SECRETARÍA TÉCNICA DEL CONSEJO NACIONAL DE SEGURIDAD GUATEMALA C.A.
DIRECCIÓN FINANCIERA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Guatemala, Octubre de 2,012
ELABORADO APROBADO FECHA
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN FINANCIERA -STCNS-
CONTENIDO
Página
PRESENTACIÓN 3 1. MISIÓN INSTITUCIONAL 4 2. VISIÓN INSTITUCIONAL 4 3. VALORES 4 4. ORGANIGRAMA FUNCIONAL 5
CAPITULO I GENERALIDADES
1. MISIÓN 6 2. OBJETIVOS 6 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN 7 4. FUNDAMENTO LEGAL 8 5. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA DIRECCIÓN FINANCIERA 9
CAPITULO II DIRECCIÓN FINANCIERA
1. DEFINICIÓN 10 2. FUNCIONES 10 3. RED DE PROCESOS 11
CAPITULO III DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
1. JEFATURA DE PRESUPUESTO 12 2. JEFATURA DE CONTABILIDAD 21 3. JEFATURA DE TESORERÍA 30 4. JEFATURA DE INVENTARIOS 40
GLOSARIO DE TÉRMINOS 43 SIMBOLOGÍA 49
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PRESENTACIÓN La Dirección Financiera de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad es
la responsable de dirigir, supervisar y registrar la ejecución financiera, de los recursos
asignados para su desarrollo integral. Con el fin de fortalecer, estandarizar y
documentar procedimientos operativos y financieros competentes para el uso de
herramientas que conlleven al cumplimiento de las funciones sustantivas, que por
mandato Legal tiene que desarrollar la Secretaría Técnica y las instituciones adscritas
al presupuesto, emite el presente Manual Financiero para conocimiento y cumplimiento
de las mismas.
El presente Manual de Procesos y Procedimientos Financieros, está diseñado para
permitir a cada funcionario, conocer y cumplir cada uno los procedimientos financieros,
a efecto de alcanzar su efectivo desarrollo y obtener los mejores resultados en los
términos requeridos, que satisfagan a cabalidad las necesidades ambientales de los
usuarios y/o grupos de interés.
Para su elaboración, se contó con la colaboración de los Jefe (a) (a) (a)s de
Departamentos y Unidades, así como del personal involucrado en el desarrollo de cada
una de las actividades, de tal manera que los procesos se presentan apegados
totalmente al quehacer de esta Dirección, garantizando la certeza y efectividad en el
desarrollo de los mismos.
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MISIÓN INSTITUCIONAL
Consolidar los mecanismos de apoyo técnico y administrativo, dar seguimiento a la
Política, planes, directivas; mantener la comunicación con las instituciones del Sistema
y apoyar a la Comisión de Asesoramiento y Planificación para el funcionamiento del
Consejo Nacional de Seguridad.
VISIÓN INSTITUCIONAL
Coordinar e integrar los recursos y capacidades de las instituciones del Sistema
Nacional de Seguridad; para garantizar la vida, la libertad, la justicia, la seguridad, la
paz, el desarrollo integral de la persona, el Estado de Derecho, los Derechos Humanos
y la Seguridad Democrática.
VALORES
Profesionalismo
Confiabilidad
Compromiso
Eficiencia
Disponibilidad Permanente
Transparencia
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OR
GA
NIG
RA
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FUN
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NA
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CAPITULO I
GENERALIDADES
MISIÓN
Administrar los recursos financieros de la Secretaría Técnica, en apoyo técnico y
administrativo para el funcionamiento del Consejo Nacional de Seguridad, de manera
eficaz, equitativa y transparente.
OBJETIVOS Que la Dirección Financiera de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de
Seguridad cuente con un Manual de Procesos y Procedimientos, como instrumento
técnico orientado a delimitar las funciones y responsabilidades de los funcionarios y
empleados involucrados en los procesos de operación, registro y aprobación de las
actividades que desarrollan para alcanzar los objetivos o actividades de cada
procedimiento.
Cumplir con las normativas vigentes de la Contraloría General de Cuentas, de contar
con manuales de procedimientos debidamente aprobados por las autoridades
superiores de la Institución.
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ÁMBITO DE APLICACIÓN DE LOS PROCESOS DE
LA DIRECCIÓN FINANCIERA
Las unidades y dependencias que intervienen de manera directa o indirecta en los
Procesos Financieros son las siguientes:
1. Dirección de Recursos Humanos 2. Dirección Administrativa
3. Dirección de Asuntos Jurídicos
4. Dirección de Política y Estrategia 5. Dirección de Monitoreo y Comunicación
6. Unidad de Auditoría Interna
7. Unidad de Información Pública
8. Comisión de Asesoramiento y Planificación
9. Instituto Nacional de Estudios Estratégicos en Seguridad
10. Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad
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FUNDAMENTO LEGAL
La Dirección Financiera se rige por leyes que regulan las diversas operaciones que se
ejecutan en relación con administración de los recursos financieros, por lo que a
continuación se listan algunas de las más importantes, indispensables para su
cumplimiento y logro de una eficiente gestión.
Constitución Política de la República de Guatemala;
Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de la República; y su
Reglamento, Acuerdo Gubernativo No. 18-98;
Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto 31-2002 del
Congreso de la República , y su Reglamento, Acuerdo Gubernativo No. 318-
2003;
Ley de Contrataciones del Estado, Decreto 57-92 del Congreso de la República y
su Reglamento, Acuerdo Gubernativo 1056-92 de 22 diciembre de 1992;
Ley del Impuesto sobre la Renta, Decreto No. 26-92 y sus reformas; y, su
Reglamento, Acuerdo Gubernativo No. 206-2004;
Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto 101-97 del Congreso de la República y
sus reformas; y, su reglamento, Acuerdo Gubernativo número 240-98;
Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad, y su reglamento, Acuerdo
Gubernativo número 166-2011 de fecha 30 de mayo de 2011; y,
Leyes, reglamentos y demás disposiciones aplicables a la administración pública.
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ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA DIRECCIÓN FINANCIERA
FUENTE: DIRECCIÓN FINANCIERA ACUERDO GUBERNATIVO 174-2012.
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CAPITULO II
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEFINICIÓN:
La Dirección Financiera es la responsable del control, en materia financiera, de los
recursos asignados y la optimización de los mismos para el desarrollo integral de la
Secretaría Técnica y demás dependencias incorporadas al presupuesto, de
conformidad con la Ley. Le corresponden las siguientes funciones:
FUNCIONES:
a. Cumplir con las actividades de planificación, dirección, coordinación, supervisión,
y evaluación orientadas a la correcta administración de los recursos asignados a
la Secretaría Técnica en todo lo que implica la gestión integral de la inversión de
los recursos financieros y materiales.
b. Cumplir las políticas y normas dictadas para el efecto, por la Dirección Técnica
del Presupuesto, Contabilidad del Estado y la Tesorería Nacional, en cuanto a la
formulación, ejecución, registro y evaluación del presupuesto asignado a la
Secretaría Técnica, así mismo fungir como enlace entre la Secretaría Técnica y
estas dependencias.
c. Participar en la elaboración del anteproyecto del presupuesto anual de la
Secretaría Técnica, así como de las dependencias que por disposición de la Ley
resulten incorporadas al presupuesto del Consejo Nacional de Seguridad, a
efecto de que pueda realizar las gestiones pertinentes ante el Ministerio de
Finanzas Públicas para su aprobación.
d. Administrar los recursos, los sistemas instalados y la base de datos del Sistema
Integrado de Administración Financiera, así como los demás programas
informáticos establecidos para la administración de los sistemas presupuestarios,
de contabilidad integrada gubernamental y de tesorería y crédito público, en
cumplimiento con la Ley Orgánica del Presupuesto.
e. Coordinar, ejecutar y registrar todas las acciones que corresponden a los
procesos de formulación, programación, cumplimiento y liquidación de los
tiempos del presupuesto asignado a la Secretaría Técnica y las otras
dependencias del Consejo Nacional de Seguridad que establece la ley.
