksi pemerintah, menteri, dan lain sejenisnya yang dikeluarkan oleh pemerintah
Hukum Administrasi
Selama masih berlaku
1 tahun Permanen
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
HKP 03.01
INSTRUKSI UNIVERSITAS Dokumen yang berhubungan dengan instruksi yang dikeluarkan /diterbitkan oleh Universitas Indonesia.
Hukum Administrasi
Selama masih berlaku
1 tahun Permanen
HKP 03.02
INSTRUKSI UNIVERSITAS Dokumen yang berhubungan dengan instruksi lembaga resmi dikeluarkan/diterbitkan oleh Universitas Indonesia, misalnya: instruksi Rektor, MWA dan sejenisnya.
Hukum Administrasi
Selama masih berlaku
1 tahun Permanen
05. HKP 04
SURAT EDARAN Dokumen yang berhubungan dengan surat edaran tentang pelaksanaan kegiatan yang dikeluarkan oleh lembaga pemerintah, universitas dan fakultas.
HKP 04.00
SURAT EDARAN PEMERINTAH Dokumen yang berhubungan dengan surat edaran tentang pelaksanaan kegiatan yang dikeluarkan oleh pemerintah.
Hukum Administrasi
Selama masih berlaku
1 tahun Permanen
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
HKP 04.01
SURAT EDARAN UNIVERSITAS Dokumen yang berhubungan dengan surat edaran tentang pelaksanaan kegiatan yang dikeluarkan/diterbitkan oleh universitas.
Hukum Administrasi
Selama masih berlaku
1 tahun Dinilai Kembali
HKP 04.02
SURAT EDARAN FAKULTAS Dokumen yang berhubungan dengan surat edaran tentang pelaksanaan kegiatan yang dikeluarkan/diterbitkan oleh fakultas di lingkungan UI.
Hukum Administrasi
Selama masih berlaku
1 tahun Dinilai Kembali
06. HKP 05
KERJASAMA Dokumen yang berhubungan dengan perikatan/perjanjian/kontrak dengan pihak intern maupun ekstern di lingkungan fakultas, meliputi:
a. perjanjian sewa/kontrak/beli,
b. kerjasama surat perintah kerja (SPK),
c. surat kuasa
d. pengertian bersama (MOU).
Hukum Administrasi
Selama masih berlaku
2 tahun Dinilai Kembali
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
07. HKP 06
PENGAWASAN Dokumen yang berhubungan dengan proses pengawasan, baik yang dilakukan secara internal dan eksternal di lingkungan Universitas Indonesia.
HKP 06.00
PENGAWASAN INTERNAL Dokumen yang berhubungan dengan proses pengawasan yang dilakukan oleh unit fungsional pengawasan mulai dari persiapan sampai dengan laporan akhir pengawasan, meliputi: a. pendidikan, b. sumber daya manusia, c. keuangan, d. sarana dan prasarana, e. laporan akhir tahunan f. laporan tengah tahunan g. laporan akhir jabatan
Hukum Administrasi
2 tahun 3 tahun Permanen
HKP 06.01
PENGAWASAN EKSTERNAL Dokumen yang berkaitan dengan proses pengawasan yang dilaksanakan oleh lembaga pengawasan/pemeriksaan dari luar fakultas, mulai dari penunjukan, persiapan sampai dengan laporan hasil, umpamanya: pemeriksaan oleh akuntan publik.
Hukum Administrasi
2 tahun 3 tahun Permanen
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
08. HKP 07
PELANGGARAN Dokumen yang berhubungan dengan jenis kegiatan pelanggaran akademik dan non akademik.
HKP 07.00
AKADEMIK Dokumen yang berhubungan dengan pelanggaran yang terkait dengan kegiatan akademik, misalnya
a. plagiat,
b. pemalsuan tanda tangan ijasah
Hukum Administrasi
2 tahun - Permanen
HKP 07.01
NON AKADEMIK Dokumen yang berhubungan dengan pelanggaran yang terkait dengan di luar kegiatan akademik, misalnya: a. pelanggaran keuangan (manipulasi) b. meninggalkan tugas dinas.
Hukum Administrasi
2 tahun - Permanen
HKP 07.02
KASUS PIDANA Dokumen yang berkaitan dengan tindak pidana yang melibatkan pegawai, mulai dari awal pemeriksaan sampai dengan keputusan pengadilan.
Hukum Administrasi
2 tahun - Permanen
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
HKP 07.03
KASUS PERDATA Dokumen yang berkaitan dengan sengketa keperdataan yang melibatkan lembaga dengan pihak lain, mulai dari awal pemeriksaan sampai dengan keputusan pengadilan.
