Sehen wie ‘ s geht!
LeseprobeDaten einzugeben ist der erste Schritt zu Ihrer Excel-Tabelle, doch müssen die Daten auch formatiert werden, um beispielsweise für Übersichtlichkeit zu sorgen. Hilfreich sind dafür definierte Formatvorlagen – wie Sie diese erstellen und wie Sie Fehleingaben korrigieren oder gleich die AutoKorrektur verwenden, erfahren Sie in dieser Leseprobe.
Kapitel 3: »Daten eingeben«
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Leseprobe weiterempfehlenwww.rheinwerk-verlag.de/3953
In diesem Kapitel ◼ Die Bearbeitungsleiste nutzen
◼ Zahlen eingeben
◼ Datentypen und automatische Formatierung
◼ Überblick über die Zahlenformate
◼ Dezimalstellen
◼ Währungsformate
◼ Datum und Uhrzeit eingeben
◼ Text eingeben und mit der Rechtschreib-prüfung kontrollieren
◼ Eigene Zellformate definieren
◼ Nullwerte unterdrücken
◼ Inhalte kopieren, einfügen und löschen
◼ Eingaben beschränken und überprüfen
◼ Datenreihen vervollständigen
◼ Inhalte suchen und ersetzen
◼ Benutzerdefinierte Listen erzeugen
In diesem Kapitel werden Sie damit vertraut gemacht, Daten in die Zellen einer Arbeitsmappe einzugeben, diese zu formatieren und automatische Formate richtig zu interpretieren. Ich zeige Ihnen, wie Sie den Überblick über die umfangreiche Liste der Formate nicht verlieren, und Sie erfahren, wie Sie eigene Formate definieren und verwenden.
Aber auch das Kopieren, Verschieben und Löschen von Inhalten wird ge-nauso Thema des Kapitels sein. Sie lernen außerdem, wie Sie Fehleingaben korrigieren und die AutoKorrektur verwenden.
Das automatische Füllen von Zahlen- und auch Textkolonnen kann viel Zeit ersparen. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie diese Mechanismen funktionieren und wie Sie eigene Listen erstellen und einsetzen.
Häufig ist es notwendig, Eingaben auf bestimmte Inhalte zu beschränken. Sie lernen, wie Sie z. B. numerische Inhalte nur in einem vorgegebenen Zahlenbereich oder Textinhalte nur als Auswahl aus einer vorgegebenen Liste zulassen. Abschließend zeige ich Ihnen noch, wie Sie auf Ihrem Ar-beitsblatt nach Zellinhalten suchen und diese ersetzen.
3Daten eingeben
68 Excel 2016 – Schritt für Schritt erklärt
So funktioniert die Dateneingabe in Excel
Grundsätzlich stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung, Daten in eine Zelle einzutragen: entweder Sie geben sie über die Bearbeitungsleiste 1 ein oder über den Bearbeitungsmodus direkt in der Zelle 2.
Beide Varianten haben ihre Vorzüge. Das Bearbeiten von Zellin-halten direkt in der Zelle ist angenehmer für das Auge, da Sie die Textgröße nahezu beliebig anpassen können. Je nach Formatierung der Zelle kann dies aber auch sehr unübersichtlich sein. In solchen Situationen ist die Bearbeitungsleiste vorzuziehen. Sie ist nicht nur sehr lang, sie lässt sich nahezu beliebig erweitern.
Um eine Zelle über den Bearbeitungsmodus mit Inhalt zu füllen, klicken Sie zunächst die Zelle an, in die Sie etwas eintragen möch-ten. Sie markieren sie so, und Excel zeigt Ihnen dies außerdem mit einem grünen Rahmen um die aktive Zelle an.
Jetzt tippen Sie einfach los. Dabei wechseln Sie automatisch in den Bearbeitungsmodus der Zelle. Sollten sich schon Daten in der Zelle befinden, werden diese durch Ihre Eingabe überschrieben, sobald Sie sie mit (¢) bestätigen. Drücken Sie die Taste (Esc), wird die Bearbeitung abgebrochen (befand sich vor der Eingabe Inhalt in der Zelle, bleibt dieser bestehen).
Durch Drücken der Taste (F2) (oder Doppelklick auf die Zelle) wird für die markierte Zelle der Bearbeitungsmodus aktiviert, ohne eventuell bestehenden Inhalt zu löschen. So kann einer Zelle auch Inhalt hinzugefügt werden, wenn sie bereits gefüllt ist oder Inhalte einfach korrigiert werden.
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Kapitel 3: Daten eingeben 69
Nachdem Sie nun die grundsätzliche Dateneingabe kennenglernt haben, fragen Sie sich sicherlich, was Sie eigentlich alles in eine Zelle schreiben können? Grundsätzlich unterscheidet Excel bei der Eingabe zwischen Text, Zahlen, Formeln und Funktionen.
Bei der Eingabe von Texten wird dieser nach Drücken der (¢)-Taste standardmäßig linksbündig angezeigt. Texteingaben, die breiter als die Zelle sind, überlagern die nächsten Zellen 3 auf der rechten Seite, sofern diese leer sind.
Im Gegensatz zu Texteingaben werden Eingaben von Zahlen rechts-bündig ausgerichtet. Das bewirkt, dass alle Einer, Zehner, Hunder-ter usw. untereinander dargestellt werden 4, solange alle Zahlen mit keiner oder der gleichen Anzahl Nachkommastellen angezeigt werden.
Auch Formeln und Funktionen geben Sie per Tastatur in die Be-arbeitungsleiste oder im Bearbeitungsmodus direkt in die aktive Zelle ein. Bei Formeln handelt es sich um einfache Berechnungen, meistens unter Verwendung der Grundrechenarten. Funktionen sind kleine, aber mächtige Helfer, die ihre Arbeit im Hintergrund ausführen und dann das gewünschte Ergebnis in der Zelle ablegen.
Mehr müssen Sie sich hierzu an dieser Stelle noch nicht merken, denn in Kapitel 7, »Formeln und Funktionen«, ab Seite 183 wird dieser Themenkomplex ausgiebig behandelt.
Eines sollten Sie allerdings bei der Eingabe von Daten in Excel beachten: Solange Sie sich im Bearbeitungsmodus befinden, egal ob in der Zelle oder in der Bearbeitungsleiste, kann ein Großteil der Schaltflächen nicht genutzt werden! Sie erkennen das daran, dass diese Schaltflächen grau angezeigt werden. Auch bestimmte Me-chanismen scheinen nicht zu funktionieren. In meinen Seminaren höre ich dann recht häufig: »Herr Zinkann, mein Excel funktioniert nicht mehr.« Und der Anschein mag auch entstehen, denn wenn Sie im Bearbeitungsmodus in den Explorer von Windows wechseln, um dort eine weitere Arbeitsmappe per Doppelklick zu öffnen, wird Excel zwar in den Vordergrund gelegt, die Arbeitsmappe wird aber nicht geöffnet. Das liegt daran, dass die letzte Aktion (Bearbeiten einer Zelle) noch nicht abgeschlossen ist. In dem Moment, in dem Sie mit (¢) oder (Esc) die Eingabe bestätigen oder abbrechen, wird die zweite Aktion fortgesetzt und die neue Arbeitsmappe geöffnet. Excel funktioniert also einwandfrei.
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Die Bearbeitungsleiste nutzen
Bei Verwendung der Bearbeitungsleiste zur Eingabe von Daten in eine Zelle gibt es ein paar Kleinigkeiten zu beachten.
1. Klicken Sie die Zelle an, in die Sie etwas eintragen möchten, und klicken Sie anschließend in die Bearbeitungsleiste 1, und geben Sie Ihre Daten ein, hier der Begriff Testtext.
2. Um die Eingabe zu beenden, bestätigen Sie mit (¢) oder klicken auf Eingeben 2 vor der Bearbeitungsleiste.
3. Mit (Esc) wird die Bearbeitung abgebrochen. Alternativ können Sie auch auf Abbrechen 3 klicken.
4. Die Bearbeitungsleiste ist für die meisten Eingaben lang genug. Sie lässt sich aber über einen Pfeil am Ende der Zeile 4 auch auf 4 Zeilen erweitern. Sollte dies nicht ausreichen, was sehr unwahr- scheinlich ist, können Sie über den unteren Rand der Zeile den Bereich beliebig verändern. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger auf den Rand, und drücken Sie die Maustaste, sobald sich der Zeiger in einen Doppelpfeil verwandelt 5. Ziehen Sie die Leiste auf die gewünschte Höhe. Ein Klick auf den Pfeil, jetzt oben rechts in der Bearbeitungsleiste, reduziert diese wieder auf eine Zeile.
Bearbeitungsleiste ausblenden
Hin und wieder möchten Sie vielleicht den Arbeitsbereich Ihrer Tabelle optimal nutzen und mehr Platz schaffen. Zu diesem Zweck können Sie im Register Ansicht in der Gruppe Anzeigen mit einem Klick auf das Kontrollkästchen Bearbeitungsleiste selbige ausblenden. Klicken Sie erneut auf dieses Kontrollkäst-chen, blenden Sie sie wieder ein.
Eingabe per Mausklick beenden
Übrigens lässt sich eine Eingabe auch bequem per Mausklick in eine andere Zelle beenden (vorzugsweise mit einem Klick in die Zelle, die Sie als Nächstes bearbeiten möchten). Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie die Daten in der Bearbeitungsleiste oder in der Zelle eingegeben haben.
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Zahlen eingeben
Prinzipiell können Sie Zahlen in verschiedenen Formaten einge-ben, achten Sie allerdings schon bei der Eingabe auf einige Details, erspart Ihnen das einiges an Nachbearbeitung.
1. Beachten Sie bei der Eingabe von Zahlen, dass das Dezimaltrenn-zeichen ein Komma ist! Geben Sie außerdem nur Ziffern und bei Bedarf das Dezimaltrennzeichen ein. Sie sollten auf alle weiteren Elemente wie z. B. Einheiten und Tausenderpunkt verzichten.
2. Überschüssige Nachkommastellen werden aufgerundet, aber nicht abgeschnitten. In der Bearbeitungsleiste 1 sehen Sie, dass mehr Nachkommastellen eingegeben wurden, als in der Zelle B3 angezeigt werden 2.
3. Geben Sie einen Tausenderpunkt an der richtigen Stelle ein, wird er für die Zahl korrekt übernommen. Sollten Sie ihn aber, wie in Zelle D4, an die falsche Stelle setzen 3, wird die Zahl als Text interpretiert und kann nicht für Berechnungen verwendet werden. Genauso verhält es sich mit Einheiten. Das €-Symbol wird erkannt 4 und das Format der Zelle angepasst, km und DM 5 nicht. Sie erkennen das Format bereits an der Ausrichtung, denn Zahlen, die von Excel als Text interpretiert werden, werden linksbündig angezeigt. Daher sollten Sie Tausenderpunkte und Einheiten später über die Zellformatierung setzen.
4. Für negative Zahlen drücken Sie zunächst (-) und geben dann die Zahl ein 6. Verwenden Sie bereits das Währungsformat oder nutzen bei der Eingabe das €-Symbol, wird die Zahl als negativer Betrag erkannt und rot markiert.
Exponentialschreibweise
Neben der üblichen Eingabe von Zahlen können Sie auch die Exponentialschreibweise wählen. Die Eingabe 334e6 wird nach Betätigen von (¢) in der Schreibweise 3,34E+8 dargestellt.
Genauigkeit und Grenzen
Excel speichert und rechnet auf 15 Stellen genau. Dabei berechnet Excel normalerweise die gespeicherten und nicht die angezeigten Werte. Unter Datei > Optionen > Erweitert sehen Sie den Bereich Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe. Im Auswahlmenü wählen Sie die betroffene Arbeitsmappe (zur Auswahl muss diese aktuell geöffnet sein) und setzen ein Häkchen bei Genauigkeit wie angezeigt festlegen. Bestätigen Sie den Vorgang mit OK. Danach werden in der gewählten Arbeitsmappe nur noch die angezeigten Werte für Berechnun-gen genutzt. Alle Stellen, die wegen der Formatierung nicht sichtbar waren, werden abgeschnitten. Beachten Sie aber: Dieser Vorgang lässt sich nicht rückgängig machen!
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Datentypen und automatische Formatierung
Bei der Eingabe von Daten passieren manchmal Dinge, die Sie nicht beeinflussen können. Das heißt, Excel entscheidet je nachdem, wie Sie Ihre Daten eingeben, wie diese Zelle formatiert wird.
1. Ich möchte z. B. die Zahl 14,3 in die Zelle B2 eintragen. Da ich meine Brille aber nicht auf der Nase habe, gebe ich versehent-lich 14.3 ein. Der Punkt ist in Excel aber das Trennzeichen für Datums eingaben. Also interpretiert Excel meine Eingabe als Datum und macht daraus den 14. März. Die Eingabe muss also korrigiert werden.
2. Markieren Sie die Zelle B2 erneut, und löschen Sie den Inhalt unter Verwendung der (Entf)-Taste.
3. Brille aufsetzen und erneut 14,3 (diesmal mit Komma) eingeben und mit (¢) abschließen. Excel zeigt in der Zelle B2 nun aber nicht 14,3, sondern 14. Jan an, und in der Bearbeitungsleiste sehen Sie, dass das genaue Datum der 14.01.1900 07:12:00 ist.
Inhalte per Maus löschen
Zellinhalte lassen sich übrigens auch per Maus löschen. Mar-kieren Sie dazu die gewünschte Zelle (oder den Zellbereich). Bewegen Sie den Mauszeiger dann in die rechte untere Ecke der Zelle. Sobald Sie das Kreuzsymbol sehen, ziehen Sie bei gedrückter Maustaste den Mauszeiger in Richtung der linken oberen Ecke der Zelle (oder des markierten Bereichs). Wird der Zellinhalt halb transparent dargestellt, lassen Sie die Maus-taste los, und der Zellinhalt wird entfernt.
Zellen markieren
Wie Sie mehrere Zellen und Bereiche markieren, erfahren Sie im Abschnitt »Zeilen, Spalten und Arbeitsblatt markieren« auf Seite 99 und im Abschnitt »Bereiche markieren« auf Seite 100.
Kapitel 3: Daten eingeben 73
4. Was ist hier passiert? Bei der Eingabe eines plausiblen Datums mit Punkt als Trennzeichen wurde die Eingabe-zelle automatisch mit dem Standard-Datumsformat versehen.