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f. Generar informes financiero-contables al Coordinador, a la Auditoría interna -
UDAI-, a la Contraloría General de Cuentas y otras dependencias que lo soliciten
de conformidad con la ley.
g. Presentar su plan de trabajo y elaborar su memoria de labores, para su
integración en el plan de trabajo y memoria de labores de la Secretaría Técnica.
h. Las demás que le asigne el Secretario Técnico en materia de su especialidad.
RED DE PROCESOS:
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MACRO PROCESOS CODIGO PROCESOS CÓDIGO
JEFATURA DE PRESUPUESTO 1.1 Elaboración de Anteproyecto de Presupuesto 1.1.1
Elaboración de CDP 1.1.2
Elaboración de CUR Compromiso 1.1.3
Elaboración de CUR Devengado 1.1.4
Programación de Cuota Financiera 1.1.5
Modificación Presupuestaria INTRA1 1.1.6
Modificación Presupuestaria INTRA2 1.1.7
JEFATURA DE CONTABILIDAD 1.2 Aprobación CDP 1.2.1
Aprobación CUR Compromiso 1.2.2
Aprobación CUR Devengado 1.2.3
Elaboración de la Caja Fiscal 1.2.4
Elaboración de Retenciones 1.2.5
Revisión de Liquidaciones de Caja chica 1.2.6
JEFATURA DE TESORERÍA 1.3 Vale de Caja Chica STCNS 1.3.1
Liquidación de Caja Chica STCNS 1.3.2
Liquidación de Caja Chica Unidades Compradoras 1.3.3
Registro de Reposición de Fondo Rotativo 1.3.4
Emisión de Cheque 1.3.5
Entrega de Formularios de Viáticos Anticipo y Exterior 1.3.6
Emisión de Cheque para Entrega de Anticipo de Viáticos 1.3.7
Emisión de Cheque para Entrega de Viáticos sin Anticipo 1.3.8
Liquidación de Viáticos 1.3.9
JEFATURA DE INVENTARIOS 1.4 Ingreso a Inventarios 1.4.1
Asignación de Bien a Empleados 1.4.2
Cierre de Inventario 1.4.3
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CAPITULO III DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
1.1 JEFATURA DE PRESUPUESTOS
Nombre del proceso:
ELABORACIÓN DE ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
Código: 1.1
Código: 1.1.1
Trámite que origina el proceso:
Plan Operativo Anual (POA) y Techos
Presupuestarios.
No. de Actividades: 12
Paso Descripción de la fase o etapa
Responsable
1 Recibir los Techos Presupuestarios de la Dirección Técnica de Presupuesto. Coordinador(a)
2 Revisar Techos y priorizar líneas de acción. Coordinador(a)
3 Revisar y autorizar Plan Operativo Anual (POA). Coordinador(a)
4 Trasladar POA y Techos Presupuestarios a la Dirección Financiera.
Coordinador(a)
5 Recibir POA y Techos Presupuestarios y solicitar reunión para revisión de actividades del POA y asignación de montos presupuestarios.
Director(a) Financiero(a)
6 Realizar reunión, priorizar actividades y cuantificar montos a utilizar. Director(a) Financiero(a)
7
Realizar el planteamiento en Excel para aprobación. Jefe (a) de Presupuesto
8 Aprobar o rechazar el planteamiento. Coordinador(a)
9 Ingresar el presupuesto al Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN). Jefe (a) de Presupuesto
10 Imprimir presupuesto del SICOIN y trasladar para revisión y firma. Jefe (a) de Presupuesto
11 Firmar y sellar el Anteproyecto de Presupuesto. Coordinador(a)
12 Trasladar Anteproyecto de Presupuesto al Ministerio de Finanzas, Congreso de la República, Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia y Contraloría General de Cuentas.
Jefe (a) de Presupuesto
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Nombre del proceso:
ELABORACIÓN DE CONSTANCIA DE
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA (CDP)
Código: 1.1
Código: 1.1.2
Trámite que origina el proceso:
Solicitud de Compra. No. de Actividades: 6
Paso Descripción de la fase o etapa
Responsable
1 Recibir del Departamento de Compras la cabecera de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP), quienes deben adjuntar la solicitud de compra con sus firmas respectivas y la cotización. Si el monto es mayor a Q10,000.00 adjuntar NOG y los documentos de soporte del evento realizado, conforme a las modalidades de compra ya establecidas.
Jefe (a) de Presupuesto
2 Revisar cabecera de CDP. Jefe (a) de Presupuesto
3 Asignar partida presupuestaria y crear la CDP en el Sistema de Gestión (SIGES), en etapa de registrado. Jefe (a) de Presupuesto
4 Revisar el CUR de precompromiso en etapa de registrado. Jefe (a) de Presupuesto
5 Solicitar CUR en el SIGES. Jefe (a) de Presupuesto
6 Trasladar a Contabilidad para aprobación de CDP. Jefe (a) de Presupuesto
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Nombre del proceso:
ELABORACIÓN DE CUR DE COMPROMISO
Código: 1.1
Código: 1.1.3
Trámite que origina el proceso:
Orden de compra. No. de Actividades: 7
Paso Descripción de la fase o etapa
Responsable
1 Recibir del Departamento de Compras la orden de compra (OC) en estado de autorizada, firmada y sellada por el Director Administrativo.
Jefe (a) de Presupuesto
2 Revisar la orden de compra. Jefe (a) de Presupuesto
3 Generar el CUR de compromiso en el Sistema de Gestión (SIGES), en etapa de registrado. Jefe (a) de Presupuesto
4 Revisar el CUR en estado de registrado.
Jefe (a) de Presupuesto
5 Solicitar CUR en el SIGES. Jefe (a) de Presupuesto
6 Imprimir CUR de compromiso. Jefe (a) de Presupuesto
7
Firmar y sellar CUR y trasladar a Contabilidad para su aprobación. Jefe (a) de Presupuesto
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Nombre del proceso:
ELABORACIÓN DE CUR DE DEVENGADO
Código: 1.1
Código: 1.1.4
Trámite que origina el proceso:
Liquidación Orden de compra. No. de Actividades: 7
Paso Descripción de la fase o etapa
Responsable
1 Recibir del Departamento de Compras la liquidación de la orden de compra (OC) en etapa de autorizada firmada y sellada por el Director Administrativo.
Jefe (a) de Presupuesto
2 Revisar la liquidación de la orden de compra. Jefe (a) de Presupuesto
3 Generar el CUR de devengado en el Sistema de Gestión (SIGES), en etapa de registrado. Jefe (a) de Presupuesto
4 Revisar el CUR en estado de registrado.
Jefe (a) de Presupuesto
5 Solicitar CUR en el SIGES. Jefe (a) de Presupuesto
6 Imprimir CUR de devengado. Jefe (a) de Presupuesto
7
Firmar y sellar CUR y trasladar a Contabilidad para su aprobación.