Hukum Administrasi Kebuktian
2 tahun - Permanen
FUNGSI : HUBUNGAN MASYARAKAT
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
NO HMI HUMAS DAN INFORMATIKA
01. HMI. 00
HUMAS (HUBUNGAN MASYARAKAT) Dokumen yang berhubungan dengan hubungan masyarakat, meliputi:, pemberitaan (meliputi: radio, pers, TV), pameran (meliputi: pembangunan, pendidikan, mitra kerja/partisipasi), publikasi/penerbitan (meliputi: majalah, booklet/leaflet, sponsor dan lain-lain), informatika, dan dokumentasi.
Administrasi 1 tahun 1 tahun Musnah
HMI. 01
PEMBERITAAN
Dokumen yang berhubungan dengan pemberitaan terhadap segala kegiatan fakultas/universitas melalui radio, pers dan televisi.
HMI. 01.00
RADIO
Dokumen yang berhubungan dengan pemberitaan terhadap segala kegiatan fakultas/universitas kepada pihak luar melalui radio, pers, television, internet, dan sejnisnya mulai dari pemberitahuan, sampai pelaporannya
Administrasi 1 tahun 1 tahun Musnah
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI KETERANGAN
AKTIF INAKTIF HMI 01.01
PAMERAN
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan pameran terhadap segala kegiatan fakultas/universitas, meliputi: pameran pembangunan, pendidikan dan mitra kerja/partisipasi.
Administrasi 1 tahun 1 tahun Musnah
HMI 01.02
PUBLIKASI/PENERBITAN
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan publikasi/penerbitan terhadap segala kegiatan fakultas/universitas, meliputi: majalah, booklet/leaflet dan sponsor.
Administrasi 1 tahun 1 tahun Musnah
HMI 02
INFORMATIKA
Dokumen yang berkenaan dengan kegiatan informatika, meliputi: statistik, pengumpulan, pengolahan dan penyajian, mulai dari surat permohonan, pelaksanaan sampai pelaporannya.
Administrasi Selama masih
berlaku 3 tahun Dinilai Kembali
HMI 03
DOKUMENTASI
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan fakultas/universitas, meliputi: kliping, foto dan audio visual, mulai dari permohonan, pelaksanaan dan pelaporannya.
Administrasi 2 tahun 4 tahun Ditinjau Kembali
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
NO LOG LOGISTIK 01. LOG. 00
PERENCANAAN/ANALISA KEBUTUHAN
Dokumen yang berkaitan dengan perencanaan kebutuhan barang bergerak maupun barang tidak bergerak.
Administrasi Keuangan
2 tahun 3 tahun Ditinjau Kembali
02. LOG. 01
PENGADAAN Dokumen yang berkaitan dengan proses pengadaan barang-barang bergerak dan tidak bergerak. Barang-barang
bergerak meliputi: ATK, kendaraan dinas, telepon, listrik, meja, kursi, komputer, laptop, overhead projector (OHP), infokus, pesawat televisi, mesin fotokopi, whiteboard, brangkas, kamera, wireless, dan lain-lain. Sedangkan barang-barang tidak bergerak seperti: pembelian tanah, pembangunan ruang, gedung, dan sebagainya.
LOG. 01.00
BARANG BERGERAK Dokumen yang berkaitan dengan proses pengadaan barang-barang bergerak, seperti: perabotan kantor, komputer, kendaraan, mesin kantor, ATK, peralatan lainya termasuk barang cetakan.
Administrasi Keuangan
2 tahun 3 tahun Ditinjau Kembali
LOG. 01.01
BARANG TIDAK BERGERAK Dokumen yang berkaitan dengan proses pengadaan barang-barang tidak bergerak, seperti: pembelian tanah, pembangunan ruang, gedung, dan sebagainya, mulai dari pengusulan/permohonan, pelaksanaan dan pelaporannya.
Administrasi Hukum
Kebuktian 1 tahun 3 tahun
Permanen (Akta dan kuitansi
jual beli tanah)
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
03. LOG. 02
DISTRIBUSI Dokumen yang berkaitan dengan proses pendistribusian pendistribusian barang-barang bergerak, meliputi: perlengkapan kantor, mesin kantor, ATK, komputer, barang cetakan dan sejenisnya di lingkungan universitas.
Administrasi 2 tahun 3 tahun Musnah
04. LOG. 03
INVENTARISASI BARANG Dokumen yang berkaitan dengan inventarisasi barang yang dimiliki universitas/fakultas, baik barang bergerak maupun yang tidak bergerak.