5. Beim Löschen mit der Taste (Entf) wurde nur der Inhalt gelöscht. Die Formatierung der Zelle, auch wenn sie automatisch geschah, bleibt bestehen! Sie müssen also auch noch die Forma-tierung der Zelle widerrufen.
6. Um das Problem zu lösen, wählen Sie im Register Start aus der Gruppe Zahl das Kombinationsfeld Zahlenformat 1. Aus dem Menü wählen Sie das Format Standard 2. Die eingegebene Zahl wird nun korrekt als 14,3 angezeigt.
7. Das hier beschriebene Problem kann immer dann auftreten, wenn Sie ver-sehentlich falsche Zeichen eingeben. Sollten Sie es rechtzeitig bemerken, machen Sie den letzten Arbeitsschritt einfach rückgängig 3 (oder mit (Strg) + (Z)) und wiederholen Ihre Eingabe, diesmal aber korrekt.
Datumswerte in Excel
Zum besseren Verständnis sollten Sie wissen, dass die Zeitrechnung von Excel am 01.01.1900 beginnt. Danach wird jedes Datum intern als fortlaufende Zahl gespeichert. Das, was Sie in der Zelle sehen, ist nur eine Formatierung dieser fortlaufenden Zahl. Die Nachkommastellen bilden die Uhrzeit ab. Die Nachkommastelle 0,5 steht also für einen halben Tag, demnach 12:00 Uhr. Dabei ist eine Stunde ein 24stel eines Tages, eine Minu-te ein 60stel einer Stunde und eine Sekunde ein 60stel einer Minute. Diese Bruchteile eines Tages addiert ergeben den Nachkommateil, der die Uhrzeit repräsentiert. Daher wird aus 14,3, wenn die Zahl als Datum gewertet wird, der 14. Tag seit Beginn der Zeit-rechnung, also der 14.01.1900. Die übrigen 0,3 ergeben nach oben beschriebener Logik dann 07:12 Uhr.
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Überblick über die Zahlenformate
Nachdem Sie wissen, wie Zahlen in Zellen eingetragen werden, geht es jetzt darum, diese Zahlen schnell und richtig zu formatie-ren. Im Register Start wird Ihnen in der Gruppe Zahl eine Anzahl von Schaltflächen und Formaten zur Verfügung gestellt, mit denen Sie gut und gerne 80 Prozent der Standardanwendungsfälle ab-decken.
Um eine Zahl zu formatieren, markieren Sie zunächst alle Zellen, die das gleiche Format erhalten sollen. Wählen Sie anschließend im Register Start aus der Gruppe Zahl das Kombinationsfeld Zahlen-format 1. Klicken Sie im Menü auf das Zahlenformat, mit dem Sie die markierten Zellen formatieren möchten. Die Zelle wird Ihren Wünschen entsprechend formatiert.
In der Beispieldatei 03.06-Zahlenformate.xlsx habe ich die Formate aus dem Kombinationsfeld Zahlenformat für Sie in einer Liste zu-sammengestellt. In jede der Zellen von E2 bis E12 habe ich den Wert 00123,678912345678 eingetragen, um die Unterschiede der Formate zu verdeutlichen. Zunächst fällt auf, dass führende Nullen nicht mit angezeigt werden. Die einzelnen Formate weisen ebenfalls ein paar Besonderheiten auf.
◼ Standard – Die Nachkommastellen werden so begrenzt, dass die gesamte Zahl (Vor- und Nachkommastellen plus Komma) maximal 11 Stellen in Anspruch nehmen. Sollten mehr als 11 Vorkommastellen eingegeben werden, werden diese natürlich angezeigt, die Nachkommastellen dann aber nicht mehr.
◼ Zahlenformat – Von den Nachkommastellen werden genau zwei angezeigt. Sind keine Nachkommastellen vorhanden, werden Nullen angezeigt. Es wird kein Tausenderpunkt angezeigt.
◼ Währung und Buchhaltung – Beide Formate zeigen zwei Nach-kommastellen und bei Bedarf einen Tausenderpunkt. Beim Format Buchhaltung wird mehr Raum für das Währungssymbol reserviert, und bei der Zahl 0 wird Ihnen statt einer Null - € angezeigt. Um Zellen im Format Buchhaltung zu formatieren, bieten sich auch die Schaltflächen Buchhaltungszahlenformat 2 und 1.000er-Trennzeichen 3 an. Bei Letzterer wird auch das Buchhaltungsformat eingestellt, das Währungssymbol wird aber nicht angezeigt.
In der Zelle »B2« befindet sich die ursprüngliche Eingabe, und die Zellen »E2« bis »E12« zeigen den Wert in den unterschiedlichen For-maten. Um das Format »Text« zu wählen, müssen Sie im Aufklapp-menü nach unten scrollen.
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◼ Prozent – Das Prozent-Format spielt noch einmal eine besondere Rolle. Es würde den Rahmen hier sprengen und wird daher im Exkurs »Operatoren und Grund-rechenarten« ab Seite 186 ausführlich besprochen.
◼ Text – Erzwingt für die eingegebene Zahl das Text-Format. Die führenden Nullen werden angezeigt. Allerdings nur, wenn Sie die Zelle vor der Eingabe formatieren.
Darüber hinaus stehen Ihnen im Menü noch die Formate Datum, kurz, Datum, lang, Zeit, Bruch sowie Exponentialzahl zur Verfügung. Diese weisen keine Besonderheiten auf und bedürfen keiner weiteren Erklärung. Um aber noch mehr aus den Zahlenformaten herauszukitzeln, klicken Sie einmal auf den kleinen Pfeil 4 unten rechts in der Gruppe Zahl (alternativ können Sie im Kombinati-onsfeld Zahlenformate den Eintrag Mehr an-klicken oder die Tastenkombination (Strg) + (1) verwenden).
Der Dialog Zellen formatieren wird mit dem aktiven Register Zahlen geöffnet. Sie haben hier die Möglichkeit, Feineinstellungen für die Formate vorzunehmen. So können Sie beispielsweise in der Kategorie Datum 5 über das Feld Typ 6 bestimmen, wie das Da-tum auf dem Arbeitsblatt dargestellt wird.
Über den Dialog »Zellen formatieren« können Sie weitere Einstellungen vornehmen.
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Dezimalstellen
Das Ergebnis einer Berechnung liefert, je nach den zugrunde lie-genden Werten, eine unterschiedliche Anzahl von Nachkommastel-len, manchmal auch keine. In der Beispielarbeitsmappe 03.07- Dezimalstellen.xlsx haben die Ergebnisse in Spalte D unterschied-liche Nachkommastellen. Das ist nicht nur unübersichtlich, auch kleine Werte wirken durch eine hohe Anzahl von Nachkommastel-len größer, als sie wirklich sind.
1. Um eine einheitliche Anzahl von Nachkommastellen zu errei-chen, markieren Sie zunächst alle Zahlen in der Spalte D 1.
2. Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Zahl auf die Schaltflä-che Dezimalstellen hinzufügen 2 oder Dezimalstellen entfer-nen 3. Dadurch werden die Dezimalstellen zunächst auf eine gleiche Anzahl gesetzt.
3. Klicken Sie nun erneut auf die Schaltfläche Dezimalstellen hin-zufügen oder Dezimalstellen entfernen, passen Sie die Anzahl der Dezimalstellen auf das gewünschte Maß an.
Eigene Zahlenformate definieren
Wie Sie eigene Zahlenformate erstellen, erfahren Sie im Ab-schnitt »Eigene Zellformate definieren« ab Seite 82.
Zahlenformate für Dezimalstellen nutzen
Natürlich können Sie auch ein vorhandenes Zahlenformat nutzen, das die Dezimalstellen entsprechend anpasst. Nach dem Markieren der Werte wählen Sie z. B. das Format Zahl aus dem Kombinationsfeld 4. Die Werte werden dann auf zwei Nachkommastellen reduziert.
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Kapitel 3: Daten eingeben 77
Währungsformate
In der Liste der Zahlenformate stehen Ihnen zum Formatieren von Geldbeträgen zwei Formate zur Verfügung: die Formate Währung und Buchhaltung. In der Datei 03.08-Währungsformate.xlsx habe ich Ihnen drei Tabellen zusammengestellt, um die Unterschiede dieser Formate zu verdeutlichen.
1. Zum Formatieren markieren Sie alle Werte in Spalte C 1 und wählen dann unter Start > Zahl > Zahlenformat den Menüein-trag Währung 2.
2. Verfahren Sie mit den Werten in Spalte D genauso. Wählen Sie hier aber den Menüeintrag Buchhaltung.
Die Werte in den Spalten C und D sind jetzt mit Währungsforma-ten versehen. Beide Formate weisen zwei Nachkommastellen auf und Werte über 999,99 € erhalten einen Tausenderpunkt. Die Unterschiede liegen im Detail, denn der Wert Null wird im Format Buchhaltung als - € angezeigt, und bei negativen Wer-ten wird in diesem Format das Vorzeichen am linken Rand der Zelle angezeigt.
3. Im Dialog Zellen formatieren, den Sie mit einem Klick auf die Pfeilschaltfläche 3 in der unteren Ecke der Gruppe Zahl öffnen, stehen Ihnen in der Kategorie Währung 4 weitere Einstellmög-lichkeiten zur Verfügung. Die Auswahl für Negative Zahlen 5 steht Ihnen im Format Buchhaltung nicht zur Verfügung.
Negative Zahlen hervorheben
Neben den normalen Zahlenformaten bietet Ihnen die beding-te Formatierung weitere umfangreiche Möglichkeiten, Zahlen-bereiche, also auch negative Zahlen, optisch hervorzuheben. Lesen Sie dazu den Abschnitt »Eine Regel für eine bedingte Formatierung erstellen« ab Seite 140.
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Datum und Uhrzeit eingeben
Bei Datum und Uhrzeit handelt es sich auch um Zahlenformate. Intern werden sowohl ein Datum als auch die Zeiteingabe als fortlaufende Tageszahl beziehungsweise als Bruchteil eines Tages gespeichert. Das, was Sie in der Zelle sehen, ist nur die Formatie-rung dieser Zahlen.
Bei der Eingabe eines Datums ist zwingend darauf zu achten, dass Sie als Trennzeichen zwischen den Datumskomponenten einen Punkt und bei Zeitangaben einen Doppelpunkt verwenden. Doch aufgepasst, hier gibt es automatische Mechanismen, die von Ihrer Eingabe abhängen!
1. Geben Sie in eine Zelle den Wert 1.4 ein, und schließen Sie die Eingabe mit (¢) ab. Sie sehen, Ihre Eingabe wird als Datum gewertet und auch so formatiert 1. Wenn Sie einmal in die Be-arbeitungsleiste schauen, werden Sie feststellen, dass Excel das Datum automatisch um das aktuelle Jahr ergänzt hat.
2. Geben Sie nun den Wert 1.4. ein, und schließen Sie die Eingabe mit (¢) ab. In diesem Fall wird Ihre Eingabe nicht als Datum, sondern als Text gewertet. Sie erkennen es daran, dass Ihre Ein-gabe linksbündig angezeigt wird 2.
3. Wenn Sie bei der Eingabe eines Datums hinter dem Monat noch einen Punkt setzen, müssen Sie zusätzlich auch das Jahr mit angeben! So wird auch diese Eingabe als Datum gewertet 3. Aktuellen Stand ausgeben
Angenommen, Sie pflegen eine Telefonliste in Excel und drucken diese regelmäßig aus. So kann es passieren, dass Sie einmal zwei Listen auf Ihrem Schreibtisch finden und nicht wissen, welche die aktuellere ist. Um dem vorzubeugen, geben Sie einfach über Ihrer Liste in eine Zelle die Funktion =JETZT() ein. In die Zelle werden das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit im Format TT.MM JJJJ hh:mm eingetragen und beim Drucken mit ausgegeben. So wissen Sie immer, welche Liste die aktuellste ist.
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Datumswerte vor dem 01.01.1900
Datumswerte vor dem 01.01.1900 werden als Text angezeigt, und es kann nicht mit ihnen gerechnet werden. Berechnungen mit Datumswerten vor dem 01.01.1900 sind nur unter Verwen-dung von Tricks bzw. Add-Ons möglich.
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4. Bei der Eingabe von Uhrzeiten geben Sie zwischen Stunden und Minuten beziehungsweise zwischen Minuten und Sekunden jeweils einen Doppelpunkt ein. Gültige Eingaben sind also 17:33 oder 17:33:42. Auch die Eingabe 17: wird als Uhrzeit erkannt.
5. Für die nächsten Beispiele habe ich die Zellen C2 mit der Forma-tierung Zeit versehen. Zusätzlich beziehe ich mich in ihr auf die Zelle B2 4, sodass Eingaben in der Zelle B2 auch nach C2 über-nommen werden. Testen Sie nun verschiedene Zeitwerte aus, indem Sie nach oben beschriebenem Muster Werte in die Zelle B2 eingeben. In der Zelle C2 sehen Sie, was mit Ihrer Eingabe pas-siert. Zum Beispiel wird aus 12:00 in Zelle C2 0,5 (ein halber Tag).
6. Geben Sie jetzt auch einmal falsche Werte ein, und versuchen Sie, das Ergebnis zu interpretieren. Geben Sie z. B. einmal den Wert 123 ein. Das Ergebnis lautet 00:00:00. Die Uhrzeit wird aus der Nachkommastelle ermittelt, da die Zahl 123 keine Nachkom-mastelle hat, wird Ihnen auch keine Uhrzeit angezeigt.
7. Der Wert 17:78 5 mag Ihnen auf den ersten Blick falsch erschei-nen, aber was jetzt passiert, ist vergleichbar mit dem Weiterdre-hen des Uhrzeigers. Denn Excel fasst den Wert 78 als Minuten auf und kommt so auf den Zeitwert 18:18:00 6. In der Zelle C2 wird 0,7625 angezeigt. Dieser Wert steht für den Teil eines Tages, der um 18:18 erreicht ist. Er wird als Zahl angezeigt, da ich diese Zelle bewusst nicht mit dem Format Zeit ausgewiesen habe.
Benutzerdefinierte Datumsformate
Die verschiedenen Möglichkeiten, ein Datum nach eigenen Be-dürfnissen zu formatieren, zeige ich Ihnen im Exkurs »Eigene Datumsformate verwenden« auf Seite 84.