Jefe (a) de Presupuesto
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Nombre del proceso:
PROGRAMACIÓN DE CUOTA FINANCIERA Código: 1.1
Código: 1.1.5
Trámite que origina el proceso:
Solicitud de modificación presupuestaria. No. de Actividades: 10
Paso Descripción de la fase o etapa
Responsable
1 Recibir las solicitudes de cuota financiera realizadas en el formato establecido. Jefe (a) de Presupuesto
2 Ingresar al SICOIN para elaborar el comprobante C03 y oficio de solicitud de aprobación de cuota.
Jefe (a) de Presupuesto
3 Trasladar para revisión las solicitudes, el comprobante C03 y el oficio. Jefe (a) de Presupuesto
4 Recibir y revisar el comprobante, las solicitudes y el oficio.
Subdirector (a) Financiero
5 Consolidar y solicitar en el SICOIN el C03 correspondiente y lo imprime.
Subdirector (a) Financiero
6 Trasladar el C03 para firma del Jefe (a) de Presupuesto. Subdirector (a) Financiero
7
Recibir y firmar el C03, traslada oficio y C03 para firma de la Dirección Financiera. Jefe (a) de Presupuesto
8
77
Recibir y firmar oficio y C03, lo traslada al Jefe (a) de Presupuesto.
Director (a) Financiero
9 Recibir los documentos firmados y los traslada a recepción para que los entreguen al Ministerio de Finanzas.
Jefe (a) de Presupuesto
10 Recibir el oficio firmado de recibido y lo archiva.
Jefe (a) de Presupuesto
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Nombre del proceso:
MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA INTRA 1 Código: 1.1
Código: 1.1.6
Trámite que origina el proceso:
Solicitud de modificación presupuestaria. No. de Actividades: 19
Paso Descripción de la fase o etapa
Responsable
1 Identificar las necesidades de modificación presupuestaria de acuerdo al Plan de compras y programación anual de salarios.
Jefe (a) de Presupuesto
2 Recibir las solicitudes de las modificaciones presupuestarias de las unidades compradoras de la STCNS.
Jefe (a) de Presupuesto
3 Trasladar las solicitudes a la Dirección Financiera para su aprobación. Jefe (a) de Presupuesto
4 Recibir y aprobar que se realice la modificación presupuestaria y la trasladar al Jefe (a) de Presupuesto.
Director (a) Financiero
5 Recibir la solicitud autorizada, ingresar al SICOIN para elaborar el C02, realizar el dictamen financiero (cuando sea necesario) y la justificación.
Jefe (a) de Presupuesto
6 Trasladar la solicitud, el C02 en estado de registrado, el dictamen financiero y justificación para revisión al Subdirector Financiero.
Jefe (a) de Presupuesto
7
Recibir y revisar la solicitud, el C02 en estado de registrado, el dictamen financiero y justificación.
Subdirector (a) Financiero
8 Solicitar y consolidar el C02 en el SICOIN, lo imprime. Subdirector (a) Financiero
9
77
Trasladar los documentos a la Dirección Financiera para firma y visto bueno de la autoridad superior.
Subdirector (a) Financiero
10 Recibir, revisar y trasladar para visto bueno el comprobante y el oficio.
Director (a) Financiero
11 Recibir el comprobante C02, dictamen financiero, justificación y oficio de solicitud, y lo traslada a firma de visto bueno del Coordinador.
Asistente de Coordinación General
12 Recibir y firmar de visto bueno el comprobante C02 y el oficio. Coordinador General
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13 Trasladar comprobante y oficio firmado. Coordinador General
14 Recibir y trasladar la documentación a Dirección Financiera.
Asistente de Coordinador General
15 Recibir y verificar firmas para envío a Ministerio de Finanzas Públicas. Jefe (a) de Presupuesto
16 Trasladar a recepción la documentación para ser entregada al Ministerio de Finanzas Públicas. Jefe (a) de Presupuesto
17 Recibir el oficio firmando de recibido por Ministerio de Finanzas, archiva los documentos. Jefe (a) de Presupuesto
18 Recibir la notificación de la aprobación por parte del Ministerio de Finanzas Públicas, opera la modificación en el control presupuestario.
Jefe (a) de Presupuesto
19 Notificar a la Entidades y archiva los documentos. Jefe (a) de Presupuesto
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Nombre del proceso:
MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA INTRA 2 Código: 1.1
Código: 1.1.7
Trámite que origina el proceso:
Solicitud de modificación presupuestaria. No. de Actividades: 22
Paso Descripción de la fase o etapa
Responsable
1 Identificar las necesidades de modificación presupuestaria de acuerdo al Plan de compras y programación anual de salarios.
Jefe (a) de Presupuesto
2 Recibir de Unidades Compradoras la solicitud de la modificación presupuestaria. Jefe (a) de Presupuesto
3 Elaborar la solicitud de la modificación presupuestaria. Jefe (a) de Presupuesto
4 Trasladar la solicitud a la Dirección Financiera para su aprobación. Jefe (a) de Presupuesto
5 Revisar y aprobar la modificación presupuestaria y la traslada al Jefe (a) de Presupuesto.
Director (a) Financiero
6 Recibir la solicitud autorizada, ingresa al SICOIN, elabora el C02 y realiza el dictamen financiero (cuando sea necesario), la justificación y el proyecto de resolución.
Jefe (a) de Presupuesto
7 Trasladar la solicitud, el C02 en estado de registrado, el dictamen financiero, y el proyecto de resolución para revisión al subdirector financiero.
Jefe (a) de Presupuesto
8
Recibir y revisar la solicitud, el C02 y el dictamen financiero, y el proyecto de resolución.
Subdirector (a) Financiero
9
77
Solicitar y consolidar el C02 en el SICOIN, imprimir y firmarlo.
Subdirector (a) Financiero
10 Trasladar los documentos a la Dirección Financiera para firma de la autoridad superior.
Subdirector (a) Financiero
11 Recibir, revisar y trasladar a firma el proyecto de resolución.
Director (a) Financiero
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12
Recibir el proyecto de resolución con el dictamen financiero, C02 en estado de solicitado, justificación y solicitudes, y lo traslada a firma del Coordinador.
Asistente de Coordinación General
13 Recibir y firmar la resolución. Coordinador General
14 Trasladar resolución firmada. Coordinador General
15 Recibir y trasladar la resolución a la Dirección Financiera para su aprobación en el Sistema. Asistente de Coordinación
General
16 Recibir la resolución firmada, aprobar la modificación presupuestaria en el SICOIN, imprime el comprobante en estado de aprobado y lo firma.
Director (a) Financiero
17 Trasladar el comprobante para firma del Coordinador General.
Director (a) Financiero
18
896
Recibir el comprobante C02 en estado de aprobado y lo traslada a firma del Coordinador. Asistente de Coordinación
General
19 Recibir y firmar el comprobante C02.
Coordinador General
20 Trasladar el comprobante C02 firmado. Coordinador General
21 Recibir y trasladar el comprobante C02 firmado a la Dirección Financiera.
Asistente de Coordinación General
22 Recibir el comprobante firmando, operar la modificación en su control presupuestario y archiva los documentos. Saca copias y traslada a Recepción el documento para que sea notificado a Contraloría General de Cuentas, Dirección Técnica del Presupuesto y Congreso de la República.
Jefe (a) de Presupuesto
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1.2 JEFATURA DE CONTABILIDAD
Nombre del proceso:
APROBACIÓN DE CDP
Código: 1.2
Código: 1.2.1
Trámite que origina el proceso:
Solicitud de aprobación de constancia por parte del
área de presupuesto
No. de Actividades: 13
No Descripción de la fase o etapa Responsable
1 Verificar la descripción correcta de la constancia. Jefe (a) de Contabilidad
2 Verificar la aplicación correcta del Manual de Clasificaciones Presupuestarias.
Jefe (a) de Contabilidad
3
Verificar el cumplimiento del procedimiento legal del proceso de compra asignado.