Administrasi Kebuktian
2 tahun 3 tahun Ditinjau Kembali
05. LOG. 04
PENGHAPUSAN/ PENYUSUTAN Dokumen yang berkaitan dengan penghapusan/penyusutan aset fakultas/universitas, baik barang yang bergerak maupun yang tidak bergerak, mulai dari usulan/permohonan, persetujuan/penolakan, pelaksanaan sampai dengan pelaporannya.
Administrasi Kebuktian
2 tahun 3 tahun Ditinjau Kembali
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
NO RTK RUMAH TANGGA KANTOR
01. RTK. 00
PENGGUNAAN SARANA KANTOR Dokumen yang berkaitan dengan peminjaman dan penggunaan sarana di lingkungan fakultas, antara lain: ruangan, peralatan, perlengkapan, fasilitas kendaraan, dan ruangan rapat.
Administrasi Kebuktian
2 tahun 3 tahun Musnah
02. RTK. 01
PEMELIHARAAN SARANA KANTOR Dokumen yang berkaitan dengan sarana pemeliharaan antara lain:tanah milik fakultas/universitas, bangunan, perabotan, kendaraan, mesin kantor, kerusakan peturasan, lampu mati, gambar teknik, kebersihan dan pertamanan (cleaning service untuk ruangan, lantai dan gedung), keamanan dan ketertiban.
RTK. 01.00
TANAH Dokumen yang berkenaan dengan pemeliharaan/perawatan tanah milik fakultas/universitas.
Administrasi Kebuktian
2 tahun 3 tahun Ditinjau Kembali
RTK. 01.01
BANGUNAN Dokumen yang berkenaan dengan pemeliharaan/perawatan bangunan, gedung, dan ruangan.
Administrasi Kebuktian
2 tahun 3 tahun Ditinjau Kembali
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
RTK. 01.02
PERABOTAN Dokumen yang berkaitan dengan pemeliharaan/perawatan perabotan.
Administrasi 1 tahun 1 tahun Musnah
RTK. 01.03
KENDARAAN Dokumen yang berkaitan dengan pemeliharaan/perawatan kendaraan
Administrasi 1 tahun 1 tahun Musnah
RTK. 01.04
MESIN KANTOR Dokumen yang berhubungan dengan pemeliharaan/perawatan mesin kantor.
Administrasi 1 tahun 1 tahun Musnah
RTK. 01.05
PERALATAN LAINNYA Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemeliharaan/perawatan peralatan kantor.
Administrasi 1 tahun 1 tahun Musnah
RTK. 01.06
KEBERSIHAN DAN PERTAMANAN Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemeliharaan kebersihan di lingkungan fakultas/universitas, antara lain: a. cleaning service, b. kebersihan ruang, c. lantai d. gedung.
Administrasi 1 tahun 1 tahun Musnah
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
RTK. 01.07
KEAMANAN DAN KETERTIBAN
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan
pemeliharaan dan ketertiban, meliputi:
a. keamanan parkir,
b. bantuan keamanan,
c. bencana alam,
d. banjir,
e. kebakaran.
Administrasi 1 tahun 1 tahun Musnah
RTK. 01.08
PELAYANAN/FASILITAS KANTOR
Dokumen yang berkaitan dengan
pengurusan fasilitas kantor, meliputi:
pelayanan pengurusan fasilitas kantor,
seperti:
a. listrik,
b. telepon,
c. faksimile,
d. pelayanan rapat-rapat
Administrasi 2 tahun 3 tahun Musnah
KODE DESKRIPSI SERIES REKOD NILAI GUNA RETENSI
KETERANGAN AKTIF INAKTIF
03. RTK. 02
PENGELOLAAN KANTIN Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengelolaan kantin di lingkungan fakultas/universitas, termasuk penawaran tender pengadaan kantin sampai dengan keluarnya surat izin pengelolaan dari fakultas/universitas.
Administrasi Hukum
Kebuktian 2 tahun 3 tahun
Musnah, kecuali sertifikat pendirian
04. RTK. 03
PENGELOLAAN KOPERASI Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengelolaan koperasi baik yang dikelola pegawai maupun mahasiswa. Kegiatannya meliputi: a. izin pendirian, b. susunan kepengurusan, c. kegiatan operasional, sampai dengan laporan ....pertanggungjawaban keuangan dan ....pembagian sisa hasil usaha (SHU).
Administrasi Hukum
Kebuktian 2 tahun 3 tahun
Musnah, kecuali sertifikat pendirian
05. RTK. 04
PENGELOLAAN MUSHOLA Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengelolaan mushola di lingkungan fakultas, termasuk penggunaan/peminjaman, dan pemeliharaan, mulai dari permohonan sampai pemrosesan.
Administrasi Hukum
Kebuktian 2 tahun 3 tahun
Musnah, kecuali sertifikat pendirian