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Was Sie sehen, steht nicht wirklich in der Zelle
Sollte z. B. in einer Zelle C4 der Datumswert Sa 06. Feb 2016 stehen, ist es nicht möglich, ein Wochenende zu identifizieren, indem Sie =WENN(ODER(LINKS(C4;2)="Sa"; LINKS(C4;2)="So"); "Wochen ende";"") verwenden. Sie sehen zwar Sa 06. Feb 2016, aber in der Zelle steht 42406. Das ist die Tageszahl für den 06.02.2016. Die Lösung wird im Arbeitsblatt Wochentage der Beispieldatei 07.23-Datumsfunktionen.xlsx beschrieben.
80 Excel 2016 – Schritt für Schritt erklärt
Text eingeben
Excel ist keine Textverarbeitung! Trotzdem ist es oft erforderlich, Texte in Zellen einzutragen. Sei es, dass Sie eine Überschrift, Mit-arbeiter- oder Produktnamen oder einfach nur die Dokumentation einer Funktion in eine Zelle einfügen möchten. Sie sollten aber immer im Auge behalten, Texteingaben auf das Notwendigste zu beschränken.
1. Klicken Sie die Zelle an, in die Sie etwas eingeben möchten. Geben Sie über Ihre Tastatur einen Text ein, und beenden Sie Ihre Eingabe mit (¢). Dabei interpretiert Excel jede Eingabe, die nicht mit einem Gleichheitszeichen beginnt und keine gültige numerische Eingabe ist, als Text. Nach Drücken von (¢) wird dieser linksbündig in der Zelle ausgerichtet.
2. Text, der nicht in die Zelle passt, in der er eingegeben wurde, ragt einfach rechts in die nächsten Zellen, solange sie leer sind. Ist die Zelle rechtsbündig formatiert, ragt der Text nach links, bei zentrierter Formatierung in beide Richtungen 1 heraus. Der Text kann nur in der Zelle bearbeitet werden, in der er steht, hier also nur in Zelle B4 und nicht in den Zellen C4, D4 oder A4.
3. Ein führendes Anführungszeichen (‚) erzwingt das Textformat. Möchten Sie etwa zum besseren Verständnis eine verwendete Funktion dokumentieren, beginnen Sie die Eingaben mit einem führenden Anführungszeichen 2. Das bewirkt, dass Excel das Gleichheitszeichen nicht mehr erkennt und den Inhalt der Zelle statt als Funktion als Text ausgibt 3. Das Anführungszeichen selbst wird nicht mit angezeigt! So können Sie Stellen mit kom-plexen Berechnungen sehr einfach kommentieren.
Zeilenumbruch einfügen
Möchten Sie in einer Zelle einen Zeilenumbruch einfügen, verwenden Sie dafür die Tastenkombination (Alt) + (¢).
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Kapitel 3: Daten eingeben 81
Text mit der Rechtschreibprüfung kontrollieren
Anders als bei der Texteingabe z. B. in Word werden Fehler im Text nicht rot unterstrichen. Sie hätten dann alle Ihre Funktionsnamen unterstrichen, weil diese so in keinem Wörterbuch vorkommen. Unabhängig davon sollten Sie die Rechtschreibhilfe starten, wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie etwas falsch geschrieben haben.
1. Starten Sie die Rechtschreibprüfung, indem Sie im Register Überprüfen 1 in der Gruppe Rechtschreibung, die Schaltfläche Rechtschreibung 2 anklicken.
2. Die Rechtschreibung startet für das aktuelle Arbeitsblatt und zeigt, wenn vorhanden, den ersten Rechtschreibfehler an, in die-sem Fall das Wort Heite, das eigentlich Heute heißen sollte. Mar-kieren Sie das korrekte Wort 3, und klicken Sie auf die Schaltflä-che Ändern 4. Das Wort wird korrigiert und der nächste Fehler (Gümnasium) angezeigt. Falls Sie statt Ändern auf Immer ändern klicken, wird jedes Auftreten dieses Fehlers mit nur einem Klick korrigiert.
3. Mit einem Klick auf AutoKorrektur wird das Wort in die Liste der AutoKorrektur aufgenommen und ab diesem Zeitpunkt bereits bei der Eingabe durch die korrekte Schreibweise ersetzt.
Zum Wörterbuch hinzufügen
Nicht jedes Wort, das von der Rechtschreibung als Fehler aufgelistet wird, ist auch ein Fehler. Eigentlich sagt die Recht-schreibung nur: »Das Wort kenne ich nicht.« Wird also bei jeder Kontrolle der Rechtschreibung z. B. Ihr Name als Recht-schreibfehler angezeigt, können Sie diesen auch über einen Klick auf Zum Wörterbuch hinzufügen 5 dem Wörterbuch hinzufügen.
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82 Excel 2016 – Schritt für Schritt erklärt
Eigene Zellformate definieren
Die vorgefertigten Formate reichen im Regelfall aus, die Zellinhalte passend zu formatieren. Doch wie gehen Sie vor, wenn Sie als Einheit Std., Palet-ten, kg, m/sec oder Äpfel und Birnen benötigen? Für diese Fälle können Sie in Excel benutzerdefi-nierte Zellformate anlegen. Zum Nachvollziehen der folgenden Anleitung finden Sie die Arbeits-mappe 03.11-eigene Formate.xlsx unter den Beispieldateien zum Buch.
1. Öffnen Sie die Datei, und markieren Sie alle Zahlen in der Spalte D 1. Die Werte dieser Spalte sollen die Einheit Std. erhalten.
2. Dazu klicken Sie im Register Start in der Grup-pe Zahl auf das Kombinationsfeld Zahlenfor-mat 2. Wählen Sie im folgenden Menü den Eintrag Mehr 3. Daraufhin wird der Dialog Zellen formatieren geöffnet.
Dialog »Zellen formatieren« über Kontextmenü öffnen
Noch schneller rufen Sie den Dialog mit einem Rechtsklick auf die markierten Zellen auf. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Zellen formatieren, wird Ihnen der gleichnamige Dialog angezeigt. Sie erreichen ihn außerdem mit einem Klick auf die Pfeilschaltfläche in der unteren rechten Ecke der Gruppe Zahl oder mit der Tastenkombination (Strg) + (1).
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Einheiten mit eingeben
Wenn Sie die Einheit direkt hinter der Zahl eingeben, statt die Zelle zu formatieren, wird Ihre Eingabe als Text gewertet, und Sie können nicht mit diesen Werten Berechnun-gen vornehmen! Die Eingabe 14 kg führt bei einer Berechnung, die sich auf diesen Wert bezieht, zu der Fehlermeldung #WERT!. Diese besagt, dass Sie versucht haben, mit Text zu rechnen. Fügen Sie daher Einheiten immer nur über die Formate hinzu!
Kapitel 3: Daten eingeben 83
3. Wählen Sie hier die Kategorie Benutzerdefi-niert 4 aus.
4. Aus der Liste wählen Sie den Eintrag 0 5, wenn Sie keine Nachkommastellen verwenden möchten, oder 0,00 für zwei Nachkomma-stellen.
5. Im Eingabefeld Typ 6 besteht die Möglichkeit, das gewählte Format anzupassen und die gewünschte Einheit hinzuzufügen. Sie können hier in Anführungszeichen ("…") prinzipiell alles eingeben, wonach Ihnen der Sinn steht. Also auch "Std.". Sie sollten die Einheit aber durch ein Leerzeichen von der Zahl trennen. Im Bereich Beispiel 7 können Sie prüfen, wie Ihnen Zellinhalte mit diesem Format zukünftig angezeigt werden.
6. Bestätigen Sie zu guter Letzt noch mit einem Klick auf OK. Ihre Werte in der Spalte D haben nun nachgestellt die Einheit Std..
Definition über Formatcodes
Für positive Zahlen, negative Zahlen, den Wert Null und für Texteingaben kön-nen Sie die Formatierung gleichzeitig festlegen, indem Sie die Eingabe im Feld Typ durch Semikola trennen. Zusätzlich können Sie Formatcodes verwenden und beispielsweise # als Platzhaltersymbol für Ziffern oder Leerstellen mit _ festle-gen. Fügen Sie in das Feld Typ [Blau] ein, wird der Formatabschnitt blau darge-stellt. Eine Übersicht finden Sie in der Beispieldatei 03.11-Formatcodes.xlsx.
Benutzerdefinierte Zahlenformate zuweisen
Möchten Sie einer Zelle oder einem Zell-bereich ein zuvor angelegtes benutzerde-finiertes Format zuweisen, markieren Sie zunächst die entsprechenden Zellen und öffnen dann den Dialog Zellen formatieren. Wählen Sie das gewünschte Format aus der Kategorie Benutzerdefiniert, und klicken Sie abschließend auf OK. Neue benutzerdefi-nierte Formate finden Sie am Ende der Liste.
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84 Excel 2016 – Schritt für Schritt erklärt
Eigene Datumsformate verwenden
Eine besondere Stellung bei der Formatierung von Zellen nehmen die Zeit- und Datumsformate ein. Sie haben schon gesehen, dass bei der Eingabe von 4.9 in eine Zelle diese Eingabe von Excel auto-matisch zu 04.09.2016 erweitert wird. Standardmäßig wird Ihnen in der Zelle aber 04. Sep angezeigt, denn Zellen, in denen Excel ein Datum erkennt, werden mit dem Format TT. MMM formatiert. Zum besseren Verständnis habe ich Ihnen in der Beispielarbeitsmappe 03.13-Datumsformate.xlsx zwei Tabellen zusammengestellt (sämt-liche Beispieldateien stehen Ihnen unter www.vierfarben.de/3953
zum kostenlosen Download zur Verfügung). Die erste Tabelle zeigt eine Liste der Datums- und Zeitformate.
In der zweiten Tabelle sehen Sie einige Beispiele, wie Sie ein einge-gebenes Datum für die Anzeige formatieren können. In der letzten Spalte der Tabelle sehen Sie den Wert, der tatsächlich von Excel gespeichert wird. Zum Erstellen eines individuellen Datumsformats folgen Sie der Beschreibung im Abschnitt »Eigene Zellformate de-finieren« ab Seite 82.
Liste der vorhandenen Datums- und Zeit-formate
Einige Beispiele für benutzerdefinierte Zeitformate
Kapitel 3: Daten eingeben 85
Nullwerte unterdrücken
Besondere Aufmerksamkeit verdient der Wert Null. In Listen, etwa bei Rechnungen, in denen nicht alle Zeilen verwendet werden, sieht es unschön aus, wenn Nullwerte angezeigt werden. In der Beispiel-datei 03.12-Nullwerte.xlsx wird in den letzten drei Positionszeilen der Rechnung 0,00 € 1 als Betrag ausgewiesen. Diese sollen nicht angezeigt werden.
1. Um Nullwerte in einer Arbeitsmappe auszublenden, klicken Sie zunächst auf das Register Datei und wählen dann im Backstage-Bereich die Kategorie Optionen.
2. Im Dialogfenster Excel-Optionen wählen Sie die Kategorie Erwei-tert 2 und scrollen bis zum Bereich Optionen für dieses Ar-beitsblatt anzeigen. Über das Auswahlmenü 3 können Sie das Arbeitsblatt auswählen, auf das sich die Änderungen beziehen sollen.
3. Entfernen Sie das Häkchen für In Zellen mit Nullwert eine Null anzeigen 4. Auf diesem Arbeitsblatt werden ab sofort keine Nullwerte mehr angezeigt.
Einzelne Nullwerte ausblenden
Anstatt alle Nullwerte auf dem Arbeitsblatt auszublenden, können Sie auch für die betroffenen Zellen nach der Eingabe das benutzerdefinierte Zahlenformat ;;@ verwenden (Start > Zahl > Zahlenformat > Mehr > Benutzerdefiniert). Nullwerte werden dann nicht angezeigt. Natürlich können Sie im Feld Typ dann auch ein Zahlenformat für positive und negative Zahlen angeben. Sollten Sie darauf verzichten, müssen Sie aber die ersten beiden Semikolons eingeben, damit Sie an die Stelle zur Beschreibung von Nullwerten gelangen.
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86 Excel 2016 – Schritt für Schritt erklärt
Inhalte kopieren, ausschneiden und einfügen
Die tägliche Arbeit mit Excel erfordert es immer wieder, dass Zellen oder auch ganze Bereiche verschoben beziehungsweise kopiert werden müssen. Stellen Sie sich z. B. vor, dass in einer Liste mit Monatsumsätzen der Juni vergessen wurde. Um Platz für den Juni zu schaffen, bietet es sich an, den Tabellenteil ab Juli um eine Zeile nach unten zu verschieben.
1. Dazu markieren Sie zunächst die Zellen B7 bis C12. Klicken Sie dazu in die Zelle B7, und ziehen Sie bei gedrückter Maustaste bis zur Zelle C12. Erst hier lassen Sie die Maustaste wieder los.
2. Positionieren Sie jetzt den Mauszeiger auf den Rahmen der Markierung 1, und ziehen Sie bei gedrückter Maustaste den markierten Bereich eine Zeile nach unten. Achten Sie darauf, dass Sie den Rahmen der Markierung treffen und nicht das Ausfüllkästchen unten rechts 2.
3. Eine Zeile tiefer angekommen, lassen Sie die Maustaste wieder los. Der markierte Bereich wurde erfolgreich verschoben. Sie kön-nen jetzt in die Zeile 7 die Daten für den fehlenden Juni eintra-gen. Auf diese Weise können Sie im Übrigen auch ganze Zeilen oder Spalten verschieben.
Nicht benachbarte Zellen markieren
Möchten Sie mehrere nicht benachbarte Zellen markieren, drücken und halten Sie die Taste (Strg) und klicken nun die gewünschten Zellen an. Erst wenn alle Zellen markiert sind, lassen Sie die (Strg)-Taste wieder los.
Die Gruppe »Zwischenablage«
Sämtliche Befehle zum Ausschneiden, Kopieren und Einfügen finden Sie außerdem als Schaltfläche in der Gruppe Zwischen-ablage der Registerkarte Start.
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Kapitel 3: Daten eingeben 87
4. Möchten Sie den markierten Bereich kopieren und nicht ver-schieben, gehen Sie zunächst wie in den Schritten 1 und 2 vor. Drücken Sie jedoch vor dem Verschieben des Bereichs die (Strg)-Taste, und halten Sie sie, bis Sie die Zielzelle erreicht haben. Excel zeigt Ihnen während des Kopiervorgangs an dem Rahmen ein kleines Plussymbol an.
5. Auch über das Kontextmenü einer Zelle oder eines markierten Zellbereichs können Sie den Inhalt verschieben oder kopieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Punkt in der Markierung, und wählen Sie aus dem Kontextme-nü den Befehl Ausschneiden 3. Der Rahmen des markierten Bereichs wird daraufhin gestrichelt dargestellt. Möchten Sie den markierten Bereich kopieren, wählen Sie stattdessen Kopieren.