Jefe (a) de Contabilidad
4 Determinar la necesidad de existencia de un NOG asociado a la compra, y confirmar su validez en el sistema Guatecompras.
Jefe (a) de Contabilidad
5 Revisar que la documentación adjunta a la solicitud de la constancia, llene los requisitos para ser soporte de la misma.
Jefe (a) de Contabilidad
6
Verificar si existe suficiente saldo para la estructura presupuestaria asignada en el SICOIN-WEB.
Jefe (a) de Contabilidad
7 Ingresar al modulo de “Constancia de Disponibilidad Presupuestaria” del Sistema de Gestión –SIGES-.
Jefe (a) de Contabilidad
8 En el menú de constancias en proceso, seleccionar el número de constancia para aprobar.
Jefe (a) de Contabilidad
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9 Ingresar a la pestaña de programación y luego a la pestaña de aprobación de la estructura presupuestaria asignada al CDP.
Jefe (a) de Contabilidad
10 Aprobar la constancia. Jefe (a) de Contabilidad
11 Firmar y sellar la constancia, notificar y entregar al solicitante.
Jefe (a) de Contabilidad
12 Buscar en el SICOIN el CUR generado por la
aprobación del CDP y lo imprime.
Jefe (a) de Contabilidad
13 Armar el expediente de pre-compromiso, colocando al frente el CUR de pre-compromiso, luego el CDP y adjunta la documentación de soporte del mismo.
Jefe (a) de Contabilidad
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Nombre del proceso:
APROBACIÓN DE CUR DE COMPROMISO
Código: 1.2
Código: 1.2.2
Trámite que origina el proceso:
Solicitud de aprobación de CUR de compromiso por
parte del área de Presupuesto
No. de Actividades: 10
No Descripción de la fase o etapa Responsable
1 Revisar los montos a comprometer y la disponibilidad de cuota. Jefe (a) de Contabilidad
2 Verificar que el monto a comprometer corresponda a la planificación mensual.
Jefe (a) de Contabilidad
3 Revisar los datos generales de la adquisición, del
proveedor adjudicado, y los detalles de los bienes y/o
servicios. Jefe (a) de Contabilidad
4
Analizar que el proceso de compra y adjudicación haya cumplido con los requisitos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado.
Jefe (a) de Contabilidad
5 Si la adquisición no requiere de CDP, verificar la aplicación correcta de renglones por objeto del gasto.
Jefe (a) de Contabilidad
6 Revisar y analizar que la documentación adjunta sea suficiente soporte, según el bien o servicio a adquirir.
Jefe (a) de Contabilidad
7 Ingresar al modulo del SICOIN, “Comprobante de ejecución de gastos” y buscar el numero de CUR sujeto a aprobación.
Jefe (a) de Contabilidad
8
Leer detenidamente que los datos y descripción coincidan con la documentación.
Jefe (a) de Contabilidad
9 Aprobar el CUR. Jefe (a) de Contabilidad
10 Imprimir el CUR, se firma, y luego se archiva
adecuadamente.
Jefe (a) de Contabilidad
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Nombre del proceso:
APROBACIÓN DE CUR DE DEVENGADO
Código: 1.2
Código: 1.2.3
Trámite que origina el proceso:
Solicitud de aprobación de CUR de compromiso por
parte del área de Presupuesto
No. de Actividades: 13
No Descripción de la fase o etapa Responsable
1 Revisar los montos a devengar y la disponibilidad de cuota. Jefe (a) de Contabilidad
2 Verificar que el monto a devengar corresponda a la planificación mensual.
Jefe (a) de Contabilidad
3 Revisar los datos generales de la adquisición, del
proveedor adjudicado, y los detalles de los bienes y/o
servicios adquiridos. Jefe (a) de Contabilidad
4
Verificar que el proceso de compra haya cumplido con los requisitos y plazos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado.
Jefe (a) de Contabilidad
5 Revisar que la documentación adjunta sea suficiente soporte, según el bien o servicio a adquirir.
Jefe (a) de Contabilidad
6 Verificar que la factura se apegue a las normas legales y contables establecidas, y exigir el recibo de caja cuando sea necesario.
Jefe (a) de Contabilidad
7 Revisar que se hayan aplicado las deducciones, de acuerdo a la normatividad legal vigente.
Jefe (a) de Contabilidad
8 Revisar que el expediente contenga las formas 1-H, constancia de servicios, certificaciones de actas, contratos, resoluciones, acuerdos de aprobación, fianzas, y cualquier documentación necesaria de acuerdo al proceso de compra utilizado.
Jefe (a) de Contabilidad
9 Ingresar al modulo del SICOIN, “Comprobante de ejecución de gastos” y buscar el numero de CUR sujeto a aprobación.
Jefe (a) de Contabilidad
10
Leer detenidamente que los datos y descripción coincidan con la documentación.
Jefe (a) de Contabilidad
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11 Aprobar el CUR. Jefe (a) de Contabilidad
12 Trasladar a Tesorería para solicitar pago. Jefe (a) de Contabilidad
13 Imprimir el CUR, firmarlo, y luego se archiva adecuadamente.
Jefe (a) de Contabilidad
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Nombre del proceso:
ELABORACIÓN DE CAJA FISCAL
Forma 200-A-3
Código: 1.2
Código: 1.2.4
Trámite que origina el proceso:
Reporte de movimiento mensual de Tesorería No. de Actividades: 12
No Descripción de la fase o etapa Cargo responsable
1 Recibir y analizar reporte de movimientos mensuales del mes anterior del área de Tesorería, el primer día hábil del mes.
Jefe de Contabilidad
2 Verificar que los formularios de ingresos varios 63-A2, reflejen los depósitos monetarios en la cuenta bancaria del fondo rotativo institucional, realizados por la Tesorería Nacional.
Jefe de Contabilidad
3 Validar los datos de los formularios 63-A2, reporte de acreditamientos generados por el SICOIN, números de CUR, y números de FR-03, que correspondan a la caja fiscal mensual.
Jefe de Contabilidad
4
Realizar la caja de ingresos, tomando un juego de formularios 200-A-3, sumando al saldo anterior, todos los depósitos monetarios del mes, haciendo referencia al número de CUR, número de entrada de FR-03, y el número de nota de crédito bancario para cada depósito.
Jefe de Contabilidad
5 Recibir del área de Tesorería, las rendiciones del fondo rotativo FR-03, que conformarán la caja de egresos del mes anterior, debiendo confirmar su conformación adecuada de acuerdo a leyes y reglamentos vigentes, así como de su integridad documental.
Jefe de Contabilidad
6 Tomar el siguiente juego de formularios 200-A-3, y realizar la caja de egresos, sumando los totales de las rendiciones del fondo rotativos FR-03, liquidados, aprobados y reintegrados durante el mes anterior, indicando el número de CUR para cada uno.
Jefe de Contabilidad
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DIRECCIÓN FINANCIERA -STCNS-
7
Realizar un resumen general de los movimientos del mes, en la parte inferior de la caja de egresos, empezando con el saldo anterior, ingresos del mes, egresos de mes, y la disponibilidad para el mes siguiente.
Jefe de Contabilidad
8 Llenar la información adicional requerida en el dorso de la caja de egresos, el cuadre del arqueo realizado; efectivo, documentos de abono, saldo en banco y la disponibilidad para el mes siguiente.
Jefe de Contabilidad
9 Llenar las casillas del reporte de formularios oficiales utilizados en la rendición al dorso de la caja de egresos, y los disponibles para el mes siguiente, formas 1-H, 200-A-3, 63-A2, viáticos, requisiciones y los que en el futuro se habiliten.
Jefe de Contabilidad
10 Llenar las casillas de datos institucionales, cuentadancia y fecha de elaboración de ambas cajas (de ingresos y egresos), firmarlas y trasladarlas a la Dirección Financiera para su Visto Bueno.
Jefe de Contabilidad
11 Adjuntar a la caja fiscal mensual (ingresos y egresos), el quintuplicado de las formas 1-H utilizadas en el mes (copia rosada), y un reporte del estado de cuenta bancario del fondo rotativo institucional.
Jefe de Contabilidad
12 Entregar la caja fiscal mensual, en la Sección de Cuenta Corriente de la Contraloría General de Cuentas, dentro de los primeros 5 días hábiles del mes.
Jefe de Contabilidad
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN FINANCIERA -STCNS-
Nombre del proceso:
ELABORACIÓN DE
RETENCIONES DE IMPUESTOS
Código: 1.2
Código: 1.2.5
Trámite que origina el proceso:
Realizar las solicitudes de pago de los devengados
aprobados durante el mes
No. de Actividades: 6
No Descripción de la fase o etapa Responsable
1 Generar un reporte en el SICOIN el primer día hábil del mes, de los CUR de gastos con retenciones realizadas. Jefe de Contabilidad
2 Buscar en la herramienta RetenIVA las retenciones correspondientes a IVA de pequeño contribuyente y las derivadas del Decreto 20-2006 y se imprimen.
Jefe de Contabilidad
3 Realizar las retenciones correspondientes al ISR, con la herramienta suministrada por la SAT denominada “Formulario SAT-1068” y se imprimen.
Jefe de Contabilidad
4
Elaborar un archivo electrónico, de las retenciones realizadas, asociando para cada retención, el numero de CUR, numero de orden de compra, razón social y NIT del contribuyente afecto, monto de la factura, numero de factura, fecha de la retención y monto base para la deducción.
Jefe de Contabilidad
5 Notificar a sus proveedores sobre las retenciones efectuadas en sus pagos.
Jefe de Contabilidad
6 Instruir a las unidades compradoras para que ellas mismas hagan su proceso de impresión y entrega de retenciones a sus proveedores.
Jefe de Contabilidad
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DIRECCIÓN FINANCIERA -STCNS-
Nombre del proceso:
REVISIÓN DE LIQUIDACIÓN DE CAJA CHICA
Código: 1.2
Código: 1.2.6
Trámite que origina el proceso:
Realizar las solicitudes de pago de los devengados
aprobados durante el mes
No. de Actividades: 8
No Descripción de la fase o etapa Responsable
1 Revisar y validar los datos en la rendición de caja chica. Jefe de Contabilidad
2 Revisar que las facturas cumplan con los requisitos legales y contables establecidos.
Jefe de Contabilidad
3 Verificar la aplicación correcta de los renglones
presupuestarios. Jefe de Contabilidad
4
Revisar que los datos en las solicitudes de compra sean correctos.
Jefe de Contabilidad
5 Verificar la documentación de soporte de cada factura. Jefe de Contabilidad
6 Revisar que las formas 1-H hayan sido utilizadas de forma correcta.
Jefe de Contabilidad
7 Verificar que todos los documentos que componen la
liquidación, contengan las firmas en los espacios que correspondan.
Jefe de Contabilidad
8 Verificar el registro correcto de cada factura en el FR-03, firmar y regresar a tesorería.
Jefe de Contabilidad
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1.3 JEFATURA DE TESORERÍA
Nombre del proceso:
VALE DE CAJA CHICA
Código: 1.3
Código: 1.3.1
Trámite que origina el proceso:
Solicitud de compra. No. de Actividades: 7
Paso Descripción de la fase o etapa Responsable
1 Recibir y revisar la solicitud de compra. Encargado de Caja Chica
2 Elaborar el vale para entregar el efectivo. Jefe de Tesorería
3 Trasladar vale para autorización de la Dirección Financiera.
Director (a) Financiero
4 Recibir vale, firma y lo traslada al Jefe de Tesorería. Director (a) Financiero
5 Recibir vale firmado, entrega el dinero al solicitante y copia del vale, el cual debe liquidar dentro de los cinco días hábiles posteriores.
Jefe de Tesorería
6
Recibir y revisar el documento que ampara el gasto, para la liquidación del vale.
Jefe de Tesorería
7
77
Liquidar el vale, registra el documento en el libro de la caja chica, sella la factura y archiva los documentos.
Jefe de Tesorería
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Nombre del proceso:
LIQUIDACIÓN DE LA CAJA CHICA
Código: 1.3
Código: 1.3.2
Trámite que origina el proceso:
Liquidación de la Caja Chica. No. de Actividades: 13
Paso Descripción de la fase o etapa Responsable
1 Revisar los documentos pendientes de liquidación, si el monto suma el 40% del total asignado de la caja chica, elaborar la liquidación en el formato establecido.
Encargado de Caja Chica
2 Trasladar la liquidación para firma de la Dirección Financiera.
Jefe (a) de Tesorería
3 Recibir y firmar la liquidación de caja chica. Director (a) Financiero
4 Trasladar la liquidación firmada al Jefe (a) de Tesorería para su ingreso al sistema SICOIN-WEB.
Director (a) Financiero
5 Recibir e ingresar al sistema SICOIN-WEB, crea el FR-03, donde ingresa los documentos que conforman la liquidación de la Caja Chica.
Jefe (a) de Tesorería
6
Ingresar las facturas al FR-03, y solicita el FR-03 en el sistema, imprime y firma.
Jefe (a) de Tesorería
7
77
Trasladar el FR-03 en estado de solicitado para revisión de la Subdirección Financiera
Jefe (a) de Tesorería
8 Recibir y revisar los datos ingresados al FR-03 contra los documentos físicos. Subdirector (a) Financiero
9 Trasladar a la Dirección Financiera el FR-03 para aprobación Subdirector (a) Financiero
10 Recibir y aprobar en el SICOIN-WEB el FR-03, imprime y firma.
Director (a) Financiero
11 Trasladar el FR-03 a la Subdirección Financiera para su consolidación el sistema.
Director (a) Financiero
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12 Recibir y consolidar en el SICOIN-WEB, imprimir el FR-02 y el CUR, firma y traslada al Jefe (a) (a) (a) de Tesorería para solicitar la reposición del FR-02, en el sistema SICOIN-WEB
Subdirector (a) Financiero
13 Recibir y solicitar reposición del FR-02, en el sistema SICOIN-WEB, archivar el expediente.
Jefe (a) de Tesorería
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Nombre del proceso:
LIQUIDACIÓN DE CAJA CHICA DE UNIDADES
COMPRADORAS
Código: 1.3
Código: 1.3.3
Trámite que origina el proceso:
Liquidación de la Caja Chica. No. de Actividades: 9
Paso Descripción de la fase o etapa Responsable
1 Recibir la liquidación de la caja chica y el FR-03 en estado de solicitado.
Jefe (a) de Tesorería
2 Trasladar para revisión la liquidación de la caja chica y el FR-03 en estado de solicitado.
Jefe (a) de Tesorería
3 Revisar la liquidación y el FR-03 contra los documentos físicos. Subdirector (a) Financiero
4 Trasladar a la Dirección Financiera el FR-03 para su aprobación. Subdirector (a) Financiero
5 Recibir y aprobar en el SICOIN-WEB el FR-03, imprime y lo firma.
Director (a) Financiero
6 Aprobar el FR-03, iniciar el proceso de elaboración de cheque para reintegrar la caja chica.
Jefe (a) de Tesorería
7 Trasladar el FR-03 a la Subdirección Financiera para consolidación el sistema.
Director (a) Financiero
8 Recibir y consolidar en el sistema SICOIN-WEB, imprime el FR-02 y el CUR lo firma y lo traslada al Jefe (a) de Tesorería para solicitar la reposición en el sistema SICOIN-WEB.