6. Markieren Sie jetzt mit der linken Maustaste die Zielzelle 4, und klicken Sie anschließend mit der rechten noch einmal die Zielzel-le an. Um den Inhalt dieser Stelle hinzuzufügen, klicken Sie im Kontextmenü auf Einfügen 5.
Verschieben und Kopieren per Tastenkombination
Alternativ können Sie auch mit der Tastenkombination (Strg) + (X) den markierten Bereich ausschneiden. Markieren Sie nun die Zielzelle, und drücken Sie zum Ein- fügen (Strg) + (V). Um per Tastenkürzel zu kopieren, betätigen Sie einfach (Strg) + (C), das Einfügen erfolgt dann wieder mit (Strg) + (V).
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Vorhandene Zellinhalte
Befinden sich in der Zielzelle oder in dem Zellbereich bereits Daten, weist Sie Excel mit einem Hinweisdialog darauf hin. Sie können dann entscheiden, ob der Inhalt überschrieben oder ob der Vorgang abgebrochen werden soll. Drücken Sie beim Verschieben per Maus gleichzeitig die Taste (ª), wird der be-stehende Inhalt der Zielzelle nicht gelöscht, sondern um eine Zeile verschoben.
88 Excel 2016 – Schritt für Schritt erklärt
Inhalte löschen
Benötigen Sie Eingaben in Ihrem Tabellenblatt nicht mehr, können Sie sie einfach löschen. Auch hier bietet Ihnen Excel verschiedene Wege, um das Ziel zu erreichen.
1. Zum Löschen von Inhalten markieren Sie die gewünschten Zellen und drücken die Taste (Entf). Hierdurch wird allerdings nur der Inhalt gelöscht! Sämtliche Formate und Kommenta-re bleiben erhalten. Geben Sie also nach dem Löschen per (Entf) in Zelle B2 1 einen neuen Text ein, wird dieser auch wieder fett und rot angezeigt.
2. Sie können aber auch genau bestimmen, was in einer Zelle oder einem Zellbereich gelöscht wer-den soll. Markieren Sie dazu zunächst die Zellen, in denen Sie etwas löschen möchten. Klicken Sie danach im Register Start in der Gruppe Bearbei-ten auf die Schaltfläche Löschen 2.
3. In dem folgenden Menü können Sie nun ent-scheiden, was gelöscht werden soll: Mit dem Befehl Alle löschen 3 werden der gesamte Inhalt, die Formatierungen und Kommentare gelöscht. Klicken Sie auf Formate löschen, wird nur die Formatierung entfernt. Der Befehl Inhal-te löschen entspricht dem Löschen per (Entf). Kommentare löschen löscht nur die Kommen-tare, und Links löschen entfernt den Hyperlink, erhält aber den Text und die Formatierung. Links entfernen hingegen löscht den Hyperlink und die Formatierung, der Text bleibt aber erhalten.
Inhalte einer Zelle per Maus löschen
Arbeiten Sie lieber mit der Maus, können Sie Inhalte einer einzelnen Zelle auch mit der Maus löschen. Markieren Sie die Zelle, und bewegen Sie den Mauszeiger in die rechte untere Ecke der Zelle, bis ein schwarzes Kreuzsymbol erscheint. Ziehen Sie nun den Mauszeiger bei gedrückter Maustaste in die linke obere Ecke. Lassen Sie den Mauszeiger los, sobald der Zellinhalt halb transparent dargestellt wird. Der Inhalt wird gelöscht, Formatierungen bleiben aber bestehen.
Hyperlinks löschen
Löschen Sie den Inhalt einer Zelle mit Link per (Entf), wird wider Erwarten auch der Hyperlink mit gelöscht, da dieser an den Text und nicht an die Zelle gebunden ist.
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Kapitel 3: Daten eingeben 89
Eingaben mit der AutoKorrektur überprüfen
Genau wie in der Textverarbeitung Word steht Ihnen in Excel 2016 eine Auto Korrektur zur Verfügung. Sie haben das vielleicht schon daran ge-merkt, dass fehlerhafte Eingaben in Texten wie von Geisterhand korrigiert werden.
1. Um neue Wörter in die AutoKorrektur aufzunehmen, müssen Sie zunächst die Excel-Optionen aufrufen. Klicken Sie dazu auf Datei > Optionen > Dokumentprüfung 1, und wählen Sie die Schaltfläche AutoKorrektur-Optionen 2 im gleichnamigen Bereich an.
2. Daraufhin wird Ihnen der Dialog AutoKorrektur angezeigt. Im oberen Bereich des Dialogs stehen Ihnen einige generelle Korrekturfunktionen zur Verfügung. Besonders interessant sind aber die beiden Eingabe-felder im unteren Bereich. Tragen Sie in das Feld Ersetzen 3 den feh - lerhaften Text ein (z. B. »Merkmahl«). In das Feld Durch 4 tragen Sie den korrekten Text ein (in diesem Fall also »Merkmal«). Klicken Sie auf Hinzufügen 5, wird der Eintrag übernommen. Scrollen Sie einfach einmal durch die Liste der Begriffe unterhalb der Eingabefelder, um zu prüfen, was bereits standardmäßig von Excel korrigiert wird.
3. Benötigen Sie einen Eintrag nicht mehr oder soll dieser zukünftig durch eine andere Eingabe ersetzt werden, markieren Sie den entsprechenden Eintrag in der Liste und klicken auf Löschen.
4. Schließen Sie beide Dialogfenster mit einem Klick auf OK. Tippen Sie nun aus Versehen das Wort Merkmahl, greift die AutoKorrektur ein und ersetzt es sofort durch die korrekte Schreibweise.
Abkürzungen ersetzen
Nützlich ist die AutoKorrektur auch zum Ersetzen von Abkürzungen. Lassen Sie z. B. »DNA« durch Desoxyribonukleinsäure ersetzen oder Ihre Initialen durch Ihren ausgeschriebenen Namen. Beachten sollten Sie aber Groß- und Kleinschreibung.
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90 Excel 2016 – Schritt für Schritt erklärt
Eingaben beschränken und auf Gültigkeit prüfen
Möchten Sie eine Tabelle auswerten, die von anderen Personen gefüllt wird, kommt es nicht selten vor, dass in den einzelnen Zellen Inhalte stehen, die da nicht hingehören. Hierdurch wird die Auswer-tung erschwert, aber mit der Datenüberprüfung können Sie solche Fehleingaben verhindern.
Die erste Tabelle auf dem Arbeitsblatt Artikel der Beispieldatei 03.17-Datenüberprüfung.xlsx enthält Artikeldaten, Lagerplätze, La-gerbestand und Status. In der Spalte Status sollen nur Werte von 1 bis 8 eingegeben werden, eine Vorgabe, an die sich aber nicht jeder hält (siehe Zellen F6 1 und F11). Sie sollten hier die Eingabe auf die erlaubten Werte beschränken.
1. Markieren Sie die Zellen F3 bis F14, und klicken Sie in der Gruppe Datentools des Registers Daten auf Datenüberprüfung 2.
2. Der Dialog Datenüberprüfung wird nun mit dem aktiven Regis-ter Einstellungen geöffnet. Hier können Sie verschiedene Krite-rien für die Dateneingabe festlegen. Wählen Sie beispielsweise im Menü Zulassen 3 den Menüeintrag Ganze Zahl, können nur zutreffende Werte eingegeben werden.
3. Abhängig davon, was Sie unter Zulassen gewählt haben, passt sich die untere Hälfte der Dialogbox an. Sie können hier z. B. nach Wahl von zwischen 4 im Menü Daten die Grenzwerte für die Dateneingabe eintragen. Als Minimum geben Sie 1 und als Maxi-mum 8 ein. Bestätigen Sie die Kriterien mit einem Klick auf OK.
Benutzerdefinierte Fehlermeldung ausgeben
Im Register Fehlermeldung 5 können Sie noch eine indivi-duelle Fehlermeldung erzeugen, die angezeigt wird, sobald fehlerhafte Daten eingegeben werden. Bereits vorhandene ungültige Inhalte werden nicht bemängelt.
Gültigkeitsprüfung
Nachdem Sie Gültigkeitskriterien eingerichtet haben, prüfen Sie diese, indem Sie auf das Pfeilsymbol an der Schaltfläche Datenüberprüfung klicken. Im Auswahlmenü wählen Sie dann Ungültige Daten einkreisen. Falsche Eingaben werden dann in der Tabelle rot umkringelt.
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Kapitel 3: Daten eingeben 91
4. Sie können die Eingabe aber auch selbst über ein Auswahlmenü in der betref-fenden Zelle steuern, sodass bei der Dateneingabe keine ungültigen Daten vorkommen können. In der zweiten Ta-belle auf dem Arbeitsblatt Umsätze der Beispieldatei 03.17-Datenüberprüfung.xlsx soll in den Spalten Versicherung und Kategorie nur eine Auswahl der gültigen Werte als Liste zur Verfügung stehen. Dazu habe ich rechts neben der Tabelle Referenztabellen mit den gültigen Inhalten 6 angelegt.
5. Markieren Sie alle Werte in der Spalte Kategorie, und rufen Sie den Dialog Datenüberprüfung auf.
6. Wählen Sie im Dialog aus dem Kombi-nationsfeld Zulassen den Menüeintrag Liste. Als Datenquelle 7 markieren Sie die Zellen K3 bis K7 aus der Hilfstabelle Kategorie und schließen die Eingabe mit OK ab.
7. In der Umsatztabelle können Sie jetzt nur noch Werte aus der vorgegebenen Liste 8 auswählen. Fehleingaben sind nicht mehr möglich.
Dynamische Listen
Wenn Sie die Hilfstabellen als Tabellen formatieren (siehe den Abschnitt »Zellbereiche in Tabellenbereiche konvertieren« ab Seite 108), werden Änderungen in diesen Tabellen in die Datenüberprüfung übertragen.
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92 Excel 2016 – Schritt für Schritt erklärt
Datenreihen vervollständigen
In vielen Tabellen ist es notwendig, fortlaufende Beschriftungen zu erstellen, sei es eine Nummerierung, die Tage einer Woche oder ein-fach nur ein Datum. In der Datei 03.18-AutoAusfüllen.xlsx habe ich Ihnen die gängigsten Anwendungsfälle zum Üben zusammenge-stellt. Die einfachste Methode besteht darin, die Zelle zu markieren, die den Basiswert für die Liste bildet, und diesen Wert dann nach unten beziehungsweise rechts auszufüllen.
1. Markieren Sie dazu zunächst die Zelle B2 auf dem Arbeitsblatt Datumswerte. Klicken Sie jetzt auf das Autoausfüllkästchen 1, und ziehen Sie die Markierung bei gedrückter Maustaste nach unten bis zur letzten gewünschten Zelle. Der Mauszeiger muss dabei als schwarzes Kreuz sichtbar sein. Ist dies nicht der Fall, versuchen Sie gar nicht erst, den Vorgang weiterzuführen, denn er wird nicht gelingen.
2. Sie sehen, dass das Datum um jeweils einen Tag automatisch fortgesetzt wurde. Mit einem Klick auf Auto-Ausfülloptionen 2 können Sie die letzte Aktion anpassen. In dem folgenden Menü können Sie z. B. Wochentage ausfüllen 3 auswählen, woraufhin alle Wochenenden aus Ihrer Liste entfernt werden. Der Menü-befehl Zellen kopieren bewirkt hingegen, dass der Inhalt der Basiszelle nur kopiert, aber nicht verändert wird.
Wie Sie bei den weiteren Listen der Beispieldatei feststellen wer-den, ist die Autoausfüll-Funktion nicht auf Zahlen beschränkt. Excel erkennt auch Muster in Texteingaben und führt diese fort. Jedoch werden Sie feststellen, dass zwar Zahlen vor oder hinter einem Text erhöht werden, Zahlen, die mitten im Text stehen, werden jedoch nicht erkannt 4. Auch Quartale bilden eine Aus-nahme, sie werden nur bis 4 erhöht und beginnen dann wieder bei 1.
Smarttags
Mit Smarttags können Sie Ihre letzte Aktion noch einmal verfeinern beziehungsweise sich umentscheiden. Hier finden Sie viele Befehlsoptionen, die Sie sonst mühevoll im Menü-band suchen müssten. Sie verschwinden automatisch mit der nächsten Aktion. Dort gibt es im Regelfall den nächsten Smarttag.
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Kapitel 3: Daten eingeben 93
3. Auch mit Zahlenreihen können Sie ähnlich verfahren. Sie müssen dann aber mehrere Zellen zu Beginn der Liste markieren 5, be- vor Sie über das Autoausfüllkästchen die Markierung nach unten ziehen. Excel ermittelt die Differenz der Zahlen und setzt die Liste mit dieser Differenz fort (siehe das Arbeitsblatt Zahlen in der Beispieldatei).
4. Das Autoausfüllkästchen klappt auch bei Bezügen, was Ihnen viel Arbeit ersparen kann. Kopieren Sie z. B. die Zelle B4 6 mit dem Autoausfüllkästchen nach rechts. In der Zelle B4 steht, wie Sie in der Bearbeitungsleiste sehen können, =B2+B3. Wenn Sie sich die Inhalte der anderen Zellen in Zeile 4 ansehen, werden Sie feststellen, dass die Bezüge sinnvoll verändert wurden: Aus =B2+B3 wurde =C2+C3 usw.
Das heißt, wenn Sie eine Formel oder Funktion, die Bezüge ent-hält, nach rechts (oder links) kopieren, werden die Buchstaben in allen Bezügen angepasst. Kopieren Sie sie nach unten (oder oben), werden die Zahlen in allen Bezügen angepasst. Sie wer-den feststellen, dass dies eine der wichtigsten Aktionen in Ihrer täglichen Arbeit wird.
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Statistik ist mit von der Partie
Sollten Sie bei Zahlenreihen mehr als zwei Zellen markie-ren, wird die Zahlenreihe nicht wie beschrieben fortgesetzt, sondern der Trend wird berechnet. Dabei werden die Folge-werte nach der statistischen Methode der kleinsten Quadrate ermittelt.
94 Excel 2016 – Schritt für Schritt erklärt
Inhalte suchen und ersetzen
Sobald Ihre Tabellen eine gewisse Größe überschreiten oder sich gar über mehrere Arbeitsblätter erstrecken, kann schon mal schnel-ler die Übersicht verloren gehen. In der Arbeitsmappe 03.20-Jahres-übersicht.xlsx sind Umsatzzahlen über 12 Register verteilt und in einem zusammengefasst. Stellen Sie sich vor, Sie suchen alle Um-sätze über 1.000.000 €. Da hätten Sie beim Suchen durch genaues Hinschauen einiges zu tun. Excel bietet Ihnen hierzu einen komfor-tablen Dialog an.
1. Klicken Sie in der Gruppe Bearbeiten der Registerkarte Start auf die Schaltfläche Suchen und Auswählen 1.
2. Im Auswahlmenü klicken Sie auf den Befehl Suchen. Alternativ funktioniert auch die Tastenkombination (Strg)+ (F) (kleine Eselsbrücke: f wie finden).
3. Im Dialog Suchen und Ersetzen geben Sie in das Eingabefeld Su-chen nach 2 Ihren Suchbegriff ein. Neben den üblichen Zeichen sind hier auch die Metazeichen *, ? und ~ erlaubt. * steht für eine beliebig lange Zeichenkette, auch keine. ? steht für genau ein Zeichen. Anstelle des Fragezeichens muss also genau ein Zeichen stehen. ~ hebt die Sonderbedeutung der Metazeichen auf. Wenn Sie also nach ? suchen möchten, geben Sie ~? ein.
4. Klicken Sie, wenn nötig, auf die Befehlsschaltfläche Optionen 3, um alle Einstellmöglichkeiten einzublenden.
Suchen nach bestimmten Zahlengrößen
Da im Dialog Suchen und Ersetzen keine Bedingungen einge-geben werden können (etwa >1000000), müssen Sie 1.000.000 oder größer anders beschreiben. Die Funktion arbeitet mit einem reinen Textvergleich, Sie müssen also das beschreiben, was Sie sehen, und nicht das, was tatsächlich in der Zelle steht! Geben Sie also ein: ?.???.???. Damit werden alle Zahlen gefunden, in denen jeweils nach 3 Ziffern ein Punkt steht (vo-rausgesetzt, Sie verwenden Tausendertrennzeichen).
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Kapitel 3: Daten eingeben 95
5. Im Kombinationsfeld Durchsuchen 4 haben Sie die Auswahl zwischen Blatt und Arbeitsmappe. Wählen Sie Arbeitsmappe, um alle Arbeitsblätter zu durchsuchen.
6. Ob Sie in Spalten oder in Zeilen suchen, spielt eigentlich keine Rolle. Es wird in jedem Fall jeweils das gesamte Arbeitsblatt durchsucht. Hiermit geben Sie nur die Richtung vor, ob Zeile für Zeile oder Spalte für Spalte durchsucht wird.
7. Bei Suchen in geben Sie an, ob in den Werten, also in dem, was Sie sehen, in den Formeln oder Kommentaren gesucht werden soll. Wählen Sie hier Werte.
8. Ein Klick auf Weitersuchen 5 springt zum ersten Treffer. Über Alle suchen wird eine Liste mit allen Treffern zusammengestellt. In dieser Liste können Sie scrollen und durch Anklicken einzelner Zeilen 6 direkt zu dem gewünschten Wert springen.
9. Durch einen Klick auf das Registerblatt Ersetzen 7 werden eine Zeile und zwei Schaltflächen hinzugefügt. So kann der Suchbe-griff durch den neuen Begriff ersetzt werden. Klicken Sie hier auf Alle ersetzen, werden alle Fundstellen nach Bestätigung des Hinweisdialogs durch den neuen Begriff ersetzt. Mit einem Klick auf Schließen beenden Sie den Vorgang.
Suchoptionen
Im Kombinationsfeld Suchen in stehen Ihnen die Menüeinträ-ge Formeln, Werte und Kommentare nur im Register Suchen zur Verfügung. Im Register Ersetzen können Sie hier nur For-meln wählen.
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96 Excel 2016 – Schritt für Schritt erklärt
Benutzerdefinierte Listen erzeugen
Neben den Datenreihen, die Sie bereits kennengelernt haben, können Sie auch eigene, benutzerdefinierte Listen erstellen. So kann es z. B. notwen-dig sein, eine Monatsliste auf Spanisch zu erstellen, da Ihr Firmensitz in Spanien liegt. Die passende Liste habe ich in der Datei 03.19-Benutzerdefi-nierteListen.xlsx abgelegt.
1. Markieren Sie zunächst die spanischen Monatsnamen.
2. Um diese Liste dauerhaft zu speichern, öffnen Sie die Excel-Optionen über Datei > Optionen > Erweitert. Wählen Sie hier in der Gruppe Allge-mein die Befehlsschaltfläche Benutzerdefinierte Listen bearbeiten 1.
3. Spätestens jetzt erkennen Sie, wo z. B. Mo, Di, Mi usw. herkommen. Das Eingabefeld Liste aus Zellen importieren 2 ist bereits mit dem Bezug auf die von Ihnen markierten Zellen gefüllt. Ein Klick auf Importieren 3 übernimmt die markierten Monatsnamen in das Feld Benutzerdefinier-te Listen.
4. Jetzt nur noch zweimal mit OK bestätigen und Sie sind wieder auf Ihrem Arbeitsblatt. Hier können Sie die vorhandene Liste löschen, denn sie steht Ihnen jetzt dauerhaft zur Verfügung. Geben Sie einfach einen spanischen Monatsnamen ein, und vervollständigen Sie die Liste über das Autoausfüllkästchen.
AutoAusfüllen über das Menüband starten
Es ist manchmal gar nicht so einfach, dieses Ausfüllkästchen genau zu treffen. Oft reicht es aus, dass die Maus zu sensibel für diese Aktion eingestellt ist. Anstatt mit dem Ausfüllkästchen zu arbeiten, markieren Sie einfach den Wert, den Sie kopieren möchten, und alle Zellen, die gefüllt werden sollen. Wählen Sie dann im Register Start aus der Gruppe Bearbeiten die Schaltfläche Füllbereich. Hier wählen Sie Reihe, und im folgenden Dialog klicken Sie auf AutoAusfüllen. Abschließend bestätigen Sie mit OK.
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Inhalt 5
Inhalt
Start mit Excel ................................................................ 17
Vorwort .......................................................................................................... 18
Excel starten ................................................................................................ 20
Excel beenden ............................................................................................. 22
Was ist neu in Excel 2016? ..................................................................... 23
Die Programmoberfläche und ihre Elemente ................................ 24
Das Menüband ........................................................................................... 26
Die verschiedenen Registerkarten ..................................................... 27
Die Statusleiste ........................................................................................... 28
Das Menüband ein- und ausblenden ................................................ 29
Die Symbolleiste für den Schnellzugriff nutzen ........................... 30
Die Excel-Hilfe verwenden ..................................................................... 32
Schnell zwischen Arbeitsmappen wechseln .................................. 34
Excel-Dateien erstellen und bearbeiten ........................................................................... 35
Arbeitsmappe, Arbeitsblatt und Zelle .............................................. 36
Eine neue Excel-Datei anlegen ............................................................. 38
Eine Arbeitsmappe speichern ............................................................... 39
Speicheroptionen und Dateiformate ................................................ 40
Excel-Dateien in OneDrive speichern ................................................ 42
Inhalt 5
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6 Inhalt
Eine Excel-Datei öffnen ........................................................................... 43
Mehrere Arbeitsmappen parallel öffnen ......................................... 44
Sich in Excel-Arbeitsblättern bewegen ............................................ 45
Nützliche Tastenkombinationen zur Navigation in Arbeitsblättern ...................................................................................... 46
Neue Arbeitsblätter einfügen .............................................................. 48
Zwischen Arbeitsblättern wechseln .................................................. 49
Arbeitsblätter umbenennen ................................................................. 50
Arbeitsblätter gruppieren ...................................................................... 51
Arbeitsblätter verschieben und kopieren ........................................ 52
Arbeitsblätter ein- und ausblenden .................................................. 54
Eine Vorlage auswählen .......................................................................... 56
Eigene Vorlagen erstellen ...................................................................... 58
Eigene Vorlagen verwalten .................................................................... 59
Die Ansicht vergrößern und verkleinern .......................................... 60
Die verschiedenen Ansichten: Umbruchvorschau, Seitenlayout etc. ................................................ 62
Eine benutzerdefinierte Ansicht speichern .................................... 64
Zeilen und Spalten fixieren ................................................................... 65
Daten eingeben ............................................................ 67
So funktioniert die Dateneingabe in Excel ..................................... 68
Die Bearbeitungsleiste nutzen ............................................................ 70
Zahlen eingeben ........................................................................................ 71
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Inhalt 7
Datentypen und automatische Formatierung .............................. 72
Überblick über die Zahlenformate ..................................................... 74
Dezimalstellen ............................................................................................ 76
Währungsformate ..................................................................................... 77
Datum und Uhrzeit eingeben ............................................................... 78
Text eingeben .............................................................................................. 80
Text mit der Rechtschreibprüfung kontrollieren .......................... 81
Eigene Zellformate definieren ............................................................. 82
Eigene Datumsformate verwenden .................................................. 84
Nullwerte unterdrücken ......................................................................... 85
Inhalte kopieren, ausschneiden und einfügen ............................. 86
Inhalte löschen ........................................................................................... 88
Eingaben mit der AutoKorrektur überprüfen ................................ 89
Eingaben beschränken und auf Gültigkeit prüfen ...................... 90
Datenreihen vervollständigen ............................................................. 92
Inhalte suchen und ersetzen ................................................................ 94
Benutzerdefinierte Listen erzeugen .................................................. 96
Zellen und Bereiche ................................................. 97
Einzelne Zellen markieren ..................................................................... 98
Zeilen, Spalten und Arbeitsblatt markieren ................................... 99
Bereiche markieren ................................................................................... 100
Mit dem Namenfeld zu einer Zelle springen ................................. 101
Zellbereiche über »Gehe zu« ansteuern .......................................... 102
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8 Inhalt
Zellbereiche nach ihren Eigenschaften auswählen ..................... 103
Einen Zellbereich benennen .................................................................. 104
Einen Zellbereich auswählen ................................................................ 105
Bereichsnamen verwalten ..................................................................... 106
Zellbereiche in Tabellenbereiche konvertieren ............................. 108
Tabellenbereiche kopieren und ausschneiden .............................. 110
Daten über Drag & Drop in Tabellenbereichen verschieben ... 111
Zeilen und Spalten hinzufügen ........................................................... 112
Zeilen und Spalten löschen ................................................................... 113
Bereiche löschen ........................................................................................ 114
Die Zeilenhöhe und Spaltenbreite anpassen ................................. 115
Zeilen und Spalten ein- und ausblenden ......................................... 116
Daten gruppieren ...................................................................................... 117
Tabellen gestalten ..................................................... 119
Was ist eine gute Tabellengestaltung? ............................................ 120
Die Schrift ändern ...................................................................................... 122
Die Schriftfarbe ändern ........................................................................... 123
Rahmen ändern .......................................................................................... 124
Die Hintergrundfarbe und Muster ändern ..................................... 125
Die Textrichtung bestimmen ................................................................ 126
Den Inhalt der Zelle ausrichten ........................................................... 127
Mehrere Zellen verbinden und verbundene Zellen trennen ... 128
Formatierungen kopieren ...................................................................... 130
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Inhalt 9
Formate suchen und ersetzen .............................................................. 132
Eine Formatierung löschen .................................................................... 133
Effekte verwenden .................................................................................... 134
Zellenformatvorlagen und Designs übernehmen ....................... 136
Benutzerdefinierte Formatvorlagen erstellen und anpassen .............................................................................................. 137
Was ist eine bedingte Formatierung? ............................................... 138
Eine Regel für eine bedingte Formatierung erstellen ................ 140
Regeln in einer bestimmten Reihenfolge anwenden ................. 142
Formate mit Formeln bestimmen ...................................................... 144
Bedingte Formate suchen ...................................................................... 146
Bedingte Formate wieder löschen ..................................................... 147
Grafische Formate – Datenbalken, Farbskalen und mehr ........ 148
Sortieren und Auswerten ................................. 149
Ganze Tabellen sortieren ........................................................................ 150
Tabellenspalten von Hand sortieren ................................................. 151
Tabelle nach Formatmerkmalen sortieren ..................................... 152
Nach einer benutzerdefinierten Reihenfolge sortieren ............ 153
Den AutoFilter aktivieren ....................................................................... 154
Einen Textfilter anwenden .................................................................... 155
Nach Datumswerten filtern .................................................................. 156
Mit Farben und Symbolen filtern ........................................................ 157
Tabellen drehen .......................................................................................... 158
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10 Inhalt
Werte in Gruppen zusammenfassen ................................................ 160
Doppelte Datensätze entfernen .......................................................... 161
Das Prognoseblatt zur Trendanalyse nutzen ................................. 162
Was ist eine Pivot-Tabelle? .................................................................... 164
Eine Pivot-Tabelle erstellen ................................................................... 166
Pivot-Tabellen bearbeiten ...................................................................... 167
Details in der Pivot-Tabelle ein- und ausblenden ........................ 168
Pivot-Tabellen sortieren und filtern ................................................... 169
Datenschnitte und Zeitachsen zum Filtern nutzen .................... 170
Power Pivot ................................................................................................... 172
Ergebnisse zusammenfassen ............................................................... 173
Verschiedene Szenarien darstellen .................................................... 174
Analyse-Funktionen ................................................................................. 176
Access-Daten importieren ..................................................................... 178
Aus weiteren Datenquellen importieren ........................................ 180
Daten aus dem Internet importieren ................................................ 182
Formeln und Funktionen ................................... 183
So sind Formeln aufgebaut ................................................................... 184
Operatoren und Grundrechenarten .................................................. 186
Einfache Formeln eingeben ................................................................... 188
Relative und absolute Zellbezüge ....................................................... 189
Bezüge auf Arbeitsblätter oder Arbeitsmappen .......................... 190
Formeln kopieren und einfügen .......................................................... 191
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Inhalt 11
Berechnungsoptionen einstellen ........................................................ 192
Fehlermeldungen in Formeln ............................................................... 194
Fehlermeldungen beheben ................................................................... 196
Fehlerursachen per Formelüberwachung ermitteln .................. 197
Matrixformeln ............................................................................................ 198
Aufbau von Funktionen .......................................................................... 199
Funktionen manuell eingeben ............................................................. 200
Die Funktionsbibliothek ......................................................................... 202
Funktionen suchen ................................................................................... 204
Finanzmathematische Funktionen .................................................... 206
Mit RMZ die Ratenhöhe einer Finanzierung bestimmen ......... 207
Logische Funktionen ................................................................................ 208
Mit WENN Bedingungen prüfen ......................................................... 209
Textfunktionen ........................................................................................... 210
Aus einer Namensliste eine E-Mail-Adressliste erzeugen ....... 211
Datums- und Zeitfunktionen ................................................................ 212
Den letzten Tag eines Monats ermitteln ......................................... 213
Nachschlagen und Verweisen .............................................................. 214
Detaildaten zu einem Referenzwert finden ................................... 215
Mathematik und Trigonometrie .......................................................... 216
Eine Gesamtsumme abhängig von einer Bedingung ermitteln ................................................................................ 217
Wichtige Statistik-Funktionen ............................................................. 218
Zeitauswertung mit statistischen Funktionen ............................. 219
Funktionen verschachteln ..................................................................... 220
12 Inhalt
Diagramme und Grafiken ................................. 223
Den richtigen Diagrammtyp finden .................................................. 224
Ein Diagramm einfügen .......................................................................... 226
Den Diagrammtyp ändern ..................................................................... 228
Diagrammtypen kombinieren .............................................................. 229
Datenreihen oder Datenpunkte hinzufügen und entfernen ............................................................................................. 230
Datenquelle bearbeiten .......................................................................... 231
Achsen tauschen ........................................................................................ 232
Diagramm- und Achsentitel hinzufügen ......................................... 233
Die Diagrammfarbe ändern .................................................................. 234
Formatvorlagen nutzen .......................................................................... 235
Beschriftung und Legende anpassen ................................................ 236
Achsen formatieren .................................................................................. 237
Datenpunkte formatieren ...................................................................... 238
Diagramme in Bilder umwandeln ...................................................... 239
3D-Karte erstellen ..................................................................................... 240
Sparklines einfügen .................................................................................. 242
Sparklines bearbeiten .............................................................................. 243
Formen einfügen ....................................................................................... 244
Größe und Anordnung der Form verändern .................................. 245
Bilder und Onlinegrafiken einfügen .................................................. 246
8Inhalt 13
Drucken .................................................................................. 247
Seitenränder und Seitenumbrüche anpassen ............................... 248
Kopf- und Fußzeilen einfügen .............................................................. 249
Den Druckbereich festlegen .................................................................. 250
Im Hoch- oder Querformat drucken .................................................. 251
Die Druckvorschau nutzen ..................................................................... 252
Einen Drucktitel verwenden ................................................................. 254
Die Druckoptionen festlegen ................................................................ 255
Im Team arbeiten ........................................................ 257
Änderungen nachverfolgen .................................................................. 258
Änderungen anzeigen, annehmen oder ablehnen ..................... 259
Arbeitsmappen zusammenführen ..................................................... 260
Dateien dynamisch verknüpfen .......................................................... 261
Kommentare einfügen ............................................................................ 262
Bedienungshinweise in Textfeldern .................................................. 263
Arbeitsmappen zur gemeinsamen Bearbeitung veröffentlichen ................................................................. 264
Arbeitsmappen in der Cloud freigeben ............................................ 266
Berechtigungen für einzelne Bereiche zuweisen ......................... 267
Arbeitsblatt schützen .............................................................................. 268
Arbeitsmappe verschlüsseln ................................................................. 270