Subdirector (a) Financiero
9 Recibir y solicitar reposición del FR-02, en el sistema SICOIN-WEB, archivar el expediente.
Jefe (a) de Tesorería
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Nombre del proceso:
REGISTRO DE REPOSICIÓN DEL
FONDO ROTATIVO
Código: 1.3
Código: 1.3.4
Trámite que origina el proceso:
Deposito en la cuenta del Fondo Rotativo No. de Actividades: 7
Paso Descripción de la fase o etapa Responsable
1 Verificar el estado de cuenta del banco, establece si hay deposito de la Tesorería Nacional en la cuenta del Fondo Rotativo.
Jefe (a) de Tesorería
2 Establecer el número de CUR y fondo que está reponiendo Tesorería Nacional y elaborar el 63-A
Jefe (a) de Tesorería
3 Trasladar el 63-A, para revisión. Jefe (a) de Tesorería
4 Revisar el 63-A y los traslada para firma del Jefe (a) de Tesorería. Subdirector (a) Financiero
5 Recibir y firmar el 63-A, archiva el original y traslada copia a contabilidad para la rendición de la Caja Fiscal.
Jefe (a) de Tesorería
6
Operar los registros en el libro de bancos. Jefe (a) de Tesorería
7
77
Archivar los documentos. Jefe (a) de Tesorería
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Nombre del proceso:
EMISIÓN DE CHEQUE Código: 1.3
Código: 1.3.5
Trámite que origina el proceso:
Solicitud de Cheque. No. de Actividades: 11
Paso Descripción de la fase o etapa Responsable
1 Recibir la solicitud de elaboración de cheque. Jefe de Tesorería
2 Revisar la documentación de soporte. Jefe de Tesorería
3 Verificar el saldo y emite cheque con su respectivo Boucher.
Jefe de Tesorería
4 Trasladar el cheque para firma de la Dirección Financiera.
Jefe de Tesorería
5 Recibir y firmar el cheque. Director (a) Financiero
6
Traslada para firma de la autoridad superior. Director (a) Financiero
7 Recibir y trasladar el cheque para firma del Coordinador de la STCNS
Asistente de Coordinación
General
8
77
Recibir y firmar el cheque, trasladar a la asistente. Coordinador General
9 Recibir cheque firmado, y trasladar a la Dirección Financiera.
Asistente de Coordinación
General
10 Recibir cheque firmado y llamar al proveedor para que venga a recoger el cheque.
Jefe de Tesorería
11 Entregar cheque al proveedor. Y archivar la documentación para su posterior liquidación.
Jefe de Tesorería
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Nombre del proceso:
ENTREGA DE FORMULARIOS DE VIÁTICOS
ANTICIPO Y EXTERIOR
Código: 1.3
Código: 1.3.6
Trámite que origina el proceso:
Nombramiento de viaje al interior o exterior No. de Actividades: 4
Paso Descripción de la fase o etapa Responsable
1 Recibir el nombramiento firmado por la máxima autoridad.
Jefe (a) de Tesorería
2 Revisar el nombramiento y anotar el número de los formularios en el libro de control.
Jefe (a) de Tesorería
3 Recibir los formularios y firma en el libro de recibido. Interesado
4 Archivar el libro. Jefe (a) de Tesorería
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DIRECCIÓN FINANCIERA -STCNS-
Nombre del proceso:
EMISIÓN DE CHEQUE PARA ENTREGA
DE ANTICIPO DE VIÁTICOS
Código: 1.3
Código: 1.3.7
Trámite que origina el proceso:
Nombramiento de viaje al interior o exterior No. de Actividades: 5
Paso Descripción de la fase o etapa Responsable
1 Recibir el formulario de viatico anticipo, con los datos correspondientes.
Jefe (a) de Tesorería
2 Revisar el formulario viatico anticipo y verificar el monto.
Jefe (a) de Tesorería
3 Iniciar proceso de emisión de cheque Jefe (a) de Tesorería
4 Revisar cheque y entregar al interesado Jefe (a) de Tesorería
5 Archivar Boucher
Jefe (a) de Tesorería
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DIRECCIÓN FINANCIERA -STCNS-
Nombre del proceso:
EMISIÓN DE CHEQUE PARA ENTREGA
DE VIÁTICOS SIN ANTICIPO
Código: 1.3
Código: 1.3.8
Trámite que origina el proceso:
Nombramiento de viaje al interior o exterior No. de Actividades: 6
Paso Descripción de la fase o etapa Responsable
1 Recibir el formulario de viatico constancia y viatico liquidación, con los datos correspondientes.
Jefe (a) de Tesorería
2 Revisar el formulario viatico constancia y el formulario viatico liquidación, verificar el monto.
Jefe (a) de Tesorería
3 Se inicia proceso de emisión de cheque Jefe (a) de Tesorería
4 Revisar cheque y entregar al interesado Jefe (a) de Tesorería
5 Archivar boucher Jefe (a) de Tesorería
6 Iniciar proceso de liquidación de viáticos Jefe (a) de Tesorería
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DIRECCIÓN FINANCIERA -STCNS-
Nombre del proceso:
LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS Código: 1.3
Código: 1.3.9
Trámite que origina el proceso:
Nombramiento de viaje al interior o exterior No. de Actividades: 6
Paso Descripción de la fase o etapa Responsable
1 Recibir el formulario de viatico constancia y viatico liquidación, con los datos correspondientes.
Jefe (a) de Tesorería
2 Verificar si los días de nombramiento coinciden con los días de la comisión de acuerdo a los sellos de los formularios.
Jefe (a) de Tesorería
3 Revisar el formulario viatico constancia y viatico liquidación, verificar el monto. Jefe (a) de Tesorería
4 Informar al solicitante si debe reintegrar algún monto o se le debe emitir un nuevo cheque por reintegro de gastos.
Jefe (a) de Tesorería
5 Depositar al banco el efectivo del reintegro cuando proceda en los 5 días hábiles siguientes a la liquidación. Jefe (a) de Tesorería
6 Adjuntar los formularios con los documentos de respaldo. Jefe (a) de Tesorería
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1.4 JEFATURA DE INVENTARIOS
Nombre del proceso:
INGRESO A INVENTARIOS
Código: 1.4
Código: 1.4.1
Trámite que origina el proceso:
Compra de propiedad, planta y equipo e intangibles No. de Actividades: 8
Paso Descripción de la fase o etapa Responsable
1 Recibir y revisar la documentación proveniente de
almacén.
Jefe (a) de Inventarios
2 Revisar que el Formulario 1-H “C” coincida con la factura pagada (fotocopia) y con las características técnicas y generales del bien adquirido, revisar la solicitud de compra.
Jefe (a) de Inventarios
3 Registrar en SICOIN el bien, con base a la factura del mismo.
Jefe (a) de Inventarios
4 Imprimir en el 1-H “C” el número de bien asignado en SICOIN y firmarlo.
Jefe (a) de Inventarios
5 Registrar en el libro de inventario el bien adquirido con base al 1-H “C” y la factura del bien.
Jefe (a) de Inventarios
6 Etiquetar adecuadamente los bienes antes que se efectúe la distribución del mismo.
Jefe (a) de Inventarios
7 Registrar en la tarjeta de responsabilidad a la persona designada, quien avalará la recepción del bien con su respectiva firma.
Jefe (a) de Inventarios
8 Devolución de documentación a almacén para continuar con el proceso respectivo.
Jefe (a) de Inventarios
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Nombre del proceso:
ASIGNACIÓN DE PROPIEDAD, PLANTA,
EQUIPO E INTAGIBLES A EMPLEADOS
Código: 1.4
Código: 1.4.2
Trámite que origina el proceso:
Solicitud de bien No. de Actividades: 5
Paso Descripción de la fase o etapa Responsable
1 Recibir solicitud de la Dirección Administrativa del bien que se encuentre en Bodega.
Jefe (a) de Inventarios
2 Procesar la solicitud e identificar la existencia del bien solicitado, se procede a realizar la anotación de alza correspondiente en la “Tarjeta de Responsabilidad” del usuario del bien (Forma TR-001-100 de la Contraloría General de Cuentas).
Jefe (a) de Inventarios
3 Entregar al empleado o funcionario el bien solicitado, quien deberá firmar de recibido detallando la cantidad, características y costo en libros.
Jefe (a) de Inventarios
4 Elaborar la tarjeta de responsabilidad con los datos del empleado o funcionario. Con las respectivas firmas.
Jefe (a) de Inventarios
5 Resguardar las tarjetas de responsabilidad. Jefe (a) de Inventarios
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Nombre del proceso:
CIERRE DE INVENTARIOS Código: 1.4
Código: 1.4.3
Trámite que origina el proceso:
Informe anual No. de Actividades: 6
Paso Descripción de la fase o etapa Responsable
1 Informar anualmente en detalle los bienes que están
bajo su administración a la Dirección de Contabilidad del
Estado y Dirección de Bienes del Estado del Ministerio
de Finanzas Públicas, en los formularios dispuestos para
el efecto.
Jefe (a) de Inventarios
2 Llenar los formularios FIN-01 y FIN-02. Para el informe a la Contraloría General de Cuentas y al Ministerio de Finanzas.
Jefe (a) de Inventarios
3 Imprimir los mismos y firmarlos, además de obtener las firmas del Director (a) Financiero (a) y del Secretario de la Institución.
Jefe (a) de Inventarios
4 Entregar por medio de oficio al Director (a) de la Dirección Financiera de la institución, los Formularios FIN-01 y FIN-02 impresos en papel. Dirección Financiera de la institución, los Formularios FIN-01 y FIN-02 impresos en papel.
Jefe (a) de Inventarios
5 Recibir, revisar y firmar los formularios, devolverlos al Jefe de Inventarios. Director (a) Financiero
6 Recibir los formularios sindicados anteriormente, los consolida y los envía a la Dirección de Contabilidad del Estado y Dirección de Bienes del Estado.
Jefe (a) de Inventarios
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GLOSARIO DE TÉRMINOS
Actividad: Agrupación de tareas que hace parte de un proceso.
Administración Pública: El Estado y los demás entes públicos, a los cuales el
ordenamiento jurídico les reconoce personalidad jurídica y capacidad de derecho
público y privado, los cuales realizan actividad o función administrativa; por
consiguiente, emiten actos administrativos que constituyen la expresión del uso de las
potestades públicas que el ordenamiento jurídico les asigna para alcanzar los fines.
Ambiente: Entorno, contexto.
Caracterización de Macro Procesos: Documentos que tienen como finalidad describir
cada proceso, estableciendo entre otros, el objetivo, alcance, responsable, normatividad
aplicable y los indicadores necesarios para garantizar su control.
Contexto: Ambiente o entorno. Circunstancias de las cuales depende el sentido y el
valor de una palabra, frase, o fragmento considerados.
Contexto Estratégico: Conjunto de circunstancias internas y externas que pueden
afectar a la entidad positiva o negativamente con relación al cumplimiento de sus
objetivos.
Control: Actividad de monitorear los resultados de una acción y tomar medidas para
hacer correcciones inmediatas y medidas preventivas para evitar eventos indeseables
en el futuro.
Directriz o lineamiento: Instrumento normativo por medio del cual se vincula a los
órganos destinatarios a cumplir con un fin, un medio o un objetivo determinado,
reconociéndoseles plena libertad en cuanto a la elección de las acciones necesarias
para procurar su adecuada aplicación.
Economía: Austeridad y mesura en los gastos e inversiones realizados para la
obtención de los insumos que requieren los procesos, para satisfacer las necesidades
de la comunidad. Se presenta en la adquisición de los insumos del proceso.
Eficacia: Cambio logrado como resultado del producto de un proceso, en relación con
las metas y los objetivos de la entidad. Relación entre el valor agregado de un producto
y su costo. Se presenta en el producto y su impacto, o sea, en la salida del proceso.
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Eficiencia: Relación entre el costo de los recursos utilizados en un proceso y el valor
del producto obtenido. Se presenta dentro del proceso.
Elemento: Agrupación de factores que hace parte de un componente.
Entorno: Ambiente, contexto. Lo que rodea; territorio o conjunto de lugares que rodean
a otro.
Estrategia: Esquema específico de utilización de los recursos con miras a alcanzar
objetivos a largo plazo.
Efectividad: Se refiere a la calidad los beneficios producidos a la población usuaria.
Estructura Orgánica: Es el producto de un conjunto de relaciones ordenadas entre
diversos elementos, el que a su vez posee la característica de modificarse a medida en
que los elementos varían en el espacio y el tiempo. Es la estructura que se encuentra
avalada por la normativa, las autoridades de la institución y los funcionarios, es decir, se
fundamenta en las relaciones funcionales de autoridad y responsabilidad, y a las líneas
lógicas de comunicación y coordinación horizontal y vertical.
Funcionario: Servidor Público.
Fundamentos: Bases sobre las cuales descansa o se soporta el Sistema de Control
Interno.
Gestión Institucional: Es la acción que relaciona la planificación con la ejecución de
los procesos internos de cada órgano o ente, según se trate, mediante la asignación de
recursos financieros y humanos, para proveer bienes y servicios finales a los
ciudadanos. El objetivo de la gestión institucional es garantizar la obtención efectiva de
los resultados previstos en los instrumentos de planificación, asegurando la calidad de
los bienes y servicios.
Gestión Pública: Es el proceso que articula estratégicamente las acciones de una
entidad pública, a su misión y objetivos. Es una gerencia del conocimiento que requiere
un elevado desarrollo tanto de habilidades para anticiparse y diagnosticar problemas;
para encarar y resolver situaciones; como para vislumbrar un futuro posible y construir
rutas que permitan la cohesión de las sociedades. Insumos: Entradas del proceso,
necesarias para la elaboración de un producto.
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Integridad: Cualidad de la persona que cumple con rectitud los deberes de su cargo o
posición.
Interacción: Acción que se ejerce recíprocamente entre dos o más grupos, personas u
otros agentes.
Institución: Comprende las entidades públicas o entes descentralizados, ministerios y
demás órganos.
Macro proceso: Agrupación de procesos de una organización.
Mecanismo: Manera de producirse una actividad, una función o un fenómeno.
Indicadores: Conjunto de instrumentos que permiten monitorear en forma continua, las
variables que son claves críticas para el logro de los objetivos de una entidad.