10
9
14 Inhalt
Makros und VBA .......................................................... 271
Makros aufzeichnen ................................................................................. 272
Makros ausführen ..................................................................................... 274
Eine Arbeitsmappe mit Makro speichern ........................................ 276
Makros als Schaltflächen anlegen ...................................................... 277
Den Funktionsumfang mit VBA erweitern ..................................... 278
Formulare anlegen .................................................................................... 280
Eigene Tabellenfunktionen erstellen ................................................ 284
Excel auf dem Tablet oder Smartphone ....................................................... 285
Die Excel-App laden und installieren ................................................ 286
Die App im Überblick ............................................................................... 288
Excel per Touchscreen steuern ............................................................. 290
Die Ansicht anpassen ............................................................................... 292
Die grundlegende Bedienung der Excel-App ................................. 294
Daten aus OneDrive öffnen ................................................................... 296
11
12
Inhalt 15
13 Tipps und Tricks ............................................................. 297
Das Menüband anpassen ....................................................................... 298
Excel mit Add-Ins erweitern .................................................................. 300
Tipps zu Add-Ins ......................................................................................... 301
Dokumente überprüfen .......................................................................... 302
Arbeitsmappen als Webseiten veröffentlichen ............................ 304
Sicherheit mit dem Trust Center ......................................................... 306
Verwenden von Formularsteuerelementen ................................... 308
Das Menüband per Tastenfolge bedienen ...................................... 310
Die Programmeinstellungen im Überblick ..................................... 312
Kontoeinstellungen vornehmen und nach Updates suchen .......................................................................................... 314
Nützliche Tastenkürzel ............................................................................ 315
Beispieldateien zum Buch ...................................................................... 320
Stichwortverzeichnis ................................................................................ 321
Stichwortverzeichnis
3D-Karte ..................................................... 225, 240#BEZUG! ................................................................ 106#WERT! ..................................................................... 82
AABS (Funktion) .................................................... 207Absoluter Bezug ................................................ 189Access .................................................................... 178Add-in
Power Pivot ..................................................... 172Solver ................................................................. 176
Add-In ............................................................. 27, 300aktivieren ......................................................... 301deaktivieren .................................................... 301suchen ............................................................... 300
Add-Inserwerben .......................................................... 300hinzufügen ..................................................... 300
Addition ................................................................ 186Analyse-Funktion .............................................. 176Änderung
annehmen/ablehnen ................................. 259auf einem neuen Blatt protokollieren ................................................ 258nachverfolgen ................................................ 258
Angeheftet .............................................................. 43Anordnen, Arbeitsblatt .............................. 52, 53Ansicht ...................................................................... 62
an Fenster anpassen ................................... 251anpassen ............................................................. 28Bearbeitungsleiste ausblenden ................. 70benutzerdefinierte .......................................... 64Excel-App ......................................................... 292fixieren ................................................................. 65
mehrere Arbeitsmappen .............................. 44Menüband ausblenden ................................ 44Normalansicht ....................................... 28, 249Seitenlayout .................................. 28, 248, 249Spalten ausblenden .................................... 116Spaltenbreite anpassen ............................. 115Umbruchvorschau ................................ 28, 248vergrößern .................................................. 28, 60verkleinern ................................................. 28, 60Zeilen ausblenden ........................................ 116Zeilenhöhe anpassen .................................. 115
App n Excel-AppArbeitsblatt .................................................... 24, 19
Ansicht anpassen ............................................ 28ausblenden ........................................................ 54Bereichsname beschränken auf ............. 104Bezug auf anderes ....................................... 190Daten eingeben ....................................... 68, 70einblenden ......................................................... 54einfügen .............................................................. 48einfügen (in Excel-App) ............................. 289Element ausblenden ................................... 116Gestaltung ...................................................... 114gruppieren .......................................................... 51Inhalte nach Eigenschaft auswählen ....................................................... 103Inhalt löschen ........................................... 72, 88kopieren ....................................................... 52, 53löschen (in Excel-App) ................................ 289markieren ........................................................... 99mehrere gleichzeitig bearbeiten ............... 51Navigation in .................................................... 45neues .................................................................... 48schützen ........................................................... 268Spaltenbreite .................................................. 115
Tabellenbereich ............................................. 113umbenennen ..................................................... 50umbenennen (in Excel-App) .................... 289verschieben ................................................ 52, 53wechseln ............................................................. 49Zahlenformat zuweisen ............................... 74Zeilenhöhe ...................................................... 115
Arbeitsblattregister ..................................... 25, 49anpassen ............................................................. 49Arbeitsblätter gruppieren ............................ 51Blatt umbenennen ......................................... 50neues Blatt einfügen ..................................... 48Registerfarbe zuweisen ................................ 50sortieren ...................................................... 52, 53
Arbeitsmappe ......................................... 24, 36, 19als PDF speichern ............................................ 41als Webseite veröffentlichen ................... 304anlegen ................................................................ 38auf Probleme prüfen ................................... 302Bezug auf andere ......................................... 190Dateiformat ...................................................... 41Daten eingeben ....................................... 68, 70eigene Vorlage erstellen ............................... 58freigeben .......................................................... 264gemeinsam bearbeiten ................... 264, 266konvertieren ...................................................... 41leere ....................................................................... 24mehrere ....................................................... 34, 44mit Kennwort ................................................. 270mit Makros speichern ................................. 276öffnen ................................................................... 43schützen ........................................................... 270speichern .............................................. 22, 39, 40vergleichen ...................................................... 260verschlüsseln .................................................. 270
Stichwortverzeichnis 321
322 Stichwortverzeichnis
verwalten ............................................................ 39Vorlage auswählen ......................................... 56wechseln per Taskwechsler ......................... 34zuletzt verwendete .......................... 20, 24, 43zusammenführen ........................................ 260
Argument ............................................................. 199Arrayformel n MatrixformelAusblenden
Arbeitsblatt ........................................................ 54Zeilen und Spalten ....................................... 116
Ausrichtung ............................................... 127, 251Einzug ............................................................... 127horizontale ...................................................... 127linksbündig ..................................................... 127rechtsbündig .................................................. 127vertikale ............................................................ 127zentriert ............................................................ 127
Ausschneiden ........................................................ 86Tabellenbereich ............................................. 110
Auswahl drucken .................................... 250, 255Auswahlmenü ....................................................... 19Auswerten ........................................................... 149AutoAusfüllen ....................................................... 92AutoFilter .......................................... 126, 150, 154
Pivot-Tabelle ................................................... 169Tastenkombination ..................................... 154
AutoKorrektur ........................................................ 89AutoVervollständigung .................................. 200
BBalkendiagramm ............................................... 224Bearbeitungsleiste ............................... 25, 68, 70
ausblenden ........................................................ 70Bearbeitungsmodus ........................................... 68Bedingte Formatierung .............. 138, 140, 152
absoluter Bezug ............................................ 145Bedingungsausdruck .................................. 144Datenbalken ................................................... 148doppelte Werte .............................................. 139
Farbskala .......................................................... 148Formatierungsregeln .................................. 139Regel löschen ................................................. 147Regeln verwalten .......................................... 143Regeln zum Hervorheben von Zellen ... 140Regelreihenfolge festlegen ....................... 142suchen ............................................................... 146Symbolsätze ................................................... 148Werte ausblenden ........................................ 148
Bedingungsausdruck ....................................... 209Befehl
per Tastenkombination ................................ 45wiederholen .......................................... 130, 238
Befehlsschaltfläche .......................................... 281Beispieldateien ................................... 18, 98, 320Benennen
Bereich .............................................................. 104Zelle .................................................................... 104
Benutzeroberfläche ............................................ 24anpassen .......................................................... 314Menüband .................................................. 26, 29Registerkarte ..................................................... 27
Berechnungsfehler ........................................... 194Berechnungsoptionen .................................... 192
automatisch ................................................... 193manuell ............................................................ 193
Bereich ................................................................... 100als Tabelle formatieren .............................. 108benennen ......................................................... 104Berechtigung für .......................................... 267entfernten aktivieren .................................. 102markieren .............................................. 100, 102per Namen ansteuern ................................ 105Tabellenbereich ............................................. 108über Eigenschaft auswählen .................. 103umbenennen .................................................. 106
Bereichsname ..................................................... 104ansteuern .................................... 101, 102, 105Gültigkeit auf Arbeitsblatt beschränken ................................................... 104Navigation per .............................................. 105
verwalten ......................................................... 106Beschränken, Dateneingabe .................... 90, 91Bezug ................................... 37, 93, 145, 184, 185
absoluter ................................................ 145, 189aktualisieren .................................................. 190auf Arbeitsblatt ............................................ 190auf Arbeitsmappe ........................................ 190relativer ............................................................ 189
Bild .......................................................................... 246komprimieren ................................................ 246
Blattschutz ................................................. 267, 268Formeln ausblenden ................................... 269
Buchhaltung (Zahlenformat) .......................... 74Button ....................................................................... 19
CCloudspeicher ........................................................ 42COM-Add-Ins ...................................................... 172CSE-Formel n Matrixformel
DDarstellung
anordnen ............................................................ 44Menüband ausblenden ................................ 44
Datei .......................................................................... 19anlegen ................................................................ 38Excel als Standardprogramm festlegen 21Format ................................................................. 41Kompatibilitätsmodus .................................. 41konvertieren ...................................................... 41mehrere öffnen ........................................ 34, 44öffnen ................................................................... 43speichern .............................................. 22, 39, 40wechseln per Taskwechsler ......................... 34
Datenausblenden ..................................................... 116bereinigen ....................................................... 161
Stichwortverzeichnis 323
Beschriftung ................................................... 236doppelte entfernen ...................................... 161Eingabe korrigieren ................................ 68, 72eingeben ..................................................... 68, 70filtern ................................................................. 154gruppieren ....................................................... 117importieren ..................................................... 178Legende ............................................................ 236vervollständigen .............................................. 92
Datenanalyse ...................................................... 176Datenpunkt ......................................................... 229
ausblenden ..................................................... 230entfernen ......................................................... 230formatieren .................................................... 238hinzufügen ..................................................... 230
Datenquelle ......................................................... 180Datenreihe ........................................................... 229
ausblenden ..................................................... 230entfernen ......................................................... 230formatieren .................................................... 234hinzufügen ..................................................... 230
Datenschnitt ....................................................... 170Tabellenbereich ............................................. 171
Datenschutz .......................... 259, 302, 303, 306Datentabelle ............................................. 176, 236Datenüberprüfung .................................... 90, 192
Referenzliste erstellen ................................ 161Datum ........................................................ 73, 78, 84
aktuelles einblenden ...................................... 78=JETZT() ............................................................... 78
Datums- und Uhrzeitfunktionen ............... 212DATUM .............................................................. 212DATWERT ......................................................... 212HEUTE ............................................................... 212JAHR ................................................................... 212JETZT .................................................................. 212KALENDERWOCHE ....................................... 212MINUTE ............................................................ 212MONAT ............................................................. 212MONATSENDE ................................................ 213NETTOARBEITSTAGE .................................... 212
SEKUNDE .......................................................... 212STUNDE ............................................................ 212TAG ........................................................... 212, 213WOCHENTAG ................................................. 212
DDE n Dynamisch verknüpfenDesign .................................................................... 136
Designfarbe .................................................... 123Dezimalstelle ......................................................... 76Diagramm ............................................................ 223
Achsen formatieren .................................... 237Achsen tauschen .......................................... 228Achsentitel ...................................................... 233Beschriftung ................................................... 236Datenbereich ................................................. 230Datenquelle bearbeiten ............................ 231Diagrammtitel .............................................. 233Diagrammtyp ändern ................................ 228einfügen ........................................................... 226Elemente .......................................................... 233empfohlene ..................................................... 226formatieren .................................................... 234Formatvorlage ............................................... 235Größe anpassen ............................................ 226in Bild umwandeln ...................................... 239kombinieren ................................................... 229kopieren ............................................................ 239Legende .................................................. 226, 236Linie glätten ................................................... 229Nullpunkt verschieben ............................... 237Pivot-Tabelle ................................................... 232Treemap ............................................................ 231verschieben ..................................................... 227Vorlage speichern ......................................... 236Zeilen und Spalten tauschen ................... 232
Diagrammtypen3D-Karte ........................................................... 225Balkendiagramm .......................................... 224Flächendiagramm ....................................... 225Histogramm ................................................... 225Kastengrafikdiagramm ............................. 225Kreisdiagramm .............................................. 224
Kursdiagramm .............................................. 225Liniendiagramm ........................................... 224Netzdiagramm .............................................. 225Oberflächendiagramm .............................. 225Punktdiagramm ........................................... 225Säulendiagramm ......................................... 224Sunburst-Diagramm .................................. 225Treemap-Diagramm ................................... 225Verbunddiagramm ...................................... 225Wasserfalldiagramm .................................. 225
Dialogfenster ......................................................... 19Division ................................................................. 186Dokumentprüfung ................................. 276, 302Doppelte Datensätze entfernen ................. 161Drag & Drop ........................................................... 19Dreisatz ................................................................. 187Drucken ................................................................. 247
Auswahl ........................................................... 250Auswahl drucken .......................................... 255Druckbereich .................................................. 250Druckbereich verschieben ......................... 250Druckerauswahl ............................................ 255Drucktitel ......................................................... 254Exemplare ........................................................ 255Kommentar ..................................................... 262nur bestimmte Seiten ................................. 255Optionen .......................................................... 255Skalierung ........................................................ 255Umbruchvorschau ....................................... 248Zoomfaktor ........................................................ 60
Druckvorschau n SeitenansichtDynamisch verknüpfen .................................. 261
EEinfügen .................................................................. 86