Metas: Resultado que se pretende alcanzar en un plazo determinado para avanzar
hacia el cumplimiento de un objetivo. Su medición debe hacerse en términos de tiempo,
cantidad y, si es posible, calidad.
Método: Modo estructurado y ordenado de obtener un resultado, descubrir la verdad y
sistematizar los conocimientos.
Metodología: Manera sistemática de hacer cierta cosa.
Ministro: Es el colaborador directo e inmediato del Presidente de la República en el
gobierno y la administración del Estado y, en tal calidad tienen la responsabilidad de la
conducción de sus respectivos ministerios, de conformidad con las políticas e
instrucciones que aquél imparta, quien puede nombrarlos y removerlos libremente, siendo
cargos de su exclusiva confianza. Sus funciones sustantivas, se definen en el Artículo 193
de la Constitución Política de la República de Guatemala.
Misión institucional: Declaración concisa sobre la razón de ser o el propósito último de la
institución (qué somos, qué hacemos y para quién).
Modernización del Estado: Presupone el asumir el problema de la adaptación del
aparato estatal a las nuevas realidades políticas, económicas y sociales que,
obviamente, puede ser contemplado desde variadas perspectivas y con diversos
objetos de análisis. Para algunas personas la expresión “Modernización del Estado “es
sinónimo de reforma del Estado, pero en realidad es un concepto menos amplio y tiene
como propósito la consolidación de la gobernabilidad democrática. La reforma implica
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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modernización de procesos que, a su vez, se revierten sobre el proceso de Reforma. La
modernización del Estado significa la adecuación de la estructura organizativa y de su
personal administrativo a las funciones que la cambiante historia le va demandando.
Normograma: es una herramienta que permite a las entidades públicas y privadas
delimitar las normas que regulan sus actuaciones en desarrollo con su objeto misional.
El Normograma contiene las normativa aplicable a cada proceso como leyes, decretos,
acuerdos, circulares, resoluciones que afectan la gestión de la entidad y las normas
internas como Acuerdos, Resoluciones, reglamentos, estatutos, manuales y, en
general, todos los actos administrativos de interés para la entidad que permiten
identificar las competencias, responsabilidades y funciones de las dependencias de la
organización.
Normas: Regla de obligado cumplimiento. Regla sobre la manera como se debe hacer
o está establecido que se haga cierta cosa.
Objetivo: Enunciado de un estado deseado hacia el cual está dirigido un proyecto,
programa o plan. Se debe formular en términos de mejora de la situación de una
población. El objetivo determina la orientación que se le debe dar a las tareas,
actividades y procesos para cumplir con los propósitos de la entidad y del Estado.
Plan: Proyecto, programa de las cosas que se van a hacer y de cómo hacerlas.
Políticas: Principios que sirven de guía y dirigen los esfuerzos de una organización
para alcanzar sus objetivos.
Principios: Normas o ideas fundamentales que rigen la conducta de los Servidores
Públicos.
Proceso: Conjunto de actividades que realiza una organización, mediante la
transformación de unos insumos, para crear, producir y entregar sus productos, de tal
manera que satisfagan las necesidades de sus clientes.
Producto: Resultado concreto que genera un proceso para alcanzar su objetivo más
inmediato. Puede ser un bien, un servicio, cambios en calidad, cambios de eficiencia,
etc.
Propósito: Objeto, mira, cosa que se pretende conseguir.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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Procedimiento: Conjunto de tareas o actividades estructuradas que fijan el orden
cronológico y la forma específica de ejecutar un trabajo o desarrollar un proceso.
Consiste en un ciclo de operaciones que afectan generalmente a diversos empleados
que trabajan en sectores distintos, y que se establece para asegurar el tratamiento
uniforme de todas las operaciones respectivas para producir un bien o servicio
determinado. Forma especificada para llevar a cabo o desarrollar una actividad o
proceso.
Racionalidad Administrativa: Es el óptimo aprovechamiento de los recursos
humanos, materiales y financieros de que disponen las dependencias y entidades del
Sector Público buscando incrementar la eficiencia en la prestación de los servicios
públicos, y de los niveles de producción de bienes y servicios.
Régimen de Servicio Civil: Es un sistema jurídico-administrativo, creado para atraer y
mantener en el servicio público al personal con mayores méritos. Está constituido por
un conjunto de instituciones, personas, normas y principios filosóficos, doctrinarios y
técnicos; establecidos en procura de garantizar la eficiencia de la Administración
Pública, proteger los derechos de sus servidores y conservar una relación ordenada y
equitativa en la administración del empleo público. El Régimen de Servicio Civil abarca
a los distintos ministerios del Organismo Ejecutivo y sus organismos adscritos. Están
excluidos del Régimen de Servicio Civil las instituciones del Sistema Bancario Nacional,
el Poder Judicial, el Tribunal Supremo Electoral, las Universidades, las Municipalidades;
y las instituciones autónomas o semiautónomas.
Reorganización Administrativa: modificación de unidades administrativas en cuanto a
su gestión, normativa, tecnología, infraestructura, recursos humanos y estructura.
Sector: Es una agrupación de entidades públicas centralizadas y descentralizadas con
propósitos afines, bajo la égida de un Ministro Rector, establecido con el fin de imprimir
un mayor grado de coordinación, de eficacia y de eficiencia en la Administración
Pública.
Sector Público: Es el integrado por el Estado, los órganos y entes de la Administración
Central y Descentralizada, los entes públicos no estatales y por las empresas públicas,
cualquiera que sea su forma jurídica e incluso si ésta se encuentra constituida como
una entidad jurídica privada, a través de las cuales la Administración Pública ejerza la
iniciativa económica, poseyendo la mayoría del capital social o una posición que le
otorgue, directa o indirectamente, el control de su gestión.
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Servicio: Es una “unidad de valor agregado”, que pretende satisfacer las necesidades
colectivas o generales de la población o parte de ella, de acuerdo con políticas y
objetivos preestablecidos.
Servicios Públicos: Medio por el cual el Estado cumple los fines esenciales de servir a
la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los
principios, derechos y deberes constitucionales.
Servidores Públicos: Son los miembros de las corporaciones públicas, los empleados
y trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por
servicios.
Sinergia: Sistema Nacional de Evaluación de Gestión y Resultados cuyas siglas son
Sinergia, que busca orientar a la Administración pública hacia el alcance de resultados
efectivos.
Socializar: Compartir la información con todos los funcionarios del grupo al que pueda
interesar.
Subsistema: Agrupación de componentes que conforman un Sistema.
Tarea: Parte de una actividad.
Valor Agregado: Mejoras en las condiciones de la comunidad que resultan del
desarrollo de un proceso. Es equivalente a impacto.
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SIMBOLOGÍA
SÍMBOLO DESCRIPCIÓN
INICIO O TÉRMINO: Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o
lugar, además se utiliza para indicar que una unidad recibe o proporciona
información.
ACTIVIDAD: Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento.
DOCUMENTO: Representa cualquier documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.
DECISIÓN O ALTERNATIVA: Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más opciones.
ARCHIVO: Indica que se guarde un documento en forma temporal o
permanente.
CONECTOR DE PÁGINA: Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continua el diagrama de flujo.
TRANSPORTACIÓN: Indica movimiento de personas, material o equipo.
CONECTOR DENTRO DE LA PÁGINA: Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte del mismo.
LLAMADA A PROCEDIMIENTO: Se utiliza para enlazar un procedimiento con otro.
RETRASO: Representa la demora, retraso o tiempo de espera que debe cumplirse para que continúe la recuenta del procedimiento.
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