Kommentar ..................................................... 262neues Arbeitsblatt .......................................... 48Optionen .......................................................... 130Textfeld ............................................................. 263
324 Stichwortverzeichnis
Eingabebeschränken ...................................................... 90korrigieren .......................................................... 72löschen ................................................................. 72per Liste beschränken .................................... 91rückgängig machen ....................................... 73
Eingabefeld ............................................................. 19Einheit, benutzerdefinierte verwenden ..... 82Einzug .................................................................... 127Entwicklertools (Registerkarte) ................... 272Erste Zeile fixieren ............................................ 109Excel
aktualisieren .................................................. 314als Standardprogramm festlegen ............ 21App ........................................................................ 23beenden ............................................................... 22starten ................................................................. 20
Excel-App .............................................................. 286aktualisieren .................................................. 286Ansicht anpassen ......................................... 292Arbeitsblatt einfügen ................................. 289Arbeitsblatt löschen .................................... 289Arbeitsblatt umbenennen ........................ 289Arbeitsmappe freigeben ........................... 288Arbeitsmappe öffnen ................................. 296Bearbeitungsleiste ....................................... 292Einstellungen ................................................. 289Fenster fixieren ............................................. 293Freitexteingabe ............................................. 295Gitternetzlinien ............................................ 292installieren ...................................................... 286Markierung erweitern ................................ 294öffnen ................................................................ 286OneDrive .......................................................... 296QuickInfo ......................................................... 293Rückgängig ..................................................... 288Spaltenbreite ändern .................................. 294Spalten markieren ....................................... 294Spracheingabe ............................................... 295Statuszeile ....................................................... 289Tastatur einblenden .................................... 294
Tastaturlayout ............................................... 295Überblick .......................................................... 288wiederholen .................................................... 288Zeilen markieren ........................................... 294Zelle markieren ............................................. 294
Excel-Optionen ........................................ 193, 312Add-Ins .............................................................. 313Allgemein ........................................................ 312Erweitert .......................................................... 313Formeln ............................................................ 312Menüband anpassen .................................. 313Nullwert unterdrücken ................................. 85Speichern ......................................................... 312Speicheroptionen ............................................ 40Sprache ............................................................. 312Sprachpakete nachinstallieren ............... 312Symbolleiste für den Schnellzugriff .......................................... 30, 313Trust Center .................................................... 313
Exponentialschreibweise .................................. 71Exportieren
PDF ........................................................................ 41XPS ......................................................................... 41
Externe Daten n Importieren
FFALSCH ................................................................... 209Farbe ....................................................................... 120
Designfarbe .................................................... 123filtern nach ..................................................... 157Füllfarbe ........................................................... 125Hintergrund .................................................... 125Hintergrundfarbe ......................................... 125Registerfarbe zuweisen ................................ 50Schrift ................................................................ 123Standardfarbe ............................................... 123Zahl markieren ................................................. 83
Farbverlauf ........................................................... 234
Fehler#### ......................................................... 115, 249#BEZUG! ................................................. 106, 195#DIV/0! ............................................................. 195ermitteln ............................ 194, 195, 196, 197Fehlermeldung .............................................. 195Fehlerwert ....................................................... 194#NAME? ............................................................ 195#NULL! .............................................................. 195#NV .................................................................... 195vermeiden ........................................................ 192#WERT! ...................................................... 82, 195#ZAHL! .............................................................. 195
Fensteranordnen ............................................................ 44wechseln ..................................................... 34, 44
FilternAutoFilter ............................................... 150, 154Bedingungen verknüpfen ......................... 155benutzerdefinierte AutoFilter ................. 155Datumswerte ................................................. 156mehrere ............................................................ 157nach Symbolen .............................................. 157nach Zellenfarbe ........................................... 157Pivot-Tabelle ................................................... 169spaltenübergreifend ................................... 157Stellvertreterzeichen ................................... 155Textfilter ........................................................... 155Zeiträume ........................................................ 156
Finanzmathematische FunktionenAUSZAHLUNG ................................................ 206BW ...................................................................... 206GDA .................................................................... 206KUMKAPITAL ................................................... 206LIA ....................................................................... 206RENDITE ........................................................... 206RMZ .................................................................... 207
Fingereingabe ..................................................... 290Fixieren ..................................................................... 65
erste Zeile ......................................................... 109
Stichwortverzeichnis 325
Formdrehen ............................................................... 245einfügen ........................................................... 244Geometrie ändern ....................................... 245Größe ändern ................................................. 245Linie .................................................................... 244Seitenverhältnis ............................................ 244
Formatautomatische Formatierung ...................... 72Datum .................................................................. 73Formatpinsel .................................................. 131löschen ....................................................... 88, 133Suchen und Ersetzen ................................... 132Text ........................................................................ 80Textformat ......................................................... 71übertragen ............................................ 131, 133zuweisen ............................................................. 74
Formatcodes .......................................................... 83Formatierung ............................................ 114, 120
bedingte ....................................... 138, 140, 152Diagramm ....................................................... 234kopieren ............................................................ 130löschen .............................................................. 133Tastenkombination ..................................... 316
Formatvorlage .................................................... 136Formel ............................................................. 69, 183
Aufbau .............................................................. 184Bestandteile .................................................... 185eingeben .......................................................... 188Excel-Optionen .............................................. 312Fehler ............................................. 194, 196, 197kopieren ............................................................ 191Leerzeichen verwenden ............................. 188neu berechnen ............................................... 192verschieben ..................................................... 191
Formelüberwachung ....................................... 197Berechnungsschritte anzeigen ............... 197Formelüberprüfung .................................... 197Spur zum Nachfolger .................................. 197
Spur zum Vorgänger ................................... 197Überwachungsfenster ............................... 197Zirkelbezüge ................................................... 197
FormularEigenschaften ändern ................................ 280erstellen ............................................................ 280Formularsteuerelemente .......................... 277
Freigeben .................................................... 264, 266Freigabe zurücknehmen ........................... 265
Funktion ..................................... 69, 183, 185, 199Argument ........................................................ 199Aufbau .............................................................. 199eingeben .......................................................... 204Excel-Option ................................................... 312Fehler ............................................. 194, 196, 197Funktionsbibliothek .................................... 202Hilfe .......................................................... 201, 205manuell eingeben ........................................ 200MTRANS ............................................................ 159neu berechnen ............................................... 192suchen ........................................................ 32, 204verschachteln ................................................. 220verschieben ..................................................... 191
FunktionskategorienCubefunktionen ............................................ 202Datenbankfunktionen ............................... 202Datums- und Uhrzeitfunktionen .......... 202Finanzmathematische Funktionen ...... 202Informationsfunktionen ........................... 202Kompatibilitätsfunktionen ...................... 202Logische Funktionen ................................... 203Mathematische und trigonometrische Funktionen ...................................................... 203Nachschlage- und Verweisfunktionen 203Statistische Funktionen ............................. 203Technische Funktionen .............................. 202Textfunktionen .............................................. 203
Fußzeile ................................................................. 249
GGehe zu ....................................................... 102, 146
Zelle aktivieren .............................................. 102Gestaltung ................................................. 114, 120Grundrechenarten ........................................... 186Gruppieren ........................................................... 117
Arbeitsblätter .................................................... 51aufheben .................................................. 51, 160Werte ................................................................. 160
Gültigkeit prüfen .................................................. 90
HHilfe ........................................................................... 32
Funktion ................................................. 201, 205Was möchten Sie tun? (Eingabefeld) ..... 33
HinzufügenSpalte (in Tabellenbereich) ....................... 112Zeile (in Tabellenbereich) .......................... 112
Hochformat ......................................................... 251Hochgestellt ........................................................ 122Hyperlink n Link
IIcon ............................................................................ 19Importieren ..................................... 178, 180, 182
Access-Daten .................................................. 178aus dem Web ................................................. 182Daten aktualisieren .................................... 179Datenbankabfragen ................................... 181Microsoft Query ............................................ 180SQL-Server ........................................................ 180XML-Dateien .................................................. 180
Inhalte aktivieren .............................................. 272
326 Stichwortverzeichnis
KKennwort vergeben ......................................... 269Kombinationsfeld ................................................ 19Kommentar ......................................................... 263
anzeigen ........................................................... 262bearbeiten ....................................................... 262drucken ............................................................. 262einfügen ........................................................... 262entfernen ......................................................... 302Kommentarfenster ...................................... 262löschen ....................................................... 88, 262
Kompatibilitätsmodus ....................................... 41Konsolidieren ...................................................... 173Konstante ............................................................. 185Kontextmenü ......................................................... 19
per Tastenkombination aufrufen .......... 311Konto
abmelden ......................................................... 314Einstellungen ................................................. 314Foto ändern .................................................... 314wechseln .......................................................... 314
Kontrollkästchen .................................................. 19Konvertieren ........................................................... 41Kopfzeile ..................................................... 249, 253Kopieren ................................................................... 86
Arbeitsblatt ................................................ 52, 53Formatierung ................................................. 130Formel ............................................................... 191Tabellenbereich ............................................. 110
Korrektur, Änderung nachverfolgen .......... 258Kreisdiagramm .................................................. 224Kursdiagramm ................................................... 225
LLegende ................................................................. 236
Position ............................................................. 236Liniendiagramm ................................................ 224
Link ............................................................................. 19löschen ................................................................. 88
Logarithmische Skalierung ........................... 237Logische Funktionen
FALSCH .............................................................. 208NICHT ................................................................ 208ODER .................................................................. 208UND ................................................................... 208WAHR ................................................................ 208WENN ............................................ 208, 209, 220WENN-Beispiel .............................................. 209WENNFEHLER ................................................ 208WENNNV ......................................................... 208WENNS ............................................................. 208XODER ............................................................... 208
Löschen .................................................................... 88bedingte Formatierung ............................. 147Format .............................................................. 133Formatvorlage ............................................... 137Kommentar ..................................................... 262Spalte (in Tabellenbereich) ....................... 113Zeile (in Tabellenbereich) .......................... 113
MMakro ........................................................... 271, 274
Arbeitsmappe mit Makros speichern .......................................................... 276aufzeichnen .................................................... 272Aufzeichnung beenden .............................. 273ausführen ........................................................ 274bearbeiten ....................................................... 275Debugger ......................................................... 275löschen .............................................................. 275personal.xlsb .................................................. 273persönliche Makroarbeitsmappe .......... 273relative Aufzeichnung ................................ 273Schaltfläche für ............................................. 277Sicherheitseinstellungen ........................... 275Tastenkombination festlegen ................. 275
Markieren ................................................................ 86Arbeitsblatt ........................................................ 99Bereich .................................................... 100, 102Spalte .................................................................... 99Tabellenbereich ............................................. 110Tastenkombination ..................................... 316Zeile ....................................................................... 99Zelle ....................................................................... 98
Mathematische und trigonometrische Funktionen
AGGREGAT ............................................. 216, 219COS ..................................................................... 216COT ..................................................................... 216GANZZAHL ...................................................... 216GERADE ............................................................ 216KÜRZEN ............................................................ 216REST .................................................................... 216SIN ....................................................................... 216SUMME ............................................................. 216SUMMEWENN ............................................... 216SUMMEWENNS ................................... 216, 217TAN ..................................................................... 216TEILERGEBNIS ................................................. 217UNGERADE ...................................................... 216ZUFALLSZAHL ................................................. 216
Matrixformel ............................................ 184, 198Mausmodus ........................................................ 290Menüband ...................................................... 25, 26
anpassen ................................................ 272, 298Anzeigeoptionen ..................................... 25, 29ausblenden ................................................ 29, 44einblenden ......................................................... 29Excel-App ......................................................... 288per Tastatur bedienen ................................ 310Register umbenennen ................................ 298Schaltfläche für Makro .............................. 277Schaltfläche hinzufügen ........................... 299
Microsoft-Benutzerkonto ................................. 42MONATSENDE (Funktion) .............................. 213MTRANS ................................................................ 159Multiplikation ..................................................... 186
Stichwortverzeichnis 327
NNachkommastelle ............................................... 71Nachschlage- und Verweisfunktionen
INDEX ................................................................ 214PIVOTDATENZUORDNEN ........................... 214SPALTE ................................................................ 214SPALTEN ............................................................ 214SVERWEIS ............................................... 214, 215VERGLEICH ...................................................... 214WVERWEIS ...................................................... 214ZEILE ................................................................... 214ZEILEN ............................................................... 214
Namenfeld .................................................... 25, 101Zelle aktivieren .............................................. 101
Namens-Manager ............................................ 106Navigation
per Bereichsname ........................................ 105Tastenkombination ..................................... 315
Netzdiagramm ................................................... 225Neuberechnung n BerechnungsoptionenNormalansicht ...................................................... 28Nullwert unterdrücken ...................................... 85
OObjekt
drehen ............................................................... 134einbetten ......................................................... 261
Office-Hintergrund ........................................... 314Öffnen ....................................................................... 43
mehrere Arbeitsmappen .............................. 44Sicherheitswarnung .................................... 306
OLE n Objekt einbettenOneDrive .............................................. 42, 264, 266
Excel-App ......................................................... 296Verzeichnis ......................................................... 42
Onlinegrafik ........................................................ 246Online-Hilfe ............................................................ 32
Operand ................................................................ 186Operator ...................................................... 185, 186
Vergleich ................................................ 208, 209Vergleichsoperator ...................................... 209Verkettung ...................................................... 210
Optionen n Excel-OptionenOptionsfeld ............................................................. 19OwnCloud ............................................................ 264
PPDF ............................................................................. 41personal.xlsb ............................................. 273, 278Persönliche Daten entfernen ....................... 303Pinselfunktion .................................................... 131Pivot-Chart ........................................................... 232Pivot-Tabelle ........................................................ 164
Aufbau .............................................................. 165bearbeiten ....................................................... 167Datenbasis ...................................................... 164Datenschnitt .................................................. 170Details ein- und ausblenden ................... 168Diagramm ....................................................... 232erstellen ............................................................ 166Felder erweitern/reduzieren .................... 168Feldliste ............................................................ 166filtern ................................................................. 169Layout ............................................................... 168Prinzip ............................................................... 165sortieren ........................................................... 169Spaltenbeschriftung ................................... 167Tabellenbereich ............................................. 165Wertefeld ......................................................... 167Wertefilter ....................................................... 169Zahlenformat ................................................ 167Zeilenbeschriftung ............................. 167, 168Zeitachse .......................................................... 171
Potenzrechnung ................................................ 186Power Pivot .......................................................... 172
PrognoseKonfidenzgrenze ........................................... 163Prognoseblatt ................................................ 162Prognoseende ................................................ 162
Programmstart ..................................................... 20Projekt-Explorer ................................................. 278Prozedur hinzufügen ....................................... 279Prozentrechnung ............................................... 186Prozent (Zahlenformat) ..................................... 75Punktdiagramm ................................................. 225
QQuerformat ......................................................... 251QuickInfo ....................................................... 19, 293
RRahmen ................................................................. 124Rechengenauigkeit festlegen ......................... 71Rechtschreibprüfung .......................................... 81Referenzliste erstellen ..................................... 161Regel ....................................................................... 138
erstellen ............................................................ 140Reihenfolge festlegen ................................. 142verwalten ......................................................... 143
Registerkarte .................................................. 25, 27benutzerdefinierte ....................................... 298Entwicklertools ............................................. 272umbenennen .................................................. 298
Relativer Bezug ................................................... 189RMZ (Funktion) .................................................. 207
SSäulendiagramm .............................................. 224Schaltfläche ............................................................ 19Schleife .................................................................. 279
328 Stichwortverzeichnis
Schrift ..................................................................... 120Farbe .................................................................. 123Größe anpassen ............................................ 122Schriftart ändern .......................................... 122Serifen ............................................................... 121WordArt ............................................................ 134
Schützen ..................................................... 302, 306Seitenansicht ...................................................... 252Seitenanzahl ....................................................... 252Seitenausrichtung ............................................ 251Seitenlayout .................. 28, 248, 249, 250, 251Seitenränder ............................................. 248, 253Seitenumbruch .................................................. 248
Vorschau ............................................................. 28Sekundärachse ................................................... 229Serifen .................................................................... 121Sicherheit ............................................................. 267
Trust Center .................................................... 275Warnung beim Speichern ......................... 306Warnung nach dem Öffnen .................... 306
Skalierung ............................................................ 251Solver ...................................................................... 176Sonst-Zweig ......................................................... 209Sortieren ..................................................... 149, 153
Arbeitsblatt ................................................ 52, 53mehrere Sortierkriterien ............................ 153nach Schriftfarbe .......................................... 152nach Zellenfarbe ........................................... 152nach Zellensymbol ....................................... 152Pivot-Tabelle ................................................... 169Tabellenspalten sortieren ......................... 151Tabelle sortieren ........................................... 150
Spalteausblenden ..................................................... 116automatisch anpassen .............................. 115Breite ....................................................... 112, 115fixieren ................................................................. 65hinzufügen in Tabellenbereich ............... 112löschen in Tabellenbereich ....................... 113markieren ........................................................... 99verschieben ..................................................... 151
Sparklines ............................................................. 242bearbeiten ....................................................... 243Datenbereich ................................................. 242Gewinn/Verlust ............................................. 243negative Punkte ............................................ 243Positionsbereich ............................................ 242
Speichern .................................................. 22, 39, 40allgemeine Optionen .................................. 270als PDF ................................................................. 41Excel-Optionen .............................................. 312mit Makros ...................................................... 276OneDrive ............................................................. 42Optionen ............................................................. 40Sicherheitswarnung .................................... 306Standardspeicherort ................................... 312Tastenkombination ........................................ 40Tools ................................................................... 270
Sprache .................................................................. 312Standardspeicherort ........................................ 312Standard (Zahlenformat) .................................. 74Statistische Funktionen
ANZAHL ............................................................ 218ANZAHL2 ......................................................... 218KGRÖSSTE ........................................................ 218KKLEINSTE .............................................. 218, 219MAX .................................................................... 218MEDIAN ............................................................ 218MIN .................................................................... 218MITTELWERT ......................................... 218, 219RANG.GLEICH ....................................... 218, 219ZÄHLENWENN ............................................... 218ZÄHLENWENNS ............................................. 218
Statusleiste ..................................................... 25, 28anpassen ............................................................. 28
Subtraktion .......................................................... 186Suchen .................................................... 32, 94, 155
bedingte Formate ........................................ 146Funktion ........................................................... 204Vorlage ................................................................. 57
Suchen und Ersetzen ....................................... 132SVERWEIS ............................................................. 159
Symbolleiste für den Schnellzugriff ..... 25, 30anpassen ............................................................. 30
Syntaxfehler ........................................................ 194Szenario-Manager .................................. 174, 207
Szenarien abrufen ........................................ 175
TTabelle
formatieren .................................................... 108Gestaltung ...................................................... 120Spalten/Zeilen markieren ......................... 151transponieren ................................................ 158
Tabellenbereich ........................................ 108, 231auflösen ........................................................... 114ausschneiden ................................................. 110Blattaufbau .................................................... 113Datenschnitt .................................................. 171Daten verschieben ....................................... 111konvertieren ................................................... 114kopieren ............................................................ 110markieren ........................................................ 110Pivot-Tabelle ................................................... 165Spaltenbreite .................................................. 112Spalten verschieben .................................... 111Teilergebnis ..................................................... 114Zeilen oder Spalten hinzufügen ............. 112Zeilen oder Spalten löschen ..................... 113
Tablet ...................................................................... 285TAG (Funktion) .................................................... 213Taskwechsler .......................................................... 34Tastenkombination ................................... 19, 315
Arbeitsblatt wechseln ................................... 49AutoFilter ......................................................... 154Befehl wiederholen ..................................... 238Formatieren .................................................... 316für Makro festlegen ..................................... 275Kontextmenü aufrufen .............................. 311Markieren ........................................................ 316Menübandbefehl auswählen ..................... 45
Stichwortverzeichnis 329
Navigation ...................................................... 315Navigation in Arbeitsblättern ................... 46Neuberechnung ............................................ 193speichern ............................................................. 40Zellbearbeitung ............................................. 317
Tausendertrennzeichen .................................... 71Teamarbeit ........................................................... 302Teilergebnis ......................................................... 160
Gliederungsebene ........................................ 160gruppieren ....................................................... 160Tabellenbereich ............................................. 114Zusammenfassfunktion ............................ 160
Text ............................................................................. 80Ausrichtung .................................................... 127Einzug ............................................................... 127Rechtschreibprüfung ..................................... 81Texteffekte ....................................................... 134Textfilter ........................................................... 155Text (Zahlenformat) ....................................... 75
Textfeld .................................................................. 263ausblenden ..................................................... 263
Textfunktionen .................................................. 210Beispiele ........................................................... 211CODE .................................................................. 210GLÄTTEN ........................................................... 210LÄNGE ............................................................... 220LINKS .............................................. 210, 211, 220RECHTS ................................................... 210, 220SUCHEN ............................................................ 210TEIL ........................................................... 210, 215VERKETTEN ..................................................... 210WERT ................................................................. 210ZEICHEN ........................................................... 210
Tiefgestellt ........................................................... 122Touchmodus ....................................................... 290Transponieren ........................................... 158, 159Trendanalyse ....................................................... 162Trennen ................................................................. 129
Trust Center ..................................... 275, 303, 313Datenschutzoptionen ................................ 303vertrauenswürdige Dokumente ............ 307vertrauenswürdiger Speicherort ........... 307
UUhrzeit ....................................................... 78, 79, 84Umbenennen, Arbeitsblatt .............................. 50Umbruchvorschau .................................. 248, 250Update ................................................................... 314URL .......................................................................... 305
VVBA ...................................................... 271, 278, 308
Add-Ins .............................................................. 284Befehlsschaltfläche ..................................... 281Beschriftungsfenster ................................... 280Codefenster ..................................................... 282Ereignisprozedur ........................................... 281Fehlerbehandlung ....................................... 283Formulareigenschaften ändern ............. 280Formular erstellen ....................................... 280For-Schleife ...................................................... 279Funktion ........................................................... 284Modul ................................................................ 278personal.xlsb .................................................. 278Projekt-Explorer ............................................ 278Prozedur hinzufügen .................................. 279Range-Objekt ................................................. 283Tabellenfunktion erstellen ....................... 284testen ................................................................. 282Textfelder ......................................................... 281UserForm ............................................... 278, 280VBE ..................................................................... 274
Verbinden ............................................................. 128aufheben ......................................................... 129
über .................................................................... 129Zeile .................................................................... 129
Vergleichsoperator ........................................... 209Vergrößern .............................................................. 60Verkleinern .............................................................. 60Veröffentlichen ........................................ 264, 266
als Webseite .................................................... 304Verschieben, Arbeitsblatt ......................... 52, 53Visual Basic for Applications n VBAVorlage ...................................................................... 56
Auswahl .............................................................. 24auswählen .......................................................... 56Diagramm speichern .................................. 236eigene ................................................................... 58Speicherort ......................................................... 58suchen .................................................................. 57Vorschauminiatur ........................................... 58
WWAHR ..................................................................... 209Währung (Zahlenformat) ......................... 74, 77Was möchten Sie tun? (Eingabefeld) ...................................... 33, 204, 288Was-wäre-wenn-Analyse .............................. 174Webabfrage n ImportierenWebarchiv ............................................................ 304Webseite ............................................................... 304
Arbeitsblatt veröffentlichen .................... 305Arbeitsmappe veröffentlichen ................ 305speichern .......................................................... 304veröffentlichen .............................................. 304Zellbereich veröffentlichen ...................... 305
Wiederholungsspalte ...................................... 254Wiederholungszeile ......................................... 254WordArt ................................................................ 134WVERWEIS ........................................................... 159
330 Stichwortverzeichnis
ZZahl
eingeben ............................................................. 71Exponentialschreibweise ............................. 71farbig markieren .............................................. 83negative .............................................................. 71
Zahlenformat ........................ 71, 72, 74, 82, 132benutzerdefiniertes ........................................ 82Buchhaltung ..................................................... 74Datum ................................................... 73, 78, 84Formatcodes ...................................................... 83löschen ....................................................... 88, 133Nullwert unterdrücken ................................. 85Pivot-Tabelle ................................................... 167Prozent ................................................................. 75Standard ............................................................. 74Text ........................................................................ 75Währung ..................................................... 74, 77Zeit .......................................................... 78, 79, 84zuweisen ............................................................. 74
Zeileausblenden ..................................................... 116automatisch anpassen .............................. 115
fixieren ................................................................. 65hinzufügen in Tabellenbereich ............... 112Höhe anpassen .............................................. 115löschen in Tabellenbereich ....................... 113markieren ........................................................... 99verbinden ......................................................... 129
Zeilenumbruch ..................................................... 80Zeitachse .............................................................. 171Zeitberechnung ................................................. 212Zeit (Zahlenformat) ..................................... 79, 84Zellbereich n BereichZelle ......................................................................... , 19
aktive ............................................................ 68, 98Ausrichtung .................................................... 126benennen ......................................................... 104Bereich in Tabellenbereich konvertieren ................................................... 108Bezug .......................................................... 37, 184Daten eingeben ............................................... 68Eingabe korrigieren ........................................ 68entfernte aktivieren .......................... 101, 102Format .............................................................. 132formatieren ....................................................... 75
Inhalte ausrichten ....................................... 127Inhalt löschen ........................................... 72, 88kopieren ............................................................... 86markieren ............................... 86, 98, 101, 102trennen ............................................................. 129verbinden ......................................................... 128verschieben ........................................................ 86Zahl eingeben ................................................... 71Zahlenformat zuweisen ............................... 74
Zellenformatvorlage ........................................ 136anpassen .......................................................... 137benutzerdefinierte ....................................... 137löschen .............................................................. 137
Zellformat n ZahlenformatZellschutz ............................................................. 269Zielwertsuche ..................................................... 176Zirkelbezug .......................................................... 194Zoom ................................................................. 28, 60
Druck .................................................................... 60Zoomfaktor ..................................................... 251
ZUFALLSBEREICH ............................................... 140Zugriffsberechtigung ...................................... 267
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Harald Zinkann ist Informatiker und als IT-Trainer für mehrere bekannte Schulungsunternehmen tätig. Für Microsoft hat er das erfolgreiche Schulungskonzept »Fit for Office« mitentwickelt und gibt regelmäßig Workshops zu allen Office-Themen, wobei der Schwerpunkt auf Excel liegt. Er versteht es, die Welt der Kalkula-tionen und Diagramme besonders anschaulich und verständlich zu erklären.
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